Einstieg in die DATEV Buchhaltung 8

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2 Inhaltsverzeichnis Einstieg in die DATEV Buchhaltung 8 A Buchungsliste Kasse 13 1 Kontenrahmen, Kontenplan und Konto 14 2 Kontierungen auf Sachkonten Wareneingang und Erlöse 19 % USt, Privatentnahmen und Geldtransit Aushilfslöhne und Porto Umsatzsteuerverbuchung bei der DATEV Repräsentationskosten, Erlöse Abfallverwertung und Zeitschriften, Bücher Warenverkäufe und weitere Umsatzerlöse Privatkonten zu Privatentnahmen und Einlagen 29 B Buchen von Bankauszügen 34 1 Kosten für betriebliche Grundstücke und Räume 35 2 Versicherungen, Beiträge und Abgaben 36 3 Fahrzeugkosten 37 4 Löhne und Gehälter 44 5 Nettolohnverbuchung 45 6 Weitere Personalkosten 47 7 Freie Mitarbeiter und Provisionen 47 8 Geschenke, Bewirtung 49 9 Spenden Werbung und Vertriebskosten Reisekosten Porto, Telekommunikation, Bürobedarf, Fachliteratur Rechts und Steuerberatung Bankspesen, Guthaben und Sollzinsen Betriebliche Steuern Sonstige betriebliche Aufwendungen 60 4

3 Inhaltsverzeichnis C Buchungen im Anlagevermögen 61 1 Anschaffung von Anlagegütern Immaterielle Anlagegüter und Sachanlagen Reparaturen, Wartungsarbeiten, Renovierungen Finanzanlagen 68 2 Verkauf und Abgang von Anlagegütern 68 D Buchungen von Forderungen 72 1 Soll und Istversteuerung 72 2 Sollversteuerung ohne Debitorenkonten 73 3 Erlösschmälerungen und Gutschriften 75 4 Sonstige Forderungen und Vermögensgegenstände Kautionen Steuerforderungen 77 E Buchen von Verbindlichkeiten 78 1 Lieferantenverbindlichkeiten 78 2 Wareneinkauf 80 3 Verbrauch von Roh, Hilfs und Betriebsstoffen Energiestoffe Nebenkosten 83 4 Skonto, Rabatte und Nachlässe von Lieferanten 84 5 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 85 6 Umsatzsteuer und Vorsteuerbeträge 86 7 Sonstige Verbindlichkeiten 87 8 Kreditkartenabrechnung 88 F Auswertung der Buchhaltung 90 1 Umsatzsteuer: Voranmeldungen und EU Meldungen 91 2 Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln 91 3 Summen und Salden 93 4 Kontenblätter 94 5 Betriebswirtschaftliche Auswertungen BWAs für alle Zwecke und Branchen BWA Grundauswertungen 98 5

4 Inhaltsverzeichnis 5.3 Erfolgsrechnung: So sieht das vorläufige Ergebnis aus Bewegungsbilanz: Wie wurde das Kapital verwendet? Statische Liquidität Cashmanagement und Schuldendeckung Vergleichsrechnungen Die Zahlen im Plan und im Ist Zustand/ Controlling Weitere Betriebswirtschaftliche Auswertungen 114 G Rechnungswesen für Windows Installation von Rechnungswesen compact So legen Sie einen neuen Mandanten an Buchen in Rechnungswesen für Windows Buchungserfassung Buchungszeile Übungsbeispiel Kasse Jahresübernahme Datensicherungen an den Steuerberater übergeben 139 H Glossar Anteile an verbundenen Unternehmen Anzahlungen an Lieferanten Anzahlungen von Kunden Aufbewahrungsfristen Aufzeichnungspflichten Belege Berichtigungsschlüssel Beteiligungen Bruttolohnverbuchung Buchführungspflicht Buchhaltungstechnik Debitorenkonten Differenzbesteuerung Entnahmen Eröffnungsbilanzkonto EU Umsatzsteuer EU Umsatzsteuerschlüssel 188 6

