DIG-IT DIGital Information Tracker Dokumentation

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1 DIG-IT DIGital Information Tracker Dokumentation DIG digital-information-gateway GmbH Michael Eisler / Dieter Dobersberger Karl-Wiser-Strasse 1 A-4020 Linz helpdesk@dig-gmbh.at DIG November 2002

2 1 Einleitung Mit dem DIG IT (DIGital Information Tracker) können Sie den Status aller elektronisch durchgeführten Transaktionen überwachen. Das Statusüberwachungsprogramm DIG IT wurde in Zusammenarbeit mit dem IT Competence Center InetKom entwickelt. Ansprechpartner bei allfälligen Problemen, Wünschen und Anregungen sind ihre internen EDV-Teams bzw. die Projektleitung: Hr. Ing. Dieter Kraxberger Hr. Peter Gamharter Hr. Wolfgang Taubeck Helpdesk / DIG digital-information-gateway GmbH helpdesk@dig-gmbh.at 2 Benutzeranmeldung Sie erreichen die Startseite mit der Benutzeranmeldung zum DIG IT im Internet Explorer über die Startseite Um schneller auf die Startseite zuzugreifen können Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop oder in den Favoriten des Internet Explorers anlegen. Diese Internet-Seite ist nur von den Arbeitsplätzen der gespag und somit nur aus dem Netzwerk der gespag erreichbar und kann nicht vom Internet aus aufgerufen werden. Falls Sie diese Internet-Seite nicht aufrufen können, wenden Sie sich bitte an ihr internes EDV-Team, um die nötigen Berechtigungen zu erhalten. Auf der Startseite müssen Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Passwort eingeben. Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, oder wenn Ihr Passwort vom Administrator zurückgesetzt wurde lautet es bitteaendern. Bitte ändern Sie in diesem Fall aus Sicherheitsgründen das Passwort nach der ersten Anmeldung im dazu vorgesehenen Menüpunkt. Letzte Änderung Seite 2 von 12

3 3 Hauptmenü Nach der Anmeldung befinden Sie sich im Hauptmenü. Von hier aus können Sie sämtliche Funktionen des Programms aufrufen. Unter Umständen stehen Ihnen einige Menüpunkte nicht zur Verfügung, wenn der Zugang zu diesen Menüpunkten von ihrem Administrator (internes EDV-Team) eingeschränkt wurde. Vor allem der Zugang zu den Administrationsseiten Accounting und Benutzerverwaltung ist nur den EDV Teams möglich. Sollten Sie für Sie wichtige Informationen über bestimmte Nachrichten nicht im DIG IT sehen, wenden Sie sich bitte an das EDV Team um erweiterete Benutzerrechte zu erhalten. Die Navigation durch das DIG-IT ist über das Klicken der einzelnen Menüpunkte möglich. In jedem Menüpunkt befindet sich ein Knopf Hauptmenü, der Sie wieder in das Hauptmenü zurückbringt und somit eine neue Auswahl ermöglicht. Sie können das DIG-IT über den Zeitraum von 1 Stunde unbenutzt in ihrem Internet Explorer geöffnet lassen. Wenn Sie jedoch innerhalb 1 Stunde keine Aktion im DIG-IT vornehmen, wird aus Sicherheitsgründen eine neue Benutzeranmeldung gefordert. Letzte Änderung Seite 3 von 12

4 Im Hauptmenü stehen Ihnen folgende Punkte zur Verfügung, die in den späteren Abschnitten genauer erklärt werden: Bestellungen Befunde Bank-Aus Bank-Ein Gkk-Aus Gkk-Ein Diese Menüpunkte öffnen eine Übersicht über sämtliche ein- bzw. ausgehenden Dokumente und Nachrichten, die über das EDI Service der DIG verschickt und empfangen werden können. Suchen Hier gelangen Sie zu einer Suchfunktion, um alle ein- bzw. ausgehenden Dokumente nach belieben enthaltenen Texten zu durchsuchen und die gefundenen Nachrichten anzuzeigen. Accounting (nur für Administratoren) Bietet eine Übersicht über die Anzahl der pro Haus und Dokumentart versandten und empfangenen Nachrichten. Dieser Punkt steht nur Administratoren zur Verfügung. Benutzerverwaltung (nur für Administratoren) Hier können Administratoren Benutzerkennungen anlegen, Passwörter auf den Standardwert setzen und den Benutzern Berechtigungen zur Anzeige der verschiedenen Nachrichtenarten zuweisen. Kennwort ändern Mit diesem Menüpunkt können Sie Ihr persönliches Kennwort ändern. Bitte ändern Sie das Kennwort aus Sicherheitsgründen sofort nach dem ersten Anmelden. Beenden Durch klicken dieser Schaltfläche können Sie das DIG IT beenden und den Internet Explorer schliessen. Wenn Sie länger als eine Stunde nicht mit DIG IT arbeiten wird Ihre Sitzung automatisch beendet, Sie müssen sich dann wieder neu anmelden. Letzte Änderung Seite 4 von 12

