Geers. Datenverarbeitung. Office Excel Access Word PowerPoint Bestellnummer: ISBN:

Transkript

1 Geers Datenverarbeitung Office 2003 Excel Access Word PowerPoint 2003 Bestellnummer: ISBN:

2 2 Vorwort Das Buch Datenverarbeitung Office 2003, Excel Access Word PowerPoint Internet bietet die Möglichkeit, handlungsorientiert Inhalte zu erlernen. Es ist im Wesentlichen folgendermaßen aufgebaut: Zunächst werden grundlegende Bemerkungen zum Aufbau und der Funktion einer Datenverarbeitungsanlage gemacht. Die Bereiche Hardware und Software werden kurz und präzise beschrieben. Die Betriebssystem Windows XP wird insoweit behandelt, wie es für den Unterricht notwendig ist. Wer dieses Kapital aufmerksam durcharbeitet und am Computer nachvollzieht, wird mit der Benutzeroberfläche von Windows gut umgehen können. Die für den Unterricht benötigten Funktionen der Tabellenkalkulation Excel 2003, der Datenbank Access 2003, der Textverarbeitung Word 2003 und der Präsentationssoftware PowerPoint 2003 werden erklärt. Der Datenaustausch zwischen den Programmen soll zeigen, dass Daten nur einmal erfasst werden müssen und danach problemlos in anderen Programmen weiter verarbeitet werden können. Zusätzlich werden Elemente ausführlich erklärt, die in allen Programmen vorhanden sind. Umfangreiche Übungen sollen das Erlernte vertiefen. Grundsätzlich ist es egal, mit welchem Programm Sie zunächst beginnen. Das Buch ist so aufgebaut, dass innerhalb der Programme alle wesentlichen Inhalte jeweils erklärt werden. Grundlegende Bearbeitungshinweise zu Grafiken mit dem Office Picture Manager werden dargestellt. Der Picture Manager ist Bestandteil des Office Pakets. Die Arbeit mit einem Internet-Browser, der die Arbeit im Internet ermöglicht, wird anhand der wesentlichen Funktionen erklärt. Darüber hinaus wird gezeigt, wie nach Informationen im Internet effektiv gesucht wird und diese Informationen dann in anderen Programmen verarbeitet werden. Die Arbeit mit einem -Programm wird ebenfalls genau erklärt. Noch ein Wort zur Darstellung der einzelnen Fenster und Bildschirmausdrucke. Windows XP erlaubt eine unterschiedliche Darstellung, wie auf Seite 40 erklärt wird. In diesem Buch wird die Darstellung von Windows XP gewählt. Auch wenn eine andere Darstellung gewählt wird, ändert dies nichts an der beschriebenen Arbeit mit dem Programm. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Verbesserungen, die sich z. B. durch Updates der Programme ergeben, können Sie im Internet unter folgender Adresse abrufen: Für die Arbeit mit diesem Buch wünsche ich Ihnen viel Spaß. Der Erfolg wird sich bei einer vernünftigen Arbeit mit dem Buch und den Programmen sicher einstellen. Papenburg, Februar 2004 Werner Geers

