Überörtliche Prüfung. des Kreises Coesfeld. Gebäudewirtschaft GPA NRW

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1 Überörtliche Prüfung des Kreises Coesfeld Gebäudewirtschaft GPA NRW Heinrichstraße Herne Postfach Herne Telefon ( ) Fax ( )

2 Inhaltsverzeichnis Gebäudewirtschaft 1 Inhalte, Ziele und Methodik 1 Strukturen 3 Managementübersicht 3 Handlungsempfehlungen und Potenziale 5 Organisation und Steuerung 6 Organisationsoptimierung Handlungsfelder 6 Management- und Steuerungsaufwand der Gebäudewirtschaft 7 Bewirtschaftung 11 Versorgungsmedien 11 Reinigung 19 Hausmeisterdienste 22 Gesamtbetrachtung Bewirtschaftung 25 Flächen- und Portfoliomanagement 28 Flächenmanagement Verwaltungsgebäude 29 Flächenmanagement Berufskollegs und Förderschulen 33 Anlagenabnutzungsgrad, Reinvestitions-, Modernisierungsbedarf, Objektunterhaltung 43 Gesamtbetrachtung Flächen- und Portfoliomanagement 46 i 2457 *** Die folgende Zeile bitte nicht löschen! ***

3 Gebäudewirtschaft Inhalte, Ziele und Methodik Unser Ziel ist es, durch Prüfung und Vergleich zu einer zeitgemäßen Gebäudewirtschaft und ihrer Weiterentwicklung unter Berücksichtigung der sich laufend ändernden Rahmenbedingungen und Anforderungen beizutragen. Diese Gebäudewirtschaft sollte auf einem ganzheitlichen Ansatz beruhen, der seine Basis in den Kommunalprodukten findet. Der Ressourcenverbrauch wird dabei auf der Basis zeitgemäßer Anforderungen und Standards betrachtet und nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten auf Optimierungsmöglichkeiten untersucht. Angesichts eines kontinuierlichen Anpassungsbedarfs sollte die Gebäudewirtschaft zugleich als ein auf Dauer angelegter Organisations- und Optimierungsprozess mit Potenzial verstanden und entwickelt werden. Die Produktprüfung 1 Gebäudewirtschaft baut auf den Ergebnissen der überörtlichen Prüfung im Jahr 2006 auf und beinhaltet zunächst im Rückblick bzw. im Vergleich ( follow up ) die Erfassung, Darstellung und Bewertung der im Rahmen der Gebäudewirtschaft anfallenden Prozesse und der aufbau-organisatorischen Gestaltung in den Kreisen, Untersuchung der Wirtschaftlichkeit der Aufgabe Gebäudebewirtschaftung in folgenden Bereichen der Bewirtschaftung: o o o Versorgungsmedien, Reinigung, Hausmeisterdienste. Dieser Teil beschränkt sich im Wesentlichen auf die Darstellung der Veränderungen im Vergleich zur letzten Prüfung und die Darstellung der entsprechenden Kennzahlen, sowohl in intrakommunalen als auch im interkommunalen Vergleich. 1 Zur Definitionen von Aufgabenfeldern und Produkten siehe allgemeine Ausführungen im Vorbericht. 1

4 Darüber hinaus setzen wir uns mit dem Flächenmanagement in den folgenden Bereichen auseinander: Flächenverbräuche im Bereich der Verwaltungsgebäude, Flächenverbräuche im Bereich der Förderschulen und Berufskollegs. Die Betrachtung des Flächenmanagements für die o. a. Objektgruppen verbinden wir mit dem Reinvestitions- und Modernisierungsbedarf, der sich aus den vorhandenen Flächen unter Berücksichtigung der Anlagenabnutzungsgrade ergibt, sowie den Aufwendungen für Instandhaltung/Instandsetzung. Der interkommunale Vergleich der von uns gebildeten Kennzahlen erfolgt für die Betrachtung der Gebäudewirtschaft ohne eine differenzierende Clusterung. Erhebung und Analyse der Kennzahlen zeigen, dass weder die Einteilung in Größenklassen noch die Betrachtung nach Betriebsformen oder eine Differenzierung nach den möglichen Rechnungssystemen zielführend ist. Im Rahmen der Betrachtung der Gebäudewirtschaft beim Kreis Coesfeld wurden für sechs Verwaltungsgebäude, zwei Förderschulen und vier Berufskollegs inklusive der zugehörigen Sporthallen mit insgesamt rund Quadratmetern Bruttogrundfläche (m² BGF) Grunddaten und Kennzahlen ermittelt. Die Bildung der Kennzahlen, ihre Analyse und die daraus abgeleiteten Aussagen und Empfehlungen basieren bei dem Kreis Coesfeld auf folgenden Grundannahmen und ergänzenden Erläuterungen: Flächen, Daten In Absprache mit der Abteilung 10 Zentrale Dienste, dem Fachdienst 1 Service und Organisation und dem Fachdienst 2 Gebäudemanagement" des Kreises Coesfeld wurden in den betrachteten Bereichen Daten für den Zeitraum von 2008 bis 2009 erhoben und analysiert. 2

5 Strukturen Effiziente Gebäudewirtschaft ist für die Leistungserstellung durch die Kreise eine wesentliche Voraussetzung, die in Zeiten rascher und umfassender Veränderungen zunehmend an Bedeutung gewinnt und nicht mehr als statische Größe betrachtet werden kann. Neben diesen inhaltlichen und gesetzlichen Veränderungen hat die demografische Entwicklung in den jeweiligen Kreisen erheblichen Einfluss auf Art, Inhalt und Umfang der benötigten Dienstleistungen. Dies führt zu einem weiteren Anpassungs- bzw. Veränderungsbedarf bei den Gebäuden und Flächen. Zugleich haben diese Ressourcen erheblichen Einfluss auf den Kreishaushalt und wirken sich auf seine Struktur und Finanzierbarkeit aus: Gebäude / Flächen binden in erheblichem Umfang Kapital, ihre Abschreibungen und regelmäßig auch die mit der Finanzierung verbundene Zinsverpflichtungen belasten als Aufwand die Ergebnisrechnung, hinzu kommen die Aufwendungen für Unterhaltung und Betrieb der Gebäude / Flächen, die ebenfalls einen erheblichen Einfluss auf die Ergebnisrechnung haben. Eine Optimierung des Portfolios vor dem Hintergrund einer effizienten und zielorientierten Aufgabenerfüllung bei gleichzeitiger Minimierung des Ressourceneinsatzes zur Entlastung des Haushalts ist deshalb insbesondere unter strukturellen Gesichtspunkten wesentlich und zur Erhaltung einer umfassenden Handlungsfähigkeit unverzichtbar. Im Kapitel Flächenmanagement setzen wir uns deshalb mit diesen strukturellen Merkmalen näher auseinander. Managementübersicht Beim Kreis Coesfeld werden fast alle gebäudewirtschaftlichen Aufgaben und Zuständigkeiten außer Liegenschaften zentral von der Abteilung 10 Zentrale Dienste des Fachdienstes 1 Service und Organisation und vom Fachdienst 2 Gebäudemanagement" wahrgenommen. 3

