Was leistet der SALESMAN?

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1 Was leistet der SALESMAN? Der EUROPEAN SALESMAN ist eine äußerst vielseitige Software, die Unternehmen dazu verhilft, ihre täglichen Büro- und Geschäftsabläufe einfacher und effizienter abzuwickeln von der internen Organisation über das Bestell- und Verkaufswesen bis hin zur Korrespondenz: Angebote erstellen, Rechnungen fakturieren, Bestellungen aufgeben, Kunden verwalten, Artikel pflegen, Briefe schreiben all dies lässt sich mit dem SALESMAN bequem und Zeit sparend erledigen. Durch eine moderne Client-Server-Technologie werden alle Daten auf einem zentralen Datenbank-Server zur Verfügung gestellt und sind von allen angeschlossenen Arbeitsstationen (bis zu 25) gleichzeitig über eine leicht zu bedienende Oberfläche erreichbar. Das Programm ist in der Praxis erprobt. Es bereitet den Weg zum papierlosen Büro und hat sich für manchen Kunden als unverzichtbar herausgestellt. Der SALESMAN besteht aus einem Grundpaket und mehreren Zusatzmodulen. Das Grundpaket stellt ein umfangreiches Informations- und Organisationssystem für die Bewältigung vielfältiger Aufgaben zur Verfügung (Beispiele): Verwaltung von Kunden, Lieferanten, Benutzern, Artikeln, Lagerbeständen (sog. Stammdaten ) Verwaltung von bis zu 4 Filialen und Warenlagern Erstellen von Aufträgen, Angeboten, Rechnungen und Bestellungen (sog. Bewegungsdaten ) Importieren und Hinterlegen von Texten, Dokumenten und Abbildungen Statistiken über Umsätze, Kunden-, Artikel- und Lagerbestände allgemeine Korrespondenz Das Grundpaket kann um folgende Zusatzmodule erweitert werden: Schnittstelle Finanzbuchhaltung für DATEV (Übergabe fakturierter Rechnungen) inkl. Mahnwesen und Verwaltung offener Rechnungen Paketversand mit GLS/German Parcel und UPS (über UPS-Worldship) Kassenprogramm mit Barcode-Funktionen Anbindung eines Webshops mit Datenaustausch Know-how-Datenbank zur Ablage wichtiger interner Informationen Expertenmodul für den Export von Unternehmensdaten ( Datapump ) Fileserver-Verwaltung Durch den modularen Aufbau kann der SALESMAN problemlos an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden (auch an das Unternehmensprofil, CI). Darüber hinaus sichern wir Ihnen einen umfangreichen und zuverlässigen Support zu, z. B.: gründliche Einführung in das Programm, Beratung bei der Auswahl und dem Kauf eventuell notwendiger Hardware, Einrichtung und Anpassung der Geräte an die bestehenden Systemvoraussetzungen. Das sind die entscheidenden Unterschiede zu gängigen Standardlösungen und die entscheidenden Vorteile für Sie als Kunde. GiraCom e. K. Grevenbroich, November 2004 Seite 01/37

2 Einen Überblick über die Aufgabenbereiche und Funktionen des EUROPEAN SALESMAN gibt Ihnen das nachfolgende Schema. Funktionsschema Unternehmens-Software EUROPEAN SALESMAN Steuerbüro oder Finanzbuchhaltung DATEV Ausgangsrechnungen Debitoren 2 Schnittstelle Finanzbuchhaltung Lieferanten Bestellungen Lieferungen 1 SALESMAN Kundenverwaltung Lieferantenverwaltung Benutzerverwaltung Artikelverwaltung Angebotsverwaltung Auftragsverwaltung Verwaltung Bestellungen Dokumentenverwaltung Verwaltung Geschäftsvorgänge Know-how-Datenbank Statistiken Umsätze, Kunden, Artikel 6 5 Homepage (Web-Shop) Ladenlokal (Kassenprogramm) Direktvertrieb Rechnungen Aufträge Rechnungen Aufträge Angebote, Auftragsbestätigung Rechnungen Aufträge Kunden Versandaufkleber 1 Professional-Paket Salesman Grundpaket ohne Dokumentenverwaltung und Know-how-Datenbank 3 Schnittstelle UPS-Worldship Versand durch UPS mit Pakettracking 2 Zusatzmodul Finanzbuchhaltung mit DATEV- Schnittstelle Versandaufkleber Zusatzmodule für UPS- oder GLS-Paketversand (UPS über UPS-Worldship) Kassenprogramm mit Barcode-Funktionen Anbindung eines Webshops mit Datenaustausch 4 Schnittstelle GLS (andere Anbieter auf Wunsch) Versand durch GLS mit Pakettracking GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 02/37

