7 Datenaufbereitung mit Auswahlabfragen

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1 7 Datenaufbereitung mit uswahlabfragen Ziele dieses Kapitels Sie machen sich mit der Erstellung, Bearbeitung und usführung von uswahlabfragen vertraut. Sie testen neue Bedingungsausdrücke. Sie lernen die Parameterabfrage kennen. Sie werten Daten aus mehreren Tabellen aus. Sie testen erneut, wie hilfreich die ssistenten sein können. Microsoft ccess 2002 MOUS Core 91

2 Sie kennen bereits die Möglichkeit, Ihre Tabellen mit Hilfe der Filter auszuwerten. Im Gegensatz zu den Filtern erstellen und speichern Sie bfragen, um wiederholt benötigte Datenauswertungen schnell zu erhalten. Im Spezialfilter haben Sie im Grunde bereits die rbeit mit bfragen kennen gelernt. Diese Kenntnisse sollen in diesem Kapitel weiter vertieft werden. 7.1 uswahlabfragen mit dem ssistenten erstellen Wechseln Sie im Datenbankfenster zunächst zur Objektkategorie bfragen, indem Sie links in der Leiste auf bfragen klicken. Für die Erstellung neuer bfragen haben Sie wie bei den Tabellen einen ssistenten. Testen Sie sein Können am folgenden Beispiel. bfrage mit ssistent erstellen B us der Tabelle Stammdaten sollen alle Berliner Einträge selektiert werden: 1. Doppelklicken Sie das Symbol für das Erstellen einer bfrage mit dem ssistenten oder wählen Sie den Befehl Einfügen bfrage. Markieren Sie den uswahlabfrage-ssistenten und klicken Sie auf. bb. 7.1: uswahl des ssistenten 2. Wählen Sie aus den Tabellen/bfragen die Tabelle Stammdaten und bringen Sie mit die auszugebenden Felder wie in der folgenden bbildung aus der Liste Verfügbare Felder: in die Liste usgewählte Felder. Klicken Sie auf. 92 Ikon 2002

3 bb. 7.2: uswahl der Tabelle und der Felder im ssistenten 3. Notieren Sie den bfragenamen Berliner Mitarbeiter und klicken Sie auf. Sie erhalten die geöffnete bfrage, die allerdings noch keine uswahl vornimmt. bb. 7.2: Vergeben Sie einen Namen für die bfrage 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche für die Entwurfsansicht oder wählen Sie den Befehl nsicht Entwurfsansicht. Microsoft ccess 2002 MOUS Core 93

4 5. Klicken Sie unter dem Feld Ort in Zeile Kriterien und notieren Sie dort die Bedingung "Berlin". Speichern und testen Sie die bfrage, indem Sie auf das Symbol klicken. bb. 7.4: Der bfrageentwurf mit dem Bedingungsausdruck Der Wechsel zur Datenblattansicht startet Ihre bfrage. Sie betrachten die Ergebnistabelle (Dynaset). Sie sollte nur die Berliner Mitarbeiter anzeigen. Wie zu sehen war, ermöglicht der ssistent nur die uswahl der Tabelle(n) und Felder. Die Bedingungen sind anschließend in Handarbeit einzurichten. 7.2 uswahlabfragen manuell erstellen bfrage manuell erstellen B In den meisten Fällen werden Sie zu dieser Methode greifen, da Sie ohnehin Bedingungen eingeben wollen. ls Beispiel sollen aus der Tabelle Stammdaten alle Mitarbeiter ausgewählt werden, deren Vorname mit einem "W" beginnt. 1. Doppelklicken Sie im Datenbankfenster das Symbol zum Erstellen einer neuen bfrage in der Entwurfsansicht oder wählen Sie den Befehl Einfügen bfrage, markieren Sie den Listeneintrag Entwurfsansicht und klicken dann auf. 2. Markieren Sie im Dialog für die Tabellenauswahl die Tabelle Stammdaten und klicken zuerst auf, dann auf. 3. Die Feldauswahl treffen Sie, indem Sie in der gewünschten Reihenfolge die Feldnamen im oberen Teil doppelklicken oder mit festgehaltener Maustaste nach unten auf die gewünschte Spalte ziehen. Legen Sie einige Felder, darunter das Feld Vorname in die bfrage. 4. Notieren Sie in der Zeile Kriterien den usdruck W* für das Feld Vorname. Betätigen Sie die Taste. CCESS ändert den usdruck in Wie "W*". 94 Ikon 2002