5 Inhaltsverzeichnis 18 Geldtransit Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Geschäftsvorfälle Gewinnermittlung Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Gutschriften an Kunden Inzahlungnahme eines Anlagegutes Kassenbuch Kontenrahmen SKR03 und SKR Kreditorenkonten Lieferantenskonto Materialeinsatz aus tatsächlicher Ermittlung Materialeinsatz aus Umsatzzahlen Materialeinsatz in der E Bilanz Offene Posten Buchführung Provisionserlöse und Kommissionsgeschäfte Sachbezüge Skonto und Rabatt für Kunden Steuerbefreite Umsätze Steuerschuldnerschaft nach 13b UStG Umsatzsteuer Umsatzsteuervoranmeldung Vorsteuerabzug Vorsteuer nach Durchschnittssätzen Wareneinsatz, tatsächliche Ermittlung Wareneinsatz durch Handelsspanne Wechsel 239 DATEV Kontenrahmen SKR DATEV Kontenrahmen SKR Stichwortverzeichnis 365 7

6 B Buchen von Bankauszügen Die Auszüge Ihres Girokontos enthalten bereits vorgefertigte Grundaufzeichnungen. Die Bank stellt aus ihrer eigenen Buchhaltung einen Auszug des dort geführten Kundenkontos zur Verfügung. Auch wenn die Aufzeichnungen für Ihre Buchhaltung spiegelbildlich zu lesen sind, weil die Bank nur ihre eigene Sichtweise darstellt, können Sie sich im Gegensatz zur Kasse die Mühe eigener Aufzeichnungen sparen. Auf Bankauszügen als Soll bezeichnete oder auf der linken Seite gemachte Buchungen sind Ausgänge (Belastungen, Auszahlungen) und werden auf dem Bankkonto in Ihrer Buchhaltung (Auflistung) rechts erfasst. Auf Bankauszügen als Haben bezeichnete oder auf der rechten Seite gemachte Buchungen sind Eingänge (Gutschriften, Einzahlungen) und werden auf dem Bankkonto in Ihrer Buchhaltung links aufgezeichnet. Generationen von Buchhaltern sind an diese spiegelbildliche Darstellung gewöhnt, weshalb eine späte kundenorientierte Umstellung durch die Banken nur für noch mehr Verwirrung sorgen dürfte. Um die Ein- und Ausgänge auf dem Bankkonto zu verbuchen, wird ein neuer Buchungskreis angelegt mit dem Konto Bank 1210/1810. Auf den nächsten Seiten finden Sie zu alltäglichen Geschäftsvorfällen passende Konten und Buchungsbeispiele. 34

7 Kosten für betriebliche Grundstücke und Räume B 1 Kosten für betriebliche Grundstücke und Räume Mietaufwand und Pacht werden auf folgenden Konten erfasst: SKR03 SKR04 Kontenbezeichnung Miete Pacht Als Konten für Raumnebenkosten können Sie folgende Konten verwenden: SKR03 SKR04 Kontenbezeichnung Heizung Gas, Strom, Wasser Reinigung Abgaben betrieblich genutzter Grundbesitz Aufwand für Strom, Gas und Wasser entstehen entweder wie hier in Handel, Verwaltung, Büro und Vertrieb oder als Materialeinsatz (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoff) in der Fertigung, in Werkstätten u. Ä. Dort wird er auf anderen Konten erfasst. Beispiel: Zum Monatsbeginn wird die Miete von brutto 2.500,00 und Neben kosten von 450,00 inkl. USt überwiesen. FIRMA: Bäckerei Schröder, Mandant: 212, Buchhaltung: 7/13, Konto: Bank, Blatt: 1 Umsatz GegenKto Datum Konto Text 2.500, / /1810 Miete Juli 450, / Nebenkosten Juli Die Vermietung von Immobilien ist wohl grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Bei gewerblichen Objekten kann aber die reguläre Umsatzversteuerung gewählt werden. Dahinter steckt die damit verbundene Möglichkeit, Vorsteuerbeträge abzuziehen. Insbesondere beim Neubau eines Gebäudes fallen erhebliche Vorsteuerbeträge an, die das Finanzamt bei Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung künftiger Mieteinnahmen erstattet. 35

