Initiative Messeerfolg

Transkript

1 Online-Training Messevorbereitung Modul 2 Erfolgreiche Messedurchführung Ein Service der Spielwarenmesse eg für Aussteller der Insights-X 2015 Initiative Messeerfolg 1

2 Agenda Moderator Daniel Gundelach Bereichsleiter Marketing & Consulting MEPLAN GmbH (Partnerunternehmen der Spielwarenmesse eg) Kernkompetenzen MEPLAN GmbH Messestände Beratung zu Messeauftritten und Projektunterstützung 2

3 Agenda Co-Moderatorin Nicole Goller Project Manager Spielwarenmesse eg Telefon +49 (0) Fax +49 (0) Frau Goller ist Ihr persönlicher Ansprechpartner für die Insights-X. 3

4 Agenda Inhalt Besuchermarketing während der Messe Briefing der Standmitarbeiter Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Messenachbereitung Erfolgskontrolle Informationsquellen / Orientierung Fragen können Sie über Ihr Control-Panel stellen. 4

5 Besuchermarketing während der Messe 5

6 Besuchermarketing während der Messe Werbemaßnahmen auf dem Messegelände 6

7 Besuchermarketing während der Messe Walking Acts 7

8 Besuchermarketing während der Messe Besucher nutzen 8

9 Besuchermarketing während der Messe Aktionen auf dem Messestand zum Mitmachen und Erleben 9

10 Besuchermarketing während der Messe Messekalender 10

11 Briefing der Standmitarbeiter 11

12 Briefing der Standmitarbeiter Welche Informationen benötigen die Standmitarbeiter? Basis Information zur Messebeteiligung Schwerpunkt der Messebeteiligung (Produkte/Dienstleistungen) Basisinformation zur Messe: Bedeutung, Standposition, Messegelände Besucherstruktur der Messe Quelle: Besucherbefragung, FKM-Besucherstatistik Wettbewerber und deren ausgestellte Produkte Messeziele und -botschaft Zielgruppe: wichtige Kunden, potentielle Kunden, Partner 12

13 Briefing der Standmitarbeiter Welche Informationen benötigen die Standmitarbeiter? Hintergrundinformationen Information bzgl. Preise und Konditionen Wer weiß die Preise? Wer darf Preisinformationen erhalten? Marketingkampagnen vor der Messe Informationsmaterial am Stand Kommunikationsrichtlinien Argumente für Produkte/Dienstleistungen Verhaltensrichtlinien Optimale Gesprächsdauer Kommunikationsrichtlinien, Techniken um ein Gespräch zu beginnen 13

14 Briefing der Standmitarbeiter Welche Informationen benötigen die Standmitarbeiter? Organisatorische Aspekte Verantwortlichkeiten Wichtige Kontaktpersonen inkl. Telefonnummern Batch System zur Registrierung des Standpersonals z.b. Ablage von Visitenkarte Überblick über Termine, Veranstaltungen und Aktionen am Stand Interne Meetings: z.b. Kick-off-Meeting, Teammeeting Liste der Hotels/Ankünfte Kleiderordnung/Namensschilder Standplan Leadmanagementprozess 14

15 Briefing der Standmitarbeiter Wie bereite ich das Standpersonal richtig vor? 1. Messetraining / Messebriefing / Messe-Kick-off Kurz vor Messebeginn Externer Moderator ratsam Interaktiv den Umgang mit kritischen Situationen trainieren Potentiale der Messe verdeutlichen, um Motivation zu steigen Inhalt: Basis Informationen, Potentiale der Messe, Aufgaben und Herausforderungen für das Standpersonal, Kommunikationstechniken, Vorbereitung auf kritische Situationen, Dos & Don ts Ziel: Standmitarbeiter optimal auf die Herausforderungen am Messestand vorbereiten 15

16 Briefing der Standmitarbeiter Wie bereite ich das Standpersonal richtig vor? 2. Schriftliches Briefing Kurz und gut strukturiert Zusammenfassung aller wichtigen Punkte Ziel: Leitfaden für Vorbereitung und Arbeit auf dem Stand 3. Kick-off-Meeting Ein Tag vor Messebeginn Inhalt: Organisatorische Details, Wiederholung wichtigster Kommunikationsrichtlinien sowie Messeziele und Potentiale der Messe, Klären bestehender Fragen Ziel: Vorstellung des Messestandes, Motivation erhöhen, gute Vorbereitung für den ersten Messetag 16