5 5. Speichern Sie die bfrage unter dem Namen lle Vornamen mit W und wechseln Sie zur Datenblattansicht, um die bfrage zu testen. Schließen Sie die bfrage mit Datei Schließen. 7.3 bfragen bearbeiten und ausführen Im Datenbankfenster sehen Sie Ihre gespeicherten bfragen. Mit einem Doppelklick können Sie sehr schnell die uswertungen erhalten. Die bfrage auf die Tabellen wird im Moment des Öffnens durchgeführt, so dass Sie immer eine aktuelle uswertung Ihrer Tabellen erhalten Die rbeit im QBE-Fenster Um die bfrage zu bearbeiten, wechseln Sie in deren Entwurfsansicht. Das Datenbankfenster stellt dazu die Schaltfläche zur Verfügung. Markieren Sie die bfrage Berliner Mitarbeiter und rufen deren Entwurf auf. Der bfrageentwurf wird auch mit der bkürzung QBE bezeichnet. Sie steht für "Query By Example", was man frei mit "bfrage anhand eines Beispieles" übersetzen kann. Die rbeit im QBE-Fenster ist einfach und auch ein Datenbank-Einsteiger kommt schnell zum Ziel. Zu den Hinweisen, die Sie im Kapitel über Filter bereits gelesen haben, hier weitere Hinweise zur rbeit im QBE-Fenster. Neben dem Doppelklick oder dem Ziehen eines Feldes haben Sie auch im unteren Bereich die Möglichkeiten, Felder in die bfrage aufzunehmen. Klicken Sie in die Zeile Feld:. Es erscheint der Listenfeldschalter und Sie können das Feld auch aus der Liste wählen. Felder in bfrage aufnehmen bb. 7.5: Feldauswahl in der bfragedefinition Microsoft ccess 2002 MOUS Core 95

6 Felder verschieben Manchmal müssen Sie die Reihenfolge der Felder ändern. Dazu markieren Sie unten die Spalte(n). Zeigen Sie auf den schmalen Spaltenkopf. Es stellt sich der schwarze, nach unten zeigende Spaltenmarkierpfeil ein. Mit ihm markieren Sie. Zum Verschieben der markierten Spalte(n) zeigen Sie erneut in den Spaltenkopf. Mit dem normalen, weißen Windows-Pfeil verschieben Sie die markierte(n) Spalte(n) an die gewünschte Position. bb. 7.6: Verschieben einer Spalte Felder löschen Zoom-Fenster für lange usdrücke Rangfolge beim Sortieren Das Entfernen von Feldern aus der bfragedefinition ist ebenso einfach. Sie markieren die betreffende(n) Spalte(n) und tippen dann auf die Taste. lternativ wären die Befehle Bearbeiten Löschen oder Spalten löschen nutzbar. Sollten Sie einen längeren usdruck in die Zeile Kriterien: schreiben, wird es in der engen Spalte schnell unübersichtlich. Statt die Spalte zu verbreitern, probieren Sie den rechten Mausklick aus. Im Kontextmenü wird der Befehl Zoom angeboten. Im Zoom-Fenster ist ein längerer usdruck besser zu bearbeiten. Wenn Sie in der Zeile Sortierung: für mehrere Felder eine Sortieranweisung vornehmen, wird die Sortier-Rangfolge von dem am weitesten links stehenden Feld angeführt. Damit sind Sie aber nicht gezwungen, Ihre usgabereihenfolge der Sortierfolge zu unterwerfen. Fügen Sie ein Feld, das weiter rechts stehen soll, aber den 1. Sortierschlüssel enthält, einfach ganz vorn noch einmal ein. Stellen Sie die Sortierung ein und entfernen Sie den Haken in der Zeile nzeigen:. Damit führt es die Sortierung an, wird aber weiter hinten gezeigt. 96 Ikon 2002

