Geschäftsanweisung. Personalentwicklung und Qualifizierung. Jobcenter Rhein-Erft. Dezember 2012

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1 Az.: II 5313/5314 Geschäftsanweisung Personalentwicklung und Qualifizierung Jobcenter Rhein-Erft Dezember 2012 *Wegen der besseren Lesbarkeit wurde ausschließlich die Bezeichnung der männlichen Form gewählt. Selbstverständlich richtet sich diese Geschäftsanweisung auch an die weiblichen Beschäftigten im Jobcenter Rhein-Erft

2 1. Ausgangslage Gem. 44c Abs. 5 S. 2 SGB II hat die Trägerversammlung des Jobcenters Rhein-Erft mit vorliegendem Konzept einheitliche Grundsätze der Qualifizierungsplanung und Personalentwicklung aufgestellt. Diese dienen der individuellen Entwicklung der Mitarbeiter und sollen ihnen unter Beachtung ihrer persönlichen Interessen und Fähigkeiten die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderliche Qualifikation vermitteln. Das Konzept des Jobcenters Rhein-Erft wurde mit dem Personalrat, der Schwerbehindertenvertretung und der Gleichstellungsbeauftragten des Jobcenters Rhein-Erft abgestimmt. Die Empfehlungen des Bund-Länder- Ausschusses SGB II vom waren Grundlage dieser Geschäftsanweisung. 2. Ziele der Personalentwicklung Ein stabiler Personalkörper mit qualifizierten Mitarbeitern ist wesentliche Voraussetzung für eine zielgerichtete und kontinuierliche Betreuung der erwerbsfähigen Leistungsberechtigten und eine hohe Qualität der Rechtsanwendung. Kompetente und motivierte Mitarbeiter sind daher für die Zielerreichung unabdingbar. Personalentwicklung dient diesem Zweck. Man versteht darunter die Gesamtheit aller Maßnahmen als kontinuierlicher Prozess für die Auswahl, Entwicklung und Förderung der Mitarbeiter, um den aktuellen und zukünftigen qualitativen und quantitativen Personalbedarf zu decken. Grundlage hierfür ist ein gemeinsames Verständnis für einheitlich strukturierte Sollanforderungen (Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Fachwissen, Kompetenzen, Zugangsvoraussetzungen) für jeden Dienstposten, um Transparenz zu gewährleisten und einen Soll-Ist-Abgleich zu ermöglichen. Hierzu ist ein möglichst hoher Anteil von Neubesetzungen mit einer einschlägigen Verwaltungsausbildung bzw. einem einschlägigen Studium anzustreben, da dieses Qualifikationsniveau oftmals auch durch eine gute interne Qualifizierung nicht zufriedenstellend erreicht werden kann. Das Diversity Management ist fester Bestandteil der Personalpolitik des Jobcenters Rhein-Erft. Vielfalt (=Diversity), beispielsweise hinsichtlich Alter, Geschlecht, Schwerbehinderung oder kultureller Herkunft wird als Bereicherung verstanden. Diese Vielfalt und die damit verbundenen individuellen Kompetenzen werden im Rahmen der Personalentwicklung gefördert. Chancengleichheit / Gender Mainstreaming, Vereinbarkeit von Beruf und Familie / Privatleben, Altersstrukturpolitik, Förderung von Menschen mit Schwerbehinderung und Integration und Förderung von Beschäftigten mit Migrationshintergrund sind ein wichtiges Anliegen. Ziel ist es die Beschäftigten des Jobcenters Rhein-Erft für die Umsetzung dieser Handlungsfelder dauerhaft zu sensibilisieren. Die Gleichstellung von Frauen und Männern ist integraler Bestandteil der Personalentwicklung. Es ist Aufgabe der Geschäftsführung, die genannten Maßnahmen kontinuierlich im Auge zu behalten, auch im Kontext der Förderung der Vereinbarkeit Gesetzliche Grundlage Definition Strukturierte Sollanforderungen Neueinstellungen Personalpolitik Chancengleichheit

