SEPA Sofort Unser Dienstleistungsangebot (Modul 1-5)

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1 SEPA Sofort Unser Dienstleistungsangebot (Modul 1-5) Zahlungen nicht mehr über die alt bekannten Lastschrift- und Überweisungsverfahren realisieren. Denn ab dem sind nur noch SEPA- Zahlungen möglich; im Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) und im Überweisungsverfahren (SEPA Credit Transfer). Das bedeutet für Sie deutlich gesprochen - Sollten Ihre Debitorensysteme und Datenbanken bis dahin nicht erfolgreich auf SEPA umgestellt worden sein, werden Ihre Zahlungsaufforderungen nicht bearbeitet. Zur Fortsetzung des Lastschriftverfahrens benötigen Sie eine Mandatsverwaltung. Hier wird zwischen Privatkunden (B2C) und Firmenkunden (B2B) unterschieden. Sie müssen, sofern Ihnen bereits eine gültige Einzugsermächtigung (EZE) vorliegt, Ihre Privatkunden schriftlich über die SEPA-Umstellung informieren und diesen ebenfalls deren neue Mandatsreferenz sowie Ihre Gläubiger-ID mitteilen. Liegen Ihnen diese nicht vor, sollten Sie sich von Ihren Kunden das SEPA-Lastschriftmandat unterzeichnet zurücksenden lassen. (Modul 3) Für diese Informationen benötigen Sie das Konvertieren aller Kontonummern und Bankleitzahlen Ihrer bestehenden Kunden in IBAN und BIC. (Modul 1) Von Ihren Firmenkunden benötigen Sie wiederum gar neue SEPA- Firmenlastschrift-Mandate. Diese Mandate benötigen sowohl Sie als auch die Bank Ihres Kunden im unterschriebenen Original. Ohne das Vorhalten dieses Mandats können Sie keinen Bankeinzug tätigen. Doch oft kommen die angeforderten Mandate nicht nach der ersten Aufforderung an Sie zurück, weshalb Sie weitere Erinnerungsschreiben an Ihre Kunden senden oder per Telefon nachrufen müssen, um an Ihre benötigten Daten zu gelangen. (Modul 4) Die alten sowie neuen Mandate müssen in Ihrer Mandatsdatenbank verwaltet werden. Im Gegensatz zu Ihren heutigen DTA- Dateien, benötigt Ihre Bank eine XML- Steuerdatei, um die SEPA-Lastschriften erfolgreich einlösen zu können. Für die Umstellung auf SEPA benötigen Sie meist Updates oder neue Softwaresysteme. (Modul 2) Doch die SEPA-Umstellung ist keine einmalige Sache. Sie müssen Ihre Kunden jedes Mal mind. 14 Tage vor dem Bankeinzug per SEPA über diesen informieren (Pre-Notification). (Modul 2) Da wir um diese Aufwände für Unternehmen wissen, bieten wir bausteinartig Dienstleistungen zur SEPA- Umstellung und für den SEPA-Betrieb an. Aus diesen können Sie die für Sie notwendigen Dienstleistungen wählen. Sie haben die Möglichkeit hier auch eine temporäre Lösung bis zur eigenen internen Umstellung zu wählen. Wir unterstützen Sie hier gerne! Besuchen Sie uns unter: SEPAsofort.de

2 XML-Steuerung Unternehmen Zahllauf (Modul 5) XML-Dateien Bank Mandat Bestehende Einzugsermächtigungen scannen / erfassen Neue Mandate erfassen / scannen (Modul 4) IBAN/BIC- Konverter (Modul 1) SEPA-Kunden-Info Neue Mandate einholen Erinnerungsschreiben Pre- Notifications (Modul 3) Mandatsverwaltung (Modul 2)

