E-Rechnung Drei Impulsgeber verändern den Markt

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1 2014 E-Rechnung Drei Impulsgeber verändern den Markt Bruno Koch Billentis 14. Oktober 2014

2 Der Autor hat sich bemüht, richtige und vollständige Informationen zur Verfügung zu stellen. Alle Angaben wurden nach bestem Wissen und mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und überprüft. Aufgeführte Fakten, Schätzungen und Meinungen basieren auf Informationen und Quellen, die als zuverlässig und glaubwürdig gelten. Dennoch sollte diese Marktstudie nicht als alleinige Grundlage für geschäftsrelevante Entscheidungen genutzt werden. Der Autor und seine Firma übernehmen keine Garantie oder Haftung für den Inhalt dieser Studie. Beiträge der Sponsoren, Verweise und Links Die vorliegende Studie enthält auch durch Sponsoren beigetragene Inhalte und Verknüpfungen zu Webseiten Dritter. Sie sind erkennbar an der Kopf- bzw. Fusszeile. Diese Inhalte unterliegen der Haftung der jeweiligen Inhalte-Lieferanten bzw. Betreiber. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Es darf weder in elektronischer noch in gedruckter Form ohne Genehmigung des Autors publiziert werden. Es ist das exklusive Recht des Autors und der Sponsoren (und wenn schriftlich genehmigt auch von Themenportalen), Kopien dieser Marktstudie zu verteilen. Die Kontaktdaten der Empfänger müssen entweder schon bekannt sein oder von diesen vor der Verteilung der Studie bekannt gegeben werden. Die Verteilung muss entweder per -Anhang oder über einen geschützten Bereich einer Internetseite erfolgen. Leser dürfen Auszüge aus dieser Studie für nicht kommerzielle Zwecke vervielfältigen. Die Quelle und das Publikationsdatum müssen jeweils angegeben werden. Kontaktdaten des Autors: Bruno Koch Billentis 9500 Wil Schweiz Tel.: Dokument Nr.: Billentis B. Koch, Billentis Seite 2

3 Inhalt 0. Kurzfassung Einführung Ziel der Marktstudie Methode der Datenerfassung Begriffe und Definitionen Der Markt Marktvolumen Schätzung für das globale Volumen Das europäische Rechnungsvolumen Bedeutung des grenzüberschreitenden Rechnungsvolumens Treibende Kräfte für die Ablösung der Papierrechnung Unterschiedliche Anwendungsmodelle Übersicht Versender-Direktmodell Empfänger-Direktmodell Direktmodell als externer Service E-Invoicing-Netzwerk Hybrid-Modell Komplett-Service Globale Rechnungslandschaft Marktentwicklung und -reife Gegenwärtiger Optimierungsfokus in verschiedenen Weltgegenden Das Anbieter-Umfeld Asien & Pazifikraum Afrika Nordamerika Lateinamerika Der europäische Markt Der Business-to-Business & Business-to-Government-Markt Der Business-to-Consumer-Markt DACH-Länder Größter Wirtschaftsraum Europas mit vielen Gemeinsamkeiten Deutschland Österreich Schweiz Markttrends Steigender Kostendruck beschleunigt die Verbreitung der E-Rechnung Große Unternehmen erwarten Mehrwertdienste Der öffentliche Sektor nutzt zunehmend die E-Rechnung Der Massenmarkt fordert neue Funktionen und Modelle Einfachere Anbindung der Handelspartner Dienstleistungsangebote im Wandel Unterstützende Initiativen Standards Die E-Rechnung in der digitalen Agenda der Europäischen Union Drei Impulsgeber verändern den Markt Öffentlicher Sektor KMUs Lösungsanbieter Kreditoren- & Debitoren-Rechnungsverarbeitung automatisieren B. Koch, Billentis Seite 3

4 4.1 Finanzabteilungen vor neuen Herausforderungen Mit E-Rechnung das Potenzial in Kreditoren-/Debitorenabteilung voll ausschöpfen Business Case für Rechnungssteller/-empfänger Einsparungspotenzial Wie groß ist das eigene Rechnungsvolumen? Kenntnis der aktuellen und künftigen Kosten Aktuelle Kosten für Ausgangsrechnungen Aktuelle Kosten für Eingangsrechnungen Künftige Kosten mit automatisierten Prozessen Business Case Kleinunternehmen Mittelständische und große Unternehmen Finanzielles Potenzial für den öffentlichen Sektor Barrieren überwinden & E-Rechnungsprojekt erfolgreich durchführen Barrieren überwinden Erfolgsfaktoren Der beste Fokus für Ihre Organisation Kenntnis der eigenen Rechnungsumgebung Szenario für die interne Implementierung Kenntnis der Möglichkeiten und Grenzen der Handelspartner Passendes Anbindungs-Modell für Ihre Handelspartner Lösungsszenarien Projektplan Projektcheckliste E-Rechnungen als Chance in einem unbeständigen Marktumfeld Übersicht Kostenreduktion Steigern des elektronischen Anteils Erweitern des Prozess-Automatisierungsgrades Steigern der Kostenelastizität Inhouse-Entwicklung oder Lösung eines externen Anbieters? Fixkosten in variable Kosten umwandeln Optimieren des Working Capital Heutige Herausforderungen und künftige Optionen Verbessern der organisationsinternen Abläufe Handelsfinanzierung / Trade Finance / Supply Chain Finance (SCF) Dynamic Discounting Zusammenarbeitsmodell für Handelsfinanzierung und E-Invoicing Netzwerke Das Potenzial der E-Rechnung Sponsoren dieser Studie Ariba, ein SAP Unternehmen Basware B&L Management Consulting GmbH Billexco Bundesdruckerei GmbH Cape Vision / SmartPath Comarch AG Crossinx Datamolino EDICOM Esker INPOSIA B. Koch, Billentis Seite 4

5 8.13 MACH AG Neopost Deutschland GmbH Nintu Informatik OnCommerce OpusCapita PostFinance QuoVadis ReadSoft SIX Swisscom/Conextrade Taulia Tungsten ehemals OB Anhang A: Gesetzliche Rahmenbedingungen Rechtliche Akzeptanz der E-Rechnung Gesetzliche Anforderungen für elektronische Rechnungsverarbeitung Typische Mindestanforderungen in den meisten Ländern Typische länderspezifische Anforderungen Elektronische Rechnungs- und Archivierungsservices durch externe Dienstleister Verfahrensbeschreibung Europäische Union Hintergrund und Ziele Welches ist die passendste Methode für Organisationen in der EU? Anhang B: Glossar, Quellen Glossar Quellen B. Koch, Billentis Seite 5

