IT im FACILITY MANAGEMENT

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1 Netzwerk: IT-Allianz IT im FACILITY MANAGEMENT 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau

2 Inhalt 1. Wer wir sind 2. Was ist Facility Management (kurz FM)? 3. Einsatz von IT im FM 4. Herausforderungen bei der Einführung von (CA)FM 5. FuE-Projekt Entwicklung des CAFM Moduls FM-Cockpit 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 2

3 1. Wer wir sind 2. Was ist Facility Management (kurz FM)? 3. Einsatz von IT im FM 4. Herausforderungen bei der Einführung von (CA)FM 5. FuE-Projekt Entwicklung des CAFM Moduls FM-Cockpit 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 3

4 Gewinne Verluste kwh/monat heizfreie Zeit Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez HEIZWÄRMEBEDARF Luftwechsel-Verlust Ql Wärmebrücken-Verlust Qwb Transmissions-Verlust Qt Nachtabsenkung QNA nutzbare solare Gewinne Qs nutzbare interne Gewinne Qi 1. Wer wir sind Geschäftsführer: Dipl. Ing. Jürgen König Büroleiter: Detlev Compernaß Fachwirt Facility Management (GEFMA) Leistungsbereiche: Gebäudeplanung Tragwerksplanung Sachverständigengutachten Flächen-, Sportstätten und Tiefbauplanung Facility Management Projektsteuerung Energieberatung und -management Objekt- und Gebäudemanagement Bestandsaufnahme und -dokumentation Kostenmanagement Einführung von CAFM-Systemen Einführung von FM-Systemen Kühlung incl. Befeuchtung Eingebaute Lüftung Eingebaute Beleuchtung Warmwasser Nutzenergie EndenergiePrimärenergie "Gesamtenergieeffizienz" Heizung monatliche Verluste und nutzbare Gewinne Unsere Kunden : Industrie- und Handelskammer Halle-Dessau Dessauer Wohnungsbaugesellschaft mbh Schloss Hoym Stiftung Wohnungsverein Dessau e.g. Stadt Dessau-Roßlau etc ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 4

6 2. Was ist Facility Management(kurz FM)? Für den Begriff Facility Management gibt es in Theorie und Praxis kein einheitliches Verständnis! Es existieren zahlreiche Definitionen mit inhaltlichen Unterschieden Jedoch setzt sich die Definition des Verbands für Facility Management e.v. (GEFMA) im allgemeinen Sprachgebrauch der Branche durch: Facility Management ist eine Managementdisziplin, welche die notwendigen Unterstützungs- (Sekundär-) Prozesse des Kerngeschäfts eines Unternehmens vereint. Dabei stehen Arbeitsplatzgestaltung, Werterhalt und Kapitalrentabilität im Fokus des Facility Managers ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 6

7 2. Was ist Facility Management(kurz FM)? Input Kapital Know-How Arbeitskraft Ressourcen Kerngeschäft z. B. Pflege Verwaltung Produktion Primärprozesse Output Produkt Zustand Ergebnis Service Facility Manager ist Schnittstelle Input Kapital Know-How Arbeitskraft Ressourcen Facility Management Kaufmännisches FM Infrastrukturelles FM Technisches FM Flächenmanagement Unterstützungsprozesse (FM-Prozesse) Output Funktionsfähigkeit Verfügbarkeit Zustand Permanente Analyse und Optimierung der FM-Prozesse!!!!!! 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 7

8 2. Was ist Facility Management(kurz FM)? prozess-, produkt- und ergebnisorientiert Facility Kunde Facility Kunde stellt Anforderungen (z.b. störungsfreier Betrieb) Facilities FM-Prozesse (z.b. Wartung, Reinigung, Energieversorung) Facility Produkte z.b. Funktionsfähigkeit Zufriedenheit Nutzen Allgemeines Prozessmodell In Anlehnung an GEFMA-Richtlinie 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 8

9 2. Was ist Facility Management(kurz FM)? prozess-, produkt- und ergebnisorientiert Planung, Steuerung und Beherrschung von FM-Prozesse durch ein Management Facility Kunde Facility Kunde Management stellt Anforderungen (z.b. störungsfreier Betrieb) Optimierung Analyse Facilities Messung FM-Prozesse (z.b. Wartung, Reinigung, Energieversorung) Facility Produkte z.b. Funktionsfähigkeit Zufriedenheit Nutzen Allgemeines Prozessmodell In Anlehnung an GEFMA-Richtlinie 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 9

10 2. Was ist Facility Management(kurz FM)? prozess-, produkt- und ergebnisorientiert Planung, Steuerung und Beherrschung von FM-Prozesse durch ein Management Gesamtheit aus Facility-Prozessen und deren Management ist das FM-System Facility Kunde Facility Management-System Facility Kunde Management stellt Anforderungen (z.b. störungsfreier Betrieb) Optimierung Analyse Facilities Messung FM-Prozesse (z.b. Wartung, Reinigung, Energieversorung) Facility Produkte z.b. Funktionsfähigkeit Zufriedenheit Nutzen Allgemeines Prozessmodell In Anlehnung an GEFMA-Richtlinie 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 10

