Praxisbeispiel. Printoutsourcing. Gehaltsabrechnungen. am Beispiel Leistungslohn. Klaus Fuchs KF-ITService Bernecker Str.

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1 K F IT-Service Praxisbeispiel Printoutsourcing Gehaltsabrechnungen am Beispiel Leistungslohn Klaus Fuchs KF-ITService Bernecker Str Bayreuth Tel: Fax: Internet: Stand: Juli 2014

2 Alle Inhalte, insbesondere Texte, Fotografien und Grafiken, sind urheberrechtlich geschützt Klaus Fuchs KF-ITService Bernecker Str Bayreuth 2014

3 KF-ITService versteht sich als Dienstleister im Bereich Printoutsourcing und bietet seinen Kunden individuelle Lösungen für Druck, Zusammenführung, Kuvertierung und Versand der anfallenden Briefe. Lohn- und Gehalt gehört zu den komplexesten Themen im Bereich Printoutsourcing, da ein Brief aus sehr vielen unterschiedlichen Komponenten bestehen kann. Vorbemerkungen Das folgende Praxisbeispiel einer Lohn- und Gehaltsabrechnung im Bereich Leistungslohn beschreibt eine der Lösungen, die wir für mehrere Kunden realisiert haben. Natürlich kommen nicht jeden Monate alle beschriebenen Teile einer Abrechnung vor. Die Lohnsteuerbescheinigungen meist nur 1 mal im Jahr und Beilagen je nach Bedarf. In manchen Monaten keine, häufig ist es eine Beilage, manchmal aber auch zwei. Auch wenn sich die Abrechnungen der Kunden ähneln, gibt es dennoch Unterschiede in den Formaten, in denen wir die Daten übernehmen und der damit verbundenen weiteren Verarbeitung. Auf diese Differenzen gehen wir in der Beschreibung detailliert ein. Für uns ist es immer wieder spannend, wie unterschiedlich sich die Dateiformate und damit auch die Weiterverarbeitung ergibt, selbst wenn die gleiche Standardsoftware für die eigentliche Personalabrechnung eingesetzt wird. Die Verarbeitung bei uns ist so flexibel, dass sie jederzeit an kundenspezifische Anforderungen angepasst werden kann. Dieses Praxisbeispiel beschreibt daher einen fiktiven Kunden mit einem sehr breiten Anforderungsprofil. In der Beschreibung verwendete Begriffe Blatt ein einzelnes Blatt Papier, das Bestandteil eines Dokuments ist. Dokument als Dokument wird die Gesamtzahl aller Blätter bezeichnet, die gemeinsam in einen Umschlag kuvertiert werden Druckseite eine einzelne Seite, die auf der Vorder- oder der Rückseite eines Blattes gedruckt wird Duplex (doppelseitiger Druck) Druck der Seiten auf Vorder- und Rückseite des Blattes. Soweit zulässig spart dieses Druckverfahren Papier und damit Gewicht. Die Einsparungen liegen in der Reduzierung der Material-, Kuvertier- und Portokosten. Simplex (einseitiger Druck) Druck einer Seite, wobei die Rückseite des Blattes immer frei bleibt Das Beispiel: Lohn- und Gehaltsabrechnung - Leistungslohn Eine Abrechnung kann aus folgenden Komponenten bestehen, wobei die Verknüpfung der einzelnen Schriftstücke über die Personalnummer erfolgt. Die Adresse ist hierfür nicht geeignet, da die einzelnen Teile aus verschiedenen Programmen resultieren und die Stammdatenpflege nicht zwangsweise vereinheitlicht ist. Es können daher durchaus verschiedene Schreibweisen z. B. der Straße zwischen Verdienst- und Leistungsnachweis existieren. Aber auch die Personalnummer muss per Programm vereinheitlicht werden, da z. B. im Verdienstnachweis die 436 angegeben ist, im Leistungsnachweis aber steht. In der Regel werden die einzelnen Komponenten auch in unterschiedlichen Dateien übermittelt.

