TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED. Inhaltsverzeichnis

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1 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED INHALT Inhaltsverzeichnis 1 Generelles Schreibform Piktogramme Dialogboxen Voraussetzungen Erläuterungen zum Inhalt Version Änderungen zu den Vorgängerversionen Zellinhalte bearbeiten Zellen kopieren und verschieben Mit der Maus Mit den Menübefehlen Fenster Teilen Fenster fixieren Fensterfixierung aufheben Aus- und wieder einblenden von Objekten Zeilen/Spalten ausblenden Zeilen/Spalten einblenden Tabellenblätter markieren Tabellenblätter ausblenden Tabellenblätter einblenden Zellen Verknüpfen Externe Bezüge D-Funktion Übungen D-Berechnung Arbeitsmappen verknüpfen Zahlenformate Zahlenformate zuweisen Symbole für Zahlenformate Benutzerdefinierte Zahlenformate Übungen Schutzmechanismen Zellen schützen Arbeitsmappe schützen Übung Korrekturfunktionen Der Detektiv Fehlerüberprüfung Formeln in Tabellen anzeigen Funktionen Datumsfunktionen Mathematische Funktionen SUMMEWENN () RUNDEN() VRUNDEN()... 26

2 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED INHALT 6.3 Statistische Funktionen ANZAHL() ANZAHL2() ZÄHLENWENN() Textfunktionen GROSS2() GROSS() KLEIN() LINKS() RECHTS() VERKETTEN() Finanzmathematische Funktionen ZW() NBW() RMZ() BW() ZINS() Matrixfunktionen SVERWEIS() WVERWEIS () INDEX() Übung (und Vorgänge) Logische Funktionen WENN() Verschachtelte Funktionen Rückgabewerte von WENN-Funktionen mathematisch verwerten UND() ODER() ISTFEHLER() Datenbankfunktionen Auswahl an DB-Funktionen DBANZAHL() DBMAX() DBMIN() DBSUMME() Übungen Runden Firmenangaben (SVERWEIS) Einkommenssteuer (SVERWEIS) Zellfunktionen Gültigkeitsregeln Kommentar Kommentar einfügen, bearbeiten und löschen Übungen Gültigkeitsregeln Gliederung Formatvorlagen Formatvorlagen planen Formatvorlagen zusammenführen Formatvorlagen in Mustervorlagen Formatvorlagen anwenden Übungen... 65

3 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED INHALT 9 Gliederungen Verschiedene Ebenen einer Tabelle Autogliederung Manuelle Gliederung Mit Gliederungen arbeiten Übungen Namen verwenden Namen in Formeln, als Sprungadressen und Konstante Namen festlegen Namen übernehmen Sprungadressen und schnelle Markierungen Übung Arbeit mit Diagrammen Diagrammtyp Datenreihe bearbeiten Achsen, Skalierung Fehlerindikator Trendlinie Übungen Kostenentwicklung Schuhe Trend Temperaturtabelle Listen und Datenbanken Aufbau einer Datenbank Datenbank erstellen Datenmaske verwenden Daten suchen (Such- und Filterkriterien) Beispiele für Filter Arbeiten mit der Datenbank als Liste Liste sortieren Sortieren Filtern Filter AutoFilter Spezialfilter Der Kriterienbereich Kriterieneingabe Ausgabebereich Übungen Datenmaske: Sortieren: Filter Bedingte Formatierung Datenanalyse mit bedingter Formatierung Wochentage mit Bedingter Formatierung hervorheben Übungen Spezialfilter: Bedingte Formatierung DB-Funktionen:

4 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED INHALT 14 Verwenden von externen Datenbanken MS-Query installieren Organisatorisches MS-Query starten SQL-Fähigkeiten von MS-Query Abfragen speichern MS-Query: Daten an Excel zurückgeben MS-Query: Übung Teilergebnisse der Datenbank Übung Pivot-Tabellen Layout-Änderungen Detailwerte Auswertung und Darstellung PivotChart-Bericht Übungen Übung Übung Was-wäre-wenn-Analyse Zielwertsuche Solver Szenario-Manager Übungen Zielwertsuche Solver Steuerelemente Steuerelement einfügen Steuerelement mit Zellen verknüpfen Steuerung Weitere Einstellungsmöglichkeiten Nachträgliches Bearbeiten eines Steuerelementes Übung Daten Import und Export Importieren von Daten Importfilter Exportieren von Daten Exportfilter Übung Arbeitsvorgänge aufzeichnen Makros oder VBA Makros aufzeichnen Makro ausführen Makro einer Schaltfläche zuweisen Übung