11 2. Was ist Facility Management(kurz FM)? prozess-, produkt- und ergebnisorientiert Planung, Steuerung und Beherrschung von FM-Prozesse durch ein Management Gesamtheit aus Facility-Prozessen und deren Management ist das FM-System Facility Kunde Facility Management-System Facility Kunde Management stellt Anforderungen (z.b. störungsfreier Betrieb) Optimierung Analyse Facilities Messung FM-Prozesse (z.b. Wartung, Reinigung, Energieversorung) Facility Produkte z.b. Funktionsfähigkeit Zufriedenheit Nutzen Daten und Informationen als wesentlicher Bestandteil IT übernimmt im FM prozessunterstützende Funktion Allgemeines Prozessmodell In Anlehnung an GEFMA-Richtlinie 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 11

12 Operative FM Ebene Strategische FM Ebene 2. Was ist Facility Management(kurz FM)? FM verfolgt Lebenszyklusorientierung und Ganzheitlichkeit Unternehmenspolitik Idee/ Konzeption Planung Bau/ Realisierung Nutzung/Betrieb Umbau/ Umnutzung Abriss/ Entsorgung FM-Prozesse Bestandteil jeder Phase FM-Abteilung Zeithorizont GM Zeithorizont FM 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 12

14 3. Softwareanwendungen im FM Bewältigung von FM-Prozessen mit Hilfe verschiedener Softwaresysteme Systemübergreifende Prozessunterstützung AVA Ausschreibungen Vergabe DMS Dokumentenverwaltung SAP Materialwirtschaft Personaldaten Buchhaltung GLT Messwerte Störungen Einstellungen CAD Gebäudedaten Mengenangaben GIS Geodaten Unternehmen 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 14

15 3. Softwareanwendungen im FM Bewältigung von FM-Prozessen mit Hilfe verschiedener Softwareanwendungen Systemübergreifende Prozessunterstützung CAFM Computer Aided Facility Management spezifisches IT-Werkzeug für FM CAFM bündelt FM-Daten und erlaubt FM-orientierte Auswertungen und Analysen Integration in betriebliches IT-Umfeld erforderlich für hohen Grad an Nutzbarkeit AVA Ausschreibungen Vergabe DMS Dokumentenverwaltung SAP Materialwirtschaft Personaldaten Buchhaltung CAFM Analysen Auswertungen Kennzahlen GLT Messwerte Störungen Einstellungen CAD Gebäudedaten Mengenangaben GIS Geodaten Unternehmen 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 15

16 3. Softwareanwendungen im FM Von den Herstellern werden nur CAFM-Programme aber keine CAFM-Systeme vertrieben!!!! CAFM Programme stellen nur Grundfunktionen für die Unterstützung von FM-Prozessen zur Verfügung Sind je nach Hersteller mehr oder weniger ausgeprägt Individuelle Konfiguration erforderlich erst dadurch entsteht ein CAFM-System und lassen sich FM-Prozesse auch steuern Individuelle Konfiguration Integration von: FM-Strukturen FM-Prozessen FM-Daten FM-Dokumenten (z.b. Richtlinien, Bauteilkataloge, CAFM- Programm Enthält: Datenmodell Algorithmen Auswertungsmechanismen CAFM- System 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 16

18 4. Herausforderungen bei der Einführung von (CA)FM Implementierung erfordert hohen Planungsaufwand und personelle Ressourcenbindung bei UN Die Folge ist sehr hoher Zeitaufwand und unvorhersehbare Kosten!!! Hersteller gehen davon aus, dass der Nutzer Implementierung von CAFM in Eigenregie durchführt Erfordert hohes fachliches Know-How im FM, was bei KMU oftmals nicht ausreichend vorhanden ist!!! Alternativ wird Implementierung auch von Herstellern angeboten Jedoch fehlt auch hier oftmals die erforderliche Kompetenz für eine erfolgreiche Umsetzung Anwender hat unrealistische Erwartungen, ungenügende Vorbereitung des CAFM-Projektes, Unterschätzung des Einführungs- und Pflegeaufwands, sowie fehlende ganzheitliche Sichtweise Der Standardisierungsgrad für FM-Systemen ist gering das bedeutet: Organisationsstrukturen, Facilities und Services werden wiederkehrend erfasst und analysiert FM-Prozesse werden individuell in die Organisationsstruktur integriert CAFM-Systeme müssen individuell aufgebaut und implementiert werden Kerngeschäft Verwaltung UN 1 UN 2 UN..N Kerngeschäft UN 1 UN 2 UN..N Einführung FM-System Lösung 1 Einführung FM-System Lösung 2 Einführung FM-System Lösung..N Einführung FM-System Lösung 1 Einführung FM-System Lösung 2 Einführung FM-System Lösung..N Hoher Entwicklungs- und Pflegeaufwand 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 18

