Die Zeiten getrennter Finanz- und Analysesysteme sind vorbei

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1 Themen Special SAP S/4 HANA Finance Die Zeiten getrennter Finanz- und Analysesysteme sind vorbei Als SAP HANA im Jahr 2011 zum ersten Mal vorgestellt wurde, gab es in den Köpfen der Entscheider so manches Fragezeichen. Vielerorts wurde damals der Irrtum begangen, HANA als eine reine optionale Datenbank-Lösung einzuschätzen, die aufgrund der enormen Geschwindigkeiten des In-Memory-Computing ein schnelleres Verwerten von Daten erlauben würde. Das stellte aber nur einen Teil der Wahrheit dar, denn HANA war von Anfang an weitaus mehr, als nur ein einfacher Temposchub für die althergebrachten SAP-Konzepte. Digitalisierung von Produktionsprozessen So ermöglichte SAP BW powered by HANA im Jahr 2012 bereits das Bewältigen von komplexen Analysen und detaillierten Simulationen in Echtzeit. Spätestens das Erscheinen der SAP Business Suite powered by HANA im Jahr 2013, in der die Konzepte von OLAP und OLTP vereint wurden und durch Managed Cloud ein extensiver Schritt in Richtung Cloud-Computing vollzogen wurde, zeigte auf, dass sich hier eine echte Revolution anbahnte. 1

2 Die neue Welt des Rechnungswesens Im Februar 2015 wurde nun von SAP-Vorstand Bill McDermott der Startschuss für die nächste Generation der SAP-Software gegeben: HANA ist die grundlegende Technologie für SAP S/4 HANA, der vierten SAP-Generation, die in nächster Zukunft nicht nur generell für eine enorme Vereinfachung der ERP-Systeme sorgen wird, sondern darüber hinaus auch völlig neue Möglichkeiten für das Konzept des ERP an sich ermöglicht. Radikale Vereinfachung als Leitmotiv Wie bei den meisten neu vorgestellten SAP-Produkten ist es auch bei SAP S/4 HANA als Erstes der Bereich des Rechnungswesens, der von den neuen Möglichkeiten profi tieren kann: Bereits Mitte 2014 war Simple Finance 1.0 als Add-On für die SAP Business Suite powered by HANA erhältlich, wobei dieses Modul sich noch hauptsächlich auf den Bereich Cash & Liquidity Management fokussierte. Seitdem wurden mächtige Entwicklungsschritte absolviert. Mit dem Start in die vierte Generation stellt SAP als Flaggschiff der kommenden S/4HANA-Roadmap unter dem Label SAP S/4HANA Finance (ehemals SAP Simple Finance) ein speziell für HANA und Cloud-Computing optimiertes Lösungspaket vor, das allen relevanten Bereichen des Rechnungswesens, wie Planning, Budgetierung, Forecast und Accounting, die Türen für eine ungeahnte Beschleunigung öffnet. Das integrierte Lösungsportfolio von SAP S/4HANA Finance bietet eine reichhaltige Palette fi nanzwirtschaftlicher Funktionen, von der allgemeinen Finanzplanung und -analyse sowie Buchhaltung und Verwaltung bis hin zu Themenbereichen wie Abschluss und Konsolidierung, Treasury oder Compliance-, Risiko- und Auditmanagement. Dabei lag der Fokus der Entwickler bei all den erhältlichen Lösungen darauf, Prozesse für den Benutzer möglichst klar und übersichtlich zu gestalten und bei der Datenbankgestaltung jegliche Form von Redundanz bereits im Kern zu vermeiden. Die beachtliche Performance der SAP S/4HANA Finance - Lösungen begründet sich also nicht allein in der Verwendung von In-Memory-Computing, sondern vor allem im konzeptuellen Leitmotiv der neuen Software: radikale Vereinfachung. Die neue Welt des Rechnungswesens ist vor allem deshalb so effi zient, weil viele Elemente ihrer Grundlogik zusammengeführt und verschlankt wurden. 2

3 So ist eine der auffallendsten Neuerungen, mit denen SAP S/4 HANA Finance aufwartet, die Verschmelzung von Finanzwesen und Controlling (FI und CO) zu einem zentralisierten Einkreissystem. + = FI CO FICO Verschmelzung von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung Angesichts der Tatsache, dass die Trennung von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung in für sich abgeschlossene Systeme bei den meisten modernen Unternehmen als ein unumstößliches Gesetz gilt und auch sämtliche bisherigen SAP Controlling-Module dieser Logik folgten, mutet diese neue Herangehensweise zunächst erstaunlich an. Es gibt von nun an keine Kostenarten mehr. Die Kostenarten werden nun als Sachkonten geführt, auch die sekundären. OLTPbasierte transaktionale Anwendungen und OLAP-basierte analytische Funktionen werden In-Memory zusammengebracht und sorgen auf diese Weise dafür, dass Finanzbuchhaltung und analytisches Controlling von nun an einen einzigen Beleg für alle Buchhaltungsdaten verwenden. Alle Daten des Haupt- und Nebenbuchs sind in einem zentralen Repository abgelegt. General Ledger Profitability Ledger Company Account Profit Center Amount 1 Amount 2 Amount 3 Operating Market Concern Segment Universal Journal (table ACDOCA) Ledger Company Account Cost Element Profit Center Amount 1 Amount 2 Amount 3 Coding Block Fixed Asset Market Segment Material Customer Fields Management Accounting Asset Accounting Material Ledger Controlling Area Cost Element Amount 1 Amount 2 Coding Block Fixed Company Company Material Asset 3

