6 Bundesanstalt Technisches Hilfswerk: Organisation straffen, Ehrenamt stärken (Kapitel 0629)

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1 6 Bundesanstalt Technisches Hilfswerk: Organisation straffen, Ehrenamt stärken (Kapitel 0629) 6.0 Das Technische Hilfswerk und das Bundesministerium des Innern wollen als Basis für die Arbeit des Technischen Hilfswerks das Ehrenamt der Helferinnen und Helfer stärken. Das Technische Hilfswerk soll zu diesem Zweck seine Verwaltungsorganisation verbessern. Es untersuchte seine Organisation jedoch nur unvollständig und verzichtete auf die Ausschöpfung von Wirtschaftlichkeitsreserven. Die Innenrevision des Technischen Hilfswerks war bei einem Haushaltsvolumen von 130 Mio. Euro mit nur einem hauptamtlichen Prüfer personell unterbesetzt. 6.1 Das Technische Hilfswerk (THW) ist eine nicht rechtsfähige Bundesanstalt mit Sitz in Bonn. Es gliedert sich in acht Landesverbände, denen 66 Geschäftsstellen zugeordnet sind. Das THW hat 850 hauptamtlich Beschäftigte, davon 170 in der zentralen Dienststelle mit der Leitung in Bonn. In den 669 Ortsverbänden sind ehrenamtliche Helferinnen und Helfer tätig. Zu deren Aufgaben zählen technische Hilfe im Zivilschutz, in Katastrophenfällen, bei öffentlichen Notständen und bei größeren Unglücksfällen im In- und Ausland. Das Haushaltsvolumen des THW beträgt 130 Mio. Euro jährlich. Der Bundesrechnungshof prüfte im Jahre 2006 mit Unterstützung des Prüfungsamtes des Bundes Frankfurt am Main (Prüfungsamt) die Verwaltungs- und Kontrollsysteme des THW. Das THW begann im Jahre 2004 mit einer Organisationsuntersuchung, die es im Jahre 2005 abschloss. Deren Ziele waren eine stärkere Ausrichtung der Organisation auf die Unterstützung des Ehrenamtes, die Anpassung an neue Aufgaben, die Einführung einer dezentralen Budgetierung sowie die Einsparung von Personalkosten. Die Organisation wurde nicht vollständig untersucht, so waren z. B. die zentrale Dienststelle mit der Leitung sowie der mehrstufige Organisationsaufbau nicht einbezogen. Der Abschlussbericht enthielt u. a. folgenden Organisationsvorschlag: Verschiedene

2 9 Verwaltungsaufgaben der Landesverbände und teilweise auch der Geschäftsstellen soll künftig in erster Linie die zentrale Dienststelle der Bundesanstalt übernehmen. Hierzu gehören z. B. Rechnungsbearbeitung, Personalangelegenheiten, Baumaßnahmen und das Vertragswesen. Dazu sollen Personalstellen der Landesverbände in die zentrale Dienststelle der Bundesanstalt umgesetzt werden. Stelleneinsparungen oder eine Straffung der Organisation sind nicht vorgesehen. Alle Landesverbände, Geschäftsstellen und Ortsverbände sollen erhalten bleiben. Das THW plant, bis spätestens zum Jahre 2010 sein Liegenschaftsmanagement auf die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben zu übertragen. Außerdem will es künftig Beschaffungen vermehrt über das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (Bundesministerium) abwickeln. Dadurch wird sich der Personalbedarf in den Landesverbänden und Geschäftsstellen des THW weiter vermindern. Die hierdurch erforderlichen organisatorischen Straffungen sind in dem Organisationsvorschlag jedoch nicht berücksichtigt worden. Die regelmäßige Kontrolle von Verwaltungsabläufen der Geschäftsstellen durch die Landesverbände war nicht einheitlich geregelt. Soweit vorhanden, beruhte sie auf der Eigeninitiative einzelner Landesverbände. Das Prüfungsamt stellte Mängel in der Haushalts- und Wirtschaftsführung des THW, insbesondere bei der Beschaffung, fest. Einem im Vergabebereich tätigen Mitarbeiter einer Geschäftsstelle war es möglich, in den Jahren 2002 bis 2005 mehrere Unterschlagungen zu begehen. Die Vorfälle deckte erst ein vertretungsweise mit der Leitung der Geschäftsstelle betrauter Beschäftigter im März 2005 auf. Das THW verfügt über eine Stabsstelle Innenrevision, die mit zwei Personalstellen ausgestattet ist. Zum Zeitpunkt der Prüfung durch das Prüfungsamt war eine der beiden Stellen unbesetzt. Seit dem Jahre 2005 setzte das THW zeitweise drei Beschäftigte aus Geschäftsstellen oder Landesverbänden als zusätzliche Prüfer ein. In einem auch an das THW adressierten Erlass vom 19. März 1998 hatte das Bundesministerium darauf hingewiesen, dass die Innenrevision ausschließlich für Prüfungsaufgaben zuständig sei und keine anderen (Linien-) Aufgaben habe. Die Durchführung von Prüfungen obliege grundsätzlich Angehörigen der Innenrevision, für die besondere Pflichten zur Unabhängigkeit gelten.