19 4. Herausforderungen bei der Einführung von (CA)FM Heterogenität, Unvollständigkeit oder Inkonsistenz der verfügbaren Ausgangsdaten Die Menge der FM-relevanten Daten nimmt im Verlauf stetig zu Vorhandene Daten sind nicht lebenszyklusorientiert, sondern phasenorientiert angelegt; zwischen den Phasen gehen wichtige Informationen immer wieder verloren. Bestandsdatenerfassung wird unterschätzt und ist sehr zeitaufwendig Gebäude Idee/ Konzeption Planung Bau/ Realisierung Unternehmenspolitik Nutzung/Betrieb Daten- Menge steigt 1 Jahr 2 Jahre 4 Jahre 30 Jahre Umbau/ Umnutzung Abriss/ Entsorgung Zeit FM-Prozesse Bestandteil jeder Phase 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 19

20 4. Herausforderungen bei der Einführung von (CA)FM Heterogenität, Unvollständigkeit oder Inkonsistenz der verfügbaren Ausgangsdaten Die Menge der FM-relevanten Daten nimmt im Verlauf stetig zu Vorhandene Daten sind nicht lebenszyklusorientiert, sondern phasenorientiert angelegt; zwischen den Phasen gehen wichtige Informationen immer wieder verloren. Bestandsdatenerfassung wird unterschätzt und ist sehr zeitaufwendig Ergebnis der genannten Herausforderungen: Einführungsprozess ist langwierig und wird häufig abgebrochen bzw. Systeme werden ineffizient genutzt!!!!!! Gebäude Idee/ Konzeption 1 Jahr 2 Jahre 4 Jahre 30 Jahre Planung Bau/ Realisierung Unternehmenspolitik Nutzung/Betrieb Daten- Menge steigt Umbau/ Umnutzung Abriss/ Entsorgung Zeit FM-Prozesse Bestandteil jeder Phase (CA)FM- System Einführung (Ist) Grundlagenermittlung Entwicklung Einführung Anwendung Anpassung Kosten 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 20

22 5. FuE-Projekt Entwicklung des CAFM Moduls FM-Cockpit Kooperationsprojekt: 2 Unternehmen + eine Hochschule FuE- Projekt Mitglieder der IT-Allianz 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 22

23 5. FuE-Projekt Entwicklung des CAFM Moduls FM-Cockpit Ziel: mit Hilfe eines Moduls soll aus einem CAFM-Programm ein CAFM-System gemacht werden Modul unterstützt CAFM-Programme beim Betrieb von Facilities besteht aus benutzerfreundlicher Oberfläche sowie standardisiertem Datenpool, Datensteuerung und Prozesssteuerung FuE-Projekt/Modul FM-Cockpit FuE-Projekt/Modul FM-Cockpit Standardisiert Standardisiert Prozesssteuerung CAFM-Programm Prozesssteuerung CAFM-Programm CAFM-System CAFM-Programm CAFM-System C Datensteuerung Datensteuerung Datenpool Datenpool 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 23

24 5. FuE-Projekt Entwicklung des CAFM Moduls FM-Cockpit Durch das Modul soll die Einführungszeit von (CA)FM-Systemen signifikant verkürzt werden Insbesondere kleine Organisationen bzw. KMU sollen durch das Modul ihre Immobilien professionell betreiben können Gebäude Idee/ Konzeption 1 Jahr 2 Jahre 4 Jahre 30 Jahre Planung Bau/ Realisierung Unternehmenspolitik Nutzung/Betrieb Daten- Menge steigt Umbau/ Umnutzung Abriss/ Entsorgung Zeit FM-Prozesse Bestandteil jeder Phase FM-System Einführung (Ist) Grundlagenermittlung Entwicklung Einführung Anwendung Anpassung FM-System Einführung (Soll) Grundlagenermittlung Entwicklung Anwendung Einführung Anpassung 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 24

25 5. FuE-Projekt Entwicklung des CAFM Moduls FM-Cockpit Funktion: 3 Hauptkomponenten die softwaretechnisch über Portaloberfläche integriert werden; Datenpool verfügt über definierte Datenstruktur und sorgt dafür, dass benötigte Daten in Datensteuerung integriert werden; In der Datensteuerung werden Daten zentral vorgehalten und bereitgestellt; Die Prozesssteuerung stellt standardisierte FM-Prozesse bereit; Aber auch eigene Geschäftsprozesse sind möglich; Prozessdurchführung mittels Arbeitsmappe, welche elektronisch über Mobile Devices zur Verfügung gestellt wird ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 25

26 Netzwerk: IT-Allianz Kontakt: ASP planen+beraten GmbH Nico Ruhmer Projektingenieur Tel.: Fax: ruhmer@asp-de.de Web: asp-de.de 2013 ASP planen+beraten GmbH Liebknechtstraße Dessau-Roßlau 26