3 von Familie und Beruf. Ein Instrument der Geschäftsführung zur Nachhaltung ist der auf 4 Jahre angelegte Gleichstellungsplan des Jobcenters. Das Jobcenter Rhein-Erft verfolgt mit diesem Personalentwicklungskonzept das Ziel, Mitarbeiter zu motivieren und Kompetenzen zu stärken. Im Vordergrund der Betrachtung stehen die Stärken des einzelnen Mitarbeiters. Diese sollen erkannt, genutzt und gezielt gefördert werden, um die Mitarbeiter ihrer Qualifikation, Eignung und Neigung entsprechend einzusetzen. Mitarbeiterführung, Gesundheit und persönlicher wie dienstlicher Erfolg liegen eng zusammen. Sie stehen in einer Wechselbeziehung. Darum sind Führungskräfte ein entscheidender Partner in der Gesundheitsförderung. Das Jobcenter Rhein-Erft legt neben präventiven Maßnahmen Wert auf ein betriebliches Eingliederungsmanagement für Langzeiterkrankte. Hierzu wird auf die Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement verwiesen. Selbstverständnis im JC Rhein-Erft Gesundheitsmanagement 3. Personalentwicklungssystem Um Mitarbeiter richtig zu fördern und Potenziale zu erkennen ist es wichtig, regelmäßig mit dem Mitarbeiter gemeinsam Bilanz zu ziehen und die Leistungen und Kompetenzen zu bewerten sowie die Nachhaltigkeit der festgelegten Maßnahmen sicherzustellen. Ein konstruktives und motivierendes Feedback ist wichtig, damit der Mitarbeiter sich weiterentwickeln kann. Mitarbeitergespräch Mit jedem Mitarbeiter des Jobcenters Rhein-Erft wird mindestens einmal jährlich, im 1. Quartal eines Jahres ein Mitarbeitergespräch durchgeführt. Ein evtl. stattfindendes Mitarbeiterbeurteilungsgespräch kann das Mitarbeitergespräch ersetzen. Auf Wunsch des Mitarbeiters oder des Teamleiters können darüber hinaus anlassbezogene Mitarbeitergespräche geführt werden. Unabhängig davon sind anlassbezogene Mitarbeitergespräche bei Wechsel des Dienstortes, der Beschäftigung oder der Tätigkeitsebene zu führen. Im jährlichen Mitarbeitergespräch werden die Leistungseinschätzung des vergangenen Jahres, Leistungserwartungen für die Zukunft und Anregungen zur Förderungen und Entwicklung besprochen und dokumentiert. Der Mitarbeiter erhält eine unterschriebene Ausfertigung des Protokolls des Mitarbeitergespräches. Eine weitere Ausfertigung geht zur Kenntnis an den jeweiligen Anstellungsträger und wird dort zur Personalakte genommen. MAG Inhalte Dokumentation Mitarbeiterbeurteilung Zur Vereinheitlichung der Mitarbeiterbeurteilung werden künftig alle Mitarbeiter unter Nutzung der beim IS Aachen eingekauften Produkte des Portefolios der Personalentwicklungsinstrumente mit einem einheitlichen Beurteilungsbogen beurteilt. Beurteilung

4 Soweit für städtische Bedienstete im Jobcenter Rhein-Erft gesondert Beurteilungen nach den Grundsätzen des städtischen Anstellungsträgers anzufertigen sind, ist die nach den jeweiligen Richtlinien gesondert vorzunehmen. Für Beschäftigte des Rhein-Erft-Kreises ist gesondert eine nach den Richtlinien des Rhein-Erft-Kreises anzufertigende Anlassbeurteilung vorzunehmen, wenn sich ein Beschäftigter auf eine Rhein-Erft-Kreis-Stelle der inneren Verwaltung bewirbt oder die Zuweisung aus dem Jobcenter Rhein-Erft beendet wird. Beurteilungen sind jeweils zur Personalakte bei der Stammdienststelle zu nehmen. Anlassbeurteilung Dokumentation Verfahren / Umsetzung der Personalentwicklung Die Führungskraft ist für die Personalentwicklung der ihm unterstellten Mitarbeiter