ready2order Handbuch für Gastronomie F RONTEND 1 ANMELDUNG 2 2 STARTSEITE 2 3 VERWALTUNGSÜBERSICHT TISCHE BESTELLEN 5 3.

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1 ready2order Handbuch für Gastronomie F RONTEND Kellneroberfläche ( 22/09/15 1 ANMELDUNG 2 2 STARTSEITE 2 3 VERWALTUNGSÜBERSICHT TISCHE BESTELLEN APP 6 4 BESTELLUNGSANSICHT 6 5 AKTIONEN AUF EINEM BELEGTEN TISCH BESTELLEN ÜBERSICHT UMBUCHEN BZW. UMBUCHUNGSANSICHT STORNIEREN BZW. STORNIERUNGSANSICHT SCHNELLES ABRECHNEN ABRECHNEN BZW. ZAHLUNGSANSICHT TRICKKISTE 13 6 SPEZIALFALL: DIREKTER BARVERKAUF CHECK-OUT 14 7 TAGESABSCHLUSS 16 8 RECHNUNGSANSICHT RECHNUNG PER PDF RECHNUNG PER ZAHLUNGSDETAILS ADRESSE STORNIEREN 21 Handbuch Gastronomie FRONTEND 1

2 1 Anmeldung Um mit dem Annehmen von Bestellungen Ihrer Kunden starten zu können, müssen Sie sich zu Beginn beim Frontend von ready2order anmelden. Hierfür starten Sie unsere ready2order App auf Ihrem Laptop/PC/Smartphone/Tablet bzw. rufen in einem Webbrowser auf. Als nächsten Schritt füllen Sie die Eingabefelder Unternehmen, und Passwort aus. Jeder Ihrer Mitarbeiter/innen hat seine/ihren eigenen Login, welche Sie in unserer Verwaltungsoberfläche anlegen können. Für Neukunden oder Personen, die ready2order ausprobieren wollen, gibt es auf unserer Homepage einen Button Testaccount anlegen, um ready2order im vollen Funktionsumfang zu testen. 2 Startseite Nachdem Sie sich angemeldet haben werden Sie zur Startseite des Frontends weitergeleitet. Das Frontend arbeitet ausschließlich mit den von Ihnen im Backend eingetragenen Daten (Bereiche, Tische, Produkte, Zahlungs- oder Stornierungsarten,...). Tischübersicht Direkter Barverkauf ohne Buchung auf bestimmte Tische Verwaltung (Rechnungen, Berichte, Tagesabschluss, Ausloggen) Tisch wird grau, wenn bereits Produkte gebucht wurden Bereiche (Innen, Terrasse, Kunden) Schwarz = aktuell ausgewählt Tisch wird braun/rot markiert, wenn nach x Minuten keine Bestellung getätigt wurde. Handbuch Gastronomie FRONTEND 2

3 3 Verwaltungsübersicht In dieser Übersicht wird ganz oben der Name des/der Kellners/in angezeigt und man kann sich bei Rechnungen die letzten 50 Rechnungen ansehen. Bei Berichte wird die aktuelle Schicht dargestellt. Hier kann man sehen, welche Beträge noch offen sind und welche bezahlt sind. Weiters ist auch ein Mitarbeiterbericht ersichtlich sowie ein Zahlungsartenbericht, wie bisher bezahlt wurde (z.b. Bar, Kreditkarte, Gutschein, etc.). Klickt man dann rechts auf Archiv, können hier Produktbericht, Produktgruppenbericht, Tischbericht, Mitarbeiterbericht, Zahlungsartenbericht und Stornobericht ausgedruckt werden. Diese Funktionen werden auf den nächsten Seiten näher erklärt. (Punkt 3.1 bis 3.3) Man wird auch gefragt, ob man diesen Bericht wirklich drucken möchte, sollte man sich verklickt haben. Handbuch Gastronomie FRONTEND 3