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Aufbau und Funktion einer Datenverarbeitungsanlage 1.1 Hardware und Software Computerarten Grundausstattung eines Computers Motherboard (Zentraleinheit) Vorbemerkungen Prozessor des Computers (CPU) BIOS Arbeitsspeicher Sockel und Slots Chipsatz zur Motherboardsteuerung Schnittstellen Controller Bussystem Eingabegeräte Begriff Tastatur Maus Trackball Scanner Barcodeleser Weitere Eingabegeräte Ausgabegeräte Begriff Bildschirm Baemer Plotter Drucker Externe Speicher Möglichkeiten der Datenspeicherung Speichermedien und -geräte Multifunktionale Geräte Multimedia Multimediageräte Anschlüsse für Multimediageräte Datenkommunikationsgeräte und Netzwerkkomponenten Datenkommunikationsgeräte Netzwerkkomponenten Aufgaben Grundlagen interner Informationsdarstellung Vorbemerkungen Dualsystem (Binärsystem) Bit und Byte Kilobyte, Megabyte und Gigabyte Codes Entwickeln von Algorithmen Software Begriff Softwareebenen Betriebssystem (Systemsoftware) Entwicklung des Betriebssystems für Personalcomputer Bestandteile eines Betriebssystems Anwendersoftware Anforderungen an Software Aufgaben Arbeiten mit Windows XP 2.1 Aufgaben des Betriebssystems Arbeiten mit Windows XP Starten und Beenden eines Programms Die Arbeit mit dem Explorer Arbeiten mit Ordnern Arbeiten mit Dateien Suche nach Daten und Dateien Arbeiten mit Disketten Eigenschaften eines Datenträgers, eines Ordners und einer Datei Datensicherung Papierkorb Systemsteuerung Aufgaben Tabellenkalkulation mit EXCEL Grundlegende Bemerkungen Funktionen der Tabellenkalkulation Start des Programms EXCEL Programmeinstellungen Aufgabenbereich Smarttags Die Bearbeitungsleiste Tabellen und Bildlaufleisten Taskleiste Zeilen, Spalten, Zellen und Bereiche Eingaben, Korrekturen, Berechnungen usw. anhand eines Beispiels Bearbeitungshinweise Eingaben und Korrekturen Eingaben und Berechnungen Bemerkungen in einem Textfenster Speichern, Öffnen und Drucken Speichern von Mappen Öffnen von Mappen Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien Drucken einer Tabelle aus einer Mappe Anlegen einer neuen Mappe Wechseln zwischen den einzelnen Tabellen innerhalb einer Mappe Schließen einer Mappe Bearbeiten von Bereichen und Zellen Löschen von Zellen und Bereichen Kopieren und Einfügen von Zellen und Bereichen Kopieren und Einfügen durch AutoAusfüllen Kopieren durch Ausfüllen Ausschneiden und Einfügen von Zellen und Bereichen Drag and Drop Einfügen von Inhalten aus der Office-Zwischenablage Rückgängigmachung Wiederholen Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten Übungen... 91

4 4 Inhaltsverzeichnis 3.5 Adressierung Begriff Arten der Adressierung Relative Adressierung Absolute Adressierung Adressierung über Namen Übungen Formatieren Inhalte von Zellen Formeln Funktionen Vorbemerkungen Arten von Funktionen Arbeit mit Funktionen der Symbolleiste Standard Benutzen des Funktions-Assistenten Mathematische Funktionen Finanzmathematische Funktionen Datums- und Zeit-Funktionen Logik-Funktionen Text-Funktionen Statistik-Funktionen Informations-Funktionen Matrix-Funktionen Übungen Sortieren innerhalb von Tabellen Übungen Schutz von Zellen, Bereichen und Formeln Diagramme Vorbemerkungen Darstellungsarten Erstellung eines Diagramms mit Hilfe des Diagramm-Assistenten Änderungen der Darstellung eines Diagramms Diagrammtyp und Diagrammoptionen Diagrammquelle und Daten hinzufügen Benutzerdefinierte Grafiken Übungen Sonstige Möglichkeiten von EXCEL Fixieren des Bildschirms Teilen des Bildschirms Benutzerdefinierte Listen Benennen und Kopieren von Tabellen Berechnungen unter Nutzung von mehreren Tabellen Verwenden von Hyperlinks Gültigkeitsprüfung Einfügen eines Kommentars Spezielle Berechnungsmethoden Vorbemerkungen Zielwertsuche Solver Mehrfachoperationen Trendberechnungen Übungen Datenbanken und Listen Vorbemerkungen Anlegen einer Datenbank Sortieren von Daten Ausgeben von Daten nach Kriterien Arbeiten mit Datenbankfunktionen Teilergebnisse Nutzen von Listen Datendarstellung mit einer Pivot-Tabelle Makros Vorbemerkungen Einstellung der Sicherheitsstufe Makro zur Dateneingabe Makro zum Druck von Daten Excel-Hilfe Überprüfung von Ergebnissen Fehlermeldungen und Fehlererkennung Datenbank mit ACCESS Theoretische Grundlagen einer relationalen Datenbank Funktionen einer Datenbank Tabellen Entity-Relationship-Modell (ERM) Normalisierung von Tabellen Arbeiten mit ACCESS Aufbau des Bildschirms Arbeitsablauf mit einer Datenbank Datenbankfenster Anlegen der Datenbank Betrieb Anlegen einer Tabelle und Eingeben von Daten Vorbemerkungen Datenfelder und Felddatentypen Anlegen der Tabelle Lager Eingabe von Daten in eine Tabelle Übungen Bearbeiten der Datensätze/Datenfelder Bearbeiten der Tabellenstruktur Einfügen und Löschen von Datenfeldern Ändern von Datenfeldname/ Datenfeldtyp Ändern von Feldeigenschaften Formatieren von Daten Aufbau weiterer Tabellen Abfragen Vorbemerkungen Arten von Abfragen Auswahlabfrage Parameterabfrage Anfügeabfrage Tabellenerstellungsabfrage Löschabfrage Kreuztabellenabfrage Aktualisierungsabfragen Duplikatsuche Übungen

