W a r t u n g s d i e n s t

Transkript

1 Mappe 1 W a r t u n g s d i e n s t für Wandhydranten Steigleitungen Handlöscher Fahrbare Löscher Stationäre Anlage Lichtkuppeln Torantriebe u.v.m. Aber auch als Ergänzung zur Mappe 2 Feuerwehrbedarf, Arbeitsschutz, Beladelisten und Technischer Handel Prospektinhalt Mappe 1 (Seite 2 16) Vorbereitetes Rückfax bei weiterem Interesse Seite 2 Adressenaufbau Seite 3 Gerätearten Seite 4 Prüffälligkeiten, Listenformen der Übersicht Seite 5 Prüfaufträge und Rücklauf der durchgeführten Wartungen. Schreiben der Rechnung, Erfassung Barrechnungen und/oder Lieferscheinen--- Seite 6 Provisionsabrechnung mit Nachweis pro Artikel Seite 7 Provisionsabrechnung verkürzt. Kostenkontrolle Seite 8 Stammdaten Vertreter/Prüfer/Außendienst Seite 9 Stammdaten u. Belegkontrolle Außendienst Seite 10 Schnellauskunft und/oder Archiv Seite 11 Statistiken mit Auswertungsbeispiel Seite 12 Artikelstammdaten Verkaufspreise, Einkaufspreise --- Seite 13 Artikeltext, Lagerort Seite 14 Artikelstammdaten-Listen, Lagerführung Seite 15 Artikel-Lagerkontroll-Listen, Inventur Seite

2 FORMAT Software GmbH zu Händen Herrn Ewald König Postfach Wertheim Möchten Sie unverbindlich ein für Sie kostenfreies Angebot? Einfach nachfolgende Fragen beantworten und zufaxen. Ihr persönlicher Firmencheck Firmenstempel bitte. Damit wir wissen, wer Sie sind. Bieten Sie uns bitte unverbindlich an: Im Grundmodul sind bereits viele Punkte enthalten (Stammdaten, Rechnungsstellung, Übersichtslisten, Rechnungsbuch usw.) Wartungsdienst Provisionsabrechnung bis Prüfer Schnellauskunft / Archiv Statistiken Lagerbuchhaltung (auch mit Prüferlager) - Inventur mit Zähllisten Angebotsbearbeitung Auftragsbearbeitung Bestellwesen Schnittstelle Finanzbuchhaltung Mahnungen, Offene-Posten-Liste Daten aus jetziger Software übernehmen - Ja Nein Wir möchten diese Software an Stück Arbeitsplätzen einsetzen Der Einsatz ist geplant ab. ENDE

3 Aufnahme Adresse. Das Aufnehmen neuer Adressen ist denkbar einfach. Übersichtlich sind die einzelnen Felder angeordnet: - Anschrift - Adressqualifizierung - Telefon-Nummern - Ansprechpartner - Branchen Unten rechts kann zusätzlich die Anzahl der bei dieser Adresse gespeicherten Objekte gesehen Hier sind es 4 Objekte. Suchen Adressen, Objektadressen usw. Adressen können nach allen denkbaren Worten, Teilbegriffen, Straße, PLZ oder auch in Kombination gesucht Nebenstehende Adressen wurden einfach nach der PLZ 8 gesucht

4 Gerätearten Jede Firma kann zum Start mit dem Programm die Gerätearten festlegen und mit eigenen Abkürzungen und Texten versehen. Auch ein späteres Abändern ist zu jedem Zeitpunkt problemlos möglich. Das ist z.b. dann wichtig, wenn sich Ihre Geschäftsfelder verändern oder Sie aus organisatorischen Gründen den Aufbau der Gerätearten optimieren wollen. Nachfolgender Einzelnachweis ist aus der Darstellung während dem Schreiben der Rechnung entnommen. Einzelnachweise - pro Objekt, - hier pro Geräteart, - und pro Gerät BJ = Baujahr LIP = Letzte Innenbehälter Prüfung Natürlich kann bei einem Kunde mit Einzelnachweis, bei dem nächsten ohne usw. gearbeitet

5 Wann muss wo geprüft werden? Die Planung der anstehenden und das Überprüfen der überfälligen Prüfungen ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt! Bei dem FORMAT- Programm können Übersichten, die Vorausschau aber auch die Kontrolle der überfälligen Termine leicht, elegant und spielerisch ermittelt Und auch inmitten eines Monats angepasst Eine der vielen Listmöglichkeiten Nach dieser Übersichtsliste müssen bei 27 Adressen noch 71 Geräte geprüft In der Praxis wird diese Übersicht eher sortiert nach Prüfer, Tour und evtl. Gerätearten gedruckt. Nach der beliebig oft veränderbaren Planung werden dann die Prüfaufträge bzw. Prüfberichte gedruckt