5 4 Bestellungen Über diesen Menüpunkt können Sie den Status von versandten Bestellungen überprüfen. In der Übersicht sehen Sie Informationen über Datum, Zeit, absendendes Landeskrankenhaus, den Status, Bestellnummer, Lieferant und dessen Lieferantenummer, die Faxnummer an die die Bestellung übertragen wurde und die Rückmeldung des automatischen Faxdienstes. Bestellnummer, Lieferantenname und Faxnummer wurden aus Datenschutzgründen unkenntlich gemacht Bitte beachten Sie, dass Sie unter Umständen nicht alle Bestellungen aus allen Häusern anzeigen können, da vom EDV Team eine Einschränkung der angezeigten Informationen vorgenommen werden kann. Letzte Änderung Seite 5 von 12

6 Filtern der Informationen Mit den Schaltflächen im oberen Teil der Übersicht können Sie die angezeigten Nachrichten einschränken. Dies ist hilfreich um bei einer grossen Anzahl von Sendungen die Übersicht zu verbessern. Verwenden Sie diese Schaltflächen um nach Datum LKH Status OK, OFFEN/VERS, FEHLER Bereich z.b. AP, DUR, KUC, OP, usw. Bearbeiter zu filtern. Bei Bereich genügt es die Anfangsbuchstaben des gewünschten Bereiches einzugeben, z.b. APO od. AP für Bestellungen der Apotheke. Bei Bearbeiter steht Ihnen eine Liste aller Mitarbeiter zur Verfügung, die Bestellungen erstellt haben. Diese Information wird direkt aus den MABU-Bestellungen übernommen und kann nur in der MABU verändert werden. Sie können also im DIG-IT nicht nach ihrer Benutzerkennung im DIG-IT sortieren, sondern nur nach den Bearbeitern, die in der MABU hinterlegt sind bzw. waren. Bei Limit können Sie einstellen wieviele Sendungen maximal pro Seite angezeigt werden sollen. Verwenden Sie diesen Punkt um die Anzeige an Ihre Bildschirmauflösung anzupassen bzw. die Schnelligkeit des DIG-IT zu erhöhen, wenn Sie sich nur wenige Bestellungen pro Seite anzeigen lassen. Nachdem Sie alle gewünschten Filterkriterien eingestellt haben müssen Sie die Schaltfläche anklicken, um die gewünschten Informationen anzuzeigen. Navigationsleiste Mit der Navigationsleiste können Sie in den angezeigten Nachrichten blättern. Sie erhalten auch eine Übersicht über die auf der aktuellen Seite angezeigten Nachrichten und die gesamte Anzahl der Nachrichten die Ihren Filterkriterien entsprechen. (1) (2) (3) (4) (5) Letzte Änderung Seite 6 von 12

7 Mit diesen Schaltfläschen können Sie (1) an den Anfang der Liste springen (2) eine Seite vor blättern (3) die aktuellen Filterkriterien anwenden (4) eine Seite zurück blättern (5) an das Ende der Liste springen Wenn Sie das Ende der Liste erreicht haben wird im unteren Teil der Seite der Text angezeigt Durch klicken einer Schaltfläche in der Navigationsleiste wird ihre ausgewählte Übersicht aktualisiert, d.h. wenn sich in der Zwischenzeit der Status einer Bestellung verändert hat, dann sehen Sie das nur, wenn Sie eine der Schaltflächen anklicken. Beim Klicken von wird die gleiche Seite mit dem sekundengenauen, aktuellen Zustand angezeigt. Beim Klicken der restlichen Schaltflächen der Navigationsleiste wird zusätzlich zur Aktualisierung gegebenenfalls auch in der Liste geblättert. Letzte Änderung Seite 7 von 12

