001_Start BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE STEUERUNG IM GALABAU. Stolperfallen in der BWA erkennen und.

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1 001_Start BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE STEUERUNG IM GALABAU Stolperfallen in der BWA erkennen und ausmerzen!

2 FRAGESTELLUNGEN 001_Fragestellungen - Wie spüren Sie die wichtigsten Stolperfallen in Ihrer Finanzbuchhaltung auf? - Wie merzen Sie diese Stolperfallen aus und erhöhen somit die Aussagekraft Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)? - Wie kann ich in Bezug auf meine verschiedenen Arbeitsbereiche meine BWA anpassen?

3 001_Vorstellung

4 STOLPERFALLEN IN DER BWA 001_Chatfunktion Meine Bitte an Sie, liebe Teilnehmer: nutzen Sie aktiv die Chatfunktion: bin ich zu schnell über etwas hinweggegangen, haben Sie eine Frage oder teilen Sie uns Ihre eigenen Erfahrungen mit!

5 002_Titel_Die BWA DIE BWA WAS IST DAS EIGENTLICH?

6 STOLPERFALLEN IN DER BWA DIE BWA WAS IST DAS EIGENTLICH? 002_Bild BWA

7 STOLPERFALLEN IN DER BWA DIE BWA WAS IST DAS EIGENTLICH? 002_Antwort BWA 1 Die Antwort lautet: Eine BWA ist die betriebswirtschaftliche Auswertung, basierend auf den Daten aus der Finanzbuchhaltung. Sie gibt dem Unternehmen während des laufenden Geschäftsjahres Auskunft über seine Aufwands- und Erlössituation sowie über die Vermögens- und Schuldverhältnisse.

8 STOLPERFALLEN IN DER BWA DIE BWA WAS IST DAS EIGENTLICH? 002_Antwort BWA 2 Die BWA ist ein Dossier verschiedener Einzelauswertungen mit Zahlen, die Ertrag, Liquidität und Vermögen eines Unternehmens betreffen. Der Inhalt einer BWA ist vielschichtig und vor allem auch abhängig davon, was Ihr Steuerberater oder ihre Buchhaltungsabteilung Ihnen vorlegt bzw. was Sie als Chef verlangen.

9 STOLPERFALLEN IN DER BWA AUSGANGSLAGE 002_Ausgangslage 1 Und hier beginnt meistens das Problem: Die meisten Steuerberater und Buchhaltungsbüros, konzentrieren sich darauf, die Zahlen, für die Umsatzsteuervoranmeldung von Bedeutung sind, ordentlich zusammenzustellen.

10 STOLPERFALLEN IN DER BWA AUSGANGSLAGE 002_Ausgangslage 2 a) Für das Controlling reicht es nicht, dass die Buchhaltung unter steuerlichen Aspekten ordnungsgemäß ist. Es ergibt sich ein falsches Bild, wenn wesentliche Informationen erst bei der Erarbeitung des Jahresabschlusses berücksichtigt werden. b) Für einen Betriebsvergleich ist es unerlässlich, dass die Grundlagen innerhalb der BWA und somit innerhalb der SummenSaldenListe abgeglichen werden.

11 STOLPERFALLEN IN DER BWA SUMMENSALDENLISTE 002_Bild SuSa

12 STOLPERFALLEN IN DER BWA KONTENBLATT 002_Bild Kontoblatt

13 STOLPERFALLEN IN DER BWA UMFRAGE 1 UMFRAGE 1 Wann stehen Ihnen die betriebswirtschaftlichen Auswertungen zur Verfügung? o o o o o bis zum 10. Tag des Folgemonats bis zum 20. Tag des Folgemonats nach einem Monat zwischen einem und zwei Monaten später

14 003_Titel_Stolperfallen STOLPERFALLEN IN DER BWA

15 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 1 - LUFTUMSÄTZE Für größere Bauvorhaben 003_Luftumsätze werden Abschlagsrechnungen je nach Baufortschritt gestellt. Bei Folgerechnungen wird nicht der bereits in Rechnung gestellte Betrag abgezogen, sondern der vom Kunden bezahlte. Richtig ist: Es wird von der insgesamt erbrachten Leistung, der Betrag abgezogen, der zuvor in Rechnung gestellt wurde! Konsequenz: Leistungen werden doppelt verbucht, erhöhen den ausgewiesenen Umsatz, den Gewinn und Forderungsbestand. Dieser Umstand kostet unter Umständen auch Geld, wenn für diesen Umsatz auch noch MwSt. bezahlt werden muss.