6 Übersicht der Tabellen und Grafiken Abbildung 1: Schätzung für globales Rechnungsvolumen Abbildung 2: Versandvolumen der Rechnungen nach Branchen Abbildung 3: Branchen mit hohem Rechnungseingang Abbildung 4: Übersicht zu den wichtigsten Anwendungsmodellen Abbildung 5: Versender-Direktmodell Abbildung 6: Vor- und Nachteile des Versender-Direktmodells Abbildung 7: Empfänger-Direktmodell Abbildung 8: Vor- und Nachteile des Empfänger-Direktmodells Abbildung 9: Vor- und Nachteile des Direktmodells als externer Service Abbildung 10: Netzwerk-Modell Abbildung 11: Vor- und Nachteile des Netzwerk-Modells Abbildung 12: Komplett-Service Abbildung 13: Vor- und Nachteile des Komplett-Service Abbildung 14: Klassische Entwicklungsstufen in den meisten Ländern Abbildung 15: Marktreife für elektronische Rechnungen Abbildung 16: Optimierungsfokus einiger geografischer Regionen Abbildung 17: Nutzung von E-Invoicing-Lösungen in US-Unternehmen [5] Abbildung 18: Europäische Marktdurchdringung im B2B/B2G/G2B-Segment Abbildung 19: B2B/B2G/G2B: Geschätzte Marktdurchdringung 2014 nach Land Abbildung 20: Anteil europäischer Benutzer in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße Abbildung 21: Anteil elektronisch empfangener Rechnungen in europäischen Unternehmen Abbildung 22: Multikanal-Rechnungsaustausch in deutschsprachigen Ländern Abbildung 23: Anteil der verschiedenen elektronischen Rechnungsformate Abbildung 24: Elektronische B2B-Rechnungen und ihr Austauschkanal Abbildung 25: Entwicklungsschritte vom Regulator zum aktiven Nutzer Abbildung 26: Europäische Marktdurchdringung im B2C-Segment Abbildung 27: B2C: Geschätzte Marktdurchdringung 2014 pro Land Abbildung 28: Elektronische B2C-Rechnungen und ihr Austauschkanal Abbildung 29: Multikanal-Rechnungsaustausch in deutschsprachigen Ländern Abbildung 30: Globale und branchenunabhängige Standards Abbildung 31: Herausforderungen und Aktionen zur Optimierung in der Finanzabteilung Abbildung 32: Verarbeitung von Debitorenrechnungen optimieren Abbildung 33: Verarbeitung von Kreditorenrechnungen optimieren Abbildung 34: Allg. Herausforderungen bei Kreditoren-/Debitorenverarbeitung optimal lösen. 61 Abbildung 35: Herausforderungen in der Debitorenabteilung optimal lösen Abbildung 36: Herausforderungen in der Kreditorenabteilung optimal lösen Abbildung 37: Einsparungspotenzial für Rechnungssteller (reales Kundenbeispiel) Abbildung 38: Einsparungspotenzial für Rechnungsempfänger (reales Kundenbeispiel) Abbildung 39: Kennzahlen für das Rechnungsvolumen in verschiedenen Branchen Abbildung 40: Komponenten für die Berechnung des Business Case Abbildung 41: Verteilung des Einsparpotenzials auf allen föderalen Ebenen Abbildung 42: Einsparungspotenzial im öffentlichen Sektor einiger europäischer Länder Abbildung 43: Einsparpotenzial für Städte Abbildung 44: Typische Barrieren in vielen europäischen Ländern [19] Abbildung 45: Priorisierung der Rechnungsströme Abbildung 46: Optimierungsschritte und Nutzenpotenzial Abbildung 47: Musterverteilung für Eingangsrechnungen Abbildung 48: Anforderungen von Organisationen unterschiedlicher Größe Abbildung 49: Verschiedene Anbindungsmodelle in der Praxis Abbildung 50: Erfolgsraten und elektronischer Rechnungsanteil 1 Jahr nach Rollout-Start B. Koch, Billentis Seite 6

7 Abbildung 51: Externe Transaktionsleistungen und lösungen Abbildung 52: Indikation für den Projektplan und die Implementierungsdauer Abbildung 53: Mit E-Rechnungen die Unternehmensfinanzen optimieren Abbildung 54: Migrationspfad, um das volle Potenzial auszuschöpfen Abbildung 55: Erfolgsrate in Abhängigkeit von der eingesetzten Rollout-Methode Abbildung 56: Ausschöpfen des gesamten Optimierungspotenzials Abbildung 57: Komplementäres Zusammenarbeitsmodell Abbildung 58: Methoden, um die Revisionssicherheit in der EU zu gewährleisten Abbildung 59: Glossar Abbildung 60: Referenzierte Quellen B. Koch, Billentis Seite 7

8 0. Kurzfassung Im Vergleich zu traditionellen Abläufen mit Papierdokumenten können elektronische und automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozesse zu Einsparungen von % führen. Die Kosten von E-Rechnungsprojekten können für gewöhnlich innerhalb von 0,5 1,5 Jahren wieder eingespielt werden. Diese Studie soll dem Leser nützliche Informationen liefern, um dieses Ergebnis auch zu erreichen. Die Wachstumsraten für den elektronischen Austausch, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen sind beträchtlich, wobei das vorhandene Potenzial jedoch bei Weitem noch nicht ausgeschöpft ist. Geschätztes jährliches Rechnungsvolumen Geschätzter elektronischer Anteil am Gesamtvolumen 2014 Geschätztes jährliches Wachstum der E-Rechnungen Empfänger Welt Europa Welt Europa Welt Europa Verbraucher 330 Milliarden 18 Milliarden 14 % 15 % Unternehmen & öffentlicher Sektor 170 Milliarden 17 Milliarden >8 % 20 % 24 % 22 % Von den heute 500 Milliarden Rechnungen weltweit werden 2014 wohl rund 40 Milliarden papierfrei ausgetauscht und archiviert. 14 Milliarden E-Rechnungen werden schätzungsweise an Verbraucher und 26 Milliarden an Firmen und öffentliche Verwaltungen verschickt. Lateinamerika verarbeitet mit 25 Milliarden das weltweit höchste Volumen elektronischer Rechnungen, gefolgt von Nordamerika mit 7 und Europa mit 6 Milliarden. Der öffentliche Sektor versendet/empfängt mindestens 10 % des gesamten Rechnungsvolumens (Papier und elektronisch) und gehört damit zu den drei großen Sektoren. Gemessen an der Zahl der Handelspartner ist er sogar mit großem Abstand der wichtigste Bereich: % aller Unternehmen eines Landes sind Lieferanten und damit Rechnungssteller an den öffentlichen Sektor. 100 % aller Unternehmen und Privathaushalte erhalten Rechnungen vom öffentlichen Sektor. E-Rechnungsinitiativen des öffentlichen Sektors spielen damit eine zentrale Rolle für die Marktentwicklung des ganzen Landes. Bedauerlicherweise gehört dieser Sektor trotz des riesigen Einsparpotenzials meist zu den Nachzüglern. Dies allerdings wird sich während der kommenden Jahre von Grund auf ändern: In den meisten europäischen und einigen asiatischen Ländern wird der öffentliche Sektor zunehmend zu einer wichtigen treibenden Kraft. Aufgrund seiner Bedeutung und geplanter Projekte sollte der öffentliche Sektor sogar zum bedeutendsten Impulsgeber werden. Hauptsächlich aufgrund von E-Rechnungs-Projekten der großen Kunden und des öffentlichen Sektors müssen sich auch die kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit dem elektronischen Rechnungsformat befassen. Viele KMUs müssen Papierrechnungen bald durch E-Rechnungen ersetzen, um den Wünschen ihrer größeren Handelspartner gerecht zu werden. Millionen von KMUs stellen als Nutzer ein attraktives Marktpotenzial dar, verlangen aber auch sehr einfach zu bedienende und kostengünstige Lösungen. Mit diesen speziellen Anforderungen und ihrer großen Anzahl bilden die KMUs eine wichtige Interessengruppe. B. Koch, Billentis Seite 8

