Ihr Softwarespezialist für anpassungsfähige und strategische Instandhaltungslösungen

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1 Ihr Softwarespezialist für anpassungsfähige und strategische Instandhaltungslösungen Betriebsmanagement mit GS-Service Unternehmensportrait Leichter Start mit GS-Service Aufbau GS-Service Standardmodule Zusatzmodule Einführungsdienstleistungen Referenzen 2015 GreenGate AG Alte Brücke 6, Windeck, Tel.: , Fax: ,

2 Inhaltsverzeichnis 1. Unternehmensportrait Leichter Start mit GS-Service Aufbau GS-Service Standardmodule Objekt- / Inventarverwaltung Betriebsmittelverwaltung Personalverwaltung Auftragsmanagement Ereignisverwaltung Mängelverwaltung Dokumentenmanagement Bürokommunikation Berichte & Reporting Zusatzmodule Einsatzplanung Projektplanung Mobile Auftragsbearbeitung GS-Mobile GS-DigitalPen GS-PDFSyncService GS-Touch GS-Maps GS-Benachrichtigungsdienst Lager / Warenwirtschaft Kosten- und Budgetverwaltung Messdatenmodul Einführungsdienstleistungen Referenzen Wasserwirtschaft / Kommunale Betriebe (Auszug) Stadtwerke/Energieversorger (Auszug) Industrie / Dienstleister (Auszug)

3 1. Unternehmensportrait Die GreenGate AG mit Sitz in Windeck entwickelt seit dem Jahr 2000 hoch anpassungsfähige und innovative Softwarelösungen für die Instandhaltung von Anlagen und Infrastrukturen. Der Kundenkreis aus produzierender Industrie sowie Energie- und Wasserwirtschaft nutzt die Software GS-Service im Bereich des technischen Anlagenmanagements, der Instandhaltungsplanung sowie für Betriebsführungsaufgaben. Zusätzliche Module bieten vertiefende Anwendungen bspw. im Workforce-Management, der Materialwirtschaft und der Dokumentenverwaltung. Für den mobilen Einsatz (PDA s, Tablet-PC s, PDF-Formulare, digitale Stifte) ist das System schon gerüstet. Als fachkundiger Partner steht GreenGate nicht nur bei der Systemkonfiguration, sondern auch bei der Abbildung von Betriebsabläufen und der Strukturierung von Informationen zur Seite. So können einfache und vor allem praxisorientierte Lösungen individuell für den Kunden umgesetzt werden. Möglich wird dies durch eine intelligente Software- Architektur, die eine einfache Integration in bestehende IT-Landschaften unterstützt. Die eigene F&E-Abteilung sichert langfristig die Innovationskraft der Software und ist neben zahlreichen Kundenprojekten auch an öffentlichen Forschungsprojekten beteiligt. Als Spezialist für strategische Instandhaltungssoftware hat GreenGate bereits mehrere Auszeichnungen erhalten. So wurde dem Unternehmen der Innovationspreis der Initiative Mittelstand verliehen. In einer vergleichenden Studie der RWTH Aachen schnitt GreenGate als bester Anbieter ab. In 2010 erhielt GreenGate das Gütesiegel des Bundesverbandes IT-Mittelstand für investitionssichere Software. Mittlerweile setzen über 260 Kunden auf GS-Service. Last but not least belegt eine Roll-Out-Rate nach Pilotphase von mehr als 80%, dass die Software den Kunden von GreenGate einen echten Mehrwert liefert. GreenGate AG Alte Brücke Windeck, Deutschland Tel.: Fax: Web: GreenGate GmbH Rötlen Seengen, Schweiz Tel.: Web: 2

