1 Stammdaten 2 Dokumente 3 Berichte 4 Statistik 5 Datenbankanzeige 6 Datennavigation 7 Funktonstasten 8 Programm-Menü 9 Suchen

Transkript

1 Übersicht nach dem Programmstart 1 Stammdaten 2 Dokumente 3 Berichte 4 Statistik 5 Datenbankanzeige 6 Datennavigation 7 Funktonstasten 8 Programm-Menü 9 Suchen Nach dem Programmstart erscheint obiges Bild auf Ihrem Computer. In den einzelnen Feldern können die Daten gesichtet und verändert werden. Dabei dient das Feld 5 und 6 zur manuellen Navigation durch die Datenbank. Durch einfaches Anklicken der Datenzeile erscheinen alle Daten in den Feldern 1-4 und können dort bearbeitet werden. Durch Klick auf die Kopfzeile kann jede Spalte Auf/Absteigend sortiert werden. Durch wechseln der Spalte werden alle Änderungen automatisch gesichert. Zur manuellen Sicherung kann der Taster Sichern im Feld 7 verwendet werden. Stammdaten - 1 -

2 Hier können alle Stammdaten des Kunden verwaltet werden. Die ID ist eine automatische Funktion und wird nur vom Programm vergeben. Der Status wird wie folgt bewertet: 0 = unbearbeitet 1 = kein Bedarf 2 = potentieller Neukunde 3 = Bestandskunde 4 = keine Angebote Doppelclick auf die Zeile adresse öffnet den Mailclienten (Outlock, Thunderbird,etc) Doppelclick auf wwlink Zeile geht ins Internet. Ist Tapi einmal Eingerichtet kann über Tel direckt eine Telefonverbindung aufgebaut werden. Mit diesem Taster werden Daten aus einem Telefonbuchprogramm, (z.b. Klicktel) aufgerufen. Dieser Taster öffnet ein PLZ-Verzeichis zur Übernahme der Postleitzahl. Für jeden Kunden können mehrere Ansprechpartner wie Einkauf, Verkauf, Verwaltung u.s.w. angelegt werden. Dabei erhält jeder seine eigene adresse, Telund Faxnummer. In der Hauptmaske kann ich den Ansprechpartner für die Aktionen ausgewählt werden. Hier ist auch ein Bild ablegbar

3 Verkäufer können aus einer Tabelle entnommen werden, betätigen Sie dazu das Auswahlfenster. Wählen Sie Neu aus wenn ein neuer Verkäufer eingetragen werden soll. Damit öffnet sich das Bearbeitungsfenster Verkäufer. Neue Datensätze werden neben dem Stern in der unteren Zeile der Tabelle eingetragen. Tragen Sie dort das Kürzel und den Vollständigen Namen ein und schliessen Sie das Fenster. Nun steht der Verkäufer in der Auswahl zur Verfügung. In diesem Fenster können Sie auch bestehende Daten ändern. Ein Doppelklick auf das Verkäuferfenster öffnet den Ordner des Verkäufers. Dort werden die Besuchsgrobplanungen abgelegt. Suchen Suchen: Es kann nach allen drei Feldern, die in der Auswahl stehen gesucht werden. Geben Sie jeweils ein Suchwort ein und drücken auf Suchen. Wenn der erste Kunde gefunden wurde stehen alle Daten zur Bearbeitung bereit. Der Taster Suchen wechselt auf Weiter damit Sie den nächsten entsprechenden Eintrag finden. Bei der PLZ suche werden immer nach den eingegebenen Stellen gesucht: z.b. 407 sucht alle Postleitzahlen die mit dieser Zahl beginnen. Suche ich in einem Feld zwei oder drei Begriffe kann ich bei allen drei eingaben die gleiche Auswal mit drei verschiedenen Suchwörtern suchen. Beispiel: apparatebau und kötter, Auswahl 1 und 2 Firmenname Suchwort Feld1 appar und Suchwort Feld3 kötter. Zusätzlich kann die Suche mit Vorgabe des Verkäufers eingeschränkt werden. Schnellsuche über ID, Nr. eingeben und Enter drücken. Ordner ist ein Verkäufer ausgewäjlt, wird mit dem Ordnertaster der Verkäuferordner geöffnet. Liste Mit gleichen Sucheingaben kann auch eine Gesamtliste Ausgegeben werden. Die Liste kann durch Klick auf die Bezeichnungsfelder aufsteigend Sortiert werden. Mit Doppelklick auf die Zeile wird das Fenster geschlossen und der gewählte Kunde angezeigt

