Digitaler Arbeitsschutz Modernes Arbeiten im digitalen Zeitalter

Transkript

1 Digitaler Arbeitsschutz Modernes Arbeiten im digitalen Zeitalter

2 Ihre Referenten Reinhard Bier Projektleiter bei TÜV Rheinland Verantwortlich für die Zertifizierung Ausgezeichneter Arbeitgeber Koordination der inhaltlichen Entwicklung des Standards und der einzelnen Zusatzmodule Markteinführung und Produktmanagement der neuen Zertifizierung 2

3 Kurzvorstellung TÜV Rheinland Industrie Service Mobilität Produkte Training und Consulting Leben und Gesundheit Systeme Sicherheit, Qualität und Glaubwürdigkeit im Zusammenspiel von Mensch, Technik und Umwelt 3

4 Ihre Referenten Sabria David Mitgründerin Slow Media Institut forscht & berät zu den Auswirkungen des digitalen Wandels entwickelte das Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA), ein Präventions- und Beratungskonzept aus medienwissenschaftlicher Perspektive 4

5 Kurzvorstellung Slow Media Institut Slow Media Institut: Forschung und Beratung zum digitalen Wandel 5

6 Kurzvorstellung Slow Media Institut Digitalen Fortschritt effizient nutzen Entwicklung und Verbreitung digitaler Technologien Slow Media Institut Kulturtechniken, Nutzungskompetenz Quelle: Slow Media Institut 6

7 Agenda 1. Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt 2. Überblick über den Standard Ausgezeichneter Arbeitgeber & das Zusatzmodul Digitaler Arbeitsschutz 3. Umsetzungsbeispiele aus der Praxis 7

8 Warum Digitaler Arbeitsschutz? Ein Rechenexempel 8

9 Warum Digitaler Arbeitsschutz? 40 Mails täglich x 5 Wochentage = 200 Mails pro Woche x 3 Minuten Bearbeitungszeit = 600 Minuten pro Woche für die Bearbeitung von s. = 10Arbeitsstunden / Woche 9

15 Warum Digitaler Arbeitsschutz? Das ist NICHT effektiv!

16 Digitaler Arbeitsschutz Einführung in die Thematik Kurze Geschichte des Internet Arpanet Tim Berners-Lee CERN erfindet www 2007 Marktfähigkeit des iphone Milliarde Smartphones weltweit 16

17 Digitaler Arbeitsschutz Einführung in die Thematik 1956: A 5 megabyte IBM harddisk is loaded into an airplane. It weighed over a 1000kg 2012: One billion smartphones > 16 GB Tonnen 17

18 Digitaler Arbeitsschutz Einführung in die Thematik Quelle: [2007] Chronologie des Internets 18

19 Digitaler Arbeitsschutz Einführung in die Thematik twitter.com/jbenno/status/ /photo/1/large Akamai Study The State of the Internet (

20 Digitaler Arbeitsschutz Einführung in die Thematik

21 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt So beeinflusst das mediale Klima Gesundheit und Produktivität im Unternehmen: Die Grenze zwischen Arbeits- und Lebenswelt verschwimmt Digitale Erreichbarkeit schafft eine Grundschwingung von Alarmbereitschaft auch nach Dienstschluss Das Diktat der Dringlichkeit beherrscht das Handeln Wettkampf der Erreichbarkeit auch am Feierabend Fehlende Erholungsphasen und Rückzugsräume Revierstress: berufliches Revier ist auf 24h/7 ausgedehnt 21

22 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Die Folge: Sinkt: Steigt: Effizienz Produktivität Leistungsbereitschaft Leistungsfähigkeit Unzufriedenheit der Mitarbeiter Fluktuation lange Ausfallzeiten Burn-Out-Raten 22

23 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Psychische Belastung und Burnout*: Zahlen und Fakten Die durchschnittliche Falldauer bei psychischen Belastungen beträgt 22,5 Tage = mehr als doppelt so lang wie der Gesamtdurchschnitt von 11 Tagen Die Ausfallzeiten durch Burnout haben sich seit 2004 verelffacht *Diagnosegruppe Z73: Probleme mit Bezug auf Schwierigkeiten in der Lebensführung Quelle: AOK-Fehlzeiten-Report 2012, WIdO 2012, S

24 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt 24

25 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Quelle: BKK Gesundheitsreport

26 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Mit mehr als 40 AU-Tagen je Fall verursachen die psychischen Erkrankungen die längsten Krankschreibungen. Quelle: BKK-Studie