4 2. Leichter Start mit GS-Service Sie benötigen ein Steuerungsinstrument, mit dem Sie die zunehmenden Verwaltungsund Leistungsprozesse wesentlich schneller, sicherer und effizienter abwickeln können? Mit der Software GS-Service steht Ihnen eine innovative Lösung zur Verfügung, mit der Sie die vielfältigen Aufgaben in Ihrem Betrieb mühelos über eine einzige Arbeitsplattform lösen können. Deshalb ist GS-Service modular aufgebaut. Vorteile mit GS-Service: updatefähige Standardsoftware anwenderfreundlich modular, skalierbar, flexibel erweiterbar, passt sich Veränderungen der Unternehmensstrukturen, der Aufgaben und der Prozesse an kundenfreundliches Lizenzmodell kompetenter, gut erreichbarer Support im Haus kurze Wege, direkte Ansprechpartner kontinuierliche Weiterentwicklung, Updates im Rahmen der Softwarepflege Durch Einführung des GS-Systems können folgende Ziele erreicht werden: Verbesserung der Organisation und Effizienz des Betriebs- und Instandhaltungsprozesses Steigerung der Anlagenverfügbarkeit durch systematische Stör-, Schadens- und Schwachstellenanalyse Verringerung der Kapitalbindung durch Abbau des Ersatzteilbestandes Verkürzung der Reaktionszeiten durch zentrale Datenhaltung Senkung der Kosten durch Minimierung der Ausfallzeiten Gewährleistung der Betriebssicherheit der Anlagen Reduktion von Instandhaltungskosten Verkürzung der Reaktionszeit bei Schadensmeldungen durch Störmanagement Kosten-Transparenz: Instandhaltungsaufwände werden ursachenbezogen den Anlagen und Baugruppen zugeordnet Verlängerung der Anlagenlebensdauer aktueller, konsistenter Datenbestand, eine wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung von Total Productive Maintenance (TPM) optimale Disposition von Ersatzteilbestellungen und Ersatzteillieferungen sowie von Einsätzen externer Servicedienstleister Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu den Aufgaben Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Ver- und Entsorgungstechnik mit entsprechender Dokumentation Folgende Nutzenpotentiale können realisiert werden: Reduzierung der instandhaltungsbedingten Stillstandzeiten der Anlagen 8% Einsparungen im technischen Einkauf, Investitionen, Reparaturen 12% Abbau der Ersatzteilbestände 15% Abbau der Überstunden in der Instandhaltung 10% Verfügbarkeitserhöhungen der Anlagen 8% 3

5 3. Aufbau GS-Service Die Grenzen zu andern Systemen sind fließend. Es ist durchaus möglich mit GS-Service ein zentrales Informationssystem aufzubauen. Für die Organisation in der Instandhaltung, Verwaltung oder Projektabwicklung ermöglicht Ihnen GS-Service eine Datenerfassung für kaufmännische Anwendungen durchzuführen oder ein Lager komplett mit GS-Service zu organisieren. 4

6 4. Standardmodule 4.1 Objekt- / Inventarverwaltung Die Objektverwaltung ist das Kernstück der Betriebsführung. Hier kann das komplette Unternehmen inkl. Einrichtung nachgebildet werden. Die einzelnen Assets (z.b. Gebäude, Kessel, Abfüllanlagen, etc) werden in Form von Objekten angelegt. Die komplette Struktur der zu wartenden Objekte kann hierarchisch in beliebiger Tiefe angelegt werden. Jedem Objekt können zugeordnet werden: frei definierbare Objekteigenschaften inkl. Kostenstelle Dokumente Wartungspläne Termine Materialien und Ersatzteillisten 5

7 4.2 Betriebsmittelverwaltung Die Betriebsmittelverwaltung ermöglicht Ihnen eine konsequente und lückenlose Verwaltung der Geräte, für die Sie verantwortlich sind. Sie wissen, wo sich das Gerät befindet, wem das Gerät ausgehändigt wurde, wann die letztmaligen vorgeschriebenen Kontrollen durchgeführt wurden, wann die letzte Überprüfung vor Ablauf der Garantiefrist durchzuführen ist, die nächsten Kontroll- und Wartungstermine anstehen, wo die geräte- bzw. geräteartspezifischen Schwachstellen sind, welche Kosten mit dem Gerät verbunden sind, wie hoch die Kosten der Geräteart sind, welche Personen eine Einweisung erhalten haben... Dokumentation und Verwaltung der gesamten Gerätetechnik: technische und kaufmännische Daten (z.b. Klasse, Code und Text, Kaufdatum,...) Verantwortliche und Beauftragte Verträge, Termine, Ereignisse, Aufgaben, Aufträge, Rechnungen Dokumentablage zu Geräten (z.b. Wartungsverträge, Protokolle, Bedienungsanleitungen...) Störungen / Wartungen / Reinigungen... Funktionen: Komponenten von Geräten in beliebiger/erforderlicher Detaillierung erfassbar Kostenverwaltung (z.b. Zuordnung der Rechnungs-Kosten) Verwaltung aller spezifischen Merkmale eines Gerätes ( z.b. Typ, Hersteller, Abmessungen, -Klasse, Seriennummer...) Verwendung von Typenkatalogen zur Vereinfachung der Datenerfassung Suchen nach beliebigen oder voreinstellbaren/wählbaren Kriterien, Anzeigefunktionen, Reportausgabe z.b.: Gerätelisten, Liste der Anschaffungskosten pro Jahr 6

