Anwenderdokumentation FORMEL 1. Version /

Transkript

1 CARDIS Reynolds Version /

2 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis... 2 Wichtige Hinweise für diese Version... 4 Vorarbeiten Update... 4 Allgemeine Hinweise... 4 Allgemein... 6 FORMEL 1 Autostart... 6 Nacharbeit... 6 APAS... 6 Automanager... 6 Voraussetzung... 6 Technischer Hintergrund... 6 BMW Group... 7 Rückläufige Teilekette... 7 Gefahrgut... 7 Fahrzeugeingangsrechnungen... 7 MIS... 8 Gebrauchtwagenmanagementsystem... 8 ISPA mobile... 8 Garantiebearbeitung... 9 FORD... 9 Aktualisieren Originalteilestamm... 9 RENAULT... 9 Migration HAP 2.5 auf PLR Ausgabe... 9 SAR Ausgabe Finanzbuchhaltung Thematik Bestandsbuchung bei abweichendem Referenzhersteller Allgemein Anpassung Beispiel FORMEL 1 evolution Fincance Offene Posten DATEV Allgemein Aktivierung Export Buchungen Import offene Posten Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 2 von 22

3 Wichtiger Hinweis FORMEL 1 evolution Allgemein Update Support / Fernwartung Menüverteiler MDI Vorbelegung Drucker Filialumbuchung Stempelungen drucken Online Prüfung Umsatzsteuer-Id Allgemein Voraussetzung Ablauf Wie erfolgt die Prüfung? Sorgfaltspflicht Mögliche Antworten Fahrzeugstamm Zubehörerfassung Ändern Hersteller BMW GROUP History Fahrzeugstamm Auftragsbearbeitung Mandantenverkauf Berechtigungen Hinweis Kein Einkaufspreis hinterlegt Gutschrift / Storno erstellen Datum Gutschrift / Storno (1) Umsatzsteuer-Id. / Steuernummer (2, 3) Hinweistext Gutschrift / Storno (4) Auftragseröffnung Umsatzsteuer-Id Steuernummer Sonstige Leistung Paketzuordnung löschen Beschreibung Ablauf Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 3 von 22

4 WICHTIGE HINWEISE FÜR DIESE VERSION Wichtiger Hinweis Nach dem Update auf die Version 360-/ sind direkt im Anschluss die Versionen 360- / und 360- / einzuspielen. Finanzbuchhaltung DATEV Bitte beachten Sie die entsprechenden Änderungen für Export / Import (siehe hier). VORARBEITEN UPDATE Wir empfehlen bereitgestellte Updates zeitnah / umgehend einzuspielen, da außer den nachfolgend beschriebenen Erweiterungen - immer Programmanpassungen im Rahmen der Qualitätssicherung / -verbesserung enthalten sind. Vor dem Update ist eine FORMEL 1-Datensicherung durchzuführen. Mit dem Hintergrund Exklusivzugriff ist es empfehlenswert vor dem Update den Server neu zu starten. Es darf kein Anwender angemeldet sein - das Update kann sonst nicht gestartet werden. Alle Schnittstellen sind zu beenden und nach erfolgtem Update neu zu starten. Während des Updatelaufes kann sich kein Anwender neu anmelden. ALLGEMEINE HINWEISE NEUE VERSION Mit diesem Update ändern sich die Versionen für FORMEL 1 evolution und FORMEL 1 classic wie folgt: FORMEL 1 evolution von auf FORMEL 1 classic von auf VERSIONSNUMMER Über die Versionsnummer des jeweiligen Updates ist u. a. auch ersichtlich, ob eine Dokumentation dafür im Internet verfügbar ist oder nicht. Hier sind die folgenden Varianten möglich: Versions-Nr. endet auf "00, z.b Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält umfangreiche Funktionsänderungen, z.b. Herstelleranforderungen und Verbesserungen, Korrekturen. Versions-Nr. endet auf "X0, z.b Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält kleinere Funktionsänderungen und Verbesserungen, Korrekturen. Versions-Nr. endet auf "X1, "X2, z. B keine Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält Qualitätsmaßnahmen (Korrekturen und Verbesserungen zur Vorversion). Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 4 von 22

5 WARUM EXKLUSIVZUGRIFF? Sind in einem Update Dateiumbauten / Datenbankänderungen enthalten, ist es erforderlich, dass diese dem Updateprogramm exklusiv zur Verfügung stehen um zu gewährleisten, dass dies korrekt erfolgen kann. Das Updateprogramm prüft vor dem Einspielen, ob diese Voraussetzung auf dem System gegeben ist. Sind noch Benutzer angemeldet bzw. nicht alle Schnittstellen beendet, wird in einem Auswahlfenster darauf hingewiesen. REIHENFOLGE Die Anzeige der zur Verarbeitung bereitstehenden Update-Dateien erfolgt jetzt nach Datum/Uhrzeit absteigend. Das Verarbeiten ist auch nur in dieser Reihenfolge möglich. Datenversorgungen werden dabei vor Programmupdates angezeigt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 5 von 22

