Unternehmen: Technische Voraussetzungen: Internes Netzwerk vorhanden Netzwerk zu den Außenstellen vorhanden Angebot für Datenfernübertragung gewünscht

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1 Unternehmen: Adresse HMC-Fallbeispiel Nr. 1: 1.5 WE Vertreten durch: Dr. K. Höring Tel.-Nr.: Unternehmensgröße: Eigener Bestand Wohnungen 1.35 Gewerbe-Einheiten (feste Flächen) Gewerbe-Verträge für flexible Flächen Pachtverträge Garagen 135 Stellplätze Kleinverträge, Keller, Werbeflächen, Antennennutzung.etc. Gesamt Fremdverwaltung Wohnungen, auch in WEG 15 Gewerbe-Einheiten (feste Flächen) Gewerbe-Verträge für flexible Flächen Pachtverträge Garagen 15 Stellplätze Kleinverträge, Keller, Werbeflächen, Antennennutzung.etc. Gesamt 165 Anzahl Wohnungen u. Gewerbeverträge ges. 1.5 Anzahl Verträge gesamt 1.65 Anzahl Bildschirm-Arbeitsplätze 8 davon in Hauptverwaltung 8 Außenstellen Schulungsbedarf: Anzahl Personen je Thema gesamt 28 Kaufm. Immobilienmanagement 7 Interessentenverwaltung 1 Vermietung, Miete, Kautionen 1 Mieteberechnung f. Wohnungen 1 Mieteberechnung f. Gewerbeobjekte Mieteberechnung mit Mietspiegel 1 Mahnwesen 1 Umlagenberechnung 1 Hausverwaltung f. Dritte 1 WEG-Verwaltung Sondereigentumsverwaltung Mitgliederverwaltung Techn. Immobilienmanagement 5 Bestandsdatenerfassung 2 Lfd. Instandhaltung 2 Geplante Maßnahmen, Auftragsabw. 1 Investitionsmanagement Finanzen / Rechnungswesen 13 Grundlagen 3 Debitorten-/ Kreditoren-Buchhaltung 2 Anlagenbuchhaltung 2 Darlehensbuchhaltung 2 Grunbuchverwaltung, Hypotheken 2 Jahresabschluss und Controlling 2 IT Betreuung, Schriftgutverwaltg 2 DV-Administration 1 Schriftgutverwaltung 1 Nur lesender Zugriff auf Daten ca. 1 Anzahl Reports (Auswertungen, Berichte), die bei der Einführung vorhanden sein müssen oder anzupassen sind, ca. Anzahl Schriftstücke mit Daten aus dem DV-System ca. Technische Voraussetzungen: Internes Netzwerk vorhanden Netzwerk zu den Außenstellen vorhanden Angebot für Datenfernübertragung gewünscht Bemerkungen: Bisheriges DV-System: Erforderliche Dokumentationen a) mit dem Angebot: Hardwaresystemvoraussetzungen Bestätigung des beantworteten Fragenkatalogs als Vertragsbestandteil Strategie und Konzept für Migration und Altdatenaufbewahrung gem. GdPDU (c) HMC, Dr. K. HÖRING Anbietername - Preis-Angebot Fallbeispiel1-15WE 29.xls/Vorgaben1

2 Schulungsstrategie und -konzept b) als Bestandteil des Vertrages / der Projektergebnisse: Bei Inhouse-Lösung: Installationsdokumentation der Systemumgebung (inkl. besonderer Parameter, die für das System erforderlich sind) Customizing-Dokumentation (inkl. besonderer Parametereinstellungen) Anwenderhandbuch (auch als Online-Hilfe, Erklärung der wichtigsten Fkt., Verarbeitungsregeln und Einstellungsmgl. der Software durch den Admin. und den Anwender) Administrationshandbuch (inkl. Darstellung des Berechtigungskonzeptes) Zeitpunkt der Umstellung: Jahr 29 unterjährig ultimo Zukünftige Entwicklung: In absehbarer Zukunft sind folgende Zugänge (Abgänge = negativ) denkbar: Wohnungen Arbeitsplätze (c) HMC, Dr. K. HÖRING Anbietername - Preis-Angebot Fallbeispiel1-15WE 29.xls/Vorgaben1