7 bb. 7.7: Sortierfolge contra nzeigefolge Was ist SQL? Bei den bfragen haben Sie nicht nur die Wahl zwischen Entwurf und Datenblatt. Wahrscheinlich haben Sie schon die SQL-nsicht entdeckt. Statt mit dem Symbol vom Entwurf zum Datenblatt zu wechseln, klicken Sie auf den nebenstehenden Listenschalter. Im Untermenü wählen Sie den Befehl SQL- nsicht. bb. 7.8: Wechsel zur SQL-nsicht Sie sehen anschließend, wie CCESS Ihre bfrage speichert. SQL steht für "Structured Query Language" (Strukturierte bfragesprache). Sie ist vielen Datenbanken gemeinsam und bildet damit eine wichtige Grundlage für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen. Wenn Sie mit SQL vertraut sind, können Sie hier, aber auch in Formularen und Berichten mit SQL- usdrücken arbeiten. Keine ngst: CCESS setzt keine SQL-Kenntnisse voraus. Ihnen werden noch SQL-usdrücke begegnen, die Sie wie gewohnt mit QBE bearbeiten können. Microsoft ccess 2002 MOUS Core 97

8 bb. 7.9: bfragedefinition in SQL Weitere Bedingungs- und Berechnungsausdrücke Im Kapitel über die Filter haben wir schon Grundsätzliches zur Formulierung von usdrücken gesagt. Hier weitere Beispiele, wie Sie Bedingungen, vor allem in der Zeile Kriterien:, formulieren. ls Beispiel dient wieder die Tabelle Stammdaten aus der Datenbank PERSONL. usdrücke für leere Felder Feld usdruck Beschreibung Ist Null Ist Nicht Null Zeigt die Datensätze an, deren Feld nmerkungen den Wert Null hat (wurde übergangen) Zeigt die Datensätze an, deren Feld nmerkungen einen Eintrag enthält Telefon "" Zeigt die Datensätze an, die kein Telefon besitzen. In das Feld Telefon wurde eine leere Zeichenfolge ("") eingegeben. Feldeigenschaft Leere Zeichenfolge wurde auf Ja eingestellt usdrücke mit Datumsberechnungen Feld usdruck Beschreibung Enddatum Zwischen Datum() Und Datdd("m",6,Datum()) Verwendet die Funktionen Datdd() und Datum(); zeigt die Projekte an, deren Enddatum innerhalb der nächsten sechs Monate ab dem heutigen Datum liegt nmerkungen nmerkungen nfangsdatum < Datum()-100 Zeigt die Projekte, deren nfangsdatum mehr als 100 Tage zurückliegt Geboren Jahr([Geboren])>1980 Zeigt die Personen, deren Geburtsjahr 98 Ikon 2002

9 Feld usdruck Beschreibung nach 1980 liegt Enddatum DatTeil("q",[Enddatum]) =4 Zeigt alle Projekte mit Enddatum im vierten Quartal an Geboren Monat([Geboren])=5 Zeigt alle Personen an, deren Geburtsmonat der Mai ist Der usdrucks-generator Beim Schreiben von usdrücken können Sie die Hilfe des usdrucksgenerators in nspruch nehmen. Er stellt alle Operatoren, Funktionen und so weiter zur Verfügung. Ein komplexer usdruck kann unter Zuhilfenahme des usdrucks- Generators so formuliert werden: usdrücke generieren 1. Klicken Sie im Entwurf einer bfrage in die Zeile Kriterien und dann auf die Schaltfläche ufbauen. Sie finden den Befehl auch im Kontextmenü für die Zeile Kriterien. bb. 7.10: usdrucksgenerator 2. Unter dem Textfenster haben Sie für alle Operatoren und Sonderzeichen Schaltflächen. Klicken Sie auf den benötigten Operator. Sie können natürlich jedes Zeichen auch auf der Tastatur schreiben. 3. Im unteren Teil wählen Sie links die Hauptkategorien von usdruckselementen, zum Beispiel die Eingebauten Funktionen unter Funktionen. Microsoft ccess 2002 MOUS Core 99