6 ALLGEMEIN FORMEL 1 AUTOSTART Folgende Schnittstellen sind um den Parameter Autostart erweitert worden: Schnittstelle Menüpunkt (im Normalfall) Sales-Assistent Pereas 15.6 SRD Ölzapfschnittstelle 9.1 / 9.19 ATOSS TKP NACHARBEIT Mit dem Eintrag des neuen Parameters in die Schnittstellen findet keine automatische Vorbelegung des Wertes statt das System verhält sich somit wie vor dem Update. Um die neue Funktionalität nutzen zu können, sind die gewünschten Schnittstellen aufzurufen und der Wert Autostart zu setzen. APAS Die Ausgabe der adresse an APAS wurde überarbeitet. Es wird jetzt dem Kundentyp entsprechend die private oder geschäftlich hinterlegte adresse ausgegeben. AUTOMANAGER Die Schnittstelle wurde um die Möglichkeit Vorläufer auszugeben erweitert. Im Register Vorläufer der Fahrzeugbewegungen ist nun das Feld Filiale ein Pflichtfeld, wenn das Modul AMA Automanager vorhanden ist, da Fahrzeuge immer filialbezogen gemeldet werden müssen. VORAUSSETZUNG In den Parametern der Schnittstelle >9.5 Automanager< ist für Vorläufer der Status zu hinterlegen, für den eine Meldung erfolgen soll im Normallfall ist das hier 2. TECHNISCHER HINTERGRUND KENNZEICHNUNG In der Schnittstelle werden Vorläufer im Feld <Kennz> mit P = Potentialfahrzeug ausgegeben. NEUE FELDER Folgende Felder werden für Vorläufer zusätzlich ausgegeben: <availablefrom> <expectedvknet> <expectedvkbrut> <expectedkmfz> Feld Verfügbar ab Nettoverkaufsbertrag ermittelt anhand Geschätzter VK Preis Brutto Feld Geschätzter VK-Preis Brutto Feld Voraussichtlicher KM-Stand Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 6 von 22

7 BERECHNUNG NETTOVERKAUFSBETRAG Bei Steuerart A(Agentur) bzw. E(Differenzbesteuert) wird der Nettoverkaufspreis gleich dem Feld Geschätzter VK-Preis Brutto gesetzt. Bei Steuerart (V) wird der Nettoverkaufspreis anhand des aktuellen Steuersatzes und dem Feld Geschätzter VK-Preis Brutto berechnet. VORLÄUFER WIRD ANGEKAUFT Wird ein Vorläufer vom Autohaus tatsächlich angekauft, erfolgt für dieses Fahrzeug eine neue Bestandsmeldung mit der Kennzeichnung G im Feld <Kennz>. Es wird kein separater Löschsatz für den Vorläufer ausgegeben. BMW GROUP RÜCKLÄUFIGE TEILEKETTE Die Übernahme / Meldung der Bewegungsschlüssel bei Verwendung der rückläufigen Teilekette wurde an die aktuelle Satzstruktur der BMW Group angepasst. Die Ablaufbeschreibung für die rückläufige Teilekette wurde vollständig überarbeitet (siehe auch). GEFAHRGUT Seit der Umstellung auf ATLAS liefert die BMW Group nur noch die Gefahrgutnummer und keine weiteren Informationen. Die Detailanzeige von Gefahrgutinformationen wird somit nicht mehr benötigt und aus dem Teilestamm entfernt. FAHRZEUGEINGANGSRECHNUNGEN BMW I / EIGENE HÄNDLERNUMMER Das Einlesen der Fahrzeug- und Teilerechnungen wurde dahingehend angepasst, dass auch Rechnungen für die Zus. Händler Nr. verarbeitet werden können. Die Zus. Händler Nr. kann unter Parameter Auftragsbearbeitung Parameter Hersteller im Register Standortparameter der entsprechenden Firma / Filiale hinterlegt werden. Für die Verarbeitung der Daten werden dann die Parameter des Herstellers / Filiale verwendet, bei der die zusätzliche Händlernummer eingetragen ist. Dieser Fall betrifft die Händler, die für BMW i eine eigene Händlernummer haben, aber in FORMEL 1 keine separate Filiale dafür verwenden. ABHOLUNG BMW WELT Ist auf der Fahrzeugeingangsrechnung eine der aktuell 3 Möglichkeiten ABHOLPAUSCHALE BMW WELT RESERVIERT ABHOLUNG BMW WELT PREMIUM ABHOLUNG BMW WELT PREMIUM COMPACT für die Abholung in der BMW Welt enthalten, wird die jeweilige Bezeichnung der Leistung in die 2. Textzeile der Zubehörposition aus der Rechnung übernommen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 7 von 22