6 Die personelle Besetzung der v.g. Organisationseinheiten stellt sich in Bezug auf die Vergleichskommunen durchschnittlich dar. Dabei bewegen sich das Besoldungsniveau (Personalaufwand je vollzeitverrechneter Stelle) und der Umfang der Drittleistungen geringfügig überdurchschnittlich. Durch ein effektives Energiemanagement und kontinuierliche Investitionen in die Gebäudetechnik liegt der Kreis Coesfeld bei den Versorgungsmedien insgesamt im Durchschnitt des interkommunalen Vergleichs der Kreise. Alle drei Versorgungsmedien überschreiten jedoch geringfügig die Benchmarks. Die für 2009 erhobene Aufwandskennzahl für Fremdreinigung und Hausmeistertätigkeiten birgt noch deutliches Potenzial. Allerdings verringert sich das Potenzial aufgrund der durchgeführten Ausschreibung der Reinigungsleistungen und Optimierungen bei den Hausmeistern in 2010 bereits erheblich. Im Bereich der Verwaltungsgebäude liegt die vorgehaltene Fläche in Relation zur Mitarbeiterzahl auf dem Niveau des Minimalwertes und geringfügig über dem von uns definierten Benchmark. Die Flächensituation bei den Berufskollegs ist noch positiver; dort positioniert sich der Kreis unter dem Benchmark. Hingegen liegen die Flächenkennzahlen bei den Förderschulen über dem Benchmark. Die Instandhaltung/Sanierung der Gebäude wird systematisch vorausschauend geplant, durchgeführt, gesteuert und dokumentiert. Für die Bereiche Bewirtschaftung und Flächenmanagement haben wir ein Gesamtpotenzial von Euro ermittelt. Zu seiner Erschließung sind zum Teil weitergehende Investitionen sowie die Änderung von Vorgaben und Standards erforderlich. 4

7 Handlungsempfehlungen und Potenziale Handlungsempfehlungen Gebäudewirtschaftliche Leistung Infrastrukturelles Gebäudemanagement Versorgungsmedien Hausmeisterdienste Flächenmanagement Verwaltungsgebäude Flächenmanagement Schulen Handlungsempfehlung / Maßnahme Optimierung des Flächenmanagements. Einbau der Gebäudeleittechnik sollte forciert werden Umsetzung der Sanierungsarbeiten Wirtschaftlichkeit der Übertragung von Diensten zu ungünstigen Zeiten auf Hilfskräfte prüfen. Wirtschaftlichkeitsberechnung für die Pflege der Außenanlagen durchführen Weiterer Ausbau der Umsetzung bzw. Ausweitung neuer Arbeitsformen Weitere Forcierung der Digitalisierung von Akten Stetige Weiterverfolgung der Entwicklung der Flächenkennzahlen aufgrund der rückläufigen Schülerzahlen Seite Bei der Ermittlung des nachfolgend ausgewiesenen Gesamtpotenzials wurden die bestehenden wechselseitigen Abhängigkeiten bei einer ganzheitlichen Vorgehensweise auf allen genannten Handlungsfeldern berücksichtigt. Sie sind deshalb einerseits in der ausgewiesenen Größenordnung kumulativ zu sehen, können aber andererseits nicht einfach aus den Einzelpotenzialen, die wir in den verschiedenen Kapiteln dieses Berichts ermittelt haben, aufsummiert werden. Das ergibt sich daraus, dass sich das aufsummierte Potenzial für den Bewirtschaftungsaufwand reduziert, sobald gleichzeitig die ausgewiesenen Flächenpotenziale ganz oder teilweise realisiert werden. 5

8 Potenziale (gerundet) Handlungsfelder Euro Bewirtschaftung der Objekte Versorgungsmedien Reinigung Hausmeisterdienste Bewirtschaftung (gesamt) Flächenmanagement Verwaltungsgebäude Schulen Flächenmanagement (gesamt) Gesamtpotenzial Organisation und Steuerung Organisationsoptimierung Handlungsfelder Beim Kreis Coesfeld werden fast alle gebäudewirtschaftlichen Aufgaben und Zuständigkeiten außer Liegenschaften zentral von der Abteilung 10 Zentrale Dienste des Fachdienstes 1 Service und Organisation und vom Fachdienst 2 Gebäudemanagement" wahrgenommen. Service und Organisation übernehmen die Angelegenheiten des kaufmännischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements. Das Gebäudemanagement erledigt die technischen Aufgaben. Das Flächenmanagement der Schulen wird von der Abteilung 40 des Fachdienstes 1 Schulverwaltung durchgeführt. Zu Beginn des Jahres 2010 wurden die Aufgaben der Liegenschaften von dem Gebäudemanagement auf die Abteilung 20 Finanzen verlagert. Der Kreis Coesfeld hat diese organisatorische Veränderung aus Gründen der Bündelung des Vertragsmanagements (einschließlich der Abteilung 66) und zur Einsparung von Personalressourcen initiiert. Die Gesamtverantwortung der Gebäude liegt weiterhin beim Fachbereich 3; es ergibt sich dadurch aber eine zusätzliche Schnittstelle zum Gebäudemanagement. Dies soll aus Sicht des Kreises aber zu keinen größeren Reibungsverlusten führen. Diese vorgenommene Entwicklung entspricht zunächst nicht einer Konzentration der Immobilienverwaltung, wie wir sie empfehlen. Deshalb sollte der Kreis die weitere Entwicklung dieser organisa- 6

9 torischen Veränderung immer an den dadurch realisierten Synergieeffekten und möglichen Reibungsverlusten durch eine zusätzliche Schnittstelle zum Gebäudemanagement kritisch spiegeln. Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Anlässlich der letzten überörtlichen Prüfung aus dem Jahr 2006 wurde die Organisation und Steuerung der Gebäudewirtschaft anhand des Fragenkatalogs Erfüllungsgrad optimierter Gebäudewirtschaft bewertet. Mit 53 Prozent erreichte der Kreis Coesfeld seinerzeit ein unterdurchschnittliches Ergebnis. Bei der jetzigen Prüfung wurde ein höherer Erfüllungsgrad von 63 Prozent erreicht. Die nachfolgend genannten Empfehlungen hat der Kreis Coesfeld bereits umgesetzt: Organisatorische und personelle Eingliederung aller Hausmeister in den Bereich Gebäudewirtschaft, Definition von strategischen (messbaren) Ziel-/Rahmenvorgaben durch die Verwaltungsführung und daraus Ableitung und Festlegung von operativen Zielen, vorausschauende Steuerung der Instandhaltung, Festlegung von Standards für alle technischen Bereiche und Einrichtung eines zentralen und effektiven Energiemanagements. Management- und Steuerungsaufwand der Gebäudewirtschaft Ziel ist es, den Management- und Steuerungsaufwand für eine Kreis- Gebäudewirtschaft zu ermitteln, um durch Analyse und Vergleich qualitative und quantitative Aussagen zum örtlichen Aufwand für die Realisierung der Gebäudewirtschaft treffen und ggf. weitergehende Bedarfe oder Optimierungspotenziale aufzeigen zu können. Dabei unterscheiden wir nicht zwischen den verschiedenen möglichen organisatorischen und/ oder rechtlichen Ausgestaltungen der Gebäudewirtschaft in den einzelnen Kreisen. Einbezogen werden dazu folgenden Bereiche bzw. Funktionen: Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM) mit Objektbuchhaltung, Finanzmanagement (soweit gebäudespezifisch, 7