5 Inhaltsverzeichnis Beziehungen zwischen Tabellen Grundsätzliche Erklärungen :1-Beziehung zwischen Tabellen :N-Beziehung zwischen Tabellen M:N-Beziehung zwischen Tabellen Inkonsistenzsuche Beziehungen mit referentieller Integrität Gleichheits- und Inklusionsverknüpfung Verknüpfungen auf Grund einer Abfrage Übungen Formulare AutoFormular Formularerstellung mit Assistenten Formulare mit Memofeldern/Grafiken Berichte Vorbemerkungen Erstellen von einfachen Berichten Erstellung eines AutoBerichts Textverarbeitung mit Word Grundlegende Bemerkungen Funktionen einer Textverarbeitung Start des Programms Programmeinstellungen Einstellungen für die Texteingabe Einrichten der Seite Einfüge- und Überschreibmodus Automatische Silbentrennung Einstellen der Schrift Texteingabe und -bearbeitung Eingaben und Korrekturen Rechtschreibprüfung Thesaurus Anzeigen der Absatzmarke usw Auswählen einer Textstelle Speichern usw. von Dokumenten Markieren, Löschen, Kopieren usw. von Texten und Textteilen Zeichenformatierung Absatzformatierung Texteinzug Tabulatoren Tabellen Nummerierungen/Aufzählungen Erstellung einer Nummerierung Änderung der Nummerierung Überspringen der Nummerierung Bearbeiten der Nummerierung Aufzählungen Einfügen von Sonderzeichen Übersetzung Übungen Briefe mit Textbausteinen Geschäftsbriefe nach DIN Erfassung eines Brieftextes Erstellung von Textbausteinen Text mit AutoText-Einträgen Ausdruck der AutoText-Einträge Präsentieren mit PowerPoint Nutzungsmöglichkeiten einer Präsentationssoftware Vorbemerkungen Vortrag mit Hilfe einer Präsentation Sonstige Möglichkeiten Elemente einer Präsentation Start des Programms Erstellung einer Präsentation Bildschirmpräsentation Löschen, Kopieren und Einfügen von Folien Erstellung weiterer Folien Vorbemerkungen Folie mit Organigramm Folie mit Grafiken oder Clip Arts Folie mit einer Excel-Tabelle Folie mit Excel-Diagramm Folien mit Clip Art und Texten Folie mit Textfeld, WordArt-Objekten, Pfeilen usw Folie mit Filmen und Klängen Ansichten Übungen Folienmaster Vorbemerkungen Erstellung eines neuen Folienmasters - Textformatierungen Erstellung eines neuen Folienmasters Formatieren des Hintergrunds Erstellung eines neuen Folienmasters Einfügen von Objekten Erstellen neuer Entwurfsvorlagen Entwurfsvorlagen unter Nutzung bestehender Masterfolien Entwurfsvorlagen unter Nutzung bestimmter vorgegebener Elemente Foliendesign Entwurfsvorlagen Farbschemas Folienübergang Effekte beim Folienübergang Folienübergang über interaktive Schaltflächen Auswahl einer beliebigen Folie Animationsschemas Vorgegebene Animationsschemas Benutzerdefinierte Animation Änderung der Folienreihenfolge während der Präsentation Ergänzungen in Folien während der Vorführung Zielgruppenorientierte Präsentation