4 Die Auflistung dieser Bestandteile ist gleichzeitig die Reihenfolge, in der die einzelnen Komponenten in einer Datenbank verarbeitet und anschließend auch kuvertiert werden. Verdienstnachweis - die eigentliche Gehaltsabrechnung, die in diesem Fall in SAP/R3 HR erstellt wird und als fortlaufende Datei, die nacheinander alle Abrechnungen enthält als PDF- Datei vorliegt. Andere Kunden senden die gleiche Datei als einfache Textdatei. Der Verdienstnachweis eines einzelnen Mitarbeiters kann eine oder mehrere Seiten umfassen. Sei es dass zu viele Einzelpositionen gedruckt werden oder Rückrechnungen vorliegen und dadurch mehrere Monate gedruckt werden. Duplex-Druck ist nicht nur erlaubt, sondern erwünscht, um die Blattzahl zu reduzieren. Leistungsnachweis - hier werden die einzelnen Aufträge aufgelistet. Die Zuordnung erfolgt dabei über die Personalnummer, wobei ein Duplexdruck des Leistungsnachweises auf die Rückseite des Verdienstnachweises erfolgt. Auch die Leistungsnachweise selbst dürfen duplex gedruckt werden. Denn in vielen Fällen gibt es mehr als eine Seite je Verdienstnachweis. In Ausnahmefällen kann es auch Leistungsnachweise geben, die keinem Verdienstnachweis zugeordnet sind. In dem Fall ist der Leistungsnachweis das erste Blatt in einem Umschlag. Andererseits gibt es natürlich viele Verdienstnachweise ohne Leistungsnachweis wenn diese Mitarbeiter keinen Leistungslohn beziehen. Meldebescheinigung zur Sozialversicherung (DEÜV-Meldung) - Diese Bescheinigungen, z. B. bei Beschäftigungsbeginn, Krankenkassenwechsel, Beschäftigungsende und die Jahresmeldung, werden ebenfalls dazu kuvertiert. Auch hier ist das Kriterium die Personal-Nr. Sie können aber auch erstes oder einziges Blatt eines Umschlags sein. Diese Meldungen werden immer simplex gedruckt und dürfen auch nicht auf der Rückseite des vorhergehenden Blatts stehen. Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung - hier gilt das gleiche, wie bei den DEÜV-Meldungen. Weitere personalisierte Informationen - sind ebenfalls zusätzlich möglich. Diese können auch als Serienbrief ausgelegt sein. Voraussetzung ist, dass diese Informationen im Rahmen der Abrechnungen mitgedruckt werden. Beispiele sind hier tarifvertragliche Änderungen, Informationen zur Leistungszulage oder auch individuelle Einladungen zur Weihnachtsfeier. Unpersonalisierte Beilagen - dieser Fall kommt sehr häufig vor. Dabei handelt es sich um Informationen oder Flyer, die entweder jeder Abrechnung oder nach bestimmten Kriterien selektiv beigefügt werden, aber keine persönlichen Informationen beinhalten. Beispiele dafür sind allgemeine Mitteilungen des Arbeitgebers, aber auch Flyer von Versicherungsangeboten, z. B. zur betrieblichen Altersvorsorge und ähnliche Informationen. Die Zuordnung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen Nach Kundenwunsch kann die Kuvertierleistung einer solchen Beilage auch separat an einen anderen Rechnungsempfänger fakturiert werden. Dabei kann es sich um eine andere Kostenstelle oder eine weitere externe Firma handeln. Ein Beispiel dafür wäre ein Informationsflyer einer Krankenkasse, dessen Versand separat berechnet wird.

