USER MANUAL VERTICAL FILE

Transkript

1 USER MANUAL VERTICAL FILE Inhaltsverzeichnis 1 Was ist vertical File? vfile Desktop-Client Installation Anmeldung Auf Daten zugreifen Container Erstellen von Ordner und Dateien Eine Datei öffnen, bearbeiten und speichern Abgrenzung zu klassischen Netzlaufwerken Eine Datei mit anderen Personen teilen Versenden eines Datei-Links per Mail Erzeugen eines individuellen Datei-Links Eine ältere Version einer Datei wiederherstellen Weitere Funktionen im vfile Client vfile Explorer Offline auf Dateien zugreifen Synchronisierungsprotokoll Auf Updates überprüfen Den Netzlaufwerksbuchstaben ändern Vom vfile Desktop-Client abmelden Den vfile Client beenden vfile Zugriff über einen Webbrowser Auf Dateien zugreifen Eine Datei hochladen und neue Ordner erstellen Dateien per Drag & Drop hinzufügen Dateioperationen, Versionierung und Freigabe an Externe vfile als Smartphone App... 16

2 Herzlich Willkommen in der Welt von vertical! Wir vereinfachen Ihre Arbeitswelt mit unseren Technologien. Damit auch immer alles reibungslos funktioniert, erfahren Sie auf den nächsten Seiten mehr über vertical File. Egal ob Sie Dokumente mobil bearbeiten, teilen oder sicher verwahren wollen, mit vertical File steht Ihnen eine zuverlässige und moderne Lösung zur Verfügung. Sollten Sie Fragen haben unterstützt Sie unser Support-Team gerne jederzeit unter der Rufnummer bzw. per Wir wünschen Ihnen nun viel Freude mit unseren Services! 1 Was ist vertical File? vertical File (vfile) ist ein sicherer und mobiler Dateispeicher- und Dateiaustausch-Service für Ihre Unternehmensdaten. Ihre Daten werden in der Deutschen vertical Cloud auf modernster Speichertechnologie gespeichert und auf all Ihren Endgeräten, wie Notebook, SmartPhone oder Webbrowser auf sicherem Wege zugänglich gemacht. Dies ermöglicht ein flexibles und mobiles Arbeiten in einer globalisierten Welt. Für vfile stehen zwei Dateiablage-Optionen zur Verfügung: 1. vfile Teams sind Teamordner (sog. shared Container), auf welche ein bestimmter Personenkreis Ihrer Organisation zugreifen kann (z.b. Abteilungen oder Arbeitsgruppen, bis hin zum gesamten Unternehmen). 2. vfile Private ist Ihr persönlicher Ordner (sog. personal Container) auf welchen nur Sie Zugriff haben. 2 vfile Desktop-Client Der vfile Desktop-Client ist die Windows-Integration von vertical File auf Ihrem PC, um komfortabel auf Ihre Unternehmensdaten zuzugreifen. Dabei simuliert der vfile Desktop-Client ein klassisches Netzlaufwerk im Windows Explorer, wie Sie es aus der Vergangenheit kennen. Somit müssen Sie sich bei der Dateiverwaltung nicht neu orientieren, haben aber eine Menge an zusätzlichen Features, wie die Datei-Versionierung bei Dateiänderungen Datei-Freigabemöglichkeiten an Externe (zeitlich befristet)

3 Den Komfort auch unterwegs mit Ihrem Notebook mit hoher Geschwindigkeit auf die Netzlaufwerke zugreifen zu können, ohne wie bisher eine oft langsame VPN Verbindung aufbauen zu müssen. Den mobilen Dateizugriff per Smartphone und Webbrowser 2.1 Installation Die Installationsdatei für den vfile Desktop-Client kann durch Ihre IT bzw. mit unserer Unterstützung zentral über das Netzwerk installiert werden. Alternativ können Sie die Installation auf Ihrem PC selbst durchführen, sofern Sie über lokale Administrationsrechte verfügen. Gehen Sie wie folgt vor: - Laden Sie sich die Setup-Datei herunter: /downloads - Führen Sie das Setup aus und folgen den Anweisungen 2.2 Anmeldung Der vfile Desktop-Client startet automatisch mit dem Windowsstart. Wird der Client zum ersten Mal benutzt bzw. haben Sie Ihr vertical Kennwort geändert, muss eine Anmeldung mit Ihrem vertical Benutzernamen und aktuellen Passwort stattfinden. Ihr Benutzername und Kennwort wird dann automatisch gespeichert. 1. Machen Sie einen Doppelklick auf das Tray Icon am rechten unteren Bildschirmrand. Eine Anmeldemaske öffnet sich. 2. Geben Sie Ihre vertical-benutzerdaten in die Anmeldemaske ein. 3. Klicken Sie auf Login.