3 SEPA Sofort Modul 1: IBAN / BIC Konvertierung Zahlungen nicht mehr über die alt bekannten Lastschrift- und Überweisungsverfahren realisieren. Denn ab dem sind nur noch SEPA-Zahlungen möglich; im Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) und im Überweisungsverfahren (SEPA Credit Transfer). Damit sind auch nur noch IBAN und BIC verwendbar anstelle Kontonummer und BLZ. Ab diesem Zeitpunkt werden keine Lastschriften mehr eingezogen werden können außer man besitzt IBAN und BIC sowie ein gültiges Lastschriftenmandat seines Kunden. Haben Sie bereits Ihre bestehenden Kontoverbindungen auf IBAN und BIC umgestellt? Für Ihre Kunden ist die Nutzung der IBAN übrigens erst ab dem Pflicht. Bis dahin können Kunden mit Kontonummer und Bankleitzahl an Sie herantreten. Haben Sie bereits ein Verfahren bzw. eine Dienstleistung, welches Sie bei der kontinuierlichen Umrechnung (bis 2016) von Kontonummer und BLZ sowie der Validierung der komplexen IBAN unterstützt? Damit Sie ab dem , wie gewohnt, Ihre Forderungen einziehen können, haben wir für Sie verschiedene SEPA- Dienstleistungen in einem Katalog Validieren deutscher Kontonummern und Bankleitzahlen (BLZ) Ermitteln deutscher IBAN und BIC Validieren einer IBAN bzw. eines BIC Wir bieten Ihnen hier mehrere Optionen an: 1) Bestandskonvertierung / Einmalkonvertierung Aus bestehenden Lastschriften bzw. Kundendaten werden die notwendigen Daten extrahiert (Bsp.:Kundennummer, Kontonummer, Bankleitzahl). Anhand dieser vorliegenden Daten ermitteln wir für Sie IBAN und BIC. Entweder pflegen Sie die so gewonnen Daten in Ihre bestehende Datenbank ein oder wir übernehmen für Sie ebenfalls die Mandatsverwaltung und pflegen für Sie dementsprechend Ihre Datenbank mit den notwendigen Daten (Bsp.: IBAN, BIC, gültiges SEPA Mandat). 2) Konvertierungs- und Validierungs lidierungs- service für Kontonummer, BLZ sowie IBAN Über einen Webservice können Sie alle Funktionen des Services auf Ihrer eigenen Applikation anstoßen. ab 25,50 Euro / Kontoverbindungen. zusammengestellt aus dem Sie die für Sie Interessanten und Notwendigen wählen können. Besuchen Sie uns unter: SEPAsofort.de

4 SEPA Sofort Modul 2: Mandatsverwaltung Viele Unternehmen stehen vor einer Hürde, wenn es sich um das Thema SEPA- Umstellung handelt. Für eine reibungslose SEPA-Umstellung sollten Sie folgende Fragen bereits heute beantworten können: - Haben Sie eine Übersicht der bestehenden Lastschrift- und Abbuchungskunden? - Existiert bereits eine Mandatsdatenbank, die alle bestehenden Lastschrift- und Abbuchungsverfahrensdaten beinhaltet? - Haben Sie schon Mandatsreferenzen für Ihre jeweiligen Kunden erstellt? - Wurden die Kontodaten Ihrer Kunden schon in IBAN und BIC konvertiert? - Ist Ihr Buchungssystem XML-fähig und haben Sie dieses bereits mit Ihrer Hausbank bezüglich des reibungslosen Ablaufs getestet? All diese Aufgaben, wie bspw. Vergabe von Mandatsreferenzen, Erfassen der jeweiligen IBAN / BIC sowie die Umstellung Ihrer Software auf die XML- Formate kommen auf Sie zu. Damit Sie entspannt dem Stichtag: entgegensehen können, haben wir für Sie einige SEPA- Dienstleistungen zusammengestellt aus denen Sie die Passenden wählen können. Wir bauen gerne für Sie Ihre Mandatsdatensätze auf und verwalten diese. Als Quellen für die angesprochene Mandatsverwaltung dienen uns Stammdaten, Scans von bereits erteilten Einzugsermächtigungen oder aber neue SEPA-Mandate. (Modul 4) Durch unsere Mandatsverwaltung sind Sie sicher, dass alle geforderten Datenfelder vorhanden sind. Die Eindeutigkeit der Mandatsreferenzen wird automatisch für Sie überwacht. Die Mandatsverwaltung schreibt die Mandatshistorie mit, die bspw. beinhaltet, ob dies der erste SEPA- Lastschrifteinzug des jeweiligen Kunden ist oder ob die Abbuchung regelmäßig stattfindet. Der Mandatsstatus" eines jeden Mandats ist jederzeit abrufbar und steht als wesentliche Information für den Zahllauf beim Lastschriftverfahren bereit. Die Datenbank ist mandantenfähig sowie skalierbar. Sie haben hierauf jederzeit Zugriff. Aus dieser können Sie ebenfalls Ihre SEPA-Kundeninformationsschreiben oder Pre-Notifications erstellen (oder von uns erstellen lassen) (Modul 3). ab 0,250 Euro / Mandat..de

