Effizientes Geschäftsprozessmanagment mit SAP Business Workflow

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1 Effizientes Geschäftsprozessmanagment SAP Business Workflow Nach dem Einführungsboom von SAP R/3 um die Jahrtausendwende konzentrieren sich Unternehmen heute in erster Linie darauf, den betriebswirtschaftlichen Nutzen auf Basis der eingesetzten Systeme zu erhöhen. Nach Jahren der Konsolidierung und Rationalisierung scheinen die Möglichkeiten der Produktivitätssteigerungen ausgeschöpft. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für mehr Effizienz und Transparenz bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen ist die Einführung von SAP Business Workflow. Diese zusätzlichen Nutzungspotentiale sind in vielen Unternehmen noch weitestgehend ungenutzt. Der vorliegende Artikel soll Möglichkeiten aufzeigen, wie ein Projektteam auf ein Workflow-Projekt vorbereitet werden kann. Unilog Integrata Training hat das Seminarprogramm rund um das Thema Business Workflow neu konzipiert, um Mitarbeitern einen schnellen, zielgruppenorientierten Einstieg und eine effiziente Vertiefung des benötigten Wissens in dieses gewinnbringende Thema zu ermöglichen. Im Rahmen von Workflowprojekten werden die Projektarbeiter u.a. folgenden Fragen konfrontiert: Welche Organisationsentwicklung ist erforderlich? Wie können Mitarbeiter auf ein Workflow- Projekt vorbereitet werden? Wie soll der Betriebsrat in das Projekt eingebunden werden? Welche Technologie (SAP, Outlook, Lotus-Notes etc.) soll eingesetzt werden? Wo sollen die Grenzen zwischen SAP-Standardanwendung und flexiblen, auf das Unternehmen angepassten Funktionen gezogen werden? Die Herausforderung beim Einsatz von SAP Business Workflow besteht darin, die vorhandenen Standard- Anwendungen (SAP R/3, Outlook, Lotus-Notes etc.) und den SAP Business Workflow sinnvoll und effizient zu integrieren. Neben der technischen Integration stellt sich weiterhin die Frage, welchen Methoden eine Verbesserung der Geschäftsprozesse unter Einsatz von SAP Business Workflow erreicht werden kann. Folgende Grafik soll die Vorgehensweise bei der Realisierung von Workflowprojekten verdeutlichen: Phase 1: Erhebung der Ist-Abläufe Phase 2: Workflow-Modellierung Phase 5: Bewertung, Überwachung KVP durch Workflow-Management Phase 3: Workflow-Einführung Phase 4: Workflow-Anwendung

2 Phase 1: In der ersten Phase erfolgt die Definition und Beschreibung der bestehenden Ist-Prozesse. Schwachstellen und die Workflow zu unterstützenden Geschäftsprozesse werden identifiziert. Zusätzlich werden die Mengengerüste (z.b. Anzahl Vorgänge pro Tag) analysiert. Die Ergebnisse dieser ersten Phase werden als Basis für eine Kosten/Nutzen-Analyse und da als Entscheidungsgrundlage für die Realisierung von Geschäftsprozessen Workflow-Unterstützung eingesetzt. Ein wesentlicher Parameter zur Verbesserung von Geschäftsprozessen kann zum Beispiel die Durchlaufzeit eines Arbeitsvorganges sein. Eine Geschäftsprozessanalyse könnte zu folgenden Ergebnissen führen: Geschäftsprozess Durchlaufzeit Benötigte Arbeitszeit Neuanlage Kundenstammsatz 2-3 Tage Minuten Vollständige Pflege Materialstamm 3-5 Tage Minuten Genehmigungsverfahren bei Bestellungen 2-4 Tage Minuten Prüfung Preisabweichung bei Eingangsrechnungen 2-5 Tage Minuten Eine genauere Untersuchung der Durchlaufzeiten zeigt die Defizite in der Prozesskette auf. Die Liegezeiten eines Vorganges betragen nicht selten mehr als 70%. In der Praxis resultieren diese Liegezeiten in der Regel aus dem manuellen Handling von Papier oder aus dem manuellen Weiterleiten von Informationen (Telefon, etc.). Ist ein Mitarbeiter krank oder kann er aus anderen Gründen einen Vorgang nicht bearbeiten, fehlt eine entsprechende Eskalationsstufe. Die Zeitanteile eines Vorganges könnten wie folgt analysiert und dokumentiert werden.