8 B Buchen von Bankauszügen Die Nebenkosten als Nebenleistung bei der Vermietung teilen, was die Umsatzsteuer angeht, ist das Schicksal der Hauptleistung Miete. Das Konto Raumkosten nimmt alle Kosten auf, die Sie nicht weiter unterscheiden wollen, so z. B. Miete, Nebenkosten, Reinigung etc. Das Konto Sonstige Raumkosten bezeichnet dagegen Aufwand, den Sie anderweitig nicht zuordnen können, z. B. Topfpflanzen, Einbruchsversicherungen. Aufwendungen außerhalb der geschlossenen Räume schließlich bucht man auf Sonstige Grundstücksaufwendungen. SKR03 SKR04 Kontenbezeichnung Raumkosten Sonstige Raumkosten Sonstige Grundstücksaufwendungen 2 Versicherungen, Beiträge und Abgaben Versicherungsprämien unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Trotz der Belastung mit einer Versicherungssteuer von 19 % können Sie deshalb keine Vorsteuer abziehen. Für Kfz-Versicherungen ist ein eigenes Konto unter den Fahrzeugkosten vorgesehen. Versicherungen, die betriebliche Häuser und Grundstücke betreffen, sind unter Sonstige Grundstücksaufwendungen zu kontieren. SKR03 SKR04 Kontenbezeichnung Versicherungen Beiträge Beiträge an Berufsverbände sind abziehbare Betriebsausgaben, wenn die Mitgliedschaft in dem Verband beruflich veranlasst ist (z. B. IHK). Sie sind auch dann abziehbar, wenn der Verband allgemeinpolitische Rahmenziele verfolgt. Beiträge zu Berufsgenossenschaften zählen hingegen zu den sozialen Abgaben. SKR03 SKR04 Kontenbezeichnung Beiträge zur Berufsgenossenschaft Sonstige Abgaben 36

9 Fahrzeugkosten B 3 Fahrzeugkosten Das Konto Fahrzeugkosten nimmt alle Kosten auf, die nicht weiter unterschieden werden sollen, so z. B. Benzin, Kfz-Steuer und -Versicherungen, Reparaturen, Leasing etc. Dagegen bezeichnet Sonstige Kfz-Kosten Aufwand, den Sie anderweitig nicht zuordnen können, z. B. Gebühren für Autoradio, Reinigung, Parkgebühren. Unter Laufenden Betriebskosten sind u. a. Benzin, Diesel, Öl zu erfassen. SKR03 SKR04 Kontenbezeichnung Fahrzeugkosten Sonstige Kfz Kosten Laufende Kfz Betriebskosten Als weitere Einzelkonten kommen in Frage: SKR03 SKR04 Kontenbezeichnung Kfz Reparaturen Garagenmieten Fremdfahrzeuge Kfz Versicherungen Kfz Steuern Übung: Bevor Sie noch weiter mit immer neuen Konten zugeschüttet werden, hier einige Kontierungsfälle zur Übung. Füllen Sie die Lücken auf der Buchungsliste und verwenden Sie ausschließlich die bereits vorgestell ten Konten des SKR03 bzw. SKR04. 37

10 B Buchen von Bankauszügen A-Bank Frankfurt Kontonummer: BLZ Auszug vom Auszug-Nr. Blatt/von / 1 Datum Wert Buchungstext Soll Haben DA Miete 2.320, SB-Tank 1.245, Berufsgen , HUK Erst. 238, Bar 300, Scheck EV 1.335,20 Alter Kontostand 5.394,70 Firma Elektro Zapp Neuer Kontostand 1.748, Frankfurt Abb. 1: Bankauszug 4. Juli 38

11 Stichwortverzeichnis 13b Abs. 1 UStG 184 A Abfallverwertung 24 Abgaben 35, 36 Abziehbare Vorsteuer 86 Andere Bauten 65 Anlagen im Bau 67, 189, 190 Anlagevermögen 10, 61, 64, 178, 189, 191, 194, 203 Anschaffungskosten 61, 62, 63, 64, 66, 67, 69, 169, 194, 198, 207 Anschaffungsnebenkosten 83 Anteile 68, 141, 156 Anzahlungen 64, 67, 74, 78, 142, 143, 144, 146, 189, 190, 194 Aufbewahrungsfristen 145 Aufmerksamkeit 49 Aufzeichnungspflichten 28, 47, 48, 146, 240 Aushilfslöhne 18, 19, 31, 45, 46, 161 Ausleihungen 68, 141, 156 an Gesellschafter 68 an nahestehende Personen 68 Außenanlagen 65 Außendienstmitarbeiter 48 Automatikkonten 21, 22, 23, 86 B Bankspesen 55 Bauleistungen 44 Beiträge 36, 47, 51 Belege 8, 44, 49, 52, 133, 145, 146, 149, 150, 152, 153, 195, 200, 225 Berichtigungsschlüssel 135, 154, 156 Berufsgenossenschaft 36, 47 Bestandsveränderungen 138, 162, 238 Beteiligungen 68, 141, 156, 205, 241 betrieblichen Rohertrag 99 Betriebsbedarf 60 Betriebswirtschaftliche Auswertungen 90, 95, 114 Bewegungsbilanz 105 Bewirtung 48, 50, 51, 151 Blumen 236 Boni 185, 212, 215 Bruttolohnverbuchung 46, 157, 158 Bücher 24, 31, 54, 73, 161, 225 Buchführungspflicht 73, 161, 192 Buchhaltungstechnik 15, 162, 192 Buchungsliste 13, 14, 15, 16, 18, 28, 37, 44, 67, 217 Buchungssätze 9, 24, 90, 127, 134, 136 Buchungszeile 128, 130, 134, 156, 163 Bürobedarf 23, 31, 53, 54, 151, 163 Büroeinrichtung 65, 223 C Computer 21, 22, 70, 71, 149, 153, 174, 211 D Damnum 85 Darlehen typisch stiller Gesellschafter 87 Darlehensgutschrift 56 DATEV Kontenrahmen SKR Debitorenkonten 73, 74, 164, 165 Differenzbesteuerung 27, 169, 170, 171, 197 Disagio 85 Drucker