5 SEPA Sofort - Modul 3: Output-Management Ab dem wird das bestehende Lastschriftverfahren umgestellt. Somit ist der Stichtag für alle Überweisungen und vor allem Lastschriften. Danach wird keine Lastschrift mehr eingezogen werden können außer man besitzt IBAN und BIC sowie ein gültiges Lastschriftenmandat seines Kunden. Des Weiteren benötigen Sie als Unternehmen eine Gläubiger-ID. Sie müssen jedem einzelnen Kunden eine individuelle Mandatsreferenznummer zuweisen und ihm diese ebenfalls rechtzeitig mitteilen. In diesem Zusammenhang müssen Sie verschiedene Schreiben an Ihre Kunden senden. Zum einen müssen Sie Ihrem kompletten bestehenden Kundenstamm, der sich für eine Lastschrift- oder Abbuchungsverfahren entschieden hat, über die Verfahrensumstellung auf SEPA informieren und ihm darüber hinaus seine neue Mandatsreferenznummer sowie Ihre eigene Gläubiger-ID mitteilen. Zum Anderen, sollten auf diesem Schreiben die neuen Kontodaten Ihres Kunden stehen (IBAN und BIC). Hier kommt eine ganz neue Herausforderung auf das Output- Management Ihres Unternehmens zu. Wie viele Kunden haben Sie? Wie viele davon müssen angeschrieben werden? Sind Ihre Kapazitäten (Drucker, Personal) ausreichend für diese große Menge an Ausgangspost? Sollten Sie die IBAN und BIC Ihrer Kunden noch nicht in Ihrer Mandatsverwaltung eingespeist haben und hier auch selbst keine Möglichkeit haben diese zu konvertieren, wäre es nötig Ihre Kunden in einem Schreiben aufzufordern Ihnen ihre, ab geltenden, Kontodaten sowie ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat zuzusenden. Bei Kunden deren Wahl auf das Abbuchungsverfahren gefallen ist, ist es sogar unumgänglich, dass Sie sich ein solches Mandat (SEPA-Firmen- Lastschriftmandat) einholen. Dieses müssen einmal Sie unterschrieben in Ihrem Unternehmen vorliegen haben und darüber hinaus ebenfalls die Bank Ihres Kunden. Verpflichtende Kundeninformationen sind übrigens im Rahmen des SEPA- Lastschriftverfahrens sogenannte Pre-Notifications, eine Vorabinformation an den Kunden zu jedem einzelnen Lastschrifteinzug, der 14 Tage vorab gesendet werden muss, sofern nicht anders vereinbart. Das sind nur ein paar Anforderungen, die in diesem Zusammenhang wichtig sind. Wir bieten Ihnen hier Druck und Versand zu günstigen Konditionen. Wir bieten Ihnen hier 1 Brief inkl. Porto zzgl. MwSt. bereits ab 0,69 Euro an.