10 4. In der Mitte werden die Funktionskategorien angezeigt, aus denen Sie die benötigte auswählen, zum Beispiel Datum/Uhrzeit. 5. Im rechten Teil können Sie nun aus der Liste der Zeit-Funktionen die gesuchte Funktion, zum Beispiel Datum(), markieren und. 6. Fahren Sie mit weiter benötigten Elementen in dieser rt und Weise fort. bschließend klicken Sie auf. 7.4 Parameterabfragen Parameterabfrage erstellen B Wenn Sie eine bfrage benötigen, bei der erst zum Zeitpunkt ihrer usführung ein Kriterium angegeben werden soll, ist die Parameterabfrage Ihre Lösung. Die Tabelle Stammdaten aus der Datenbank PERSONL.MDB soll nach dem Ort ausgewertet werden, wobei der Ort jedes mal neu eingegeben werden kann: 1. Erstellen Sie eine neue bfrage in der Entwurfsansicht. Fügen Sie dem Entwurf die Tabelle Stammdaten hinzu und nehmen Sie gewünschte Felder, darunter das Feld Ort, in die bfrage auf. 2. Notieren Sie eine Eingabeaufforderung in die Zeile Kriterien des Feldes Ort. Ihr Text muss in eckigen Klammern stehen, zum Beispiel [Bitte geben Sie den Ort ein:]. bb. 7.11: Parameter-usdruck in der bfrage 3. Starten Sie die bfrage, indem Sie zur Datenblattansicht wechseln. Tragen Sie in der Eingabeaufforderung einen Ort ein, zum Beispiel Berlin und klicken dann auf. bb. 7.12: Die Eingabeaufforderung 4. Speichern Sie die bfrage unter dem Namen Parameterabfrage nach dem Ort. Da Feldnamen in eckige Klammern gefasst werden, versucht CCESS zunächst einen Feldnamen dieser Schreibweise zu finden. Diesen gibt es aber nicht. Deshalb erscheint die Eingabeaufforderung für einen (CCESS unbekannten) 100 Ikon 2002

11 Parameter. Diese Methode eignet sich für ein Feld oder zwei Felder. Bei mehr bfragen wird es lästig, da die Parameter nur nacheinander abgefragt werden. In der Eingabeaufforderung können Sie keine Platzhalter wie den Stern verwenden. Eine Suche nach B* (alle Orte, die mit B beginnen) funktioniert nicht, da CCESS das Platzhalterzeichen im Parameter nicht als solches behandelt. Testen Sie diesen Kriterien-usdruck: Wie [Bitte geben Sie den Ort ein:]. Er wertet auch Platzhalterzeichen aus. Tipp 7.5 Berechnete Felder In der Einleitung haben Sie gelernt, dass in Tabellen keine berechneten Felder aufgenommen werden sollen. Sie können die nötigen Berechnungen unter anderem in bfragen einrichten. ls Beispiel soll eine bfrage auf die Tabelle Projekte in der Datenbank PERSONL.MDB die Projektdauer in Tagen anzeigen: 1. Erstellen Sie eine neue bfrage und fügen dem Entwurf die Tabelle Projekte hinzu. Nehmen Sie gewünschte Felder in die bfragedefinition auf. 2. Klicken Sie in die Zeile Feld: einer freien Spalte und notieren Sie den folgenden usdruck: Projektdauer: [Enddatum]-[nfangsdatum]. Berechnetes Feld erstellen B bb. 7.13: Ein Rechenausdruck statt des Feldnamens 3. ktivieren Sie im Feld nzeigen das Optionsfeld. 4. Speichern Sie Ihre bfrage unter dem Namen Projektdauer. Führen Sie die bfrage aus und schauen sich das Ergebnis an. Microsoft ccess 2002 MOUS Core 101

