PROTOS Version 6. Die Beschreibung. Dieses Dokument beschreibt die Funktionen der Ressourcenplanungs-Lösung PROTOS

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1 PROTOS Version 6 Die Beschreibung Dieses Dokument beschreibt die Funktionen der Ressourcenplanungs-Lösung PROTOS ICLIP AG Bern/Schweiz contact@iclip.ch Tel +41 (0)

2 Ressourcenplanung für viele Projekte PROTOS ist das Werkzeug zur Ressourcenplanung in der Multiprojekt-Umgebung. PROTOS konsolidiert die Ressourcen-Planung der einzelnen Projekte zu verdichteten Kennzahlen. Über eine Gruppe von Projekten, über alle Projekte, oder über Projekte in einer oder mehreren Organisationseinheiten. PROTOS ermöglicht den Blick in die Ressourcen-Zukunft und zeigt die Plan- /Ist-Situation der Gegenwart und der Vergangenheit. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 2 von 13

3 Inhaltsverzeichnis Ressourcenplanung für viele Projekte... 2 Für Führungskräfte, Ressourcenverantwortliche und Projektleiter... 4 PROTOS für Führungskräfte... 4 PROTOS für Ressourcenverantwortliche... 4 PROTOS für Projektleiter... 5 Planung mit strikter Trennung zwischen Projekt und Organisation... 6 Der Mechanismus... 6 Planung ohne strikte Trennung zwischen Projekt und Organisation... 7 Sinnvoller Detaillierungsgrad... 7 Auswerten der geleisteten Projekt-Arbeitszeit... 8 Ressourceneinsatz optimieren... 9 Berechnung der Verfügbarkeit... 9 Alltägliches abbilden Interne und externe Ressourcen Verschiedene Projekttypen Bedienen & nutzen Projekte suchen Änderungen rückverfolgen Kommunikation zwischen den Planenden Berechtigungen Daten exportieren Ist-Werte: erfassen oder importieren Technik ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 3 von 13

4 Für Führungskräfte, Ressourcenverantwortliche und Projektleiter PROTOS für Führungskräfte PROTOS bietet mit Hilfe von einfach aufgebauten Tabellen einen Überblick über die aktuelle und die zukünftige Ressourcensituation in Projekten und Organisations-Einheiten. PROTOS beantwortet der Führungskraft folgende Fragen: - Welche Projekte sind momentan aktiv? - Welche Arbeitsleistung wurde in den Projekten in den letzten Monat erbracht, und welche ist in den nächsten Monaten total und pro Projekt zu erbringen? - Welches Wissen wird in Zukunft von den Projekten nachgefragt? - Für welche Projekte wurden bereits mehr Arbeitstage investiert als geplant? - Wie schaut die Ressourcensituation für eine bestimmte Projektgruppe aus (z.b. für alle Projekte des Kunden Meier, für alle Projekte des Projektleiters Müller oder für alle Wartungs - Projekte)? Mit PROTOS ist sichergestellt, dass die Ressourcenplanung zentral abgelegt und zentral verwaltet wird. PROTOS erübrigt Insellösungen, welche mit viel Aufwand regelmässig zusammengeführt werden müssen. PROTOS für Ressourcenverantwortliche Den Ressourcenverantwortlichen zeigt PROTOS mit wenigen Mausklicks, welche seiner Mitarbeiter in welchen Projekten arbeiten, und in welchen Projekten diese für die Zukunft eingeplant sind. - Überlast: die Verfügbarkeit der Mitarbeiter wird ad-hoc berechnet und in übersichtlicher Form dargestellt. Überlast-Situationen werden angezeigt. - Zuweisung der eigenen Mitarbeiter zu Projekten: basierend auf den Anfragen aus den Projekten weist der Ressourcenverantwortliche seine Mitarbeiter den Projekten zu, unter Berücksichtigung deren Auslastung. PROTOS ist die Diskussionsbasis, um mit Projektverantwortlichen potentielle Konflikte zu klären. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 4 von 13