27 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Kosten für das Unternehmen: Primäre Kosten durch Ausfalltage: Kosten pro Ausfalltag mal durchschnittl. Ausfallzeit = Kosten pro Fall Sekundäre Kosten durch Dominoeffekt: ein Burnout zieht weitere nach sich Kosten Burnout-Fall x Anzahl Fälle + Kosten für Wiedereingliederung + Kosten für präventive Kündigungen = Gesamtkosten Burnoutfall im Team Arbeitsbelastung für Kollegen steigt Stress und Fehlerhäufigkeit nehmen zu Unzufriedenheit der Mitarbeiter steigt (ansteckend) Arbeitsklima verschlechtert sich Fluktuation steigt fähige Mitarbeiter verlassen das Unternehmen Arbeitsbelastung steigt weiter 27

28 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Was können Sie tun?

29 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Was können Sie tun? Den Trend umkehren!

30 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Was können Sie tun? Den Trend umkehren! Anpassung des gelernten Mediennutzer Verhaltens Digitale Potentiale adäquat nutzen Weiterentwicklung der Technikkompetenzen Schaffung von Rahmenbedingungen für ein gesundes mediales Umfeld in Unternehmen

31 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Erfolg durch frühes Handeln und gezielte Prävention Kompetenzentwicklung Verhaltensprävention Rahmenbedingungen für ein produktives, leistungsfähiges, gesundes mediales Klima schaffen Verhältnisprävention = Digitaler Arbeitsschutz!

32 Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Herausforderung Digitaler Arbeitsschutz: Klare Leitlinien & Leitplanken sind notwendig Unternehmen müssen verlässliche Rahmenbedingungen schaffen: Zur Kommunikation innerhalb des Unternehmens Zum Umgang mit Medien im Arbeitsalltag

34 Hintergründe zur Entwicklung des Standards Ausgangspunkt Unternehmen sind gefordert klare Leitlinien und verlässliche Rahmenbedingungen zu schaffen. Lösungsansatz Managementsystem Systematischer Ansatz zur: Festlegung der Strategie zur Lösung eines Problems Analyse der Ist-Situation Ableitung von Zielen & Maßnahmen Kontinuierliche Prüfung der Zielerreichung und ggf. Anpassung von Maßnahmen 34

35 Exkurs: Managementsystem Anspruch an ein Managementsystem Ein Managementsystem definiert einen ganzheitlichen Lösungsansatz für eine Herausforderung und stellt dessen nachhaltige Umsetzung sicher. Die Anforderungen an ein Managementsystems adressieren daher: Organisation Prozesse Ressourcen Kommunikation/ Dokumentation Regelmäßige Prüfung des Gesamtsystems Fehlinterpretationen Unzusammenhängende Einzelmaßnahmen Umsetzungsvorgaben durch externe Parteien Einmalige/ punktuelle Aktivitäten Anwendungsbeispiele Qualitätsmanagement Umweltmanagement Digitaler Arbeitsschutz stellt den Mitarbeiter in den Fokus die Umsetzung kann nur über das Personalmanagement(-system) eines Unternehmens erfolgen. 35

36 TÜV Rheinland Ausgezeichneter Arbeitgeber Ein Standard für Ihr Personalmanagementsystem Ethik & Unternehmenskultur Organisation & Prozesse Operatives Personalmgmt. Personalcontrolling Personalbeschaffung Personalentwicklung Grundlagen des Personalmanagements Weitere Informationen zum TÜV Rheinland Arbeitgebersiegel finden Sie unter: Personalmarketing Austritts- & Übergangsmgmt. Grundlegende Anforderungen an alle Facetten der Personalarbeit Die einzelnen Anforderungen sind entlang der zentralen Personalprozesse ausgerichtet und werden durch strukturelle Faktoren flankiert Prüfung im Rahmen einer Zertifizierung gibt vielfältige Impulse für die interne Verbesserung und ermöglicht eine glaubwürdige externe Kommunikation 36

37 TÜV Rheinland Ausgezeichneter Arbeitgeber Ein Standard für Ihr Personalmanagementsystem Ethik & Unternehmenskultur Organisation & Prozesse Operatives Personalmgmt. Personalmarketing Personalcontrolling Personalbeschaffung Personalentwicklung Austritts- & Übergangsmgmt. Grundlagen des Personalmanagements? Wie können spezifische Anforderung an HR-Spezialthemen (wie z.b. digitaler Arbeitsschutz ) in die Prüfung eines Personalmanagementsystems integriert werden? 37