12 Die allgemeine Syntax für berechnete Felder lautet Spaltenüberschrift: Berechnungsausdruck. Ein mit Doppelpunkten endender Text kann jedem Feldnamen vorangestellt werden, um die angezeigte Spaltenüberschrift zu ändern. Die berechnete Spalte wird bei Sortierung, Kriterien und so weiter genauso behandelt wie jedes andere Feld in der bfrage. 7.6 uswahlabfragen mit mehreren Tabellen bfrage mit verknüpften Tabellen B bfragen sind das Mittel, um zusammengehörige Daten aus den Tabellen zusammenzuführen. Nehmen wir an, Sie benötigen aus der Datenbank PERSONL.MDB eine Liste mit allen ngaben zu den Mitarbeitern, das heißt, Sie müssen die Daten aus den Tabellen Stammdaten und Gehaltsangaben zusammenführen. 1. Erstellen Sie eine neue bfrage und fügen Sie dem Entwurf die Tabellen Stammdaten und Gehaltsangaben hinzu. bb. 7.14: bfrageentwurf mit verknüpften Tabellen 2. Legen Sie die gewünschten Felder wie in obiger bbildung nach unten, speichern und testen Sie die bfrage. Der Name der bfrage: M mit Gehaltsangaben. Warum müssen Sie die Tabellen in der bfrage nicht mehr verknüpfen? Richtig: Das haben Sie beim Einrichten der Beziehungen bereits getan. Nur wenn keine Beziehung definiert wurde, müssen Sie ein Feld auf das zu verknüpfende Feld der anderen Tabelle ziehen, ganz so, wie Sie es im Beziehungsfenster tun. Verantwortlichkeit anzeigen In der Datenbank PERSONL.MDB sollen die Projekte mit ngaben zu verantwortlichen Mitarbeitern angezeigt werden: 102 Ikon 2002

13 1. Erstellen Sie eine neue bfrage und fügen Sie dem Entwurf die Tabellen Projekte und Stammdaten hinzu. 2. Nehmen Sie die gewünschten Felder aus beiden Tabellen in die bfrage auf. Testen Sie die bfrage und speichern sie unter dem Namen Projekte mit Verantwortlichkeit. B Ihre Verknüpfungen führen grundsätzlich dazu, dass nur Datensätze angezeigt werden, die in beiden Tabellen gemeinsame Werte in den verknüpften Tabellen haben. Bringen Sie zwei Tabellen ohne Verknüpfung in eine bfrage, erhalten Sie bei usführung der bfrage eine Tabelle, in der jeder Datensatz der einen mit jedem Datensatz der anderen Tabelle zusammengestellt wurde. Die Zahl der gezeigten Datensätze im bfrageergebnis entspricht dem Produkt der Zahl der Datensätze beider Tabellen. 7.7 Verknüpfungseigenschaften bei bfragen mit mehreren Tabellen Beim Verknüpfen von Feldern gibt es drei verschiedene Varianten. In den beiden gezeigten Beispielen hatten Sie es mit der Standardverknüpfung zu tun, wobei nur Datensätze gezeigt werden, die in den verknüpften Feldern gleiche Inhalte haben. In manchen Fällen müssen Sie aber alle Datensätze einer Tabelle anzeigen, unabhängig davon, ob sie eine Entsprechung in der anderen Tabelle haben. Eine bfrage in der Datenbank PERSONL.MDB soll alle Mitarbeiter anzeigen und, wenn vorhanden, auch ngaben zu den betreuten Projekten. 1. Erstellen Sie eine neue bfrage, der sie die Tabellen Stammdaten und Projekte hinzufügen. 2. Doppelklicken Sie die Verknüpfungslinie, um die Verknüpfungseigenschaften anzuzeigen. lternativ können Sie dazu auch den Befehl nsicht Verknüpfungseigenschaften verwenden. Eigenschaften von Verknüpfungen ändern B Microsoft ccess 2002 MOUS Core 103