17 Briefing der Standmitarbeiter Wie bereite ich das Standpersonal richtig vor? 4. Tägliche Meetings Jeden Messetag vor Beginn oder nach Ende Inhalt: Organisatorische Details für den nächsten Tag, aufgetretene Probleme, Feedback zu Gesprächen und Prozessen, gesammelte Informationen zu Wettbewerbern, Trends etc. Ziel: Frische Eindrücke sammeln, kontinuierliche Verbesserung 5. Feedback-Meeting / Debriefing Nur wenige Tage nach Messeende Teilnehmer: Projektteam, Standpersonal, Dienstleister Inhalt: Feedback zu z.b. Stand, Gesprächen, Prozessen Ziel: Verbesserung zukünftiger Messebeteiligungen Siehe auch Checkliste Standmitarbeiterbriefing auf der Webseite. 17

18 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand 18

19 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Worüber sollten Sie sich immer bewusst sein? Das Verhalten der Mitarbeiter spiegelt das Unternehmensimage wieder. Unterhaltungen sind Dialoge und keine Monologe. Das Standpersonal an der Informationstheke ist der erste Kontakt. In gesättigten Märkten unterscheiden Sie sich primär mit weichen Faktoren. 20

20 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Differenzierungspotenzial gegenüber Mitbewerbern Quelle: 21

21 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Anspruch + Verhalten = Realität Anspruch Focus on communication Inspired by life Werden Sie Ihren Ansprüchen gerecht! 22

22 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Mögliche Branchenspielregeln Teamgeist (jedoch keine Gruppenbildung), Motivation, Identifikation Hilfsbereitschaft, Aufmerksamkeit, Freundlichkeit, Höflichkeit Messeziel vor Augen haben, Kontaktdaten / Messebögen ausfüllen, Dokumentation Organisatorische Disziplin (Sauberkeit, Erscheinungsbild des Standes, keine Pausenzeiten auf dem Stand, keine SMS/ versenden, Ab-/Anmeldung beim Verlassen/Betreten des Standes, Einhaltung des Dress Codes, kein Kauen von Kaugummi, Regelung für Alkoholkonsum auf dem Messestand ) Gesprächsbereitschaft signalisieren, aktive Ansprache von Besuchern Keine Vorurteile haben (Bsp. GF in Jeans) Positive Körpersprache, offenes Auftreten, aktives Zuhören Zuverlässigkeit/Termintreue/Einhaltung von Absprachen Kompetenz durch gute Vorbereitung / klare Zuständigkeiten 23

23 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Kritische Situationen am Messestand - Wie reagiere ich? Situation 1: Der Stand ist voll und jeder Standmitarbeiter ist im Gespräch mit einem Besucher. Ein weiterer Besucher kommt auf den Stand / an die Infotheke - Ignorieren Sie keine Besucher - Gespräche, wenn es die Situation zulässt, kurz unterbrechen Wichtig: Zustimmung vom Gesprächspartner einholen - Option 1: Begrüßen Sie den Besucher, bieten Sie ihm etwas zu trinken sowie Informationsmaterial an und fragen Sie Ihn, ob er kurz warten möchte (sagen Sie ihm, wie lange es ungefähr dauert) - Option 2: Wenn der Besucher nicht warten möchte oder kein Mitarbeiter zeitnah zur Verfügung steht Vereinbaren Sie einen Termin Nicht vergessen: Visitenkarten immer sofort austauschen! 24