5 Daraus ergibt sich folgendes Verarbeitungsschema: Aufbau der Druckdatenbank Um die weitere Verarbeitung steuern zu können, werden aus den Daten außer der Personalnummer die postalische Anschrift und evtl. weitere Steuerinformationen, wie Organisationseinheit, Kostenstellen- oder Abteilungsbezeichnungen entnommen, sofern diese für die weitere Verarbeitung (siehe Druck und Versand der Abrechnungen) oder die korrekte Zuordnung selektiver Beilagen notwendig sind. Je Dokument wird zusätzlich eine interne Dokumentennummer vergeben, die für die Sortierung bei geschlossener Rückgabe an den Arbeitgeber notwendig ist. Dies bedeutet, dass Sie als Kunde die Sortierung so vorgeben können, wie sie für die interne Verteilung der Abrechnungen am zweckmäßigsten ist. Beim Einzelversand der Abrechnungen dient die Dokumentennummer nur der Zuordnung der Briefinhalte. Besonderheiten bei der Verarbeitung: Verdienstnachweise Nicht immer sind die vorgegebenen Einstellungen optimal für die Verarbeitung. Bei der PDF-Version der Verdienstnachweise sind bei einem Kunden die Randeinstellungen nicht direkt für den Druck geeignet, da die Beschriftung zu weit links und zu weit oben beginnt. Dies führt zu zweierlei Problemen: Zum einen steht beim Standardfalz die Adresse zu weit rechts und zu weit oben im Fensterumschlag. Zum anderen ist auf der linken Seite nur ein sehr schmaler Rand, der beim Abheften des Verdienstnachweises dazu führt, dass die Lochung bereits im Text ist. Ganz wesentlich für die Verarbeitung ist aber, dass zu wenig Platz für die Kuvertiersteuerzeichen gegeben ist. Am Falz kann auch deshalb nichts geändert werden, da sonst bei Anschreiben, die nicht als erstes Blatt die Verdienstbescheinigung enthält, die Adresse zu tief im Adressfenster stünde.

6 Bei der Druckaufbereitung werden deshalb die x/y-koordinaten des Drucks verschoben. Dies geschieht in Abhängigkeit von der Druckseite, da die Seiten duplex auf Vorder- und Rückseiten gedruckt werden. Alle Seiten werden vertikal nach unten verschoben. Die ungeraden Seiten auch nach rechts. Dadurch wird ein Heftrand und Platz für die Steuerzeichen geschaffen. Für die geraden Seiten, die auf die Rückseite gedruckt werden, bleibt damit ein breiterer Heftrand auf der rechten Seite. Vorderseite wird unten und nach rechts positioniert (die Umrandung des VDN dient nur der Illustration) Rückseite wird nur nach unten positioniert Bei allen anderen Bestandteilen müssen die Koordinaten nicht verschoben werden, da beidseitig genügend Rand vorhanden ist. DEÜV und Lohnsteuermeldungen Diese Meldungen dürfen weder auf einer Rückseite gedruckt werden, noch dürfen sie selbst einen Rückseitendruck enthalten. Deshalb wird vor diesen Meldungen, wenn sie auf eine gerade Seitenzahl (Rückseite) treffen würden, eine Leerseite eingefügt. Der Druck der Abrechnungen erfolgt wegen der Verdienst- und Leistungsnachweise generell auf einem Duplexdrucker. Personalisierte Beilagen Da es sich um eine Anlage handelt, beginnt sie immer auf einem eigenen Blatt. Ob Duplex- oder Simplex-Druck ist individuell zu vereinbaren. Zuordnung der nicht personalisierten Beilagen Hier sind verschiedene Varianten möglich: 1. Der einfachste Fall ist - die Beilage wird allen Dokumenten hinzugefügt 2. Unser Kunde differenziert selbst und sendet verschiedene Dateien, einmal Abrechnungen mit Beilage, einmal ohne. Was sich zunächst wie mehrere einfache Aufträge wie 1 anhört, gilt nur dann, wenn auch die weiteren Komponenten (Leistungsnachweise, DEÜV etc.) gleichermaßen aufgeteilt sind. Deshalb kann diese Zuordnung erst nach Verarbeitung aller Verdienstnachweisdateien erfolgen. (siehe Druck und Versand der Abrechnungen ) Und selbst dann kann sich das auch auf den Rückversand per Paket auswirken, da selbstverständlich die Versandkosten gering gehalten und nur ein Paket je Empfängeranschrift versendet wird. 3. Die Zuordnung erfolgt über zusätzlich zu selektierende Felder, wie z. B. Organisationseinheit, Kostenstelle u. ä. 4. Abhängigkeit von anderen Komponenten: So soll beispielsweise ein Erläuterungsblatt nur dann mitkuvertiert werden, wenn auch eine DEÜV vorhanden ist. Da wir über mehrere Beilagenstationen verfügen, sind auch Kombinationen möglich. Für die Aufbereitung der Druckdaten wird in der Druckdatenbank zunächst nur zugeordnet, ob dieses Dokument eine oder mehrere Beilagen enthält. Diese Informationen fließt in die Kuvertier-