4 3.1 Tische In der Tischansicht können Kellner/innen das Frontend für sich eigens personalisieren. Das heißt die Einstellungen sind nur für den/die Kellner/in gültig, mit dem sie angemeldet sind. Derzeit sind folgende Einstellungen möglich: Einstellung Schnellzugriff Rechnungen Standard Tischbereich Beschreibung Hier wird ein zusätzlicher Rechnungsbutton in der Tischansicht angezeigt. Dies ist die Grundeinstellung, man kann dies aber auch ändern, wenn man z.b. als Standardansicht Terrasse Anzahl der Spalten Höhe der Tisch-Buttons Check-out Hier kann ganz einfach die Spaltenanzahl der Tischbutton pro Reihe verändert werden. Je nachdem ob man mehr oder weniger Spalten haben möchte. Standardmäßig sind drei Spalten eingestellt. Man hat die Möglichkeit die Höhe der Tisch- Buttons zu ändern. Man kann wählen zwischen Sehr niedrig, Niedrig, Mittel und Hoch. Check-out bedeutet, dass eine schnelle Abwicklung von Barverkäufen stattfindet. Dass heißt es wird die Tischübersicht übersprungen und gleich direkt zum ausgewählten Tisch weitergeleitet. Check-out ist wie ein direkter Bar- oder Thekenverkauf. Handbuch Gastronomie FRONTEND 4

5 3.2 Bestellen In der Bestellübersicht gibt es auch mehrere Einstellungen, um eine individuelle Anpassung zu ermöglichen. Einstellung Bestellstopp Beschreibung Die Bestellansicht erhält hierbei bei jedem/r Kellner/in einen roten Hintergrund, der verdeutlichen soll, dass derzeit aus etwaigen Gründen keine Bestellung aufgenommen werden kann. Erweiterte Ordnerstruktur Automatische Anpassung der Schriftgröße Kamera-Scanner (ios) Standard Produktgruppe Anzahl der Spalten Höhe der Produkt-Buttons Breite der blauen Hälfte Alle Ordner der jeweiligen Produktgruppe werden angezeigt. Diese Option wird bei sehr vielen Produkten empfohlen zu deaktivieren, um eine schnellere Ladezeit zu erzielen. Mit der Kamera können Strichcodes, QR- Codes, etc. gescannt werden. Beim Laden der Startseite wird der ausgewählte Bereich automatisch ausgewählt. Spaltenanzahl der Produktbuttons pro Reihe (mind. 1 max. 5). Standardmäßig sind 3 Spalten eingestellt. Hier besteht die Möglichkeit zwischen Sehr niedrig, Niedrig, Mittel und Hoch auszuwählen. Dies ist die Breite zum Laden von Beilagen bzw. Variationen von Produktbuttons. Handbuch Gastronomie FRONTEND 5

6 3.3 App Einstellung Zoom (mobile Geräte) Drucksetup (ios und Android) Tour Beschreibung Die Möglichkeit Zoom ist nur bei mobilen Geräten einstellbar. Am Laptop werden folgende Shortcuts verwendet: Zoom-In: Strg und + Zoom-Out: Strg und - Hier wird der Drucker konfiguriert. Sollte man die Tour am Anfang übersprungen haben oder noch etwas nochmal sehen wollen, dann besteht hier die Möglichkeit die Tour noch einmal durchzuführen. Einfach auf Öffnen klicken. 4 Bestellungsansicht Um eine Bestellung Ihrer Kunden annehmen zu können, wechseln Sie zur Bestellungsansicht. Klicken Sie auf den jeweiligen Tisch auf den Sie eine Bestellung buchen wollen. Anschließend werden Sie zur folgenden Seite weitergeleitet. Wechsel zur Tischansicht Ausgewählter Tisch Bestellung absenden (Man kann Bestellung noch einmal kontrollieren) Wechsel zu den Einstellungen Druckersymbol Grün = Bon drucken aktiviert Bestellung kann in mehreren Gruppen erfolgen Retourbuchung Rot = aktiviert Hier wird ausgewählt, für welchen Gang gerade gebucht wird. Handbuch Gastronomie FRONTEND 6

7 Um ein Produkt zur Bestellliste hinzuzufügen, reicht ein Klick auf die weiße linke Hälfte des jeweiligen Produktes aus. Wenn Sie auf die blaue rechte Hälfte des Produktes klicken, hier z.b. Nudelsuppe (rot markiert) dann öffnet sich ein neues Fenster und Sie können mehrere Aktionen durchführen. Diese Aktionen werden unten genauer beschrieben. Bestellansicht Smartphones Produktgruppen Blau = ausgewählte Gruppe Ausgewählte Favoriten Zusätzlich zur Nudelsuppe, kann z.b. ein Brot oder eine Semmel dazu bestellt werden. Hier können Sie zusätzliche Variationen einblenden, die Sie zuvor eingegeben haben. Neue Beilagen mit Preis eingeben. Produkt als Favorit hinzufügen Gelb = Favorit Produkt als ausverkauft markieren. Handbuch Gastronomie FRONTEND 7

