Kontakte, Termine, Aufgaben und persönliche Zeiterfassung

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1 Kontakte, Termine, Aufgaben und persönliche Zeiterfassung Überblick über das Kapitel Das Verwalten von eigenen Terminen, Aufgaben und Kontakten und denen der Arbeitsgruppe gehört zu den wichtigsten Arbeiten in jedem Büro. Hier erwarten Sachbearbeiter auch Werkzeuge zum Verwalten ihrer der persönlichen Arbeitszeit. In diesem Kapitel lesen Sie, welche Programme Ihnen hierfür bei Linux zur Verfügung stehen. Werkzeuge Die älteren Versionen von StarOffice enthalten noch über eine Komponente zum Verwalten von Terminen und Aufgaben. In den aktuellen Versionen von StarOffice und OpenOffice fehlt diese Komponente, die auch nicht zwangsläufig zu einem Office-Paket gehört. Das ist nicht weiter tragisch, da es für Linux zum persönlichen Informations Management (PIM) mehrere Programmpakete gibt, u.a. das KDE-PIM aus dem KDE-Projekt, und GNOME-PIM als Teil von GNOME-Office. Beide Programmpakete benutzen das weit verbreitete vcalendar- Format, um ihre Daten zu speichern. Sie lernen in diesem Kapitel das Programmpaket KDE-PIM kennen, das derzeit aus den folgenden Komponenten besteht: KOrganizer, dem eigentlichen Organizer KMail, dem Mailprogramm von KDE KAddressBook, dem KDE Adressbuch KNotes, einem Programm zum Erzeugen kleiner gelber Notizzettel KAlarm, einem Wecker zum Erinnern an Termine. KArm, einem Tool zum Auswerten der individuellen Arbeitszeit Kandy, dem Programm zum Daten-Abgleich mit dem Mobiltelefon KPilot, einem Programm zum Daten-Abgleich mit dem Palm-Organizer Für Umsteiger Wenn Sie bisher mit einer Version von Microsoft-Outlook gearbeitet haben, werden Sie sich mit KDE-PIM schnell anfreunden. Der Funktionsumfang von Outlook und KDE-PIM ist nahezu gleich; Sie können sogar einzelne Einträge aus dem Outlook-Kalender in KOrganizer importieren.

2 KOrganizer Der KOrganizer ist die zentrale Komponente des Programmpaketes KDE-PIM, den Kalender und Terminplaner. Programmname Aufgabe Web-Adresse für aktuelle Updates Von YaST2 in Voreinstellung installiert Installationsort Icon KOrganizer Persönliche Informationen verwalten Ja /opt/kde3/bin/korganizer Start von Kommandozeile Start aus KDE-Menü korganizer Büroprogramme -> Organisation -> Korganizer Starten Sie dieses Programm u.a. über das KDE-Menü Büroprogramme -> Organisation -> KOrganizer. In diesem Menü finden Sie auch die übrigen PIM-Komponenten, die Sie noch kennenlernen werden. Die Arbeitsoberfläche Beim Start begrüßt Sie ein leerer Standardkalender mit dem aktuellen Datum. Bild x.1: KOrganizer

3 Die Arbeitsoberfläche ist in mehrere Bereiche aufgeteilt. Im oberen Bereich, direkt unter der Fenster-Titelleiste, finden Sie die Menüleiste und die Werkzeugleiste. Die Icons der Werkzeugleiste sind mit Tool-Tips versehen und von daher leicht zuzuordnen. Darunter sehen Sie im rechten Teil der Oberfläche das Hauptfenster mit der Terminübersicht für den aktuellen Tag. Ein kleines Fenster im oberen Bereich nimmt Aufgaben wie Geburtstage auf, denen keine bestimmte Uhrzeit zugeordnet ist. Links neben dem Hauptfenster finden Sie im oberen Teil den Terminnavigator, mit dem aktuellen Monat in der Anzeige. Durch einfaches Anklicken können Sie das Datum wechseln, wobei der aktuelle Tag immer hervorgehoben bleibt. Schaltflächen mit Pfeilen, die den Monat bzw. das Jahr wechseln, unterstützen schnelles Navigieren. Unter dem Terminnavigator sehen Sie die Übersicht über die Aufgaben. Werkzeugleiste Die Werkzeugleiste besteht aus drei Teilen, die Sie über das Menü Einstellungen unabhängig voneinander ein- und ausschalten können. Die Haupt-Werkzeugleiste enthält die üblichen Funktionen wie Neu, Öffnen, Speichern, Drucken und Druckvorschau. Danach folgen dann Ausschneiden, Kopieren und Einfügen. Interessant ist die Suchfunktion, die sich hinter der Lupe verbirgt. Hier können Sie z.b. nach allen Terminen suchen, die ein bestimmtes Suchwort enthalten. Anfangs und bei wenigen eingetragenen Terminen mag das überflüssig erscheinen, wenn Sie aber viel zu spät an Ihrer Reisekostenabrechnung sitzen, kann es ganz hilfreich sein, alle Treffen mit Ihrem Lektor schnell zusammenstellen zu können. Nach der Suchfunktion folgen drei Icons für die Datums-Navigation. Mit den schwarzen Dreiecken bewegen Sie Sich jeweils um einen Tag im Kalender vor bzw. zurück. Mit dem dritten Icon kommen Sie immer zum aktuellen Termin zurück. Die letzten drei Icons dienen dazu, neue Termine oder Aufgaben einzutragen. Die zweite Leiste ist die Ansichten-Leiste. Wenn Sie diese nicht weiter verändert haben, dann sehen Sie jetzt die Tages-Ansicht. Sie können sich aber auch die Arbeitswoche, die volle Woche oder den gesamten Monat anzeigen lassen oder die anstehenden Aufgaben. Die letzte Leiste ist die Planungs-Leiste zum Absprechen von Terminen mit anderen. Die einzelnen Funktionen werden Sie im Abschnitt über die gemeinsamen Termine kennenlernen. Alle drei Leisten können Sie über das Menü Einstellungen -> Werkzeugleisten einrichten Ihren persönlichen Vorstellungen anpassen.