5 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED 1 1 Generelles 1.1 Schreibform Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde bei Angaben, in denen keine geschlechtsneutrale Beschreibung möglich ist, die männliche Form angewendet. In diesem Fall gelten die Beschreibungen sinngemäss für beide Geschlechter Piktogramme Im Kurs finden Sie verschiedene Grafiken, nennen wir sie einmal Piktogramme. Diese Piktogramme weisen auf wichtige Stellen hin, markieren wichtige Hinweise und weiteres mehr. Fragen Begriffe Tipps, Hinweise Sie dienen zur Repetition und zur Festigung von wichtigen Begriffen. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken ausmerzen. Wichtige Fachausdrücke, die immer wieder in der Computerpraxis auftauchen. Sie sollten diese interpretieren können. Beachten Sie die Tipps. Die gewonnen Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Zusatzinfos Praxis Wertvolle Hintergrundinformationen, die zum erweiterten Verständnis beitragen. Praktische Übungen am PC. Diese sind sehr wichtig, denn Sie müssen effizient und sicher mit dem Computer umgehen können Dialogboxen Office verfügt über den Office-Assistenten, den Sie je nach belieben aktivieren können und der Ihnen bei der Arbeit mit dem Produkt mit hilfreichen Tipps und Empfehlungen zur Seite steht. Je nach Einstellung werden die Dialogboxen in Normalform oder über die Schnittstelle des Assistenten angezeigt. In diesen Unterlagen werden Dialogboxen mittels Assistenten «Karl Klammer» dargestellt. Sie gelten sinngemäss analog den normalen Dialogboxen. Dialogbox mit aktiviertem Office- Assistenten «Karl Klammer» Dialogbox ohne aktivierten Assistenten

6 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED Voraussetzungen Für eine korrekte Durchführung sowie einen optimalen Lernerfolg werden folgende Grundvoraussetzungen erwartet. Windows Grundkenntnisse Umgang mit Dateien und Ordnern Excel Grundkenntnisse 1.2 Erläuterungen zum Inhalt Version Die in der Unterlage erwähnten Beschreibungen beziehen sich auf Excel Version Änderungen zu den Vorgängerversionen Legende: Funktion enthalten Verbessert in Office 2003 neu in Office 2003 Funktion Microsoft Office Online-Dienste Office 97 Office 2000 Office XP Optimierte Hilfe - - Aufgabenbereiche - Integration von Excel Listen mit Windows Share- Point Services Erweiterte Statistikfunktionen in Excel 2003 Visuelles Zuordnungstool in Excel Office 2003 Branchenkonforme XML- Unterstützung - - Smarttags - - Erweiterbare Smarttags In Excel und Access In Word, Excel und Access Office Online erfordert eine Internetverbindung. Erfordert Windows SharePoint Services unter Windows Server Quelle:

7 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED 3 2 Zellinhalte bearbeiten 2.1 Zellen kopieren und verschieben Excel bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Zellen zu verschieben und zu kopieren Mit der Maus Achten Sie darauf, dass der Mauszeiger die Form eines Pfeils annimmt. Verschieben Kopieren Rechte Maustaste 1. Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich und zeigen Sie mit der Maus auf den Rahmen. 2. Ziehen Sie die Zelle(n) an den neuen Zielort und lassen Sie dort die Maustaste los (bereits vorhandene Inhalte werden überschrieben!) 1. Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich und zeigen Sie mit der Maus auf den Rahmen. 2. Drücken Sie die <Ctrl>-Taste während des Ziehens mit der Maus. Lassen Sie am Zielort die Maustaste vor der <Ctrl>-Taste los, sonst wird der Inhalt verschoben statt kopiert. 1. Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich und zeigen Sie mit der Maus auf den Rahmen. 2. Benutzen Sie die rechte Maustaste um die Zelle(n) an den Zielort zu ziehen. Nach dem Loslassen der Maustaste erscheint ein Kontextmenü, welches Ihnen erlaubt, das Einfügen zu steuern: 3. Wählen Sie nun, ob Sie verschieben oder kopieren, nur die Werte oder nur die Formate kopieren, oder ob Sie die bereits ausgefüllten Zellen nach unten oder rechts verschieben wollen Mit den Menübefehlen Im Menü BEARBEITEN finden Sie die Befehle AUSSCHNEIDEN, KOPIEREN und EINFÜGEN. Diese Befehle finden Sie auch als Symbole in der Symbolleiste oder im Kontextmenü der Zelle(n). Was Sie in die Zwischenablage kopieren, kann in fast allen MS-Office-Programmen mit dem Befehl Einfügen wieder eingefügt werden. Vorgänge Ausschneiden Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich und wählen Sie AUSSCHNEIDEN (Kontextmenü, Symbol oder Menü Bearbeiten). Um den markierten Ausschnitt erscheint ein Laufrahmen.