3 HMC-Fallbeispiel Nr. 2: 5. WE AN Im Angebot gewünscht, wie unter "Ja" angehakt --> Ja EUR EUR p.a. AN 1 Grundpreis der Anwendungssoftware: AN 2 Moduln AN 2.1 Interessentenverwaltung AN 2.2 Vermietung von Wohnungen und Garagen AN 2.3 Vermietung von Gewerbeeinheiten mit Flächenmanagement AN 2.4 Miethöheberechnung AN 2.5 Wirtschaftlichkeitsberechnung AN 2.6 Kautionsverwaltung AN 2.7 Mietinkasso mit autom. Zuordnung / Buchung zu Mieterkonten AN 2.8 Mahn- und Klagewesen AN 2.9 Betriebskosten- / Heizkostenabrechnung AN 2.1 Rechnungseingangsbuch AN 2.11 Finanzbuchführung AN 2.12 Anlagenbuchhaltung AN 2.13 Zahlungsverkehr und Liquiditätsplanung AN 2.14 Konzernrechnungswesen mit Konsolidierungsmöglichkeiten AN 2.15 Kostenrechnung AN 2.16 Controlling (Budgetierung und Soll-Ist-Vergleiche) AN 2.17 Darlehensverwaltung AN 2.18 Liegenschaftsverwaltung AN 2.19 Grundbuch-Verwaltung AN 2.2 Fremdverwaltung / WEG-Verwaltung AN 2.21 Technische Objektbeschreibung AN 2.22 Bauwesen / Baubuch, Instandhaltungsprojekte (Bau- u. Projektmanagement) AN 2.23 AN 2.24 Laufende, ungeplante Instandhaltung AN 2.25 Handwerkerkopplung Portallösung f. 3 Handwerker AN 2.26 Versicherungsschadensabwicklung AN 2.27 Regiebetriebsverwaltung AN 2.28 Data Warehouse AN 2.29 Portfolio-Management AN 2.3 Schnittstellen: nach GAEB AN 2.31 zu Immoscout / Immonet AN 2.32 S-Firm AN 2.33 AN 2.34 AN 2.35 AN 2.36 AN 2.37 AN 2.38 AN 2.39 CRM AN 2.4 Workflow (gem. Kriterienkatalog 3.4.4) mit individueller Anpassung AN 2.41 Kauf eines Objektes AN 2.42 Umwandlung (Überführung einer Wohnung in Sondereigentum) AN 2.43 Verkauf eines Objektes oder einer Wirtschaftseinheit AN 2.44 Allg. Vertragsmanagement-Modul (Service- u AN 2.45 Zwischensumme,, AN 2.46 Rabatte in EUR Su AN 1/2 Summe Anwendungssoftware,, AN 3 Basissoftware (wenn nicht erforderlich, bitte Spalte K anhaken) EUR EUR p.a. AN 3.1 Datenbanksoftware: Produktions-, Backup- und Testserver AN 3.2 Sonstige Basis-Software, Outputmanagement etc. AN 3.3 Systemverwaltung, Konfigurationsmanagement Su AN 3 Summe Basissoftware,, AN 4 Server-Hardware (nachrichtlich, auch wenn nicht im Vertrieb) EUR EUR AN 4.1 Server (einmalige Investition) - wenn in Spalte G angehakt AN 5 ASP-Kosten, soweit nicht in AN 1/2 EUR p.a. EUR p.a. AN 5.1 Service-Kosten p.a. (auch bei Inhouse-Lösung) - wenn in Spalte G angehakt AN 5.2 Datenfernübertragung (DÜ) - wenn in Spalte G angehakt Su. AN 5 Summe Service-Kosten und DÜ,, AN 6 Einführung (einmalige Projektkosten inkl. Reisekosten) EUR EUR Wichtig: Beratertage angeben: AN 6.1 Schulung (inkl. Unterlagen) AN 6.2 Coaching nach Produktivstart, Anwenderbetreuung im 1. Jahr AN 6.3 Projektleitung AN 6.4 Datenmigration Stammdaten AN 6.5 Datenmigration Bewegungsdaten AN 6.6 Einrichtung, Einstellungen, Customizing AN 6.7 Einrichtung Workflow AN 6.8 Zusatzentwicklung AN 6.9 Anpassung von ca. Reports (Auswertungen) AN 6.1 Schriftgutanpassung von Dokumenten AN Summe Einführungsprojekt,, AN 6.11 Sind in den Projekt-Kosten unter AN Reisekosten und Spesen? 1 1 AN 6.12 Wenn nein: Bitte Reisekosten und Spesen angeben in EUR gesamt AN 6.13 oder in % der Projektkosten (c) HMC, Dr. K. HÖRING Seite 1