16 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 2 A-RECHNUNG ALS ERLÖSE Abschlagsrechnungen 003_A-Rechnungen werden gestellt, bevor eine Leistung erbracht wurde und als Erlöse gebucht. Konsequenz: Wenn Abschlagsrechnungen/Anzahlungen als Erlöse gebucht werden, bevor eine Leistung dem entgegen steht, entstehen ebenfalls Luftumsätze Richtig ist: Grundsätzlich gehören nur Schlussrechnungen als Erlöse verbucht. Alle Rechnungen zuvor sind als Kundenanzahlungen, also Verbindlichkeiten zu buchen. Diesen Verbindlichkeiten stehen die teilfertigen Arbeiten als Vermögenswert gegenüber. Notwendig ist eine monatliche Erfassung dieser Bestände.

17 STOLPERFALLEN IN DER BWA PRAXISTIPP 003_Praxistipp Umsatzsteuer Wann ist Umsatzsteuer t zu bezahlen? Grundsätzlich ist die Umsatzsteuerzahllast im nächsten Monat, bei Dauerfristverlängerung einen Monat später zu bezahlen. D.h. zahlt Ihr Kunde spät, müssen Sie also nicht nur Ihre eigene Leistung vorfinanzieren, sondern auch die MwSt. Wenn Sie aber eine Abschlagsrechnung stellen, müssen Sie die MwSt. erst dann bezahlen, wenn Ihr Kunde bezahlt oder wenn Sie mit dem Auftrag vollständig fertig sind je nachdem, was zuerst eintritt.

18 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 3 BESTANDSVERÄNDERUNGEN 004_Bestandsveränderungen Wie trügerisch ist es, wenn Bestandsveränderungen nicht erfasst werden? Bild

19 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 3 BESTANDSVERÄNDERUNGEN 004_Bestandsveränderungen Wie trügerisch ist es, wenn nicht erfasst werden? Beispiel 1: Der Bestand an unfertige/fertige Leistungen lag zu Jahresbeginn bei EUR. Am ermitteln wir einen Bestand von EUR. Beispiel 2: Der Bestand an unfertige/fertige Leistungen lag zu Jahresbeginn bei EUR. Am ermitteln wir einen Bestand von EUR. Der gebuchte Umsatz lag in dieser Zeit bei EUR. Tatsächlich haben wir also eine Leistung von EUR erbracht Der gebuchte Umsatz lag in dieser Zeit bei EUR. Tatsächlich haben wir also eine Leistung von EUR erbracht EUR erbracht EUR erbracht.

20 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 4 FEHLENDE PERSONALKOSTEN In Einzelunternehmen 004_Privatentnahme erhält der Unternehmer sein Bild Gehalt als Privatentnahme.

21 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 4 FEHLENDE PERSONALKOSTEN In Einzelunternehmen 004_Privatentnahme erhält der Unternehmer sein Gehalt als Privatentnahme. In der SummenSaldenListe wird diese Privatentnahme entsprechend gebucht, jedoch taucht dieser Aufwand in der BWA nicht auf. Konsequenz: In der BWA ist dieser Aufwand aber nicht ersichtlich! Besser ist: Die Privatentnahmen als kalkulatorischen Aufwand mit in die BWA zu nehmen. Nur so kann das Unternehmen einen realistischen Blick auf die Unternehmenssituation bekommen.