5 PROTOS für Projektleiter Der Projektleiter erhält detaillierte Informationen über die aktuelle und zukünftige Ressourcensituation in seinem Projekt resp. in seinen Projekten. Der Projektleiter - fordert Mitarbeiter bei den Organisationen für sein Projekt an - vergleicht geplante und tatsächlich erbrachte Projekt-Arbeitszeiten - analysiert die von den Mitarbeitern gemachten Arbeitszeit-Buchungen - diskutiert basierend auf PROTOS mit den Organisations-resp. Ressourcen-Verantwortlichen Mit wenigen Mausklicks verfügt der Projektleiter über alle Ressourcen-Informationen - ein Zusammensuchen der Daten aus verschiedenen Systemen erübrigt sich. Mithilfe der Projekt-Suchfunktionen stellt sich der Projektleiter seine Projektlisten selber zusammen. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 5 von 13

6 Planung mit strikter Trennung zwischen Projekt und Organisation Der Mechanismus PROTOS trennt strikt zwischen Projekten und organisatorischen Einheiten. PROTOS ermöglicht damit, die Projekt-Organisations -Matrix abzubilden. Diese Trennung erlaubt, dass die Linien-Vorgesetzten über den Einsatz und die Auslastung ihrer Mitarbeiter bestimmen, und nicht die Projektleiter. Die PROTOS- Ressourceninformationen dienen als Gesprächsbasis bei Ressourcenkonflikten. Das PROTOS-Modell ist wie folgt aufgebaut: Einerseits ermöglicht PROTOS, viele Projekte abzubilden. Auf der Organisationsseite bildet PROTOS die organisatorischen Einheiten der Aufbau-Organisation ab. Dies können Gruppen, Abteilungen, Bereiche, Divisionen oder beliebige andere sein. Die Mitarbeiter als zentrales Element der PROTOS-Ressourcenplanung sind den Organisations-Einheiten zugewiesen. Es ist möglich, Mitarbeiter gleichzeitig auch mehreren Einheiten zuzuweisen. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 6 von 13

7 Mitarbeiter sind den Organisations-Einheiten über Rollen zugewiesen. Diese Rollen repräsentieren das Wissen und damit das mögliche Einsatzgebiet des Mitarbeiters. Ein Mitarbeiter ist in mindestens einer Rolle einer Organisations-Einheit zugewiesen, es können aber beliebig viele sein. Rollen lassen sich in PROTOS beliebig definieren. Die PROTOS-Ressourcenplanung läuft in 2 Schritten ab: Schritt 1: der Projektverantwortliche fordert Ressourcen in einer bestimmten Rolle von einer bestimmten Organisations-Einheit an: Ich brauche für mein Projekt A einen Projektleiter für die Monate März bis Juli, im Umfang von monatlich 15 Tagen, von der Organisation 1. Schritt 2: der Verantwortliche der Organisation 1 sieht, dass das Projekt A von ihm Ressourcen anfordert. Er weist, sofern es die Ressourcen-Situation erlaubt, diesem Projekt einen oder mehrere Mitarbeiter zu. Er kann nur die Mitarbeiter zuweisen, welche in der angeforderten Rolle (hier: Projektleiter ) verfügbar sind. Bei der Zuweisung der Mitarbeiter ist auf einen Blick deren Verfügbarkeit ersichtlich. Planung ohne strikte Trennung zwischen Projekt und Organisation Ist die strikte Trennung zwischen Projekten und Organisationen nicht sinnvoll, können Mitarbeiter auch direkt aus der Projektsicht (Schritt 1) einem Projekt zugewiesen werden. Diese Möglichkeit kann über die Zugriffsrechte gesteuert werden. Die strikte Trennung ist dann nicht sinnvoll, wenn hierzu die Organisation zu klein ist. Sinnvoller Detaillierungsgrad PROTOS unterscheidet sich von anderen Ressourcenplanungs-Lösungen durch den Detaillierungsgrad, welcher den Aufwand für die Pflege der Planung in Grenzen hält. Die Planungs-Zeiteinheit in PROTOS sind Tage pro Monat. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 7 von 13