4 Terminübersicht aktueller Tag Das Hauptfenster für den aktuellen Tag beginnt mit der Datumsangabe. KOrganizer gibt hier auch an, um den wievielten Tag des Jahres es sich handelt und ob es in irgendeinem Bundesland etwas zu feiern gibt. (siehe Abschnitt über Plugins). Danach folgt ein Feld für Termine ohne Uhrzeit wie Geburtstage und der Hochzeitstag. Links neben diesem Feld finden Sie einen Knopf mit einem schwarzen Dreieck. Wenn Sie diesen Knopf anklicken, nimmt die Terminübersicht das gesamte Fenster ein. Ein erneuter Klick auf das nun umgedrehte Dreieck hebt die Ausdehnung wieder auf. Den größten Teil des Fensters nimmt die eigentliche Terminübersicht ein. Beim aktuellen Tag erkennen Sie die aktuelle Uhrzeit an einer kleinen roten Linie. Mit einem Rollbalken bewegen Sie sich durch den kompletten Tag. Mit einem Doppelklick auf eine Zeile können Sie einen Termin eingeben oder bearbeiten. Terminnavigator Der Terminnavigator zeigt immer den kompletten Monat, der zum eingestellten Termin gehört. Er hebt den eingestellten Termin und eventuell den heutigen Tag, sowie alle Tage mit eingetragenen Terminen hervor. Ein Klick auf einen Tag macht diesen zum aktiven Tag für die Terminübersicht. Im grauen Feld vor der Monatsübersicht finden Sie die Nummer der jeweiligen Woche. Ein Klick auf diese Zahl schaltet das Terminfenster auf die Wochenübersicht für diese Woche um. Oberhalb dieser Ansicht finden Sie mit Pfeilen beschriftete Schaltflächen. Über die Knöpfe mit den einfachen Pfeilen gehen Sie einen Monat vor bzw. zurück und über die Knöpfe mit den doppelten Pfeilen zum besonders schnellen Navigieren jeweils ein Jahr vor bzw. zurück. Termine eintragen Für das Eingeben von Terminen haben Sie viele Möglichkeiten. Wählen Sie für einen ersten Eintrag das gewünschte Datum, im Beispiel 12. August 2002, über den Terminnavigator aus und führen Sie dann in der Hauptübersicht einen Doppelklick auf die Anfangszeit, hier 10.00h, aus. KOrganizer öffnet das folgende Fenster.

5 Bild x.2: Neuer Termin Tragen Sie hier unter Zusammenfassung einen aussagekräftigen Text ein, z.b. Abteilungskonferenz. Dieser Text steht später in der Terminübersicht und sollte daher nicht zu lang ausfallen. Eine ausführlichere Beschreibung können Sie in dem großen Eingabefeld Beschreibung unterbringen. Sollte Ihnen die vorgeschlagene Endzeit nach zwei Stunden nicht zusagen, so können Sie eine passende Zeit von mindestens 15 Minuten aus dem Dropdown- Menü auswählen. Das Feld Wiederkehrender Termin wird erst wichtig, wenn Sie regelmäßig konferieren. Auch das Feld Keine Zeit festgelegt spielt nur für ganztägige Termine, wie z.b. Geburtstage eine Rolle. KOrganizer kann Sie auch an Termine erinnern Wenn Sie das Kästchen Erinnerung aktivieren, können Sie festlegen, wie viele Minuten, Stunden oder Tage vor dem Termin KOrganizer Sie erinnern soll. Für die Art der Erinnerung haben Sie viele Möglichkeiten. Über das Icon mit der Note können Sie eine Sounddatei auswählen, die KOrganizer abspielt, um Sie an den Termin zu erinnern. Über das daneben befindliche Icon können Sie ein Programm auswählen, das KOrganizer zeitgesteuert starten soll. Damit könnten Sie z.b. ganz aktuell 30 Minuten vor einem Vortrag Ihre Präsentation automatisch drucken. Das Feld Kategorien brauchen Sie, wenn Sie für mehrere Auftraggeber arbeiten oder zwischen privaten und dienstlichen Terminen unterscheiden wollen.

6 Bild x.3: Kategorien Sie können die vorgegebenen Kategorien jederzeit bearbeiten und erweitern. Für unser kleines Beispiel passt der Eintrag Besprechung. Wenn Sie Termine mit anderen austauschen, legen Sie in der Rubrik Zugriff fest, ob der Termin Öffentlich, Privat oder Vertraulich ist. Damit haben Sie einen Termin komplett erfasst.