4 2.3 Auf Daten zugreifen Nach erfolgreicher Installation und Anmeldung haben Sie die Möglichkeit auf die Ihnen zugeordneten personal- und shared Container zuzugreifen, um Dokumente abzulegen, anzusehen, zu bearbeiten oder auch mit Externen zu teilen. 1. Öffnen Sie den Explorer auf Ihrem Computer. 2. Machen Sie einen Doppelklick auf das Laufwerk vfile, welches standardmäßig als Laufwerk Z: bereitgestellt wird (der Laufwerksbuchstabe kann in den Einstellungen geändert werden). Eine Liste mit den Ihnen zugeordneten Containern (= Einstiegsordner) öffnet sich. 2.4 Container Container auf der obersten Ebene sind Einstiegspunkte und können nur administrativ erstellt werden, da auf dieser Ebene die Zugriffsrechte festgelegt werden, die innerhalb des Containers gelten.

5 Sollten für Sie relevante Ordner nicht sichtbar sein, wenden Sie sich bitte an Ihre IT oder unseren Support (Tel.: bzw. 2.5 Erstellen von Ordner und Dateien Innerhalb eines existierenden Containers können Sie Ordner und Dateien wie gewohnt frei erstellen, umbenennen und löschen. Diese Ordner und Dateien haben die gleichen Zugangsrechte wie der Einstiegs-Container. 1. Navigieren Sie in einen Container. 2. Wählen Sie eine Ebene aus, wo der neue Ordner erstellt werden soll. 3. Machen Sie einen Rechtsklick und erstellen Sie einen neuen Ordner. 2.6 Eine Datei öffnen, bearbeiten und speichern 1. Wählen Sie eine Datei aus und öffnen Sie diese mit einem Doppelklick (die Datei wird nun für Sie unsichtbar heruntergeladen, lokal zwischengespeichert und für die Ansicht bzw. Bearbeitung geöffnet). 2. Bearbeiten Sie diese Datei wie gehabt mit Ihren Anwendungen. 3. Speichern Sie die Datei wie gehabt (die Datei wird nun automatisch wieder in die vertical Cloud hochgeladen, sodass alle Personen mit Zugriffsrechten auf diesen Container die aktuelle Version sehen können). 4. Im Hintergrund wird dadurch eine neue Version der Datei erzeugt, so dass Sie jederzeit auch auf die Vorgängerversion zurückgreifen können