9 Lösungsanbieter haben den Markt während der letzten Jahre stark entwickelt und geprägt. Von ihnen wird durch die Anforderungen des öffentlichen Sektors und der KMUs ein erneuter Innovationsschub verlangt. Der Wettbewerb ist inzwischen so groß, dass wohl nur die dynamischsten und leistungsfähigsten Anbieter in der Lage sein werden, die passenden Angebote bereit zu stellen. Einige von ihnen zeigen bereits heute, dass sie Handelspartner in großen Massen an ihre Plattformen binden und sich durch Mehrwertdienste von den Wettbewerbern differenzieren können. Lösungsanbieter werden voraussichtlich ebenso zu den bedeutendsten Impulsgebern der nächsten Jahre gehören. B. Koch, Billentis Seite 9

10 1. Einführung 1.1 Ziel der Marktstudie Technologien für E-Rechnungen bzw. die elektronische Rechnungsverarbeitung und Archivierung expandieren rasch. Mehrere lateinamerikanische und europäische Länder sind schon weit fortgeschritten, aber insgesamt hat die Mehrheit der Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Sektors noch keine passenden Lösungen im Einsatz. Eine große Zahl von Anbietern offeriert Lösungen und Dienstleistungen für E-Rechnungen. Deshalb ist es wichtig, aktuelle Informationen und Kriterien für die Auswahl des richtigen Anbieters zur Verfügung zu haben. Ein unabhängiger und international erfahrener Berater und Marktanalyst hat diesen Marktbericht verfasst. Es ist sein Ziel, Rechnungssteller und empfänger dabei zu unterstützen, teure und papiergebundene Abläufe durch optimale Lösungen zu ersetzen. Die Studie enthält viele Informationen, um E-Rechnungen erfolgreich einzuführen und zu praktizieren. Neben zahlreichen Fakten bietet die Studie auch qualitative Betrachtungen und Details zum heute typischen Marktangebot. 1.2 Methode der Datenerfassung Der Autor ist seit 1997 auf dem Gebiet der E-Rechnungen tätig. Während der ersten beiden Jahre etablierte er im Schweizer Markt eine der ersten Lösungen Europas. Seit 1999 arbeitet er als unabhängiger Berater. In dieser Rolle hat er Businesspläne und Pflichtenhefte erstellt und zusammen mit Kunden passende Lösungen evaluiert. Er hat mehrere Betriebs- und Marketingkonzepte für große Rechnungssteller/-empfänger und Lösungsanbieter erstellt und in all diesen Jahren stetig wichtige Daten über die wichtigsten Märkte gesammelt. Die Resultate werden regelmäßig in Marktstudien, Präsentationen und Newslettern publiziert. Die Studie basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (der Autor hat Informationen aus mehreren tausend Quellen zusammengetragen), Marktumfragen durch Dritte (diese repräsentieren insgesamt über Unternehmen und Verbraucher), der Überprüfung von wichtigen Zahlen durch Gespräche mit vielen Kunden und Lösungsanbietern, eigenen Erfahrungen aus mehr als 160 Kundenprojekten in 50 Ländern sowie Interpretationen und Konsolidierungen der obigen Informationen. 1.3 Begriffe und Definitionen Der Begriff E-Rechnung bezeichnet in diesem Dokument elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen (Business-to-Business, B2B), von und zum öffentlichen Sektor (Business-to- Gouvernement, B2G/G2B) und Verbraucherrechnungen (B2C). Rechnungsdaten, die zu Validierungszwecken elektronisch an die Steuerbehörden geschickt werden, werden vom Autor nicht als E-Rechnungen betrachtet. Gelegentlich werden auch zwei englische Begriffe verwendet. Dabei steht E-Billing für Rechnungen an Verbraucher und E-Invoicing für Rechnungen zwischen Unternehmen untereinander und im Austausch mit dem öffentlichen Sektor. B. Koch, Billentis Seite 10

11 Der Autor verwendet in all seinen Statistiken eine sehr strikte Definition. Es wird nur das Volumen der komplett papierfrei und gesetzeskonform ausgetauschten, verarbeiteten und archivierten Rechnungen berücksichtigt. Entsprechend finden Rechnungen, die zwar papierfrei abgewickelt werden, aber nicht gesetzeskonform sind, keine Berücksichtigung. Auch halb-elektronische Rechnungen (gedruckte und eingescannte Rechnungen, EDI-Dateien mit Papiersammelrechnungen) sind nicht Bestandteil der Statistiken. Weitere Begriffserklärungen sind dem Glossar in Anhang B zu entnehmen. B. Koch, Billentis Seite 11

12 2. Der Markt 2.1 Marktvolumen Schätzung für das globale Volumen Rechnungen Für Europa ist das Gesamtvolumen (Papier- und elektronische Rechnungen) relativ genau bekannt. Die Zahlen für andere Kontinente können nur grob geschätzt werden. Es gibt klare Indizien dafür, dass die Zahl der Rechnungen pro Unternehmen/Haushalt in Teilen Asiens und Amerikas höher liegt als in Europa. Dies scheint insbesondere für turnusmäßige Rechnungen (Telefongesellschaften, Energieversorger und andere) zu gelten, weil diese Dienstleistungen offensichtlich weniger gebündelt angeboten werden. Abbildung 1: Schätzung für globales Rechnungsvolumen Segment B2C/G2C (Verbraucher) B2B/B2G/G2B Gesamt Geschätztes Volumen beträgt mindestens 330 Milliarden 170 Milliarden 500 Milliarden Quelle: Billentis In den meisten industrialisierten Ländern bilden die Rechnungen % des (adressierten) Briefvolumens und bis zu 50 % in weniger industrialisierten Ländern. Nationale Organisationen haben zunehmend ihre eigenen Methoden entwickelt, um präzisere Schätzungen für das Rechnungsvolumen abzugeben. Die konjunkturellen Schwankungen scheinen keinen großen Einfluss auf das Rechnungsvolumen zu haben. Dies haben mehrere bedeutende Dienstleister dem Autor bestätigt. Verschiedene Statistiken aus verwandten Gebieten deuten darauf hin, dass das Rechnungsvolumen jährlich um 2 3 % wächst. Dies ist aus verschiedenen Gründen nachvollziehbar: Die Weltbevölkerung wächst ständig, was wiederum einen Anstieg der Anzahl an Haushalten und Unternehmen zur Folge hat (die wiederum alle ihre Telefon-, Steuerrechnung etc. erhalten). Lieferanten optimieren zunehmend ihr Umlaufkapital und sind nicht mehr länger bereit, ihren Kunden über Monate Kredit zu gewähren. Sie erhöhen die Frequenz der Rechnungsstellung (z. B. von zweimonatlich auf monatlich, nach jeder Einzelbestellung und nicht mehr gesammelt für alle Lieferungen pro Monat). Gesetzliche Gründe: Einige Länder, vor allem in der Europäischen Union, verpflichten Lieferanten dazu, Rechnungen innerhalb von Tagen nach Lieferung/Leistungserbringung zu stellen. Elektronische Rechnungen sind billiger und es ist weniger kostspielig, Rechnungen häufiger, dafür mit kleineren Beträgen zu verschicken Rechnungs-ähnliche Dokumente und Meldungen Das zusätzliche Volumen von Rechnungs-ähnlichen Dokumenten ist enorm (je nach Land sollte dies jeweils etwa das 5- bis 15-fache des Rechnungsvolumens betragen). Rechnungen sind jedoch von Quittungen bzw. Kassenbelegen zu unterscheiden. Bei beiden handelt es sich um Belege im Zusammenhang mit Einkäufen. Der Dateninhalt beider Belege kann ebenfalls sehr ähnlich B. Koch, Billentis Seite 12