7 Bild x.4: Termin bearbeitet Wenn Sie jetzt auf OK klicken, übernehmen Sie Ihre Eintragungen in den Kalender. Ihr Eintrag taucht jetzt als grauer Balken in der Terminübersicht auf. Zusätzlich sehen Sie eine kleine Glocke in der linken unteren Ecke, die auf den eingestellten Alarm hinweist. Bild x.5: Terminübersicht

8 Wiederholungen Manche Termine wiederholen sich regelmäßig. Auch solche Termine können Sie sehr einfach eintragen. Um jetzt Ihren Hochzeitstag einzutragen werden, der sich jährlich wiederholt, so lange Sie Ihre(n) Partner(in) nicht wechseln, wählen Sie den Termin (z.b. den 20. August) aus und doppelklicken auf die entsprechende Zeile oberhalb der Übersicht aus. KOrganizer öffnet das Ihnen bereits bekannte Fenster für die Termineingabe, wobei das Kästchen Keine Zeit festgelegt bereits voreingestellt ist. Geben Sie im Feld Zusammenfassung den Text Hochzeitstag ein. Aktivieren Sie nun das Kästchen Wiederkehrender Termin und klicken Sie dann auf den Reiter Eintrag wiederholen. In dem jetzt geöffneten Formular müssen Sie nur bei Wiederholung von Wöchentlich auf Jährlich wechseln. Bild x.6: Wiederholungen Damit sind die Eingaben abgeschlossen und Sie können den Eintrag mit einem Klick auf OK in Ihren Kalender übernehmen. Gerade an diesem Formular können Sie gut erkennen, welche Vielfalt an Wiederholungsmöglichkeiten KOrganizer zur Verfügung stellt. Gruppen Termin-Planung Neu in KOrganizer sind Gruppen-Termine, wie Sie sie von kommerzieller Software wie z.b. Outlook her kennen. Termin-Absprachen erfolgen hierbei per im standardisierten icalendar-format. Hierdurch ist KOrganizer kompatibel mit anderen Programmen wie Outlook und Evolution.

9 Die Planung erfolgt auf einer Peer-to-peer-Architektur, bisher ist es nicht vorgesehen, Daten zentral auf Servern zu speichern. Bevor Sie Ihre erste Termine planen können, müssen Sie insbesondere Ihr System passend konfigurieren. Aktivieren Sie dazu das Konfigurationsmenü über Einstellungen -> KOrganizer einrichten. Im ersten Fenster, Persönlich, stellen Sie einige Parameter passend ein. Bild x.7: Einstellungen Persönlich Stellen Sie hier vor allem Ihren eigenen Namen Ihre eigene Mail-Adresse richtig ein und übernehmen Sie die restlichen Einstellungen einfach aus der Vorgabe. Konfigurieren Sie zudem im letzten Menüpunkt von Einstellungen unter Gruppenplanung letzte Details:

10 Bild x.8: Einstellungen Gruppenplanung Hier können Sie die Voreinstellungen bestehen lassen. Wichtig ist, dass unter Planer - - Programm der Punkt Mail-Programm ausgewählt ist, die Alternative Dummy dient nur für Testzwecke. Unter Planer-Nachrichten haben Sie die Wahl zwischen in Postausgang und direkt senden. Die Option direkt senden sollten Sie dann wählen, wenn Sie über eine ständige Anbindung an Ihren Mail-Server verfügen. Ansonsten nehmen Sie in Postausgang, was auch den Vorteil besitzt, dass sie die ausgehenden Nachrichten noch einmal durchsehen können. Gerade für die ersten Tests kann es sinnvoll sein, zu verfolgen, welche Nachrichten Sie versenden. Die Rubrik Zusätzliche -Adressen ist etwas missverständlich. Hier geht es nicht um die Adressen weiterer Gruppenmitglieder, sondern um Ihre eigenen weiteren Mail-Adressen. Falls Sie mit unterschiedlichen Mail-Adressen arbeiten, sollten Sie diese hier aufführen, damit KOrganizer sie richtig zuordnen kann. Nun fehlt nur noch ein letzter logischer Schritt. Nachrichten von Ihnen an andere Mitglieder der Gruppe zu verschicken ist kein Problem. Antworten und Terminvorschläge von anderen Gruppenmitgliedern landen aber in Ihrem Mail-Programm. Dort müssen sie jetzt erreichen, dass alle Nachrichten mit Anhängen im icalendar-fromat an KOrganizer weitergeleitet werden. Dazu liefern die Programm-Autoren das kleine Programm-Script /opt/kde3/bin/korganizerin mit, das Sie als Filter in KMail einbinden müssen.

11 Die folgende Beschreibung geht davon aus, dass KMail funktionstüchtig konfiguriert ist und Sie Mails senden und empfangen können. Starten Sie nun KMail und öffnen Sie unter Einstellungen das Menü Filter einrichten. Hier sind anfangs fast alle Punkte deaktiviert, Sie müssen zuerst auf das Icon Neu im linken unteren Bereich des Formulares klicken. Danach können Sie dann die Regeln eingeben. Bild x.9: Filterregeln Zuerst müssen Sie eine Bedingung angeben, damit der Filter überhaupt aktiv wird. Die Bedingung Größe ist größer als 1 Byte dürfte immer zutreffen, wodurch jede Nachricht durch diesen Filter geht. Nun müssen Sie noch angeben, was der Filter tun soll, falls die Bedingung zutrifft. Wählen Sie hier durch Programm leiten aus und geben als Programm /opt/kde3/bin/korganizerin an. Die restlichen Vorgaben können Sie belassen. Falls Sie aber noch weitere Filter einrichten wollen, sollten Sie die Auswahl-Box Bearbeitung hier abbrechen, falls Filterbedingung zutrifft deaktivieren, da sonst weitere Filter nicht mehr zum Einsatz kommen. Damit ist die Anpassung von KMail abgeschlossen. Alle bei KMail eingehenden Mails gehen nun durch das kleine Programm-Script. Falls die Nachrichten über einen Anhang im Format icalendar oder vcalendar verfügen, wird dieser in das Verzeichnis kopiert, in dem KOrganizer die eingehenden Ereignisse erwartet. Nun können Sie Ihren ersten Gruppentermin planen. Wählen Sie dazu z.b. den 2. September 2002 und als Zusammenfassung Gemeinsames Mittagessen.