8 4.3 Personalverwaltung In der Personalverwaltung haben Sie die Möglichkeit Ihre Mitarbeiter mit Ihren Qualifizierungen zu managen. Sie wissen sofort, welcher Mitarbeiter die anstehenden geplanten oder ungeplanten Aufgaben bearbeiten kann. Dokumentation und Verwaltung der Mitarbeiterressourcen: Qualifikationen und Arbeitszeiten Termine, Zertifikate, Kosten Dokumentenablage zu den Mitarbeitern 7

9 4.4 Auftragsmanagement Mit dem Auftragsmanagement besteht jederzeit Übersicht über den Terminstand, die Auftrags- und Personalsituation und die Auslastung der Ressourcen. Bearbeitung von Aufträgen mit Intervall und Fixtermin 8

10 Störungsmeldungen, Reparaturen sowie planmäßige Wartungen laufen als Aufgaben zentral im Modul Aufgabenplanung auf Vorschläge können terminiert, freigegeben, rückgestellt oder abgelehnt werden Anlegen von Serienaufträgen möglich Aufträge sind Basis für die Erstellung von Auftragspapieren sowie die Rückmeldungen jederzeit besteht vollständiger Überblick über Auftragsstatus und Abarbeitungsstand aufgelaufene Kosten als Budgetvergleich schnelle Nacherfassung von operativ bearbeiteten Wartungsaufträgen Rückmeldung von: Aufträgen Arbeitsgängen Ergebnissen Mängeln Material Personalstunden Wie: Rückmeldedaten gehen in die Nachkalkulation ein Rückmeldung kann auch mit Hilfe von Scannern (Barcode, RFID) oder MDE- Geräten erfolgen Durchschreiben von Ergebnissen auf Objekteigenschaften Erfassung von zusätzlichen Informationen über Bemerkungsfeld erweiterte Mangelbeschreibung durch Zuordnung von Fotos (Digitalkamera im mobilen Gerät vorausgesetzt) mit der Möglichkeit, mit einem Zeichentool Bereiche im Bild zu markieren Buchung auf Jahresauftrag Quittierung mit digitaler Unterschrift 9

11 4.4 Ereignisverwaltung Mit der Ereignisverwaltung in GS-Service steht ein einfach zu bedienendes Modul zur Verfügung, um Ihr Störmanagement zu optimieren. Erfassen Sie alle relevanten Daten zu einer Störmeldung, so dass das "Wer, Wie, Wann und Wo" direkt vermerkt ist. Sie können direkt bei der Erfassung der Meldung die notwendigen Schritte zur weiteren Bearbeitung einleiten: Wer ist zuständig? Welche Qualifikation wird benötigt? Was muss getan werden? Zudem werden Daten zum Meldezeitpunkt, zur Weitergabe und zum Zeitpunkt der Störbehebung protokolliert, so dass die komplette Störungsbearbeitung von der Meldung bis zur endgültigen Behebung durchgängig dokumentiert ist. 10

12 Über Vorlagen (Ereignisdefinitionen) ist es möglich, feste Workflows zur Störfallbeseitigung zu definieren, sodass die notwendigen Arbeitsaufträge, das durchführende Personal und die benötigten Qualifikationen direkt berücksichtigt werden. Mit Erledigung eines Auftrages zur Störfallbehebung wird automatisch auch das Störereignis quittiert. Die Ereignisverwaltung in GS-Service kann zudem auch Ereignismeldungen eines angebundenen Prozessleitsystems verarbeiten. Mit den umfangreichen Reportingmöglichkeiten von GS-Service können Sie schließlich detaillierte Auswertungen zu Störhäufigkeiten, Ausfallzeiten, Kennzahlen wie MTBF (Mean Time between Failures) und MTTR (Mean Time to Repair) durchführen. Funktionsüberblick: Erfassung aller relevanten Daten zur Störmeldung (Wer, was, wo, etc.) Symbolische Anzeige verschiedener Bearbeitungsstatus Integrierte Funktionen zur Planung und Umsetzung der Störbeseitigung Kopplung von Prozessleitsystemen Möglichkeit zur Automatisierung des Workflows zur Störfallbeseitigung Automatische Quittierung durch Rückmeldung eines Störbeseitigungsauftrages Umfangreiche Auswertungs- und Reportingtools Erstellung von MTBF- und MTTR-Berichten möglich 11