8 Statuscodes: Eine Bestellung kann folgende Statuscodes haben: OFFEN Die Bestellung befindet sich gerade in Bearbeitung im DIG EDI System Die Bestellung hat diesen Statuscode im Normalfall ca. 1 bis 3 Minuten VERS (VERSANDT) Die Bestellung wurde an den Faxdienst übergeben, es gibt aber noch keine Rückmeldung Die Bestellung hat diesen Statuscode im Normalfall ca. 1 bis 3 Minuten Wenn das Faxgerät des Lieferanten nicht beim 1. Versuch abhebt, um die Bestellung entgegen zu nehmen, werden 15 Wiederholungsversuche mit 90 Sekunden Intervall durchgeführtt. Damit kann der Statuscode der Bestellung bis max. 25 Minuten auf VERS bleiben, bevor sich der Statuscode endgültig auf OK od. FEHLER ändert. OK Die Bestellung wurde erfolgreich an den Lieferanten übermittelt FEHLER Die Bestellung konnte nicht an den Lieferanten übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass bevor die Bestellung auf Fehler ist vom DIG Faxdienst 15 Wiederholungsversuche durchgeführt wurden! Im Feld Fax Rückmeldung finden Sie die Antwort vom DIG Faxdienst z.b.: A Timeout occured...mit dem Faxgerät des Lieferanten konnte keine Kommunikationsbasis hergestellt werden Call failed...bei der gewählten Rufnummer hat niemand abgehoben Hinweis: Falls eine Bestellung den Statuscode FEHLER hat, wird automatisch eine an den Bearbeiter dieser Bestellung versandt, sofern der Bearbeiter der Bestellung als Benutzer von DIG- IT eindeutig zugeordnet werden kann. Falls diese Zuordnung nicht getroffen werden kann, wird die an das zuständige EDV-Team versandt. z.b.: Bearbeiter der Bestellung: Musterfrau Inge Benutzer im DIG-IT: Musterfrau Ingeborg Keine Übereinstimmung! wird an das EDV-Team versandt! Bearbeiter der Bestellung: Musterfraeulein Inge Benutzer im DIG-IT: Musterfräulein Inge Keine Übereinstimmung! wird an das EDV-Team versandt! Bearbeiter der Bestellung: Musterfrau Ingeborg Benutzer im DIG-IT: Musterfrau Ingeborg Übereinstimmung! wird an die im DIG-IT hinterlegte -Adresse von Musterfrau Ingeborg versandt! Letzte Änderung Seite 8 von 12

9 MAN-OK Die Bestellung wurde auf anderem Weg zugestellt und ist als erledigt gekennzeichnet Wenn eine Sendung nicht zugestellt werden konnte, könnten Sie einen erneuten Zustellversuch mit der Schaltfläche veranlassen Dabei wird die Bestellung nochmals an die angezeigte Faxnummer übertragen. Falls Sie bemerken, dass die Faxnummer nicht korrekt ist, können Sie diese nur im Lieferantenstammsatz der MABU ändern und die Bestellung nochmals direkt aus der MABU erzeugen. Die Bestellung im DIG-IT kann nicht an eine andere Faxnummer erneut übertragen werden! Wenn dieser Versuch wieder fehlschlagen sollte, weil z.b. das Fax des Lieferanten immer noch besetzt ist, können Sie die Bestellung per Post oder telefonisch durchführen und die fehlgeschlagene Bestellung mit dem Knopf als erledigt markieren. Diese Schaltfläche steht nur bei offenen und fehlerhaften Sendungen zur Verfügung. Wenn Sie das Benutzerrecht besitzen, können Sie mit der Schaltfläche die Details zum Ablauf einer Sendungsübermittlung anzeigen. Diese Funktion steht grundsätzlich nur den EDV Teams zur Verfügung Letzte Änderung Seite 9 von 12