8 Auswerten der geleisteten Projekt-Arbeitszeit Wie weiter hinten beschrieben, kann jeder Projektmitarbeiter seine Ist-Arbeitszeiten selber in PROTOS erfassen. Im Gegensatz zu den Planwerten, welche zu einem Mitarbeiter in einem Projekt gehören, können die Ist-Werte zusätzlich beliebigen Einträgen von Sharepoint-Listen zugewiesen werden. Verwenden können Sie alle Sharepoint-Listen wie Task-Listen, Dokumenten-Listen usw. Folgende zwei Kombinationsmöglichkeiten stehen zur Verfügung: - eine Sharepoint-Liste kann in beliebig vielen PROTOS-Projekten verwendet werden - in einem PROTOS-Projekt können beliebig viele Sharepoint-Listen verwendet werden Mit dieser Funktion analysieren Sie die geleisteten Projektarbeitszeiten im Detail. Beispiele: - Projektmanagement-Prozess: Sie erstellen eine Sharepoint-Liste PM-Prozess, welche alle Projektphasen beinhaltet, die Sie im Rahmen Ihres Projektmanagement-Prozesses verwenden. Die Projektmitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten auf diese Phasen. PROTOS zeigt Ihnen für jedes Projekt, wie viel Arbeitszeit für welche Phase geleistet wurde. Diese Sharepoint-Liste kann in beliebig vielen PROTOS-Projekten verwendet werden, d.h. Sie müssen diese nicht für jedes Projekt neu anlegen. - Taskmanagement: Sie erstellen eine Sharepoint-Taskliste. In dieser führen Sie als Projektleiter alle Tasks, welche im Rahmen des Projekts abgearbeitet werden müssen. Die Projektmitarbeiter bearbeiten die Tasks und buchen die geleistete Arbeitszeit auf diese Tasks. Sie haben jederzeit den Überblick, wie viel Arbeitszeit für jeden Task geleistet wurde. - Dokumente: Sie erstellen für Ihr Projekt eine Sharepoint-Dokumenten-Bibliothek, in welcher alle Projekt-Dokumente zentral abgelegt sind. Jeder Mitarbeiter, welches an einem der Dokumente arbeitet, bucht die geleistete Arbeitszeit auf diese Dokumente. Sie sehen jederzeit, wie viel Aufwand in jedes der Dokumente gesteckt worden ist. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 8 von 13

9 Ressourceneinsatz optimieren Verschiedene PROTOS-Funktionen stellen sicher, dass der Projekt-Ressourceneinsatz optimiert wird. Berechnung der Verfügbarkeit Wichtiges Element der PROTOS-Ressourcenplanung ist die Berechnung der Mitarbeiter-Verfügbarkeit. Hierzu bietet PROTOS verschiedene Funktionen. Ein Mitarbeiter, welcher einer oder mehreren organisatorischen Einheiten in einer oder mehreren Rollen zugewiesen ist, ist grundsätzlich zu 100% verfügbar. Das heisst, er arbeitet an jedem Werktag zu 100%. Die entsprechenden Zugriffsrechte vorausgesetzt, können folgende Anpassungen vorgenommen werden: - %-Verfügbarkeit: pro Organisations-Einheit kann festgelegt werden, wie viel % der Mitarbeiter für diese Einheit für die Projektarbeit tatsächlich verfügbar ist. Beispiele für den Mitarbeiter Müller : o in der Organisation 1 ist er zu 80% verfügbar (weil er einen 80%-Arbeitsvertrag hat) o in der Organisation 1 ist er zu 70% verfügbar (weil er die restlichen 30% für nichtprojektbezogene Arbeiten aufwendet) o in der Organisation 1 ist er zu 40%, und in der Organisation 2 zu 60% verfügbar (weil er für 2 organisatorischen Einheiten tätig ist) o in der Organisation 1 ist er noch bis zum Juli zu 100% verfügbar, dann 0% (weil er gekündigt hat) o in der Organisation 1 ist er immer zu 100% verfügbar, nur nicht zwischen November und Januar (weil er einen unbezahlten Urlaub beziehen wird) - Abwesenheiten: pro Mitarbeiter kann pro Monat eine bestimmte Anzahl Tage Abwesenheit definiert werden, z.b. wegen Ferien. Diese Mitarbeiter-Abwesenheiten gelten System-weit, und damit unabhängig von organisatorischen Einheiten. Die auf Basis der hier beschriebenen Regeln berechnete Mitarbeiter-Verfügbarkeit verwendet PROTOS für die Berechnung der Auslastung. In der Mitarbeiter-Rollen- und Verfügbarkeits-Ansicht definieren Sie die oben genannten Verfügbarkeiten und Abwesenheiten. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 9 von 13

