tekom Regionalgruppe Alb-Donau Merklingen 6. Juli 2004 Ursula Reuther IAI

Transkript

1 Sprache als Qualitätskriterium in der technischen Dokumentation tekom Regionalgruppe Alb-Donau Merklingen 6. Juli 2004 Ursula Reuther IAI

2 Firmenporträt des IAI Institut der Gesellschaft zur Förderung der Angewandten Informationsforschung e.v. an der Universität des Saarlandes Gründung: 1984 Mitarbeiter: 21 Forschung: multilinguale Sprachtechnologie (BMBF, EU, Industrie) Produkte: KORREKTOR CLAT / MULTILINT AUTINDEX AUTOTERM (mit DUDEN-Verlag) (für technische Dokumentation) (Schlagwortermittlung/Klassifikation) (Terminologieextraktion)

3 Was ist Textqualität? Internet-Recherche: Synonym zu Druckqualität des Textes Verständlichkeit Lesbarkeit Eindeutigkeit Inhaltliche Korrektheit Sprachliche Korrektheit (Orthographie, Grammatik) Konsistenz Zielgruppengerechte Formulierung Einhaltung terminologischer Vorgaben ja ja ja ja ja ja ja Sprachliche Mittel nein nein nein

4 Textqualität in der Technischen Dokumentation Wie wird Textqualität erreicht? Vorgaben formaler Art für bestimmte Zielgruppen Normen und Standards (internationale (ISO, EN), nationale (DIN, VDI), industriespezifische (Luftfahrtindustrie AECMA) sprachliche Vorgaben (Terminologie etc.) Qualitätssicherung während des Schreibens Qualität entsteht beim Arbeiten Qualitätskontrolle

5 Qualitätsmanagement Evtl. Skizze aus Protokoll vor der Produkterstellung Qualitätsmerkmale vorgeben Qualitätsmerkmalskatalog (nicht unbedingt mit Gewichtungen) Prüfungsprozess und Checkliste Qualitätsmerkmalskatalog mit Gewichtungen Qualität überprüfen/ bewerten nach der Produkterstellung sich an Q-Merkmalen orientierend qualitativ hochwertige Produkte erstellen/ Qualität sicherstellen während der Produkterstellung Erstellungsprozess und Checkliste

6 Sprachliche Vorgaben Allgemeinsprache Individuelle Vorgaben welche Ausgangssprache welche Art Rechtschreibung Allgemein gültige sprachliche Normen amtliche Regelung der Rechtschreibung Rechtschreibreform alte und neue Rechtschreibung (Übergangszeit bis 2005) konservative und progressive Varianten neueste Ergänzungen der Zwischenstaatlichen Kommission für deutsche Rechtschreibung (Juni 2004)

7 Sprachliche Vorgaben Terminologie Kontrollierte Terminologie von zentraler Stelle autorisiert mit klaren Anwendungsrestriktionen mit definierten Vorzugs- und Negativbenennungen branchen-, firmen-, abteilungs-, dokumentartspezifisch

8 Sprachliche Vorgaben Kontrollierte Sprache Einschränkungen im Bereich des Einsatz- oder Gültigkeitsbereichs der Wortwahl der Formulierungen entspricht einer Untermenge von natürlicher Sprache mit lexikalischen grammatischen stilistischen Vorgaben

9 Sprachliche Normierung Die Kombination aus verschiedenen sprachlichen Vorgaben ergibt eine spezifische sprachliche Normierung, die zielgruppenspezifisch, fachgebietsspezifisch oder anwendungsspezifisch sein kann Beispiele für spezifische sprachliche Normierungen Pilotensprache Bereiche der Technischen Dokumentation Benutzeroberflächen

10 1 Warum? bessere Verständlichkeit Erhöhung der sprachlichen Konsistenz schnelles Erfassen der Inhalte bessere Lesbarkeit bessere Dokumentqualität bessere Übersetzbarkeit Eindeutigkeit Einhaltung von Vorgaben zur Übersetzbarkeit erhöhen auch Verständlichkeit Einsparpotenzial bei der Übersetzung von 5% bis 35% je nach Workflowszenario

11 1 Warum? Darum! Beispiele (Terminologie) 1 Terminologische Varianten Anhängeanschlussgerät Anhänger-Anschlussgerät Fernbedienschalter Fernbedienungsschalter Hubdach Hebedach Infrarot-Laserlicht infrarotes Laserlicht Ziehkraft Zugkraft Öffnertaste Öffnungstaste Service-Historie Service Historie Status der Kupplung Kupplungsstatus Übergabe eines Anrufs Anruf-Übergabe

