Absenzmanagement als Erfolgsfaktor (Fachtagung Ökonomisierung, )

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1 Absenzmanagement als Erfolgsfaktor (Fachtagung Ökonomisierung, ) BGM-Koordinationsstelle Referentin: Monika Gemperli

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3 Inhalte 1. Warum braucht es ein BGM? 2. Ausgangslage und Kontext 3. BGM-Ausprägung Ziele der Zusammenarbeit 4. Absenzerfassungen Quartals- und Jahresauswertungen 5. Rückkehrgespräch 6. Case Management Definition und Handlungsfelder 7. Reflexion und Schlussfolgerungen Seite 3 Monika Gemperli /

4 1. Warum braucht es ein BGM? Gesundheit ist das höchste Gut. Bewusstsein, was alles zur Gesundheit der MA im Betrieb beiträgt. Wertschätzung gegenüber Mitarbeitenden Zufriedene Mitarbeitende höhere Wertschöpfung Zufriedenere Klientinnen und Klienten Kostenfaktor Aktives Absenzmanagement Ziele werden jährlich festgelegt, ausgewertet und allfälliger Handlungsbedarf definiert. Seite 4 Monika Gemperli /

5 Die Stiftung Sonnenhalde betreibt seit dem 1. Januar 2012 aktiv ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Unterstützung einer Firma, die dafür spezialisiert ist. Das für die Stiftung Sonnenhalde konzipierte betriebliche Gesundheitsmanagement basiert auf dem bewährten dreistufigen Modell Prävention Intervention Integration. SOHA Seite 5 Monika Gemperli /

6 2. Ausgangslage und Kontext BGM-Konzeption Absenzen- Management Geeigneter Anbieter bzw. geeignetes Tool für Absenzerfassung u. auswertung Care- Management (z.b. durch Krankenversicherer oder BVG- Anbieter) BGM Koordinationsstelle Absenzkoordination Seite 6 Monika Gemperli /

7 BGM Cockpit 2015 Reduktion der Fehlzeiten Zielsetzung 3.55% Zielwert 3.58% Reduktion der Absenzquote Benchmarkvergleich Absenzquote 2015 Zielerreichung 99% BGM Führungsqualität Erhöhung der Führungsqualität Sensibilisierung der Führungskräfte Absenzberichte mit Führungskräften auswerten BGM Workshop: Rückkehrgespräche Ziel 3 MA-Befindlichkeit Erhöhung der MA-Befindlichkeit Sensibilisierung der MA BGM Informationen an die MA Seite 7 Monika Gemperli /

8 Ziele für 2016 Reduktion der Fehlzeiten Führungsqualität Zielsetzung 3.55% Zielwert Sicherung der Absenzquote Zielerreichung Verbesserung der Führungskompetenzen bzgl. Früherkennung u. Kurzabsenzen BGM Ziel 3 MA-Befindlichkeit Sensibilisierung der Mitarbeitenden Verbesserung der Gesundheitsquote Seite 8 Monika Gemperli /

9 3. BGM-Ausprägung Ziele der Zusammenarbeit Optimierter Prozessablauf Umsetzung Absenzprozess Unabhängige Fallbeurteilung Rasche und gezielte Wiedereingliederung drohender Langzeitfälle Beurteilung der wichtigsten BGM Kennzahlen stufengerechte Sensibilisierung Evaluation adäquater BGM Massnahmen Absenzeintrag active time Telefon MA Früherkennung bei den Mitarbeitenden Absenztriage Case- Management t Absenz infolge Krankheit oder Unfall Arztzeugnis Arbeitsaufnahme? IV-Früherfassung Seite 9 Monika Gemperli /

10 3.1 Absenzmanagement Unser Workflow Vollständige Eintritt der Früherkennung durch Vorgesetzte Arbeitsunfähigkeit Absenztriage Case- Management Arbeitsintegration Beginn Invalidität ab Tag ab 30. Tag bis 2 Jahre Manuelle Fallerfassung Zentrale / dezentrale Meldestelle Subjektive und objektive Früherkennung Absenztriage (Fallbeurteilung) Case Management Vollmacht / Massnahmen / Informationen etc. Koordination / Steuerung der Case Management Fälle Fallkostenerfassung Return on Investment Reduktion der direkten und indirekten Absenzkosten BGM Jahresbericht Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Jahresgespräch Seite 10 Monika Gemperli /

11 3.2 Absenzprozess Umsetzung durch Führungskräfte (1) AUF-Meldung im active time (2) Einreichung Arztzeugnis (3) Absenztriage mit active care ag (4) Rückkehrgespräch (5) Einleitung Case Management Seite 11 Monika Gemperli /

12 4. Absenzerfassung Jede Absenz wird im Absenztool erfasst und «bewirtschaftet» bis der Krankheitsfall oder Unfall abgeschlossen ist. Bewussterer und sensiblerer Umgang mit den MA, die ausfallen sowie insgesamt mit der Absenz. Absenzdaten sind jederzeit für alle Führungsverantwortlichen im Überblick einsehbar und aufbereitet. Führungsverantwortung, die auch im Umgang mit Absenzen bzw. ausfallenden MA wahrgenommen werden muss. Erfassung der Absenzen, damit sie ausgewertet werden können, ein allfälliger Handlungsbedarf sichtbar wird und umgesetzt werden kann. Seite 12 Monika Gemperli /