3 6.2 Der Bundesrechnungshof hat die Ansätze des THW für eine organisatorische Optimierung kritisiert. Zwar hat es die Notwendigkeit organisatorischer Veränderungen erkannt. Eine vollständige und vorbehaltlose Untersuchung seiner Organisation hat das THW jedoch nicht vorgenommen. Die vorgesehenen Maßnahmen reichen nicht aus, um die Organisation effektiv zu gestalten und die selbst gesteckten Ziele zu erreichen. Nach Auffassung des Bundesrechnungshofes bietet nur eine Untersuchung der Gesamtorganisation die Möglichkeit, die Aufgabenerfüllung auf allen Ebenen in geeigneter Weise zu organisieren und angemessene Steuerungs- und Kontrollsysteme einzuführen. Hierzu müssen auch die bisherige Mehrstufigkeit des Organisationsaufbaus sowie die Anzahl der Organisationseinheiten auf den Prüfstand gestellt werden. Die personellen Auswirkungen der anstehenden Aufgabenverlagerungen sind zu berücksichtigen. Der Bundesrechnungshof hat dem THW vorgeschlagen, weitere Verwaltungsaufgaben von den Geschäftsstellen auf die Landesverbände zu übertragen. Hierzu eignen sich z. B. Beschaffungen, die Buchhaltung für die Ortsverbände, Einsatzabrechnungen sowie die Abrechnung von Mehraufwandsentschädigungen für die ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer. Der Bundesrechnungshof hat die unzureichende Stellen- und Personalausstattung der Innenrevision des THW beanstandet. Das jährliche Haushaltsvolumen von 130 Mio. Euro kann von einem hauptamtlichen Beschäftigten nicht wirksam kontrolliert werden. Dies zeigen z. B. die Mängel beim Beschaffungswesen und die lange unentdeckten Unterschlagungen eines Mitarbeiters. Der Bundesrechnungshof hat auch den zeitweisen Einsatz von Beschäftigten aus anderen Organisationseinheiten als Prüfer kritisiert. Das THW hat hiermit gegen allgemeine Revisionsprinzipien und den Erlass des Bundesministeriums verstoßen. Mit Prüfungen beauftragte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind hauptamtlich der Innenrevision zuzuordnen, um ihre Unabhängigkeit zu gewährleisten. Sie dürfen nicht mit operativen Aufgaben außerhalb der Innenrevision betraut werden. Der Bundesrechnungshof hat gefordert, die Stellen- und Personalausstattung der Innenrevision auf der Grundlage einer Personalbedarfsermittlung unverzüglich angemessen zu verstärken. Das THW sollte nur hauptamtliche Beschäftigte der Innenrevision mit Prüfungstätigkeiten beauftragen.