13 sein (Auflistung der gekauften Produkte, deren Preis, Mehrwertsteuer- und Gesamtbetrag, Mehrwertsteuernummer und Name des Verkäufers etc.). Der große Unterschied liegt aber darin, dass die Rechnung eine Zahlungsaufforderung darstellt, während die Quittungen eine Zahlungsbestätigung sind. Aufgrund der inhaltlichen Ähnlichkeit dieser beiden Belege kommt es immer wieder vor, dass in Pressemitteilungen, die aus anderen Sprachen übersetzt werden, für beides der Begriff Rechnung verwendet wird und fälschlicherweise auch dessen Marktvolumen den Rechnungen zugeordnet wird. Der Autor berücksichtigt das Volumen der Zahlungsquittungen in seinen Statistiken nicht. Folgende weitere Dokumente und Meldungen mit Rechnungs-ähnlichem Charakter werden ebenfalls nicht in den Statistiken berücksichtigt: Selektive Rechnungsdaten, die in einigen Ländern zu Validierungszwecken an die Steuerbehörden geschickt werden (speziell in Lateinamerika). Digitale Ersatzlösungen für fiskalische Drucker (Lateinamerika, Asien, Griechenland etc.). Elektronische Quittungen, die am Verkaufspunkt (Ladengeschäft, Restaurant, Ticket- Schalter) durch Kassensysteme als Zahlungsbelege generiert werden und wo ebenfalls elektronische Daten an die Steuerbehörde gesendet werden. Sollten diese Belege in Mitteleuropa einmal rechtlich und verarbeitungstechnisch näher zusammen rücken, ist es allerdings interessant zu wissen, dass Dienstleister in Lateinamerika und Kroatien, aufgrund der Ähnlichkeit von Quittungen und Rechnungen, jeweils beide Belege im gleichen Netzwerk verarbeiten und weiterleiten Das europäische Rechnungsvolumen Durch das jährliche Wachstum von 2 3 % sollte das europäische Rechnungsvolumen inzwischen bei über 34 Milliarden liegen und im Jahr 2015 etwa 35 Milliarden Rechnungen erreichen. Bei etwa der Hälfte davon handelt es sich um Verbraucherrechnungen (B2C) und bei der anderen Hälfte um Rechnungen, die zwischen Unternehmen untereinander und mit dem öffentlichen Sektor ausgetauscht werden (B2B/B2G/G2B). Abbildung 2: Versandvolumen der Rechnungen nach Branchen Energie 2% Handel 6% Telekom 1% Kredit- und Kundenkarten 1% Logistik, Transport 6% Versicherungen 2% Gesundheitswesen 7% Medien 3% Öffentliche Verwaltung 2% An Unternehmen Öffentliche Verwaltung 7% Andere 17% Energie 2% Medien 3% Versicherungen 5% Kredit- und Kundenkarten 3% An Konsumenten Telekom 9% Andere 24% Quelle: Billentis B. Koch, Billentis Seite 13

14 Legende: 1 % aller Telekom-Rechnungen eines Landes wird an Unternehmen und 9 % an Verbraucher geschickt. Telekom-Rechnungen repräsentieren typischerweise 10 % des Gesamtmarktvolumens. Während es auf der Versandseite doch zahlreiche Branchen mit relevantem Volumen gibt, empfangen nur einige wenige Segmente ein konzentriertes Rechnungsvolumen. Die Branchen mit dem größten empfangenem Rechnungsvolumen sind: Abbildung 3: Branchen mit hohem Rechnungseingang Branchen mit hohem Rechnungseingang Gesundheitswesen Handel 10 % Öffentlicher Sektor: Bundesverwaltung, Länder, Städte und Gemeinden Einkaufsgenossenschaften, Zentralregulierer 5 % % aller B2B-Rechnungen, Indikation 5 13 %, abhängig vom Land 9 15 % Quelle: Billentis Mit Ausnahme des öffentlichen Sektors gehören alle obigen Branchen zu den Pionieren bei der Anwendung von elektronischen (EDIFACT) Kanälen. Das restliche Volumen von rund 60 % verteilt sich über alle Branchen und ist erst moderat durch elektronische Verfahren abgedeckt Bedeutung des grenzüberschreitenden Rechnungsvolumens Nur ein relativ kleiner Anteil von typischerweise 1 5 % aller Rechnungen werden in andere Länder geschickt. Kleinere europäische Länder haben mehr, große Länder verhältnismäßig weniger grenzüberschreitende Rechnungen. Für Deutschland sollte der Anteil sogar unter 0,3 % liegen, währendem er für Luxemburg bei über 30 % liegt. Aus dieser rein statistischen Sicht könnte man zu dem Schluss kommen, dass sich Projekte zur Einführung der E-Rechnung vor allem auf das Inlandsvolumen konzentrieren könnten. Die Realität zeigt jedoch, dass diese isolierte Sicht ein Risiko darstellt. Praktisch jedes Unternehmen tauscht in der heutigen globalisierten Welt zunehmend Rechnungen auch mit ausländischen Handelspartnern aus. Unternehmen jeglicher Größenordnung sollten dies von Projektbeginn an berücksichtigen, um sich bestimmte Optionen hinsichtlich der eingesetzten Lösung offen zu halten. Die Globalisierung ist in vollem Gange und der grenzüberschreitende Rechnungsverkehr steigt stetig an. Die Erfahrung des Autors aus mehreren Kundenprojekten: Bei der Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich müssen meist von Beginn an internationale Anforderungen berücksichtigt werden. 2.2 Treibende Kräfte für die Ablösung der Papierrechnung Organisationen beginnen Projekte aus verschiedenen Gründen: Externer Druck durch Handelspartner Interner Kostendruck Prozessinnovation und -automatisierung Qualitätsverbesserung B. Koch, Billentis Seite 14

15 Initiativen des öffentlichen Sektors (mit dem Ziel, die Steuerhinterziehung zu reduzieren und die eigenen Abläufe zu optimieren) Förderer solcher Projekte kommen aus den unterschiedlichsten Bereichen: Geschäftsleitung Finanzabteilung Informatik Verkauf Einkauf Arbeitsabläufe Archiv 2.3 Unterschiedliche Anwendungsmodelle Übersicht Viele größere Unternehmen neigen dazu, geschäftsrelevante Meldungen direkt mit ihren Handelspartnern auszutauschen. Soweit die Geschäftsbeziehung stabil, das Volumen groß genug und die gesetzlichen Anforderungen für diese Dokumente nicht allzu hoch sind, passt das auch gut. Innerhalb des elektronischen Austausches von verschiedenen Geschäftsmeldungen bildet die elektronische Rechnung die Königsdisziplin. In den meisten Ländern ist sie aus steuerlicher Sicht DAS Dokument schlechthin. Wenn papierbasierte Originale durch elektronische Rechnungen abgelöst werden, ist es von entscheidender Bedeutung, weiterhin steuerkonform zu bleiben. Aus diesem Grund zieht in Europa eine Mehrheit der Unternehmen den Rechnungsaustausch via professionellen E-Invoicing-Netzwerken einem Direktaustausch zwischen den Unternehmen vor. Wir unterscheiden zwischen verschiedenen Rechnungs-Austauschmodellen: Versender-Direktmodell (Lösung wird inhouse betrieben) Empfänger-Direktmodell (Lösung wird inhouse betrieben) Direktmodell als externer Service: Software as a Service (SaaS) E-Invoicing-Netzwerk (auch bekannt als Konsolidator-Modell, externer Service) Hybrid-Modell Komplett-Service (Lösung inhouse betrieben oder an Externe ausgelagert) B. Koch, Billentis Seite 15