12 Bild x.10: Gemeinsamer Termin Wenn Sie hier zusätzliche Informationen unterbringen, wie den Namen und die Anschrift des Restaurants, gehen auch diese Informationen an die einzuladenden Teilnehmer. Die wichtigsten Informationen, nämlich Ihre Tischgenossen, tragen Sie im Reiter Teilnehmer ein.

13 Bild x.11: Teilnehmer Hier erfassen Sie die Namen und Mail-Adressen der Teilnehmer. Klicken Sie dazu jeweils auf Neu und tippen die Daten ein. Sie sollten jeweils unter Funktion die Einstellung auf Teilnehmer setzen. Der Leiter für diesen Termin sind Sie als Einladender. Unter Status findet Sie die Information, ob die Angesprochenen die Einladung z.b. akzeptieren oder abgelehnt haben. Zur Einladung sollten Sie hier Benötigt Vorbereitung auswählen. Wichtig ist noch, dass Sie das Feld Antwort erbeten aktivieren, ansonsten erhalten Sie eventuell keine Rückmeldung. Wenn Sie nun auf OK klicken, ist die Termineingabe abgeschlossen.

14 Bild x.12: Termin Leiter Sie sehen nun diesen Termin in Ihrer Übersicht. Das kleine Pinguin-Symbol weist Sie darauf hin, dass dies ein Gruppentermin ist, den Sie leiten. Bei den anderen Teilnehmern wird später ein Icon mit mehreren Pinguinen auftauchen. Nun müssen Sie noch die Teilnehmer über den Termin informieren. Klicken Sie dazu einmal auf den Termin, um ihn zu aktivieren. Dann wählen Sie Anfordern aus dem Menü Planer oder klicken auf das entsprechende Icon. Falls KOrganizer so konfiguriert ist, dass er Nachrichten direkt versenden kann, ist damit für Sie erst einmal alles erledigt, die Nachrichten sind verschickt. Falls Sie das Programm so eingestellt haben, dass es die Nachrichten im Ausgangsordner sammelt, müssen Sie manuell die Verbindung zum Mailserver aufbauen und dann im Menü Planer den Punkt Ausgehende Nachrichten ansteuern. Bild x.13: Ausgehende Nachrichten

15 Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag können Sie sich den Inhalt der Nachricht noch einmal anzeigen lassen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn hier mehr Einträge auftauchen, als Sie eigentlich erwartet haben. Bild x.14: Inhalt der Nachricht Die Anzeige der Nachricht können Sie mit einem Klick auf OK beenden. Falls Sie eine Nachricht löschen wollen, markieren Sie diese und klicken auf Entfernen. Über den Knopf Nachrichten senden können Sie die verbliebenen Nachrichten endgültig verschicken. Empfang von Gruppenterminen Die Potentiellen Teilnehmer an einem Gruppentermin bekommen die Informationen per Mail. Auf dieser Seite startet der Ablauf damit, dass Sie mit KMail Ihre Mails abrufen.

16 Bild x.15: Termin Mail Falls Sie den oben beschriebenen Filter aktiviert haben, erreicht der Termin gleichzeitig den Eingang von KOrganizer. Dieses Programm übernimmt ihn aber nicht automatisch in den Terminkalender, sondern legt ihn Ihnen erst vor. Gehen Sie im Menü Planer auf Ankommende Nachrichten, so sollte er in Ihrer Übersicht auftauchen.

17 Bild x.16: Ankommende Nachricht Mit einem Doppelklick auf die zugehörige Zeile können Sie die Nachricht lesen. Falls Sie einverstanden sind, klicken Sie Akzeptieren, worauf KOrganizer den Termin in seinen Kalender übernimmt. Die Gruppenfunktion von KOrganizer erlaubt Ihnen auch, Terminvorschläge zu ändern oder als Leiter den Termin abzusagen. Weitergehenden Möglichkeiten beschreibt ein Workshop auf den Web-Seiten von KOrganizer an der Adresse Aufgaben Zu erledigende Tätigkeiten, die nicht an einen bestimmten Termin gebunden sind, bezeichnet KOrganizer ebenso wie andere Werkzeuge der Selbstorganisation als Aufgaben. Die Verwaltungsmöglichkeiten für Aufgaben sind recht umfangreich. Gehen Sie im Menü Aktionen auf Neue Aufgabe, so öffnet sich das zugehörige Formular.

18 Bild x.17: Aufgaben bearbeiten Die Text-Beschreibung des Eintrags sehen Sie später in der Aufgabenliste. Für jede Aufgabe können Sie eine Priorität einstellen, Vorgabe ist der Wert 3. Bei Bedarf können Sie auch eine Endzeit für diese Aufgabe angeben und diese sogar mit einem Alarm verknüpfen. Haben Sie verschiedene Arbeitsbereiche, können Sie Ihre Aufgaben dazu passenden Kategorien zuordnen und Ihre Aufgaben danach sortieren lassen. Nach einem Klick auf OK übernimmt KOrganizer die Aufgabe.