3 Kennzahlen dieser Art bilden die Basis für künftige Auswertungen innerhalb einer Workflow-Prozesskette. Phase 2: Auf Basis der in Phase 1 beschriebenen Geschäftsprozesse erfolgt die Geschäftsprozess-Modellierung. Ausgehend von einem betriebswirtschaftlichen Soll-Konzept wird aus dem Geschäftsprozess-Modell das SAP-Workflowmodell entwickelt. zu Phase 2 In dieser Phase erfolgt die Einarbeitung in die SAP Standard-Anwendungen sowie die betriebswirtschaftliche und technische Anforderungsspezifikation an den Business Workflow. Mit Hilfe eines eintägigen Seminars Workflow Überblick (Seminar 16660) erhalten die Projektglieder einen Überblick über die Nutzungspotentiale und den technischen Aufbau von Business Workflow. Die Teilnehmer erhalten zusätzlich einen Einstieg in die methodische Vorgehensweise bei der Workflow-Einführung. Dabei ist auch ein zielgruppenorientierter Einstieg (Seminare ) möglich: Die Seminare bestehen aus einem allgemeingültigen Teil, der in den Seminaren bis identisch ist. Das in dem jeweiligen -Seminar vorgestellte Workflow-Beispiel bezieht sich jedoch auf einen typischen Geschäftsprozess aus dem jeweiligen Unternehmensbereich. Seminar Bereich Beispiel-Workflow (1 Tag) Bereichsübergreifend Genehmigung Urlaubsantrag oder ein zielgruppenorientierter Einstieg den Seminaren: Seminar Bereich Beispiel-Workflow (1 Tag) Produktdatenmanagement Bearbeiten eines Änderungsantrages (1 Tag) Einkauf Freigeben einer Bestellanforderung (1 Tag) Produktion Statusmeldungen innerhalb eines Fertigungsauftrags (1 Tag) Vertrieb Freigabe einer Gutschriftsanforderung (1 Tag) Finanzwesen Freigabe einer preisgesperrten Rechnung (1 Tag) Personalwesen Genehmigung Urlaubsantrag

