Mercury MPS V5: Managed Print Services Asset Management Q2/2014 by docuform GmbH. Mercury MPS V5: Managed Print Services Asset Management

Transkript

1 Outputmanagement Mercury MPS V5: Managed Print Services Asset Management Follow Print 2 Fleet & Ser vice Management Web-Anwendungen Account ing

2 Mercury Produktmodule im Überblick 2 Unter Mercury ist ein umfassendes Lösungspaket in den Bereichen DMS (Document Management) und OMS (Output Management) zu verstehen. Dabei liegt der entscheidende Vorteil in einer ganzheitlichen und einheitlichen Lösung. Gleichzeitig kann von einer herstellerunabhängigen und -übergreifenden Lösung Made in Germany gesprochen werden. Im Einzelnen handelt es sich um: Host / SAP BC/XOM Schnittstellen Datenkonvertierungen und AFP Lösungen Generic Printer Driver (GPD) für optimales Windows und Cloud Printing Formulardesign und Management Follow 2 Print incl. embedded MFP Anbindungen Accounting und Kostenstellen Managed Print Service (MPS)

3 3 Die Mercury Produktmodule im Überblick

4 Modular aufgebautes Lösungspaket für... 4 speziell Managed Print Service Accounting Follow 2 Print Secure Printing OMS Output Management DMS Document Management

5 5 Mercury MPS kann Stand-Alone aber auch direkt im Verbund mit nachfolgenden Mercury Modulen eingesetzt werden Mercury OMS System für: Datenparser zur Ermittlung der Benutzer- / Druckdaten Damit verbundenes Accounting Damit verbundene Follow 2 Print Funktionalität Druckerüberwachung und SNMP Feedback für: Tatsächlich gedruckte Seiten für Accounting Datenbank Druckerstati für MPS Datenbank Conditional Processing Mercury OMS Modul für gesicherten Druck und Reprint Asset Management Ist-Analyse, graphische Stellplatzauswertung, Soll/Ist-Vergleiche Schnittstelle zu Hersteller-/Gerätedatenbanken

6 Einzelne Produktmodule im Zusammenspiel 6 Erfolgreiche Druckrückmeldung Printer, History, Toner low, Service, etc. SNMP Feedback Fleet & Service Management Windows Druckdaten Daten Parser Fleet & Service Management Datenbank SNMP Walker Private MIB Follow 2 Print & Rerouting Conditional Processing HOST AS/400 Druckdaten Job Ticket Daten Parser Accounting Datenbank User, Pages, simplex/duplex, Color/SW Budgets Card Reader SNMP Feedback Accounting

7 7 Was ist unter Managed Print Service (MPS) zu verstehen? Betriebskonzept zur Überwachung, Pflege und Wartung von Drucksystemen durch betriebsinterne oder externe Serviceorganisationen Erhöhung von Geräteverfügbarkeit verbunden mit Kostenoptimierung durch Implementierung von effizienten Servicprozessen vom Drucker zur Serviceeinheit und zurück Prozessoptimierung und Transparenzsteigerung durch standort- und herstellerübergreifendes Mercury MPS-System Sammeln und Bereitstellen der gesamten Druckerinformation Automatische, prozessgesteuerte Anforderung bei Bedarf: Service Wartung Verbrauchsmaterial Transparenz bei der Kostenstellenabrechnung Statistik-Modul zur Optimierung der Geräteinfrastruktur Ist-Analyse für Betriebskonzepte (Easy Asset)

8 8 Softwaremodule und funktionaler Überblick MONITORING Drucker & MFP Tonerlevel MONITORING Drucker & MFP Wartung & Vorschau MONITORING Drucker & MFP Status & Alarme XML-Schnittstelle Benachrichtigung AKTION! Servicesteuerung Supplysteuerung Bestellshop Supply Datenbank Hersteller Derivat Datenbank Supply Datenbank MPS / FSM MPS / FSM Datenbank Netzwerkscan Druckererfassung Lokale Client Software Datenübertragung Zählerstände Druckerinformation Lokales Kundennetzwerk AUSWERTUNG Zählerstände Klick-Volumen AUSWERTUNG Deckungsgrad Kosten pro Klick AUSWERTUNG Tonerverbrauch Verbrauchsstatistik Web-Auswertung AKTION! Kostenabrechnung Verbrauchskalkulation Kostencontrolling Statistik