4 Der große Vorteil dieses Ansatzes erschließt sich schnell: Die Daten sind immer abgeglichen. Sie können nicht mehr auseinander laufen, denn es gibt nur noch eine Datenbasis, und nur noch ein Buchungsdokument, das in einer zentralen Einzelpostentabelle steht. Somit hat diese zentrale Tabelle auch immer die komplette Wahrheit. Bei einem solchen Ansatz gibt es bei Analyseprozessen keinerlei Abstimmungsproblematiken mehr zwischen FI und CO. Bisher mussten die Zahlen für die Analyse ins Business Intelligence-System (BI) geladen, anschließend überprüft, ggf. im ERP korrigiert, dann wieder ins BI übergeben, nochmals korrigiert werden und so weiter fort, bis die Daten schließlich sauber waren. Der Aufwand für solche Iterationsschleifen entfällt nun völlig, was die Prozesse drastisch beschleunigt. Bearbeitungszeiten, die bisher viele Stunden in Anspruch nahmen, werden auf wenige Minuten verkürzt. Optimierung der Prozesse durch FICO Ein anderer Faktor, der bisher die Performanz des Reportings zu behindern wusste, war die Vielzahl von Tabellen, die konsistent befüllt werden wollten. Auch dieses entfällt mit SAP S/4HANA Finance. Zwar sind die Buchungstabellen für Finanzbuchhaltung (FI-GL), Anlagenbuchhaltung (FI-AA) Controlling (CO) und Material Ledger (CO-PC-ACT) rein technisch gesehen im Hintergrund noch vorhanden. Sie sind für die Arbeit des Anwenders allerdings nicht länger relevant, denn alle in diesen Tabellen enthaltenen Einzelpostenbelege liegen nun in der umfassenden Datentabelle ACDOCA, dem Universal Journal, in dem alle relevanten Informationen aus dem Hauptbuch und den Nebenbüchern zusammenkommen und dem Berichtswesen zur Verfügung gestellt werden. Das Wegfallen von aggregierten Tabellen sorgt dabei für eine spürbar geringere Datenbankgröße, was sowohl der Gesamtstabilität wie auch dem Einsparen von Storage-Kosten entgegenkommt. Außerdem werden nicht nur (Abschluss-) Prozesse beschleunigt. Vielmehr fallen ganze Prozessschritte gänzlich weg, weil alle relevanten Daten realtime mit dem Ursprungsbeleg gebucht werden. Die Tatsache, dass es nur noch einen Buchhaltungsbeleg gibt, der auf originären Ist-Datentabellen beruht, die im System gebucht werden, bedeutet aber vor allem eines: Sowohl Reporting wie auch Planung und Forecast können nun auf Grundlage von Live-Daten realisiert werden. Auf diese Weise lassen sich sogar Soft Closes durchführen: Einfache Ad-Hoc-Zwischenbilanzen lassen sich erstellen, die in ihrer Aktualität dem konventionellen Monats- oder Quartalsreporting natürlich meilenweit voraus sind. Steuerungsrelevante Daten sind nicht erst am Monatsende erhältlich, sondern live. Die Grundlogik der aufwändigen ERP-Jobs, die vornehmlich am Tagesende angestoßen werden und auf deren Resultate man die Nacht über warten muss, ist Vergangenheit. Das Rechnungswesen wechselt vom Batch-Lauf zur Echtzeit. Trotz dieser revolutionären Neuerungen handelt es sich bei SAP S/4HANA Finance aber um non disruptive -Lösungen, die in keinster Weise die Lauffähigkeit bereits bestehender Systeme beeinflussen. Nahezu sämtliche althergebrachten Programme, die in einem Unternehmen eingesetzt werden und an die sich einzelne Abteilungen gewöhnt haben oder die einfach nur weiter genutzt werden sollen, um bestehende Prozessketten nicht zu stören, können ohne Weiteres nach wie vor eingesetzt werden. Das gleiche gilt auch für eigene ABAP-programmierte Zusätze. 4