3 Hauptnavigation Die beim Starten des EUROPEAN SALESMAN erscheinende Hauptansicht spiegelt die Bereiche wider, die die täglichen Büro- und Geschäftsabläufe in einem Unternehmen bestimmen und führt die Benutzer über entsprechende Navigationslaschen zu den jeweiligen Aufgabenfeldern, z. B. zur Erfassung und Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Artikeln Erstellung und Verwaltung von Angeboten Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Rechnungen Aufgabe und Verwaltung von Bestellungen Abbildung 1 (siehe nachfolgende Seite) zeigt am Beispiel eines Angebots, wie zu einem Suchergebnis (hier das Angebot für Martin Muster, links) gleichzeitig das zugehörige aktuelle Angebot (rechts) dargestellt wird. Um dem Angebot weitere Artikel hinzuzufügen, werden die gewünschten Artikel über den Button Suchen ausgewählt und einfach mit dem Pfeil von links nach rechts in das Angebot eingefügt. Da das Anlegen und Verwalten von Angeboten, Aufträgen, Bestellungen oder Stammdaten nach dem gleichen Prinzip funktioniert, können sich die Benutzer schnell in das Programm einarbeiten. Abbildung 2 zeigt, wie ein Suchergebnis in der Ansicht vergrößert werden kann (bessere Übersicht über die angezeigten Daten), wenn aktuell kein Formular (Angebot, Auftrag oder Bestellung) bearbeitet wird. Über die Menüleiste (Datei, Datensatz, Ansicht etc.) können u. a. Daten im- und exportiert, Listen und Statistiken aufgerufen und ausgedruckt, Benutzer verwaltet, Kunden-, Lieferanten und Artikelgruppen angelegt, Versandarten und Zahlungsbedingungen gepflegt oder häufig benutzte Internetseiten aufgerufen werden. Der Menüpunkt Hilfe sowie die Pop-Up-Fenster zu den einzelnen Menüs verschaffen einen schnellen Überblick über die verfügbaren Funktionen und deren Benutzung. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 03/37

4 Abbildung 1 Abbildung 2 GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 04/37

5 Kundenverwaltung Beim Anlegen von Kunden können u. a. folgende Informationen hinterlegt werden (Auswahl): Name, Ansprechpartner Adresse (Ort wird automatisch nach Eingabe der PLZ generiert) Kundengruppe, -branche Suchbegriff Kundennummer (wird automatisch generiert oder manuell eingegeben) Debitorennummer Telefon-, Faxnummer , Internet-Adresse (direkter Zugang zu Standard-Mailprogrammen und auf die Homepage per Mausklick) Liefer- und Zahlungsbedingungen (werden beim Anlegen von Angeboten/Aufträgen automatisch in die jeweiligen Angebote/Aufträge übernommen, z. B. abweichende Rechnungsempfänger, separate Lieferadressen für Lieferscheine, Verkauf ohne Mehrwertsteuer) Einrichtung einer Liefersperre Serviceleistungen (Verwaltung monatlicher Service- und Mietverträge) Bankverbindungen freie Kommentare/Zusatzinformationen Kurzübersicht über den Kundenumsatz (aktuelles Jahr/Vorjahr) letztes Kaufdatum Alle wichtigen Informationen zu den jeweiligen Kunden lassen sich mit einem einzigen Mausklick abrufen, z. B.: alle Angebote alle Aufträge die gesamte Korrespondenz Darüber hinaus können alle bereits bestehenden Texte, Dokumente, Grafiken, Bilder etc. mit dem Zusatzmodul Dokumentenverwaltung problemlos in das System integriert und den entsprechenden Kunden zugeordnet werden (Näheres unter Zusatzmodule / Dokumentenverwaltung ). Die nachfolgenden Screenshots geben Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten der Kundenerfassung und -verwaltung. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 05/37