10 Mit der Schaltfläche können Sie die Bestellung im MS Word öffnen und die Bestellung ansehen/drucken und kontrollieren, wie das Fax an den Lieferanten ausgesehen hat. Bitte beachten Sie dabei, dass es im Layout kleine Unterschiede zum Bestellausdruck aus der MABU geben kann. 5 Befunde Die Übersicht der Befunde und die Schaltflächen verhalten sich analog zu der Übersicht und den Schaltflächen der Bestellungen. Folgendes gilt es jedoch zu beachten: DIG hat auf den Versand von EDI- und Fax-Befunden keinen direkten Einfluss, da diese von einer hausinternen Software der Fa. Medicalnet verschickt werden und DIG lediglich die Informationen zu den einzelnen Befunden im DIG-IT anzeigt. Bei Problemen in diesem Zusammenhang wenden Sie sich bitte an das interne EDV-Team bzw. an die Fa. Medicalnet. Vielen Dank für ihr Verständnis. Befunde können nicht erneut versendet werden, da die gesetzlichen Richtlinien es nicht erlauben, dass DIG die Befunde speichert bzw. die Befunde ein Krankenhaus unverschlüsselt auf elektronischem Weg verlassen. Daher hat DIG derzeit noch keine Möglichkeit das erneute Senden von Befunden zur Verfügung zu stellen. EDI-Befunde haben den Statuscode VERS sobald sie das LKH verschickt hat und an den Befundübermittlungs-Dienstleister der niedergelassenen Ärzte übermittelt wurden. EDI-Befunde sollen in naher Zukunft den Statuscode OK bekommen sobald der Befund vom empfangenden Arzt aus seiner Mailbox bei seinem Dienstleister abgeholt hat. Diese Funktion sollte bald zur Verfügung stehen. Dies liegt aber nicht im Einflussbereich von DIG. Fax-Befunde werden analog zu den Bestellungen mit dem Statuscode VERS versehen sobald der Faxdienst diese zur Übermittlung bekommen hat. Der Statuscode ändert sich im Normalfalls innerhalb von ca. 30 Minuten auf OK bzw. FEHLER. Faxbefunde können Sie von EDI-Befunden unterscheiden, da im Übersichtsfeld Arztname ME- Nummer der Wortlaut Medical Net Faxserve MEFAXSRV bzw. Faxdienst Mednet MEFAXSRV aufscheint. 6 GKK Die Übersicht Gkk-Ein bzw. Gkk-Aus und deren Schaltflächen verhalten sich analog zu der Übersicht und den Schaltflächen der Bestellungen. Sie können mit in die Gkk-Sendung Einblick nehmen und alle enthaltenen Aufnahmezahlen anzeigen lassen. Letzte Änderung Seite 10 von 12

11 Falls es vorkommen sollte, dass Sendungen nicht den Statuscode OK haben, so kümmert sich automatisch der DIG Helpdesk um allfällige Probleme. Sie müssen also selbst nicht aktiv werden. 7 Bank Die Übersicht Bank-Ein bzw. Bank-Aus und deren Schaltflächen verhalten sich analog zu der Übersicht und den Schaltflächen der Bestellungen. Falls es vorkommen sollte, dass Sendungen nicht den Statuscode OK haben, so kümmert sich automatisch der DIG Helpdesk um allfällige Probleme. Sie müssen also selbst nicht aktiv werden. 8 Suchen Auf dieser Seite können Sie gezielt nach Sendungen suchen, die gewisse Kriterien erfüllen. Sie können die Filterkriterien auswählen nach denen ihre Suche eingeschränkt werden soll. Wählen Sie die Dokumentart, den Status und das Haus und schränken Sie die Suche nach Datum ein. Sie müssen nicht auf Klein- und Gross-Schreibung Rücksicht nehmen. Es werden automatisch beliebig viele Zeichen vor und nach ihrem Suchbegriff ebenfalls als Treffer gefunden. D.h. wenn Sie nach 86/2 suchen, werden Sie sowohl AP /2 und DUR /2 finden können. Letzte Änderung Seite 11 von 12

12 wenn Sie nach apo suchen, werden Sie sowohl APO-00014/2 und Max Lieferant Apothekenbedarf finden können. Je nach Dokumentart werden folgende Kriterien nach Ihrem Suchbegriff, den Sie im Feld Suchen nach eingeben, durchsucht: Bestellungen Lieferantenname, Lieferantenummer, Bestellnummer, Faxnummer, Bearbeiter, Bereich Befunde Arztname, Patientenname, ME Nummer, Befundnummer, Dateiname, Versicherungsnummer, Aufnahmezahl, Fachkennzeichen Gkk-Ein Kostenträger, Bestandsnummer, Aufnahmezahlen Gkk-Aus Kostenträger, Bestandsnummer, Aufnahmezahlen Bank-Ein Bestandsnummer des Bankinstitutes, Bestandsdatum des Bankinstitutes Bank-Aus Bestandssumme, Bestandsdatum des LKH Letzte Änderung Seite 12 von 12