13 4.5 Mängelverwaltung Mängel sind nicht gleichzusetzen mit Störungen oder Fehlfunktionen, die in den meisten Fällen eine Unterbrechung, oder zumindest Beeinträchtigung von Arbeitsabläufen bedeuten. Vielmehr sind Mängel als Schäden zu betrachten, die langfristig zu einer Störung des Produktionsprozesses führen können, jedoch akut keinen Handlungsbedarf erfordern. Es lohnt sich daher nicht für jeden Mangel einen Arbeitsauftrag zu generieren. Beispielsweise ist das Abblättern des Korrosionslackes einer Pumpe ein Mangel, der sich aktuell nicht auf die Funktionalität des Gerätes auswirkt, langfristig jedoch zu ernsthaften Schäden führen kann. GS-Service bietet nun die Möglichkeit, diese Art von Schäden zum Objekt zu erfassen, zu sammeln und systematisch abzuarbeiten. Funktionsüberblick: Erfassung von Mängeln zu allen Betriebsobjekten Definition von Mängeln und zugehörigen Behebungsstrategien Systematisches Bearbeiten erfasster Mängel "auf Knopfdruck" mittels des GS- Service Aufgabenmanagements Umfassende Auswertungs- und Reportmöglichkeiten Erfassung und Bearbeitung über mobile Geräte (benötigt GS-Mobile) Unterstützende Informationen via Einbindung von Digitalfotos über geeignete mobile Geräte 12

14 4.6 Dokumentenmanagement GS-Service bietet interessante Funktionen zur sicheren und effizienten Dokumentenverwaltung. So lassen sich die Dokumente per Mausklick einfach in ein zentrales elektronisches Archiv abgelegen. Zeit und Kosten beim Ablegen werden somit gespart. Bereits bei der Ablage des Dokuments können über eine Verschlagwortung individuelle Suchkriterien festgelegt werden. Ganz gleich ob technische Zeichnung, Bilddateien oder einfache Textdokumente, über eine Anwendungsverknüpfung öffnen und bearbeiten Sie Dateien jeder Art direkt aus der Betriebsführung heraus. Die integrierte Ein- und Auscheck-Funktion verhindert hierbei, dass Dokumente in Bearbeitung von anderen Systembenutzern geändert werden können. Änderungen und Zugriffe können bei Bedarf über die Journalfunktion von GS-Service via Zeitstempel dokumentiert werden. Über die Zuweisung von Benutzerrechten lassen sich die Art des Zugriffs für jeden Benutzer oder auch Benutzergruppen regeln. Durch die direkte Verknüpfung eines Dokuments mit einem oder auch mehreren Objekten/Anlagen/Maschinen sind Informationen immer dort verfügbar, wo sie tatsächlich hingehören. Mit der Möglichkeit, Aufgaben auf hinterlegte Dokumente zu erstellen, binden Sie diese schnell und unkompliziert in individuelle Workflows ein. Erzeugen Sie direkt am Objekt Dokumente über die Seriendruckfunktion auf Basis von individuell gestalteten Vorlage-Dateien von Microsoft-Word. Mit der Dokumentenverwaltung von GS-Service verwalten Sie Ihre Dokumente effizient und sicher und reduzieren die Zeiten für das Suchen von Dokumenten erheblich. 13

15 Funktionsüberblick: Verwaltung von Dokumenten und Dateien jeder Art Öffnen und Bearbeiten direkt aus der Betriebsführung (entsprechende Anwendung zum jeweiligen Dokument vorausgesetzt!) Verknüpfen von Dokumenten mit einem oder beliebig vielen Wirtschaftsgütern (Anlagen; Betriebsobjekten) Checkin /Checkout-Funktion Individuelle Verschlagwortung und Kategorisierung Bei Bedarf Protokollierung von Änderungen und Zugriffen Individuelle Rechtevergabe je Dokument Aufgabenerstellung auf Dokumente Generierung von Seriendokumenten über Microsoft Word-Vorlagen 4.7 Bürokommunikation Durchgängige Kommunikation ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen. Störungen der Kommunikation bedeuten Unterbrechungen der Geschäftsabläufe und sind häufig die Ursache für Fehler. 14