6 Prüfaufträge und/oder Prüfberichte, Prüflieferscheine, Blankobelege usw. Insgesamt gibt es mehr als 40! verschiedene Möglichkeiten, z.b. - mit/ohne Standort - mit/ohne Preise - mit/ohne Baujahr, letzte Behälterinnenprüfung - usw. Mit diesen gebündelten Informationen ist Ihr Außendienst bestens versorgt. Wahlweise mit Beleg- Nummern Kontrolle!! Rücklauf Belege / Berechnung Die Arbeitsbelege kommen zurück als Rechnung, Lieferschein, Prüfbericht usw. Sie werden im Computer erfasst und mit diesem einem Arbeitsgang ist ALLES ERLEDIGT. - Rechnung geschrieben - Provision gerechnet - Lager verändert - In Mahndatei übernommen - In Archiv übernommen - Neue Wartungstermine hinterlegt - und vieles mehr

7 Provisionsberechnung oder bei Gehältern als Kostenkontrolle sehr gut nutzbar. Ob Provisions- oder Gehaltsempfänger. Sie können für jeden Mitarbeiter (auch im Innendienstverkauf) die Rentabilität errechnen. Eine Veränderung der Rechnung berechnet auch die Provision neu. Auch das Splitten von Provisionen ist möglich, wenn mehrere Prüfer an einem Objekt gearbeitet haben

8 Verkürzte Kosten/Nutzen - Provisionsdarstellung Bei diesem Beispiel ist die Auswertung auf eine Zeile pro Beleg verkürzt. Fazit: Es kann pro Anwahl neu festgelegt werden, ob eine Auswertung in Kurzoder Langform erfolgt. Die Provisionsabrechnungen können auf Jahre hinaus gespeichert bleiben. Wie funktioniert das Controlling, das Ermitteln der kalkulierten Ertragskraft der Mitarbeiter? Es gibt in vielen Firmen mit vertriebsorientierten Mitarbeitern den Wunsch, die per Gehalt bezahlten Personen betriebswirtschaftlich zu betrachten. Das mag die Verkaufssekretärin ebenso sein wie der Innendienstverkäufer und der Prüfer draußen vor Ort. Diese Software bietet die Möglichkeit, Gehaltsempfänger so zu schlüsseln, dass Ihre Verkaufsleistungen in Erträge umgerechnet So können monatlich interne Auswertungen gefahren werden, die aufzeigen, welche Mitarbeitern trotz Festgehalt vertriebsorientiert denken oder nur ihren Job machen

9 Stammdaten Vertreter/Prüfer Neben Adresse, Telefon-Nr. usw. kann nach unterschiedlichsten Arten Provision gerechnet Bei diesem Bild ist eine Warengruppen- Provision auf Ertragsbasis angezeigt. Von dem verdienten Geld bekommt der Prüfer jeweils seinen Prozentsatz. Alternativ wird die Provision nach Mengen oder Umsatz gerechnet. Provision Die Provision wird hier artikelbezogen errechnet. Es gibt wieder die Möglichkeit nach - Mengen - Umsatz - Verdienst - Pauschale - Rabattstaffel Wir können inzwischen behaupten: Auch komplizierte Abrechnungen können bei uns automatisiert errechnet Manuelle Provision jederzeit übertipbar

10 Provisionstabelle Es ist sogar möglich, Provisionen nach Rabattstaffeln zu errechnen. Fazit der Möglichkeiten: Pro Artikel kann die Provision individuell gesteuert oder alternativ über Warengruppenrabatte definiert Manuelles Übertippen einer Provision beim Schreiben einer Rechnung ist jederzeit möglich. Belegkontrolle Außendienst Haben Ihre Prüfer Blöcke mit Belegnummern? Unser Programm kontrolliert automatisch ausgegebene und zurückgemeldete Belege. Vorteil: Es können keine Belege mehr untergehen. Auch das Vergessen zum Berechnen ist damit 100%-ig ausgeschlossen