14 bb. 7.15: Die Verknüpfungseigenschaften 3. Wählen Sie die Option Beinhaltet LLE Datensätze aus 'Stammdaten' und klicken Sie dann auf. Wählen Sie als Zielfelder ID, Nachname und Projektname aus. bb. 7.16: Verknüpfungen mit ausgewählten Feldern 4. Speichern Sie die bfrage unter dem Namen lle M und ihre Projekte und testen Sie die bfrage. Während die Mitarbeiter mit mehreren Projekten auch mehrfach mit den Projektangaben angezeigt werden, gibt es bei den Mitarbeitern ohne Projektverantwortung Lücken bei den Projektdaten. Tipp Mit Hilfe solcher Verknüpfungseigenschaften ermitteln Sie sehr schnell Differenzen zwischen den Datensätzen zweier Tabellen. 104 Ikon 2002

15 7.8 Gruppierung von Daten Sehr häufig müssen gleiche Daten in uswertungen zusammengefasst werden. Für zusammengefasste (gruppierte) Daten werden dann oft auch noch Berechnungen angestellt. ls Beispiel soll in der Datenbank PERSONL.MDB ausgezählt werden, wie viele Personen jeweils aus dem gleichen Ort kommen: 1. Erstellen Sie eine neue bfrage, der Sie die Tabelle Stammdaten hinzufügen. 2. Fügen Sie der bfrage die Felder Ort und ID hinzu. 3. Klicken Sie im Feld Ort: im Kontextmenü (rechter Mausklick) auf die Schaltfläche, um die Funktionen anzuzeigen. lternativ können Sie auch den Befehl nsicht Funktionen wählen. Wählen Sie Gruppierung. Gruppieren und Berechnen B 4. In der Zeile Funktion unter dem Feld ID wählen Sie den Eintrag nzahl. In der Zeile Feld setzen Sie den Text Leute: (mit Doppelpunkt!) vor den Feldnamen ID. bb. 7.17: bfrage mit Funktionen 5. Speichern Sie die bfrage unter dem Namen Wie viele M pro Ort? und testen Sie sie. Neben der Gruppierung sehen Sie typische statistische Funktionen. Sie können also auch Summen oder Mittelwerte für gruppierte Daten bilden. Wichtig ist, welchen Feldern Sie die Funktion Gruppierung zuweisen. Es wird immer die Kombination der Felder gruppiert. Im gezeigten Fall wäre es zum Beispiel nicht sinnvoll, das Feld Nachname hinzuzufügen (um vielleicht zu sehen, wie die Leute heißen). Es würde die Kombination aus Nachname und Ort gruppiert, die in den meisten (wenn nicht in allen) Fällen einmalig ist. Somit werden dann wieder alle Datensätze der Stammdaten gezeigt. Microsoft ccess 2002 MOUS Core 105

