Häufig gestellte Fragen zu Brainloop Secure Dataroom

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1 Häufig gestellte Fragen zu Brainloop Secure Dataroom Klicken Sie auf eine der Fragen unten, um die Antwort dazu anzuzeigen. 1. Ich versuche mich zu registrieren, aber erhalte keine TAN. Warum? 2. Ich kann mich nicht anmelden. Was kann ich tun? 3. Ich will mich an einem Datenraum anmelden, erhalte aber keine SMS-TAN. Was kann ich tun? 4. Meine -TAN kommt nicht an. Wo ist sie? 5. Ich habe eine neue Mobilfunknummer. Wie kann ich die alte ändern oder löschen? 6. Wie kann ich meinem Profil ein Zertifikat hinzufügen oder ein Zertifikat anlegen? 7. Ich kann im Datenraum keine Dokumente sehen, sondern nur Ordner. Was soll ich tun? 8. Beim Öffnen einer Brainmark-Datei im Browser bleibt der Bildschirm weiß. Was ist zu tun? 9. Ich finde die Funktion Öffnen in Windows nicht. Woran kann das liegen? 10. Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen? 11. Ich habe eine neue Gruppe angelegt, sehe sie aber nicht in der Berechtigungsanzeige. Wie füge ich sie hinzu? Ausführlichere Informationen finden Sie in unserer Online-Hilfe. Zum Öffnen der Online-Hilfe kopieren Sie die folgende URL in Ihren Webbrowser: Seite 1 von 10

2 1 Ich versuche mich zu registrieren, aber erhalte keine TAN. Warum? Vergewissern Sie sich, dass Sie den Registrierungsprozess laut Beschreibung in der Online-Hilfe korrekt eingehalten haben: Registrieren und am Datenraum anmelden. Ein kurzes Video zur Registrierung finden Sie in den Video Tutorials. Die folgenden Probleme können dazu führen, dass Sie keine TAN für die Bestätigung Ihrer Registrierung erhalten: Wurden Sie nicht in einen Datenraum eingeladen, können Sie sich auf der Plattform nicht registrieren. Haben Sie die Registrierung gestartet, ohne den Link aus der Einladungs- zu verwenden, so stellen Sie sicher, dass die Person, die Sie eingeladen hat, dieselbe -Adresse verwendet hat, die Sie auch verwenden. Die TAN wurde an Ihre Adresse gesendet, aber Ihr -Programm hat die als Spam identifiziert. Prüfen Sie Ihren Spam-Ordner, oder kontaktieren Sie Ihre lokale IT, um die firmenweite Spam-Konfiguration zu prüfen. Bei Ihrer Einladung wurde eine Mobiltelefonnummer für Sie hinterlegt. In diesem Fall wird die PIN an das Mobiltelefon geschickt und nicht an Ihre -Adresse. Prüfen Sie den FAQ-Eintrag #3., wenn die SMS mit der PIN nicht ankommt. Falls die Person, die Sie eingeladen hat, eine falsche Mobilfunknummer definiert hat, wird die TAN an die falsche Mobilfunknummer gesendet. Gleichen Sie die Mobilfunknummer mit der Person ab, die Sie eingeladen hat. Wenn Sie mit der falschen Nummer eingeladen wurden: - Solange Sie noch nicht registriert sind und Ihre Mobilfunknummer noch nicht bestätigt ist, bitten Sie die Person, die Sie eingeladen hat, darum, Sie erneut unter Angabe der korrekten Mobilfunknummer einzuladen. - Als Alternative, wenn diese Person nicht erreichbar ist, wenden Sie sich an den Support. - Ist Ihre registrierte und bestätigte Mobilfunknummer in Ihrem Benutzerprofil nicht mehr korrekt, lesen Sie den FAQ-Eintrag #5. Seite 2 von 10