4 HMC-Fallbeispiel Nr. 2: 5. WE AN 6.14 Reisekosten und Spesen gesamt,, AN 6.15 Summe Einführungsprojekt inkl. Reisekosten und Spesen,, AN 7 Software-Wartung (jährl.) bei ASP wenn zusätzlich zu AN 1/2 EUR p.a. EUR p.a. Nachrichtlich in % p.a.: AN 7.1 Software-Wartung für Anwendungssoftware AN 1/2 AN 7.2 Software-Wartung für Basissoftware AN 3 AN 7.3 Wartungskosten gesamt,, AN 8 Minimale Vertragsdauer (sofern Angebotsbedingung) Jahre (c) HMC, Dr. K. HÖRING Seite 2

5 HMC-Fallbeispiel Nr. 2: 5. WE (c) HMC, Dr. K. HÖRING Seite 3

6 HMC-Fallbeispiel Nr. 2: 5. WE Kalkulation für Vergleichsrechnung Nicht vom Anbieter auszufüllen A Einmal-Ausgaben / Investitionen (ohne MWSt.) 1 Software-Lizenz (Kauf) EUR EUR 1.1 Anwendungssoftware 1.2 Basis-Software 1.3 Summe 1 Software-Lizenz 2 Hardware 3 Schulung / Customizing (Einführungsprojekt inkl. Reisekosten) 4 Remanenzkosten: Kosten des auslaufenden DV-Systems 5 SUMME A Vom Anwenderunternehmen einzugeben B Cash-Flow (inkl. MWSt.) Abschreibungsdauer (Jahre): 5 5 <-- 5 Jahre minimal gewünscht Kalkulatorischer Zins auf investiertes Kapital: Alle Kosten incl. MWSt. 1 Investition 2 Jährliche lfd. Kosten (ASP, Wartung und Hosting) 5% 19% C Kosten p.a. (inkl. MWSt.) Inhouse-Lösung ASP-Lösung 1 Software- ASP und Wartung EUR p.a. EUR p.a. 1.1 Abschreibung (AfA) der Software (A1.3) 1.2 ASP-Kosten (AN 1 bis AN 3 und AN 5) 1.3 Wartung, Pflege Software 1.4 Summe Software- ASP und Wartung 2 Hardware und Hosting 2.1 Hardware (AfA auf Pos. AN 4) 2.2 Hosting-Kosten (Service + Hardware, sofern nicht in AN 4 ) 2.3 Summe Hardware und Hosting 3 AfA auf Einführungsprojekt 4 Kalk. Zins für investiertes Kapital (Investment) 5 Interne Betriebs- und Remanenzkosten 5.1 AfA auf Kosten des auslaufenden DV-Systems 5.2 Kosten für lfd. Inhouse-Betrieb (Personal, Dienstleistungen etc.) 5.3 Summe 5 7 SUMME C Vom Anwenderunternehmen einzugeben Kennzahlen (alle inkl. MWSt.) D Kosten pro WE u. Jahr 1 Software- ASP und Wartung,, 2 Hardware (AfA) und Hosting-Kosten,, 3 Einführung (AfA),, 4 Kalk. Zins,, 5 Interne Betriebs- und Remanenzkosten,, 6 GESAMT pro WE. u. Jahr,, E Kosten pro ArbPl. u. Jahr 1 Software- ASP und Wartung 2 Hardware (AfA) und Hosting-Kosten 3 Einführung (AfA) 4 Kalk. Zins 5 Interne Betriebs- und Remanenzkosten 6 GESAMT pro ArbPl. u. Jahr F Kosten pro WE u. Monat 1 Software- ASP und Wartung,, (c) HMC, Dr. K. HÖRING Seite 4