19 Bild x.18: Aufgaben Ansicht Haben Sie an der Aufgabe gearbeitet, so können Sie den Erledigungsgrad erhöhen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wählen Bearbeiten. Im Bearbeitungs-Menü können Sie dann z.b. 20% auswählen. Falls die Aufgabe vollständig erledigt ist, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollfeld vor dem Eintrag. Der Vermerk Erledigt entfernt Aufgaben nicht aus der Aufgaben-Liste, sondern die Auswahl Abgeschlossene Aufgaben löschen aus dem Kontextmenü. Bild x.19: Kontextmenü

20 Im Kontextmenü finden Sie noch einen weiteren interessanten Menüpunkt, nämlich Neue Aufgaben-Untergruppe. Damit können Sie Teilaufgaben für eine Aufgabe definieren. Im Beispiel der Steuererklärung könnten sinnvolle Teilaufgaben sein: Belege sortieren Belege erfassen Termin mit Steuerberater vereinbaren... Die Aufgabenliste spiegelt dann diese nun hierarchische Gliederung der Aufgaben wieder. Bild x.20: Aufgaben Untergruppe Damit sollten Sie auch die aktuellen Aufgaben im Blick behalten können. Wie bei Gruppenterminen können Sie auch Aufgaben erfassen, an denen mehrere Teilnehmer gemeinsam arbeiten. Konfiguration von KOrganizer Für die bis hier beschriebenen Arbeiten muss man KOrganizer nicht besonders konfigurieren. Einige Konfigurations-Parameter von KOrganizer sind ganz sinnvoll und nützlich. In KOrganizer kann man beliebig viele Kalender speichern, die Dateinamen dafür sind auch nahezu beliebig. Einen dieser Kalender können Sie als aktiv erklären. Den aktiven Kalender lädt KOrganizer dann beim Programmstart automatisch. Die entsprechenden Parameter stellt man im Menü Datei ein.

21 Bild x.21: Datei Menü Wenn Sie Ihren Kalender gespeichert haben, können Sie in diesem Menü Aktiviere auswählen, womit dieser Kalender aktiviert ist. Die aktuelle Version von KOrganizer kann auch Feiertage automatisch einbinden. Das ist nicht ganz trivial, da Staaten, Bundesländer und sogar Städte verschiedene Feiertage haben. Die passenden Feiertage binden Sie über den Menüpunkt Plugins einrichten im Menü Einstellungen ein. Bild x.22: Plugins einrichten In einem Fenster mit den beiden mitgelieferten Plugins aktivieren Sie die beiden Einträge und klicken dann jeweils auf Einrichten. Das Ferien-Plugin zeigt dann eine Auswahlliste mit den mitgelieferten Länder-Einstellungen.

22 Bild x.22: Feiertage einrichten Wählen Sie hier das für Sie richtige Bundesland aus. Sollten die vorgegebenen Feiertagseinstellungen wie im Freistaat Bayern nicht ausreichen, können Sie die Konfigurationsdateien selber anpassen. Die Vorgaben finden Sie im Verzeichnis / opt/kde3/share/apps/korganizer unter holiday_xx, wobei xx für das jeweilige Länderkürzel steht. Die Bayern müßten also die Datei holiday_de laden und die zusätzlichen Feiertage nachtragen. Nach solchen Änderungen müssen Sie das Feiertags-Plugin neu aktivieren, um die Termine zu übernehmen. Einige Farbeinstellungen sollten Sie unbedingt bearbeiten. Sie haben ja bereits gelesen, dass man Termine unterschiedlichen Kategorien zuordnen kann. Diese unterschiedlichen Kategorien machen sich in der Übersicht aber nicht durch Farbeinstellungen bemerkbar. Um das zu ändern, wählen Sie im Menü Einstellungen den Menüpunkt KOrganizer einrichten aus und dann den Unterpunkt Farben.

23 Bild x.23: Farbeinstellungen Hier ist für jede Kategorie, wie z.b. Verabredungen, die Farbe Grau voreingestellt. Wenn Sie den einzelnen Kategorien unterschiedliche Farben zuordnen, wird Ihre Termin-Ansicht sofort übersichtlicher. Zum Festlegen von Farben haben Sie mehrere Möglichkeiten.

24 Bild x.24: Farbauswahl Entweder wählen Sie die Farbe mit der Maus aus dem Farbfeld aus, oder Sie geben die Farbcodes in einem der Formate HSV oder RGB ein. Wenn Sie statt mit den dezimalen RGB- Werten lieber mit den hexadezimalen HTML-Codes arbeiten, so steht Ihnen auch diese Möglichkeit offen. Die Suchfunktion Enthält Ihr persönlicher KOrganizer viele Einträge, brauchen Sie zum Aufspüren eines bestimmten Eintrag eine Suchfunktion. Diese aktivieren Sie über das Icon mit der Lupe oder über Suchen im Menü Bearbeiten.

25 Bild x.25: Suchfunktion Geben Sie im Feld Suche nach den Begriff Mittagessen ein, so sollte das Programm den zuvor wie hier im Buch eingegebenen Termin finden. Suchen kann man nur in den Zusammenfassungen, Beschreibungen und Kategorien, nicht in den Teilnehmerlisten. Um auch nach Terminen mit bestimmten Personen suchen können wollen, müssen Sie die Namen der Teilnehmer in den Beschreibungstext aufnehmen. KAddressBook Das Adress-Buch aus dem Programm-Paket KDE-PIM kann man sowohl im KOrganizer als auch in KMail nutzern, da es nur ein Frontend für den Adress-Datenbestand ist, den beide Programme gemeinsam nutzen. Programmname Aufgabe Web-Adresse für aktuelle Updates Von YaST2 in Voreinstellung installiert Installationsort Icon KAddressBook Frontend für die Verwaltung der Adressen Ja /opt/kde3/bin/kaddressbook Start von Kommandozeile Start aus KDE-Menü kaddressbook Büroprogramme -> Organisation -> Adressbuch

26 Aufrufen können Sie das Programm entweder aus dem KDE-Menü Büroprogramme -> Organisation oder aus KMail heraus über das Menü Datei. Bild x.26: Adressbuch-Liste Beim Start zeigt das Programm eine Liste der vorhandenen Einträge. Sie können einen vorhandenen Eintrag bearbeiten, indem Sie darauf doppelklicken und einen neuen Eintrag erstellen, indem Sie das Icon Neuer Kontakt anklicken. In beiden Fällen öffnet das Adressbuch das gleiche Formular, in dem Sie Daten eintragen können. Bild x.27: Adressbuch-Eintrag