9 9 Anforderungen an ein umfassendes Druckmanagement (MPS) aus Sicht des Druckdienstleisters Umfassende Überwachung von Drucker- und MFP-Systemen Optimierung und Verringerung des Administrationsaufwandes Herstellerübergreifende und einheitliche Lösung Zentrale oder dezentrale Datenarchivierung von Endkundendaten Mandantenfähigkeit beim übergeordneten Fleet- & Servicemanagement System (Global Hosting) Tonerüberwachung mit Regelwerk für automatisierte Nachbeschaffung und Prozesssteuerung Serviceoptimierung über Wartungsereignisse und Wartungsvorschau Entscheidungsfreiheit über den Verbleib (Archivierung) sensibler Kunden-, Projektund Servicedaten Verringerung von Lagerhaltung und deutliche Reduzierung von Kapitalbindung Statistische Auswertung zur Optimierung der Druckkosten (Angebote) Schnittstelle für nachgelagerte ERP-Systeme

10 10 Anforderungen an ein umfassendes Druckmanagement (MPS) aus Sicht des Anwenders Optimale und hohe Verfügbarkeit der Drucksysteme Sinnvolle Druckkonzepte und damit verbundene Kostenoptimierung Herstellerübergreifende Servicekonzepte aus einer Hand - einheitliche Lösung Datenbanken mit sensiblen Druck- und Anwenderinformationen können vor Ort verbleiben Übertragung der Druckerinformation und Statusmeldungen erfolgt ohne Gefährdung des Kundennetzes - ohne manuelle, kostenintensive Eingriffe Accounting Funktionalität für Kostenstellenanalyse und damit verbundene Kostenoptimierung Secure Printing & Follow 2 Print Funktionalität aus einer Anwendung Kopien-, Scan- und Fax-Abrechnung bei MFP durch integrierte SmartCard-Lösungen Kompatibilität von SmartCards bereits vorhandener Zeit- und Abrechnungssystemen Schnittstelle zu eigenen, nachgelagerten u.a. ERP Systemen

11 ZENTRALE INSTALLATION DEZENTRALE INSTALLATION Produktkomponenten und Workflow 11 Netzwerk Drucker Kunden Netzwerk A HTTPS Übertragung wahlweise / HTTPS: alle FSM Daten FSM Server Lokaler Accounting Server Web-Client Auswertungen Zentrale Datenbank Lokaler Drucker Netzwerk Drucker Kunden Netzwerk B Lokaler FSM & Accounting HTTPS Übertragung wahlweise / HTTPS: nur Alarm- & Servicemeldungen Auswertungen Web-Client Lokaler Drucker

12 Highlights und Alleinstellungsmerkmale 12 Hersteller unabhängige und übergreifende MPS-Lösung Umfassendes, webbasiertes Tool zur Druckkostenermittlung und Geräteüberwachung Über SNMP Walker & private MIB Analyse können alle Druckermodelle herstellerübergreifend ausgewertet werden Mandantenfähigkeit (Global Hosting) und/oder dezentrale Datenarchivierung Übertragung der Device Information und Statusmeldungen ohne Gefährdung von Kundennetzen Plattformunabhängiger Web-Client Überwachung und Steuerung multifunktionaler Drucksysteme (MFP) Standortspezifische Ist-Analysen durch Easy Asset, Integration von Lageplänen sowie MPS Client Informationen (Zählerstände, Gerätemonitoring, Geräteeigenschaften) Flexible und dynamische Reports frei konfigurierbar Integrierte & übergreifende Hersteller-Supply-Datenbank nebst Bestellshop Umfassende Import/Export Schnittstelle (XML) für nachgelagerte ERP-Systeme