7 HMC-Fallbeispiel Nr. 2: 5. WE 2 Hardware (AfA) und Hosting-Kosten,, 3 Einführung (AfA),, 4 Kalk. Zins,, 5 Interne Betriebs- und Remanenzkosten,, 6 GESAMT pro WE. u. Monat,, G Kosten pro ArbPl. u. Mon. 1 Software- ASP und Wartung 2 Hardware (AfA) und Hosting-Kosten 3 Einführung (AfA) 4 Kalk. Zins 5 Interne Betriebs- und Remanenzkosten 6 GESAMT pro ArbPl. u. Monat H Cash-Flow (inkl. MWSt.) je WE 1 Investition je WE,, 2 Jährliche lfd. Kosten (ASP, Wartung und Hosting) je WE,, I Cash-Flow (inkl. MWSt.) je Arbeitsplatz 1 Investition je Arbeitsplatz 2 Jährliche lfd. Kosten (ASP, Wartung und Hosting) je ArbPl J Investition (inkl. MWSt.) pro ArbPl. 1 Software-Lizenz 2 Hardware 3 Schulung / Customizing 4 Kosten des auslaufenden DV-Systems 5 SUMME Investitionen K Kosten bei Veränderung Wohnungsbestand / Arbeitsplätze (ohne MWSt.) 1 Lizenzkosten bei geändertem Bestand von Wohnungen,, 2 Lizenzkosten bei geändertem Bestand von Arbeitsplätzen,, 3 Summe Software-Lizenzen [EUR],, 4 Summe Wartungskosten [EUR p.a.],, (c) HMC, Dr. K. HÖRING Seite 5

8 HMC-Fallbeispiel Nr. 2: 5. WE L Cash-Flow über 1 Jahre (inkl. MWSt.) Einführg Einmalige Investition bei Einführung Software 29 Hardware Projekt Remanenzkosten Kapitalkonto (ultimo) Gesamt 1. Betr.-J Laufende Ausgaben 21 Zinsen auf Investition und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) 2. Betr.-J Laufende Ausgaben 211 Zinsen auf Kapitalkonto und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) 3. Betr.-J Laufende Ausgaben 212 Zinsen auf Kapitalkonto und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) 4. Betr.-J Laufende Ausgaben 213 Zinsen auf Kapitalkonto und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) 5. Betr.-J Laufende Ausgaben 214 Zinsen auf Kapitalkonto und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) 6. Betr.-J Laufende Ausgaben 215 Zinsen auf Kapitalkonto und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) 7. Betr.-J Laufende Ausgaben 216 Zinsen auf Kapitalkonto und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) 8. Betr.-J Laufende Ausgaben 217 Zinsen auf Kapitalkonto und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) 9. Betr.-J Laufende Ausgaben 218 Zinsen auf Kapitalkonto und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) 1. Betr.-J Laufende Ausgaben 219 Zinsen auf Kapitalkonto und lfd. Ausgaben (1/2) Kapitalkonto (ultimo) Vergleich: Inhouse-Lösung - ASP- Lösung (c) HMC, Dr. K. HÖRING Seite 6