27 Das Formular ist recht übersichtlich und zeigt nicht auf den ersten Blick seine umfangreichen Möglichkeiten. Neben vielen Eingabefeldern sehen Sie Knöpfe, die teilweise auch mit einem schwarzen Dreieck als Aufklapp-Felder gekennzeichnet sind. Wenn Sie z.b. auf den Knopf Adresse klicken, öffnet das Adressbuch ein Formular, über das Sie die Anschrift strukturiert eingeben können. Klicken Sie dagegen auf den Knopf darunter, so öffnet sich eine Auswahlliste mit Geschäft Privat Sonstige. So können Sie zu einem Kontakt drei verschiedene Adressen in Ihr Adressbuch aufnehmen. Damit es übersichtlich bleibt, stellt das Adressbuch immer nur eine davon dar. Ähnlich ist es mit den Mail-Adressen, hier kann man bis zu drei Adressen erfassen. Wenn Sie mehrere Mail- Adressen eingeben, bietet Ihnen KMail alle an. Bei den Telefonnumern ist mehr als ein Dutzend Einträge möglich, von denen das Adressbuch vier gleichzeitig anzeigen kann. Welche vier das sind, können Sie frei festlegen. Sollten Ihnen die vordefinierten Felder nicht ausreichen oder nicht zusagen, können Sie die Liste erweitern. Über den Reiter Alle Felder erhalten Sie eine Listenanzeige nach Kategorien. Hier können Sie dann über Neu auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Hinter dem Reiter Details finden Sie ein Formular für ausführlichere Informationen über Ihren Kontaktpartner. Bild x.28: Adressbuch-Details Insgesamt kann das Adressbuch nahezu alles, was Sie über Ihre Kontaktpartner wissen oder wissen müssen speichern. Beachten Sie bei Personendaten bitte die jeweiligen Datenschutzgesetze.

28 Wollen Sie häufiger Nachrichten an einen festen Empfängerkreis verschicken, so können Sie mit KAddressBook auch Verteilerlisten anlegen. Gehen Sie dazu auf Verteilerliste im Menü Datei. Bild x.29: Verteilerliste Im unteren Bereich des horizontal geteilten Formulars finden Sie die in Ihrem Adressbuch vorhandenen Kontakte mit Mail-Adressen und im oberen Teil die Adressen, die Sie in Ihre Verteilerliste übernommen haben. Bevor Sie aber Adressen in Ihre Liste übernehmen können, müssen Sie erst eine Liste anlegen. Klicken Sie dazu auf Neue Liste und geben z.b. Newsletter als Bezeichnung an. Nun können Sie bereits erfaßte Adressen einfach übernehmen, indem Sie diese markieren und dann auf Eintrag hinzufügen klicken. Falls Sie für jemanden mehrere Adressen eingetragen haben, können Sie die in die Liste übernommene Adresse ändern, wenn Sie den Eintrag markieren und auf ändern klicken. In der Liste steht dann unter Bevorzugte verwenden ein Nein, wenn Sie nicht die erste Mail-Adresse ausgewählt haben. Eine Verteilerliste taucht bei KMail im Adressbuch wie eine einfache Mail-Adresse auf. Sie können damit dann ganz einfach Mails an diese Liste versenden.

29 KNotes Seit Jahrzehnten breiten sich kleine, gelbe, selbstklebende Notizzettel in jedem Büro seuchenartig aus. Sie sind bei Anwendern beliebt, denen das Arbeiten mit Kontakten, Terminen und Aufgaben zu mühsam oder zu strukturiert ist. Programmname Aufgabe Web-Adresse für aktuelle Updates Von YaST2 in Voreinstellung installiert Installationsort Icon KNotes Kurze Notizen erstellen und verwalten Ja /opt/kde3/bin/knotes Start von Kommandozeile Start aus KDE-Menü knotes Büroprogramme -> Organisation -> KNotes Damit Anwender solche Zettel nicht auf Computer-Monitore kleben müssen, gibt es virtuelle Zettel für dem Desktop, bei KDE das Programm KNotes. Bild x.30: KNotes Normalerweise sehen Sie von dem Programm nur die einzelnen Notizen auf dem Desktop. Wenn Sie das Programm starten, ohne dass ein Notizzettel eingerichtet ist, dann legt es erst sein Icon im KDE-Panel ab und bietet einen leeren Zettel an. Beim Ausfüllen eines Notizzettels gibt es wenig zu beachten. Jeder Zettel nimmt Überschriftszeile und den eigentlichen Text auf. Wird eine Notiz für ein Zettelchen zu lang, zaubert KNotes einen Rollbalken herbei. Für längere Texte sind aber Text-Editoren besser geeignet als KNotes. Wenn Sie auf die Titelzeile rechtsklicken, öffnet Knotes sein Kontextmenü.