4 Dokumente Mit dem Taster Word erstellen Sie mit Ihrem Word- Programm ein Dokument und hinterlegen dieses in einem Kundenspezifischen Ordner. Die Einträge werden in die Auswahlliste übernommen werden. Geben Sie zuerst einen Namen für das Dokument ein: Nun öffnet sich Word mit der Vorlage. Geben Sie Ihren Text ein und schliesen Sie word mit Speichern. Das Dokument wird im Fenster abgelegt. Durch Doppelklick auf die Zeile öffnet sich das Dokument zur Weiterbearbeitung. Jeder Kunde hat seinen eigenen Dokumentenordner, so das jeder Kunde z.b. ein Angebot 01 haben kann ohne das eines anderen Kunden zu zerstören. Ein Click auf den gelben Ordner öffnet das Kundenverzeichnis und Sie können weitere Dateien, wie PDF, Bilder, u.s.w. Ablegen. Haben Sie Dokumente aus dem Ordner gelöscht, kann mit lese die Anzeige Aktuallisiert werden. Mit Klick auf Heute wird ein Fenster geöffnet in dem Sie den Verkäufer und das Datum auswählen können. Es wird je nach Auswahl eine Tagesaktionsliste und/oder eine Besuchsplanung ausgegeben. Es öffnet sich ein Word-Document in dem Die Angaben eingetragen sind. Bei Notitz können Sie vorwählen was ausgegeben werden soll. Unter Planer wird die Besuchsgrobplanung für die vorgegebenen Daten ausgegeben - 4 -

5 Berichte Hier schreiben Sie Ihren Bericht rein. Beginnen Sie immer mit dem Taster Neuer Bericht damit das aktuelle Datum und ein Absatz vorgegeben werden. Fangen Sie nach dem neuen Datum an zu schreiben. Bei längeren Berichten und Telefonpausen bitte mal die Sichern Taste unten links (Funktionen) drücken Um einen Termin zu vereinbaren ist es Zweckmäsig einen Kalender zu benutzen. Mit dem Taster Kalender wird einer Eingeblendet der auch auf Sonn- und Feiertage aufmerksam macht.. Statistik Hier können alle Daten eingetragen werden. Die Datumsfelder sind mit einem Kalender gekoppelt der durch Doppelclick auf das Feld aufgerufen wird. Durch anklicken des Datums und schliessen des Fensters wird das Datum im Feld übernommen. Das Feld was wann, geplante Aktionen öffnet durch Doppelclick ein Textfenster in dem der Text bearbeitet werden kann.auch hier kann das Datum mit einem Kalender zugefügt werden. Anzahlfelder können mit Doppelklick weitergeschaltet werden. Zur Berechnung der Tonnagen kann mit Doppelklick ein Rechner aufgerufen werden. Die Arbeitsweise kann damm mit dem? aufgerufen werden. Daten In diesem Fenster werden die gespeicherten Daten angezeigt. mit den Scrollbalken wird durch die Tabelle gerollt. mit einfachem Click auf die Zeile werden alle Daten oben bereitgestellt. Durch Klick auf die hellblaue Kopfleiste werden die einzelnen Spalten umsortiert