16 GS-Service bietet verschiedene Instrumente zur Verbesserung und Strukturierung der Kommunikation in Ihrem Unternehmen: Verwalten Sie Ihre Kontakte mit der integrierten Kontaktverwaltung. Über eine Schnittstelle zur Telefonanlage (TAPI) sind die Kontaktdaten des Anrufers bereits verfügbar, bevor Sie den Hörer abnehmen. Mit dem eigenen -Client und einer umfassenden Terminverwaltung stehen Ihnen weitere Werkzeuge zur Verfügung, um die Qualität Ihrer internen und externen Kommunikation zu optimieren. Alle Systembenutzer können zudem über einen Messenger kommunizieren, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter einmal kurz nicht am Platz ist. Alle Funktionen sind untereinander verbunden, um so einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen. Durch die Verbindung der Module untereinander ist eine systemübergreifende Kommunikation gewährleistet. Ferner steht eine Schnittstelle zu Microsoft Outlook zur Verfügung, um Kontaktdaten und Termine zu synchronisieren. Über die mitgelieferten Auswertungs- und Reportingtools lassen sich zudem individuelle Kontaktberichte und Analysen fahren. Funktionsüberblick: umfangreiche Kontaktverwaltung integrierter -Client komfortabler Terminkalender systeminterner Messenger Schnittstelle zur Telefonanlage (TAPI) 4.8 Berichte & Reporting GS-Service verfügt über leistungsfähiges Bericht und Reporting-Werkzeug. Zu jedem Zeitpunkt lassen sich mit der Software auf Knopfdruck aktuelle Aussagen zu allen relevanten Bereichen wie Anlagenhistorie, Auftragssituation, Kostenstruktur usw. erstellen. Im Standard sind bereits Berichte und Auswertungen vordefiniert und dadurch sofort verfügbar. Auf diese Weise stehen z.b. der Geschäftsleitung aussagekräftige Tages-, Monats- oder Jahresberichte auf Knopfdruck zur Verfügung. Adhoc-Auswertungen über Listenansichten können über eine integrierte Vorlage angepasst und ausgedruckt werden. Alternativ können Listenansichten als Basis zur weiteren Verarbeitung direkt nach Microsoft Excel exportiert werden. Über die COM-Schnittstelle ist es möglich auch kundenindividuelle Reports nach Vorlage zu erstellen und automatisiert zu generieren. Zur Unterstützung der Thematik "Erstellen von Auswertungen und Reports in GS-Service" gibt es ein ausführliches Praxisseminar. 15

17 Funktionsüberblick: Standardberichte auf Knopfdruck sofort verfügbar Anpassung der Standardberichte möglich Erstellung von Individualberichten mittels VB-Script Übergabe von Stamm- und Betriebsdaten an externe Reportingtools oder andere Softwareapplikationen zur Auswertung (beispielweise MS-Excel) integrierter Berichtsgenerator ODBC-Datenquelle zur Anbindung von externen Programmen zeitgesteuerte Generierung von Berichten über den internen Berichtsgenerator 16

18 5. Zusatzmodule 5.1 Einsatzplanung Das GS-Modul Einsatzplanung unterstützt die Disposition von räumlich verteilten Aufgaben unter Einbeziehung von Ressourcen, Qualifikationen und Terminen. Die Disposition erfolgt interaktiv und kann dynamisch auf neue Anforderungen wie Störereignisse reagieren. Der Disponent kann Ad-Hoc Aufgaben anlegen und dem Einsatzplan hinzufügen. Über die eingeblendete Karte sind die Wegstrecken und Einsatzorte stets im Blick. Die fälligen und noch nicht verplanten Aufgaben werden in der Aufgabenablage deponiert. Diese Aufgaben können verschiedene Qualifikationen voraussetzen oder auch feste Termine enthalten. Aus diesen Vorgaben erstellt die Software Planungsvorschläge, die ein Optimum aus gleichmäßiger Mitarbeiterauslastung und kurzen Fahrtstrecken darstellen, alle bereits im Vorfeld fest terminierten Aufträge platzieren und alle benötigten Qualifikationen berücksichtigen. Die berechneten Vorschläge können manuell abgeändert und als Variante abgelegt werden. Die Variante, für die der Disponent sich entscheidet, lässt sich abschließend als Tour dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen und auf ein mobiles Gerät übertragen. Fehlen einem Mitarbeiter die nötigen Qualifikationen, so lässt sich die Aufgabe nicht zuordnen und bleibt in der Aufgabenablage liegen. Während der Planung bekommt der Disponent ständig ein visuelles Feedback über den Ort der Aufgabe auf der eingeblendeten Karte und kann manuell Veränderungen vornehmen. Wenn das Ergebnis nach der Optimierungsphase für den Disponenten zufriedenstellend ist, können daraus für jeden Mitarbeiter Touren erstellt werden. 17