8 Bestellansicht Tablets und PCs Hier kann man gut erkennen, dass die ausgewählten Produkte links noch einmal aufgelistet werden und schaffen somit mehr Überblick. 5 Aktionen auf einem belegten Tisch Wenn ein Kunde zahlen/umbuchen/stornieren möchte, dann wählen sie den (grau hinterlegten) Tisch aus und dann erscheinen sechs Möglichkeiten. Diese werden in den nächsten Punkten genauer beschrieben (5.1 bis 5.6). Handbuch Gastronomie FRONTEND 8

9 5.1 Bestellen Wenn ein Kunde noch etwas bestellen möchte, dann klicken Sie einfach auf den grau hinterlegten Tisch, wählen den Button Bestellen aus und gelangen erneut in die Bestellungsansicht. Hier können Sie auch sehen, dass Gruppe 1 bereits rot ist, das heißt, dass diese Gruppe besetzt ist. Sollte sich eine weitere Gruppe zu diesem Tisch setzen, dann müssen Sie einfach auf Gruppe 1 klicken und schon erscheint Gruppe 2. So ist es kein Problem mehr, wenn mehrere Gruppen auf einem Tisch sitzen. Wenn auf einen bereits gebuchten Tisch, noch etwas bestellt wird, dann erscheint dieser Einkaufswagen. Er zeigt an, welche Produkte bereits bestellt worden sind. 5.2 Übersicht Durch einen Klick auf Übersicht, öffnet sich ein Pop-Up und es werden alle bestellten Produkte dargestellt. Handbuch Gastronomie FRONTEND 9

10 5.3 Umbuchen bzw. Umbuchungsansicht Produkte, die irrtümlicherweise auf einen falschen Tisch/Kunden gebucht wurden, können ganz einfach auf einen anderen Tisch/Kunden umgebucht werden. Einfach das/die gewünschte/n Produkte auswählen und rechts oben auf den Button drücken. Dann öffnet sich dieses Fenster. Hier klicken und den gewünschten Tisch bzw. die gewünschte Gruppe auswählen. Handbuch Gastronomie FRONTEND 10

11 5.4 Stornieren bzw. Stornierungsansicht Produkte, die aus was für einen Grund auch immer (kalt; wurde nie serviert; schmeckt nicht; Teller hinuntergefallen; etc.) storniert werden müssen, werden ausgewählt. Dann erscheint dieses Fenster: Bon wird bei einer Stornobuchung gedruckt. Kann aber individuell ein- bzw. ausgeschaltet werden. Grün = Drucken ist aktiviert. Die ausgewählten Produkte werden nach Betätigung dieses Buttons endgültig storniert. Handbuch Gastronomie FRONTEND 11

12 5.5 Schnelles Abrechnen Hier kann ein Kunde, wie der Name schon sagt, schnell abgerechnet werden, das heißt, er möchte sofort bar, mit Bankomat, per Einladung, (Eigenverbrauch z.b. für Personal) oder mit einem Gutschein bezahlen. Man erspart sich einen weiteren Klick über die Übersicht der bestellten Produkte. Es besteht auch die Möglichkeit eine MWSt-Rechnung direkt auszudrucken 5.6 Abrechnen bzw. Zahlungsansicht Beim normalen Abrechnen sieht man vorher noch die bestellten Produkte des Tisches. Sollte man ein Produkt vergessen haben zu bestellen, kann dies durch einen Klick auf +Position zubuchen erfolgen. Danach erscheint die Bestellansicht wieder und man kann das/die gewünschte/n Produkt/e hinzufügen. Alle Produkte (Getränke & Speisen) werden ausgewählt Nur Getränke werden ausgewählt Nur Speisen werden ausgewählt Handbuch Gastronomie FRONTEND 12

13 5.7 Trickkiste Es ist möglich zwischen den Icons Umbuchen, Stornieren & Schnelles Abrechnen auch im Hauptfeld direkt zu wechseln. Jede Aktion hat eine bestimmte Farbe und ein bestimmtes Icon. Das heißt, wenn man im Modus Umbuchen ist und etwas stornieren möchte, dann wechselt durch einen Klick auf das x und befindet sich im Modus Storno. Grün = Schnelles Abrechnen ist aktiviert Rot = Stornieren ist aktiviert Gelb = Umbuchen ist aktiviert Handbuch Gastronomie FRONTEND 13

