LEITFADEN FÜR LEITUNGSKRÄFTE KINDERTAGESSTÄTTEN

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1 LEITFADEN FÜR LEITUNGSKRÄFTE KINDERTAGESSTÄTTEN BEREICH: FINANZEN STAND:

2 INHALT 1) DER MANAGEMENTKREISLAUF 2) WARUM PLANEN WIR? 3) WIE PLANEN WIR? 4) WIE BEHALTEN WIR DEN ÜBERBLICK?

3 INHALT 5) WAS SIND IHRE PLANUNGSAUFGABEN? 6) VOM ENTWURF ZUM PLAN 7) DIE BEWIRTSCHAFTUNG 8) DIE HAUSHALTSÜBERWACHUNG

4 Ziele setzen Plan Kontrollieren Durchführung steuern

5 Warum planen wir Einnahmen und Ausgaben? Feststellung Finanzbedarf 20 KHO Ziele Möglichkeiten Spielraum Freiheit Begrenzung Ermächtigung 22 KHO Einnahmen zu erheben Ausgaben zu leisten Grundlage für die Genehmigung

6 Wie planen wir die Einnahmen und Ausgaben? Ökonomischen Prinzipien, 23 KHO Rechtskonform (Beachtung der KHO, VVO, etc) Vertragskonform (Betriebskostenvertrag beachten)

7 Rechtliche Notwendigkeiten!! Haushaltsausgleich, 25 KHO

8 Weitere rechtliche Voraussetzungen! Veranschlagungsgrundsätze beachten!! Vollständigkeit, 26 KHO Brutto, und Einzeln 28 KHO Kassenwirksamkeit Gilt auch für die Ausführung des Haushaltes

9 Wie behalten wir den Überblick? 26 KHO Gliederung

10 Kategorisierung der Finanzen! Einnahmen Aufgaben Art der Einnahme Ausgaben Aufgaben Art der Ausgabe D.h. die Einnahmen und Ausgaben werden gegliedert und gruppiert! (Haushaltsstelle)

11 Gruppierungsziffer: Von 0 3 = Immer Einnahmen von 4 9 = Immer Ausgaben

12 Gruppierung Hauptgruppe 0 - Kirchensteuern, Zuweisungen und Umlagen, Zuschüsse Hauptgruppe 1 - Einnahmen aus Vermögen, Verwaltung und Betrieb Hauptgruppe 2 - Kollekten, Opfer und Einnahmen besonderer Art Hauptgruppe 3 - Vermögenswirksame Einnahmen Hauptgruppe 4 - Personalausgaben Hauptgruppe 5 - Lfd. Sachausgaben für Grundstücke, Gebäude und bewegliches Vermögen Hauptgruppe 6 - Sächliche Verwaltungs- und Betriebsausgaben Hauptgruppe 7 - Kirchensteuern, Zuweisungen und Umlagen, Zuschüsse Hauptgruppe 8 - Ausgaben besonderer Art Hauptgruppe 9 - Vermögenswirksame Ausgaben

13 Aufbau der Haushaltsstelle (nach Gliederungs- und Gruppierungsplan) Beispiel: Neuanschaffung von Möbel (150,00 bis 1.000,00 EUR) Die ersten vier Ziffern (vorne; Gliederung) leiten sich aus der Haushaltsplangliederung ab Die fünfte und sechste Ziffer (Mitte) dienen der Unterscheidung mehrerer Objekte in einer Gliederung (z.b. Trennung Kita, Hort, Krippe, Waldgruppe ) Die letzten vier Ziffern (hinten; Gruppierung) kann man im Gruppierungsplan nachschlagen = Art der Einnahme oder Ausgabe

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15 Was ist Ihre konkrete Rolle? Bei der Haushaltsplanung? Welche Prozesse müssen Sie beachten?

16 Ihre Rolle bei der Haushaltsplanung: Verwaltungsverordnung kennen und beachten Betriebskostenvertrag kennen und beachten Erfolgsziele definieren und mit dem KV abstimmen und den Finanzbedarf ermitteln

17 Auf was beschränkt sich Ihr Einfluss bei der Planung der Einnahmen? Beantragung der Landeszuschüsse und sonstige Zuschüsse (z.b. Sprachförderung, Integration ) Spendenakquise Kostenersatz, Verkaufserlöse Kalkulation Verpflegungsgeld Rücklagenentnahmen

18 Auf was beschränkt sich Ihr Einfluss bei der Planung der Ausgaben? Bestimmte Sachausgeben (budgetierte Haushaltsstellen) Bauunterhaltung Ausgaben für Verpflegung