verantwortlich. Seine Aufgabe ist es Personalentwicklungsbedarfe und Potenziale zu erkennen und mit dem Mitarbeiter zu besprechen. Die Führungskraft gibt bei Entwicklungsbedarfen der Mitarbeiter eine Einschätzung zur Eignung und den Potenzialen ab. Bei festgestellten Entwicklungspotenzialen, die auf eine andere bzw. höherwertige Tätigkeit abstellen, ist ein individueller Entwicklungsplan zu erstellen und dieser der Geschäftsführung vorzulegen. Die Entwicklungspläne werden in der Personalentwicklungskonferenz besprochen und unter Berücksichtigung der Personalbedarfsplanung des Jobcenters Rhein-Erft bewertet. Die Personalentwicklungskonferenz setzt sich aus der Geschäftsführung des Jobcenters, dem Fachexperten Personal und der Gleichstellungsbeauftragten zusammen. Der Personalberater des Internen Service organisiert die Entwicklungskonferenz. Die Personalentwicklungskonferenz tagt mindestens einmal jährlich nach den durchgeführten Mitarbeitergesprächen bzw. Mitarbeiterbeurteilungen. Sie trägt die Verantwortung für eine einheitliche Sichtweise zu Maßstab, Potenzialträger und Personalentwicklung. Die Trägerversammlung ermächtigt die Geschäftsführung des Jobcenters, Personalentwicklungsmaßnahmen (auch einen vorübergehenden höherwertigen Ansatz) zeitlich befristet unter Beachtung der jeweiligen tarifvertraglichen bzw. dienstrechtlichen Regelungen der Anstellungsträger im Rahmen des Stellenplanes durchzuführen. Die Geschäftsführung berichtet der Trägerversammlung einmal im Jahr über den Stand der Umsetzung von Personalentwicklungsmaßnahmen. Teamleiter als Personalentwickler Entwicklungsplan Personalentwicklungskonferenz Verantwortung der GF 4. Personalentwicklungssystem Nachfolgend werden die wichtigsten Instrumente der Personalentwicklung im Jobcenter Rhein-Erft beschrieben. Es handelt sich hierbei nicht um eine abschließende Aufzählung. Einarbeitung Jeder neue Mitarbeiter erhält beim Dienstantritt eine Begrüßungsmappe mit den wichtigsten Regelungen und Begrüßungsmappe

5 Weisungen des Jobcenters (z. B. Geschäftsordnung, Operative Leitlinien, Organigramm). Diese Informationen sollen einen Überblick über die Organisation und Ziele des Jobcenters sowie über die Rechte und Pflichten des Mitarbeiters bieten. Der Teamleiter bespricht mit jedem neu angesetzten Mitarbeiter den individuellen Einarbeitungsplan. Dieser soll die systematische Vermittlung der notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten sicherstellen. Bestandteil der Einarbeitung sind unter anderem Hospitationen sowie Vermittlung von Kenntnissen durch sogenannte Rucksackträger (N:\Ablagen\D32502-ARGE-Rhein- Erft\IKS\Handbuch). Durch die Hospitation ist allen neuen Mitarbeitern ein Einblick in die Eingangszone/Kundenbüro, den Leistungsbereich und die Arbeitsvermittlung zu geben. Der Einarbeitungsplan ist auch ein wichtiges Instrument zur Wiedereingliederung beurlaubter bzw. langzeiterkrankter Mitarbeiter. Es ist sicherzustellen, dass neu angesetzte Mitarbeiter die erforderlichen Grundqualifizierungen erhalten. Hierzu werden vorrangig die intern durchgeführten Veranstaltungen im Jobcenter genutzt. Sollte das Schulungsangebot nicht ausreichen oder nicht zeitnah zur Verfügung stehen, können ergänzend die Schulungsangebote der Bildungseinrichtungen der BA inkl. der virtuellen Lernangebote sowie die kommunalen Bildungswerke genutzt werden. Regelmäßig wird insbesondere in der Zeit der Einarbeitung einem Mitarbeiter ein erfahrener Kollege als