22 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 5 KEINE ABSCHREIBUNG GEBUCHT Anlagegüter 004_Abschreibung verlieren täglich an Wert. Dieser Verlust wird in Form der in den Aufwand gebucht. Häufig wird die Abschreibung erst am Jahresende gebucht. Während des Jahres wird so getan, als behielten die Dinge Ihren Wert Konsequenz: In der BWA ist dieser Aufwand aber nicht ersichtlich! Besser ist: Es dient der Genauigkeit, wenn Monat für Monat eine kalkulatorische Abschreibung gebucht wird. Zu Jahresanfang auf Basis der Vorjahreswerte mit absehbaren Veränderungen und zum Jahresende wird die kalkulatorische AfA entsprechend korrigiert.

23 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 6 ZINSEN Zinsen werden 004_Bankzinsen nicht bzw. zu spät erfasst - Bankzinsen 1 Sie werden meist erst dann gebucht, wenn sie auf dem Kontoauszug erscheinen. Das kann im Folgemonat, Quartal oder Jahr sein. Konsequenz: In der BWA kommen einige wenige Monate schlecht weg und andere hingegen gut! Besser ist: Wenn es sich um größere Zinsbeträge handelt, sollten diese in den jeweiligen Monaten ggfs. In ihrer Höhe geschätzt unterjährig gebucht werden. Bei Zahlung werden Ungenauigkeiten wieder ausgeglichen.

24 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 6 ZINSEN Beispiel 004_Bankzinsen 2 KK Es existiert ein Kontokorrentkredit in Höhe von EUR, welchen wir im Durchschnitt in Höhe von EUR in Anspruch nehmen. Der Zinssatz liegt bei 10%. Unsere jährliche Zinsbelastung liegt also bei EUR, monatlich somit 500 EUR. Die Zinsabrechnung erfolgt vierteljährlich zu Beginn des Folgemonats. Im April werden also EUR berechnet, die die ersten drei Monate des Jahres betreffen. Wenn die Zinsen jeweils im Folgequartal gebucht werden, müssen die Monate Januar, April, Juli, Oktober die dreifachen Zinsen tragen, während die übrigen Monate ungeschoren davon kommen.

25 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 6 ZINSEN Zinsen 004_Bankzinsen werden nicht bzw. zu spät erfasst - Annuitätendarlehn 3 AD Die Raten erhalten immer einen Zins- und einen Tilgungsanteil. Die Zinsen stellen die Kosten dar, während die Tilgung die Schulden reduzieren. Konsequenz: Häufig wird diese Unterscheidung erst am Jahresende in der Buchhaltung erfasst. Unter dem Jahr wird häufig die gesamte Rate voll in die Zinsen oder voll in die Tilgung gebucht. Besser ist: Achten Sie darauf, dass Sie zu jedem Darlehn ein entsprechenden Tilgungsplan haben und somit jeden Monat die richtige Verteilung (Zins/Tilgung) gebucht werden kann.

26 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 7 KOSTEN FALSCH ABGEGRENZT 004_Kosten Nicht immer betreffen Kosten falsch den Zeitraum, abgegrenzt in dem die Rechnung kommt oder in dem sie gebucht werden. Dies ist besonders bei Jahresbeträgen für Versicherungen der Fall, aber auch bei Kammer-, Innungs- und Verbandsbeiträgen. Ein weiteres Beispiel können auch Urlaubs- und Weihnachtsgeldzahlungen sein. Konsequenz: In der BWA kommen einige wenige Monate schlecht weg und andere hingegen gut! Besser ist: Entsprechende Kosten müssen auf die einzelnen Monate verteilt werden, da sich sonst ein falsches Bild ergibt. Die Lösung besteht in der kalkulatorischen Erfassung der voraussichtlichen Kosten pro Monat mit einer Auflösung der unterjährigen Rückstellung, bei Buchung der Rechnung bzw. der Zahlung.