10 Alltägliches abbilden PROTOS bildet viele Situationen ab, welche im Projektalltag auftreten. Dazu gehören: Mitarbeiter-Ein- und -Austritte: - Planung kopieren oder verschieben: es kann die Planung von einem bestehenden Mitarbeiter zu einem neuen Mitarbeiter kopiert oder verschoben werden. Diese Funktion wird auch verwendet, um die Planungen eines austretenden Mitarbeiters einem anderen Mitarbeiter zu übertragen - Zuweisung eines PROTOS-Benutzers zu einem Active Directory (AD)-Account: hat der Mitarbeiter beim Eintritt noch keinen AD-Account, aber er wird bereits in PROTOS eingeplant, so muss diese Planung nach dem Erstellen des AD-Accounts nicht nochmals gemacht werden. Der PROTOS- Benutzer kann mit einem AD-Account assoziiert werden kann Spezielle Anstellungs-Situationen: - Teilzeit: arbeitet ein Mitarbeiter nicht zu 100% für eine Organisation, kann dies in PROTOS berücksichtigt werden - Mehrere Organisationen: ein Mitarbeiter arbeitet gleichzeitig für mehrere Organisationen - Organisations-Wechsel: ein Mitarbeiter arbeitet ab einem bestimmten Monat in einer anderen Organisation Allgemeines: - Feiertage: mit dem Feiertagskalender berücksichtigt PROTOS die Abwesenheit aller Projektmitarbeiter wegen Feiertagen Interne und externe Ressourcen Grundsätzlich bezieht PROTOS die Personen-Stammdaten aus dem bestehenden AD. Damit auch Personen eingeplant werden können, welche im AD nicht vorhanden sind, können Personen als sogenannte PROTOS- Benutzer direkt in PROTOS angelegt werden. Dies erlaubt, auch externe Mitarbeiter einzuplanen. Wie oben beschrieben, können diese mithilfe einer speziellen Funktion bei Bedarf zu internen, AD-assoziierten Benutzern migriert werden. Verschiedene Projekttypen Grundsätzlich ist von 2 Projekttypen auszugehen: den normalen Projekten mit einem definierten Beginn und Ende, und den regelmässig wiederkehrenden Projekten. Zu letzterem gehören zum Beispiel die sogenannten Wartungsprojekte. Diese beginnen jeweils an einem bestimmten Datum (z.b. am 1. Januar), und wiederholen sich regelmässig (z.b. jährlich). Die Verarbeitung dieser wiederkehrenden Projekte kann in PROTOS mittels verschiedener Methoden gewährleistet werden. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 10 von 13

11 Bedienen & nutzen Verschiedene Funktionen unterstützen die PROTOS-Benutzer bei der täglichen Arbeit. Projekte suchen Die PROTOS-Suche ermöglicht, die richtigen Projekte mittels weniger Mausklicks zu finden. Es kann nach verschiedenen Attributen gesucht werden (z.b. Projektname, Kunde, Projektstatus ). Diese Attribute kann man beliebig miteinander verknüpfen. Zum Beispiel: - zeige die Liste aller Projekte, welche im Projektnamen die Bezeichnung Entw beinhalten und noch nicht abgeschlossen sind - zeige die Liste aller Projekte, die dem Kunden Meyer zugeordnet sind, und dazu alle Projekte, die einen Planwert grösser als 50 Manntage haben und Müller der Projektleiter ist Damit diese Abfragen nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen, kann der Benutzer beliebig viele eigene Abfragen für sich abspeichern. Mit den entsprechenden Zugriffsrechten können auch globale Suchen gespeichert werden, welche dann jedem PROTOS-Benutzer zur Verfügung stehen. Änderungen rückverfolgen PROTOS zeichnet die Änderungen der Planung detailliert auf. Diese Audit -Funktion erlaubt dem Projektleiter nachzuvollziehen, wer die Ressourcenplanung für sein Projekt an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit geändert hat. Die Historie zeigt, was genau geändert worden ist. Aufgezeichnet werden sowohl das Anlegen einer neuen, wie auch des Verändern einer bestehenden Planung. Da in PROTOS die Planwerte einem Monat zugewiesen sind, ist auch auf einem Blick ersichtlich, wenn die Planung in der Zeitachse verschoben worden ist. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 11 von 13