4 Phase 3: In dieser Phase werden die erforderlichen Stammdaten (z.b. Organisationseinheiten, Materialstammänderungen etc.) aufgebaut und die Workflow-Aufgaben bzw. Workflow-Muster entwickelt. Beim Einsatz des WIS (Workflow Informations System) werden die entsprechenden Info-Strukturen angepasst bzw. neu aufgebaut. zu Phase 3 Aufbauend auf einem der eintägigen Überblicksseminare werden die Mitarbeiter dem dreitägigen Seminar Workflow-Kompakt (Seminar 06902) in der technischen Realisierung von Business- Workflows geschult. Anhand eines durchgängigen Beispiels werden die verschiedenen Modellierungsmöglichkeiten vorgestellt und an Praxisbeispielen geübt. Die nächste Stufe der Workflow-Ausbildung ist das ebenfalls dreitägige Seminar Workflow- Programmierung (Seminar 16667). In diesem Seminar lernen die Teilnehmer die Programmier- Exits und da das Einbinden von ABAP/4- Routinen in einen Workflow kennen. Phase 4: Die Anwendung, Überwachung und Anpassung der Workflow-Prozesse ist Inhalt der Phase 4. zu Phase 4 In den beiden Seminaren Workflow-Kompakt (Seminar 06902) und Workflow-Programmierung (Seminar 16667) lernen die Teilnehmer die Workflow-Administration sowie Tipps und Tricks zur effizienten Fehlersuche kennen. Phase 5: In dieser Phase werden die in Phase 2 definierten und in Phase 3 realisierten Workflow-Prozesse Hilfe des WIS (Workflow Informations System) analysiert (z.b. Liegezeiten einer freizugebenden Bestellanforderung). Auf Basis dieser Kennzahlen können operative Verbesserungen eingeleitet und die Workflow-Modellierung bei Bedarf angepasst werden. Die Basis für einen Kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess (KVP) in den indirekten Bereichen ist geschaffen. zu Phase 5 Die Auswertemöglichkeiten zu Business Workflows werden ebenfalls in den beiden Seminaren Workflow-Kompakt (Seminar 06902) und Workflow- Programmierung (Seminar 16667) vorgestellt. Zusammenfassung Die effiziente Gestaltung von Geschäftsprozessen in den indirekten Bereichen sind die zukünftigen Herausforderungen an die Unternehmen. Dies kann zum einen durch die Nutzung bzw. Weiterentwicklung von SAP-Anwendungen erfolgen, zum anderen unterstützt SAP Business Workflow die Automatisierung oder Stabilisierung von Geschäftsprozessen. Vor allem in den bisher vernachlässigten indirekten Bereichen bietet SAP Business Workflow hervorragende Möglichkeiten, um die Produktivität erheblich zu steigern. Das Dreistufenmodell der Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Workflow-Überblick 1 Tag Seminar oder eines der zielgruppenorientierten Seminare bis Workflow-Kompakt Seminar Workflow-Programmierung Seminar Tage 3 Tage Autor: Uwe Kiser Referent der Unilog Integrata Training

5 Seminarübersicht SAP Business Workflow Überblick Prozesse, Integration, Handling Anforderungsdefinition Vom Geschäftsprozessmodell zum Workflow-Modell Architektur Organisationsmanagement Workflow-Laufzeitsystem Kopieren und Anpassen ausgelieferter Workflowszenarien oder einen zielgruppenorientierten Überblick zu SAP Business Workflow... Anforderungsdefinition für Business Workflows (Prozesse, technische Vorgaben) Vom Geschäftsprozessmodell zum Workflow-Modell Methoden und Tools zur Geschäftsprozess-Visualisierung Workflow-Projekte strukturieren und planen Architektur Organisationsmanagement Rollendefinition Business-Objekte Ereignisse Methoden Einschrittaufgaben Workflow-Laufzeitsystem Workflow-Administration Kopieren und Anpassen ausgelieferter Workflow-Szenarien Beispielszenario aus dem jeweiligen -Bereich Produktdatenmanagement Einkauf Produktion Vertrieb... Überblick Finanzwesen Personalwesen NEU NEU NEU NEU NEU NEU Kompakt Technische Realisierung, Workflow-Entwicklung Workflow als Management- System Organisationsmanagement Rollen Business Object Repository Einzelschritt- und Mehrschrittaufgaben Eingangskorb Webflow- Reporting Analyse Integration von Fremdprodukten Einbindung ABAP-Programme Rahmenbedingungen für die Workflow-Definition Programmierung Technische Integration SAP Workflow Workshop Mit diesem Workshop soll Ihr Projektteam bei der Lösungsfindung für eine konkrete Workflow-Aufgabe in Ihrem Unternehmen unterstützt werden. Das Programm für den Workshop wird in Abhängigkeit Ihrer Aufgabe im Vorfeld Ihnen abgestimmt Ebenen Einsatzgebiete Exits Business Object Builder Schnittstellen Ereigniserzeugung Funktionsbausteine Fehlerhandling Synchrone/asynchrone Methoden Hintergrundaufgaben Regelfunktionsbausteine Containertechnik Laufzeitsystem Administration NEU