6 SEPA Sofort Modul 4: Input-Management Zahlungen nicht mehr über die alt bekannten Lastschrift- und Überweisungsverfahren realisieren. Denn ab dem sind nur noch SEPA- Zahlungen möglich; im Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) und im Überweisungsverfahren (SEPA Credit Transfer). Dies hat zur Folge, dass die gesamte Kommunikation mit Ihrer Bank vom üblichen DTA-Format auf die SEPA-XML- Formate umgestellt wird. Für eine reibungslose SEPA-Umstellung sollten Sie bereits eine Übersicht derjeniger Kunden haben, die das Lastschriftverfahren nutzen und derer, die das Abbuchungsverfahren (B2B) als Zahlungsart gewählt haben. In beiden Fällen benötigen Sie eine Mandatsverwaltung. Das Aufsetzen einer solchen ist relativ arbeitsintensiv. Bei bestehenden Lastschriftkunden mit schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigungen (EZE), können diese einfach in SEPA-Mandate umgewandelt werden, d. h. gescannt und mit der zusätzlichen Information ausgezeichnet. Liegen diese EZE nicht schriftlich vor, muss ein neues SEPA- Mandat vom Kunden eingeholt werden. Für Kunden, die momentan über das B2B- Verfahren Ihre Zahlungen tätigen, benötigen Sie ein neues SEPA-Firmenlastschrift- Mandat. Dieses müssen einmal Sie unterschrieben in Ihrem Unternehmen vorliegen haben und ein zweites Exemplar muss der Bank Ihres Kunden vorliegen; sollte dies nicht der Fall sein, erhalten Sie ab dem von diesem Kunden keine Zahlungen mehr. Als Konsequenz hieraus ergibt sich, dass Sie diese Kunden identifizieren und Ihnen ein neues SEPA-Mandat per Post zukommen lassen müssen. Das Mandat muss Ihr Kunde unterschreiben und einmal an Sie und darüber hinaus einmal an seine Bank senden. 1) Mandat versenden und Nachverfolgung Wir bieten Ihnen an diese Schreiben entweder anhand der Daten aus Ihrer bestehenden Datenbank oder aber aus Ihrer bei uns gehosteten Mandatsverwaltung heraus zu erstellen, zu drucken und portooptimiert zu versenden. Das übliche Szenario: Nicht alle Kunden werden beim ersten Schreiben reagieren. Deshalb bieten wir Ihnen die Nachverfolgung an. Diese kann vollkommen kundenspezifisch, durch weitere Schreiben oder aber durch eine direkte Ansprache an den Kunden per Telefon, erfolgen. 2) Migration bestehender EZE Zur Migration bestehender EZE werden diese gescannt und den Kundenstammdaten zugeordnet. Daraus entsteht der Mandatsdatensatz, der mit Mandatsreferenz und Gläubiger-ID vervollständigt wird. Alternativ werden die Passagen der Einzugsermächtigungen (EZE) per OCR-Prozess aus einer bestehenden TIFF-Archiv extrahiert. In beiden Fällen muss das Unterschriftsdatum erfasst und dem Mandatsdatensatz hinzugefügt werden. ab 0,80 0 Euro / Mandat.de

7 SEPA Sofort Modul 5: SEPA-XML XML-Steuerung für Überweisung und Lastschrift Zahlungen nicht mehr über die alt bekannten Lastschrift- und Überweisungsverfahren realisieren. Denn ab dem sind nur noch SEPA- Zahlungen möglich; im Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) und im Überweisungsverfahren (SEPA Credit Transfer). Damit sind auch nur noch IBAN und BIC verwendbar anstelle Kontonummer und BLZ. Dies hat zur Folge, dass die gesamte Kommunikation mit Ihrer Bank vom bisher üblichen DTA-Format auf die SEPA- XML-Formate umgestellt wird. Mandatsverwaltung Sie müssen Ihre Systeme nicht umstellen, denn das bisherige Zahlungsformat (DTA oder anderes ZV-Format) kann weiter genutzt werden, denn sie werden in das benötigte XML-Format konvertiert. Nach der Ermittlung des Fähigkeitsdatums wird der Mandatsstatus abgefragt und die entsprechend aktuellen Mandatsinformationen in die XML-Datei übernommen. Die XML-Steuerung arbeitet in beiderlei Richtungen. So kann Sie ebenfalls Dateien Ihrer Hausbank übernehmen (Bsp.: R-Messages) und sie in das gewünschte Format Ihrer bestehenden Systeme konvertieren. XML-Steuerung Mandat IBAN BIC-Konverter Bank Für Ihre Systeme bedeutet das: Updates, Umstellungen, Tests zwischen Ihren Systemen und der Ihrer Hausbank. Daraus entstehen eine große Menge an monetären und zeitlichen Aufwänden. Um Ihnen die Möglichkeit zu geben sich schnell und vor allem transparent (Kosten, Leistung, Ansprüche) auf das SEPA- Verfahren einstellen zu können, bieten wir Ihnen die SEPA-XML-Steuerung als Dienstleistung an. Die daraus resultierenden Informationen werden an die Mandatsverwaltung zurückgegeben und dadurch die betreffenden Mandate aktualisiert. Sie können jedes unserer Module auch nur temporär bzw. als Übergangslösung nutzen. Nutzen Sie diesen Service bspw. solange bis Ihre bestehenden oder neuen Systeme eigenständig SEPA-fähig sind. ab 0,055 Euro / Transaktion..de