4 Das THW hat sich zu den Prüfungsfeststellungen des Bundesrechnungshofes trotz mehrfacher Aufforderung nicht geäußert. Das Bundesministerium hat in seiner Stellungnahme weiteren Handlungsbedarf zur Straffung der Organisation des THW eingeräumt. Es hat eine Organisationsuntersuchung angekündigt, die auch die Zahl der Ebenen und Organisationseinheiten berücksichtigen werde. Weiter hat es auf eine eingeleitete Organisationsuntersuchung der Leitung des THW hingewiesen. Allerdings hat das Bundesministerium einschränkend hinzugefügt, dass das Geschäftsstellennetz nicht gestrafft werden solle. Vielmehr sei eine individuelle organisatorische Ausrichtung der Geschäftsstellen anhand der zu betreuenden Ortsverbände geprüft worden. Der Betreuungsumfang sei abhängig von den Bedürfnissen des jeweiligen Ortsverbandes. Diese seien kaum messbar und von temporären Schwankungen abhängig. Deshalb werde der gleichförmige Aufbau der Geschäftsstellen beibehalten. Die Geschäftsstellen sollten aber von Verwaltungsaufgaben entlastet werden, um Kapazitäten für eine verbesserte Betreuung der Ehrenamtlichen zu schaffen. So werde das Ziel erreicht, das Ehrenamt als Basis des THW zu stärken. Das Bundesministerium hat eingeräumt, dass die Tätigkeit der Innenrevision in qualitativer und quantitativer Hinsicht optimiert werden müsse. Allerdings werde unter Berücksichtigung der vorgegebenen Konsolidierung des Bundeshaushalts an dem personalkostenneutralen Konzept von nur zeitweise als Prüfer eingesetzten Beschäftigten festgehalten. Den prüfungstechnischen Sachverstand erhielten diese Prüferinnen und Prüfer in einer mehrwöchigen Einweisung und in einschlägigen Schulungen. 6.4 Der Bundesrechnungshof nimmt zur Kenntnis, dass das Bundesministerium den erheblichen Reorganisationsbedarf beim THW bestätigt. Es äußert sich jedoch widersprüchlich. Einerseits kündigt es eine Organisationsuntersuchung an, die auch die Leitung sowie die Zahl der Ebenen und der Organisationseinheiten einbeziehen soll. Andererseits lehnt es das Bundesministerium aber schon im Vorhinein ab, das Geschäftsstellennetz zu straffen, ohne dessen Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit geprüft zu haben. Nach Auffassung des Bundesrechnungshofes zeigt das Bundesministerium damit keine ernsthafte Absicht, die Organisation des THW zu verbessern.

5 Das Bundesministerium bleibt aufgefordert, für eine vorbehaltlose Untersuchung der gesamten Organisation des THW zu sorgen. Dabei sollte auch die Zahl der Ebenen und Organisationseinheiten auf den Prüfstand gestellt werden, um einen schlanken und leistungsfähigen Organisationsaufbau zu erreichen. So könnte Personal für eine verbesserte Betreuung und in der Folge eine wirkungsvollere Unterstützung der ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer gewonnen werden. Mit dem Bundesverwaltungsamt verfügt das Bundesministerium in seinem eigenen Geschäftsbereich über einen in der Organisationsberatung qualifizierten Dienstleister, den es mit dieser Aufgabe beauftragen könnte. Der Bundesrechnungshof hält an seiner Forderung fest, die Innenrevision des THW nur durch hauptamtliche Prüferinnen und Prüfer wahrzunehmen. Mit der Weigerung, dieser Forderung nachzukommen, setzt sich das Bundesministerium in Widerspruch zu seinen Grundsätzen für die Innenrevision, die es den Behörden seines Geschäftsbereichs vorgegeben hat. Das Bundesministerium sollte darauf dringen, dass sich auch das THW an diese Grundsätze hält.