6 Standard-Daten Kontakt-Daten GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 06/37

7 Modalitäten Erweiterungen GiraCom e. K. Grevenbroich, November 2004 Seite 07/37

8 Lieferantenverwaltung Das Anlegen von Lieferanten kann u. a. mit folgenden Angaben verbunden werden (Auswahl): Name, Ansprechpartner Adresse (Ort wird automatisch nach Eingabe der PLZ generiert) Lieferantengruppe, -branche Suchbegriff Laufende Nummer, Kreditorennummer Telefon-, Faxnummer , Internet-Adresse (direkter Zugang zu Mailprogrammen und Homepage) Liefer- und Zahlungsbedingungen (werden beim Anlegen von Bestellungen automatisch in die jeweilige Bestellung übernommen) Bankverbindungen freie Kommentare/Zusatzinformationen letztes Bestelldatum Alle bereits bestehenden Texte, Dokumente, Grafiken, Bilder etc. können mit dem Zusatzmodul Dokumentenverwaltung problemlos in das System integriert und den entsprechenden Lieferanten zugeordnet werden (Näheres unter Zusatzmodule / Dokumentenverwaltung ). Darüber hinaus lassen sich zu jedem Lieferanten alle aufgegebenen Bestellungen anzeigen. Die nachfolgenden Screenshots zeigen, mit welchen Formularen die Lieferanten erfasst und verwaltet werden können. Standard-Daten GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 08/37

9 Kontakt-Daten Modalitäten GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 09/37

10 Erweiterungen GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 10/37

11 Benutzerverwaltung Dank einer modernen Client-Server-Technologie haben bis zu 25 Benutzer die Möglichkeit, gleichzeitig mit dem EUROPEAN SALESMAN zu arbeiten. Die Benutzer können mit folgenden Daten in das System aufgenommen werden: Name Privatadresse (Ort wird automatisch nach Eingabe der PLZ generiert) Telefon-, Faxnummern (privat und/oder geschäftlich) -Adresse Benutzername und Passwort für den Zugriff auf die SALESMAN-Programme interne Durchwahlnummer bis zu 10 verschiedene Benutzerlevels Über die Zuweisung eines Benutzerlevels (Geschäftsführung, Buchhaltung, Verkauf etc.) werden den Nutzern des Systems unterschiedliche Rechte eingeräumt, z. B. Zugriff auf Kunden/Umsatzstatistiken oder Filialdaten, Benutzung der FiBu-Schnittstelle, Löschen von Stamm- oder Bewegungsdaten, Änderung von Programmeinstellungen, Export von Daten, Anpassung von Artikelbeständen etc. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 11/37

12 Artikelverwaltung Bei der Erfassung von Artikeln lassen sich u. a. folgende Details hinterlegen (Auswahl): Artikelbezeichnung, -typ, -kategorie Artikelnummer, Barcodenummer Ersatzartikelnummer bei gesperrten Artikeln Artikelnummer, unter der beim Lieferanten bestellt werden kann Spezifikationen/zusätzliche Artikelinformationen Suchbegriff Stücklisten oder Dienstleistungspakete bis zu 4 verschiedene Verkaufspreise Einkaufspreise und kalkulatorische Preise Hersteller und Lieferanten Lagerort letztes Verkaufsdatum Rabatte Sperrung von Artikeln, die nicht mehr verfügbar sind oder nicht mehr benutzt werden sollen freie Kommentare/Zusatzinformationen Abbildungen Der Artikelbestand wird über die Verbuchung von Warenein- und -ausgängen gepflegt und ist jederzeit abrufbar. Artikel, die unter einem bestimmten Mindestlagerbestand liegen, können über die Funktion Bestelllisten erfasst und ausgedruckt werden. Zudem kann angezeigt werden, welche Artikel in Angeboten, Aufträgen oder Bestellungen eingebunden sind. Platzhalterzeichen, die in den Artikel-Stammdaten eingegeben werden können, ermöglichen individuelle Angaben zu den jeweiligen Artikeln. Beim Hinzufügen von Artikeln zu einer Bestellung wird das Platzhalterzeichen automatisch selektiert. Alle Artikel können auch ins Internet exportiert und dort in einem Web-Shop zum Verkauf angeboten werden. Schließlich lassen sich komfortabel Inventurlisten erstellen, wahlweise selektiert nach Hersteller Artikelnummer, -gruppen, -kategorien, -typen Die nachfolgenden Screenshots zeigen, mit welchen Formularen die Artikel erfasst und verwaltet werden können. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 12/37