6 2.7 Abgrenzung zu klassischen Netzlaufwerken Auf Grund der Cloudarchitektur von vfile gibt es ein paar Besonderheiten, die es bei der Anwendung zu beachten gilt. Sollten einige der folgenden Punkte besonders relevant für Sie sein, empfiehlt sich bei Ihnen ggf. der Einsatz eines hybriden Szenarios, also eine Mischung aus klassischen Netzwerkspeicher und vfile. Wir beraten Sie gerne über das passende Konzept für Ihr Unternehmen. Berechtigungen Zugriffberechtigungen können bei vfile nur auf Ebene der Container vergeben werden. Hier kann zwischen lesenden, schreibenden (neue Ordner und Dateien erzeugen) und ändernden (bestehende Ordner und Dateien ändern und überschreiben) Zugriffsrechten für Benutzer unterschieden werden. Die Berechtigungen werden dann automatisch auf alle darunterliegenden Ordner und Dateien vererbt. Eine Veränderung der Berechtigungsstruktur unterhalb der Einstiegs-Container ist nicht möglich. Gleichzeitiger Dateizugriff und Datenbanken vfile ist als mobiler Speicher ausgelegt, bei dem Anwender beim Zugriff auf Dateien automatisch eine Kopie der jeweiligen Datei herunterladen und diese nach Bearbeitung automatisch wieder zurückspielen. Dies bedeutet, dass vfile nicht für Dateien geeignet ist, die einer sehr häufigen Änderung durch mehrere Benutzer unterliegen, wie z.b. Microsoft Access Dateien, Datenbanken oder Microsoft Excel Dokumente. Hier kann es leicht passieren, dass Anwender ihre Änderungen unbewusst gegenseitig überschreiben. Ablage sehr großer Dateien vfile ist die ideal geeignet für Dokumente <50 Mbyte (Bilder, Präsentationen, Office Dokumente). Bei größeren Dateien (Photoshop, CAD, Videos) empfehlen wir neben vfile den Einsatz einer lokalen Speichereinheit um hohe Zugriffsgeschwindigkeiten zu gewährleisten. 2.8 Eine Datei mit anderen Personen teilen vertical File ermöglicht es Ihnen, Dateien mit anderen Personen zu teilen. Somit können Sie auch externen Personen rein lesenden Zugriff auf bestimmte Dokumente geben, statt die Datei wie bisher per zu versenden.

7 2.8.1 Versenden eines Datei-Links per Mail 1. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Datei, die Sie teilen möchten. 2. Wählen Sie die Option Datei veröffentlichen ( ) 3. Wählen Sie die Option per Mail. Eine neue wird erstellt, die den Link beinhaltet. 4. Geben Sie einen Empfänger und wahlweise einen Betreff ein. 5. Klicken Sie auf Senden, um der Person den Datei-Link zukommen zu lassen. Tipp: Der generierte Link ist eine Woche gültig. Sollte der Empfänger diese Information für einen längeren Zeitraum benötigen, gehen Sie zum nächsten Punkt Erzeugen eines individuellen Datei-Links Möchten Sie die Datei für einen längeren oder kürzeren Zeitraum freigeben oder den Link zur Datei auf einem anderen Weg versenden, können Sie dies wie folgt tun: 1. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Datei, die Sie teilen möchten. 2. Wählen Sie die Option Öffentlichen Link erstellen 3. Ein neues Fenster öffnet sich 4. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, bis zu dem der Link gültig sein soll 5. Klicken Sie auf Link erstellen a. Mit einem Klick auf Kopieren wird der gesamte Link in Ihre Zwischenablage kopiert und Sie können diesen an einem beliebigen Ort einfügen

8 b. Mit einem Klick auf Als Hyperlink kopieren wird der Link als Hyperlink formatiert in Ihre Zwischenablage kopiert. Dieser empfiehlt sich zur anschaulicheren Darstellung in s oder Dokumenten. 2.9 Eine ältere Version einer Datei wiederherstellen Mit diesem Feature können Sie ältere Versionen einer Datei ansehen und wiederherstellen. Dabei werden in vertical File standardmäßig die letzten zehn Versionen vorgehalten. Die maximale Anzahl an vorgehaltenen Dateiversionen kann jedoch administrativ geändert werden. 1. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Datei, deren Versionsverlauf Sie sehen möchten 2. Wählen Sie die Option Versionsverlauf anzeigen

9 3. Ein neues Fenster öffnet sich 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der aufgeführten Versionsliste auf die wiederherzustellende Version 5. Wählen Sie die Option Wiederherstellen um die aktuellste Version der Datei mit der nun ausgewählten Version zu überschreiben 6. Bestätigen Sie die Wiederherstellung Hinweis: Wenn Sie die ältere Version lediglich ansehen wollen, ohne die aktuellste Version zu überschreiben, wählen Sie statt Wiederherstellen den Punkt Öffnen Tipp: Durch einen Doppelklick auf einen Listeneintrag, öffnen Sie die gewählte Version temporär um Sie auf den erwarteten Inhalt zu überprüfen Weitere Funktionen im vfile Client Über einen Rechtsklick auf das vfile Tray-Icon im rechten unteren Bereich Ihres Bildschirms erreichen Sie weitere Funktionalitäten.