16 Abbildung 4: Übersicht zu den wichtigsten Anwendungsmodellen Versender Empfänger Versender Direkt 1 : Any Lieferant Käufer Käufer Empfänger Direkt Any : 1 Lieferant Lieferant Käufer Netzwerk Any : 1 : Any Lieferant Lieferant E-Invoicing Netzwerk Käufer Käufer Versender-Direktmodell Rechnungssteller implementieren eine Software zur Verteilung der Rechnungen über verschiedene elektronische Kanäle: Versand z. B. per , FTP, SMS etc. Bereitstellen der E-Rechnung auf der eigenen Internetseite; Kunden können sich einloggen, die Rechnung ansehen und herunterladen. Dieses Modell ist bei Telekomunternehmen, Energieversorgern und Kartenunternehmen recht beliebt. Sie alle haben ein hohes Rechnungsvolumen an Verbraucher und ein etwas geringeres an Unternehmen. Abbildung 5: Versender-Direktmodell Lieferant Papier Käufer 4 ERP, Debitorenbuchhaltung Erstellen eines steuerkonformen Datensatzes Kundenportal Private PDF/XML Mailer Kundenportal Firmen Kundenarchiv (empfohlen) Internet & PDF-Download + PDF (opt. EDI) Internet PDF + EDI Download Käufer 1 Käufer 2 Käufer 3 Quelle: Billentis B. Koch, Billentis Seite 16

17 Der klassische Markteinstieg erfolgt über ein eigenes Kundenportal für Verbraucher. Diese können sich einloggen, die Rechnungen elektronisch anzeigen, analysieren und herunterladen. Da sich die Kunden aber auf jedem Portal ihres jeweiligen Lieferanten einloggen müssen, ist dieser Kanal nicht immer sehr populär. Kunden sollten deshalb zumindest auch noch eine - Mitteilung erhalten mit der Ankündigung einer neuen Rechnung. Über einen Hyperlink soll der Kunde die Möglichkeit haben, die Rechnung mit wenigen Handgriffen auf dem Portal anzuschauen. Eine viel größere Akzeptanz haben aber elektronische Rechnungen, die den Kunden gleich per -Anhang zugestellt werden. Rechnungen an Unternehmen müssen revisionssicher sein. Aus diesem Grund bringen die Rechnungssteller in vielen Ländern den E-Rechnungen an Unternehmen eine digitale Signatur an. Um die Marktakzeptanz auch bei Firmenkunden weiter zu erhöhen, sind folgende weiteren Maßnahmen empfehlenswert: Rechnungsdaten, die typischerweise von den Empfängern in ihren Buchhaltungslösungen erfasst werden, sollten nebst dem PDF auch als strukturierte Daten mitgeliefert werden (eingebettet in PDF oder als separate Datei). Steuerkonformes Langzeitarchiv als Kundenservice; die meisten Kunden haben in der Regel noch kein solches in ihrem eigenen Betrieb. Im Falle von digitalen Signaturen: Anbieten eines Signaturprüfdienstes und Erstellen eines Ergebnisprotokolls (ebenfalls zum Archivieren). Abbildung 6: Vor- und Nachteile des Versender-Direktmodells Vorteile + Direkter Kundenkontakt mit Interaktionsmöglichkeit und Gelegenheit zum Querverkauf weiterer Produkte. + Die Funktionalität der E-Rechnung kann direkt durch den Versender mitbestimmt werden; beispielsweise kann ein Telekombetreiber Analysemöglichkeiten für den Einzelgesprächsnachweis sowie Auswertungen anbieten und damit einen zusätzlichen Kundennutzen generieren. + Gelegenheit zur sehr engen Lösungsintegration mit Backoffice-Programmen und Erhöhen des Automatisierungsgrades (Customer Self-Care). Nachteile Der erste Schritt zur Lösungsentwicklung und dem Unterhalt scheint jeweils nicht so kompliziert und teuer. Erfahrungsgemäß ändert sich dies aber dramatisch im Laufe der Jahre (nötige Funktionserweiterung, steigende Unterhalts- und Betriebskosten). Kleinere Kunden mögen es nicht, sich ständig auf verschiedenen Portalen einloggen zu müssen, um ihre Rechnungen anzuschauen. Mittelgroße und große Firmenkunden lehnen es meist ab, digitale Schnittstellen zu mehreren Lieferanten zu entwickeln und zu betreiben. Kunden erhalten nur eine begrenzte Zahl von Rechnungsformaten zum Download und müssen die Datenkonversion in das Zielformat ihrer Kreditorenbuchhaltung selbst vornehmen. Kleine und mittelgroße Unternehmen (KMUs) haben damit kein zentrales, effizientes und revisionssicheres Archiv für die E-Rechnungen aller ihrer Lieferanten. Insgesamt ist die Kundenakzeptanz für dieses Modell recht begrenzt. B. Koch, Billentis Seite 17

18 In den meisten Marktsegmenten ist die Kundenakzeptanz deutlich geringer als von den meisten Rechnungsstellern erwartet. Dies kann allenfalls mit einer Opt-Out-Strategie inklusive Rechnungsversand via verbessert werden. Mehrere Nachteile können reduziert oder eliminiert werden, wenn die Lösung durch einen externen Anbieter betrieben und weitergepflegt (SaaS, Software as a Service) oder wenn der Verteilkanal um ein E-Invoicing-Netzwerk ergänzt wird siehe Hybrid-Modell Empfänger-Direktmodell Ein Kunde implementiert eine Lösung oder einen Komplett-Service innerhalb seines Unternehmens und kann E-Rechnungen über verschiedene Kanäle empfangen und weiter verarbeiten: Empfängt strukturierte Rechnungsdaten direkt von seinen Lieferanten und importiert diese in seine Kreditorenbuchhaltung. Dieser Kanal wird bevorzugt durch große Lieferanten genutzt. Kleinere Lieferanten können ihre (wenigen Rechnungen) auf einem Lieferantenportal eingeben (webedi) oder hochladen. Die Rechnungsdaten können durch den Empfänger automatisch importiert und weiter verarbeitet werden. Abbildung 7: Empfänger-Direktmodell Lieferant 4 Papier Käufer Lieferant 1 Lieferant 2 EDI, XML, CSV WebEDI OCR Box Lieferantenportal Kommunikations- Server Inhaltliche Datenprüfung Konvertierung Situativ: Signaturprüfung, Ergebnisprotokoll Workflow ERP Kreditorenbuchhaltung Lieferant 3 Printertreiber Lieferantenarchiv (empfohlen) Quelle: Billentis Dieses Modell wird gerne von größeren Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen und in Branchen mit hohem Wettbewerb eingesetzt (z. B. Handel, Automobil, etc.). Einige Lösungsanbieter offerieren Programme für die E-Rechnung bzw. Rechnungsbearbeitung nur für Empfänger, während andere beide Seiten bedienen: Die Software für Lieferanten und Kunden ist ergänzend aufeinander abgestimmt. Das ausgetauschte Rechnungsformat und die Kommunikation passen in diesem Fall perfekt zusammen. Um die Akzeptanz auch bei kleineren Lieferanten zu steigern, sollen diesen einfache und effiziente Lösungen angeboten werden. Dazu gehört auch ein revisionssicheres Langzeitarchiv für E-Rechnungen und allenfalls Möglichkeiten zur digitalen Signatur. Das Modell findet auch bei kleineren Lieferanten eine hohe Akzeptanz, wenn die Bestellungen ausschließlich elektronisch aufgegeben werden (z. B. über ein Lieferantenportal). Mehrere Lösungen unterstützen auf diesen Portalen die Umwandlung einer Bestellung in eine E-Rechnung, die umgehend an den Käufer geschickt wird. B. Koch, Billentis Seite 18