10 ohne Finanz- und Lohnbuchhaltung etc.), Kostenrechnung/Controlling, Verwaltung des bebauten und unbebauten Grundbesitzes), Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM) mit Steuerung der Reinigungs- und Hausmeisterdienste, Flächen- und Leerstandsmanagement, Technisches Gebäudemanagement (TGM) mit Bauunterhaltung/Sanierung, Betriebsführung Technik, Energiemanagement, Neubau, Umbau, Erweiterung sowie Leitungsfunktionen und allgemeiner Overhead mit Betriebs-, Fachbereichs- oder Amtsleitung, zugeordneten Stäben und Unterstützungsbereichen, Dokumentation, IT-Tools, Front Offices etc. (soweit eindeutig zuzuordnen). Für die Bildung von Kennzahlen ermitteln wir den eigenen Personalund Sachaufwand des Kreises sowie den Aufwand für die Beauftragung Dritter, soweit er als "Ersatz" für eigenes Personal zu qualifizieren ist und setzen ihn in Relation zur bewirtschafteten Gesamt-BGF: Managementaufwand für kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM) in Euro je m² BGF, Managementaufwand für infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM) in Euro je m² BGF, Managementaufwand für technisches Gebäudemanagement (TGM) in Euro je m² BGF, Managementaufwand für Gebäudewirtschaft gesamt in Euro je m² BGF. Für den Kreis Coesfeld haben wir eine Fläche von insgesamt rund m² BGF zugrunde gelegt. Die so gebildeten Kennzahlen zeigen auf, welcher Management- und Steuerungsaufwand im jeweiligen Bereich für die Bewirtschaftung eines m² BGF entstanden ist. Interkommunaler Vergleich der Funktionsbereiche 8

11 Managementaufwand Gebäudewirtschaft im interkommunalen Vergleich 2009 Bereiche / Funktionen Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld davon KGM 0,22 1,85 1,08 0,96 davon IGM 0,06 1,35 0,63 0,29 davon TGM 2,37 12,51 5,29 5,81 Aufwand Leitung und allg. Overhead wurde auf die Bereiche/Funktionen aufgeteilt Kaufmännisches Gebäudemanagement Mit einem Aufwand von 0,96 Euro je m² BGF bildet der Kreis Coesfeld hier einen unterdurchschnittlichen Wert ab. Der Kreis beabsichtigt eine detaillierte Kostenrechnung einzuführen. Infrastrukturelles Gebäudemanagement Der Aufwand für das infrastrukturelle Gebäudemanagement in Höhe von 0,29 Euro je m² BGF ist unterdurchschnittlich. Gleichwohl werden arbeitsaufwendige Projekte durchgeführt, z. B. Ausschreibung der Fremdreinigung und des Stromliefervertrages. Das Flächenmanagement sollte optimiert werden. Technisches Gebäudemanagement Der Managementaufwand des technischen Gebäudemanagements beim Kreis Coesfeld stellt bezogen auf die Vergleichskommunen einen überdurchschnittlichen Wert dar. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass bei dieser Kennzahlenermittlung im Jahr 2009 Drittleistungen in Höhe von insgesamt Euro angesetzt wurden. Dadurch errechnet sich für den Kreis Coesfeld eine Drittleistungsquote von rund 39 Prozent, die interkommunal im überdurchschnittlichen Bereich liegt (Minimum: 0 Prozent, Maximum: 93 Prozent, Mittelwert: 32 Prozent). Die Drittleistungen umfassen hauptsächlich Ingenieurleistungen für das Konjunkturpaket II. Ein effektives Energiemanagement wird betrieben. 9

12 In der Summe der Einzelkennzahlen ist der Gesamtmanagementaufwand des Kreises Coesfeld interkommunal wie folgt einzuordnen: Managementaufwand Gebäudewirtschaft gesamt in Euro je m² BGF , Euro je m² BGF ,45 6,89 7,07 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld Klassierung Managementaufwand Gebäudewirtschaft gesamt in Euro je m² BGF Ergebnisse in Klassen bis 5 über 5 6 über 6 7 über 7 8 über Der Kreis Coesfeld positioniert sich durchschnittlich. Dabei bewegen sich das Besoldungsniveau (Personalaufwand je vollzeitverrechneter Stelle) und der Umfang der Drittleistungen geringfügig überdurchschnittlich. 10

13 Bewirtschaftung Versorgungsmedien Wärmeenergie Die Kennzahlen Verbrauch Wärme in kwh (witterungsbereinigt) je m² BGF Aufwand Wärme in Euro je m² BGF Aufwand Wärme in Cent je kwh (Mengenpreis) zeigen, welcher Verbrauch und welcher Aufwand bezogen auf die BGF sowie die Basismenge kwh jährlich für das Versorgungsmedium Wärme anfallen. Gegenstand der Betrachtung waren die mit Gas beheizten Gebäude. Da das Richard-von-Weizsäcker-Berufskolleg in Lüdinghausen mit Fernwärme beheizt wird, gehört es nicht zum Umfang der betrachteten Gebäude. Die Witterungsbereinigung erfolgt auf der Basis der VDI-Richtlinie 3807 (Fassung Weißdruck März 2007), die wir auf den langjährigen Mittelwert von Würzburg beziehen. Hierfür greifen wir auf die vom Deutschen Wetterdienst für den jeweiligen Standort (Plz) veröffentlichten Klimafaktoren für den Energiepass zurück. Wärmeenergie Verbrauch und Aufwand 2005* Verbrauch in kwh je m² BGF witterungsbereinigt 93,32 100,51 101,61 Aufwand in Euro je m² BGF 4,14 5,67 5,86 Aufwand in Cent je kwh --- 6,66 6,81 *Werte aus der überörtlichen Prüfung 2006 Im Vergleich zu dem Ergebnis aus der überörtlichen Prüfung für 2006 sind die flächenmäßigen Verbräuche von Wärmeenergie insgesamt um neun Prozent gestiegen. In der Einzelbetrachtung sind die Verbräuche der Verwaltungsgebäude und Förderschulen sind gesunken, die der Berufskollegs hingegen gestiegen. 11

14 Wärmeenergie Verbrauch in kwh je m² BGF , kwh je m² BGF ,40 101,50 101,61 90,00 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld Benchmark Klassierung Wärmeenergie Verbrauch in kwh je m² BGF Ergebnisse in Klassen bis 90 über über über über Der Kreis Coesfeld positioniert sich mit dem flächenbezogenen Wärmeverbrauch oberhalb des Benchmarks, liegt im interkommunalen Vergleich jedoch auf durchschnittlichem Niveau. Die Verwaltungsgebäude Kreishaus I und II, Berufskolleg Oswald-von- Nell-Breuning in Coesfeld weisen niedrigere Verbrauchswerte auf als die Benchmarkwerte. Höhere Werte sind am Kreishaus IV in Coesfeld und an beiden Gesundheitsämtern in Dülmen und Lüdinghausen festzustellen. Nachstehende Tabelle zeigt das Gaspreisniveau der Vergleichskreise: Wärme Aufwand in Cent je kwh (Mengenpreis) Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld ,92 10,10 6,90 6, ,72 8,71 6,73 6,81 12

15 Klassierung Wärme - Aufwand in Cent je kwh (Mengenpreis) Ergebnisse in Klassen bis 6 über 6 bis 6,5 über 6,5 bis 7 über 7 bis 7,5 über 7, Wie in den meisten Kreisen ist das Preisniveau auch beim Kreis Coesfeld in den vergangenen Jahren merklich angestiegen. Der vom Kreis Coesfeld gezahlte Mengenpreis stellt sich im interkommunalen Vergleich in den beiden v. g. Jahren relativ günstig dar. Stromenergie Die Kennzahlen Verbrauch Strom in kwh je m² BGF Aufwand Strom in Euro je m² BGF Aufwand Strom in Cent je kwh (Mengenpreis) zeigen, welcher Verbrauch und welcher Aufwand bezogen auf die BGF sowie die Basismenge je kwh jährlich für das Versorgungsmedium Strom anfallen. Stromenergie Verbrauch und Aufwand 2005* Verbrauch in kwh je m² BGF 22,46 23,17 22,83 Aufwand in Euro je m² BGF 3,06 4,07 4,04 Aufwand in Cent je kwh ,56 17,70 *Werte aus der überörtlichen Prüfung 2006 Im Vergleich zu dem Ergebnis aus der überörtlichen Prüfung für 2006 sind die flächenmäßigen Verbräuche von Stromenergie fast konstant geblieben. Der niedrige Verbrauch durch Energieeinsparmaßnahmen kompensiert den höheren Verbrauch durch die erweiterte Technikausstattung. Der Aufwand für Stromenergie ist im Jahr 2009 im Vergleich zum Jahr 2005 um 32 Prozent gestiegen. Dies ist überwiegend auf das erhöhte Energiepreisniveau der Ausschreibung im Jahr 2007 für die Stromlieferung der Jahre 2008 und 2009 (geringe Bieteranzahl) und die bewusste 13