8 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED 4 Kopieren Einfügen Inhalte einfügen Markieren Sie eine Zelle oder einen Bereich und wählen Sie KOPIEREN (Kontextmenü, Symbol oder Menü Bearbeiten). Um den markierten Ausschnitt erscheint ein Laufrahmen. 1. Markieren Sie die erste Zelle oben links an der Stelle, wo Sie den Ausschnitt wieder einfügen wollen. 2. Wählen Sie EINFÜGEN (Kontextmenü, Symbol oder Menü Bearbeiten), wenn Sie denselben Ausschnitt mehrmals einfügen wollen. Sonst drücken Sie die <Enter>-Taste. 3. Drücken Sie <Esc>, sofern der Laufrahmen nicht von alleine verschwinden sollte. Nach dem Ausschneiden oder Kopieren können Sie im Kontextmenü oder im Menü BEARBEITEN auch INHALTE EINFÜGEN statt Einfügen wählen. Das öffnet Ihnen ein Dialog-Fenster: Mit diesen Optionen wählen Sie nun, was Sie verschieben oder kopieren möchten (Alles, Formeln, Werte ). Zusätzlich legen Sie ev. auch eine Rechenoperation fest. Dabei wird z.b. die kopierte Zelle zuerst vom vorhandenen Wert der Zelle im Einfügebereich subtrahiert und das Ergebnis dann eingefügt. Mit dem Kontrollfeld Transponieren vertauschen Sie beim Einfügen die Spalten und Zeilen. Verknüpfen schliesslich fügt in Ihrem Zielbereich eine Referenz zum kopierten Ausschnitt ein, so dass Änderungen im Quellbereich auch im Zielbereich sichtbar werden (später mehr) Fenster Teilen Die beiden Fensterteiler ermöglichen das Unterteilen einer Tabelle in verschiedene Ausschnitte, die (beinahe) unabhängig voneinander eingestellt werden. Mit der vertikal Maus ziehen Sie dazu lediglich die Fensterteiler in die Tabelle hinein. Aufgehoben wird die Fensterteilung, indem die Fensterteiler wieder an ihre ursprüngliche Position gezogen werden. Je nachdem im welchem Bereich mit der Maus gezogen wird ändert sich die Genauigkeit der Einteilung. horizontal Wenn Sie mit der Maus im Tabellenbereich ziehen so rastet die Teilung basierend auf das Gitternetz. Ziehen Sie hingegen im Rollbalkenbereich so teilen Sie das Fenster feiner ein (was in den meisten Fällen nicht erwünscht ist!)

9 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED Fenster fixieren Eine bessere Variante, um grössere Tabellen übersichtlich einzuteilen bietet die Funktion Fenster fixieren. Dies erwirken Sie mittels Menübefehl FENS- TER, FENSTER FIXIEREN. Vorgänge Fenster fixieren Angenommen Sie möchten die Zeile 1-3 sowie die Spalte A auf dem Tabellenblatt immer sichtbar haben. Somit ist die erste Zelle, welche bewegbar sein darf die Zelle B4. Klicken Sie auf die Zelle B4 und wählen danach FENSTER, FENSTER FIXIEREN. Nun ist das Fenster fixiert und die Überschriften sind jederzeit ersichtlich. Mehr auf dem Bildschirm anzeigen Eine weitere Eigenschaft der Fensterfixierung ist die Fixierung der momentanen Einstellung nach oben und rechts. Dies bedeutet, dass, falls Sie z.b. die Zeile 1-2 nicht sichtbar im Tabellenfenster haben dies auch so bleiben wird. Dies kann sich als sinnvoll erweisen, falls Sie in den oberen Zeilen Text haben, der nicht zwingend auf dem Bildschirm dargestellt werden soll, jedoch auf dem Ausdruck zu erscheinen hat.

10 TABELLENKALKULATION FÜR ECDL ADVANCED Fensterfixierung aufheben Um eine aktivierte Fensterfixierung wieder zu deaktivieren wählen Sie wiederrum den Menübefehl FENSTER. Nun erscheint die Auswahl FENSTERFIXIERUNG AUFHEBEN. Durch kliciken auf diese wird die Fensterfixierung wieder aufgehoben. 2.2 Aus- und wieder einblenden von Objekten Zeilen/Spalten ausblenden In gewissen Fällen ist es notwendig Bereiche der Tabelle auszublenden. Dies kann sich als sehr nützlich erweisen, wenn Sie z.b. in Zellen Zwischenwerte von Berechnungen erstellen, die jedoch auf der Tabelle nicht erscheinen sollen. Vorgänge 1. Markieren Sie die auszublendende Spalten oder Zeilen. 2. Klicken Sie, je nach Bedürfnis, auf den Menübefehl FORMAT, SPALTE, AUSBLENDEN oder FORMAT, ZEILE, AUSBLENDEN. Alternativ können Sie ebenfalls mit der rechten Maustaste in den Spalten-/Zeilenkopf der des markierten Bereiches klicken und danach aus dem Kontextmenü den Befehl AUSBLENDEN wählen. Eine weiter Möglichkeit ist die Grössenänderung auf 0.00 Pixel durch Ziehen mit der Maus Zeilen/Spalten einblenden Um ausgeblendete Bereiche wieder einzublenden markieren Sie die benachbarten Spalten oder Zeilen und wählen danach die Option zur Einblendung der Spalten/Zeilen.