19 Abbildung 8: Vor- und Nachteile des Empfänger-Direktmodells Vorteile + Direkter Lieferantenkontakt mit Interaktionsmöglichkeit. + Die Funktionalität der E-Rechnung kann direkt durch den Empfänger mitbestimmt werden. + Gelegenheit zur sehr engen Lösungsintegration mit Backoffice-Programmen und Erhöhen des Automatisierungsgrades. Nachteile Der erste Schritt zur Lösungsentwicklung und dem Unterhalt scheint jeweils nicht so kompliziert und teuer. Erfahrungsgemäß ändert sich dies aber dramatisch im Laufe der Jahre (nötige Funktionserweiterung, steigende Unterhalts- und Betriebskosten). Aufwändige rechtliche Abklärungen sind notwendig, speziell wenn Rechnungen grenzüberschreitend ausgetauscht werden. Kleine Lieferanten mögen es nicht, sich ständig auf verschiedenen Portalen einloggen zu müssen, um ihre Rechnungen einzugeben oder hochzuladen. Mittelgroße und große Lieferanten wehren sich meistens dagegen, digitale Schnittstellen zu mehreren Kunden zu entwickeln und zu betreiben. Kleine und mittelgroße Unternehmen (KMUs) haben damit kein zentrales, effizientes und revisionssicheres Archiv für die E-Rechnungen an alle ihre Kunden. Insgesamt ist die Lieferantenakzeptanz für dieses Modell recht begrenzt Direktmodell als externer Service Während den letzten Jahren haben Benutzer des Direktmodells erfahren müssen, dass die Akzeptanz durch die Handelspartner die eigenen Erwartungen bei Weitem nicht erfüllt. Zudem sind die Weiterentwicklungs-, Unterhalts- und Betriebskosten ihrer Lösung viel stärker gestiegen als geplant, was nicht zum erhofften Business Case geführt hat. Deshalb ist insbesondere in England, Finnland, Frankreich, Holland und einigen anderen Ländern die Nachfrage nach Miet-Modellen gestiegen. Externe Dienstleister betreiben im Auftrag ihrer Kunden das Direktmodell (auch als Software as a Service, SaaS bekannt) und entwickeln die Lösungen weiter. Die Kunden bezahlen im Normalfall nur die Integrationskosten sowie eine Transaktionsgebühr pro Rechnung (eventuell noch eine Unterhalts- oder zeitgebundene Gebühr). Abbildung 9: Vor- und Nachteile des Direktmodells als externer Service Vorteile + Direkter Kontakt mit Handelspartner mit Interaktionsmöglichkeit + Die Funktionalität der E-Rechnung kann direkt durch den Versender und Empfänger mitbestimmt werden. + Gelegenheit zur sehr engen Lösungsintegration mit Backoffice-Programmen und Erhöhen des Automatisierungsgrades. Nachteile Die Handelspartner mögen es nicht, sich auf verschiedenen Portalen einzuloggen oder auf die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Handelspartners einzugehen. Insgesamt ist die Akzeptanz durch die Handelspartner begrenzt. B. Koch, Billentis Seite 19

20 + Geringere Kosten als Inhouse-Lösung, da die Kosten mit anderen Benutzern geteilt werden können. + Keine negativen Überraschungen bei den Kosten. Der externe Dienstleister bietet üblicherweise fixe Implementierungskosten und volumenabhängige Transaktionspreise. + Aufgaben bezüglich gesetzeskonformer Rechnungsverarbeitung (und wahlweise Archivierung) können an den Dienstleister ausgelagert werden E-Invoicing-Netzwerk Bei diesem Modell haben Versender und Empfänger eine einzige Schnittstelle zum Betreiber des E-Invoicing-Netzwerks bzw. Konsolidator 1. Der Dienstleister unterstützt die revisionssichere Verarbeitung, den Austausch zwischen den Handelspartnern und oft auch die Langzeitarchivierung. Versender können die Rechnungsdaten (in dem Format, das aus der Buchhaltungs-/ERP- Lösung exportiert werden kann) an den Dienstleister schicken. Dieser konvertiert sie in ein universelles Standardformat oder in das vom Empfänger geforderte Zielformat. Der Dienstleister unterstützt (innerhalb seines Verantwortungsbereichs) auch die gesetzlichen Vorgaben zur Einhaltung der Revisionssicherheit. Abbildung 10: Netzwerk-Modell Lieferant 1 EDI, XML, CSV E-Invoicing Dienstleister Verarbeiten Daten formatieren EDI, XML, CSV Käufer 1 Lieferant 2 WebEDI Erstellen eines steuerkonformen Datensatzes EDI + PDF Käufer 2 Lieferant 3 Printertreiber Archiv Web HTML Präsentation Käufer 3 Quelle: Billentis Große Rechnungssteller und -empfänger integrieren die Schnittstelle und die dazugehörigen Abläufe komplett in ihre Debitoren- bzw. Kreditorenlösungen. KMUs bevorzugen zumindest in der Anfangsphase einfache und schnelle Lösungen auf Basis von WebEDI oder Printertreibern. In diesem Fall sind für sie keine Systemanpassungen nötig und die Parteien sind in der Lage, bereits nach einigen Stunden elektronische Rechnungen untereinander auszutauschen. 1 Je nach Land werden unterschiedliche Begriffe verwendet, häufig auch Operator, Service Provider, Netzwerkbetreiber, B2B-Netzwerk oder auch Lieferantennetzwerk. B. Koch, Billentis Seite 20