19 Dem Disponenten stehen folgende Planungsparameter zur Verfügung: Der Standort bestimmt den Ort, an dem die Mitarbeiter den Einsatz beginnen und beenden. Die Rüstzeit gibt die Zeit an, die zum Be- und Entladen der Fahrzeuge benötigt wird. Die Pufferzeit ist die Zeit, die als Aufschlag zur Aufgabendauer hinzugerechnet wird (z.b.: der Gang in den Keller, wo sich die Zähler befinden oder das Warten bis einem die Tür geöffnet wird) Der Standort kann gewählt werden (Firma oder von einem anderen Ort) Einsatzgebiete: Immer, wenn es räumlich verteilte Aufgaben gibt oder, wenn ein Disponent mehrere Teams oder Mitarbeiter betreut, unterstützt das Modul Einsatzplanung: Flächenversorger für Gas, Wasser, Strom und Fernwärme Kontrollen im Bereich der Entsorgung (Abwasser) Zählerablesungen Hausanschlusskontrollen große Industrieanlagen öffentliche Beleuchtung Störmeldemanagement Funktionen: grafische Darstellung der Touren, Standorte und Aufgaben Berechnung von Planungsvorschlägen optimiert nach Strecke und Mitarbeiterauslastung manuelle Disposition möglich 18

20 5.2 Projektplanung Mit dem Modul Projektplanung können zusammenhängende Maßnahmen zu einem Projekt zusammengefasst und Plankosten und Ist-Kosten gegenüber gestellt werden. Jeder Maßnahme können eine Reihe von Aufgaben zugeordnet werden, deren Kosten über die Maßnahme ausgewertet werden können. Neben der Planung von Einzelprojekten wie Neubau- und Revisionsmaßnahmen können auch zyklische Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen als Projekt ausgewertet werden. Darüber hinaus können im Projekt Meilensteine definiert werden, die Auskunft über den aktuellen Projektfortschritt geben. Zur Planung komplexer Maßnahmen lassen sich Aufgaben im Projekt in logischer Reihenfolge verknüpfen. Funktionen: Bedarfsermittlung vorgelagerter Prozesse Ressourcen anfordern und planen Terminierung der Aufträge nach Priorität oder logischer Abfolge Aufwands- und Kostenabschätzung Budgetermittlung und überwachung Übergang von der Planung zur Disposition Dispositionsübersicht mit Auslastungsanzeige Abschluss des Projektes mit Soll-/Ist-Kostenauswertungen 19

21 5.3 Mobile Auftragsbearbeitung GS-Mobile GS-Mobile von GreenGate - ein Meilenstein in der mobilen Auftragserfassung. Vor Ort ist GS-Mobile jederzeit flexibel, effizient und sicher einsetzbar. GS-Mobile wurde für die Nutzung auf windowsbasierten Tablet-PCs, insbesondere der Motion F5, entwickelt. Leistungsspektrum GS-Mobile: mobiles Bearbeiten von Aufgaben, Tätigkeiten, Ergebnissen und von Objekteigenschaften Quittierungsassistent zur komfortablen Auftragsbearbeitung Erfassen von Arbeitszeiten zu Aufgaben oder Tätigkeiten Erstellung von Ad-Hoc-Aufträgen gefilterte Darstellung der Aufgaben anhand des angemeldeten Benutzerprofils Erfassen von Mängeln zum Objekt Möglichkeit Fotos von einer integrierten Digitalkamera einem Objekt, einer Aufgabe oder einem Mangel zuzuordnen Markierungen auf Fotos erstellen digitale Unterschriften zur Auftragsquittierung Unterstützung von Barcode und RFID Vorteile und Nutzen: GS-Mobile versetzt Sie in die Lage, Aufträge papierlos abzuarbeiten, eine lückenlose Auftragsrückmeldung inklusive der geleisteten Arbeitszeit zu gewährleisten, vor Ort alle notwendigen Stammdaten zur Verfügung zu haben und bei Bedarf direkt aktualisieren zu können, Schäden und Mängel im Rahmen der aktuellen Auftragsbearbeitung zu erfassen und zu dokumentieren, sowie mittels RFID, GPS oder Barcode immer das korrekte Betriebsobjekt/ Wirtschaftsgut eines Auftrages zu identifizieren. Funktionen von GS-Mobile: Dokumente jeder Art stehen mobil zur Verfügung. Betriebsobjekte können in GoogleMaps oder in OpenGIS mit Hilfe von hinterlegten Geokoordinaten angezeigt werden. Mobile Geräte werden über die Synchronisation automatisch aktualisiert, was den administrativen Aufwand deutlich reduziert. automatische Update-Funktion 20