8 MIS Mit dieser Version erfolgt eine Korrektur der MIS Ausgabe. Unter ungünstigen Konstellationen wurden Zubehörpositionen im Rahmen der MIS Ausgabe gemeldet. GEBRAUCHTWAGENMANAGEMENTSYSTEM Der Fahrzeugstamm wurde im Reiter Fahrzeugdaten Zusatzdaten um das Feld GWM gesperrt erweitert. Wird dieses Feld aktiviert, erfolgt ein Storno-Satz und das Fahrzeug wird aus GWM und den angeschlossen Börsen entfernt. Um ein Fahrzeug wieder zu melden, ist das Feld zu deaktivieren und die entsprechenden Pflichtdaten für GWM zu erfassen. VORAUSSETZUNG Dieses Feld ist nur bei den folgenden Voraussetzungen aktiv: FORMEL 1 evolution. FORMEL 1 evolution Fahrzeughandel. Modul GMS. HINWEIS Im Zusammenhang mit dieser Funktion sind die Richtlinien der BMW Group für Meldungen an das Gebrauchtwagenmanagementsystem zu beachten. ISPA MOBILE PARAMETER In den Auftragsparametern der ISPA-Schnittstelle in wurden die Felder IP-ISIS Browser entfernt, da sie nicht mehr benötigt werden. PROTOKOLLIERUNG In den Parametern der ISPA-Schnittstelle gibt es für eine detaillierte Protokollierung 3 neue Parameter: Größe der Logdatei in MB Vorgabewert 20 MB. Anzahl Sicherungen der Logdatei Vorgabewert 1 Sicherung. getorderlist/base ausgeben? Vorgabewert N. Diese Werte sollten nur nach Rücksprache mit der Hotline von CARDIS Reynolds geändert werden. ANGENOMMEN Bei einer Auftragserweiterung / -ergänzung wird der Serviceberater aus ISPA mobile übernommen und das Feld Angenommen im Auftrag aktualisiert. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 8 von 22

9 GARANTIEBEARBEITUNG Beim Erfassen der GWA Zusätze ist es nun möglich das Kennzeichen Eigenverkauf zu ändern - vorbelegt ist dieses Feld immer mit dem Wert aus dem Fahrzeugstamm. Änderungen werden ohne weitere Abfrage direkt in den Fahrzeugstamm geschrieben, damit für zukünftige Anträge die korrekte Vorblendung erfolgt. HINTERGRUND In Ausnahmefällen kann es erforderlich sein das Feld Eigenverkauf zu ändern. AKTUELLER AUFTRAG Erfolgt innerhalb eines Autohauses die Abrechnung mit der BMW Group auf Basis von externen Rechnungen, also mit Ausweis der Umsatzsteuer bereits beim Antrag, wird bei einer Änderung des Feldes Eigenverkauf nicht automatisch das Mwst.-Kennzeichen des Auftrags geändert dies hat manuell zu erfolgen. FORD AKTUALISIEREN ORIGINALTEILESTAMM Das Einlesen der Teiledaten wurde an die aktuelle Satzstruktur von FORD angepasst. DATEINAME / VORBELEGUNG Der Dateiname für die Originalpreisdaten von FORD lautet: pamfde.ihs. Der Dateiname für die Bezeichnungen der Ersatzteile lautet: cspl de.ihs. FORMEL 1 prüft bei der Auswahl, ob die entsprechenden Dateien im Verzeichnis trans/ford/ vorhanden ist und blendet diese, wenn vorhanden, vor. RENAULT MIGRATION HAP 2.5 AUF 3.0 Für Kunden, die aktuell mit FORMEL 1 evolution und der Schnittstelle HAP 2.5 arbeiten, ist es ab dieser Version möglich die HAP 3.0 Schnittstelle einzusetzen. Für Fragen zur Umstellung wenden Sie sich bitte an die Hotline von CARDIS Reynolds. WICHTIGER HINWEIS Die Umstellung kann nur zusammen mit RENAULT, cebacus GmbH und CARDIS Reynolds erfolgen. Eine Umstellung alleine durch den Händler ist nicht möglich. PLR AUSGABE Über den Menüpunkt > Schnittstelle Datenausgabe< kann die PLR-Datei durch den Anwender wieder ausgegeben werden. PARAMETER Vor der Ausgabe dieser Daten sind die Parameter unter Allgemeine Einstellungen Pflege Dateinamen und der Auswahl PLR zu prüfen und ggf. anzupassen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 9 von 22

