Bachelor of Arts Tourismus Management

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1 Leseprobe Bachelor of Arts Tourismus Management Studienheft Modul Touristische Grundlagen I Autor Prof. Dr. Silke Landgrebe

2 Auszug aus dem Studienheft Der Betrieb eines Reisebüros Kapitel 2 2. Der Betrieb eines Reisebüros 2.1 Rechtsgrundlagen 2.2 Rechtsformen 2.3 Neugründung eines Reisebüros

3 2. Der Betrieb eines Reisebüros 17 Lernorientierung Nach Erarbeitung dieses Kapitels sollten Sie in der Lage sein, die zentralen rechtlichen Beziehungen des Reisebüros zum Leistungsträger und zum Kunden zu verstehen; die Bedeutung des Standortfaktors und der Einrichtung eines Reisebüros zu erkennen. Praxisbeispiel Der Inhaber des Reiseladens A, ein Einzelbüro in der Großstadt, möchte sein Reisebüro verkaufen. Die beiden Geschäftspartnerinnen Kerstin und Silvia überlegen, ob sie es kaufen sollten. Sollen sie es in der bisherigen Form fortführen? Oder ist eine Spezialisierung, z. B. auf den Firmendienst oder auf Gruppenreisen, erfolgreicher? Reicht das angesparte Eigenkapital? Wird die Zinsbelastung für den laufenden Betrieb zu hoch wegen der Kredite, die sie auf jeden Fall aufnehmen müssen? Erhalten sie überhaupt Kredite (Basel II)? Ist die Konkurrenz durch den neuen Laden einer Reisebürokette ganz in der Nähe gefährlich? Wie sieht deren Sortiment aus? Auch über die sinnvollste Rechtsform für den Betrieb ist noch zu entscheiden. Sie sehen eine ganze Menge an Fragen, die für Silvia und Kerstin auftauchen. Diese und weitere sollen im folgenden Kapitel beantwortet werden. Bereits mit den ersten Vorbereitungsgeschäften, beispielsweise der Anmietung eines Büros, spätestens jedoch mit der Aufnahme der Tätigkeit wird die Kaufmannseigenschaft nach 1 Abs. 1 HGB erlangt. Kaufmann ist derjenige, der ein Handelsgewerbe betreibt. Er hat die Verpflichtung, das Unternehmen ins Handelsregister eintragen zu lassen. Ab einem gewissen Geschäftsvolumen ist auch eine kaufmännische Buchführung Pflicht.

4 18 2. Der Betrieb eines Reisebüros 2.1 Rechtsgrundlagen Nachdem Sie im ersten Kapitel die Stellung des Reisebüros im System Tourismus und die vielfältigen Beziehungen mit ihren Vor- und Nachteilen kennengelernt haben, wollen wir uns diese Strukturen unter rechtlichen Aspekten genauer anschauen. Rechtsgeschäfte Handelsvertreter Zwei Ebenen der Rechtsgeschäfte eines Reisebüros lassen sich unterscheiden. Es hat einerseits eine Rechtsbeziehung zum Reiseveranstalter, andererseits zu den Kunden, den Reisenden. Im Rechtsverhältnis zwischen Veranstalter und Reisemittlung hat das Reisebüro den Status eines Handelsvertreters. Ein solcher ist derjenige, der als selbstständiger Gewerbetreibender ständig damit betraut ist, für einen anderen Unternehmer Geschäfte zu vermitteln oder in dessen Namen abzuschließen. Er trägt auch das Unternehmerrisiko, beispielsweise den Verlust des Einsatzes von Arbeitskraft und Geldmitteln bei Erfolglosigkeit der Vermittlungsbemühungen. Das Kooperationsverhältnis zwischen Veranstalter und Handelsvertreter muss durch Vertrag begründet sein. Nach 86 HGB (Pflichten des Handelsvertreters) hat sich der Handelsvertreter um die Vermittlung oder den Abschluss von Geschäften zu bemühen; er hat hierbei das Interesse des Unternehmers wahrzunehmen. Das Reisebüro vermittelt also im Auftrag des Veranstalters (Handelsherrn) dessen Leistungen. Grundlage ist eine dauerhafte Beziehung in Form eines Agenturvertrages. Der Mittler erhält von seinem Handelsherrn eine genau definierte Provision. Für den Kunden ist die Leistung kostenfrei. Zu der Hauptverpflichtung, der Vermittlung von Reisen, können weitere kommen, wie z. B. das Inkasso, Werbung etc. Das Handelsvertretermodell ist ein einfaches, überschaubares Modell, das aber nur so lange funktioniert, wie die vom Handelsherrn gezahlte Provision für das Reisebüro auskömmlich sind. Der Wettbewerb erfolgt nicht über den Preis, sondern über die Qualität der Beratungsleistung. Für etwaige Reisemängel haftet direkt der Veranstalter. Das Reisebüro hat nur die Verpflichtung einer sachlich richtigen Beratung. Zu dieser Hauptverpflichtung können weitere kommen, z. B. Inkasso oder Werbung.