22 5.3.2 GS-DigitalPen Kundentermine, Maschinenprüfungen, Inspektionen Für den Außendienstmitarbeiter ist die Datenerfassung vor Ort mit umständlichen Papierformularen und zeitaufwendigen, nachträglichen Übertragungen in das Computer-System verbunden. Der GS-DigitalPen ist eine universal einsetzbare mobile Lösung zur schnellen Erfassung und prozessorientierten Weiterverarbeitung von Serviceberichten. Mit dem GS- DigitalPen werden Formulare handschriftlich ausgefüllt, ohne dass auf die computerbasierte Dokumentation verzichtet werden muss. Eine Kamera im Stift erfasst die Einträge und übermittelt sie automatisch an GS-Service. Dadurch vermeiden Anwender Fehler und ersparen sich doppelte Eintragungen was letztendlich auch den bürokratischen Aufwand reduziert. Die handschriftlichen Informationen können zeitnah erfasst und in GS-Service übertragen werden. GS-DigitalPen ist der passende Begleiter, da eine Zeitersparnis bis 80% erreicht werden kann. Fehler beim Übertragen von Protokollen ins EDV-System entfallen Verwaltungs- und Leistungsprozesse sind effizient, sicher und schnell keine kostspielige Einarbeitungszeit einfache Handhabung einfache Übertragung in GS-Service 21

23 Vorteile durch den Einsatz von GS-DigitalPen: die Mitarbeiter müssen sich nicht umgewöhnen kein Einsatz von Notebook oder PDA nötig trotzdem kein Medienbruch hohe Wirtschaftlichkeit: kleine Investition, geringe Betriebskosten erheblich verbesserte Datenqualität Was kann der GS-DigitalPen leisten? Er kann 500 voll beschriebene Auftragsbögen speichern. Sein Akku hält eine Woche. Das Laden erfolgt automatisch über die Docking-Station und dauert etwa 4 Stunden, die Daten bleiben auch bei leerem Akku im Stift erhalten. Der Stift kann eindeutig einem Mitarbeiter oder Team zugeordnet werden. Einträge in den Auftragsbogen werden automatisch mit einem Zeitstempel versehen. Der Stift ist robust und gegen Spritzwasser geschützt (Schutzklasse IP 52). 22

24 5.3.3 GS-PDFSyncService Mit GS-PDFSyncService lassen sich Aufträge als PDF-Formular erzeugen und auf einem beliebigen Endgerät bearbeiten. Der GS-PDFSyncService steuert automatisch den kompletten Ablauf vom Erzeugen des PDF-Auftragsformulares bis zum Einlesen mit automatischem Rückmelden der Ergebnisse in GS-Service. Das Verteilen und das automatische Einlesen der Formulare kann über eine Dropbox erfolgen. Die Dropbox ist für die verschiedenen Plattformen (Apple, Microsoft etc.) erhältlich und ermöglicht einen sicheren Datenaustausch. Funktionsweise des GS-PDFSyncServices Installation als Windows-Dienst mit zwei wesentlichen Funktionen: 1. Erzeugt das PDF-Auftragsformular einer dem PDF-Gerät zugewiesenen Aufgabe und legt dies in einem voreingestellten Verzeichnis (z.b. Dropbox) ab. Das Formular kann nun ausgefüllt werden. 2. Nach Bearbeitung erfolgt ein automatischer Import mit Einlesen der Ergebnisse und Quittierung des Auftrags. Vorteile auf einen Blick einfaches Handling tauglich für den Einsatz im Massengeschäft einfache Übertragung von jedem Standort ins GS-System über Internetverbindung (Dropbox) Rückmeldungen über verschiedene Plattformen möglich (Apple, Android, Windows) keine zusätzliche Handeingabe der Auftragsbögen, dadurch aktuelle Daten 23