16 Entscheidung für Öko-Strom zurückzuführen. Im Jahr 2009 wurde die Stromlieferung der Jahre 2010 und 2011 ausgeschrieben. Hier wurden günstigere Strompreise erzielt. Stromenergie Verbrauch je kwh je m² BGF , kwh je m² BGF ,66 26,01 22,83 20,00 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld Benc hmark Klassierung Stromenergie Verbrauch in kwh je m² BGF Ergebnisse in Klassen bis 20 über über über über Erhöhte Kennzahlenwerte sind hier insbesondere beim Kreishaus I in Coesfeld festzustellen. Ursachen sind u. a. der Betrieb der Kantine und der Sitzungssäle einschließlich der zugehörigen Lüftungsanlagen. Das Oswald-von-Nell-Breuning-Berufskolleg in Coesfeld, das Richardvon-Weizsäcker-Berufskolleg in Lüdinghausen und die Astrid-Lindgren- Schule in Lüdinghausen weisen niedrigere Verbrauchswerte auf als die Benchmarkwerte. Interkommunal ist der von dem Kreis Coesfeld zu zahlende Strompreis wie folgt einzuordnen: Strom Aufwand in Cent je kwh (Mengenpreis) Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld ,16 18,55 15,95 17, ,31 20,13 16,77 17,70 14

17 Klassierung Strom - Aufwand in Cent je kwh (Mengenpreis) Ergebnisse in Klassen bis 15 über über über über Der vom Kreis Coesfeld zu zahlende Preis liegt in allen genannten Jahren auf überdurchschnittlichem Niveau. Wasser/Abwasser Die Kennzahlen Verbrauch Wasser in Liter je m² BGF Aufwand Wasser / Abwasser (Schmutzwasser ohne Niederschlagswasser) in Euro je m² BGF zeigen, welcher Verbrauch und welcher Aufwand bezogen auf die BGF jährlich für das Versorgungsmedium Wasser / Abwasser anfallen. Wasser Verbrauch sowie Wasser / Abwasser Aufwand 2005* Verbrauch in Liter je m² BGF Aufwand in Euro je m² BGF 0,57 0,60 0,64 *Werte aus der überörtlichen Prüfung 2006 Der erhöhte flächenbezogene Wasserverbrauch im Jahr 2009 im Vergleich zu Vorjahren ist aufgrund von zwei Leitungswasserschäden im Pictorius Berufskolleg Coesfeld und Kreishaus IV entstanden. Der Wasserverbrauch im Jahr 2008 im Vergleich zum Jahr 2005 fast konstant. Der Aufwand für den Wasserverbrauch ist im Jahr 2009 im Vergleich zu dem Jahr 2005 um zwölf Prozent gestiegen. 15

18 Wasser Verbrauch in Liter je m² BGF Liter je m² BGF Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld Benchmark Klassierung Wasser Verbrauch in Liter je m² BGF Ergebnisse in Klassen bis 120 über über über über Auch hier sind erhöhte Kennzahlenwerte insbesondere beim Kreishaus IV in Coesfeld und Pictorius-Berufskolleg in Coesfeld festzustellen, die aufgrund von Leitungswasserschäden entstanden sind. Weitere erhöhte Verbräuche zeigten sich beim Kreishaus I und Kreishaus II sowie beim Oswald-von-Nell-Breuning-Berufskolleg in Coesfeld. Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Betrachtung) Das Niveau des Aufwands für die Versorgungsmedien beim Kreis Coesfeld liegt 2009 insgesamt im Durchschnitt des interkommunalen Vergleichs der Kreise, was die Folge der oben dargestellten Verbräuche sowie eines durchschnittlichen flächenbezogenen Aufwandniveaus bei den einzelnen Versorgungsträgern ist. Der Kreis Coesfeld hat in den vergangenen Jahren kontinuierlich in die Erneuerung der Gebäudetechnik investiert. Die Gebäude 16

19 befinden sich nach Einschätzung der Gebäudewirtschaft überwiegend in einem guten Zustand. Der Kreis Coesfeld verfügt über ein Kennzahlen gestütztes Energiecontrolling. Durch die kontinuierliche Erfassung und Auswertung der Verbräuche der einzelnen Versorgungsmedien sind gute Analysemöglichkeiten vorhanden, durch die außergewöhnliche Entwicklungen entdeckt werden können. Die Gebäudeleittechnik befindet sich im Aufbau, sie ist bislang lediglich im Kreishaus II vorhanden. Zur Reduzierung des Stromverbrauchs hat der Kreis die Leuchtmittel überwiegend ausgetauscht. Lediglich in der Berufsschule in Lüdinghausen muss der Austausch der Leuchtmittel noch vorgenommen werden. Aufgrund der Gaspreissenkung wurden neue Verträge bis Ende 2011 abgeschlossen. Danach ist eine neue Ausschreibung geplant. Die letzte EU-weite Ausschreibung für Stromlieferungen erfolgte im Jahr 2009 für die Jahre 2010 bis 2011 mit der Möglichkeit der Verlängerung um ein weiteres Jahr. Gesamtüberblick Versorgungsmedien Verbrauch / Aufwand im interkommunalen Vergleich Kreis Coesfeld Minimum Maximum Mittelwert Benchmark Verbrauch Wärme in kwh je m² BGF (bereinigt) 68,40 128,66 98,43 101,61 90,00 Aufwand Wärme je m² BGF in Euro 3,47 7,45 5,82 5, Verbrauch Strom in kwh je m² BGF 15,66 44,69 26,01 22,83 20,00 Aufwand Strom je m² BGF in Euro 2,63 9,00 4,29 4, Verbrauch Wasser in Liter je m² BGF Aufwand Wasser / Abwasser je m² BGF in Euro 0,40 1,14 0,76 0,

20 Potenzialberechnung Die Ausweisung des Potenzials erfolgt an dieser Stelle mit Bezug auf den ermittelten Verbrauch sowie den entsprechenden Aufwand je m² BGF. Potenzial Versorgungsmedien Versorgungsmedium Wärme Verbrauch in kwh je m² BGF 101,61 V Benchmark 90,00 B Potenzial in Prozent 11,43 PV = (V-B)*100/V Aufwand je m² BGF in Euro 5,86 A Potenzial je m² BGF in Euro 0,67 PA = A*PV/100 Betrachtete Fläche in m² BGF F1 Potenzial Wärme in Euro (gerundet) M*PA Versorgungsmedium Strom Verbrauch in kwh je m² BGF 22,83 Benchmark 20,00 B Potenzial in Prozent 12,38 PV = (V-B)*100/V Aufwand je m² BGF in Euro 4,04 A Potenzial je m² BGF in Euro 0,50 PA = A*PV/100 Betrachtete Fläche in m² BGF F2 Potenzial Strom in Euro (gerundet) M*PA Versorgungsmedium Wasser Verbrauch in Liter je m² BGF 163 V Benchmark 108 B Potenzial in Prozent 33,79 PV = (V-B)*100/V Aufwand je m² BGF in Euro 0,64 A Potenzial je m² BGF in Euro 0,21 PA = A*PV/100 Betrachtete Fläche in m² BGF F3 Potenzial Wasser in Euro (gerundet) M*PA Gesamtpotenzial in Euro G Bruttogrundfläche (gemittelt) F = (F1+F2+F3)/3 Gesamtpotenzial in Euro je BGF 1,33 G/F Aufgrund der durchgeführten EU-Ausschreibung für die Stromlieferung 2010/2011 würde sich das Potenzial im Jahr 2010 allein aus diesem Grunde schon verringern. 18