19 Prozessmanagement: Welche Abläufe sind bei der Haushaltsplanung zu beachten und einzuhalten? Bedarfsanmeldung Kita-Leitung, Abstimmung mit den beauftragten Gremien Entwurf eines Haushaltsplanes durch die RV Beratung durch den KV, zwingende Einbeziehung des KITA-Ausschuss. Danach Beschlussfassung durch KV Danach Genehmigung durch RV

20 Ziele setzen Plan Kontrollieren Durchführung steuern

21 Durchführung steuern : laufende Haushaltsbewirtschaftung

22 Durchführung steuern : laufende Haushaltsbewirtschaftung Anträge stellen (Landeszuschuss (KiföG), HZE, BUT, Integration, Sprachförderung, Bambini-Nachweis, etc ) Beitragsverwaltung über Win-Büro (Einnahme-Anordnung) Kassenanordnungen erstellen Alle Einnahmen und Ausgaben werden im Haushalt abgebildet (Prinzip der Einheitskasse) Handkassenführung

23 Veranschlagungsgrundsätze bei der Ausführung beachten: Beispiel: Grundsatz der Bruttoveranschlagung Kindergartenfest: Ausgaben Einnahmen EUR EUR Was ist von Ihnen zu veranlassen?

24 Veranschlagungsgrundsätze bei der Ausführung beachten: Lösung: 3 Kassenanordnungen erstellen! ,00 EUR ,00 EUR ,00 EUR

25 Praktische Tipps!! Unterschied zwischen Sachkostenersatz und Spende beachten Aussagefähiger Buchungstext bei der KFM Web- Erfassung Richtige Bestimmung der Haushaltsstellen. In den Haushaltsplan und Erläuterung zum Haushaltsplan schauen

26 Ziele setzen Plan Kontrollieren Durchführung steuern

27 Kontrollieren: Qualitätssicherung im Finanzwesen Regelmäßige Sachbuchkontrolle Regelmäßige Überprüfung der budgetierten Haushaltsstellen und des Fortbildungsetats. Überprüfen, ob geplante Einnahmen auch fließen Unterjährige Überprüfung des Verpflegungsgeldes, um Defizit zu vermeiden und dabei Frischkostanteile berücksichtigen Überprüfung Landesförderung Qualitätspauschale und Schwerpunktkitapauschale Ausgaben für Kleine Bauunterhaltung und Außengelände nicht überschreiten Über- oder außerplanmäßige Ausgaben beschließen lassen

28 Überprüfung der budgetierten Haushaltsstellen: Wie geht das? Wenn nicht vertraglich anders geregelt: Einnahmen: EUR/Gruppe Zuzüglich Spenden unter 2200 Ausgaben: Summe der Haushaltsstellen 5510,5520,5540,94xx

29 Überprüfung der budgetierten Haushaltsstellen: Wie geht das? Beispiel: Kita mit 4 Gruppen und Mittagsverpflegung 4x 1800,00 EUR = 7.200,00 EUR Spenden/Spielgeld = 1.000,00 EUR Gesamteinnahmen = 8.200,00 EUR Ausgaben: 5510,5520,5540,94xx insgesamt ,00 EUR >Ansatz überzogen, 1.800,00 EUR Finanzierung durch Kita-Rücklage

30 Überprüfung der budgetierten Haushaltsstellen: Wie geht das? Beispiel: Kita mi 4 Gruppen und Mittagsverpflegung 4x 1.800,00 EUR = 7.200,00 EUR Spenden/Spielgeld = 1.000,00 EUR Gesamteinnahmen = 8.200,00 EUR Ausgaben: 5510,5520,5540,94xx insgesamt 6.000,00 EUR > Die Spenden in Höhe von 1.000,00 EUR und nicht verbrauchte Kirchensteuerzuweisung (15% von 1.200,00 EUR [ ]) = 180,00 EUR werden der Kita-Rücklage zugeführt. (nach neuer KitaVo komplette Zuführung auf Rücklage)

31 Ausblick Doppik Die Einnahmen und Ausgaben werden auf Sachkonten in verschiedenen Abrechnungsobjekten gebucht (z.b. bud. Haushaltsstellen, Verpflegung, Fortbildung, Schwerpunktkitapauschale) Die Einrichtungen geben in der Regel nur das Abrechnungsobjekt und ggf. einen Buchungshinweis an. Das sachlich richtige Buchungskonto wird von der Regionalverwaltung festgelegt.