13 13 Einbettung von Mercury MPS in vorhandene Systemwelten durch vier wesentliche Schnittstellen XML-RPC Schnittstelle für direkten Datenbankzugriff XML / RPC Programmierschnittstelle CSV Im- / Export von Derivat-Supply-Produkten CSV In- / Export für derivate VB Informationen MPS (FSM) -Alarmregeln - Schwellwerte Tonerreichweite - Level (%) - Reichweite - Tagen - Seiten Device-Stammdaten Device-Information ASSET Management Private MIB Datenbank mit allen Hersteller Supply Angaben Bidirektionale Schnittstelle (XML) zu ASSET-Systemen Printer MIB inklusive Original- Hersteller- VB-Angaben

14 14 Bestellshop (e-shop): Beschaffung von Supplies und ERP-Anbindung Datenbank CSV Ex- / Importschnittstelle / HTTPS pro CSV Derivater Toner - VB - Bestellnummern MPS (FSM) -Alarmregeln - Schwellwerte - Device - Zählerstände - etc. - VB-Bestellnummern - präferiert - derivat XML Printer Tonerreichweite - Level (%) - Reichweite - Tagen - Seiten VB-Bestellshop zeitgesteuert / interaktiv MIB XML Datei Inklusive Original- Herstellerangaben - VB - Bestellnummern - Device - Zählerstände - etc. - VB-Bestellnummern - präferiert - derivat

15 Bestellshop (e-shop): Bestellvorschlagsliste 15

16 Bestellshop (e-shop): Manuelle Bestellung von Verbrauchsmaterial 16

17 Netzwerkscan und Druckerüberwachung durch Kundenclient 17 Kundenclient Software wird im lokalen Kundennetzwerk auf beliebigem PC installiert Automatische Ermittlung aller Druckersysteme mit IP-Adresse Ein- und Ausblenden von Sub-Netzbereiche möglich Ermittlung von Standard-MIB & private MIB Druckerinformation Übergabe aller Druckerinformationen an die zentrale Datenbank über / HTTPS Direkt Socket IP_Verbindung im XML/RPC Format Übermittlung aller Drucker Status- und Fehlermeldungen über SNMP-Standard via frei definierbare Eskalationslevel Erinnerungs- und Wiederholfunktion des -Versandes Definition von Wartungsereignissen Integration und Überwachung lokaler Drucker möglich Auswertungen am Zentralserver über Web-Client Übergabemöglichkeit aller Daten an das Easy Asset in Echtzeit

18 Screenshot des Kundenclients, Konfiguration und Netzwerkscan 18

19 Schematische Kommunikation über PJL/SNMP mit lokalen Drucksystemen 19 Netzwerk Drucker Lokaler Drucker PJL Anfrage PJL Feedback PC SNMP Anfrage Kunden Netzwerk Kundenclient FSM Server Eindeutige IP-Adresse SNMP Rückmeldung Zählerstände Tonerlevel Druckerstatus SNMP EXTENDER MODUL (SNMPEX) Umsetzung von PJL Druckerinformation in SNMP Befehle

20 20 Unterschiedliche Kommunikationslevel und Wege zum Anwender Die Mercury FSM Client Software überträgt die erfassten Drucker / MFP Geräteinformationen direkt aus der SQL Datenbank mittels einer unidirektionalen Kommunikation zum FSM Server per , HTTPS oder XML-RPC. Der FSM Server speichert diese Informationen direkt in seiner SQL Datenbank. Die Kommunikationsintervalle zwischen Client Software und FSM Server können, je nach Geräteinformation, unterschiedlich konfiguriert werden. Es können kritische Informationen definiert werden, die dann sofort zum FSM Server übertragen werden. Kunden Netzwerk Händler Netzwerk SNMP Druckeralarm- & Störungsmeldungen Direkte Benachrichtigung des Users durch / HTTPS SNMP Kundenclient! Sofortige Übermittlung via oder HTTPS! Eintrag in die Druckerhistorie Zählerstände, Tonerlevel Zeitintervallgesteuerte / HTTPS Zentrale SQLDatenbank

21 21 Konfiguration der SNMP-Benachrichtigung nach Häufigkeit und Eskalationslevel