7 steuerung und die Berechnung des Gewichts für den fertigen Umschlag ein. Ebenso die Anweisung, ob Briefe, die keinen Verdienstnachweis beinhalten, belegt werden sollen. Druck und Weiterverarbeitung der Beilagen Auch hier stehen viele Möglichkeiten offen. Generell ist zwischen Beilagen zu unterscheiden, die im DIN A4 Format verarbeitet und mitgefalzt werden und Beilagen, die ungefalzt zugefügt werden (Format 1/3 DIN A4, auch kuvertformatige Beilage genannt). In diesem Fall können wir auch Booklets bis zu einer Stärke von 2 mm kuvertieren. 1. Sie stellen uns die Beilagen bei. Bitte stellen Sie sicher, das die Drucksachen zum Start der Verarbeitung bereits bei uns sind, bzw. wir darüber informiert sind, das eine Beilage zugefügt werden soll. Handelt es sich um mehrere Beilagen, die in einem Lauf verarbeitet werden sollen, ist eine Absprache über das Format (ungefalzt / kuvertformatig) notwendig. 2. Sie senden uns die Beilage z. B. im PDF-Format und wir drucken sie selbst. Vorteil: Es ist keine Vorlaufzeit notwendig Nachteil: Aufgrund der eingesetzten Technik ist randloser Druck nicht möglich und abhängig von der Auflage ist Offset-Druck evtl. günstiger 3. Sie senden uns die Beilage, z. B. im PDF-Format und wir lassen drucken Vorteil: preisgünstig bei hohen Auflagen, randloser Druck ist möglich Nachteil: wir benötigen die Druckvorlage ca. 1 Woche vor der Verarbeitung 4. Sie benötigen Hilfe? Gern stellen wir Ihnen den Kontakt zu Werbeagenturen und Designern her, mit denen wir zusammen arbeiten und gute Erfahrungen gesammelt haben Papier und Umschläge Standardmäßig verwenden wir ein gutes Universalpapier mit 80 g/m², das sehr gut für Duplexdruck und die maschinelle Kuvertierung geeignet ist. Weiße Fensterbriefumschläge im Format C5/6 (etwas größer als DIN-Lang) sind ebenfalls standard. Recycling-Umschläge bieten wir ebenfalls an. Und natürlich sind wir für alle Anforderungen, die Sie an uns stellen offen. Weitergehende individuelle Verarbeitung Diese Möglichkeiten greifen intensiver in die Verarbeitung ein. Während bei der reinen Koordinatenverschiebung die Dokumente selbst unverändert bleiben, haben wir z. B. für einen Kunden wesentlich weiterführende Programme geschrieben. Das Problem: Wiederholt waren Rückrechnungen notwendig, die fast alle Mitarbeiter betrafen und gleichzeitig mehrere Jahre, meist 36 Monate, zurückreichten. Dies hätte im Schnitt fast 20 duplex bedruckte Blatt Abrechnungen je Mitarbeiter bedeutet. Bei über 5000 Mitarbeitern mehr als 1 Palette Papier, die zudem entweder als Großbriefe oder in mehrere Umschläge je Empfänger kuvertiert würden.