6 6 Inhaltsverzeichnis 6.17 Einblenden von Foliennummern usw Bestimmen einer anderen Schriftart Freie Gestaltung von Folien Erstellen einer Präsentation Gemeinsames Bearbeiten von Objekten Einfügen eines Fotoalbums Einfügen von Folien aus anderen Präsentationen Speichern von Folien als Grafik Speichern von Folien als Webseiten Senden der Präsentationen an die Textverarbeitung Word Arbeiten mit fertigen Präsentationen Präsentation ohne das Programm PowerPoint Übungen Aufbau eines Vortrags mit Hilfe einer Präsentationssoftware Beurteilungskriterien und -bögen Bearbeiten von Fotos und Grafiken für Office Dokumente 7.1 Vorbemerkungen Grundsätzliche Aussagen zu Grafiken Microsoft Office Picture Manager Grafikbearbeitung mit den Office-Programmen Gemeinsame Elemente von Excel, Word und PowerPoint 8.1 Vorbemerkungen Einfügen und Bearbeiten von Clip Arts Einfügen eines Clip Arts Arbeiten mit dem Clip Organizer Einfügen einer Grafik Einfügen eines WordArt-Objekts Einfügen von Objekten Einfügen eines bereits erstellten Objekts Einfügen eines zu erstellenden Objekts Einfügen eines Objekts am Beispiel einer Formel Einfügen von schematischen Darstellungen Einfügen eines Organigramms Einfügen eines Textfelds Einfügen von AutoFormen Datenaustausch 9.1 Vorbemerkungen Datenübertragung von EXCEL in die Textverarbeitung Word Übertragen einer Tabelle Übertragen einer Grafik Verknüpfung von Daten Datenaustausch zwischen ACCESS und Word bzw. EXCEL Vorbemerkungen Datenexport von ACCESS in Word für Windows und EXCEL Datenaustausch durch Kopieren und Einfügen Datenexport Datenimport Serienbriefe Vorbemerkungen Serienbriefe mit ACCESS und Word für Windows Serienbriefe mit einer EXCEL- Tabelle und Word für Windows Netze und Datenkommunikation 10.1 Grundlagen der Kommunikation Arten der Kommunikation Einplatz- und Mehrplatzsysteme Kommunikationsnetze Begriff Netzwerkarten Netzwerkbetriebssysteme Netzwerktopologien (-architektur) Telekommunikations- und Datennetze Internet 11.1 Begriff Der Internetanschluss Internetdienste Begriffe aus dem Internet Die Arbeit mit dem Microsoft Internet Explorer Vorbemerkungen Aufrufen von Informationen Schaltflächen Addressleiste Speichern gesamter Webseiten mit Texten und Grafiken Weiterverarbeiten und Speichern von Textteilen und Grafiken Drucken von Internetseiten Senden von Seiten Favoriten Download mehrerer Internetseiten Suchmaschinen Vorbemerkungen Meta-Suchmaschinen Suchen am Beispiel der Suchmaschine Google Laden von Dateien aus dem Internet (FTP) Vorbemerkungen mit Outlook Express Rahmenbedingungen und Auswirkungen der Datenverarbeitung 12.1 Datensicherung Datenschutz Zweck des Datenschutzgesetzes Öffentliche Stellen Unternehmen Technische und organisatorische Maßnahmen für den Datenschutz Entwicklungstendenzen in der Datenverarbeitung Veränderungen der beruflichen Tätigkeiten Stichwortverzeichnis