5 2. Der Betrieb eines Reisebüros 19 Auch Weisungen an den Handelsvertreter sind zulässig. Diese können sich auf die technische Durchführung der Vermittlung beziehen oder auch auf konkrete Geschäfte. Hinzu kommen allgemeine Loyalitätspflichten des Handelsvertreters, u. a. Offenbarungs-, Verschwiegenheits- und Unterlassungspflichten. In erster Linie bezieht sich diese Geheimhaltungspflicht auf die Kundenliste. Auch wenn ein Handelsvertreter die Beziehung beispielsweise zu einem Firmenkunden selbst schafft und in das Vertreterverhältnis eingebracht hat, ist die Kundenliste während des Bestehens des Vertragsverhältnisses geschützt. Auch ein Wettbewerbsverbot gehört zu den Pflichten. Doch auch der Reiseanbieter hat Pflichten einzuhalten, z. B. diejenige, die Arbeit des Handelsvertreters zu unterstützen und zu fördern. Im Mittelpunkt steht hier die Informationspflicht des Unternehmers. Das Recht zur ordentlichen Kündigung des Handelsvertretervertrages ist ebenfalls gesetzlich geregelt ( 89 HGB). Reisebüros, die gewerbsmäßig für Reiseveranstalter, ohne von ihnen aufgrund eines Vertragsverhältnisses ständig damit betraut zu sein, die Vermittlung von Reiseverträgen übernehmen, haben die Rechte und Pflichten eines Handelsmaklers ( 93 Abs. 1 HGB). Handelsmakler Das Reisebüro erhält für seine neutrale Vermittlung ein Honorar vom Kunden (Service-Entgelt), mitunter auch vom Reiseveranstalter. Eine dauerhafte Vertragsbeziehung gibt es nicht. Der Mittler kalkuliert auf den vom Veranstalter festgelegten Reisepreis eine Service-Pauschale. Diese ist sein Maklerlohn, der auf der Kundenrechnung gesondert ausgewiesen wird. Für die vermittelte Leistung haftet der Veranstalter, das Reisebüro garantiert die Neutralität seiner Maklerleistung. Da rechtlich noch nicht endgültig geklärt ist, inwieweit der grenzüberschreitende Maklerlohn umsatzsteuerpflichtig ist, ist dieses vor allem in steuerlicher Hinsicht ein unsicheres Modell für den Reisemittler. Zudem verliert der Makler immer gegen den Direktvertrieb des Veranstalters, da er ein Service-Entgelt erhebt. Zwischen dem Reisebüro und den Kunden wird ein Geschäftsbesorgungsvertrag nach den 675, 631 BGB geschlossen. Geschäftsbesorgungsvertrag Dieser besagt, dass das Reisebüro nicht die tatsächliche, vertragsgemäße Durchführung der Reise schuldet, sondern lediglich die Pflicht hat, die vermittelte Reiseleistung dem Kunden zu verschaffen. Es hat die erforderlichen Beratungen und Informationen zu geben und alles zu tun, um den Hauptvertrag ordnungsgemäß abzuwickeln.