13 4.1 Absenzerfassungstool Was wird wie erfasst? Seite 13 Monika Gemperli /

14 Absenzen einer/eines MA über die letzten Jahre im Überblick Seite 14 Monika Gemperli /

15 Übersicht auf einen Blick der aktuellen Absenzen im Betrieb Seite 15 Monika Gemperli /

16 4.2 Quartalsauswertungen 1. Verlauf der Ausfalltage im Mehrjahresvergleich 2. Kennzahlen im Mehrjahresvergleich 3. Kennzahlen nach Absenzgrund 4. Kennzahlen nach Absenzbezeichnung in Tagen 5. Kennzahlen nach Abteilung in Tagen 6. Absenzkostenberechnung in CHF 7. Absenzjournal gegliedert nach Abteilung 8. Glossar zum Absenzbericht Seite 16 Monika Gemperli /

17 4.3 Jahresauswertung 1. BGM Cockpit 2. Jahresvergleich über mehrere Jahre 3. Benchmarkvergleich 4. Analysen der Absenzen a) Wochentage b) Absenzursachen c) Abteilungsvergleiche d) Lang- und Kurzzeitfehlzeiten e) Allgemeine BGM Kennzahlen 5. Reflexion, Jahresvergleiche und Schlussfolgerungen 6. Empfehlungen und Ziele für das nächste Jahr Seite 17 Monika Gemperli /

18 5. Rückkehrgespräch Seite 18 Monika Gemperli /

19 5.1 Rückkehrgespräch - Leitfaden Seite 19 Monika Gemperli /

20 Rückkehrgespräch Formelles Rückkehrgespräch A) Häufige Kurzabwesenheiten: Gibt es ein Muster an häufigen Kurzabwesenheiten (1 bis 3 Tage), welche vorzugsweise um das Wochenende / Feiertage herum eintreten? B) Häufige Abwesenheiten über eine Zeitperiode: Stellen Sie eine Steigerung der Anzahl krankheitsbedingten Abwesenheiten pro Quartal fest? Haben Sie den Eindruck, dass die Motivation der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters abgenommen hat? C) Rückkehr nach einer Langzeitabsenz: Kehrt eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter nach einer Langzeitabwesenheit (> 30 Tage) zurück an den Arbeitsplatz? D) Auffällige Absenz: Haben Sie einen begründeten Verdacht, dass die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter seiner Pflicht zur Erbringung der Arbeitsleistung nicht nachgekommen ist? Seite 20 Monika Gemperli /

21 5.2 Rückkehrgespräch Früherkennung Seite 21 Monika Gemperli /

22 6. Case Management Was ist Case Management? Seite 22 Monika Gemperli /

23 Case Management Ist es schon zu spät? Seite 23 Monika Gemperli /

24 Case Management - Begriffsklärung unterstützt und begleitet Klienten im Rehabilitations- und Reintegrationsprozess koordiniert den Einsatz involvierter Stellen über die institutionellen Grenzen hinweg definiert klare Ziele aller involvierten Parteien schont Ressourcen im Eingliederungsprozess verbessert die Lebensqualität betroffener Personen mittels aktiver Begleitung zurück in ein selbstbestimmtes Leben beeinflusst das unmittelbare private und berufliche Umfeld positiv unterstützt die Klientinnen und Klienten, schwierige Situationen aus eigener Kraft zu bewältigen hat das Ziel einer raschen und gezielten Arbeitsintegration Seite 24 Monika Gemperlii /

25 Case Management Handlungsfelder => CM Vollmacht Medizinische Betreuung Berufliche Betreuung Soziale Betreuung Rechtliche Betreuung Koordination Arbeitsplatzerhaltung Betreuung aus einer Hand Know-How Träger Massnahmenprüfung Alternativen evaluieren Soziale Netze analysieren Single Point of Contact Zusammenarbeit mit den Ärzten Rasche Intervention am Arbeitsplatz Soziales Netz aktiv mit einbeziehen Koordination zwischen den Versicherungen Zusammenarbeit mit den Psychiatern Im Bedarfsfall Berufsberatung vermitteln Alte Strukturen aufbrechen und hinterfragen Beratung und Hilfestellungen Alternativen anbieten Umschulung organisieren Hilfsnetz aufbauen Problemlösung Seite 25 Monika Gemperli /

26 Case-Management CM Wiedereingliederung CM Erfolgsquote 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1/2 Jahr 1 Jahr 2 Jahre 2.5 Jahre 3 Jahre 4 Jahre Fernbleiben vom Arbeitsplatz bis Aufnahme CM Seite 26 Monika Gemperli /

27 7. Reflexion und Schlussfolgerungen Fragen Aktives Absenzenmanagement - Organisationsentwicklung BGM Absenzprozess Kriterien und Fristen für die Umsetzung BGM Kennzahlen mit Absenzjournal stufengerechte Sensibilisierung Jährlicher BGM Managementletter Kontinuierlicher Verbesserungsprozess BGM beeinflusst das Betriebsklima positiv BGM spart Kosten Seite 27 Monika Gemperli /