Ansprechpartner und Pate zur Seite gestellt werden. Dieser soll den neuen Kollegen in fachlicher Hinsicht unterstützen und die soziale Integration ins Team erleichtern. Einarbeitungsplan Grundqualifizierungen Patensystem Begleitende Unterstützung Die Führungs- und Führungsnachwuchskräfte können durch ein gezieltes Coaching in Form einer professionellen und berufsbezogenen Beratung unterstützt werden. Ziel ist die Stärkung und Unterstützung im täglichen Führungshandeln. Es dient der persönlichen Weiterentwicklung. Die in der BA zur Verfügung stehenden Coaches können bei Bedarf und Rücksprache mit der Geschäftsführung von allen Führungskräften genutzt werden. Durch Angebote der Praxisberatung können insbesondere die Arbeitsvermittler bei ihrer Arbeit mit den Kunden unterstützt werden. Hier können Fragen und Probleme im Zusammenhang mit dem alltäglichen beruflichen Handeln in der Gruppe bearbeitet werden. Es geht darum, das eigene Handeln zu reflektieren und neue Wege in der Beratungsarbeit zu finden. Hierzu steht innerhalb der BA ein Pool an ausgebildeten Praxisberatern zur Verfügung. Coaching Praxisberatung Erfahrungserweiterung Zur Kenntniserweiterung, auch in anderen Arbeitsbereichen, können nach Rücksprache mit der Führungskraft Hospitation durchgeführt werden, soweit diese für die Personalentwicklung des Mitarbeiters erforderlich sind. Diese sollen einen Einblick in andere Hospitationen

6 Aufgabengebiete geben und die Möglichkeit verschaffen, andere Arbeitsstile und Arbeitsweisen kennenzulernen. Neben Hospitationen innerhalb des Jobcenters sind auch Hospitationen bei anderen Jobcentern oder auch rechtskreisübergreifend (SGB III-Bereich, z.b. gemeinsamer Arbeitgeberservice oder Berufsberatung) und in anderen Verwaltungsbereichen (z.b. Jugendamt) möglich. Auch Hospitationen der Führungskraft beim Mitarbeiter sind möglich, um den Mitarbeiter in der Aufgabenwahrnehmung zu unterstützen und Rückmeldung zur beobachteten Arbeitsausführung zu geben. Eine gute Weiterentwicklungsmöglichkeit bieten Trainertätigkeiten. Diese fördern gezielt fachlich-methodische und sozial-kommunikative Kompetenzen sowie ein sicheres Auftreten. Interessierte Mitarbeiter haben die Möglichkeit sich in internen Schulungen des Jobcenters Rhein-Erft zu engagieren. Die Initiative kann sowohl vom Mitarbeiter als auch von der Führungskraft ausgehen. Die Mitarbeiter des Jobcenters Rhein-Erft sollen Gelegenheit erhalten sich in Abstimmung mit der Teamleitung auch in Projektarbeiten zu engagieren. Anlassbezogen werden geeignete Themen und Aufgaben zeitlich befristet in einem Projekt bearbeitet. Die Teamleitung wird die in Betracht kommende Gruppe von Mitarbeitern über anstehende Projekte informieren und interessierten Mitarbeitern Gelegenheit geben, sich für die Projektarbeit zu melden. Durch die Stellvertretung übernimmt ein Mitarbeiter die Aufgaben und Verantwortung einer anderen Funktion. Eine Stellvertretung in Form einer Abwesenheitsvertretung einer höherwertigen Funktionsebene bietet die Möglichkeit, auch in höherwertige Aufgaben hineinzuwachsen und sich mit veränderten Anforderungen auseinanderzusetzen. Geeignete Mitarbeiter können so gezielt weiterentwickelt werden. Diese können auf der Grundlage festgestellter Potenziale vom Teamleiter gegenüber der Geschäftsführung benannt werden. Im Rahmen einer Beauftragung können Mitarbeiter mit entsprechendem Potenzial unter Beachtung der jeweiligen tarifvertraglichen bzw. dienstrechtlichen