30 Bild x.31: KNotes-Menü Mit dem ersten Menüpunkt Datum einfügen trägt KNotes für Sie den Text Dies ist eine Notiz von, Ihren Benutzernamen, das aktuelle Datum und die Uhrzeit in die Notiz ein. Sie können den Notizzettel von hier aus drucken oder per Mail versenden, den Text übergibt KNotes dann an KMail. Wenn Sie den letzten Menüpunkt Immer im Vordergrund aktivieren, bleibt die Notiz immer oben. Über Notizeinstellungen lassen sich u.a. die Farben und die Schriftarten für Notizzettel gestalten. Was Sie hier einstellen, gilt immer nur für die aktuelle Notiz. Sollen Ihre Einstellungen für alle künftigen Notizen gelten, so müssen Sie auf das Icon von Knotiz im KDE-Panel rechtsklicken. Im Kontextmenü können Sie dann Persönliche Einstellungen wählen und für alle neuen Notizen individuell Farben und Schriften vorgeben. KAlarm KAlarm kann Sie an bestimmte Termine erinnern, die Sie nicht in den KOrganizer aufnehmen wollen, es eignet sich auch als Stoppuhr. Programmname Aufgabe Web-Adresse für aktuelle Updates Von YaST2 in Voreinstellung installiert Installationsort Icon KAlarm Kurzzeitwecker und Stoppuhr Ja /opt/kde3/bin/kalarm Start von Kommandozeile Start aus KDE-Menü kalarm Büroprogramme -> Organisation -> KAlarm Wenn Sie z.b. gerade eine Pizza in einen Backofen geschoben haben, kann Sie KAlarm 12 Minuten später daran erinnern, die Pizza auch wieder heraus zu nehmen. Starten Sie dann KAlarm.

31 Bild x.31: KAlarm Frontend Sie sehen ein Wecker-Icoon im KDE-Panel, das ist der Alarm-Dämon und ein Fenster auf dem Desktop, das Frontend. Klicken Sie im Frontend auf das Icon Neu, öffnet KAlarm ein Eingabeformular. Bild x.32: KAlarm Eingabe Geben Sie als Text z.b. Pizza ist fertig ein und die Zeit relativ über Zeit ab jetzt, aktivieren den Signalton und klicken auf OK. Sie können nun beruhigt weiterarbeiten, KAlarm wird Sie rechtzeitig an die Pizza erinnern.

32 Bild x.33: Alarm: Alarm Rechtzeitig zum vorgegebenen Zeitpunkt öffnet KAlarm ein Hinweisfenster auf dem Bildschirm und der Alarmton schreit, wenn Sie ihn aktiviert haben. KArm Dieses kleine Tool hilft, die Arbeitszeit für einzelne Projekte zu erfassen. Dazu können Sie mehrere Aufgaben einrichten, von denen dann immer eine aktiv sein kann, für die auch die Stoppuhr mitläuft. Programmname Aufgabe Web-Adresse für aktuelle Updates Von YaST2 in Voreinstellung installiert Installationsort Icon KArm Arbeitszeiterfassung Ja /opt/kde3/bin/karm Start von Kommandozeile Start aus KDE-Menü karm Büroprogramme -> Organisation -> KArm In der Abbildung sehen Sie die beiden Projekte Steuerklärung und Desktop-Buch. Momentan ist gerade das Buch-Projekt aktiv. Die Gesamt-Arbeitszeit am Buch beträgt bisher 12 Stunden und 3 Minuten, wobei die aktuelle Sitzung bereits 2 Stunden und 3 Minuten dauert.

33 Bild x.34: KArm Um ein neues Projekt einzurichten, klicken Sie auf das Icon Neue Hauptaufgabe. Sie können für jedes Ihrer Projekte auch Teilaufgaben einrichten. Bei einem Buchprojekt könnten das z.b. die unterschiedlichen Kapitel sein. Das Formular zur Eingabe und Änderung eine Aufgabe ist recht übersichtlich aufgebaut. Bild x.35: KArm Neue Aufgabe Sie müssen eigentlich nur einen Text für Aufgabenname angeben. Die Zeitfelder darunter füllt das Programm dann automatisch aus. Sie können die Zeitangaben aber jederzeit hier auch bearbeiten. Sollten Sie die Projektuhr einmal zu spät aktiviert oder gestoppt haben, so können Sie das auch über das Feld hinter Bearbeiten... ändern. Wenn Sie aus der Auswahlliste das + auswählen, können Sie Ihre aktuelle Sitzungszeit erhöhen, mit dem - aus der Auswahlliste verringern. Sowie Sie auf OK klicken, ist die Eingabe abgeschlossen.

34 Wenn Sie nun an einem der Projekte arbeiten wollen, markieren Sie es und klicken auf das Icon mit dem kleinen Dreieck. Wenn Sie Ihre Arbeit beenden, dann klicken Sie auf das Stop- Icon. KArm interessiert sich nur für Ihre Arbeit am PC: wenn Sie länger als 15 Minuten nichts am Rechner machen, registriert KArm dies als Untätigkeit und beendet das aktuelle Projekt. Die Zeitvorgabe können Sie im Menü Einstellungen unter KArm einrichten beliebig verändern. Kandy Dieses Programm kann das KDE-Adressbuch mit demjenigen Ihres Mobiltelefons synchronisieren. Dazu benötigen Sie ein serielles Kabel, mit dem Sie Ihr Telefon an die serielle Schnittstelle Ihres Computers anschließen. Programmname Aufgabe Web-Adresse für aktuelle Updates Von YaST2 in Voreinstellung installiert Installationsort Icon Kandy Telefonbuchverwaltung für Mobiltelefone Ja /opt/kde3/bin/kandy Start von Kommandozeile kandy Start aus KDE-Menü - Beim Start des Programmes über Befehl ausführen und kandy, sehen Sie nebeneinander Listenfelder, eines für die Telefonnumern im Adressbuch, das andere für die Telefonnummern im Mobiltelefon.