21 Handlungsempfehlungen Der Einbau der Gebäudeleittechnik sollte forciert werden, da mit deren Hilfe die Nutzungszeiten und Temperaturen in den einzelnen Gebäuden optimal gesteuert werden können. Durch Umsetzung von Sanierungsmaßnahmen, Durchführung hydraulischer Abgleiche und veränderte Heizungsregelungen sollte der Verbrauch verringert werden. Reinigung Der Kreis Coesfeld lässt seine Immobilien von externen Firmen reinigen. Die Kennzahl Aufwand Fremdreinigung in Euro je m² RF gibt an, welcher Aufwand bezogen auf die von externen Reinigungskräften (Unternehmerreinigung) bearbeiteten Flächen jährlich für die Gebäudereinigung anfällt. Hierbei wird auf die Unterhaltsreinigung (Boden) abgestellt. Aufwand Fremdreinigung (FR) in Euro je m² Reinigungsfläche (RF) Aufwand FR gesamt in Euro RF in m² Aufwand FR in Euro je m² RF 10,42 10,55 Bei dem Vergleich der Ausgaben für die Fremdreinigung von 2005 (9,87 Euro je m² RF) zu 2009 ist ein Anstieg von fast sieben Prozent zu verzeichnen. Dieser ist überwiegend auf die Tariferhöhungen im Gebäudereinigungshandwerk zurückzuführen. 19

22 Aufwand Fremdreinigung in Euro je m² RF Euro je m² RF ,77 18,18 9,08 10,55 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld 7,50 Benc hmark Klassierung Aufwand Fremdreinigung in Euro je m² RF Ergebnisse in Klassen bis 7,5 über 7,5 8,0 über 8 8,5 über 8,5 9,0 über 9, Erhöhte Kennzahlenwerte sind hier insbesondere beim Kreishaus IV in Coesfeld (früheres Wohnhaus mit kleinen, engen Räumen) und bei den beiden Gesundheitsämtern in Dülmen und Lüdinghausen festzustellen. Diese sind überwiegend auf den erhöhten Standard bei den Untersuchungsräumen zurückzuführen. Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Der Kreis Coesfeld positioniert sich bei der Fremdreinigung über dem Benchmark und liegt im interkommunalen Vergleich ebenfalls überdurchschnittlich. Die Reinigungsfrequenzen wurden reduziert: 2,5-mal wöchentlich für Klassenräume und zweimal wöchentlich für Büros und Nebenräume. Die Reinigungsleistungen werden derzeit für alle Gebäude mit einem externen Dienstleister EU-weit ausgeschrieben. Auf der 20

23 Grundlage dieser Ausschreibung kann fortan mit einer jährlichen Einsparung von ca Euro gerechnet werden. Potenzialberechnung Quantifizierung Potenzial Fremdreinigung Aufwand je m² RF in Euro 10,55 A Benchmark 7,50 B Potenzial je m² RF in Euro 3,05 P = A-B Betrachtete RF in m² F Potenzial in Euro (gerundet) P * F Das ausgewiesene Potenzial gilt ausschließlich für die Optimierung der Fremdreinigung. Aufgrund der durchgeführten Ausschreibung der Reinigungsleistungen für das Jahr 2010 ist bereits ein Großteil des Potenzials verwirklicht. Gesamtreinigung Die Kennzahl Gesamtaufwand Reinigung in Euro je m² RF gibt an, welcher jährliche Aufwand bezogen auf die gereinigte Fläche für die Gebäudereinigung insgesamt entstanden ist. Aufwand Gesamtreinigung in Euro je m² RF , Euro je m² RF ,89 10,18 10,55 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld 7,50 Benc hmark Klassierung Aufwand Reinigung in Euro je m² RF Ergebnisse in Klassen bis 7,5 über 7,5-8 über 8 8,5 über 8,5 9,0 über 9,

24 Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Der Kreis Coesfeld lässt seine Immobilien ausschließlich von externen Kräften reinigen. Der Kreis Coesfeld positioniert sich bei der Gesamtreinigung über dem Benchmark und liegt im interkommunalen Vergleich ebenfalls überdurchschnittlich. Die ermittelten Erfahrungswerte zeigen, dass die Fremdreinigung in den bisherigen Vergleichsjahren grundsätzlich kostengünstiger zu realisieren war als die Eigenreinigung. Dementsprechend ist der für die Gesamtreinigung festgelegte Benchmark der Wert, der auch bei der Fremdreinigung zugrunde gelegt wird. Eine erneute Potenzialberechnung kann daher bei kompletter Fremdreinigung entfallen. Hausmeisterdienste Die Kennzahl Aufwand Hausmeisterdienste in Euro je m² RF gibt an, welcher jährliche flächenbezogene Aufwand für die Hausmeisterdienste für die von uns betrachteten Gebäudegruppen entsteht. Bei der Bildung der Kennzahl wird auf die entsprechenden Reinigungsflächen und den Bruttopersonalaufwand der jeweiligen Hausmeister abgestellt. Arbeitsmittel der Hausmeister werden im Rahmen dieser Prüfung nicht einbezogen. Die Optimierung dieser Aufwandsposition erfordert einen Hausmeistereinsatz, der sich an der Kernaufgabe der Hausmeisterfunktion orientiert, nämlich der Mitwirkung an Erhalt und Bewirtschaftung von Gebäuden. Aufwand Hausmeisterdienste (HM) in Euro je m² Reinigungsfläche (RF) Aufwand HM in Euro RF in m² Aufwand HM in Euro je m² RF 8,61 8,50 davon: Aufwand HM Verwaltungsgebäude in Euro je m² RF Aufwand HM Berufskollegs / Turnhallen in Euro je m² RF Aufwand HM Förderschulen in Euro je m² RF 7,70 7,40 8,27 8,16 24,22 25,88 22

25 Der flächenbezogene Aufwand für Hausmeisterdienste im Jahr 2009 im Vergleich zum Jahr 2005 (8,56 Euro je m² RF) ist nahezu konstant geblieben. Für die Verwaltungsgebäude und Berufskollegs errechnen sich deutlich günstigere Kennzahlenwerte als für die Förderschulen. Der höhere Betreuungsaufwand aufgrund der kleineren Flächen und des spezifischen Klientels steigert den Aufwand des Hausmeisters bei den Förderschulen. Im Jahr 2010 verringert sich der Kennzahlenwert bei den Förderschulen, da der Hausmeister noch weitere Liegenschaften betreut, z. B. die Gebäude für Polizei, Gesundheitsamt und Straßenverkehrsamt in Lüdinghausen. Aufwand Hausmeister in Euro je m² RF 13, Euro je m² RF ,49 7,05 8,50 6,00 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld Benchmark Klassierung Aufwand Hausmeisterdienste in Euro je m² RF Ergebnisse in Klassen bis 5 über 5-6 über 6-7 über 7-8 über Erhöhte Kennzahlenwerte sind hier insbesondere neben den Förderschulen beim Oswald-von-Nell-Breuning-Berufskolleg in Coesfeld, Pictorius- Berufskolleg in Coesfeld und Richard-von-Weizsäcker-Berufskolleg in Dülmen festzustellen. Dies ist überwiegend darauf zurückzuführen, dass die Hausmeister an diesen Objekten zusätzlich die Bewirtschaftung der 23