22 Vorteile des Web-Clients für den Benutzer 22 Modulübergreifendes, einheitliches Web-Interface Je nach Konfiguration werden Funktionalitäten vom Accounting ein- und ausgeblendet Device Monitor zur schnellen Visualisierung der Gesamtübersicht Reports können je nach Gerätetyp individuell angepasst und erstellt werden Durch Auswahl bestimmter Zählerstandstypen wird die Aussagekraft und Übersichtlichkeit der Reports entscheidend verbessert Alle Reports können im CSV-Format exportiert werden Alle Alarmmeldungen können automatisch als im CSV-Format aktiv an nachgelagerte Programme und Prozesse übergeben werden (u.a. automatische Generierung von Tonerbestellungen und Serviceeinsätzen) Unterschiedliche Benutzerrechte können vergeben werden Interaktives Ticket System

23 Monitoring aller Druckerzustände auf einen Blick 23 Standort- und herstellerübergreifend können alle Druckerstati mit Eskalationsklassifizierung auf Knopfdruck dargestellt werden Kritische Fehlermeldungen werden direkt via an die Servicestelle weitergeleitet Alle Informationen werden zusätzlich in der Druckerhistorie vermerkt Tonerwechsel werden eindeutig erkannt und ebenfalls in der Druckerhistorie vermerkt

24 24 Verzweigung aus dem Kundenmonitor in die SNMP Druckerübersicht Über den globalen Kundenmonitor kann in die SNMP Druckerübersicht des jeweiligen Kunden in die jeweilige Druckerhistorie verzweigt werden.

25 25 Dynamische Auswertung der Zählerstände incl. private MIB

26 Weitere Key-Features 26 Herstellerspezifische und universelle MIB Dateien. Im Rahmen dieser Funktionalität werden standardisierte herstellerspezifische MIBs zur Verfügung gestellt, die es ermöglichen, auch Neugeräte ohne entsprechende private MIB Anpassung grundsätzlich mit zu verwalten und auszulesen. Auslesen und Anzeigen von Firmwareständen der Geräte Identifizierung der Drucker neben IP- und MAC-Adresse auch über Seriennummer Einbindung von Toner Cartridges nebst Preisen zur automatischen Ermittlung der Tonerkosten pro Seite, bezogen auf den jeweiligen Deckungsgrad Export und Import von herstellerspezifischen Tonerkartuschen-Preislisten nebst z.b. Herstellerangaben von Seitenkapazität und Deckungsgrad Berechnung von Kartuschenreichweiten nach Tagen und Seiten - basierend auf dem jeweiligen individuellen Druckverhalten des Anwenders Detailstatistiken für MFP Ermittlung von Geräteauslastungen Ermittlung von Deckungsgrad und Klickkosten sowie die genaue Erfassung von Tonerwechseln Wartungsvorschau

27 27 Herstellerübergreifende, standardisierte Tonerlevelabfrage über intelligentes PMD-Interface (MIB Interface)

28 28 Reichweiten von Kartuschen nach Tagen und Seiten - basierend auf dem jeweiligen individuellen Druckverhalten des Anwenders

29 Auswertung des Cartridge-Verbrauchs nach 29 Deckungsgrad Tonerkosten pro Klick

30 Statistische Auswertung der Gerätenutzung bei MFP 30 Grenzwerte der Gerätenutzung

31 31 Wartungsvorschau Abfrage einer Wartungsvorschau über beliebige Zeiträume Optimierung und damit verbundene Kostensenkung von vor Ort Serviceeinsätzen Im Fenster Wartungsvorschau werden neben zukünftige auch alle aktuellen Wartungsereignisse dargestellt Analog zur SNMP Klassifizierung werden aktuelle Wartungsereignisse als rot = kritisch und gelb = Hinweis dargestellt Je nach Definition des Wartungsintervalls werden noch verbleibende Restintervalle in Tagen oder Klicks angezeigt Über Ticket System können vom Endanwender proaktiv Serviceleistungen angefordert werden

32 Auswahl des Zeitfensters Wartungsvorschau 32

33 33 Ticket System für interaktiven Dialog zwischen Endanwender und Serviceinstitution

