Arbeiten mit ACCESS 2010

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1 Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm. Werner Geers Arbeiten mit ACCESS 2010 Datenbanken mit Datenmodellierung Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten Beziehungen Makros Datenaustausch SQL Structured Query Language 1. Auflage Bestellnummer Bildungsverlag EINS, Troisdorf

2 2 Vorwort Vorwort Datenbanken gewinnen in Betrieben, Verwaltungen und Schulen eine immer größere Bedeutung. In diesem Buch werden theoretische Grundlagen über Datenbanken vermittelt und der praktische Umgang mit dem Datenbanksystem Access 2010 gezeigt. Das Arbeitsbuch zu ACCESS 2010 ermöglicht es, Datenbanken handlungsorientiert im Unterricht einzusetzen. Es werden alle Inhalte zum Bereich Datenbank abgedeckt, die in vielen Rahmenlehrplänen angegeben werden. Einen breiten Raum nimmt die Modellierung einer Datenbank mithilfe des Entity- Relationship-Modells (ERM) ein. Außerdem wird die Normalisierung von Daten umfassend durchgeführt. Die einzelnen Objekte einer Datenbank (Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros) werden eingehend beschrieben. Anhand von Übungen lässt sich das jeweils Erlernte vertiefen. Der Datenaustausch zwischen Programmen führt dazu, dass Daten nur einmal erfasst und dann für unterschiedliche Zwecke genutzt werden. Anhand von Erklärungen, Beispielen und Übungen wird dieser Sachverhalt intensiv erarbeitet. Relationale Datenbanken nutzen die Datenbanksprache SQL (Structured Query Language). Anhand von Erklärungen und vielen Beispielen wird die Nutzung der Datenbanksprache intensiv geübt. Damit werden Grundlagen gelegt, die es ermöglichen, andere relationale Datenbanken wie MySQL, Oracle usw. zu nutzen. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Ergänzungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter der folgenden Adresse abrufen: Papenburg, Frühjahr 2011 Werner Geers

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Datenmodellierung Funktionen einer Datenbank Datenbankkonzept Datenmodelle Relationale Datenbank Entity-Relationship-Modell (ERM) semantisches Modell Begriff Entität Objekt Entitätstyp Objekttyp Attribute Entitätstyp, Entität und Attribute Schlüsselfelder Relationship (Beziehungen) Kardinalität Optionalität Beziehungen Beispiel für ein Entity-Relationship-Modell Normalisierung von Tabellen Ziel der Normalisierung Probleme der Datenerfassung (Nullte Normalform) Normalformen Übungen Aufbau einer Datenbank mit ACCESS Aufbau des Bildschirms Arbeitsablauf mit einer Datenbank Backstage-Bereich Aufbau des Backstage-Bereichs Aufteilung des Backstage-Bereichs Navigationsbereich Anlegen der Datenbank Betrieb Tabellen Vorbemerkungen Datenfelder und Felddatentypen Anlegen der Tabelle Lager Eingabe von Daten in eine Tabelle Übungen Grundlegende Arbeitsschritte Löschen einzelner und aller Datensätze Löschen einer Tabelle Löschen aller Daten eines bestimmten Datenfelds Sortieren nach Datenfeldern Suchen und Ersetzen von Daten Tabellengestaltung Einfügen von Datenfeldern Löschen von Datenfeldern Ändern von Datenfeldname und/oder Datenfeldtyp Kopieren einer Tabelle Standardwerte Feldgröße Eingabeformate Beschriftung Erforderlichkeit einer Eingabe Text-, Kombinations- und Listenfelder Gültigkeit und Gültigkeitsmeldungen Indizes in Tabellen... 49

4 4 Inhaltsverzeichnis 7 Aufbau weiterer Tabellen Formatieren von Daten Formulare Vorbemerkungen Erstellung eines Formulars Bearbeitung eines Formulars in der Layoutansicht Formular mit mehreren Elementen Geteiltes Formular Pivot-Chart Formularerstellung mit dem Formular-Assistenten Eingabe von Daten mithilfe eines erstellten Formulars Löschen von Daten im Formular Suchen von Daten im Formular Ersetzen von Daten im Formular Berichte I Vorbemerkungen Erstellung eines Berichts Berichtserstellung mit dem Berichts-Assistenten Filtern von Daten Vorbemerkungen Auswahlfilter in Tabellen, Formularen und Berichten Übungen Abfragen Vorbemerkungen Arten von Abfragen Auswahlabfrage Vorbemerkungen Syntax der Abfrage Ausdrücke Erstellen einer Abfrage Aufrufen von Abfragen Möglichkeiten der Auswahlabfrage Vorbemerkungen Ausgabe aller Datensätze ohne oder mit Sortierung Ausgabe von Daten mithilfe von Vergleichsoperatoren Ausgabe von Daten mithilfe von Logik-Operatoren Parameterabfrage Auswahlabfragen mit Nicht-Null- und Nullwerten Anfügeabfrage Tabellenerstellungsabfrage Löschabfrage Kreuztabellenabfrage Aktualisierungsabfragen Gruppierung und Summenbildung usw. Aggregatsfunktionen Suche nach Duplikaten Berechnungen mithilfe des Ausdrucks-Generators Übungen Zusammenfassende Übungen Funktionen Arten von Funktionen Aufbau einer mathematischen Funktion (Ausdrucksgenerator) Texte und Textfunktionen Datumsfunktionen und Zeitberechnungen Finanzmathematische Funktionen Logik-Funktionen am Beispiel der WENN-Funktion