26 kompletten Außenanlagen übernehmen. Für diese Leistungen, wie Durchführung der Pflegegänge einschließlich Rasenschnitt und Gehölzpflege kann ein Aufwand von ca Euro angesetzt werden. Hierfür müssen selbstverständlich auch die nötigen Fahrzeuge, Maschinen und Geräte vorgehalten werden. Die Pflege der Außenanlagen sollte durch denjenigen erbracht werden, der sie am kostengünstigsten erbringen kann. Ob die Hausmeister diese Leistungen wirtschaftlicher erbringen als der Kreisbauhof oder ggf. eine Fremdfirma, hat der Kreis bislang nicht explizit untersucht. Empfehlung Der Kreis Coesfeld sollte auf der Basis von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen ermitteln, ob und inwieweit die Pflegearbeiten an den Außenanlagen durch den Kreisbauhof, durch Fremdfirmen oder durch die Hausmeister wirtschaftlicher durchgeführt werden können. Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Der Aufwand für Hausmeister überschreitet den Benchmark, liegt interkommunal auch auf überdurchschnittlichem Niveau. Poolbildungen zur Erzielung von Synergieeffekten werden bei neuen Verträgen berücksichtigt, alte Verträge sind noch standortbzw. schulgebunden. Die Dienst- und Fachaufsicht der Hausmeister obliegt nun der Abteilung 10 Gebäudewirtschaft. 24

27 Potenzialberechnung Quantifizierung Potenzial Hausmeisterdienste Aufwand je m² RF in Euro 8,50 A Benchmark 6,00 B Potenzial je m² RF in Euro 2,50 P = A-B Betrachtete RF in m² F Potenzial in Euro (gerundet) P * F Aufgrund der durchgeführten Optimierungen bei den Hausmeistern im Jahr 2010 ist bereits ein Großteil des Potenzials verwirklicht. Handlungsempfehlungen Verlagerung der Hausmeisterdienste auf Hilfskräfte, sofern Dienst zu ungünstigen Zeiten (z. B. Abendstunden) zu verrichten ist, um so Überstundenvergütungen zu minimieren (diese Möglichkeit sollte geprüft werden), Ermittlung auf der Grundlage von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, ob die Hausmeister die Pflege der Außenanlagen wirtschaftlich durchführen. Gesamtbetrachtung Bewirtschaftung Die Kennzahl Bewirtschaftungsaufwand in Euro je m² BGF gibt an, welcher jährliche Aufwand für die Bewirtschaftung der betrachteten Gebäudegruppen bezogen auf einen Quadratmeter Bruttogrundfläche anfällt. Die einzelnen, vorstehend differenziert analysierten Kennzahlen zu den Versorgungsmedien (Wärme, Strom, Wasser/Abwasser), zur Reinigung sowie zu den Hausmeisterdiensten fließen nunmehr auf Basis der Bruttogrundflächen in der o. g. Kennzahl zusammen. Die Kennzahlenermittlung für den Kreis Coesfeld ist der folgenden Tabelle zu entnehmen: 25

28 Bewirtschaftungsaufwand in Euro je m² BGF Bezeichnung Versorgungsmedium Wärme 5,67 5,86 Versorgungsmedium Strom 4,07 4,04 Versorgungsmedium Wasser 0,60 0,64 Versorgungsmedien gesamt 10,34 10,54 Reinigungsleistungen 8,19 8,30 Hausmeisterdienste 6,77 6,69 Bewirtschaftungsaufwand 25,31 25,53 Der Bewirtschaftungsaufwand ist im Vergleich zu dem Ergebnis aus der überörtlichen Prüfung (Ausgaben 2005: 22,64 Euro je m² BGF) um fast 13 Prozent gestiegen. Bewirtschaftungsaufwand in Euro je m² BGF 35 35, Euro je m² RF ,84 23,90 25, Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld Klassierung Bewirtschaftungsaufwand in Euro je m² BGF Ergebnisse in Klassen bis 20 über über über über Mit einem flächenbezogenen Bewirtschaftungsaufwand von 25,53 Euro je m² BGF erreicht der Kreis Coesfeld unter den Vergleichskommunen einen geringfügig überdurchschnittlichen Wert, weil die Werte bei der Gebäudereinigung und Hausmeistern relativ hoch sind. Dies zeigt sich auch in der nachfolgenden zusammenfassenden Potenzialermittlung. 26

29 Potenzialberechnung Das nachstehend ausgewiesene absolute Potenzial ergibt sich aus der Kumulation der vorstehend analysierten und aufgezeigten Potenziale für die Versorgungsmedien (Wärme, Strom, Wasser/Abwasser), die Reinigung sowie die Hausmeisterdienste. Zusammenfassung Gesamt-Potenzial für Bewirtschaftungsaufwand in Euro Versorgungsmedien A - Wärme A - Strom A - Wasser / Abwasser A Reinigung A Hausmeisterdienste A Potenzial Bewirtschaftungsaufwand gesamt G = Summe A Aufgrund der durchgeführten EU-Ausschreibungen und Optimierungen bei den Hausmeistern ist bereits ein Großteil des Potenzials verwirklicht. KIWI - Bewertung Bewirtschaftung In den Einzelbetrachtungen haben wir die Handlungsfelder analysiert und Handlungsmöglichkeiten aufgezeigt, die durch das ausgewiesene Potenzial beziffert werden. Ist-Situation Der Bewirtschaftungsaufwand ist nach 2005 um fast 13 Prozent angestiegen. Dies resultiert vor allem aus den Preiserhöhungen bei den Versorgungsmedien im zweistelligen Bereich, die auch durch Verbrauchsreduzierungen nicht kompensiert werden konnten, und aus Tariferhöhungen im Gebäudereinigungshandwerk. Interkommunal stellt sich der Bewirtschaftungsaufwand geringfügig überdurchschnittlich dar. Gleichwohl besteht nicht unerhebliches Potenzial zur Entlastung des Haushalts, das größtenteils auf die Reinigung und Hausmeisterdienste entfällt. Die Leistungskennzahlen zu den Versorgungsmedien stellen sich mit Blick auf die Vergleichskommunen überwiegend positiv dar. 27

30 Handlungsempfehlungen Hauptansätze für die Reduzierung der Bewirtschaftungskosten sollten zunächst die Reinigung und Hausmeisterdienste sein, die das höchste Potenzial bergen. Durch die neue EU-weite Ausschreibung für alle Gebäude kann fortan mit einer jährlichen Einsparung von Euro gerechnet werden. Im Bereich der Hausmeisterdienste sollte der Fokus auf bestimmte Objekte gelegt werden, z. B. Oswald-von-Nell-Breuning- Berufskolleg in Coesfeld, Pictorius-Berufskolleg in Coesfeld, Richard-von-Weizsäcker-Berufskolleg in Dülmen usw. Untersuchung auf der Grundlage der Wirtschaftlichkeitsberechnung hinsichtlich Pflege der Außenanlagen durchführen. Maßnahmen zur Verbrauchsreduzierung bei den Versorgungsmedien sollten konsequent fortgesetzt werden, soweit die Umsetzung wirtschaftlich und finanzierbar ist. KIWI Bewertung In der Gesamtbetrachtung der Ist-Situation sowie den hieraus ableitbaren Handlungsmöglichkeiten bewerten wir das Handlungsfeld Bewirtschaftung von Gebäuden mit dem Index 3. Flächen- und Portfoliomanagement Die Potenziale, die in einem strategischen Flächen- und Portfoliomanagement und seiner operativen Umsetzung liegen, sind nachhaltig und übertreffen die Einsparmöglichkeiten bei den Betriebs- und Unterhaltungskosten regelmäßig deutlich. Hier gilt zunächst der einfache Grundsatz, dass Gebäudeflächen, die im Rahmen der Nutzungsoptimierung eingespart werden, gar nicht erst unterhalten und bewirtschaftet werden müssen. Das Thema Flächenmanagement wird systematisch für Verwaltungsgebäude sowie für die Förderschulen und Berufskollegs betrachtet. Darüber hinaus setzen wir uns mit Blick auf das Portfolio mit dem Reinvesti- 28