11 Schnellauskunft und Archiv Sie bekommen einen Anruf von einem Kunde? Kein Problem. Mit dem Auflegen des Hörers ist normalerweise auch der Arbeitsvorgang beendet. Denn auf Knopfdruck haben Sie zu jeder Frage des Kunden auch gleich die Antwort. Nie mehr in alten Ordnern suchen. Nie mehr auf den Speicher oder in den Keller müssen!! Rechnungshistorie Das Archiv erlaubt es, alle bisher geschriebenen Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw. zu speichern. Bei diesem Beispiel wird ein altes Angebot aufgeblättert. Bei den oberen beiden Zeilen handelt es sich um andere Angebote. Von dem Angebot Nr. 10 / werden die einzelnen 7 Zeilen dargestellt

12 Statistiken Dieses Auswahlbild lässt erkennen, dass Statistiken und Auswertungen nach sehr vielen Möglichkeiten vorgenommen werden können. Dabei können Zeitraum, Vergleichszeitraum sowie die Werte individuell vorgegeben Die Daten können zur Auswertung z.b. auch nach EXCEL übergeben Auswertungsbeispiel Bei dieser Auswertung wird ohne Vergleichszeitraum der Monat April bewertet. Von den vielen Möglichkeiten wurden die Felder MENGE, UMSATZ, EK (Einkaufspreis), BRN (Bruttonutzen/Rohertrag) ausgewählt

13 Grundsätzliches zu Artikelstammdaten: Die Suche nach einem Artikel kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen. Sowohl in den Stammdaten als auch in den Programmen Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen usw. Artikelstammdaten/ Bild Verkaufspreise Sie können selbst die Verkaufspreisgruppen festlegen. Z.B. Privat, Firmen, Behörden usw. Hierbei handelt es sich um Ihre Listenpreise. In der Praxis werden Sie natürlich bei den Kunden und/oder Objekten vereinbarte Preise direkt dort speichern. Artikelstammdaten/ Bild Einkaufspreise Jedem Artikel können beliebig viele Lieferanten zugeordnet Dabei kann der Hauptlieferant besonders gekennzeichnet Die angezeigten Preise sind Nettopreise, also nach Abzug von Rabatt, Boni usw. Unter Berücksichtigung von Aufschlägen, Mindermengen usw

14 Artikelstammdaten/ Bild Artikeltext Pro Artikel gibt es den Standardtext neben der Artikel-Nr. Wollen Sie unterschiedliche Texte für Angebote, Aufträge, Rechnungen usw. so können diese zusätzlich eingeben. Oder Texte aus WINWORD zulesen, verarbeiten... Es sind kaum Grenzen gesetzt. Artikelstammdaten/ Bild Lagerort Jeder Artikel kann einem oder mehreren Lagern zugeordnet Auf Knopfdruck oder bei der Inventur ist ein Gesamtabruf machbar. Dadurch sehen Sie die dann tatsächlich in Ihrer Firma derzeit vorhandene Menge des angewählten Artikels. Sie selbst können dabei steuern, ob Vormerk- u. Bestellbestand berücksichtigt werden sollen

15 Artikelstammdaten/ Bild Anwahl/Auswahl Stammdatenliste(n) Die Stammdaten-/ und Informationslisten können von Ihnen selbst zusammengestellt Die Auslisten können auch zur weiteren Verwendung in andere Programme (z.b. EXCEL) exportiert Nachfolgendes Bild ist aus dem Bereich Schreiben der Rechnung entnommen. Lagerführung Artikel können, müssen aber nicht im Lager geführt Pro Artikel können Sie das selbst bestimmen. Bei Lagerführung wird jeweils abgefragt von wo nach wo. Alternativ können die Lagerbuchungen auch vollautomatisch erfolgen, wenn in den Stammdaten der Weg bereits vorgegeben ist

16 Artikelstammdaten/ Bild Lagerkontroll- Liste(n) Sie möchten für einen Artikel genau wissen, wann er von wem wohin geliefert/verkauft wurde. Über einen bestimmten oder beliebigen Zeitraum zurück? Mit der Lagerkontroll- Liste haben Sie diese und andere Informationen sofort. JEDER FEHLBESTAND WIRD ENTDECKT!!!! Artikelstammdaten/ Bild Inventur Inventurdaten können beliebige Jahre zurück gespeichert bleiben. Sie können Ihre Inventurdaten im laufe der Zeit erfassen und zwischendurch trotzdem Rechnungen schreiben, Lagerbewegungen usw. durchführen. Unser Programm kann das alles genau trennen. Inventurlisten mit vielen Bewertungsmöglichkeiten. Weitere Informationen auch in Mappe 2. Feuerwehrbedarf/Arbeitsschutz/Technischer Handel