16 7.9 ssistent zur Duplikatsuche Verantwortliche für Datenbanken haben es nicht leicht. In übernommenen Datenbeständen liegt meist Redundanz und Inkonsistenz vor: Es gibt doppelt und dreifach erfasste Daten, unterschiedliche Schreibweisen und anderes mehr. Diesen Problemen kommen Sie unter anderem mit Hilfe des ssistenten zur Duplikatsuche auf die Spur. Vorbereitung Zunächst müssen Sie ein Duplikatproblem schaffen, um den ssistenten testen zu können. Öffnen Sie dazu die Tabelle Stammdaten in der Datenbank PERSONL.MDB. Kopieren Sie den vierten Datensatz vom Feld Nachname bis zum Feld nmerkung und fügen die Daten als neuen Datensatz hinten an. Modifizieren Sie dann die Schreibweisen beim Vornamen und bei der Straße. bb. 7.18: Eine doppelte Erfassung hat sich eingeschlichen. Duplikatsuche mit ssistent B Spüren Sie nun doppelte Datensätze in der Tabelle Stammdaten auf: 1. Klicken Sie im Bereich bfragen des Datenbankfensters auf die Schaltfläche oder wählen Sie den Befehl Einfügen bfrage. 2. Im folgenden Dialog wählen Sie bfrage-ssistent zur Duplikatsuche und klicken auf. 3. Im nächsten Schritt markieren Sie die Tabelle Stammdaten. und klicken auf. 4. Im entscheidenden Schritt dieser bfrageerstellung legen Sie fest, welche Felder Sie auf doppelte Inhalte prüfen lassen. chtung! CCESS prüft das doppelte Vorkommen der Feldkombination. Legen Sie die Felder Nachname, Geboren und Sex nach rechts und klicken auf. 106 Ikon 2002

17 bb. 7.19: bfrage-ssistent zur Duplikatsuche 5. Zum Schluss wählen Sie die Felder aus, die Sie in der bfrage gezeigt bekommen wollen. Wählen Sie alle übrig gebliebenen Felder und klicken Sie auf. 6. Im letzten Schritt können Sie einen Namen für die bfrage festlegen. Bestätigen Sie die Vorgabe und klicken auf. Im angezeigten bfrageergebnis sollte der doppelte Datensatz zu sehen sein. Vorn angeordnet befinden sich drei Felder, die in Kombination identische Inhalte haben. Sie könnten jetzt den Datensatz löschen, der nicht benötigt wird. Lassen Sie ihn aber noch für die Übung im nächsten bschnitt stehen. Schauen Sie in den Entwurf dieser bfrage. In der Zeile Kriterien der ersten Spalte befindet sich ein SQL-usdruck, den Sie wahrscheinlich nicht so ohne weiteres selbst geschrieben hätten ssistent zur Inkonsistenzsuche Im vorangegangenen bschnitt haben Sie das Duplikat ermittelt. Es gibt aber noch ein anderes Problem, das durch das Duplikat entstanden ist: Der zusätzliche Datensatz hat keine Entsprechung in der Tabelle Gehaltsangaben. Für das ufspüren solcher Widersprüche ist der ssistent zur Inkonsistenzsuche zuständig. Inkonsistenzsuche mit ssistent In der Tabelle Stammdaten der Datenbank PERSONL.MDB sollen die Datensätze ausfindig gemacht werden, für die es keine Gehaltsangaben gibt: Microsoft ccess 2002 MOUS Core 107

18 B 1. Wählen Sie im Datenbankfenster den Befehl Einfügen bfrage. Markieren Sie im folgenden Dialog den ssistenten zur Inkonsistenzsuche und gehen Sie mit weiter. 2. Wählen Sie im ersten Schritt die Tabelle Stammdaten und klicken. 3. Im zweiten Schritt wählen Sie die Tabelle Gehaltsangaben und klicken Sie auf. bb. 7.20: uswahl der verknüpften Felder im frage-ssistent 4. Im dritten Schritt sind die gemeinsamen Felder festzulegen. Sollte dies aufgrund der definierten Beziehung nicht schon der Fall sein, markieren Sie auf jeder Seite jeweils das zu verknüpfende Feld und klicken auf die Schaltfläche in der Mitte. Klicken Sie. 5. Legen Sie im vierten Schritt noch fest, welche Felder in der bfrage zu zeigen sind. Vorschlag: ID, Nachname, Vorname, PLZ und Ort. 6. Bestätigen Sie im letzten Schritt den vorgegebenen bfragenamen und lassen Sie die bfrage fertig stellen. Im Ergebnis sollte der bereits als Duplikat erkannte Datensatz gezeigt werden. Wenn Sie den Entwurf untersuchen, sehen Sie, dass Sie gerade das Thema Verknüpfungseigenschaften wiederholt haben. Es werden alle Datensätze aus Stammdaten gezeigt, aber mit dem Kriterium Ist Null im Feld PNr auf die Datensätze mit den Lücken bei den Gehaltsangaben reduziert. Übungsaufgaben Sie benötigen wieder die Tabelle Personen aus Ihrer Übungsdatenbank. Erstellen Sie eine uswahlabfrage nach allen Vertriebsmitarbeitern. Suchen Sie alle Mitarbeiter die älter als 30 Jahre sind. 108 Ikon 2002