38 Zielgerichtete Ausrichtung und Profilierung der Personalarbeit durch innovative Zusatzmodule (optional) Ethik & Unternehmenskultur Organisation & Prozesse Operatives Personalmgmt. Personalmarketing Personalcontrolling Personalbeschaffung Personalentwicklung Austritts- & Übergangsmgmt. Grundlagen des Personalmanagements Elternfreundlichkeit Lebensphasenorientierung Digitaler Arbeitsschutz Aktives Gesundheitsmanagement Fit für ausländische Fachkräfte Einzelne Zusatzmodule ergänzen und spezifizieren die Anforderungen an das Personalmanagementsystem 38

39 Beispiele für Anforderungen des Zusatzmoduls Digitaler Arbeitsschutz Operatives Personalmanagement Die Organisation trifft verbindliche Regelungen zur Trennung von Arbeits- und Privatzeit und kommuniziert diese konsistent an die Mitarbeiter. Hierbei werden auch klare Erwartungen zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit formuliert. Klar definierte Erwartungshaltung für Führungskräfte und Mitarbeiter als Basis für konsistentes Verhalten (oder eine Verhaltensänderung) Vermeidung unproduktiver Anwesenheitskultur und damit verbundener Stressfaktoren Grundlagen des Personalmanagements Die Organisation hat ein Konzept zur Nutzung digitaler Medien etabliert, dass Überbelastungen vermeidet und eine verantwortungsvolle Mediennutzung ermöglicht. Das Konzept beinhaltet bspw. Regelungen zur Verwendung von dienstlichen Mobiltelefonen und zur Kommunikation. Vermeidung unnötiger s und zu großer/ effizienzkostender Verteiler Die Gefahr negativer Auswirkungen der ständigen Erreichbarkeit werden reduziert 39

40 Beispiele für Anforderungen des Zusatzmoduls Digitaler Arbeitsschutz Grundlagen des Personalmanagements Die Organisation etabliert klare organisationale Verantwortlichkeiten für digitalen Arbeitsschutz. Die zugehörige Funktion fungiert als zentraler Ansprechpartner für alle Mitarbeiter und steuert die Gestaltung des digitalen Arbeitsschutzes als fortlaufenden Prozess. Eine klare organisationale Zuordnung fördert die Identifikation und unterstreicht die Ernsthaftigkeit der eigenen Aktivitäten Die Etablierung eines zentralen Ansprechpartners für Mitarbeiter und Führungskräfte vereinfacht die Implementierung in den operativen Abläufen Organisation & Prozesse Alle Regelungen zum Digitalen Arbeitsschutz sind dokumentiert, kommuniziert und werden kontinuierlich weiterentwickelt. Die Integration in bestehende Prozesse/ Prozessschritte ist sichergestellt. Die Integration des Konzepts in etablierte Prozesse (Personalentwicklung, Arbeitsschutz, Gesundheitsmanagement, etc.) fördert die kontinuierliche Weiterentwicklung Digitaler Arbeitsschutz wird als ganzheitliches Konzept gelebt und verselbstständigt sich innerhalb der Organisation 40

41 Beispiele für Anforderungen des Zusatzmoduls Digitaler Arbeitsschutz Personalcontrolling Austritts- und Übergangsmanagement Die Mitarbeitersicht zur Umsetzung des digitalen Arbeitsschutzes wird im Rahmen von regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen erhoben. Führungskräfte werden im Hinblick auf die Einhaltung der getroffenen Regelungen bewertet und ggf. Maßnahmen ergriffen. Die regelmäßige Analyse der Mitarbeitersicht ermöglicht die zielgerichtete Ausrichtung des Konzepts auf die tatsächlichen Bedürfnisse & Wünsche der Belegschaft Die Berücksichtigung im Rahmen der Führungskräftebewertung verhindert Fehlentwicklungen in einzelnen Abteilungen/ Bereichen Der Austritt von Mitarbeitern folgt einem klar definierten Prozess und berücksichtigt unter anderem die Analyse von Kündigungsgründen im Hinblick auf Stress und Überforderungen bezogen auf den Umgang mit digitalen Medien im Unternehmen. Ein durchgängiger Prozess zur Analyse von Kündigungsgründen diszipliniert die Organisation im Rahmen der operativen Umsetzung des Konzepts Präventive Kündigungen zum Schutz der eigenen Gesundheit werden als solche identifiziert und ermöglichen geeignete Maßnahmen 41