9 Unternehmen: Adresse HMC-Fallbeispiel Nr. 3: 1. WE Vertreten durch: Dr. K. Höring Tel.-Nr.: Unternehmensgröße: Eigener Bestand Wohnungen 8.5 Gewerbe-Einheiten (feste Flächen) 2 Gewerbe-Verträge für flexible Flächen Pachtverträge Garagen 87 Stellplätze Kleinverträge, Keller, Werbeflächen, Antennennutzung.etc. Gesamt 9.57 Fremdverwaltung Wohnungen, auch in WEG 1.3 Gewerbe-Einheiten (feste Flächen) Gewerbe-Verträge für flexible Flächen Pachtverträge Garagen 13 Stellplätze Kleinverträge, Keller, Werbeflächen, Antennennutzung.etc. Gesamt 1.43 Anzahl Wohnungen u. Gewerbeverträge ges. 1. Anzahl Verträge gesamt 11. Anzahl Bildschirm-Arbeitsplätze 5 davon in Hauptverwaltung 5 Außenstellen Schulungsbedarf: Anzahl Personen je Thema gesamt 123 Kaufm. Immobilienmanagement 56 Interessentenverwaltung 1 Vermietung, Miete, Kautionen 1 Mieteberechnung f. Wohnungen 5 Mieteberechnung f. Gewerbeobjekte 3 Mieteberechnung mit Mietspiegel 5 Mahnwesen 5 Umlagenberechnung 3 Hausverwaltung f. Dritte 5 WEG-Verwaltung 5 Sondereigentumsverwaltung 5 Mitgliederverwaltung Techn. Immobilienmanagement 23 Bestandsdatenerfassung 1 Lfd. Instandhaltung 5 Geplante Maßnahmen, Auftragsabw. 5 Investitionsmanagement 3 Finanzen / Rechnungswesen 34 Grundlagen 1 Debitorten-/ Kreditoren-Buchhaltung 8 Anlagenbuchhaltung 5 Darlehensbuchhaltung 3 Grunbuchverwaltung, Hypotheken 3 Jahresabschluss und Controlling 5 IT Betreuung, Schriftgutverwaltg 7 DV-Administration 2 Schriftgutverwaltung 5 Nur lesender Zugriff auf Daten ca. 3 Anzahl Reports (Auswertungen, Berichte), die bei der Einführung vorhanden sein müssen oder anzupassen sind, ca. Anzahl Schriftstücke mit Daten aus dem DV-System ca. Technische Voraussetzungen: Internes Netzwerk vorhanden Netzwerk zu den Außenstellen vorhanden Angebot für Datenfernübertragung gewünscht Bemerkungen: Bisheriges DV-System: Erforderliche Dokumentationen a) mit dem Angebot: Hardwaresystemvoraussetzungen Bestätigung des beantworteten Fragenkatalogs als Vertragsbestandteil Strategie und Konzept für Migration und Altdatenaufbewahrung gem. GdPDU (c) HMC, Dr. K. HÖRING Anbietername - Preis-Angebot Fallbeispiel3-1WE 29.xls/Vorgaben1

10 Schulungsstrategie und -konzept b) als Bestandteil des Vertrages / der Projektergebnisse: Bei Inhouse-Lösung: Installationsdokumentation der Systemumgebung (inkl. besonderer Parameter, die für das System erforderlich sind) Customizing-Dokumentation (inkl. besonderer Parametereinstellungen) Anwenderhandbuch (auch als Online-Hilfe, Erklärung der wichtigsten Fkt., Verarbeitungsregeln und Einstellungsmgl. der Software durch den Admin. und den Anwender) Administrationshandbuch (inkl. Darstellung des Berechtigungskonzeptes) Zeitpunkt der Umstellung: Jahr 29 unterjährig ultimo Zukünftige Entwicklung: In absehbarer Zukunft sind folgende Zugänge (Abgänge = negativ) denkbar: Wohnungen Arbeitsplätze (c) HMC, Dr. K. HÖRING Anbietername - Preis-Angebot Fallbeispiel3-1WE 29.xls/Vorgaben1