35 Bild x.36: Kandy Da es so schrecklich viele verschiedene Mobiltelefone gibt, bleibt die Beschreibung in diesem Abschnitt etwas allgemein. Ihr Mobiltelefon ist über ein Kabel an eine der seriellen Schnittstellen Ihres Computers angeschlossen. Wenn das nicht die erste serielle Schnittstelle ist, müssen Sie in Einstellungen -> Kandy -> Serielle Schnittstelle den richtigen Wert für Serielles Gerät angeben. Das wäre /dev/ttys0 für die erste Schnittstelle (com1 unter Windows) /dev/ttys1 für die zweite Schnittstelle (com2 unter Windows). Wenn Sie dann unter Modem den Menüpunkt Verbinden wählen, versucht Kandy, mit dem Modem im Mobiltelefon Kontakt zu bekommen. Eine erfolgreiche Kontaktaufnahme erkennen Sie in der rechten unteren Ecke des Fenster an der Statusmeldung verbunden. Nun können Sie das Adressbuch auslesen, indem auf den Knopf lesen klicken. Für das KDE-Adressbuch gibt es einen entsprechenden Knopf. Die Einträge, die Sie bearbeiten wollen, müssen Sie aktivieren, dazu muss das entsprechende Häkchen gesetzt sein. Über einen Klick auf Zusammenführen übernimmt das Programm die Einträge, die im jeweiligen Adressbuch fehlen. Wenn Sie alle Änderungen abgeschlossen haben, können Sie die Adressen über Schreiben jeweils wieder sichern. Kandy spart Ihnen das mühselige Eintippen von Kontakten ins Telefon und reduziert den Stress bei geplantem oder unfreiwilligem Wechseln des Mobiltelefons.

36 KPilot Die tragbaren Computer mit dem Betriebssystem PalmOS erfreuen sich einer immer größeren Beliebtheit. Die meisten Besitzer nutzen ihre Palms, um unterwegs persönliche Informationen wie Kontakte, Aufgaben und Termine zu managen und wollen natürlich zwischen ihrem Palm und KDE diese Daten austauschen und synchronisieren. Genau für diese Aufgabe ist KPilot zuständig. Programmname Aufgabe Web-Adresse für aktuelle Updates Von YaST2 in Voreinstellung installiert Installationsort Icon KPilot Desktop-Anwendung für Palm-Pilot Nein /opt/kde3/bin/kpilot Start von Kommandozeile kpilot Start aus KDE-Menü - YaST installiert dieses Programm nicht automatisch mit den anderen KDE-PIM Programmen mit. Sie müssen es also über das SuSE-Menü nachinstallieren. Sie finden das Programmpaket in der Gruppe System/GUI/KDE unter kdepim3-kpilot. Wenn Sie das Paket anwählen, fügt YaST automatisch für die eigentliche Datenübertragung das Paket pilot-link hinzu. Starten Sie KPilot z.b. über Befehl ausführen und kpilot. Bild x.37: KPilot

37 Schon am Startfenster können Sie erkennen, dass KPilot ein vollständiger Ersatz für die Desktop-Anwendung ist, die Sie für Windows und MAC-Rechner im Lieferumfang der Palmtops finden. Bevor Sie den ersten Hotsync vornehmen können, müssen Sie im Menü Einstellungen unter KPilot einrichten angeben, über welche serielle Schnittstelle des PCs und mit welcher Übertragungsrate Ihr Palm angeschlossen ist. Bild x.38: KPilot Einstellungen Hier können Sie direkt oder über einen Link die Schnittstelle angeben, über die Ihr Palm mit dem Computer verbunden ist. Direkt geben Sie an: /dev/ttys0 für die erste Schnittstelle (com1 unter Windows) /dev/ttys1 für die zweite Schnittstelle (com2 unter Windows). Etwas eleganter legen Sie wie folgt einen Softlink an ln -s /dev/ttys0 /dev/pilot für die erste Schnittstelle oder ln -s /dev/ttys1 /dev/pilot für die zweite Schnittstelle und tragen dann hier im Dialogfenster /dev/pilot ein. Probieren Sie aus, ob die Verbindung eine Übertragungsrate von Baud unterstützt oder nur Baud. Damit ist die Übertragung konfiguriert. Wenden Sie sich jetzt den Conduits zu, den Software- Schnittstellen, die für den Datenaustausch zuständig sind. Wählen Sie im Menü Einstellungen den Menüpunkt Leitungen konfigurieren...

38 Bild x.39: KPilot Leitungen Ein vertikal zweigeteiltes Auswahlfenster zeigt links die vorhandenen, aber nicht aktivierten Conduits und auf der rechten Seite die aktivierten Conduits. Markieren Sie gleich einmal das Terminplaner-Kalender Conduit. Mit einem Klick auf Aktivieren verschieben Sie es in die rechte Liste. Nun können Sie auf Einrichten klicken, worauf Sie es weiter konfigurieren können. Wichtig ist hier der Dateiname, unter dem KOrganizer Ihre Kalenderdaten ablegt. Nur wenn KPilot diesen Dateinamen kennt, kann das Programm den KOrganizer mit den Palm-Daten synchronisieren. Entsprechend gehen Sie auch für die anderen Conduits vor, die Sie benutzen wollen. Für den Datenaustausch zwischen KPilot und dem Palmtop stehen Ihnen die Möglichkeiten: HotSync FastSync Sicherung zur Verfügung. Bei einer Sicherung kopieren Sie alle Programme und Daten auf den PC. Ein HotSync sichert alle Programme oder Daten, die sich geändert haben und ein FastSync sichert nur die Daten, für die ein Conduit zur Verfügung steht. Alle anderen Daten und vor allem die Programme bleiben dann ungesichert. Damit ist ein FastSync ideal, wenn Sie z.b. nur mal eben schnell Ihre Terminkalender synchronisieren möchten. Das geht dann sehr schnell, selbst wenn Sie erst kürzlich Programme neu installiert haben.

39 Bild x.40: KPilot Hotsync Das Programm KPilot hat sich im Zusammenhang mit KDE3 sehr stark verändert. Von daher sollten Sie hier auf neue Versionen achten, die dann eventuell auch mit neuen Conduits aufwarten.