12 1 Beispiele (Terminologie) 2 terminologische Reduktionsvarianten Brems-Schaltzug Bremsinnenzug Bremsbowdenzug Bremszug Ölfilterdeckel Öleinfülldeckel Öldeckel Fahrwerksystem Fahrdynamiksystem Fahrsicherheitssystem Fahrberechtigungssystem Fahrsystem

13 1 Warum? - Darum! Beispiele (Grammatik) Das Pleuel austauschen. Den Pleuel austauschen. Der Filter am Gerät muss durch einen neuen ersetzt werden. Das Filter am Gerät muss durch ein neues ersetzt werden. Die Motore müssen bei hoher Drehzahl laufen, um das Problem zu reproduzieren. Die Motoren müssen bei hoher Drehzahl laufen, um das Problem zu reproduzieren.

14 1 Warum? - Darum! Beispiele (Verständlichkeit) 1 Undichtheit am Kraftstoffentlüftungswellrohr von rechter Tankkammer zu Tankeinfüllstutzen infolge Knickbeschädigung anlässlich der Tankmontage Kopieren Sie die Dateien von Ordner (A) in Ordner (B). Er enthält die Werkzeug- und Ersatzteilkataloge.

15 1 Warum? - Darum! Beispiele (Verständlichkeit) 2 Den Schlauch oben abklemmen. am oberen Ende? den oberen Schlauch? Entwicklerdokumentation für die Entwickler? von den Entwicklern?

16 1 Anforderungen an Überprüfungssoftware (1) Allgemeingültige sprachliche Prüfungen Für Rechtschreibprüfung (Word, FrameMaker, Epic etc.) meist schlechte Qualität Grammatikprüfung (Word, Duden-Korrektor)

17 Anforderungen an Überprüfungssoftware (2) Maßgeschneiderte Prüfungen Terminologie (Voraussetzung: autorisierte Terminologie) Erkennung von Varianten Positiv-/Negativterme Überprüfung von Term- bzw. Konzept-IDs Termkandidatenerkennung im Abgleich mit existierendem Terminologiebestand Stilistische Vorgaben Schreibrichtlinien allgemeiner Art Spezielle Formulierungsvorgaben für bestimmte Informationsarten, bestimmte Zielgruppen, bestimmte Informationselemente Corporate Wording 1

18 1 MULTILINT Sprachtechnologisches Werkzeug auf der Basis linguistischer Programmkomponenten, das den Technischen Autor bei der Erstellung von qualitativ hochwertiger Dokumentation unterstützt. Verständlichkeit Eindeutigkeit Konsistenz Übersetzbarkeit

19 1 Prinzip der MULTILINT- Qualitätskontrolle Qualität von Anfang an! Qualitätssicherung während des Schreibens Qualität entsteht beim Arbeiten Qualitätskontrolle im nachgeschalteten Prozess, z.b. Lektorat

20 2 Überprüfung der sprachlichen Qualität sprachlich korrekt Orthographie Grammatik sprachlich verständlich eindeutige Terminologie eindeutige Formulierungen kein komplizierter Satzbau kein schwerfälliger Stil

21 2 Überprüfung der Qualitätskriterien durch MULTILINT-Funktionalitäten (1) Korrektes Deutsch Rechtschreibkontrolle auf Morphembasis Grundlage: morphologische Analyse (Derivation, Flexion, Komposition) mächtiger als gängige Rechtschreibkontrollen Vergleich zu MS Word: Dienstleister Anwendungsrestriktionen herleitbar elementübergreifend interagierenden Hi-Fi-Systemen Grammatikkontrolle Kommasetzung und grammatische Korrektheit

22 2 Morphologische Analyse Zerlegung von Wörtern in kleinste bedeutungstragende Einheiten Entwässerungsgräben Entwässerungsgraben Flexion Komposition Entwässerung # s # graben Derivation ent # wässern # ung # graben

23 Überprüfung der Qualitätskriterien durch MULTILINT-Funktionalitäten (2) Korrekte und konsistente Terminologie sowie Wortwahl Terminologiekontrolle prüft gegen hinterlegte Terminologie Konsistenzkontrolle dokumentbezogen auch allgemeinsprachlich Abkürzungskontrolle erläutert bekannte Abkürzungen erkennt unbekannte Abkürzugen 2

24 2 Überprüfung der Qualitätskriterien durch MULTILINT-Funktionalitäten (3) Stilistische Korrektheit: Eindeutigkeit, Verständlichkeit, Lesbarkeit Stilkontrolle Schreibregeln für technische Dokumentation CI-Regeln individuelle Fehlermeldungen und Beispiele anpassbar für verschiedene Dokumenttypen