5 Inhaltsverzeichnis 5 14 Beziehungen zwischen Tabellen Grundsätzliche Erklärungen :1-Beziehung zwischen zwei Tabellen Erstellen einer Beziehung zwischen den Tabellen Auswertung der Beziehung zwischen den Tabellen durch Abfragen Bearbeiten der Beziehung zwischen den Tabellen :n-Beziehung zwischen zwei Tabellen Erstellen einer Beziehung zwischen den Tabellen Auswertung der Beziehungen zwischen den Tabellen durch Abfragen m:n-beziehung zwischen Tabellen Grundlegende Vorbemerkungen Aufbau einer dritten Tabelle Aufbau der Tabellen Lieferanten(M:N) und Lager(M:N) Erstellen einer Beziehung zwischen den Tabellen Auswertung der Beziehungen zwischen den Tabellen durch Abfragen m:n-beziehung mit zusammengesetztem Primärschlüssel Vorbemerkungen Erstellung einer Tabelle zur Verknüpfung und Auswertung von Daten Eingabe und Löschung eines Datensatzes Suche nach Inkonsistenzen Beziehungen mit referentieller Integrität Begriff Aufbau der referentiellen Integrität Auswirkungen der referentiellen Integrität Eingabe von Daten Auswirkungen der referentiellen Integrität Löschung von Daten Referentielle Integrität und Aktualisierungsweitergabe Referentielle Integrität und Löschweitergabe Gleichheits- und Inklusionsverknüpfung Gleichheitsverknüpfung (Inner-Join) Links- und Rechts-Inklusionsverknüpfung (Quter-Join) Verknüpfungen aufgrund einer Abfrage Übungen Datenaustausch Vorbemerkungen Datenexport von ACCESS in EXCEL Datenexport von ACCESS in andere Programme Datenaustausch durch Kopieren und Einfügen Serienbriefe Vorbemerkungen Serienbriefe mit ACCESS und Word für Windows Einfügen von Bedingungsfeldern Überspringen von Datensätzen Einfügen von Bedingungsfeldern Ausgabe eines alternativen Textes Datenimport Nutzung externer Daten Vorbemerkungen Einlesen von Texten Einlesen von Daten aus anderen Quellen Einlesen von Daten aus der Tabellenkalkulation Excel Auslesen einer Access-Tabelle oder -Abfrage Verknüpfen einer Access-Tabelle Übungen

6 6 Inhaltsverzeichnis 16 Makros Vorbemerkungen Makro zur Datenausgabe Vorbemerkungen Erstellen von Abfragen als Grundlage für die Arbeit mit einem Makro Erstellen des Makros Ausführen des Makros MakroS mit Bedingungen Formulare 2 Möglichkeiten der Formulargestaltung Vorbemerkungen Bearbeiten eines Formulars in der Entwurfsansicht Erstellen und Bearbeiten eines Formulars Bearbeiten der Objekte eines Formulars Steuerelemente Formulare mit Befehlsschaltflächen Formulare mit einem Unterformular Nutzung von Beziehungen Benutzeroberflächen Tabellen mit Memofeldern und Grafiken Vorbemerkungen Erstellen einer Tabellenstruktur Dateneingabe über ein Formular Anzeige von Objekten in einem Bericht Berichte II Berichte mit Berechnungen Berichte mit Daten aus verschiedenen Tabellen Berichte mit Gruppierungsebenen Übungen SQL Structured Query Language Datenbanksprache SQL-Befehle Vorbemerkungen Datenbanksprache Arten von Datenbankbefehlen SQL-Syntaxdiagramm SQL-Befehle in Access Data Definition Language (DDL) CREATE TABLE Erstellung einer Tabelle CREATE TABLE PRIMARY KEY Tabelle mit Primärschlüssel DROP TABLE Löschen einer Tabelle ALTER TABLE Änderung der Struktur einer Tabelle Data Manipulation Language (DML) INSERT INTO Einfügen von Datensätzen UPDATE Aktualisierung von Daten DELETE Löschen von Datensätzen bzw. Datenfeldern Data Query Language (DQL) SELECT Auswählen und Projektion von Datensätzen UNION JOINS Datenauswertung aus verschiedenen Tabellen Übungen Zusammenfassende Übungen Stichwortverzeichnis