12 Stichwortverzeichnis E Eigenverbrauch 146, 174, 175 Einfuhrumsatzsteuer 77 Einlagen 29, 192 Einstellungen 130 Energiestoffe 82 Entnahmen 30, 224 Erhaltene Boni 84 Erhaltene Kautionen 76, 77 Erhaltene Rabatte 84 Erhaltene Skonti 84 Erlösschmälerungen 74, 75, 185, 196 Eröffnungsbilanzkonto 162, 177, 192 EU Umsatzsteuer 179 EU Umsatzsteuerschlüssel 188 F Fabrikbauten 65, 67 Fachliteratur 53, 54 Fahrtkosten 53 Fahrzeugkosten 36, 37 Fehlbuchungen 48, 135, 155 Festverzinsliche Wertpapiere 68 Finanzanlagen 68 Forderungen 10, 72, 73, 74, 76, 77, 94, 141, 142, 149, 156, 165, 166, 168, 169, 178, 195, 212, 213 gegen Geschäftsführer 76 gegen Gesellschafter 76 gegen Personal 76 Forderungen gegen Personal 76 Forderungsverluste 194 Fortbildungskosten 29, 54 Freie Mitarbeiter 47 Fremdarbeiten 47, 48 G Garagen, eigene Grundstücke 65 Geldtransit 16, 17, 19, 28, 31, 32, 33, 93, 188, 189 Genossenschaftsanteile 68 Geringwertige Wirtschaftsgüter 151 Geschäftsausstattung 65, 66, 70, 178, 190, 202 Geschäftsvorfälle 12, 20, 127, 147, 149, 150, 162, 163, 177, 190, 191, 192, 195, 199, 202, 211 Geschenke 48, 49, 50, 151, 174 Gewerbesteuer 51, 58 Gewinnermittlung 161, 178, 192, 193 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 195 Grundstücke 35, 36, 64, 66, 178, 190, 194 eigene 65 grundstücksgleiche Rechte und Bauten 65 Guthabenzinsen 56 Gutschriften 14, 34, 74, 75, 84, 195, 196 H Handelsspanne 80, 81, 239 Hof und Wegebefestigungen 65 I Immaterielle Anlagegüter 64 Innergemeinschaftlicher Erwerb 185, 188 Inzahlungnahme 70, 171, 197, 198, 199 Istversteuerung 72 J Jahresübernahme 136, 137 K Kassenbuch 13, 147, 152, 199, 200 Kautionen 76 Kommissionsgeschäfte 212, 213 Kontenbeschriftung 126, 129 Kontenblätter 11, 15, 94, 145 Kontenplan 14, 21, 26, 30, 125, 202,