14 6 Spezialfall: Direkter Barverkauf Check-Out Wir bestellen angenommen sechs Spritzer auf unseren Check-out Tisch. Durch einen Klick rechts oben auf den Button bestätigen wir unsere Bestellung. Dann erhalten wir diese Ansicht: Hier können weitere Spritzer hinzugefügt werden. Hier können Spritzer gelöscht werden. Man kann zwischen mehreren Zahlungsmitteln auswählen. Näheres siehe nächstes Bild. Es wird sofort bestellt und abgerechnet. Handbuch Gastronomie FRONTEND 14

15 Es besteht die Möglichkeit mehrere Zahlungsarten auszuwählen: Etoxx, Bar, Bankomat, Einladung, Eigenverbrauch und Gutschein. Man kann auch Teilzahlungen (Bar, mit Bankomat oder mit einem Gutschein) durchführen. Es sind auch Rabatte mit 10% UST oder 20% UST vorgesehen und es kann auch eine MWSt- Rechnung ausgedruckt werden. Durch einen Klick auf Spritzer kann man dann einen manuellen Rabatt hinzufügen. Handbuch Gastronomie FRONTEND 15

16 Sollte der Fall eintreten, dass ein Kunde eine Rechnung auf seinen Namen/Unternehmen haben möchte, dann ist das auch kein Problem. In der dritten Kategorie Kundendaten muss alles ausgefüllt werden und die Rechnung kann entweder sofort ausgedruckt werden oder auch per Mail gesendet werden. Danach auf den Pfeil links in der Ecke klicken und wie oben schon gezeigt, auf Bar klicken und fertig ist die Bestellung bzw. Abrechnung. 7 Tagesabschluss Auf der Startseite befindet sich auf der rechten Seite eine Figur. Die müssen Sie anklicken, um zum Tagesabschluss zu gelangen. Handbuch Gastronomie FRONTEND 16

17 Durch einen Klick auf Tagesabschluss durchführen erscheint ein Pop-Up, dass fragt, ob Sie wirklich einen Tagesabschluss durchführen wollen. Auf Ok klicken. Jetzt haben Sie erfolgreich einen Tagesabschluss durchgeführt. Sollte dieses Feld erscheinen, dann haben Sie noch keinen Tag eröffnet. Klicken Sie auf Tag eröffnen, um starten zu können. Sie werden dann gefragt, ob sie den Tag wirklich öffnen wollen Ok klicken. Auf diesen Punkt wird auf der nächsten Seite näher eingegangen. Hier melden Sie sich ab. Handbuch Gastronomie FRONTEND 17

18 8 Rechnungsansicht Wenn Sie auf Rechnungen klicken (siehe in der oberen Grafik), dann erhalten Sie folgendes Feld: (Startseite auf rechte Figur klicken & dann auf Rechnungen) Es können bestimmte Rechnungen gesucht werden. Nehmen wir diese Rechnung als Beispiel. Wir möchten uns diese Rechnung genauer ansehen. Wir klicken die Rechnung an. Hier sind die genauen Details der Rechnung sichtbar. Es werden 50 Rechnungen angezeigt. Rechnungsnummer Tisch: Check-out Datum & Uhrzeit der Rechnung Name des Kellners: Markus T. Siehe nächste Seite Rechnung per PDF Rechnung per Rechnung drucken Handbuch Gastronomie FRONTEND 18

19 8.1 Rechnung per PDF So sieht ein Ausschnitt der Rechnung per PDF aus. 8.2 Rechnung per Die -Adresse des Empfängers muss noch eingegeben werden. Auf Absenden klicken und die Rechnung ist versandt. Handbuch Gastronomie FRONTEND 19

20 8.3 Zahlungsdetails Jetzt befinden wir uns bei den Zahlungsdetails der Rechnung. Man kann gut sehen, welche Zahlungsart, Lieferdatum, Zahlungsdatum verwendet wurden und ob die Zahlung schon erhalten wurde oder nicht. 8.4 Adresse Es besteht die Möglichkeit die Details des Kunden direkt hier einzutippen und die Adresse zu speichern. Handbuch Gastronomie FRONTEND 20

21 8.5 Stornieren Sollte ein Fehler unterlaufen sein, ist es auch möglich, nachträglich zu stornieren. Um zu bestätigen muss auf Stornieren geklickt werden. Dann öffnet sich ein neues Fenster. Rechts oben klicken und bestätigen. So sieht dann eine stornierte Rechnung aus Handbuch Gastronomie FRONTEND 21