Checkliste zur Durchführung von Pressegesprächen

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1 Checkliste zur Durchführung von Pressegesprächen Vorbemerkungen Ein Pressegespräch (oder in größerem Rahmen auch Pressekonferenz genannt) sollte auch in der Öffentlichkeitsarbeit sozialer Dienste und Einrichtungen einen festen Platz haben. Die soziale Arbeit ist für die Gesellschaft von solch großer Bedeutung, dass ihre Träger genügend Selbstbewusstsein aufbringen sollten, sich auch in der direkten Kommunikation mit den Medienmachern zu präsentieren. Ein Pressegespräch bietet gegenüber der per Post oder Fax verschickten Pressemeldung vielfältige Vorteile: 1. Es schafft einen guten persönlichen Kontakt zu Journalisten. Beide Seiten kommen sich dabei näher (und verstehen sich danach vielleicht auch besser!). 2. Es gibt dem Veranstalter die Möglichkeit, Journalisten "aus erster Hand" zu in formieren. 3. Es gibt den Journalisten die Chance, die Menschen, die in sozialen Diensten und Einrichtungen Verantwortung tragen und mit Kompetenz ihre Arbeit leisten, einmal "live" zu erleben. 4. Es bietet eine gute Möglichkeit, einmal etwas mehr an Hintergrundinformationen und -material zu liefern. 5. Es schafft eine gute Voraussetzung für die optische Präsentation von Dokumenten oder Plänen sowie zur direkten Vor-Ort-Besichtigung - und damit wird es auch reizvoll für Pressefotografen. Diese Ziele kann ein Pressegespräch allerdings nur dann erreichen, wenn das Thema und der Einladungsgrund auch wirklich für die Öffentlichkeit von besonderer Bedeutung sind. Deshalb gilt grundsätzlich, sparsam mit dem Element Pressegespräch umzugehen. Gute Gründe können z.b. sein: Planung oder Einweihung von Neu- oder Umbauten Größere und für die Arbeit wertvolle Investitionen Personelle Veränderungen auf wichtigen Positionen Jahresberichte (allerdings nur, wenn sie spätestens im Februar vorliegen!). Neue Konzeptionen Eindeutige Positionen zu sozialpolitischen Entwicklungen (aber bitte aktuell!) 1

2 Vorbereitung 1. Entscheidung treffen Lohnt der Anlass? Stehen Aufwand und Ertrag in einem richtigen Verhältnis? Ist der Anlass von besonderer, gar von überregionaler Bedeutung? Haben wir interessante und kompetente Gesprächspartner (Informanten) anzubieten? Gibt es besonderes Anschauungsmaterial vorzustellen? Können wir "Fotografierbares" anbieten? Sind wichtige Personen (z.b. neue Leitungskräfte) vorzustellen? 2. Termin festlegen Die günstigsten Tage sind Montag bis Donnerstag. Die günstigste Zeit ist zwischen 10 und 13 Uhr. (Redaktionstermine und Sendetermine der Rundfunksender beachten:) Termine am Nachmittag und Freitag sollten nur in besonderen Ausnahmefällen und bei großer Wichtigkeit gewählt werden. Es ist zu empfehlen, bei bekannten Redakteuren nachzufragen, ob zum beabsichtigten Termin schon ein anderer wichtiger Pressetermin besteht. 3. Personelle Beteiligung klären Welche kompetenten Fachleute nehmen auf der Veranstalterseite teil? (Fachkompetenz ist wichtig - nicht ein hierarchisches Amt!) Auf keinen Fall mehr Gesprächsteilnehmer als inhaltlich notwendig! Gesprächsleitung klären! Wenn kein Pressereferent vorhanden ist, sollte diese Aufgabe auf jeden Fall jemand übernehmen, der nicht zu den Hauptinformationsgebern gehört wie z.b. ein Fachreferent oder Direktor. Auch an die organisatorische Vorbereitung wie Raumgestaltung oder Kaffeekochen denken! 4. Presse-Teilnehmerkreis bestimmen Grundsätzlich gilt: alle Redaktionen von Presse, Rundfunk und Fernsehen, von Anzeigenblättern, Presseagenturen und Privatanbietern sind einzuladen. Je nach Thema sind auch Fachzeitschriften und überregionale Medien zu berücksichtigen. 2