13 Stichwortverzeichnis Kontierung 9, 15, 19, 20, 63, 152, 153, 163, 202 Konzessionen 64 Kostenstatistik II 115 Kreditkartenabrechnung 88, 89 Kreditorenkonten 78, 148, 204, 210 L Ladeneinrichtung 65 Leistungsempfänger als Steuerschuldner 220 Leistungsentnahmen 176 Lieferung an Unternehmer ohne USt IdNr. 182 Liquidität 78, 204, 215, 222 LKW 65 Löhne und Gehälter 44, 45, 151 M Mahnwesen 73, 125, 212 Materialeinsatz 35, 81, 82, 83, 206, 208, 209 Mietereinbauten 66 N Nachlässe 84, 188 Nebenkosten 35, 36, 50, 52, 55, 62, 83 Nettolohnverbuchung 45 Neutralen Ertrag 99 Nicht steuerbare Umsätze 218 P Personalkosten 46, 117, 157, 194 PKW 62, 65, 69, 173, 197 Porto 18, 19, 31, 53, 54 Privateinlage 30 Privatentnahmen 16, 17, 18, 19, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 44, 56, 191, 192, 193 Privatkonten 29, 30, 58, 203 Provisionserlöse 212 R Raumnebenkosten 35 Rechnungswesen 11, 15, 90, 119, 120, 122, 127, 131, 139 Reisekosten 52, 53, 152 Arbeitnehmer 53 Unternehmer 53 Vorsteuerabzug 53 Renovierungen 66 Reparaturen 37, 66 Reparaturen und Instandhaltung 66 Repräsentationskosten 23, 24, 31 Richtsätze 172, 173 Roh, Hilfs und Betriebsstoffe 61, 82, 83, 207 S Sachanlagen 64 Sachbezüge 47, 146, 214, 215 Sachkonten 15, 16, 21, 22, 72, 126, 149, 162, 164, 179, 202 Saldenübernahme 137 Skonto 74, 84, 206, 215, 216, 217 Sollversteuerung 73 Sollzinsen 55, 57 Sonstige Ausleihungen 68 Sonstige betriebliche Aufwendungen 60 Sonstige Forderungen 76 Sonstige Transportmittel 65 Sonstige Verbindlichkeiten 87 Sonstige Vermögensgegenstände 76 Sozialversicherung 45 Spenden 51 Stammdaten 124, 136 Statische Liquidität 90 Steuerbefreite Umsätze 217, 225 Steuerforderungen 77 Steuerfreie Umsätze 217, 218 Steuern 30, 54, 58, 59, 194 Streuartikel 49, 50 Subunternehmer

14 Stichwortverzeichnis T Technische Anlagen und Maschinen 65, 190 Telefon 53, 54, 223 Telekommunikation 53 U Umlaufvermögen 178, 203 Umsatzerlöse 26, 27, 31, 73, 75, 191, 196, 198 Umsatzsteuer frühere Jahre 87 Umsatzsteuer Vorjahr 87 Umsatzsteuerschlüssel 21, 22, 24, 25, 86, 154 Umsatzsteuervoranmeldung 21, 74, 86, 91, 179, 180, 225 Umsatzsteuervorauszahlungen 86, 227, 229 1/11 86, 227 Unentgeltliche Wertabgabe 174, 176 USt Forderungen 77 USt pflichtiger Erwerb ohne Vorsteuerabzug 187 V Verbindlichkeiten 10, 56, 77, 78, 85, 87, 88, 94, 141, 149, 157, 178, 191, 204, 205, 212, 213, 240 Verbindlichkeiten gegen Kreditinstituten 85 Verbrauch von Roh, Hilfs und Betriebsstoffen 81 Verbundenen Unternehmen 68, 141, 156, 205, 241 Vergleichsrechnungen 110 Verkaufsprovisionen 48 Vermögensgegenstände 76, 195 Verpackungsmaterial 31, 52 Verrechnete Stoffkosten 207, 237 Versandhandel 182, 183 Versicherungen 29, 36 Vertriebskosten 51, 52, 66 Vorjahreswerten 116 Vorlauf 127, 128 vorläufige monatliche Ergebnis 99 Vorräte 142, 194 Vorsteuer nach Durchschnittssätzen 236 Vorsteuerabzug 21, 22, 24, 26, 47, 52, 78, 79, 143, 152, 155, 170, 174, 175, 185, 187, 198, 199, 204, 206, 218, 235 Vorsteuerbeträge 23, 35, 53, 66, 91, 213, 223, 226 W Wareneinsatz 80, 81, 116, 117, 237, 238, 239 Warenverkäufe 23, 26 Wartungsarbeiten 48, 66 Wechsel 148, 239, 240, 241 Werbung 51 Wertabgaben 174 Wertpapiere 68, 213 Wertpapiere des Anlagevermögens 68 Z Zeitschriften 24, 26, 31, 54, 225 Zinsen 55, 56, 215 Zugaben bei der Warenabgabe 49 Zusammenfassende Meldung