13 Artikel-Daten Lager-Daten GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 13/37

14 Lieferanten-Daten Erweiterungen GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 14/37

15 Abbildungen Inventur GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 15/37

16 Angebotsverwaltung Die Erstellung von Angeboten (Artikel, Leistungen) beinhaltet u. a. folgende Informationen: Kunde Ansprechpartner für das Angebot Liste der angebotenen Artikel mit den üblichen Angaben zu Menge, Einkaufspreis, Verkaufspreis (Gesamtpreise werden automatisch als Nettosummen errechnet), Mehrwertsteuer, Rabatt, Artikelnummer, Artikelbeschreibung Häufig wiederkehrende Angebote können mit der Kopierfunktion dupliziert und dann auf den aktuellen Vorgang abgestimmt werden. Zu jedem Angebot kann über ein eigenes Formular ein Begleitschreiben erstellt und in einem einzigen Vorgang zusammen mit dem Angebot ausgedruckt werden. Im Kopffeld des Begleitschreibens erscheinen automatisch folgende angebotsspezifische Informationen: Angebotsnummer und -datum Kundennummer Kommissionsnummer Versandart Zahlungsbedingungen Liefertermin (Datum oder Kalenderwoche oder freier Text) Angebote können wahlweise abgespeichert werden als eröffnete Angebote übernommene Angebote abgelehnte Angebote Darüber hinaus kann jedes Angebot bequem mit einem einzigen Mausklick in einen Auftrag umgewandelt werden. Das Angebot wird dann automatisch von eröffnet auf angenommen geändert. Die nachfolgenden Screenshots geben einen Überblick über die Erfassung und Verwaltung von Angeboten. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 16/37

17 Artikel-Daten Modalitäten GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 17/37

18 Begleitschreiben GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 18/37

19 Auftragsverwaltung Die Erstellung von Aufträgen beinhaltet u. a. folgende Informationen: Kunde Ansprechpartner für den Auftrag/die Rechnung Liste der angebotenen Artikel mit den üblichen Angaben zu Menge, Einkaufspreis, Verkaufspreis (Gesamtpreise werden automatisch als Nettosummen errechnet), Mehrwertsteuer, Rabatt, Artikelnummer, Artikelbeschreibung Verkaufte Artikel werden automatisch beim Erstellen der Rechnung im Lager als Abgang registriert. Häufig wiederkehrende Aufträge können mit der Kopierfunktion dupliziert und dann auf den aktuellen Vorgang abgestimmt werden. Zu jedem Auftrag kann über ein eigenes Formular ein Begleitschreiben erstellt und in einem einzigen Vorgang zusammen mit dem Auftrag ausgedruckt werden. Im Kopffeld des Begleitschreibens erscheinen automatisch folgende auftragsspezifische Informationen: Auftragsnummer und -datum Kundennummer Kommissionsnummer Versandart Zahlungsbedingungen Liefertermin (Datum oder Kalenderwoche oder freier Text) Beim Versand ins Ausland wird unterschieden zwischen EU- und Nicht-EU-Land, um bei einer späteren Weitergabe an die Finanzbuchhaltung die verschiedenen Auslandskonten korrekt mit oder ohne MwSt anzusprechen Aufträge können wahlweise abgespeichert werden als eröffnete Aufträge fakturierte Aufträge (Rechnungen) Sobald eine Rechnung erstellt wurde, wird der Auftrag auf fakturiert gesetzt, so dass Mengen und Preisangaben nicht mehr geändert werden können. Eine Auftragsbestätigung kann per Mausklick abgerufen und ausgedruckt werden. Wenn eine Versandart genutzt wird, die Online-Tracking unterstützt (z. B. German Parcel, UPS), kann der Weg eines Paketes per Internet verfolgt werden. Die nachfolgenden Screenshots geben einen Überblick über das Auftragswesen. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 19/37