3 5. Einladungen verschicken Die Einladungen zum Pressegespräch sollten neugierig machen, so dass die Redaktionen das Gefühl haben, "wenn wir da niemand hinschicken, versäumen unsere Leser/Hörer etwas Wichtiges". Folgende Angaben sind notwendig: Anlass des Pressegespräches (Thema) Vor- und Zunamen und Funktionen derjenigen, die informieren, Termin (Wochentag, Datum, Uhrzeit) Veranstaltungsort (genaue Anschrift und evtl. Wegbeschreibung) Hinweis auf öffentliche Verkehrsmittel und Parkplätze. Hinweis auf mögliche Fotomotive. Für Rundfunkredakteure: Hinweis, auf O-Ton-Aufnahmen (z.b. 30 Minuten vor Beginn des Pressegespräches). Die Einladung sollte acht bis zwölf Tage vorher verschickt werden. (Nur wenn es aus organisatorischen Gründen unbedingt notwendig ist, eine frankierte Anmeldekarte beilegen.) 6. Material und Pressemappe vorbereiten Waschzettel mit allen notwendigen Namen, Zahlen, Daten und Fakten zusammenstellen (gut gliedern, großzügig schreiben) Hintergrundinformationen (z.b. Prospekte, Broschüren, Jahresberichte, Grafiken) beilegen - aber nur soviel, wie unbedingt notwendig sind, damit Journalisten gute Arbeit leisten können! Es kann auch sinnvoll sein, Informationen durch Video, Dias, Overhead-Folien oder Ausstellungstafeln zu vertiefen. 7. Redaktionen telefonisch erinnern Es empfiehlt sich, zwei/drei Tage vor der Pressekonferenz selbstbewusst bei den Redaktionen telefonisch nachzufragen, wer den Termin wahrnimmt. 8. Raum herrichten Der Raum sollte von der Sitzordnung der Tische und Stühle eine gute Kommunikation ermöglichen ("runder" Tisch, Hufeisen o.ä.). Das vorbereitete Material wird in Pressemappen ausgelegt, damit die Journalisten gleich durchschauen können, was inhaltlich auf sie zukommt. Es sollten Kaffee, Tee und Gebäck (z.b. Butterbrezel) sowie Kaltgetränke (Mineralwasser, Saft) angeboten werden. 3

4 Durchführung 1. Begrüßung Der Gesprächsleiter begrüßt die anwesenden Journalisten, nennt den Grund zur Einladung für das Pressegespräch, stellt die Gesprächspartner bzw. Informanten mit Namen und Funktion und evtl. auch mit Hinweis auf besondere Kompetenzen vor, weist auf die Inhalte der Pressemappe und evtl. ausliegendes Hintergrundmaterial hin, erklärt kurz den geplanten Verlauf des Pressegespräches und. ermuntert, sich bei Kaffee und Gebäck zu bedienen. 2. Statements Mit kurzen Statements (nicht mehr als zwei/drei!) werden Grundsatzinformationen und Hintergründe zum Thema aufgezeigt, Positionen bezogen und wichtige Anliegen dargelegt. Mit Folien und Dias können diese Informationen evtl. vertieft vermittelt werden. Grundsätzlich gilt: "Sie dürfen über alles reden, nur nicht über zehn Minuten!" 3. Gespräch Spätestens nach 20 bis 25 Minuten sollten dann die Journalisten mit ihren Fragen zu Wort kommen. Auf in der Regel klare Fragen sollte auch genauso klar geantwortet werden: kurz, präzise und kompetent. Nicht auf jede Frage mit einem Kurzreferat antworten (wichtig, in der Vorbereitung zu klären!) und es müssen auch nicht immer alle auf eine Frage antworten. 4. Dauer des Pressegespräches Selbstverständlich wird die Dauer eines Pressegespräches vom Interesse der anwesenden Journalisten bestimmt. Sie sollte aber in der Regel nicht länger dauern als 60 Minuten. Wenn einige Journalisten früher gehen (z.b. Rundfunkredakteure), deutet das nicht auf Desinteresse hin, sondern ist als Zeichen zu werten, dass sie alle notwendigen Informationen haben, um ihren Auftrag zu erfüllen. 4

5 Nachbereitung An die Redaktionen, die für den Einlader wichtig sind, die aber nicht an dem Pressegespräch teilgenommen haben, sollten anschließend die Pressemappen möglichst per Boten gegeben werden. Das kann durchaus auch vorher geschehen, allerdings mit einem deutlichen Sperrvermerk. Sinnvoll ist es, alle erschienenen Zeitungsartikel zu sammeln und die Rundfunkbzw. Fernsehbeiträge aufzunehmen. So kann z.b. ein informativer Pressespiegel erstellt und verteilt werden. Wichtig ist es auch, mit den beteiligten Personen des Veranstalters den Ablauf und das Ergebnis zu reflektieren. Fazit Ein Pressegespräch oder eine Pressekonferenz sind kein Hexenwerk. Je gründlicher sie vorbereitet werden, desto größer sind auch die Erfolgsaussichten. Doch das gilt für die Öffentlichkeitsarbeit insgesamt - ja eigentlich für die gesamte Arbeit: Qualität in der Vorbereitung zahlt sich als Qualität in der Durchführung aus! Gerhard Lück Pressereferent 5