3 2 Ich kann mich nicht anmelden. Was kann ich tun? Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie wie in der Online-Hilfe unter Registrieren und am Datenraum anmelden beschrieben vorgegangen sind. Prüfen Sie Ihren -Eingang und Spam-Ordner. Falls Sie sich mit einer nicht registrierten -Adresse anmelden möchten, erhalten Sie eine entsprechende . Stellen Sie sicher, dass Sie eine bereits registrierte -Adresse für die Anmeldung auf der Plattform verwenden. Prüfen Sie Ihren -Eingang und Spam-Ordner. Wenn Sie mehrfach ein falsches Passwort eingegeben haben, wird Ihr Benutzerkonto für eine gewisse Zeit gesperrt. Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Wenn Sie Ihr Passwort zurücksetzen möchten, klicken Sie auf den Link Passwort vergessen auf der Anmeldeseite. Stellen Sie sicher, dass Ihr Benutzerkonto zu der Zeit nicht gesperrt ist. Prüfen Sie die Gültigkeit Ihres Zertifikats, wenn Sie sich üblicherweise mit Zertifikat am Datenraum anmelden. Die Gültigkeit des Zertifikats muss von Zeit zu Zeit erneuert werden. Sie erhalten Erinnerungs-E- Mails aus dem Datenraum, wenn das Zertifikat, das in Ihrem Benutzerprofil registriert ist, in Kürze abläuft. Achtung: Sie müssen Ihr Zertifikat erneuern, bevor es abläuft! Nach Ablauf der Gültigkeit muss das Zertifikat komplett entfernt und ein neues Zertifikat im Benutzerprofil registriert werden. Inhalte, die mit dem vorherigen Zertifikat verschlüsselt und heruntergeladen wurden, können anschließend lokal nicht mehr geöffnet werden. Wenn Sie den Support kontaktieren, geben Sie die folgenden Informationen an: - Den Benutzernamen, den Sie verwenden. - Die Plattform, auf der Sie sich anmelden möchten. - Die Uhrzeit, wann Sie sich anmelden wollten. - Die Fehlermeldung, die beim Anmeldeversuch erscheint. Seite 3 von 10

4 3 Ich will mich an einem Datenraum anmelden, erhalte aber keine SMS-TAN. Was kann ich tun? Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie den Registrierungsprozess zur Konfiguration Ihres Mobiltelefons korrekt eingehalten haben (siehe FAQ-Eintrag #1 Ich versuche mich zu registrieren, aber erhalte keine TAN. Warum?). Erhalten Sie weiterhin keine TAN auf Ihrem Mobiltelefon, prüfen Sie die folgenden Schritte: Starten Sie Ihr Mobiltelefon neu, entweder durch Ausschalten oder, indem Sie den Flugmodus aktivieren und wieder deaktivieren. Prüfen Sie, ob Sie andere SMSe erhalten, die nicht von Brainloop gesendet wurden. Ist das nicht der Fall, kontaktieren Sie bitte Ihren Telefonanbieter. Öffnen Sie Ihr Benutzerprofil im Datenraum über Ihren Benutzernamen, und scrollen Sie zu Mobiltelefon im Bereich Methoden der Authentifizierung. Aktivieren Sie die Option Keine Flash SMS verwenden. Wenn keiner der Punkte weiterhilft, wenden Sie sich bitte an den Support unter Angabe Ihres Benutzernamens, des Datenraum-Servers, auf dem Sie arbeiten, und der Uhrzeit, wann Sie versucht haben sich anzumelden bzw. die TAN angefordert hatten. Der Support kann dann analysieren, ob die SMS-TAN beim Brainloop SMS Provider aufgehalten wurde. Mögliche Lösungen: - Erlaubt Ihr Datenraum Manager, dass TANs per empfangen werden dürfen, bitten Sie den Support um das Entfernen Ihrer Mobiltelefonnummer aus Ihrem Profil. Anschließend wird die TAN an Ihre -Adresse gesendet. - Gibt es ein generelles Problem bei der SMS-Auslieferung, kann der Support ggf. den SMS- Provider wechseln. - Müssen Sie nicht dringend auf den Datenraum zugreifen, können Sie ggf. auf die Lösung des Problems durch den Brainloop SMS Provider warten. Richten Sie die Authentifizierung durch das Scannen eines QR-Codes ein, wenn Sie wieder Zugriff auf den Datenraum haben, um in Zukunft eine alternative Authentifizierungsmethode zur Verfügung zu haben. Für die Authentifizierung durch QR-Codes benötigen Sie die Brainloop QR- Code-App auf Ihrem Smartphone. Diese funktioniert auch dann, wenn es Probleme mit dem SMS- Provider gibt. Weitere Informationen zum Einrichten und Verwenden von QR-Codes finden Sie im Online-Hilfe-Kapitel Anmeldung durch Scannen eines QR Codes. Seite 4 von 10