10 vfile Explorer Der vfile Explorer ist eine alternative Möglichkeit zum Windows Explorer, um durch die Ordnerstruktur in vfile zu navigieren. Hier finden Sie ebenfalls die Features der Versionierung und Veröffentlichung von Dateien. Zusätzlich lässt sich hier die Offline-Synchronisierung eines Containers aktivieren Offline auf Dateien zugreifen Über den vfile Desktop-Client sind Ihre Dateien standardmäßig nur Online erreichbar. Möchten Sie auch Offline mit den aktuellsten Dateien arbeiten, synchronisieren Sie einfach den benötigten Container. Öffnen Sie auf dem zuvor beschriebenen Weg den vfile Explorer. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Container im linken Bereich des Fensters. 1. Wählen Sie die Option Synchronisieren (auch offline verfügbar) 2. Bestätigen Sie die Meldung 3. Alle Dateien des Containers werden nun auf Ihren Rechner heruntergeladen und fortgehend synchronisiert / aktuell gehalten Tipp: Möchten Sie nicht länger Offline auf diesen Container zugreifen, folgen Sie den Schritten erneut und wählen bei 3. Die Option Nicht synchronisieren (nur online verfügbar). Die Dateien auf Ihrem lokalen Gerät werden daraufhin gelöscht. Die Dateien in der Cloud bleiben davon unberührt.

11 Synchronisierungsprotokoll Über das Tray-Icon erreichen Sie ebenfalls das Synchronisierungsprotokoll. Hier werden die letzten 200 durchgeführten Operationen (Uploads, Umbenennungen, Downloads in offlinesynchronisierte Ordner) mit der Cloud protokolliert. Tipp: Wenn Sie größere Dateien hochladen bzw. speichern, können Sie hier den Upload- Vorgang einsehen und kontrollieren ob der Vorgang abgeschlossen ist Auf Updates überprüfen Im Einstellungen-Fenster können Sie prüfen, ob eine neue Version des vfile Clients für Sie bereitliegt. Sollten Sie ein vertical Device nutzen, bekommen Sie die neuesten Updates immer automatisch eingespielt Den Netzlaufwerksbuchstaben ändern Unter Umständen möchten Sie, dass das Netzlaufwerk unter einem anderen Buchstaben bereitgestellt wird. Dies können Sie beliebig in den Einstellungen ändern. 1. Öffnen Sie das Einstellungen-Fenster 2. Wählen Sie im Bereich System einen Buchstaben aus dem Dropdown-Menü 3. Bestätigen Sie die Änderung des Netzlaufwerks

12 4. Die Verbindung zum virtuellen Netzlaufwerk wird kurzzeitig getrennt und unter dem neuen Buchstaben wieder aufgebaut Achtung: Bevor Sie diese Änderung durchführen, schließen Sie alle Dateien, die über den v File Desktop-Client geöffnet wurden. Die Änderung des Buchstabens kann zusätzlich dazu führen, dass Verknüpfungen auf Ihrem Rechner zu Dateien in vertical File nicht mehr korrekt funktionieren Vom vfile Desktop-Client abmelden Wenn Sie vfile auf Ihrem System nicht mehr nutzen oder einen anderen Benutzer anmelden möchten, können Sie sich einfach abmelden. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das vfile Client Tray-Icon 2. Wählen Sie die Option Abmelden Alle lokalen Dateien und Informationen zum angemeldeten Benutzer werden von Ihrem Rechner entfernt. Die Daten in der vertical Cloud sind davon nicht betroffen Den vfile Client beenden 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das vfile Client Tray-Icon 2. Wählen Sie die Option Beenden Beim nächsten Start des vfile Clients werden Sie automatisch wieder angemeldet 3 vfile Zugriff über einen Webbrowser Über vertical Web, Ihrem mobilen Büro im Browser, können Sie auch unterwegs auf all Ihre IT Services zugreifen. So ist auch der Zugriff auf vfile per Browser oder über Ihr Smartphone jederzeit möglich.