10 FORMEL 1 EVOLUTION Die Ausgabe der Datei für den Vormonat erfolgt beim ersten Tagesabschluss des Folgemonats automatisch. FORMEL 1 CLASSIC Die monatliche Ausgabe ist durch den Händler über den Menüpunkt > Schnittstelle Datenausgabe< durchzuführen. SAR AUSGABE FORMEL 1 EVOLUTION Die Ausgabe der Datei für den Vormonat erfolgt beim ersten Tagesabschluss des Folgemonats automatisch. Weiterhin erfolgt im Tagesabschluss alle 7 Tage eine Ausgabe der Datei diese enthält die kumulierten Werte für den laufenden Monat. FORMEL 1 CLASSIC Die Ausgabe der Datei für den Vormonat erfolgt beim ersten Tagesabschluss des Folgemonats automatisch. Die 7-tägige Ausgabe ist durch den Händler über den Menüpunkt > Schnittstelle Datenausgabe< durchzuführen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 10 von 22

11 FINANZBUCHHALTUNG THEMATIK BESTANDSBUCHUNG BEI ABWEICHENDEM REFERENZHERSTELLER ALLGEMEIN FORMEL 1 bietet die Möglichkeit die Bestandsführung eines Ersatzteils unter der Ersatzteilnummer eines abweichenden Herstellers zu führen. In der Praxis wird dies oftmals verwendet, um z. B. Motoröl, das bei einem Hersteller eingekauft wird, auch bei den anderen Herstellern zu verwenden, aber unter einer Lagerführung und Berechnung eines durchschnittlichen Einkaufspreises. Aufgrund der unterschiedlichen Erlösgruppen in den Teilenummern ist eine getrennte Ermittlung der Erlöse möglich. Um Nacharbeiten in der Finanzbuchhaltung zu vermeiden, war es aber sinnvoll / von Vorteil, dass bei allen Erlösgruppen dasselbe Bestandskonto hinterlegt war, da es sonst zu Differenzen (siehe Beispiel) zwischen den Bestandskonten gekommen ist. ANPASSUNG Ab der Programmversion 360- / wird das Bestandskonto immer über die Erlösgruppe des Herstellers ermittelt unter dem auch die Bestandsführung erfolgt. BEISPIEL Teilenummer A ist unter dem Hersteller 1 mit Erlösgruppe 901 angelegt hier erfolgt auch die Lagerführung. Teilenummer B ist unter dem Hersteller 2 mit Erlösgruppe 921 angelegt Referenzhersteller ist 1 und die Lagerführung erfolgt unter Teilenummer A. WARENZUGANG FÜR TEILENUMMER A Beim Warenzugang erfolgt die Bestandsbuchung für die Teilenummer A auf das Bestandskonto das in der Erlösgruppe der Teilenummer A hinterlegt ist. WARENABGANG FÜR TEILENUMMER B Beim Warenabgang erfolgt die Bestandsbuchung für die Teilenummer B auf das Bestandskonto das in der Erlösgruppe der Teilenummer A hinterlegt ist, da über diese Teilenummer und Hersteller die Bestandführung von Teilenummer B erfolgt. Das Konto für verrechnete Anschaffungskosten und Erlös werden weiterhin aus der Erlösgruppe von Teilenummer B ermittelt und an die Finanzbuchhaltung übergeben. BEISPIEL BESTANDSBUCHUNGEN AB VERSION 360-/ Vorgang Teile Nr. Menge Hst. EGR Teilestamm EGR Bestandkonto Konto Betrag Saldo Kto Warenzugang A ,00 100,00 Warenverkauf A ,00 60,00 Warenverkauf B ,00 0,00 Bestandswert ,00 Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 11 von 22