6 20 2. Der Betrieb eines Reisebüros Das erfolgreiche Werk im Sinne der werkvertraglichen Be stim mungen besteht also aus: Auskünften und Beratung Beschaffung verschiedener Leistungen, z. B. Flug, Hotel usw. Anbahnung von Vertragsabschlüssen (Anmeldungen, Weiter leitungen von Zahlungen und Reiseunterlagen, Versicherungen usw.) Eine wesentliche Pflicht des Reisebüros ist es, korrekte Auskünfte über Pass-, Visa- und Gesundheitsvorschriften sowohl der Durchgangs- als auch der Zielländer zu erteilen und über planmäßige Abflug- und Check-in-Zeiten zu informieren. Aufklärungen über Abweichungen des Angebots vom Kataloginhalt, über Gefahren am Reiseziel oder der Hinweis auf die Möglichkeit von Reise- Rücktrittskosten-Versicherungen sind weitere Pflichten. Ein drittes Modell neben dem Handelsvertreter und dem Maklerstatus ist für das Reisebüro der Händlerstatus, der zukünftig an Bedeutung gewinnen wird. Hier schließt das Reisebüro mit dem Veranstalter oder Leistungsträger einen Vertrag über die konkrete Leistung ab. Darin müssen alle Konditionen des Kaufs definiert sein. Das Reisebüro kalkuliert seine eigene Gewinnspanne, der Veranstalter nennt eventuell eine unverbindliche Preisempfehlung. Die Bezahlung der Leistung erfolgt kurz vor Abreise durch den Kunden im Reisebüro. Das bedeutet für das Reisebüro auch, dass es möglicherweise über einen längeren Zeitraum in Vorleistung tritt, da zwischen Buchung und Abreise des Kunden mehrere Monate liegen können. Steuerlich ist auch noch nicht genau festgelegt, wie die Gewinnspannen angesehen und somit versteuert werden. Das Reisebüro ist im Gegensatz zu den anderen beiden Modellen beim Händlerstatus Vertragspartner des Kunden und haftet für alle Mängel bei der Leistung. Erst im zweiten Schritt kann es den Produzenten in Regress nehmen. Dieses Modell ist für das Reisebüro mit einem hohen Einkaufsrisiko verbunden. Es wird ein Reisevertrag zwischen Reisebüro und Kunden nach 651 BGB geschlossen. Die Agentur haftet auch für die fremden Leistungen. Dafür bestimmt das Reisebüro jedoch seine Gewinnmargen selbst jedoch unter dem Druck des Wettbewerbs. Durch den Wegfall der Provisionszahlungen bei den Fluggesellschaften bzw. der Kürzung von Provisionen im Veranstalterbereich agiert das Reisebüro mittlerweile in vielen Fällen bereits als Makler oder auch Händler. Derzeit ist noch nicht abzusehen, wie sich die Situation mittel- und langfristig entwickeln wird und welchen Status das Reisebüro in Zukunft haben wird.