19 Erstellen Sie eine bfrage, die zeigt, wie viele Mitarbeiter in welcher Position beschäftigt sind. Zusammenfassung Mit den uswahlabfragen können Sie wiederholt benötigte Daten aus Ihren Tabellen selektieren. Mit Hilfe von Parameterabfragen können Sie Selektionskriterien bei jedem usführen der bfrage eingeben. Durch Verknüpfen können Daten aus mehreren Tabellen zusammengefasst werden. Die bfrage-ssistenten ermöglichen auch Datenbank-Neulingen das Erstellen komplexer bfragen. Microsoft ccess 2002 MOUS Core 109

20 Testaufgaben Frage 1: Eine bfrage soll alle Datensätze mit einem Gehalt von 1000 bis 5000 DM selektieren. Wie muss der Kriterienausdruck für das Feld Gehalt lauten?. >1000 Und <5000 B. Zwischen 1000 Und 5000 C. >="1000" Und <="5000" D. >=1000 Und <=5000 E. >=#1000# Und <=#5000# Frage 2: us dem Tabellenfeld Straße sollen alle Einträge mit der Hausnummer 13 ermittelt werden. lle Einträge sind nach dem Schema "Straße-Leerschritt-Hausnummer" (Beispiel: Drosselgasse 14) aufgebaut. Wie lautet der richtige usdruck?. [Straße]?? B. *13 C. * 13 D. *13* Frage 3: us der Spalte Name einer Tabelle sollen die Einträge Baier, Bayer, Bader, Bauer, Baker, Baser und Bater gefiltert werden. Wie lautet der usdruck dafür?. Ba*er B. Ba?er C. Ba* D. Ba*?? Frage 4: In Bedingungsausdrücken in bfragen sollen Sie mehrere Kriterien mit den Operatoren UND beziehungsweise ODER verknüpfen. Wo liegt der Unterschied?. Bei der UND-Verknüpfung müssen alle Kriterien erfüllt sein, während bei der ODER-Verknüpfung nur ein Kriterium erfüllt sein muss, um den Datensatz zur nzeige zu bringen. 110 Ikon 2002

21 B. Die UND-Verknüpfung braucht man bei der ufzählung von Datensätzen. Die ODER-Verknüpfung wird für die uswahl einzelner Datensätze eingesetzt. C. Bei der ODER-Verknüpfung müssen alle Kriterien erfüllt sein, während bei der UND-Verknüpfung nur ein Kriterium erfüllt sein muss, um den Datensatz zur nzeige zu bringen. D. Zwischen der UND- und der ODER-Verknüpfung gibt es nur in der SQL-nsicht der bfrage Unterschiede, nämlich in der Schreibweise. Frage 5: Wozu verwenden Sie Parameter-bfragen?. Parameter-bfragen dienen dazu, gleichartige Daten zusammenzufassen und statistische Berechnungen anzustellen. B. Parameter-bfragen ermitteln die wichtigsten Kennziffern (Parameter) des Datenbanksystems. C. Mit Parameter-bfragen können Trends aus den Tabellenwerten errechnet werden. D. Parameter-bfragen werden eingesetzt, wenn ein Kriterium erst zum Zeitpunkt des bfrageaufrufs vom Benutzer eingegeben werden soll. Microsoft ccess 2002 MOUS Core 111