12 Der Saldo des Warenbestandkontos 3000 beträgt EUR 0,00, da die Ermittlung des Bestandkontos immer über die Erlösgruppe des lagerführenden Teils und Hersteller erfolgt. BEISPIEL BESTANDSBUCHUNGEN VOR VERSION 360-/ Vorgang Teile Nr. Menge Hst. EGR Teilestamm EGR Bestandkonto Konto Betrag Saldo Kto Warenzugang A ,00 100,00 Warenverkauf A ,00 60,00 Warenverkauf B ,00-60,00 Bestandswert ,00 Bestandswert ,00 Der Saldo des Warenbestandkontos 3000 beträgt EUR 60,00 und der Saldo des Kontos 3001 beträgt EUR -60,00 da die Ermittlung des Bestandkontos über die Erlösgruppen erfolgte, die im Teilestamm für die jeweiligen Teilenummern der unterschiedlichen Hersteller hinterlegt ist. Bei der Abstimmung in der Finanzbuchhaltung mussten hier entsprechende Korrekturbuchungen erfolgen. FORMEL 1 EVOLUTION FINCANCE OFFENE POSTEN KASSENZAHLUNGEN OHNE BELEG Beim OP-Abgleich zwischen FORMEL 1 evolution und FORMEL 1 evolution Finance sind in FORMEL 1 falsche offene Posten angezeigt worden, wenn zuvor in der Kasse Ein- / Auszahlungen ohne Auswahl eines FORMEL 1 OP s erfolgt sind. Für alle zukünftigen Geschäftsvorfälle ist das Problem mit diesem Update behoben. WICHTIGER HINWEIS Leider ist es nicht möglich die fehlerhaften offenen Posten automatisch zu erkennen und zu löschen Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die Hotline von CARDIS Reynolds, die Ihnen dann gerne weiterhilft. BELEGTEXT Der in der Kasse erfasste Belegtext wird nun wieder im Kassenbuch angezeigt und auch wieder entsprechend an die Finanzbuchhaltung übergeben. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 12 von 22

13 DATEV ALLGEMEIN Die bestehende DATEV-Schnittstelle wurde um die Funktionalität Holding erweitert. Es ist jetzt möglich die Filialen einer FORMEL 1 Firma unterschiedlichen Mandanten in DATEV zuzuordnen. Die Bereitstellung der Dateien an die Finanzbuchhaltung erfolgt dann pro Mandant. Es können über dieses Konzept mehrere rechtlich getrennte Firmen in einer FORMEL 1 Firma über Filialen abgebildet werden. ABSICHERUNG Aufgrund der Tatsache, dass hinter den Filialen rechtlich getrennte Firmen stehen, sind verschiedene Programmpunkte so abgesichert, dass Geschäftsvorfälle mit abweichenden Mandanten nicht erfolgen können, u. a. sind dies: Filialumbuchung. Auftragsanlage intern (von Filiale für Filiale). Ändern Filialkennzeichen im Fahrzeugstamm. Filialverkauf im Auftrag. AKTIVIERUNG Die Funktion kann in dem Menüpunkt Tagesabschluss DATEV Ausgabe über das Feld Holding aktiviert werden. Es können dann die Felder: Beginn Wirtschaftsjahr. Steuerberaternummer. Mandantennummer. pro Filiale gepflegt werden. Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 13 von 22

14 EXPORT BUCHUNGEN Im Zuge der Anpassungen wurde auch der Dateiname für den Export der Buchungen angepasst. Dieser ist nun wie folgt: EXTF_Buchungen_<Belegart>_<Mandantennummer DATEV>_TTMMJJ_HHMMSS.csv Der Dateiname für die Buchungen der Werkstattaufträge wäre in diesem Beispiel dann EXTF_Buchungen_W_66666_290916_ csv. Hinweis Die Änderung der Namenskonvention betrifft alle DATEV Kunden unabhängig, ob das Holdingkonzept verwendet wird oder nicht. Beim Import der Buchungen in DATEV ist die neue Namenskonvention zu berücksichtigen. IMPORT OFFENE POSTEN Im Zuge der Anpassungen wurde auch der Dateiname für den Import der offenen Posten angepasst. Dieser ist nun wie folgt: OP<Firmennummer FORMEL 1><Mandantennummer DATEV>*.txt Die Firmennummer von FORMEL 1 ist hier 2-stellig und die Mandantennummer DATEV 5-stellig anzugeben, also z. B. OP txt. Hinweis Die Änderung der Namenskonvention betrifft alle DATEV Kunden unabhängig, ob das Holdingkonzept verwendet wird oder nicht. Beim Import der offenen Posten aus DATEV ist die neue Namenskonvention zu berücksichtigen. WICHTIGER HINWEIS Neben FORMEL 1 sind ggf. auch Anpassungen in DATEV erforderlich. Bitte klären Sie daher vor der Aktivierung dieser Funktion die entsprechenden Voraussetzungen mit ihrem Steuerberater bzw. Ansprechpartner bei DATEV. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 14 von 22