5 4 Meine -TAN kommt nicht an. Wo ist sie? Prüfen Sie Ihre Verbindung: Haben Sie in der letzten Zeit s erhalten? Haben Sie überhaupt schon einmal PIN- s von Brainloop erhalten? Prüfen Sie Ihren Spam-Ordner, und kontaktieren Sie Ihren lokalen IT-Administrator, damit dieser Ihre firmenweite Spam-Konfiguration prüft. Um sicherzustellen, dass die Brainloop -TAN nicht als Spam deklariert wird, sollte der Brainloop-Absender in die Liste der vertrauenswürdigen Absender eingetragen werden. Verwenden Sie -Regeln? Prüfen Sie, ob -Regeln aktiv sind, die die s auf unvorhergesehene Weise verarbeitet haben. Haben Sie nach dem letzten Erhalt einer -TAN eine Mobilfunknummer registriert? Der TAN-Dialog zeigt Ihnen, an welche -Adresse oder Telefonnummer die TAN geschickt wurde. Wurden Sie von jemandem erneut eingeladen oder in einen anderen Datenraum eingeladen und derjenige hat Ihre Mobilfunknummer bei der Einladung mit angegeben? In diesem Fall erhalten Sie die TAN automatisch an Ihre Mobilfunknummer. Klären Sie ggf. ab, ob die korrekte Mobilfunknummer bei der Einladung verwendet wurde. Können Sie das Problem durch die o.g. Punkte nicht lösen, wenden Sie sich an den Support. Geben Sie dabei Ihren Benutzernamen, die Plattform, auf die Sie zugreifen, und die Uhrzeit, wann Sie die TAN angefordert hatten, an. Seite 5 von 10

6 5 Ich habe eine neue Mobilfunknummer. Wie kann ich die alte ändern oder löschen? Folgen Sie der Beschreibung des Online-Hilfe-Kapitels Mobiltelefonnummer eingeben oder ändern. Falls Sie Ihr Mobiltelefon nicht zur Hand haben und nun ein neues Gerät erhalten haben, können Sie die Nummer in Ihrem Profil selbst aktualisieren, sofern Sie vorab eine Sicherheitsfrage in Ihrem Benutzerprofil hinterlegt haben. Weitere Details finden Sie im Online-Hilfe-Kapitel Sicherheitsfrage hinterlegen. Hinweis: Der Support kann Ihre Mobilfunknummer nicht neu eintragen. Der Support kann lediglich die bestehende Nummer löschen, wenn Sie dies mit einer von dem -Konto, das Ihrem Brainloop-Benutzernamen entspricht, beim Support anfordern. Sobald die bisherige Nummer gelöscht wurde, können Sie Ihre neue Nummer in Ihrem Benutzerprofil hinterlegen. 6 Wie kann ich meinem Profil ein Zertifikat hinzufügen oder ein Zertifikat anlegen? Bitte folgen Sie der Beschreibung in der Online-Hilfe: Sie können Ihrem Benutzerprofil immer nur ein Zertifikat zuweisen. Das heißt, bevor Sie ein neues Zertifikat einrichten, müssen Sie das vorherige Zertifikat entfernen. Wenn Sie Probleme bei der Zuordnung eines neuen Zertifikats haben, prüfen Sie bitte die folgenden Punkte: - Vergewissern Sie sich, dass Ihrem Browser das Zertifikat bekannt ist. Verwenden Sie einen anderen Browser als Microsoft Internet Explorer in einer Windows Umgebung, müssen Sie den privaten Schlüssel Ihres Zertifikats manuell in den Zertifikatsspeicher des Browsers importieren. - Vergewissern Sie sich, dass das Root-Zertifikat (CA) in Ihrem Browser als vertrauenswürdig eingestuft ist. Verwenden Sie einen anderen Browser als Microsoft Internet Explorer in einer Windows Umgebung, muss das Root-Zertifikat (CA) manuell in den Zertifikatsspeicher des Browsers importiert werden. - Vergewissern Sie sich, dass das Root-Zertifikat des Brainloop-Zertifikats in Ihrem Browser als vertrauenswürdig eingestuft ist. Klicken Sie auf das Schloss-Symbol neben der Brainloop URL, und prüfen Sie den Status des Seite 6 von 10