31 tions- und Modernisierungsbedarf für diese Flächen auseinander, der sich unter Berücksichtigung der Anlagenabnutzungsgrade ergibt, sowie mit den Aufwendungen für Instandhaltung/Instandsetzung. Erfahrungswerte aus der Gebäudewirtschaft gehen von Vollkosten für die betriebenen Flächen aus, die zwischen 100 und 200 Euro je m² BGF liegen. Auf der Basis unserer interkommunalen Erfahrungen legen wir für die monetäre Bewertung der von uns ermittelten Flächenpotenziale einen Wert von 100 Euro je m² BGF zugrunde. Flächenmanagement Verwaltungsgebäude Die Kennzahl Flächenverbrauch in m² BGF je Verwaltungsmitarbeiter gibt an, wie viel BGF je Verwaltungsmitarbeiter in den eigenen und angemieteten Verwaltungsgebäuden bereitgestellt bzw. verbraucht wird. Ziel ist es, über den Faktor Flächenverbrauch Potenziale zu ermitteln und monetär zu bewerten sowie Möglichkeiten zu ihrer Realisierung bzw. zu einem reduzierten Verbrauch in diesem Bereich aufzuzeigen. Hierzu wird den Flächen der Verwaltungsgebäude die Anzahl der dort beschäftigten Bediensteten gegenübergestellt. Standort Fläche je Verwaltungsmitarbeiter Fläche in m² BGF Mitarbeiter (Kopfzahl) Fläche je Mitarbeiter in m² BGF Kreishaus I, Coesfeld ,25 Kreishaus II, Coesfeld ,92 Kreishaus III, Coesfeld ,00 Kreishaus IV, Coesfeld ,78 Verwaltungsgebäude (Gesundheitsamt) Dülmen Verwaltungsgebäude (Gesundheitsamt) Lüdinghausen , ,64 gesamt ,33 Auffällig ist der hohe Flächenverbrauch bei den Verwaltungsgebäuden in Dülmen. Hier handelt es sich um ein reines Gesundheitsamt, das flächenmäßig große Untersuchungsräume und zudem ebenso große Anmeldebereiche haben. 29

32 Im Jahr 2005 war der Gesamt-Flächenverbrauch höher und betrug 44,26 m² BGF je Verwaltungsmitglied. Die Anzahl der Mitarbeiter hat sich zwischenzeitlich einerseits durch die Aufgabenverlagerung von der Bezirksregierung Münster auf den Kreis (z. B. Versorgungsämter, Umweltabteilung) zum um 18 Mitarbeiter und andererseits durch die personelle Aufstockung im Bereich des Jugendamtes erhöht. Flächenverbrauch Verwaltungsgebäude in m² BGF je Verwaltungsmitarbeiter , m² BGF je Verw. MA ,32 45,13 36,33 35,00 0 Minimum Maximum Mittelwert Kreis Coesfeld Benc hmark Klassierung Flächenverbrauch Verwaltungsgebäude in m² BGF je Verwaltungsmitarbeiter Ergebnisse in Klassen bis 35 über über über über Aktuelle Situation (Stärken-Schwächen-Analyse) Der Flächenverbrauch je Verwaltungsmitarbeiter überschreitet geringfügig den Benchmark, liegt im interkommunalen Vergleich aber direkt am Minimum. Im Jahr 2005 war der Flächenverbrauch höher und betrug 44,26 m² BGF. 30

33 Der Belegungsplan wird von der Gebäudewirtschaft (Service und Organisation) erstellt. Vorgaben für einen angemessenen Flächenverbrauch je Mitarbeiter existieren nicht. Zur Büroflächenoptimierung werden ansatzweise moderne Arbeitsformen und Arbeitsmittel eingesetzt, z. B. Telearbeit für ca. 40 bis 50 Mitarbeiter, und für die elektronische Archivierung von Akten. Potenzialberechnung Verwaltungsgebäude Der Flächenverbrauch je Verwaltungsmitarbeiter überschreitet den Benchmark um lediglich vier Prozent. Würde dem Kreis Coesfeld die Angleichung an den Benchmark gelingen, so würde dies eine Flächenreduzierung im Bereich der Verwaltungsgebäude von rd. 700 m² bzw. eine jährliche Haushaltsentlastung von rd Euro bewirken. Quantifizierung Potenzial Fläche Verwaltungsgebäude m² BGF je Verwaltungsmitarbeiter 36,33 A Benchmark 35,00 B Potenzial je Mitarbeiter (m² BGF) 1,33 P = A-B Anzahl Mitarbeiter 512 F Gesamt-Potenzial in m² BGF (gerundet) 700 P*F Gesamt-Potenzial in Euro Das vorstehend ausgewiesene rechnerische Potenzial kann grundsätzlich nur langfristig und stufenweise realisiert werden. Allerdings sollte der Kreis Coesfeld schon jetzt die notwendigen Steuerungsvoraussetzungen schaffen und die entsprechenden strategischen Weichen stellen, um das durch die demografische Entwicklung perspektivisch weiter anwachsende Potenzial näher zu spezifizieren und auf längere Sicht tatsächlich erschließen zu können. Als Benchmark definieren wir einen repräsentativen Leistungswert, der im unteren Bereich unserer interkommunalen Vergleichswerte liegt und von mehreren Kommunen im Bereich der Gebäudewirtschaft erreicht wird, wobei nicht valide Werte bei der Festlegung unberücksichtigt blieben. Dieser Wert wird mit anderen Quellen (z. B. den Büroflächenkennziffern von Jones Lang LaSalle) hinsichtlich seiner Belastbarkeit abgeglichen. 31

34 Auch bei Bestandsgebäuden sehen wir generell die Möglichkeit, durch eine grundlegend neue Form der Arbeits- und Büroorganisation langfristig die rechnerischen Potenziale zu verwirklichen. Diesem Konzept liegt die Philosophie des non-territorialen Büroarbeitsplatzes zugrunde. Kernpunkt eines solchen weitreichenden Ansatzes ist der Verzicht auf die Personengebundenheit der Arbeitsplätze. Arbeitsplätze werden hierbei dem Prozess zugeordnet, nicht mehr der Person. In der heutigen konventionellen Büroorganisation steht erfahrungsgemäß rund ein Drittel der personenbezogenen Arbeitsplätze bedingt durch Urlaub, längere Krankheitszeiten o. ä. leer. Diese freien Flächenressourcen lassen sich ausschließlich durch Verzicht auf die Personenbezogenheit der Arbeitsplätze nutzen. So kann eine wirksame Steigerung der Flächeneffizienz erreicht werden, z. B. durch die Forcierung von Desksharing und Telearbeit. Auch ergeben sich nach Durchführung einer systematischen Raumbedarfsanalyse in Einzelfällen nicht selten Möglichkeiten zur Mehrfachbelegung von Büroräumen, zur Mehrfachnutzung von Allgemeinflächen oder durch Auflösung von Akten- oder Archivräumen. Handlungsempfehlungen Die Organisations- und Personalentwicklung sollte mit dem Flächenmanagement verknüpft und Standards für den Flächenverbrauch sollten festgelegt werden. Auf deren Basis können die notwendigen Gebäudekosten bei der Bemessung der Budgets berechnet werden. Ein tatsächlich höherer bzw. niedriger Flächenverbrauch wirkt sich dann entsprechend auf das Budget aus, sodass ein Anreiz zur Flächenreduzierung geschaffen wird. Zudem sollte der Kreis die begonnenen innovativen Wege zur Optimierung der Verwaltungsflächen im Bestand durch Umsetzung bzw. Ausweitung neuer Arbeitsformen weiter ausbauen, z. B. nicht festgelegte (non-territoriale) Büros, Job- bzw. Desksharing (mehrere Teilzeitkräfte teilen sich einen Arbeitsplatz), Telearbeit und konsequente Kontingentierung von Arbeitsplätzen. Des Weiteren sollte in diesem Zusammenhang die Digitalisierung von Akten weiterhin forciert werden, denn der Abbau von Lagerräumen und -schränken wirkt sich positiv auf die Flächensituation aus und ermöglichst die Erschließung zusätzlicher Büroflächen. 32