15 FORMEL 1 EVOLUTION ALLGEMEIN UPDATE Das Updateprogramm von FORMEL 1 evolution wurde dahingehend überarbeitet, dass nun auch die Schnittstellen beim Update automatisch gestoppt / gestartet werden können, die mit diesem Update die Option Autostart (siehe auch) erhalten haben. SUPPORT / FERNWARTUNG In die MDI ist nun der Direktaufruf für den TeamViewer integriert und kann jetzt direkt aus der Anwendung gestartet werden. NetViewer und eblvd wurden aus dem Menü entfernt und stehen somit nicht mehr zur Verfügung. MENÜVERTEILER MDI Der Menüpunkt Tagesabschluss 19.7 Bearbeitung nicht verbuchter Faktura wurde aus dem Menüverteiler entfernt, da er in FORMEL 1 evolution nicht mehr benötigt wird. VORBELEGUNG DRUCKER Beim Drucken aus der History von FORMEL 1 evolution wird nun der zuletzt verwendete Drucker gespeichert und beim nächsten Ausdruck als Vorauswahl automatisch vorgeblendet. Diese Vorbelegung betrifft nicht das Druckcenter der Auftragsbearbeitung von FORMEL 1 evolution, da hier die Drucker pro Belegart hinterlegt werden können. FILIALUMBUCHUNG In der Filialumbuchung ist nun wieder möglich einen eigenen Umbuchungspreis zu hinterlegen. STEMPELUNGEN DRUCKEN Im Kalender besteht im Register Stempelungen über den Button Stempelungen drucken Möglichkeit die Stempelzeiten des zuvor gewählten Mitarbeiter / Tages zu drucken. die Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 15 von 22

16 ONLINE PRÜFUNG UMSATZSTEUER-ID. ALLGEMEIN Es ist in FORMEL 1 evolution möglich eine Umsatzsteuer-Id. auf deren Gültigkeit / korrekte Erfassung zu prüfen. Diese Möglichkeit zur einfachen Bestätigung der Umsatzsteuer-Id. steht in den Programmpunkten: Kundenstamm. Lieferantenstamm. Auftragsbearbeitung. VORAUSSETZUNG Für die Anfrage beim Bundesamt für Finanzen über die Schnittstelle benötigt FORMEL 1 die eigene gültige Umsatzsteuer-Id. des Unternehmens und der FORMEL 1 Server Zugriff auf das Internet. Die eigene Umsatzsteuer-Id. ist im Kundenstamm im Reiter Finanzdaten im Feld Umsatzsteuer-ID bei der eigenen Kundennummer zu hinterlegen. Die eigene Kundenummer ist unter Systemmanagement Firmenstamm im Feld Eigene KD-Nr. hinterlegt. ABLAUF Mit dem Klick auf den Button Umsatzsteuer-Id. prüfen erfolgt eine Anfrage zur einfachen Bestätigung der Umsatzsteuer-Id. beim Bundesamt für Finanzen. Das Ergebnis der Anfrage wird als Hinweismeldung dargestellt: Bild: Beispielmeldung für ungültige Umsatzsteuer-Id. des Kunden Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 16 von 22

17 WIE ERFOLGT DIE PRÜFUNG? Das Bundesamt für Finanzen stellt eine Online-Schnittstelle zur Validierung von ausländischen Umsatzsteuer-Id. zur Verfügung. Es ist daher nur möglich ausländische Umsatzsteuer-Id. zu prüfen. SORGFALTSPFLICHT Die in FORMEL 1 durchgeführte einfache Online-Abfrage ersetzt nicht die grundsätzliche Sorgfaltspflicht des Händlers im Umgang und der Prüfung der Kundendaten. Aus Sicht der Finanzverwaltung ist immer das qualifizierte Bestätigungsverfahren notwendig, um der Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns zu genügen. Am Ende des qualifizierten Bestätigungsverfahrens sollte sich der Leistungserbringer die Bestätigung des Bundeszentralamts für Steuern immer auch per Post zusenden lassen und sie zu den Unterlagen für den Nachweis der steuerfreien Lieferung nehmen. MÖGLICHE ANTWORTEN Vom Bundesamt für Finanzen sind die folgenden Antworten vorgesehen: ErrorCode Beschreibung 200 Die angefragte USt-IdNr. ist gültig. 201 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. 202 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie ist nicht in der Unternehmerdatei des betreffenden EU-Mitgliedstaates registriert. Hinweis: Ihr Geschäftspartner kann seine gültige USt-IdNr. bei der für ihn zuständigen Finanzbehörde in Erfahrung bringen. Möglicherweise muss er einen Antrag stellen, damit seine USt-IdNr. in die Datenbank aufgenommen wird. 203 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie ist erst ab dem... gültig. 204 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie war im Zeitraum von... bis... gültig. 205 Ihre Anfrage kann derzeit durch den angefragten EU-Mitgliedstaat oder aus anderen Gründen nicht beantwortet werden. Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Bei wiederholten Problemen wenden Sie sich bitte an das Bundeszentralamt für Steuern - Dienstsitz Saarlouis. 206 Ihre deutsche USt-IdNr. ist ungültig. Eine Bestätigungsanfrage ist daher nicht möglich. Den Grund hierfür können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern - Dienstsitz Saarlouis - erfragen. 207 Ihnen wurde die deutsche USt-IdNr. ausschliesslich zu Zwecken der Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs erteilt. Sie sind somit nicht berechtigt, Bestätigungsanfragen zu stellen. 208 Für die von Ihnen angefragte USt-IdNr. läuft gerade eine Anfrage von einem anderen Nutzer. Eine Bearbeitung ist daher nicht möglich. Bitte versuchen Sie es später noch einmal. 209 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie entspricht nicht dem Aufbau der für diesen EU-Mitgliedstaat gilt. 210 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie entspricht nicht den Prüfziffernregeln die für diesen EU-Mitgliedstaat gelten. 211 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie enthält unzulässige Zeichen (wie z.b. Leerzeichen oder Punkt oder Bindestrich usw.). 212 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie enthält ein unzulässiges Länderkennzeichen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 17 von 22