24 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Kritische Situationen am Messestand - Wie reagiere ich? Situation 2: Ein Besucher betritt den Stand / bleibt an Ihrem Stand stehen und Sie möchten mit ihm ins Gespräch kommen - Lassen Sie Ihrem Besucher genug Zeit, sich umzusehen - Bleiben Sie aufmerksam im Hintergrund - Beginnen Sie erst mit dem Besucher zu sprechen, wenn er Augenkontakt mit Ihnen aufgenommen hat - Beginnen Sie das Gespräch mit einer situativen und offenen Frage: z.b. Ich sehe, Sie betrachten gerade unser Exponat XY. Welche Details in welchem Zusammenhang/Bereich, wo genau, wie setzen Sie dieses, nach welchen Lösungen suchen Sie, welche Themen interessieren Sie Beginnen Sie ein Gespräch nie mit einer geschlossen Frage, wie z.b. Kann ich Ihnen helfen? (Antwort: ja/nein) Mehr als 50% negative Antworten! 25

25 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Wie spreche ich Besucher richtig an? Situation Negative Beispiele Positive Beispiele Der Besucher beschäftigt sich mit einem Exponat Der Besucher sieht sich Informationsmaterial an Der Besucher sieht sich suchend auf dem Stand um - Haben Sie zu dem Exponat Fragen? - Darf ich Ihnen weitere Lösungen in diesem Bereich zeigen? - Darf ich Ihnen das Exponat erklären? - Gefällt Ihnen das Exponat? - Nicht anfassen! - Benötigen Sie weitere Informationen? - Suchen Sie etwas Bestimmtes? - Wollen Sie es mitnehmen? - Nehmen Sie es ruhig mit! - Kann ich Ihnen weiterhelfen? - Dieses Exponat zeigt übrigens - Suchen Sie jemanden? - Wie kann ich Ihnen helfen? Ich sehe Sie interessieren sich für / beschäftigen sich mit - Was interessiert Sie an dieser Thematik besonders? - Woran haben Sie hinsichtlich des Einsatzes der Lösung gedacht? Wenn Sie sich für interessieren Ich sehe Sie beschäftigen sich mit Thema XY - Welche Chancen sehen Sie hierfür in der Zukunft? - In welchem Zusammenhang steht dieses Thema mit Ihren Unternehmen - Nach was für einen Themenbereich suchen Sie? - Zu welcher Thematik benötigen Sie weitere Informationen? 26

26 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Kritische Situationen am Messestand - Wie reagiere ich? Situation 3: Ein Besucher ist sehr kritisch. Er hat viele Bedenken und Einwände - Bleiben Sie ruhig und selbstsicher - Reagieren Sie verständnisvoll und signalisieren Sie Interesse: - Stimmen Sie teilweise zu: Ich verstehe ; Ich respektiere Ihre Sichtweise ; Das ist eine interessante Frage ; - Stellen Sie Fragen zu den Anforderungen und betonen Sie den Nutzen des Produktes: Wie meinen Sie dies?, Könnten Sie ein Beispiel nennen? - Wie bringen Sie den Besucher auf positive Gedanken? Fragen Sie ihn, wie das Produkt / der Service aussehen sollte, um seinen Anforderungen gerecht zu werden. 27

27 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Kritische Situationen am Messestand - Wie reagiere ich? Situation 4: Während eines Gesprächs kommt der Besucher auf Produkte / Services Ihres Wettbewerbers zu sprechen - Sorgen Sie dafür, dass alle Standmitarbeiter einen Überblick über die Produkte und Strategien der Wettbewerber haben, so dass Sie ebenso gut wie die Besucher informiert sind - Reagieren Sie professionell und fair gegenüber dem Wettbewerber und konzentrieren Sie sich auf Fakten - Nutzen Sie das Gespräch als Informationsquelle über den Wettbewerb - Sprechen Sie niemals schlecht über Ihren Wettbewerber 28

28 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Wie kommuniziere ich richtig? Der erste Eindruck zählt Nicht nur das Gesagte zählt Non-verbale Kommunikation vermittelt mehr als Worte - Sympathie bereits vor der Kontaktaufnahme erzeugen: Offene Körperhaltung, Augenkontakt, Kopfnicken, natürliches Lächeln - Selbstsicherheit als Basis für ein gutes Messegespräch: Blickkontakt aufrecht erhalten, fester Stand, freie Hände, Gesten über der Gürtellinie, kräftige Stimme Hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck - Sprechen Sie langsam - Strukturieren Sie Ihre Informationen: z.b. mit Aufzählungen erstens, zweites,.. - Erläutern Sie anhand von Bildern und Geschichten / Beispielen 29