8 Die Lösung: Der Verdienstnachweis des aktuellen Monats wird gedruckt, wie er im Original aus SAP kommt. Rückrechnungen werden dagegen nach Kalenderjahr zusammengefasst im Querdruck angeordnet. Die erste Spalte enthält die Abrechnungszeilen, die Spalten 2 7 die einzelnen Monate. D. h. 6 Monate auf der Vorderseite, weitere 6 Monate auf der Rückseite. Der Aufbau der Spalten und der Abrechnungszeilen ist dabei dynamisch. Damit wurden diese Abrechnungen auf 4 Blatt (1 Blatt lfd. Monat, 3 Blatt für 3 Rückrechnungsjahre) reduziert. Kuvertiersteuerzeichen mit Sicherheit verschicken Diese Striche am oberen linken Rand jeder Seite haben drei unterschiedliche Funktionen: 1. Die Kuvertierung an sich. Denn damit ist festgelegt, ob dieses Blatt das Einzige im Umschlag ist, das erste, ein mittleres oder das letzte Blatt. 2. Beilagensteuerung: Soll zusätzlich eine Beilage aus Station 1 und/oder 2 gezogen werden? 3. Sequentielle Kontrolle: Durch eine Nummerierung wird festgestellt, dass kein Blatt fehlt oder in einer falschen Reihenfolge eingezogen wird. Auch leere Blätter, z. B. durch Doppelblatteinzug am Drucker, sind damit ausgeschlossen. Eine Kontrolle der Steuerzeichen selbst wird ebenfalls durchgeführt, da immer eine gerade Anzahl an Zeichen vorhanden sein muss. Zusätzlich verfügt die Maschine über weitere technische Sicherheitskriterien, wie Doppelblattkontrolle an allen Stationen, Kontrolle ob alle Blätter im Umschlag sind usw. Druck und Versand der Abrechnungen Die Sortierung beim Druck wird durch die Erfordernisse des Versandwegs bestimmt. Wobei auch hier wieder je Kunde eine Kombination möglich ist. Beispielsweise erhalten Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten ihre Abrechnung als Brief. Für die übrigen Mitarbeiter erhält unser Kunde ein Paket mit den kuvertierten Gehaltsabrechnungen zur Verteilung per Hauspost. Auch die Aufteilung auf Niederlassungen oder unterschiedlichen Büros ist per Sammelversand möglich. Da KF-ITService ein unabhängiger Dienstleister ist, arbeiten wir sowohl mit der Deutschen Post, als auch mit privaten Briefzustellern zusammen. Im Paketbereich haben wir seit vielen Jahren mit DPD sehr gute Erfahrungen in Bezug auf die Zuverlässigkeit bei Abholung und Zustellung gemacht.

9 Im Einzelnen bieten sich diese Möglichkeiten an: Sammelversand per Paket oder Großbrief Briefversand über die Deutsche Post Bei Gehaltsabrechnungen die häufigste Variante. Dabei erstellen wir die Abrechnungen in genau der angelieferten Reihenfolge. Sie bestimmen damit selbst, wie die Verteilung bei Ihnen am besten organisiert ist. Einer der Gründe, warum wir eine interne Dokumentennummer vergeben. Wenn ein Versandschlüssel (z. B. auch Kostenstelle, Abteilung, o. ä.) enthalten ist, können wir die Pakete auch auf verschiedene Empfängeradressen aufteilen. Innerhalb der einzelnen Pakete sortieren wir wiederum nach der Vorgabe. Und, dies funktioniert auch bei mehreren übergebenen Dateien (siehe Pkt. 2 unpersonalisierte Beilagen). Es entstehen dadurch keine doppelten Versandgebühren. Bei sehr kleinen Niederlassungen mit weniger als 5 Mitarbeitern wäre der Einzelversand der Abrechnungen an die Privatadresse des Mitarbeiters günstiger. Auch diese Differenzierung übernehmen wir gern für Sie. Der mit Sicherheit bekannteste, und vom Zustellgebiet umfassendste Dienstleister für Ihre Briefsendungen. Abhängig von den Sendungsmengen können wir Ihnen auch hier Großkundenrabatte anbieten. Optimierter Briefversand Die Welt ist bunt! KF-ITService die einfachste Art, Briefe zu versenden. In Zusammenarbeit mit dem Postdienst Oberfranken optimieren wir Ihren Postausgang und bieten Ihnen den bundesweiten und internationalen Versand zu optimierten Portokosten an. Diese Versandart garantiert Ihnen den flächendeckenden Versand und optimierte Portokosten. Sie haben einen bevorzugten Dienstleister für Ihren Postausgang? Auch das machen wir möglich!