21 Abbildung 11: Vor- und Nachteile des Netzwerk-Modells Vorteile + Einfache und effiziente Integration mit einer einzigen Schnittstelle (single point of contact). + Geringere Kosten, da der Aufwand für die Lösungsentwicklung und den Betrieb mit tausenden von anderen Benutzern geteilt wird. + Keine negativen Überraschungen bei den Kosten, da Integrations- sowie Betriebskosten im Voraus klar festgelegt werden. + Aufgaben bezüglich gesetzeskonformer Rechnungsverarbeitung (und wahlweise Archivierung) können an den Dienstleister ausgelagert werden. + Die Handelspartner schätzten es, sich nur auf einem einzigen Portal einloggen bzw. nur eine einzige Schnittstelle pflegen zu müssen. Nachteile Zwischen den Handelspartnern ist ein Dienstleister aktiv. Eine über die normale E-Rechnung hinausgehende Interaktion mit den Handelspartnern ist zwar bis zu einem gewissen Grad ebenfalls möglich, aber im Vergleich mit dem Direkt- oder SaaS-Modell doch begrenzt. Die Funktionalität ist durch den Dienstleister vorgegeben. Dieser sollte zwar auf die allgemeinen Marktbedürfnisse eingehen, kann aber individuelle Anforderungen nicht immer befriedigen Hybrid-Modell Der Austausch elektronischer Geschäftsmeldungen zwischen strategischen und größeren Handelspartnern erfolgt situativ mit dem Direktmodell, während für den Austausch mit mittelgroßen und kleinen Unternehmen das Netzwerk-Modell bevorzugt wird. Organisationen, die beides einsetzen, können die Vorteile beider Modelle nutzen. Unternehmen, die bisher erst das Direktmodell nutzen, ergänzen diesen direkten Austauschkanal in einem zweiten Schritt fast immer mit einem Netzwerk-Modell Komplett-Service Selbst wenn der elektronische Rechnungsanteil rasch auf ein hohes Niveau gebracht werden kann, wird immer ein gewisser Anteil Papierrechnungen übrig bleiben. Im schlechtesten Fall bedeutet dies zwei unterschiedliche betriebliche Abläufe für den Verarbeitungs- und Archivierungsprozess. Dies kann in den meisten Fällen vermieden werden durch innovative Lösungen, die unterschiedliche Rechnungsformate unterstützen (inkl. Papier). Wenn das Direktmodell angewandt werden soll, können passende Lösungen von zahlreichen Anbietern beschafft und im eigenen Betrieb integriert werden. Organisationen, die nicht bereits eine Scanning-Lösung einsetzen, nutzen vermehrt einen Komplett-Service eines externen Dienstleisters. Dadurch können Handelspartner 100 % ihrer Rechnungen intern digital verarbeiten. B. Koch, Billentis Seite 21

22 Abbildung 12: Komplett-Service Lieferant 4 Lieferant 1 Papier EDI, XML, CSV E-Invoicing Dienstleister Papier Daten Daten Papier Verarbeiten Daten formatieren Papier EDI, XML, CSV Käufer 4 Käufer 1 Lieferant 2 WebEDI Erstellen eines steuerkonformen Datensatzes EDI + PDF Käufer 2 Lieferant 3 Printertreiber Archiv Web HTML Präsentation Käufer 3 Quelle: Billentis B. Koch, Billentis Seite 22

23 Abbildung 13: Vor- und Nachteile des Komplett-Service Vorteile %-Lösung für sämtliche Rechnungen. + Harmonisierte Prozesse, unabhängig vom Rechnungsmedium. Nachteile Den Druck von Papierrechnungen rasch durch rein elektronische Verfahren abzulösen bleibt begrenzt. Dadurch können Papierrechnungen weit länger überleben als erwünscht. 2.4 Globale Rechnungslandschaft Marktentwicklung und -reife Abbildung 14: Klassische Entwicklungsstufen in den meisten Ländern 4. Verbreitung in Massenmarkt Evolutionsschritt 3. B2B in Groβfirmen 2. B2C Dienstleister-Netzwerk 1. B2C Direkt-Billing 0 Jahr 10 Phase Beschreibung 1 Viele große Unternehmen (speziell Telekom, Energieversorger, Kartenherausgeber, etc.) geben viel Geld aus für den Rechnungsdruck, den Versand und die Archivierung. Dieselben Branchen weisen meist auch eine hohe Wettbewerbsintensität auf und der Kostendruck ist entsprechend groß. Sie bieten deshalb ihre Rechnungen elektronisch an, meist auf ihren eigenen Kundenportalen (Kunden-Login nötig). Die Kundenakzeptanz ist jedoch begrenzt. Die Akzeptanz steigt etwas, wenn Anreizsysteme für den Papierverzicht angeboten werden oder wenn auf Papierrechnungen Gebühren erhoben werden. Auch PDF-Rechnungen per werden gegenüber Rechnungen per Kundenportal bevorzugt. Diese Marktentwicklungsphase bildet in fast allen Ländern die erste Erfahrung mit elektronischen Rechnungen. 2 Relativ rasch müssen die großen Rechnungssteller feststellen, dass die Kunden nicht B. Koch, Billentis Seite 23

24 Phase Beschreibung gewillt sind, sich auf mehreren Lieferanten-Portalen einzuloggen. Sie bevorzugen ein zentrales Portal (durch externe Dienstleister betrieben) für die Rechnungen aller ihrer Lieferanten. Die Akzeptanz von Rechnungsportalen (z. B. als Bestandteil von Internetbanking) kann spürbar höher sein als ein portalbasiertes Direktmodell. Die Vermarktungskosten zum Gewinnen vieler Kunden können zudem durch mehrere Rechnungssteller geteilt werden. 3 Elektronische Verbraucherrechnungen stellen am Anfang in fast jedem Land den Schwerpunkt dar. Letztendlich ist aber das Einsparpotenzial mit E-Rechnungen zwischen den Unternehmen untereinander und vom/zum öffentlichen Sektor um ein Vielfaches höher. Dies kann umgesetzt werden, sobald das Gesetz die papierlose Rechnungsverarbeitung und Archivierung erlaubt. Das ist inzwischen in den meisten Ländern auch der Fall. Einige Ausnahmen sind noch in Afrika und Asien zu finden. Große Unternehmen sind auch im B2B/B2G/G2B-Umfeld die Innovatoren und treibenden Kräfte für die elektronische und automatische Rechnungsverarbeitung. Zuerst treiben sie den elektronischen Geschäftsverkehr mit ihren großen und strategischen Handelspartnern voran und sprechen später mittelgroße und kleine Lieferanten und Kunden an. Messbare finanzielle Vorteile entstehen sowohl für Rechnungssteller sowie -empfänger. Aus diesem Grund stößt die E-Rechnung im B2B/B2G/G2B-Segment normalerweise auf höhere Akzeptanz und ist erfolgreicher als im B2C-Bereich. Trotzdem ist es nach wie vor eine Herausforderung, eine hohe Anzahl mittelgroßer und kleinerer Handelspartner für die E-Rechnung zu gewinnen. 4 Der öffentliche Sektor ist in einer ausgezeichneten Position, um den Durchbruch für die E-Rechnung im Massenmarkt auszulösen. In den meisten Ländern sind rund 2/3 aller Unternehmen Lieferant an den öffentlichen Sektor. Der öffentliche Sektor verfügt deshalb über die notwendige Marktmacht, diese vielen Unternehmen auch zur E-Rechnung zu bewegen. Zudem hat er die Möglichkeit, Gesetze marktfreundlich zu gestalten. Aktivitäten des öffentlichen Sektors sind aus verschiedenen Gründen sinnvoll und helfen der Marktentwicklung. Aber selbst in Ländern ohne solche Aktivitäten entwickelt sich der Markt für E-Rechnungen rasch. Zahlreiche gute Lösungsangebote helfen, den Massenmarkt bereits zumindest teilweise zu erreichen. B. Koch, Billentis Seite 24