18 FAHRZEUGSTAMM ZUBEHÖRERFASSUNG Beim Speichern von Zubehör erfolgt nun ein Hinweis, wenn dieses Zubehör bereits bei diesem Fahrzeug hinterlegt ist. Mit der Auswahl Ja kann das Zubehör dann dem Fahrzeug nochmals zugewiesen werden bei Nein verbleibt man im Änderungsmodus der Position. ÄNDERN HERSTELLER BMW GROUP Wird das Fabrikat eines bestehenden Fahrzeugs innerhalb der BMW Hersteller BM, MB und BZ geändert, erfolgt beim Speichern ein entsprechender Hinweis, dass bereits erfasstes Zubehör bestehen bleibt und zu prüfen ist. Die ursprüngliche Erfassung der Positionen, z. B. Erlösgruppe, Preise, werden hier nicht aktualisiert. HINTERGRUND Diese Funktionalität ist hauptsächlich für Gebrauchtfahrzeuge gedacht, die mit dem falschen Fabrikat angelegt wurden, da hier die Erlösgruppe der Position keine Rolle spielt und im Normalfall auch das Zubehör keinen hinterlegten Preis hat. HERSTELLERWECHSEL AUSSERHALB BMW GROUP Wird auf einen Hersteller gewechselt, der nicht BM, MB und BZ ist, wird das erfasste Zubehör gelöscht. HISTORY FAHRZEUGSTAMM In der Fahrzeughistory wird nun wieder das Feld Arbeitsschlüssel angezeigt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 18 von 22

19 AUFTRAGSBEARBEITUNG MANDANTENVERKAUF Mit einer der nächsten Versionen wird es eine Funktion geben, die es ermöglicht Fahrzeuge so zu fakturieren, dass sie in den jeweiligen Fahrzeugstatus beibehalten. Ein Neufahrzeug würde bei dieser Option also Neufahrzeug bleiben, obwohl es fakturiert wurde. Die Änderung ist später nur bei Kunden aktiv, die in FORMEL 1 innerhalb einer Firma mit abweichenden Mandanten arbeiten. Die Änderung ist bereits mit dieser Version in die Hauptmaske der Auftragsbearbeitung inaktiv integriert: Beispielansicht Sobald diese Funktion freigegeben ist, erfolgt eine detaillierte Beschreibung des Funktionsumfangs. BERECHTIGUNGEN In das Berechtigungssystem wurden die folgenden Berechtigungen hinzugefügt: Ändern Aufteilung. Ändern Festpreispaket. HINWEIS In der Auftragsbearbeitung von FORMEL 1 evolution erfolgt konzeptbedingt keine Prüfung mehr auf den Parameter Eingriffsverwaltung in > Verwalten der Auftragsarten<. Es ist also immer möglich mit Split, Eingriff und prozentual aufgeteilten Eingriffen zu arbeiten. Als Ersatz dient hier die neue Berechtigung Ändern Aufteilung ist dieses Recht nicht gegeben können in der Auftragsbearbeitung keine Aufteilungen angelegt werden. KEIN EINKAUFSPREIS HINTERLEGT Ist beim Fahrzeugverkauf kein Einkaufspreis für ein Fahrzeug hinterlegt, kommt beim Rechnungsdruck eine Hinweismeldung. Vorbelegt ist hier die Auswahl Abbrechen, da ein Verkauf ohne Einkaufspreis in den meisten Fällen Differenzen auf dem jeweiligen Bestandskonto zur Folge hat. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 19 von 22