34 34 Easy Asset: Ist-Analyse von Gerätelandschaften im Feld Key Features Import und Verwaltung von Gebäudeplänen für Ist-Analysen Mobiles Erfassen und Auswerten durch Unterstützung von Tablets MPS Client übermittelt Echtzeitdaten an die Anwendung Einfache, interaktive App-Bedienung durch Symboltechnik Maßstabsgetreue Integration von Nutzungsbereichen dies ermöglicht Soll/Ist- Vergleiche und Gerätekonsolidierungen Statusmonitoring der Gerätelandschaft in Echtzeit am Tablet dadurch Optimierung von Servicediensten verbunden mit Kostenreduzierungen Ist-Analyse beim Anwender für Kostenermittlung und damit verbundene Optimierungsvorschläge (Soll-Vergleich) Optional: Schnittstellen zu Hersteller-/Gerätedatenbanken zur optimalen Generierung von Soll-Konzepten im Rahmen der Beratungstätigkeit

35 35 Easy Asset: Grundrissplanung mit Geräteaufnahme

36 36 Easy Asset: Darstellung der Gerätedaten und Zählerstände in Echtzeit

37 37 Easy Asset: Einpflegen von Bewegungsradien Soll/Ist-Vergleich

38 Optimales Konzept für Ihr Fleet- & Servicemanagement Schritt 2. Schritt 3. Schritt 4. Schritt 1. Schritt: Einfachste Installation des FSM-Clients im Kundennetz (auch remote) 2. Schritt: Automatischer Scan der Druckerlandschaft und Download der erforderlichen PMD (MIB) Steuerdateien (alternativ Asset Management) 3. Schritt: Einrichten der Alarmregeln und Integration der Benachrichtigungs- s in die Prozesse beim Kunden und Dienstleister 4. Schritt: Monitoring, Überwachung, Auswertung, Service-Steuerung und Tonerversorgung

39 Service- und Wartungskonzept 39 Das Lizenz-Model bezieht sich nur auf die Summe der zu administrierenden Devices bei beliebiger Anzahl von Servern Die Kunden-Client-Software wird kostenfrei zur Verfügung gestellt Docuform stellt eine zentrale, kostenfreie MIB Datenbank für alle Benutzer zur Verfügung Alle aktuellen MIB Dateien können mit Hilfe des Kundenclients automatisch von der zentralen MIB Datenbank jederzeit und kostenfrei heruntergeladen werden Die MIB und private MIB Dateien aller namhafter Hersteller stehen zur Verfügung Das Umziehen von gehosteten Kundendaten auf dezentrale Server und umgekehrt ist jederzeit unter Beibehaltung des Lizenzmodels möglich Docuform stellt innerhalb der MIB-Datenbank alle Supply Angaben der Hersteller zur Verfügung (unterschiedliche Cartridge Kapazitäten, Bestellnummern, etc.)

40 Mercury Summary Statement : Kompetenz seit 25 Jahren im Office & Production Printing -Umfeld 40 Herstellerunabhängige und -übergreifende Lösung aus dem Hause Docuform Made in Germany! Managed Print Service Forms & Design Management OMS Output Management DMS Document Management

41 Auszug aus unserem Kunden- und Partnerportfolio: 41 Allianz Austrian Airlines Bausparkasse Mainz Bausparkasse Schwäbisch-Hall Bertelsmann - Mohn Media BG RCI Bilfinger & Berger BP Refinery Rotterdam B.V. Computer-Compass GmbH & Co. KG Daimler AG

42 Auszug aus unserem Kunden- und Partnerportfolio: 42 Doc Morris Versandapotheke EDEKA ENBW GAD Habermaaß GmbH Häfele GmbH & Co. KG Karstadt / Quelle KLM Airlines Möbel Inhofer Nadler Feinkost

43 Auszug aus unserem Kunden- und Partnerportfolio: 43 National Bank of Greece Niederösterreichische Landesregierung Postbank Renault Rhenus Logistik Shell Volkswagen do Brazil Volkswagen Bank WMF AG und viele andere...

44 Who is who bei docuform: 44 docuform GmbH Karlsruhe Headquarters Händelstr Karlsruhe Germany Fon: Fax: info@docuform.de Management, CEO Martin Denk mdenk@docuform.de Reinhard Suhl rsuhl@docuform.de Projekt Management, Support Coordination Support Ingo Alex support@docuform.de Thomas Oppl support@docuform.de Michael Deck support@docuform.de Jochen Frank jfrank@docuform.de Order, Sales Logistics Beate Dietz bdietz@docuform.de