27 STOLPERFALLEN IN DER BWA STOLPERFALLE 7 KOSTEN FALSCH ABGEGRENZT 004_Kosten falsch abgegrenzt Nicht immer betreffen Kosten den Zeitraum, in dem die Rechnung kommt oder in dem sie gebucht werden. Bild

28 005_Titel_Stolperfallen ausmerzen STOLPERFALLEN AUSMERZEN

29 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -ERLÖSKONTEN 005_Erlöskonten Bild 1. Zuordnung bzw. Umkontierung bestehender Erlöskonten in folgende Beispielbereiche:

30 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -ERLÖSKONTEN 005_Erlöskonten 1. Zuordnung bzw. Umkontierung bestehender Erlöskonten in folgende Beispielbereiche: a. A Bautechnik - Pi Privat b. B Bautechnik - Ausschreibung c. C Pflege/Service Privat d. D Pflege/Service Ausschreibung e. Eine weitere Differenzierung ist möglich, aber nicht immer ratsam.

31 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -BESTANDSVERÄNDERUNGEN 005_Bestandsveränderungen 2. Erfassung der Bestandsveränderung in Konten, wie bei den Erlöskonten in Bautechnik und Pflege/Service, Privat und Ausschreibung: a. Sind erhaltene Anzahlungen, wenn diese im Erlös nicht gebucht sind und die halbfertigen Arbeiten +/- b. Müssen in Konten gebucht werden und somit in die BWA einfließen

32 STOLPERFALLEN AUSMERZEN GEHALTSKONTEN UND PERSONALNEBENKOSTEN 005_Gehaltskonten Bild 3. Separate FiBu-Konten für Gehälter und dazugehöriger Personalnebenkosten, wie z.b.:

33 STOLPERFALLEN AUSMERZEN GEHALTSKONTEN UND PERSONALNEBENKOSTEN 005_Gehaltskonten 3. Separate FiBu-Konten für Gehälter und dazugehöriger Personalnebenkosten, wie z.b.: a. Gesetzlicher Sozialaufwand b. Vermögenswirksame Leistungen c. Altersvorsorge etc.

34 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -GESCHÄFTSFÜHRERGEHALT 005_Geschäftsführergehalt 4. Separate monatliche Buchung des Geschäftsführergehalts, des kalkulatorischen Unternehmerlohns: a. Bei Einzelunternehmen werden die Pi Privatentnahmekonten t t addiert und als Basis genommen, unter Umständen muss auch ein kalkulatorischer U-Lohn angenommen werden b. Beim produktiven Chef separat buchen und dann den Baustellenlöhnen zuordnen

35 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -BERUFSGENOSSENSCHAFT 005_Berufsgenossenschaft 5. Kontierung der Berufsgenossenschaft / kalkulatorische Berufsgenossenschaft [monatlich]: a. kalkulatorisch l einstellen und buchen

36 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -BERUFSGENOSSENSCHAFT 005_Berufsgenossenschaft Bild

37 STOLPERFALLEN AUSMERZEN AUFWAND ABRAUM- UND ABFALLBESEITIGUNG 005_Abfallbeseitigung 6. Einrichten von zwei separaten Konten für Aufwand Abraum- /Abfallbeseitigung: a. direkte Baustellenkosten: t direkt einer Baustelle zuzuordnen und als Herstellkosten kalkuliert b. Kosten, die nicht direkt zuzuordnen sind, wie z.b. Container Lager

38 STOLPERFALLEN AUSMERZEN AUFWAND ABRAUM- UND ABFALLBESEITIGUNG 005_Abfallbeseitigung Bild

39 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -MIETGERÄTE 005_Mietgeräte 7. Einrichten von zwei separaten Konten für Mietgeräte: a. Geräte und Maschinen, die direkt für eine Baustelle gemietet t werden, z.b. Hubsteiger, großer Bagger b. Geräte und Maschinen, die allgemein dem Betrieb zur Verfügung stehen und nur Ersatz für Mangel darstellen, z.b. Rüttelplatte etc.

40 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -MIETGERÄTE 005_Mietgeräte Bild

41 STOLPERFALLEN AUSMERZEN FAHRZEUG- UND MASCHINENKOSTEN 005_Fahrzeug- Maschinenkosten 8. Separate Konten für fixe und variable Fahrzeug- und Maschinenkosten: a. Fix: Leasing, Versicherung, Steuern b. Variabel: Reparaturkosten, Diesel, laufende Betriebskosten, Ersatzteile Wichtig: Differenzierung zwischen Fahrzeugen und Geräte/Maschinen!