20 GUTSCHRIFT / STORNO ERSTELLEN Die Erfassung von Daten für Gutschrift / Storno über das Programm Fahrzeugmanagement Fahrzeugbewegungen wurde dahingehend überarbeitet, dass alle Felder in einer Maske erfasst werden können: Beispielansicht DATUM GUTSCHRIFT / STORNO (1) Über dieses Feld wird das Belegdatum erfasst vorgeblendet ist hier immer das Tagesdatum. Das Datum kann bei Bedarf, z. B. wenn Gutschrift / Storno in abweichenden Monat erfolgen soll, geändert werden. UMSATZSTEUER-ID. / STEUERNUMMER (2, 3) Bei Gutschriften / Storno für gewerbliche Kunden ist auf dem Beleg die Umsatzsteuer-Id. bzw. Steuernummer des Kunden eine Pflichtangabe. 1. Umsatzsteuer-Id. / Steuernummer bei Rechnungsstellung nicht im Auftrag hinterlegt. 2. Umsatzsteuer-Id. oder Steuernummer bei Rechnungsstellung im Auftrag hinterlegt. Bei Erstellung der Gutschrift können die Nummern gepflegt werden. Bei Erstellung der Gutschrift können die Nummern nicht gepflegt werden, sondern werden aus der ursprünglichen Rechnung übernommen. ANDRUCK Über die Formulardefinition in > Systemverwaltung KFZ-Programm< kann über den Rechnungskopf hinterlegt werden, ob und wo der Andruck von Umsatzsteuer-Id. bzw. Steuernummer erfolgen soll. DATENPFLEGE KUNDENSTAMM Wird eine Umsatzsteuer-Id. / Steuernummer bei Erstellung der Gutschrift erfasst, wird diese nicht in die Stammdaten des Kundenstamms zurückgeschrieben, sondern ist dort separat zu pflegen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 20 von 22

21 EMPFEHLUNG Es ist empfehlenswert die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Id. bei gewerblichen Kunden im Reiter Finanzdaten des Kundenstamms zu pflegen, damit sie bei zukünftigen Rechnungsstellungen und somit auch Gutschriften vorhanden sind. PRIVAT KUNDEN Bei Kunden mit Kundentyp P Privat können diese beiden Felder nicht gepflegt werden. UMSATZSTEUER-ID. Bei der Erfassung kann mit dem Klick auf den Button Umsatzsteuer-Id. prüfen eine Anfrage zur einfachen Bestätigung der Umsatzsteuer-Id. beim Bundesamt für Finanzen erfolgen (siehe auch). HINWEISTEXT GUTSCHRIFT / STORNO (4) Es kann ein Hinweistext erfasst werden, der auf dem Beleg mit angedruckt wird - vorgeblendet werden Datum / Uhrzeit und der Benutzer der diesen Beleg storniert hat. AUFTRAGSERÖFFNUNG UMSATZSTEUER-ID. Bei der Auftragseröffnung wird das Feld Umsatzsteuer-Id. gelb hervorgehoben, wenn die beiden folgenden Bedingungen erfüllt sind: 1. Es handelt sich um einen gewerblichen Kunden. 2. In den Stammdaten ist bei dem Landeskennzeichen der Adresse die Staatenbeziehung EU hinterlegt. STEUERNUMMER Das Feld Steuernummer wird nicht mehr hervorgehoben, auch wenn es sich um eine gewerbliche Inzahlungnahme handelt, da der Leistungserbringer, also der Fahrzeugverkäufer, eine Rechnung an das Autohaus stellen muss. SONSTIGE LEISTUNG Die Suche im Reiter Sonstige Leistung wurde dahingehend überarbeitet, dass nun auch über die Leistungsnummer gesucht wird. Die Eingabe von GWA und <TAB> bringt dann das folgende Suchergebnis: Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 21 von 22

22 PAKETZUORDNUNG LÖSCHEN BESCHREIBUNG Es ist nun möglich bei einem übernommen Paket in der Auftragsbearbeitung nur die Paketzuordnung zu löschen. Dies erfolgt über den Reiter Pakete im Register Pakete. Diese Funktion betrifft nur die Kunden bei denen bereits die komplette Auftragsbearbeitung unter FORMEL 1 evolution verfügbar ist. ABLAUF Nach der Auswahl einer Position und dem Wechsel in den Reiter Pakete kann über die Auswahl Löschen bzw. <Alt+F2> das Paket bzw. die Paketzuordnung gelöscht werden. Dies geschieht über die gewünschte Auswahl in der dann folgenden Abfrage. Auswahl Nur Kopf Positionen Funktion Der Paketkopf wird gelöscht und die Zuordnung an das Paket wird aus allen zugehörigen Positionen entfernt. Die Positionen bleiben im Auftrag enthalten. Der Paketkopf und alle zugehörigen Positionen werden aus dem Auftrag gelöscht. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 22 von 22