Regelungen der Anstellungsträger mit der vorübergehenden Wahrnehmung einer höherwertigen Tätigkeit im gleichen oder in einem anderen Fachgebiet betraut werden. Die vorübergehende Übertragung höherwertiger Aufgaben kann als Personalentwicklungsmaßnahme durchgeführt werden. Trainertätigkeiten Projektarbeiten Stellvertretung Beauftragung Qualifizierung Nach dem individuellen Bedarf des einzelnen Mitarbeiters können jederzeit modulare Qualifizierungen durchgeführt werden. Diese orientieren sich an den jeweiligen, tatsächlich auszuführenden Aufgaben des Mitarbeiters (Soll- Ist-Abgleich). Bei Qualifizierungsbedarfen bzw. -wünschen ist in jedem Falle vorab eine individuelle Vereinbarung zwischen Mitarbeiter und Teamleiter

7 in einem Mitarbeitergespräch zu treffen und zu dokumentieren. Die Führungskraft stellt nach erfolgter Qualifizierung den Praxistransfer sicher bzw. hält diesen nach. Eine Übersicht über alle Bildungsangebote findet man unter nachfolgendem Link Bildungsmarkt SGB II - Willkommen auf dem Bildungsmarkt SGB II. Qualifizierungen können nach Rücksprache mit der Führungskraft mit den unterschiedlichsten Lern- und Lehrmethoden durchgeführt werden. Hierbei ist unter Beachtung der Grundsätze von Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit die im Einzelfall zweckmäßigste Form zu wählen. Eine gute und kostengünstige Alternative zu den Angeboten der Bildungszentren können die virtuellen Lernangebote darstellen. Lernwelt der Bundesagentur für Arbeit - Magazin Auch hier sollte hinsichtlich der Sinnhaftigkeit der Nutzung diese vorab zwischen Mitarbeiter und Führungskraft abgestimmt werden. Bei inhaltsgleichen Bedarfen mehrerer Mitarbeiter sind aus Kostengesichtspunkten vorrangig Inhouse-Schulungen durchzuführen. Der Fachexperte Personal organisiert die Administration. Zur Realisierung dieser Schulungen sind zwei hauptamtliche Fachausbilder zuständig, welche fortlaufend professionell qualifiziert werden. Bei Bedarf können Mitarbeiter als nebenamtliche Trainer beauftragt werden. Der Qualifizierungsplan bietet einen Überblick über alle geplanten Qualifizierungen. Dieser ist jeweils zu Jahresbeginn zu erstellen. Es ist darauf zu achten, dass die theoretischen und praktischen Qualifizierungsinhalte sinnvoll miteinander verknüpft sind. Dazu gehört auch die Verzahnung mit lokalen Kooperationspartnern auf Seiten der Träger (z.b. Jugendamt, Sozialamt, Schuldnerberatung). Gute Führung ist ein wesentlicher Faktor für die Zielerreichung. Eine systematische Führungskräfteentwicklung stellt deshalb einen wichtigen Beitrag zur Stärkung der operativen Leistungsfähigkeit, Erreichung der geschäftspolitischen Ziele und Zukunftssicherung des Jobcenters dar. Das Führungskräfteentwicklungsprogramm (FK-E) definiert dazu führungsebenenspezifische Führungsmodule. und kann nach Beschluss der Trägerversammlung angewandt werden. Der Führungskompass bietet die Grundlage für das ganzheitliche Führungsverständnis im Jobcenter. Auch kommunale Programme können hierzu als weitere Grundlage dienen. Qualifizierungen nach dem TVöD, die zu einer höherwertigen Tätigkeit befähigen, können bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen und entsprechender Stellen in Abstimmung zwischen der Geschäftsführung des Jobcenters und des jeweiligen Anstellungsträgers durchgeführt werden. Die Mitarbeiter werden für die jeweiligen Schulungstermine von ihrer Tätigkeit im Jobcenter freigestellt. Neben dem ersten und