22 Verwaltung Bestellungen Beim Aufgeben von Bestellungen sind folgende Angaben vorgesehen: Lieferant Ansprechpartner für die Bestellung Liste der zu bestellenden Artikel mit den üblichen Angaben zu Menge, Einkaufspreis (optional), Artikelnummer des Lieferanten, Artikelbeschreibung Netto-Gesamtpreise werden automatisch errechnet. Häufig wiederkehrende Bestellungen können mit der Kopierfunktion dupliziert und dann auf den aktuellen Bestellvorgang abgestimmt werden. Zu jeder Bestellung lässt sich über ein eigenes Formular ein Begleitschreiben erstellen und in einem einzigen Vorgang zusammen mit der Bestellung ausdrucken. Im Kopffeld des Begleitschreibens erscheinen automatisch folgende Informationen: Bestellnummer und -datum Lieferantennummer Kommissionsnummer gewünschte Versandart gewünschte Zahlungsbedingungen gewünschter Liefertermin (Datum oder Kalenderwoche oder freier Text) Bestellungen können wahlweise abgespeichert werden als eröffnete Bestellungen gelieferte Bestellungen stornierte Bestellungen Nach dem Ausdruck wird eine Bestellung automatisch von eröffnet auf bestellt geändert. Mit Hilfe von zusätzlicher Software besteht auch die Möglichkeit, die Bestellungen statt auf den Drucker auf ein Fax-Gerät umzuleiten oder als pdf-dokument abzulegen. Zu jeder Bestellung kann per Mausklick der Lieferant mit allen hinterlegten Informationen und Geschäftsvorgängen aufgerufen werden. Die nachfolgenden Screenshots geben einen Überblick über die Aufgabe und Verwaltung von Bestellungen. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 22/37

25 Verwaltung Geschäftsvorgänge Zu jedem Kunden und Lieferanten lassen sich alle geschäftlichen Vorgänge (Briefe, Notizen, Verträge etc.) per Mausklick auf einen Blick aufrufen, einsehen und bearbeiten. Briefe, Verträge etc., die nicht über den SALESMAN erstellt wurden, können mit dem Zusatzmodul Dokumentenverwaltung integriert und den jeweiligen Kunden oder Lieferanten zugeordnet werden (Näheres unter Zusatzmodule/Dokumentenverwaltung ). Übersicht Einzelvorgang GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 25/37

26 Statistiken Statistiken können z. B. über Umsätze erstellt werden, gegliedert nach Artikeln (alle, einzelne Artikel oder Artikelgruppen) Kunden (alle, einzelne Kunden oder Kundengruppen) Vertretern (alle oder einzelne Vertreter) Filialen Die jeweiligen Umsätze sind über beliebige Zeiträume abrufbar und werden in eine übersichtliche Grafik umgesetzt. Darüber können detaillierte Übersichten angezeigt werden über Anzahl und Summen der offenen Posten ( kleines Mahnwesen, wenn das OPOS-Modul von DATEV nicht bemüht wird) eröffneten Angebote abgeschlossenen Serviceverträge Controlling-Auswahl GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 26/37

27 Statistik GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 27/37

28 Finanzbuchhaltung Dieses Zusatzmodul ist die Schnittstelle zwischen dem EUROPEAN SALESMAN und der internen Finanzbuchhaltung bzw. einem externen Steuerbüro. Alle fakturierten Rechnungen mit den dazugehörigen Debitoren können direkt an die DATEV übergeben werden. Darüber hinaus lassen sich Debitoren- und Kreditorenlisten oder Zahlungsbedingungen in ein Excel-Format (.CVS-Datei) exportieren sowie folgende Informationen abrufen: eröffnete Angebote offene Rechnungen Rechnungsabschlüsse (wahlweise für bestimmte Zeiträume) Sollen die Rechnungsdaten an ein externes Steuerbüro übergeben werden, kann nach dem Erstellen der Übergabedateien eine komprimierte Datei (.ZIP-Format) generiert werden, um diese anschließend als -Anhang zu versenden. Falls das OPOS-Modul der DATEV nicht verwendet wird, besteht die Möglichkeit, innerhalb einer kleinen Finanzbuchhaltung für offene Rechnungen automatisch Mahnungen zu erstellen. Die nachfolgenden Screenshots geben einen Überblick über die Finanzbuchhaltung. Export DATEV GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 28/37