42 Zusammenfassung: Managementsystem zum digitalen Arbeitsschutz Alle Unternehmen sollten Ihren Server nach 18 Uhr abschalten. Entwickeln Sie individuelle Lösungen und berücksichtigen Sie die Anforderungen an ein Managementsystem 42

44 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) 44

45 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) Kombiniert Verhaltensprävention und Verhältnisprävention 45

46 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) mediales Klima 46

47 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) mediales Klima individuelles Nutzungsverhalten 47

48 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) mediales Klima individuelles Nutzungsverhalten Team 48

49 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) Führung individuelles Nutzungsverhalten mediales Klima Team 49

50 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) Führung individuelles Nutzungsverhalten mediales Klima Team 50

51 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) Erst denken, dann senden! Führung mediales Klima individuelles Nutzungsverhalten Verantwortung übernehmen Team 51

52 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) Erst denken, dann senden! Führung mediales Klima individuelles Nutzungsverhalten Verantwortung übernehmen Kürzel in Betreffzeilen vereinbaren Team Unterbrechungsfreie Konzentrations- Phasen vereinbaren 52

53 Umsetzungsbeispiele aus der Praxis Interaktionsmodell Digitaler Arbeitsschutz (IDA) Gute Rahmenbedigungen schaffen Erst denken, dann senden! Als Vorbild agieren Führung mediales Klima individuelles Nutzungsverhalten Verantwortung übernehmen Kürzel in Betreffzeilen vereinbaren Team Unterbrechungsfreie Konzentrations- Phasen vereinbaren 53

54 Vorteile der Einführung eines Konzepts zum digitalen Arbeitsschutz Prozess des Digitalen Arbeitsschutz Bestandsaufnahme & Diagnostik Entwicklung von Richtlinien zum Digitalen Arbeitsschutz Maßnahmen zur Eindämmung der flut Vereinbarungen zur Erreichbarkeit außerhalb von Arbeitszeiten Absprachen zur Verwendung von Dienst-Handys Vertretungsregelungen Vereinbarungen zu Konzentrationsphasen Schulung Führungskräfte & Multiplikatoren (Mitarbeitervertreter, Gesundheitsbeauftragte) Ernennung und Schulung eines Beauftragten für Digitalen Arbeitsschutz Einbettung in das Unternehmen Digitaler Arbeitsschutz als nachhaltiger Prozess z.b. Feedback-Gespräche zu medialem Klima 54

55 Vorteile der Einführung eines Konzepts zum digitalen Arbeitsschutz 1. Primäre Kosten für Burnout/Arbeitsausfälle senken 2. Sekundäre Kosten senken/verhindern 3. Einen guten Nährboden für ein positives Leistungsklima schaffen 4. Nachhaltiger Umgang mit der Ressource Mitarbeiter 5. Motivation der Mitarbeiter erhöhen 6. Fluktuation senken, Fachkräfte binden 7. Identität und Bindung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter fördern 8. Vertrauen und Orientierung in Zeiten ständiger Reorganisation bieten 9. Sich als attraktiver Arbeitgeber zeigen (Fachkräftemangel, Generation Y)

56 Relevanz des digitalen Arbeitsschutzes Berichterstattung zur Zertifizierung digitaler Arbeitsschutz (Auszug) Mobile Technik befreit Angestellte vom Büro und löscht Ihren Feierabend. Sabria David will das zusammen mit TÜV Rheinland ändern Quelle: brand eins hat der TÜV Rheinland jüngst ein neues Prüfverfahren geschaffen [ ]. Das scheint auch nötig zu sein: Von jedem fünften wird häufig erwartet in der Freizeit erreichbar zu sein Quelle: Welt Kompakt Um Mitarbeiter aus der "ständigen digitalen Erreichbarkeit" zu nehmen, hat TÜV Rheinland zusammen mit dem Slow Media Institut ein neues Prüfverfahren geschaffen: den "Digitalen Arbeitsschutz". Quelle: CIO Magazin Die Gesellschaft hat die Relevanz des Themas erkannt. Wann beginnen Sie mit der Umsetzung? 56

57 Vielen Dank für Ihr Interesse! Sabria David SLOW MEDIA INSTITUT Tel Mail: Reinhard Bier TÜV Rheinland Cert GmbH Tel Mail: Weitere Informationen zum TÜV Rheinland Arbeitgebersiegel finden Sie unter: 57