13 1. Melden Sie sich mit Ihren vertical Benutzerdaten auf der Seite an. Achtung: Speichern Sie Ihr Kennwort niemals in einem fremden Browser. Zur zusätzlichen Sicherheit empfehlen wir Ihnen die Nutzung unserer kostenfreien 2-Wege Authentifizierung, die Sie unter Profil & Hilfe einrichten können. 2. Sie werden dann auf Ihr persönliches Dashboard weitergeleitet. 3. Klicken Sie auf den Home -Button, wodurch das Menü geöffnet wird. 4. Klicken Sie auf die Kachel Dateien. Ein neues Fenster wird geöffnet.

14 3.1 Auf Dateien zugreifen Der mittlere Bereich des Fensters zeigt Ihnen die verfügbaren Container an. Navigieren Sie durch die Struktur um zur gewünschten Datei zu kommen. 1. Wählen Sie in der Containerübersicht den benötigten Container 2. Navigieren Sie sich durch einfache Linksklicks durch die Ordnerstruktur 3. Ein Linksklick auf eine Datei lädt diese herunter, so dass Sie damit arbeiten können 3.2 Eine Datei hochladen und neue Ordner erstellen Über die Webseite können Sie ebenfalls Dateien hochladen und neue Ordner erstellen. Per Button: 1. Navigieren Sie in vfile Web in den Ordner, in den Sie eine Datei hochladen möchten 2. Klicken Sie auf das grüne + -Symbol 3. Wählen Sie Datei hochladen (an dieser Stelle können Sie auch einen neuen Ordner erstellen) 4. Wählen Sie im geöffneten Dialog die hochzuladende Datei 5. Bestätigen Sie mit Öffnen

15 3.3 Dateien per Drag & Drop hinzufügen 1. Navigieren Sie in vfile Web in den Ordner, in den Sie eine Datei hochladen möchten 2. Suchen Sie in Ihrem lokalen Dateiverzeichnis nach der hochzuladenden Datei 3. Ziehen Sie die Datei mit gedrückter linker Maustaste über die Ordnerstruktur im Browser 4. Lassen Sie die Maustaste los Tipp: Beim Upload wird mit einem Overlay im rechten Bereich des Fensters der Fortschritt angezeigt. Schließen Sie den Browser nicht, solange der Upload läuft.

16 3.4 Dateioperationen, Versionierung und Freigabe an Externe Jeder Ordner und jede Datei verfügen über ein Kontextmenü, welches Sie über die 3 vertikalen Punkte rechts neben der Datei erreichen. Dort haben Sie die Möglichkeit eine Datei zu löschen, umzubenennen, zu kopieren oder zu verschieben. Ebenso können Sie über das Kontextmenü wie im vertical Desktop-Client (s.o.) ältere Dateiversionen wiederherstellen und Dateien für Externe freigeben. 4 vfile als Smartphone App Sie können vfile auch als Web App auf Ihrem SmartPhone einbetten und jederzeit mobil nutzen. 1. Melden Sie sich über Ihren Smartphone Browser mit Ihren vertical Benutzerdaten auf der Seite an. 2. Sie werden dann auf Ihr persönliches Dashboard weitergeleitet. 3. Klicken Sie auf den Home -Button, wodurch das Menü geöffnet wird. 4. Klicken Sie auf die Kachel Dateien. Ein neues Fenster wird geöffnet.

17 5. Klicke Sie auf das Menüsymbol Ihres Smartphone (s. Screenshots für Iphone und Android) 6. Wählen Sie Zum Home-Bildschirm (iphone) bzw. Zum Startbildschirm hinzufügen (Android) 7. Vergeben Sie einen Namen für die Web App 8. Die App ist nun auf Ihrem Home Bildschirm gespeichert. Hinweis: Ihr Kennwort müssen Sie aus Sicherheitsgründen alle 7 Tage neu eingeben. ios:

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