6 Funktionen Mit diesen Tastern können Sie einen Kunden Drucken, einen neuen Anlegen, den Datensatz sichern oder das Programm beenden. Ausgeben: Hierbei wird ein Word-Dokument geöffnet und der Datensatz ins Dokument eingefügt. Dieses Dokument kann dann wie gewohnt ausgedruckt werden. Neu: Legt ein neuen leeren Datensatz an der dann von Ihnen ausgefüllt werden kann. Sichern: In der Bearbeitung eines Datensatzes kann es zu längeren Pausen kommen. Damit keine Daten verloren gehen sollte der Taster kurz betätigt werden. Ende: Damit schliessen Sie das Programm. Dabei wird vorher Ihre letzte Änderung automatisch gesichert. Über das Menü können weitere Programmteile Aufgerufen werde Optionen: Hier werden Arbeitsplatzspezifische Daten eingetragen. Die Taster... sind dabei hilfreich und öffnen Windowsfenster mit denen die Einstellungen erleichtert werden.diese Einstellungen werden nur nach Systemumstellungen zu verändern sein. Verkäufer: Öffnet die Verkäufer-Verwaltung. PLZ-Verwalten: Tabelle für PLZ-Daten verwalten Jahreswechsel:Ändert sich das Jahr werden die Überschriften in der Statistik geändert. Um nun auch die Umsatzzahlen umzusetzen müssen Sie nur einmal den Menüpunkt aufrufen. Achtung Funktion ist nicht Rückgäng zu machen! Import: Adressendaten aus ASCII Dateien übernehmen. PLZ-Daten: Aus mitgelieferte ASCII.Datei einlesen. Benden: Programm verlassen - 6 -

7 versand Verbindungseinstellungen Der -versender wird je nach Anwahlpunkt an bestimmten Stellen schon ausgefüllt. Je nach Provieder sind noch die 0-3 zu ergänzen. Gleiche Einstellungen wie bei Outlock. 0 = SMTP-Server und Eigene Namen 1 = Benutzername (SMTP) 2 = POP3 Server (nur wenn Passwortgeschützter Versand erforderlich ist) 3 = Passwort. Die Felder 0-3 werden automatisch gespeichert. Bei verschiedenen Providern sind diese Felder aber garnicht erforderlich. Ergänzen Sie nun aber auf jeden Fall (4) die Empfänger Mailadresse, diese wird aus der Adressendatei übernommen. Ergänzen Sie den Text (5), betätigen Sie die Taste Senden (6). Mit [Durchsuchen] können Anlagen zugefügt werden. Optionen: 7 = Eigene adresse, damit Sie eine Kopie in Ihrem Standard-Mailprogramm erhalten. 8 = Signatur. Klicken Sie Hier um eine Signatur (Bei geschäftlichen Mails gesetzlich Vorgeschrieben) einzugeben. Signatur = Komplette Anschrift mit Tel., Steuer ID, gesetzlichen Vertreter, bei GmbH auch Geschäftsführer und Handelsregister Nr. Internetverbindung Vorher muß aber immer eine Internetverbindung aufgebaut werden. Bei DSL und Flatrate besteht diese Verbindung immer, es kann sofort versendet werden

8 Newsletterversand Um Newsletter zu versenden öffnen Sie den Mailer mit dem Menü - Datei- Newsletter. Wählen Sie neben der Mailadresse den Status an und Drücken Sie auf Newsletter. Nun wird die gesamte Datei nach dem Status ausgesucht. Ist eine gültige Mailadresse vorhanden wird die Mail versendet. An die eigene Adresse wird nur eine Kopie (Bcc) versendet. Auch bei Newsletter sind Anhänge, wie Preislisten u.s.w., möglich. Alle Einstellungen sind wie beim versand identisch. Wichtig: gerade bei Newsletterversand ist die Einstellung bei Signatur unbedingt Erforderlich. Nach dem Versand können die Protokolle über das Menü angesehen werden. Austragen von Mailadressen: Will ein Kunde keine Newsletter mehr Empfangen kann das Halbautomatisch eingerichtet werden. Dazu müssen Sie eine neue adresse bei Ihrem Internetanbieter einrichten (Beispiel: austragen@firma.de). Mit einem eingebautem POP3 Empfänger wird das Austragen automatisiert

9 Info Hier wird die Information über verschiedene Systemdaten ausgegeben. Das Fenster wird durch das? im Menü aufgerufen. Aufruf: Aufruf: Mail an Programmerstellung durch: Maik Borutta Anton-Aulke-Str Billerbeck Hotline: (Werktags von 9:00-12:00 Uhr) Fax info@albo.de - Autor: Alfred Borutta - 9 -