zweiten Beschäftigtenlehrgang nimmt auch die Qualifizierung für Fallmanager einen besonderen Stellenwert ein. Hier gibt es ein umfangreiches modulares Qualifizierungsangebot und die Möglichkeit einen Abschluss zum zertifizierten Fallmanager nach den Richtlinien der Deutschen Gesellschaft für Care - und Casemanagement zu erwerben. Daneben werden Weiterbildungen und Qualifizierungen nach der Maßgabe des Bildungsfreistellungsgesetzes des Landes Nordrhein- Mitarbeitergespräch Bildungsangebote Virtuelles Lernen Inhouse-Schulungen Trainerpool Qualifizierungsplan Methodenmix/ Kooperation Führungskräfte Führungskompass Erster und Zweiter Beschäftigtenlehrgang Fallmanager Eigene

8 Westfalen bzw. der Urlaubsverordnung der Beamten unterstützt. Darüber hinaus können Weiterbildungen auf Wunsch des Mitarbeiters durch flexible Arbeitszeitgestaltungen unterstützt werden, sofern dienstliche Interessen dem nicht entgegenstehen. Übersicht aller PE-Instrumente: Weiterbildungen Glossar Qualifizierungsdokumentation Geplante Qualifizierungsmaßnahmen sind mit dem Fachexperten Personal abzustimmen und zu dokumentieren. Qualifizierungsdokumentation 5. Leistungsorientierte Bezahlung Ein wesentliches Element der Leistungsorientierung und Mitarbeitermotivation können finanzielle Leistungsanreize sein. Die Träger sind sich einig, die angemessene leistungsorientierte Bezahlung umzusetzen. Diese fördert gemeinsam mit der mitarbeiterorientierten Führung die Leistungsmotivation. Die entsprechenden Regelungen der jeweils für die Mitarbeiter des Jobcenters Rhein-Erft gültigen Tarifverträge werden beachtet. Leistungskomponente Kommunalen Beschäftigten kann gem. 18 TVöD-VKA ein Leistungsentgelt als variable und leistungsorientierte Bezahlung zusätzlich zum Tabellenentgelt gezahlt werden. Das Leistungsentgelt wird als Leistungsprämie, Erfolgsprämie oder Leistungszulage gewährt. Es gelten die Regelungen des jeweiligen Anstellungsträgers. Für Beschäftigte der Agentur für Arbeit kann gem. 21 TV-BA zusätzlich zum Festgehalt eine Leistungskomponente als variabler Gehaltsbestandteil gezahlt werden. Die jeweiligen Regelungen der Agentur für Arbeit sind zu beachten. Kommunal Beschäftigte BA-Beschäftigte Entwicklungsstufenverkürzung Bei kommunalen Beschäftigten kann gem. 17 TVöD-VKA gemäß der Richtlinien und im Benehmen mit dem Träger die erforderliche Zeit für das Erreichen der Stufen 4 bis 6 jeweils verkürzt werden, sofern die Leistungen des Beschäftigten erheblich über dem Durchschnitt liegen. Für jährlich bis zu 30% der Beschäftigten der Agentur für Arbeit kann die erforderliche Zeit für das Erreichen der Entwicklungsstufen 3 bis 6 um ein Jahr verkürzt werden, sofern eine erheblich über dem Durchschnitt liegende Leistung vorliegt ( 19 Abs. 4 und 5 TV- BA). Kommunal Beschäftigte BA-Beschäftigte Bei Leistungen, die erheblich unter dem Durchschnitt liegen, ist die nach den Tarifverträgen grundsätzlich mögliche Hemmung der Stufenlaufzeit derzeit nicht vorgesehen. Sollten Leistungsdefizite vorliegen, ist vor allem auf die vorhandenen Instrumente der Personalentwicklung zurückzugreifen. Leistungsorientierte Bezahlung LOB

9 Die Leistungsorientierte Bezahlung nach den Richtlinien des jeweiligen kommunalen Anstellungsträgers findet weiterhin Anwendung. Herbert Botz Geschäftsführer Jobcenter Rhein-Erft Anlagen: Zeitplan für Fach- und Führungskräfte Vordrucke für Einheitliche Beurteilungen Mitarbeitergespräche Entwicklungspläne TOP 7 Vordrucke.pdf