29 Export Sonstiges Extras GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 29/37

30 Kassenprogramm Dieses Zusatzmodul findet Anwendung in einem der Firma angeschlossenen Ladenlokal, das Artikel an Endverbraucher verkauft. Es handelt sich um ein vereinfachtes (und entsprechend einfach zu bedienendes) Eingabeprogramm für den Barverkauf, das mit Barcodescanner, Tastatur oder Maus gesteuert wird und an die Datenbank des SALESMAN angeschlossen ist. Das Programm läuft auf einem handelsüblichen PC. In Kombination mit dem SALESMAN-Controlling-Programm können alle Möglichkeiten der Auswertung von Umsätzen, offenen Posten o. ä. genutzt werden. Über die Fibu- Schnittstelle lassen sich alle Rechnungen komfortabel an die Buchhaltung übergeben. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 30/37

31 Paketversand Zurzeit sind verschiedene Zusatzmodule für den Paketversand verfügbar, die aufgrund der Vorgaben durch die Versanddienste verschieden funktionieren. Versand per United Parcel Service (UPS) Vorraussetzung ist die Registrierung als UPS-Kunde sowie der Einsatz des UPS-eigenen Programms UPS-Worldship, das die Aufkleber für den Versand druckt und auch die Versandkosten online abrechnet. Die SALESMAN-Schnittstelle für UPS-Worldship sorgt dafür, dass die auftrags- und kundenspezifischen Daten an das UPS-Programm übergeben werden, so dass keine Versandaufkleber mehr manuell ausgefüllt werden müssen. Mit dem Ausdruck der Rechnung für den Kunden aus dem SALESMAN heraus kann gleichzeitig der Druck für die passenden Versandaufkleber gestartet werden. Somit ist ein flüssiger und fehlerfreier Ablauf gewährleistet. Das Paket-Tracking erfolgt durch das UPS-Programm. Versand per German Logistics Service, GLS (German Parcel Service, GPS) Vorraussetzung ist die Registrierung als GLS-Kunde sowie der Erhalt eines eigenen Nummernkreises für den Druck von Versandaufklebern. Im Gegensatz zu UPS werden die Aufkleber vollständig durch die SALESMAN-Programme erstellt (Serverprozess). Somit ist es auch möglich, alle Tracking-Informationen über den SALESMAN zu sammeln und z. B. die Paketscheinnummern mit auf die Rechnung zu drucken. Alle Informationen über den Verbleib eines Paketes können per Knopfdruck aus dem SALESMAN-Hauptprogramm heraus im Internet abgerufen werden. Individuelle Anpassung Fast alle Versanddienste bieten verschiedene Möglichkeiten, Versandaufkleber selbst zu erstellen. Wenn unsere Kunden mit anderen als den o. g. Diensten zusammenarbeiten, sind wir natürlich auch in der Lage und gerne bereit, auf die jeweiligen Bedürfnisse einzugehen und geeignete Schnittstellen oder Module zu erstellen, die den Anforderungen anderer Anbieter entsprechen. Nachfolgend je ein Beispiel für Paketaufkleber von UPS und GLS. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 31/37

32 UPS-Aufkleber GLS-Aufkleber GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 32/37

33 Webshop In einem modernen Unternehmen, das Waren verkauft, darf natürlich der Vertriebsweg Internet nicht fehlen. Der SALESMAN bietet die Möglichkeit, Bestellungen, die im Internet aufgegeben wurden, bequem zu importieren: Die Bestellungen werden als Textdatei aus dem Internet geladen und können mit dem SALESMAN-Hauptprogramm eingelesen werden. Der SALESMAN bietet in den Artikelstammdaten auch die Möglichkeit, diejenigen Artikel zu markieren, die für den Verkauf im Internet zur Verfügung stehen sollen. Natürlich können auch Abbildungen hinterlegt und gemeinsam mit den Artikeln in den Webshop exportiert werden. Wenn Sie neben dem traditionellen Vertrieb schon über einen Internet-Shop verfügen, bietet Ihnen der SALESMAN die Möglichkeit, all Ihre Vertriebswege zentral zu steuern und zu kontrollieren. Sollten Sie noch keinen Shop haben, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite, denn wir haben langjährige Erfahrung in der Erstellung komfortabler und lukrativer Online-Shops. Hier zwei Beispiele: GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 33/37