25 Die Marktreife variiert stark zwischen den verschiedenen Kontinenten einerseits und zwischen den einzelnen Ländern andererseits. Abbildung 15: Marktreife für elektronische Rechnungen Der Begriff Zögerer im obigen Bild heißt nicht, dass dort keine E-Invoicing-Aktivitäten vorhanden sind. Vielmehr bedeutet es, dass sich diese Länder in der Entwicklungsphase 1 oder 2 befinden. Entwickeln sich heißt, dass sich diese Länder in der Phase 3 befinden. Entweder bereiten sie ihre Gesetze für die papierlose Rechnungsverarbeitung im B2B/B2G/G2B gerade vor oder haben sie kürzlich eingeführt. Das elektronische Rechnungsvolumen ist jedoch in diesen Fällen noch gering. Der Autor schätzt, dass 2014 das Volumen der elektronischen Rechnungen eindeutig die 40 Milliarden übersteigen sollte und weltweit um jährlich mindestens 20 % ansteigen wird Gegenwärtiger Optimierungsfokus in verschiedenen Weltgegenden Es gibt viele Ähnlichkeiten betreffend der Nutzung von E-Rechnungen auf der ganzen Welt. Die Herausforderung, möglichst viele Handelspartner rasch zu überzeugen ist ebenfalls ein weltweites Phänomen. Andererseits existieren auch größere Unterschiede betreffend Gesetzgebung, Sprache, Kultur und dem Optimierungsschwerpunkt. Die nachfolgende Grafik ist zwar nicht für alle Länder und Organisationen gültig, zeigt aber die Schwerpunkte der einzelnen geografischen Regionen. B. Koch, Billentis Seite 25

26 Abbildung 16: Optimierungsfokus einiger geografischer Regionen Steuerbehörden 1 Lieferant Käufer Fokus Beschreibung 1 Asien & Lateinamerika: Landesweite Projekte werden durch die Finanzministerien/Steuerbehörden gestartet und gesteuert. Das Hauptziel ist eine Senkung der Steuerhinterziehung. Rechnungssteller und -empfänger müssen elektronische Rechnungsdaten oder zumindest Berichte an das Finanzamt schicken. Diese Daten werden aus steuerlicher Sicht unmittelbar validiert/revidiert. Das Verfahren ist für die Beteiligten anspruchsvoll und kompliziert. Allerdings stehen Rechnungsstellern und -empfängern als Ergebnis dieser Meldepflicht fast alle Rechnungen in elektronischem Format zur Verfügung, wodurch Kosten gesenkt werden können. Unternehmen haben die E-Rechnung häufig auf Verlangen der Regierung eingeführt, ihre internen Prozesse wurden jedoch noch nicht zwangsläufig optimiert. 2 Nordamerika: Große und mittelgroße Unternehmen optimieren primär ihre internen Abläufe. Die Automatisierung ihrer Debitoren- und Kreditorenprozesse steht im Vordergrund. Handelsfinanzierung / Trade Finance und die Optimierung ihres Working Capital bilden ebenfalls einen wichtigen Fokus. 3 Europa: Rechnungssteller und -empfänger können in verschiedenen Ländern ansässig und unterschiedlichen Gesetzen ausgesetzt sein. In der Europäischen Union wurde einiges unternommen, um gesetzliche Hürden zur Förderung der E-Rechnung abzubauen. Für Europäer stellt die Schaffung von elektronischen Rechnungsnetzwerken ebenfalls einen Schwerpunkt dar. Diese sollen die unterschiedlichen Bedürfnisse von Millionen von Unternehmen unterschiedlichster Größe abdecken. Hunderte von solchen E-Invoicing-Netzwerken bieten entsprechend ihre Services an. Viele von ihnen sind auch mit den Netzwerken anderer Anbietern verbunden, damit E-Rechnungen über die Plattformgrenze hinweg ausgetauscht werden können. Das Nutzen der E-Rechnung geschieht üblicherweise auf freiwilliger Basis. Obwohl der Markt immer noch recht fragmentiert ist, kann der europäische Ansatz als recht gesamtheitlich bezeichnet werden. Es sind große Bestrebungen im Gange, die Bedürfnisse sämtlicher Parteien auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und trotz teilweise gegensätzlicher Interessen zusammenzuarbeiten. B. Koch, Billentis Seite 26

27 Langfristig erwarten Rechnungssteller, -empfänger und die Steuerbehörden eigene Vorteile durch den Einsatz elektronischer Verfahren. Dies erhöht die Chance, dass die einzelnen Kontinente mit höchst unterschiedlichen Ansätzen bereit sind, voneinander zu lernen und die jeweils interessanten Komponenten von den anderen zu übernehmen Das Anbieter-Umfeld E-Invoicing-Netzwerkbetreiber wurden häufig als Startup-Unternehmen gegründet oder kommen aus folgenden Bereichen: Druckzentren (als externe Dienstleistung) Debitoren- und Forderungs-Management Post EDI-Datenaustausch Archiv-Services Scanning-Dienstleistungen Elektronische Marktplätze, Betreiber von Beschaffungsplattformen Banken oder deren Transaktionszentren Zahlungsverkehrsdienstleister ERP-Integratoren E-Business-Plattformbetreiber Softwareanbieter Beratungsunternehmen Anbieter von digitalen Signaturlösungen und/oder Services Einige sehr große Netzwerkbetreiber haben ihre Wurzeln in Lateinamerika, speziell in Chile. Die frühe Marktentwicklung kombiniert mit sehr hohen gesetzlichen Anforderungen hat offensichtlich dazu beigetragen, dass die Nachfrage nach E-Invoicing-Netzwerken dort besonders groß ist. Diese Pioniere expandierten auch bald in die Nachbarländer und konnten ihre Marktposition ausbauen. Unterstützend kommt hinzu, dass dort die gleiche Sprache gesprochen wird und auch das genutzte Modell demjenigen in Chile sehr ähnelt. In Nordamerika haben die Betreiber von E-Rechnungs-Netzwerken vor allem im Bereich der Verbraucherrechnungen eine gute Marktposition aufbauen können. Oft handelt es sich dabei um Zahlungsverkehrsnetzwerke mit Unterstützung der elektronischen Rechnungspräsentation auf einem Internetbanking-Portal. Bedenkt man die Größe des nordamerikanischen B2B-Marktes, gibt es verhältnismäßig sehr wenige gut etablierte Dienstleister. Der Autor rechnet allerdings mit einem raschen Anstieg der E-Invoicing-Netzwerke in naher Zukunft Netzwerkbetreiber in Europa Anfang 2014 waren mehr als 600 Netzwerkbetreiber in Europa aktiv. Kein Anbieter hat bis jetzt eine dominante Marktposition erreicht. Der Großteil bietet eine breite Produktpalette für Benutzer jeglicher Größenordnung an. Andere wiederum sind eher auf Rechnungssteller oder -empfänger spezialisiert, auf das Verbrauchersegment oder Firmenkundengeschäft. Etwa 80 der Anbieter offerieren internationale Dienstleistungen (inkl. Revisionssicherheit der E-Rechnungen in über 30 Ländern). Mehr und mehr Dienstleister erweitern ihre geografische Abdeckung durch die Verbindung ihrer Netzwerke mit Partnerplattformen (Roaming von elektronischen Rechnungen). Nach wie vor sind viele Dienstleister mit reinen Services für die E-Rechnung gut aufgestellt, während andere bereits weitere elektronische Geschäftsdokumente unterstützen. B. Koch, Billentis Seite 27