5 Der Fokus liegt auf Usability Ein anderes Grundprinzip von SAP S/4HANA Finance, das im Vergleich zu bisherigen Lösungen stark vereinfacht daherkommt, ist die Benutzerführung. Die SAP-Fiori-Oberfläche, die auf HTML5 basiert und somit auf jedem modernen Endgerät lauffähig ist, erlaubt durch seine übersichtliche Kacheloptik ein schnelles und einfaches Navigieren durch die jeweiligen Arbeitsbereiche, ganz gleich ob auf stationären Desktops oder mobilen Tablets und Smartphones. Personalisiertes Cockpit mit Echtzeit-Daten Im Startbildschirm, dem Fiori Launchpad, lässt sich aus einer ständig wachsenden Zahl von Reporting- und Datenmodellierungs-Apps ein personalisiertes Frontend zusammenstellen. Auf diese Weise hat der Anwender je nach seinen Anforderungen und Aufgaben einen einfachen Zugriff auf Planungs-, Prognose- und Predictive Analytics-Werkzeuge, die sich auf In-Memory-Computing stützen und daher außergewöhnlich schnelle Ergebnisse bringen. Operative und strategische Kennzahlen lassen sich in einem zentralen Cockpit in Echtzeit zusammenführen und bei Bedarf per Drilldown bis auf die Ebene der Quelldateien nachverfolgen. Auch hier werden dem Benutzer aber natürlich keine Neuerungen aufgezwungen; für spezialisierte Anwendungsszenarien lässt sich das System auch weitgehend mit der altbekannten SAP-GUI und dem Business Client bedienen. SAP S/4HANA Finance wird On-Premise wie auch im Abonnement-Modell angeboten und lässt sich als Managed Service über die SAP HANA Enterprise Cloud beziehen. Das Lösungspaket kann aber auch an andere Cloud- oder On-Premise- Lösungen in Form von hybriden Betriebsmodellen angebunden werden, was die Einführung der Lösungen flexibel und einfach gestaltet. Mit der Kombination von neu konzipierter Stammdatenbank, Echtzeit-Berechnung, Cloud-Computing und einfach zu bedienenden Oberflächen setzen die Lösungen von SAP S/4HANA Finance einen neuen Standard, der klar den Kurs aufzeigt, den die SAP ERP-Welt von nun an einschlagen wird: Systeme, die mit einem Minimum an Redundanz arbeiten und so dem Nutzer an vielen Stellen den Aufwand der Datenaggregation ersparen, während die enorme Rechenkraft von In-Memory-Computing sämtliche Abläufe beschleunigt und schnellere Ergebnisse erzeugt. Das Reporting des ERP bildet keine vergangenen Vorgänge ab, sondern das, was wirklich in diesem Augenblick 5

6 im Unternehmen passiert. Und die Entscheidungen, die aufgrund dieser Daten mit Hilfe von Predictive Analystics-Werkzeugen gefällt werden, können direkt im ERP umgesetzt werden und entfalten sofort ihre Wirkung. Durch dieses Grundprinzip von SAP S/4 HANA werden Unternehmen von nun an mit viel höherer Geschwindigkeit auf den Markt reagieren können und auf Basis profunder Ist-Daten ihre Planungen um ein Vielfaches präziser und schneller anpassen und umsetzen. SAP S/4 HANA Finance ist der Anfang einer Reihe von grundlegenden Erneuerungen, die SAP S/4 HANA mit sich bringen wird. Für das Rechnungswesen sind die Weichen in Richtung Zukunft jetzt bereits gestellt. Fazit SAP S/4 HANA Finance hebt die bisher gültige Trennung von analytischen und transaktionalen Prozessen auf und bringt auf diese Weise einen gewaltigen Schub von Performanz und Transparenz für das Finanzwesen eines Unternehmens. Neue Datenbankmodellierungen sorgen für eine drastische Verschlankung und Beschleunigung bisheriger Arbeitsabläufe. Durch die Geschwindigkeit der HANA-Datenbank entfällt die Notwendigkeit für komplizierte und zeitaufwändige Aggregation der Daten in einem Data Warehouse - SAP S/4 HANA Finance ermöglicht die Einsicht in Prozessdaten in Echtzeit. Auf diese Weise können Entscheidungen wesentlich schneller und auch fundierter getroffen werden, denn alle Zahlen kommen aus einer zentralen Single Source of Truth, die stets abbildet, was im finanziellen Bereich des Unternehmens wirklich passiert. 6

7 Wir halten Sie weiter auf dem Laufenden:» Newsletter abonnieren Die beachtliche Performance der SAP S/4HANA Finance-Lösungen begründet sich im konzeptuellen Leitmotiv der neuen Software: radikale Vereinfachung. Headquarters: itelligence AG Königsbreede Bielefeld Germany info@itelligence.de 11/2015