25 5.3.4 GS-Touch GS-Touch wurde als Baukasten entwickelt, um Kundenprozesse individuell als App abbilden zu können (z.b. Zählerwechsel, Störerfassung etc.). Durch das Baukastenprinzip kann praktisch jeder Anwendungsfall abgebildet werden. Ziel ist es, eine sehr einfache Arbeitsweise auf allen Geräteplattformen zu adaptieren. GS-Touch läuft auf Android- Smartphones und Tablets sowie auf iphone und ipad und Windows-Phone-Geräten. Funktionen: Unterstützung von Android, ios und Windows Phone Ergonomische Touch-Bedienung mit Gestensteuerung Unterstützung von GPS, Barcode, Kamera, RFID (per Bluetooth) Terminverwaltung Zeiterfassung mobile Dokumente Standard-Workflow für Aufgaben, Tätigkeiten und Ereignisse Mängelerfassung paralleler Betrieb mit GS-Mobile 24

26 5.3.5 GS-Maps GS-Maps eröffnet neue Möglichkeiten zur einfachen und intuitiven Disposition über eine Kartenansicht sowohl zur mobilen als auch zur stationären Nutzung. Zur Darstellung können verschiedene Kartenanbieter wie OpenStreetMap, Google, Bing, DXF und weitere, sowie die Einbindung eigener GIS-Daten per WMS online und offline genutzt werden. Zahlreiche Filtermöglichkeiten und die Visualisierung des Objektstatus in der Karte unterstützen den Disponenten bei der täglichen Routine. Offene Aufgaben, Tätigkeiten und Mängel werden direkt in der Karte angezeigt und können vor dort aus bearbeitet werden. 25

27 5.4 GS-Benachrichtigungsdienst Mit Hilfe des GS-Benachrichtigungsdienstes kann GS-Service automatisch Nachrichten per , SMS oder LAN versenden. Einsatzfälle des GS-Benachrichtigungsdienstes: Benachrichtigung bei Aufgaben Benachrichtigung bei Ereignissen Benachrichtigung bei Bestandsunterschreitungen im Lager Dabei kann die Benachrichtigung bei Aufgaben für verschiedene Ereignisse ausgelöst werden, wie z.b. bei Zuständigkeitswechsel, Statuswechsel, Bearbeitungsstatus oder auch Priorität hoch. Ebenfalls kann der ein PDF-Auftragsbogen als Anhang beigefügt werden, wenn für das Ereignis Aufgaben im Vorfeld definiert worden sind. Die Benachrichtigung bei Bestandsunterschreitung im Lager kann bei Unterschreitung des Melde- oder Mindestbestandes eines geführten Artikels ausgelöst werden. Optional kann bei Nachrichten ein Artikelbericht des betroffenen Artikels als PDF-Dokument angehängt werden. 5.5 Lager / Warenwirtschaft Mit dem Modul Lager können die im Artikelstamm geführten Artikel bestandseitig verwaltet werden. Funktionen: Führen von Lagerbeständen für Material, Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien,... frei definierbare, mehrstufige Lagerplatz-Hierarchie lagerübergreifende Bestandsinformationen (Verwaltung von Pseudolagern) frei definierbare Buchungsarten automatische Buchung, z.b. Zugang zum Wareneingang Abgang bei Fertigmeldung von Aufträgen Buchung auf Kostenstelle/ Objekt/ Projekt/ Auftrag komfortable manuelle Buchungsmöglichkeiten (Zugänge, Abgänge, Umlagerung) Verwaltung und Dokumentation von Materialchargen lückenlose Buchungsstatistik Inventuraufnahme, -bearbeitung und bewertung Führung und Auswertung von Mindest- und Meldebeständen diverse Bestands- und Bewertungslisten Einbau- /Verwendungsnachweis Umschlaghäufigkeit Ersatzteilverwaltung 26

28 Im Materialstamm erfolgt die Verwaltung von Ersatzteilen, Austauschteilen, Verbrauchsmaterial usw. Er ist Basis für die Stücklisten bzw. die Materialzuordnung zu den Aufträgen. Lagerhaltung und Einkauf basieren ebenfalls auf den im Materialstamm verwalteten Artikeln. Besondere Merkmale: Chargenführung mit durchgängigem Nachweis Seriennummernverwaltung mit Historienfunktion zu jeder Seriennummer Bezugsdaten (Hersteller, Lieferanten, Einkaufspreise, Rabatte) Lagerzuordnung bei Bestandsführung Zuordnung externer Dokumente beliebigen Formats (z.b. CAD-Zeichnungen, Montageanleitungen, Zertifikate) Lagerbestands- und Bewegungsdaten, Statistiken Verwendungsnachweis 27

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