29 Verhalten und Kommunikation auf dem Messestand Wie baue ich ein erfolgreiches Gespräch auf? 1. Begrüßung und Vorstellung (ggfs. mit Name und Funktion) 2. Stellen konkreter Fragen, so dass Sie ausreichend Informationen erhalten, um - Besucher zu kategorisieren - auf die Interessen, Erwartungen und Anforderungen eingehen zu können 3. Vorstellung von Serviceleistungen, Lösungen etc. Nutzenorientiert! 4. Fragen des Besuchers beantworten Aktiv zuhören! 5. Vereinbarung des nächsten Schritts Konkreter Zeitpunkt 6. Kurze Zusammenfassung des Besprochenen / Vereinbarten 7. Verabschiedung & Gesprächsdokumentation Siehe auch Checkliste Standmitarbeiterbriefing auf der Webseite. 30

30 Messenachbereitung 31

31 Messenachbereitung Welche Vorteile bietet eine zeitnahe Reaktion auf den Standbesuch? Erfüllung der Besuchererwartung: - 50% der Besucher erwarten eine Rückmeldung des Ausstellers innerhalb von 2 Wochen* Sicherung von Wettbewerbsvorteilen Nur knapp die Hälfte aller Messebesucher (48%) ist mit der Kontaktaufnahme durch die besuchten Aussteller zufrieden* Erhöht die Nachhaltigkeit der positiven Standeindrücke Voraussetzung: Lückenlos erfasste und aufbereitete Daten *Quelle: 32

32 Messenachbereitung Der Exhibitor Activity Index - Ergebnisse 23% 77% 1. Reaktion 2. Keine Reaktion 33

33 Messenachbereitung Leadmanagement 34

34 Messenachbereitung Wie reagiere ich auf meine Standbesuche? Dankesschreiben Optimal: Versand am Tag des Messebesuchs Bereits vor der Messe vorbereiten Ausschließlich personalisierte Schreiben Nutzung von Outlook-Alternativen z.b. Sendy, MailChimp Abgestimmt auf Besuchertyp (Kunde, Interessent, Pressevertreter etc.) Abgestimmt auf vereinbartes Vorgehen Verweis auf Folgeaktion Evtl. Kombination mit kurzer Onlinebefragung 35

35 Messenachbereitung Wie reagiere ich auf meine Standbesuche? Vereinbarte Folgeaktionen Wichtig: Einhaltung des vereinbarten Zeitpunktes Vertriebsmitarbeiter müssen die Messenacharbeit fest eingeplant haben Konkrete Bezugnahme auf die Inhalte des Messegesprächs Formen der Folgeaktionen: - Versand von Prospektmaterial - Versand des Messeabschlussberichtes (an Pressevertreter) - Vereinbarung eines Folgetermins - Vermittlung von Kontakten an zuständigen Mitarbeiter 36

36 Messenachbereitung Wie reagiere ich auf meine Standbesuche? Follow up nicht erschienener Kontakte Beweggründe erfragen Interessenten Informationen zu Neuigkeiten auf der Messe / Messebericht zukommen lassen Versand der vollständigen Pressemappe sowie des Messeabschlussberichts an Journalisten Siehe auch Checkliste Messenachbereitung auf der Webseite. 37

37 Erfolgskontrolle 38

38 Erfolgskontrolle Woran orientiere ich mich bei der Erfolgskontrolle? Eigene, vor der Messe definierte Messeziele Konkretisierung mit Hilfe des MesseNutzenChecks (AUMA) Ergebnisse anderer Messen Kontinuierliche Erhebung und Dokumentation wichtig Erhobene Zahlen des Messeveranstalters 39

39 Erfolgskontrolle An welchen Kennzahlen orientiere ich mich bei der Erfolgskontrolle? Messekontakte Besuchermarketing im Vorfeld der Messe Kosten Mitarbeiter 40