34 Dokumentenverwaltung Zu jedem Kunden und Lieferanten können alle bisher schon erfassten Dokumente (Briefe, Verträge, Projektdaten, etc.), Grafiken oder Bilder in digitaler Form in das System importiert werden. Dabei lassen sich nach Windows-Explorer-Vorbild Verzeichnisse anlegen, umbenennen oder löschen, Dateien hinzufügen oder kopieren usw. Alle Dokumente werden auf einem Server in einem gemeinsamen Verzeichnis abgelegt und verwaltet. Das führt zu einer Zentralisierung des Datenbestandes und damit zu einer Optimierung der täglichen Büro- und Geschäftsabläufe. Ein zusätzlicher Vorteil der zentralen Datenablage besteht darin, dass alle Dokumente einfach und bequem zu sichern sind (z. B. auf ein Bandlaufwerk) und dadurch Datenverluste nachhaltig verhindert werden können. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 34/37

35 Know-how-Datenbank In der Know-how-Datenbank können Informationen für den internen Gebrauch gespeichert werden, angefangen von allgemeinen Hinweisen über besondere Vorschriften bis hin zu Tipps oder ausführlichen Erläuterungen zum Umgang mit bestimmten Geräten, Programmen usw. Dadurch entsteht eine Informationsquelle, die allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens jederzeit zugänglich ist. Zwar bietet schon das Hauptprogramm umfangreiche Möglichkeiten, zusätzliche Informationen zu hinterlegen, doch gibt es auch Hinweise und Angaben, die nur für eine bestimmte Abteilung des Unternehmens wichtig sind oder keinem Kunden, Lieferanten oder Artikel eindeutig zugeordnet werden können. Dafür ist die Know-how-Datenbank vorgesehen. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 35/37

36 Moderne Client-Server-Technologie Der EUROPEAN SALESMAN basiert auf moderner Client-Server-Technologie, d. h. der Datenbestand wird auf einem zentralen Computer (Server) verwaltet, und alle angeschlossenen Arbeitsstationen (Clients) greifen über ein Netzwerk auf diesen Server zu, um Daten zu erhalten, abzuändern oder neue Daten anzulegen. Bis zu 25 Clients haben gleichzeitig Zugriff auf den Server. Für den Server kann entweder ein Linux- oder ein Windows-Betriebssystem (ab Windows 2000) eingesetzt werden. Der Datenbestand wird von einer Firebird- oder Interbase-Datenbank verwaltet. Die Arbeitsstationen sollten mindestens folgende Voraussetzungen erfüllen: Betriebssystem ab Windows 98, Pentium-3-Prozessor, 128 MB Hauptspeicher. Auf den einzelnen Arbeitsstationen werden Treiber installiert, die den SALESMAN-Anwendungen das Zusammenspiel mit der Datenbank ermöglichen. Die Hardware des Servers ist abhängig vom Umfang der zu verwaltenden Daten und von der Anzahl der angeschlossenen Arbeitsstationen. In der Regel reichen die aktuellen handelsüblichen Serversysteme aus. Die Kommunikation zwischen Server und Arbeitsstationen erfolgt über das Netzwerkprotokoll TCP/IP, das mit jedem Betriebssystem mitgeliefert wird. Der zentrale Datenbestand auf einem einzigen Server hat nicht nur den Vorteil, dass alle angeschlossenen Arbeitsplätze jederzeit Zugriff auf alle aktuellen Daten haben, er ermöglicht darüber hinaus eine komfortable und nachhaltige Sicherung aller Unternehmensdaten durch regelmäßige Backups (z. B. auf ein Bandlaufwerk). Falls mehr Ausfallsicherheit erwünscht ist, kann ein zusätzlicher Datenbankserver ins Netzwerk integriert werden, auf dem immer eine aktuelle Kopie der Unternehmensdaten angelegt wird und der beim Ausfall des Hauptservers umgehend als Ersatzsystem genutzt werden kann. Der EUROPEAN SALESMAN kann in fast jedes bestehende Netzwerk integriert werden. Sollten Sie über kein Netzwerk verfügen, übernehmen wir gerne die Einrichtung und alle damit verbundenen Arbeiten. GiraCom e. K. Grevenbroich, Dezember 2004 Seite 36/37