7 Root-Zertifikats. Sollten Sie kein Schloss-Symbol sehen, geben Sie die URL erneut mit "https://" am Beginn ein. Erlaubt Ihr Browser dies nicht, ist das Brainloop-Zertifikat nicht als vertrauenswürdig eingestuft. - Stellen Sie sicher, dass Sie auf keiner anderen Webseite ein Zertifikat angefordert haben, bevor Sie das Brainloop-Zertifikat konfigurieren. Manche Browser behalten das erste ausgewählte Zertifikat im Speicher und erlauben es nicht, verschiedene Zertifikate in verschiedenen Web-Applikationen während einer Browser-Sitzung zu verwenden. Um dies sicherzustellen, schließen Sie Ihren Browser. Öffnen Sie den Browser erneut, und importieren Sie unmittelbar das Zertifikat, das Sie für Brainloop nutzen möchten. Gehen Sie dann in Ihr Brainloop-Profil, und weisen Sie das Zertifikat zu. - Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichende Berechtigungen zur Installation eines Zertifikats besitzen. - Vergewissern Sie sich, dass Ihr Passwort nicht abgelaufen ist. Sie müssen Ihr Passwort verlängern, bevor Sie Ihrem Profil ein Zertifikat zuweisen können. 7 Ich kann im Datenraum keine Dokumente sehen, sondern nur Ordner. Was soll ich tun? In diesem Fall sind Ihnen nicht die korrekten Berechtigungen zugewiesen worden. Wenden Sie sich an den Manager des Datenraums. Sollte Ihnen dieser nicht bekannt sein, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner, der Sie eingeladen hat, bzw. der für das Projekt zuständig ist. Hinweis: Aufgrund von Sicherheits- und Datenschutzvorgaben sind Brainloop Mitarbeiter keine Mitglieder in den Datenräumen und können daher die Berechtigungen nicht anpassen. Der Datenraum-Manager ist dem Support aus diesen Gründen ebenfalls nicht bekannt. Die Online-Hilfe-Kapitel Beschreibung der Berechtigungen auf Objekten, Berechtigungsansicht aufrufen und Berechtigungen für ein Objekt ändern beschreiben das Arbeiten mit Berechtigungen im Detail. Damit ein Benutzer Dokumente herunterladen kann, sind folgende Berechtigungen erforderlich: Objekt anzeigen: Diese Berechtigung muss sowohl für alle Ordner der Hierarchie als auch für die Dokumente selbst vergeben sein, die der Benutzer sehen darf. Fehlt die Berechtigung z.b. auf einem Ordner, kann der Benutzer nicht zum Dokument navigieren. Brainmark-Dokument herunterladen: Diese Berechtigung wird benötigt, um ein Dokument in der geschützten Brainmark-Version lesen zu können. Die Berechtigung ist auch dann notwendig, Seite 7 von 10