40 Erfolgskontrolle Messekontakte Anzahl aktive Kontakte: Besucher nehmen Kontakt mit dem Unternehmen auf Über Gesprächsdokumentation zu ermitteln Anzahl passive Kontakte: Besucher nehmen die Unternehmenskommunikation wahr, nehmen aber keinen Kontakt auf Über Besucherzählungen zu ermitteln Anzahl Besucher / Kontakte vs. Gesamtbesucherzahl der Messe (vom Veranstalter erhoben und zur Verfügung gestellt) Anzahl der ernsthaften Kontakte vs. Anzahl der Standmitarbeiter Branchenübergreifende Größenordnung: 1-2 Kontakte pro Stunde Funktion des Besuchers im Unternehmen Entscheidungskompetenz Phase des Entscheidungsprozesses (Orientierungs- vs. Entscheidungsphase) Reaktionsgeschwindigkeit auf Besucheranfrage Besucherbefragung (Zufriedenheit, Erwartungen, Optimierungspotenzial, ) 41

41 Erfolgskontrolle Besuchermarketing im Vorfeld der Messe Wirkung des Besuchermarketings Antwortquote (Responseelement wichtig!) Anzahl Terminvereinbarungen Konvergenzrate (wie viel Prozent der versendeten Einladungen führen zu Standbesuch) Anzahl der Besucher nach Zielgruppen (zielgruppenspezifisches Besuchermarketing erfolgreich?) 42

42 Erfolgskontrolle Kosten Budgettreue Kosten pro Gespräch / pro Gesprächsgruppe (Interessent, Kunde, Reseller, Presse etc.) Kosten der Kommunikationszeit auf der Messe Aufteilung des Messebudgets Gesamtkosten der Messe vs. auf der Messe generierter Umsatz??? 43

43 Erfolgskontrolle Mitarbeiter Mitarbeiter-Feedback Disziplin / Einhaltung von Verhaltensvorgaben (corporate behaviour) Motivation Servicequalität auf dem Messestand Mystery visits 44

44 Informationsquellen / Orientierung 45

45 Informationsquellen / Orientierung Wo finde ich Orientierungshilfen? Ihr persönlicher Ansprechpartner: Nicole Goller Online Service Center (OSC) exklusiv für Aussteller Insights-X Webseite (Bereich Aussteller Services) Checklisten für Ihre Messebeteiligung 46

46 Informationsquellen / Orientierung Hilfreiche Links Insights-X Webseite: Online Service Center: Checklisten: Erfolgreich ausstellen - 10 Steps zum sicheren Messeerfolg: Organisatorisches: Online-Terminkalender mit allen wichtigen Deadlines: 47

47 Informationsquellen / Orientierung Informationsquellen AUMA In der AUMA_Toolbox erhalten Sie Tipps für Ihre Messeplanung und Wissenswertes über die Messebranche ( FAMAB Verband Direkte Wirtschaftskommunikation e.v. Der 1963 gegründete Verband ist heute ein gefragter Ansprechpartner in allen Belangen der Live- Kommunikation: Er engagiert sich stark in der Lobbyarbeit und der Schaffung branchenspezifischer Berufsbilder und Fortbildungsmöglichkeiten. Er unterstützt Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Partners für eine Messebeteiligung genauso wie für die emotionale Markenführung ( Xing Gruppe Messen Publikationen: M&A Report Der m+a report, das zweisprachige (Deutsch/Englisch) Fachmagazin für die Messewirtschaft, bringt, was die Praxis fordert - Tipps, Erfahrungsberichte, Marktanalysen, Berichte über aktuelle Entwicklungen am Markt, bei Messebau und Technik ( Trade Fairs International (TFI) TFI informiert die ausstellende und besuchende Wirtschaft sowie Messebauer und Branchenzulieferer über die dynamische Entwicklung im Messewesen ( 48

48 Kontakt MEPLAN GmbH Daniel Gundelach Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Copyright: Any draft documents, plans, drawings, production and assembly documents as well as the design and concept description all remain our intellectual property. The customer is not entitled without our consent to copy the documents generated as a result, use them for his or her own purposes or pass them on to third parties. Nor is he or she entitled to build structures subsequently on the basis of them in the absence of any agreement to the contrary. 49