12 Kommunikation zwischen den Planenden Wie erwähnt, bildet PROTOS die Projekt-Organisations -Matrix ab. Damit Planungsschritte und Überlegungen für alle Beteiligten nachvollziehbar sind, können die Planer sowohl aus Projekt- wie auch aus Organisations-Sicht ihre Überlegungen und Entscheidungen kommentieren. Die Kommentarfelder sind auf Planungs-Detailebene verfügbar und aus Projekt- und Organisationssicht einsehbar. Wenn gewünscht, werden einmal gemachte Einträge gesperrt. Berechtigungen Zugriffsrechte werden für Benutzer oder Benutzergruppen individuell vergeben. D.h. für jeden Benutzer oder jede Benutzergruppe kann das Zugriffsrecht auf jedes Projekt und jede Organisation einzeln vergeben werden. Dabei kennt PROTOS drei Berechtigungsstufen: - Lesen: alle Daten (eines Projektes oder einer Organisation) können eingesehen, aber nicht verändert werden - Schreiben: wie Lesen, und zusätzlich können Daten auch geändert werden - Administrieren: wie Schreiben, und zusätzlich können Berechtigungen für andere Benutzer vergeben werden Zusätzlich kennt PROTOS das Recht Tool Administrator. Dieser hat das Recht, auf verschiedene administrative Funktionen zuzugreifen (z.b. zum Erfassen neuer Rollen). Daten exportieren Alle wichtigen PROTOS-Daten können nach Microsoft Excel exportiert werden. Damit erstellt der Benutzer aus den Plan- und Istwerten beliebige Auswertungen in Form von Tabellen und Grafiken, ohne auf ein vordefiniertes Set von Auswertungen angewiesen zu sein. Ist-Werte: erfassen oder importieren Planen ist nur dann sinnvoll, wenn den Planwerten auch Istwerte gegenübergestellt werden. PROTOS erlaubt die Plan-Ist-Vergleiche in den wichtigen Ansichten. Es gibt zwei Möglichkeiten, Ist-Werte in PROTOS zu führen: - alle Projektmitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten in PROTOS. Hierzu gibt es eine einfach zu bedienende Eingabemaske. Dies kommt dann zum Einsatz, wenn nicht bereits ein Arbeitszeit- Erfassungssystem vorhanden ist. - die Arbeitszeiten werden regelmässig (z.b. täglich oder monatlich) aus einem Drittsystem importiert. Dazu verfügt PROTOS über entsprechende Mechanismen, welche den zuverlässigen, automatisierten Import gewährleistet und die Zuweisung der Arbeitszeit- Buchungen zu PROTOS-Projekten ermöglichen. Unabhängig des Systems erfordert diese Anbindung spezifische Implementierungs-Arbeiten durch ICLIP. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 12 von 13

13 Technik Die technologische Basis von PROTOS ist Microsoft Sharepoint. Wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, kann PROTOS problemlos in Betrieb genommen werden: Mindestanforderungen an die Server-Umgebung: - Windows Server 2008 oder höher - Sharepoint 2010 oder höher - Microsoft SQL Server 2008 Express Edition oder höher Client: Internet Explorer ab Version 8. Alle PROTOS- Funktionen sind browser-basiert, lokale Installationen sind nicht nötig. ICLIP AG Bern/Schweiz Seite 13 von 13