35 Flächenmanagement Berufskollegs und Förderschulen Die Kennzahlen Flächenverbrauch Berufskollegs in m² BGF je Schüler, Flächenverbrauch Förderschulen in m² BGF je Schüler, differenziert nach Förderschwerpunkten geben an, wie viel BGF je Schüler für die einzelnen Schulformen bereitgestellt bzw. verbraucht wird. Hierzu werden die Flächen der Schulen der Anzahl der jeweiligen Schüler gegenübergestellt. Auswirkungen der erwarteten demografischen Entwicklung Ein wesentlicher Faktor für die Erfüllung kommunaler Aufgaben, ihre Weiterentwicklung und die dafür benötigten Flächen ist im Schulbereich die erwartete Bevölkerungsentwicklung. Diese stellt sich für den Kreis Coesfeld entsprechend ihrem bisherigen Verlauf sowie zukünftig wie folgt dar: Entwicklung der Schülerzahlen / Prognose Entwicklung der Schülerzahlen Schuljahr Schüler der Berufskollegs Schüler der Förderschulen Bisherige Entwicklung der Schülerzahlen (Ist) Höchster Stand seit Schuljahr 2005/ Schuljahr 2006/ Schuljahr 2007/ Schuljahr 2008/ Schuljahr 2009/ Schuljahr 2010/11 (nachrichtlich) absolut in Prozent Veränderung der Schülerzahlen 2005/6 2009/10 (Ist) ,4% ,2% Prognose über die Entwicklung der Schülerzahlen beim Kreis Coesfeld bis 2020 Erwartete Schülerzahl * Keine Angaben Prognostizierte Veränderung der Schülerzahlen (Soll) gegenüber 2009/10 absolut in Prozent ,5% *Basis: Schulentwicklungsplan des Kreises Coesfeld aus dem Jahr 2011 Keine Angaben 33

36 Bei der bisherigen Entwicklung der Schülerkennzahlen vom Schuljahr 2005/06 bis 2009/10 ist bei den Schülern des Berufskollegs und der Förderschulen ist eine Steigerung von 6 bzw. 23 Prozent festzustellen. Dieser Trend setzt sich für die Schüler der Förderschulen für das Schuljahr 2010/11 fort; hingegen ist bei den Berufskollegs für diesen Zeitraum ein Schülerrückgang zu verzeichnen. Bei der Prognose über die Entwicklung der Schülerzahlen ist nach dem Schulentwicklungsplan des Kreises Coesfeld bei den Berufskollegs ein starker Rückgang von fast 17 Prozent abzuleiten. Die Prognosen bei den Förderschulen unterliegen aufgrund der aktuellen Entwicklung der Inklusion einer Unsicherheit. Von der weiteren Entwicklung der Inklusion sowie den Wirkungen der pilotierten Kompetenzzentren wird eine mögliche Beschleunigung des Schülerrückganges in den Förderschulen abhängen. Zudem könnte sich eine differenzierte Betrachtung nach Förderschwerpunkten ergeben. Beim Kreis Coesfeld soll im Rahmen des Bildungsnetzwerkes eine Arbeitsgruppe eingerichtet werden, die sich diesem Thema widmet. Einen zusätzlichen Anhaltspunkt für die weitere Entwicklung in den kommenden Jahren kann die Anzahl der Schulabgänger der allgemeinbildenden Schulen geben. Die Prognosen von IT. NRW 2009 gehen für den Zeitraum bis 2018 von einem Rückgang der Schulabgängerzahlen im Kreis Coesfeld gegenüber 2009 um rund 23 Prozent aus. Dabei ergibt sich im Jahr 2013 einmalig ein höherer Wert durch den doppelten Abiturjahrgang in einem ansonsten stetig rückläufigen Trend bis Insofern ist auch an den Berufskollegs perspektivisch mit einem spürbaren Rückgang der Schülerzahlen zu rechnen, auch wenn sich hier zusätzliche Einflüsse auswirken, wie z. B. die konjunkturelle Lage. Nach der Schülerprognose des Ministeriums für Schule in NRW - Stand August ist nach der Vorausberechnung der Schülerzahlen von 2009/10 bis 2029/30 insgesamt mit einem Rückgang bei den Berufskollegs von 26 Prozent und bei den Förderschulen von 14 Prozent zu rechnen. Hierbei handelt es sich allerdings um grobe Landestendenzen, die auf die jeweilige Region heruntergebrochen wurden. Der Schulentwicklungsplan des Kreises Coesfeld enthält detaillierte Angaben über die Schülerzahlenprognosen und die Raumbedarfsermittlung der Berufskollegs. Diese Planung wird jedes Jahr entsprechend angepasst. Für die Berechnung des Raumbedarfs sind die Parameter Raum- 34

37 Raumauslastungsquote und Klassenfrequenzwert ausschlaggebende Grundlagen. Die festzulegenden Werte dieser beiden Parameter entscheiden über den Standard, den der Schulträger den Berufskollegs für die unterrichtliche Versorgung der Schüler zur Verfügung stellt. Diese beiden Werte werden in Konsens mit den entsprechenden Schulleitern festgelegt. Feststellung Beim Kreis Coesfeld wird für die Berufskollegs eine detaillierte Schulentwicklungsplanung erstellt, die jährlich angepasst wird. Die beiden Parameter Raumauslastungsquote und Klassenfrequenzwert, die entscheidend für die Berechnung des Raumbedarfs sind, werden in Konsens mit den entsprechenden Schulleitern festgelegt. Standort Berufskollegs Für die Berechnung der Flächenkennzahl haben wir die Flächen der Schulstandorte in Relation zur Zahl der vollzeitverrechneten Schüler gesetzt: Richard-von-Weizsäcker- Berufskolleg, Dülmen Richard-von-Weizsäcker- Berufskolleg, Lüdinghausen Oswald-von-Nell-Breuning- Berufskolleg, Coesfeld Flächenverbrauch Berufskollegs (Schulgebäude) in m² BGF je Schüler 2009* Fläche Schulgebäude Schüler* 2009/2010 Fläche in m² BGF je Schüler , , ,86 Pictorius-Berufskolleg, Coesfeld ,17 gesamt ,79 * Schüler des Teilzeitangebotes in Vollzeit-Schüler umgerechnet (Umrechnungsfaktor 0,4) Die Flächenwerte der einzelnen Objekte weichen nicht erheblich voneinander ab. Sie liegen in dem Bereich von 7,86 bis 10,33 m² BGF je Schüler. Insgesamt ergibt sich für die Berufskollegs des Kreises Coesfeld ein guter Kennzahlenwert knapp unterhalb des Benchmarks. 35