10 Datenaustausch Für den Datenaustausch gibt es mehrere Möglichkeiten: FTPS Ein FTP (File Transfer Protokoll)-Verfahren, das, wie HTTPS, das Sie z. B. vom Online-Banking her kennen, den Datenverkehr verschlüsselt durchführt. Jeder Kunde hat hier einen individuellen Login und einen persönlichen Transferbereich zur Speicherung der Daten. Falls Sie nicht bereits über ein Programm zum Datentransfer verfügen, sind auch Programme, wie FileZilla, die verschlüsselte Übertragungen unterstützen verfügbar. Dies ist der von uns bevorzugte Weg der Datenübertragung. Owncloud Diesen Dienst haben wir ebenfalls auf unserem Server installiert. Auch hier haben Sie einen persönlichen Bereich um die Dateien direkt per Browser an uns senden. Über webdav können Sie ihren Bereich auch als virtuelles Laufwerk einrichten und die Daten ganz einfach übertragen. Abruf von Ihrem Server Selbstverständlich kann der Datenaustausch auch darüber organisiert werden. Hier bitten wir lediglich darum, uns kurz per zu informieren, sobald die Daten zur Verfügung stehen. Auch unser -transfer zwischen Webserver und Produktionsrechner läuft verschlüsselt ab. Nachteil von s sind evtl. Einschränkungen in Bezug auf Anzahl und Größe von Dateianhängen. Bitte stellen Sie sicher, dass auch der Ausgang Ihrer s verschlüsselt übertragen wird. Datenträger USB-Stick, CD und DVD sind ebenfalls eine Option, uns die Daten zukommen zu lassen, spielt aber aufgrund des Zeitfaktors bei Gehaltsabrechnungen so gut wie keine Rolle. Komprimierte Dateien (ZIP) sparen nicht nur Übertragungszeit, sondern bieten auch die Möglichkeit, die Datei selbst nochmals mit einem Passwort zu schützen. Datenschutz Datenschutz hat für uns höchste Priorität. Wir sind uns bewusst, dass Sie uns ihre wertvollsten Daten überlassen. Alle an uns übergebenen Datensätze speichern wir nur solange, wie sie für die Abwicklung des aktuellen Auftrags benötigt werden. Grundlage dazu ist ein abzuschließender Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung in dem weitere Details geregelt sind. Zu Details geben wir, bzw. unser Datenschutzbeauftragter gerne Auskunft.

11 meindirektbrief die ideale Ergänzung Personalpost besteht nicht nur aus den Verdienstnachweisen, sondern auch aus jeder Menge anderer Schreiben, die täglich verschickt werden. Und hier ist meindirektbrief eine Lösung für alle Schreiben, die nicht individuell unterschrieben werden müssen. Eine gescannte Unterschrift als Grafikelement ist natürlich jederzeit möglich, denn meindirektbrief verhält sich wie ein Druckertreiber und integriert sich damit in Ihren normalen Arbeitsablauf und kann direkt aus Ihren Programmen heraus drucken: Dabei wird überprüft, ob die erste Seite eine formell korrekte Anschrift an der richtigen Position beinhaltet. Sie wählen noch, ob in Farbe oder s/w, simplex oder duplex gedruckt werden soll und das entsprechende Papier und den Umschlag. Hier haben Sie die Wahl zwischen unseren Standardpapieren und auch speziell für Sie hinterlegte Drucksorten, z. B. Ihre Briefbögen. Das Schreiben wird dann in ein PDF umgewandelt, auf unseren Server übertragen und an diesem Tag produziert und versendet.

12 Damit haben Sie die Möglichkeit, alle Arten von Briefen, vom Standardbrief an zu versenden: Normale Briefsendungen, wie Standardbrief (bis 20 g), Kompaktbrief (bis 50 g), Großbrief (bis 500 g) und Maxibrief (bis 1000 g) Beilagen können mit 1 Klick hinzugefügt werden Höhere Gewichte sind als Paketversand möglich Einwurfeinschreiben ist als Option möglich Briefarchiv inkl. Volltextsuche Serienbrieffunktion, der Kuvertwechsel erfolgt entweder über eine feste Seitenzahl oder einen Suchbegriff Keine monatliche Grundgebühr Sie zahlen nur, was Sie auch nutzen! Als Business-Kunde erhalten Sie für eine geringe monatliche Zahlung von 4,90 zzgl. MWSt zusätzlich: Sie können Sonderpapiere, wie eigene Briefbögen etc. bei uns hinterlegen Umschläge mit eigenem Logo können per Print-On-Demand erstellt werden Einschreiben mit Rückschein ist optional möglich Generell haben wir für alle Ihre Versandprobleme ein offenes Ohr und beraten Sie gern. Insbesondere bei Serienbriefen an mehr als 100 Empfänger, unterbreiten wir Ihnen gern ein individuelles Angebot. KF-ITService Die einfachste Art Briefe zu versenden Klaus Fuchs KF-ITService Bernecker Str Bayreuth Tel: Fax: Internet:

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