42 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -ABSCHREIBUNG 005_Abschreibung 9. Monatliche Buchung der Abschreibung bzw. der kalkulatorischen Abschreibung: a. Ziel muss aber die Buchung der tatsächlichen t h AfA sein

43 STOLPERFALLEN AUSMERZEN KALK. EIGENMIETE 005_kalk. Eigenmiete 10. Monatliche Buchung der kalk. Eigenmiete, z.b. bei Nutzung des eigenen Betriebshofes ohne Verrechnung.

44 STOLPERFALLEN AUSMERZEN AUßERORDENTLICHE ERTRÄGE 005_außerordentl. Erträge 11. Monatliche Buchung der außerordentlichen Erträge: a. Versicherungsentschädigungen b. Verkauf von Anlagevermögen c. Eigenbedarf

45 STOLPERFALLEN AUSMERZEN AUßERORDENTLICHE ERTRÄGE 005_außerordentl. Erträge Bild

46 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -LOHNARTEN 005_Lohnarten 13. Lohnarten aufbauen für: a. Gearbeitete MA-Stunden hier gewerbliche MA b. Azubi hier nur die produktiven Stunden c. Ul Urlaub, Krankheit, Feiertag hier gewerbliche MA d. Fahr- und Lenkzeiten unproduktiv e. Lager-, Messe- & Weiterbildungsstunden unproduktiv f. Reklamationsstunden produktiv g. Stundenkonto

47 STOLPERFALLEN AUSMERZEN -LOHNARTEN 005_Lohnarten Tabelle

48 STOLPERFALLEN IN DER BWA UMFRAGE 2 UMFRAGE 2 Wer von Ihnen kalkuliert die einzelnen Baustelle nach? o o o Ich habe keine organisierte Nachkalkulation Wichtige Projekte kalkuliere ich nach Alle Baustellen werden nachkalkuliert

49 006_Titel_Jahreszielplanung JAHRESZIELPLANUNG

50 JAHRESZIELPLANUNG -BUDGETPLANUNG 006_Budgetplanung

51 JAHRESZIELPLANUNG -KALKULATIONSZUSCHLÄGE 006_Kalkulationszuschläge

52 FRAGESTELLUNGEN 007_Fragestellungen_Wieder holung - Wie spüren Sie die wichtigsten Stolperfallen in Ihrer Finanzbuchhaltung auf? - Wie merzen Sie dies Stolperfallen aus und erhöhen somit die Aussagekraft Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)? - Wie kann ich in Bezug auf meine verschiedenen Arbeitsbereiche meine BWA anpassen?

53 DIE NÄCHSTEN SCHRITTE 007_Schritte 1 Was nehme ich mir von diesem Webinar mit? Die nächsten Schritte o o o o o Überprüfung meiner BWA nach Stolperfallen ll Die SummenSaldenListe und die Kontenblätter durcharbeiten und gegebenenfalls ergänzen Das Unternehmen in strategische Geschäftsfelder unterteilen und dementsprechend die SummenSaldenListe ergänzen monatliches Controlling Bei Bedarf anrufen

54 DIE NÄCHSTEN SCHRITTE 007_Schritte 2 Grundlagen für eine erfolgreiche betriebswirtschaftl. Steuerung Jährliche h Unternehmensplanung (Stundensatz; Zuschlagssätze EDV; monatliche Zielzahlen) Monatliche Steuerung (monatlicher Soll-/Ist-Vergleich; Stärken erkennen wo verdienen wir Geld) Maßnahmen unterjährig (Ziele werden erreicht; gezielte Anpassung von Kosten, Stunden etc.)

55 008_Schlussfolie Viel Erfolg bei der Umsetzung! 2012 Jens Kullmann Schwarze Zahlen für den GaLaBau Bleifeld 17 D Rösrath Tel / Fax / info@jenskullmann.de