8 wenn der Brainmark-Schutz nur die Anzeige der Dokumente erlaubt. Welche Funktion sich hinter "Brainmark" verbirgt, wird über die Brainmark-Stile festgelegt. Original-Dokument herunterladen: Diese Berechtigung wird nur dann vergeben, wenn der Benutzer Zugriff auf das Original-Dokument erhalten soll. Prüfen Sie auch, ob die Berechtigungen des Ordners auf die enthaltenen Dokumente vererbt wurden. Wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie das ggf. korrigieren. 8 Beim Öffnen einer Brainmark-Datei im Browser bleibt der Bildschirm weiß. Was ist zu tun? Bitte prüfen Sie die folgenden Punkte: Verwenden Sie den richtigen PDF-Viewer? Stellen Sie sicher, dass Sie den Adobe Reader (Empfehlung: Version 11) installiert haben und für das Öffnen von PDF-Dateien verwenden. Eine Anleitung von Adobe dazu finden Sie hier: https://helpx.adobe.com/acrobat/using/display-pdf-browser-acrobat-xi.html. Ist der Pop-up-Blocker eingeschaltet? Bitte stellen Sie sicher, dass der Pop-up-Blocker für den Aufruf der Brainloop-Seite immer deaktiviert ist. Prüfen Sie dazu die Einstellungen Ihres Browsers. Ist die Brainloop URL eine vertrauenwürdige Site in Ihrem Browser? Vergewissern Sie sich, dass die Brainloop URL in der Liste der vertrauenswürdigen Sites Ihres Browsers aufgenommen wurde. Weitere Information dazu finden Sie im Knowledge-Base-Eintrag Wie füge ich die Brainloop URL zu den Vertrauenswürdigen Seiten hinzu. 9 Ich finde die Funktion Öffnen in Windows nicht. Woran kann das liegen? Die Funktion Öffnen in Windows erlaubt es, Dateien und Ordner des Datenraums über die WebDAV- Schnittstelle im Windows Explorer anzuzeigen und damit zu arbeiten. Weitere Details zum Arbeiten mit WebDAV finden Sie in den Online-Hilfe-Kapiteln Was ist WebDAV? und Ordner öffnen in Windows. Ist Öffnen in Windows nicht sichtbar, prüfen Sie die folgenden Punkte: Welchen Browser verwenden Sie? Die Funktion wird nur im Microsoft Internet Explorer angeboten. Ist die WebDAV-Option für den Datenraum eingeschaltet? Wenn Sie kein Datenraum-Manager sind, kontaktieren Sie diesen. Als Datenraum-Manager öffnen Sie die Datenraum-Administration und wählen Sicherheit > Sicherheitsfunktionen. Aktivieren Sie die Option Datenraum-Zugriff über Windows Explorer (WebDAV). Seite 8 von 10

9 Ist die WebDAV-Option an Ihrem Rechner und im Netzwerk funktionsfähig? Prüfen Sie, ob die WebDAV-Voraussetzungen für Ihren Rechner erfüllt sind (siehe auch Client- Systemanforderungen). Prüfen Sie Ihre lokale WebDAV-Version, z.b. indem Sie den WebDAVChecker ausführen (siehe auch WebDAV-Version prüfen). 10 Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen? Die folgenden Möglichkeiten gibt es, um mehrere Dateien in einem Schritt hochzuladen: Über den Browser: Sie können mehrere Dokumente auf einmal hochladen, wenn sie als eine einzige Zip-Datei vorliegen. Weitere Informationen im Online-Hilfe-Kapitel Dokumente und Ordner als Zip-Datei hochladen. Über den Windows Explorer (WebDAV): Weitere Informationen finden Sie im Online-Hilfe-Kapitel Ordner in Windows öffnen. Prüfen Sie vorab, ob die WebDAV-Voraussetzungen erfüllt sind. Über das Tool "Brainloop Send-To": Weitere Informationen zu Brainloop Send-To finden Sie im Benutzer-Leitfaden. 11 Ich habe eine neue Gruppe angelegt, sehe sie aber nicht in der Berechtigungsanzeige. Wie füge ich sie hinzu? Wählen Sie den Ordner aus, und wählen Sie Organisieren > Berechtigungen. Klicken Sie auf Berechtigungen ändern. Klicken Sie das Plus-Symbol neben dem Eingabefeld. Geben Sie den Namen der Gruppe in das nächste Fenster ein, und wählen Sie sie aus der Liste aus. Wenn Sie den Namen der Gruppe nicht wissen, klicken Sie erneut auf das Plus-Symbol. Setzen Sie ein Häkchen bei der entsprechenden Gruppe und klicken auf OK. Klicken Sie auf Anwenden. Aktivieren Sie die Berechtigungen, die für die Gruppe gelten sollen. Aktivieren Sie die Option Auf existierende Unterobjekte vererben, wenn die Berechtigungen auch für alle Objekte und Unterordner gelten sollen. Klicken Sie auf OK. Die Berechtigungen werden nun gesetzt. Seite 9 von 10

10 12 Kontakt Bei weiteren Fragen zu Brainloop Secure Dataroom hilft Ihnen unser Support-Team weiter: Telefonischer Support 24/7: Innerhalb Deutschlands: (gebührenfrei) Innerhalb Österreichs: (gebührenfrei) Innerhalb der Schweiz: (gebührenfrei) Innerhalb Großbritanniens: (gebührenfrei) Innerhalb der USA: (gebührenfrei) Aus anderen Ländern: (meist gebührenfrei) alternativ: Online-Support: Klicken Sie hier, um unser Online-Support-Formular aufzurufen. -Support: Seite 10 von 10

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