7 2. Der Betrieb eines Reisebüros 21 Das Reisebüro unterliegt weiteren, vielfältigen Haftungsverpflichtungen. Im Mittelpunkt steht die korrekte Weiterleitung des Vertragsangebotes und die rechtzeitige und vollständige Aushändigung der Reiseunterlagen an den Kunden. Haftungsverpflichtungen Übungsaufgabe Häufig auftretende Fehler, für die das Reisebüro haftet: Fehlerhafte Weiterleitung von Buchungen Zusicherungen über Leistungsumfang über die im Katalog gemachten Angaben hinaus Falsche Preisberechnungen Übergabe unvollständiger Flugtickets Falsche Informationen über Abfahrts- oder Abflugzeiten Falsche Auskünfte über Reiseverlauf und Reiseroute Vervollständigen Sie diese Liste durch weitere Beispiele: 2.2 Rechtsformen Die Eröffnung eines Reisebüros wird in Deutschland durch keine Rechtsvorschrift eingeschränkt. Verschiedene Rechtsformen sind möglich, häufig sind: Rechtsformen Das Einzelunternehmen (EK) Es ist die einfachste Rechtsform. Es hat den Vorteil, dass die Inhaber in ihren unternehmerischen Entscheidungen völlig frei sind und sich nicht mit Mitgesellschaftern absprechen müssen. Ein Nachteil ist jedoch die Haftung mit dem persönlichen Vermögen. Diese Haftung ist zwingend und kann nicht durch Vereinbarung reduziert oder ausgeschlossen werden. Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) Sie ist der Zusammenschluss zweier oder mehrerer Personen, die sich verpflichten, gemeinsam das Erreichen eines gemeinsamen Zweckes zu fördern. Ab einem bestimmten Geschäftsumfang wird die GbR zur OHG und ins Handelsregister eingetragen. Private Haftung.

8 22 2. Der Betrieb eines Reisebüros Die offene Handelsgesellschaft (OHG) Zweck ist der Betrieb eines Handelsgewerbes unter gemeinschaftlicher Firma bei unmittelbarer und unbeschränkter Haftung der Gesellschafter. Gesellschaftsvertrag und Handelsregistereintragung sind notwendig. Vorteil gerade für Kleinunternehmen ist eine höhere Kreditwürdigkeit, Nachteil die private Haftung. Die Kommanditgesellschaft (KG) Zumindest ein Gesellschafter haftet unbeschränkt den Gesellschaftsgläubigern. Die Haftung der Kommanditisten ist beschränkt. Die KG ist eine Sonderform der OHG. Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) Sie ist auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten. Hauptkennzeichen ist der weitgehende Ausschluss persönlicher Haftung. Ein Gesellschaftsvertrag ist notwendig. Die GmbH & Co. KG Die Kombination aus Personen- und Kapitalgesellschaft erlaubt dem Management viel Gestaltungsfreiheit. Sie ist rechtlich eine KG, an der eine GmbH als einziger Vollhafter oder Komplementär beteiligt ist. Sie muss zwar unbeschränkt haften, als GmbH aber nur mit ihrem Gesellschaftsvermögen. Nachteile sind ein aufwendiges Gründungsverfahren und eine eingeschränkte Kreditwürdigkeit. Doch welche Rechtsform jeweils die sinnvollste ist, hängt vom Geschäftsumfang, dem Tätigkeitsfeld, der persönlichen Situation der Gesellschafter sowie der Eigenkapitalquote ab. Eine eingehende Beratung gerade bei einer Neugründung sollte selbstverständlich sein.

9 2. Der Betrieb eines Reisebüros Neugründung eines Reisebüros Schauen Sie sich noch einmal den Praxisfall in diesem Kapitel an. Für die beiden Geschäftspartnerinnen Kerstin und Silvia ist es ganz wichtig, alle Faktoren von Bedeutung zu berücksichtigen, damit am Ende nicht ein Flop, sprich Konkurs ins Haus steht. Wie Sie schon wissen, kann jeder ein Reisebüro eröffnen. Dass aber eine gewisse unternehmerische Qualifikation vorhanden sein muss, ist leicht einzusehen. Auch wenn der Gesetzgeber an die Eröffnung eines Reisebüros keine Bestimmungen geknüpft hat, kann nicht jeder ein Vollreisebüro eröffnen. Die IATA setzt beispielsweise bei ihren Vertragspartnern eine qualifizierte Ausbildung voraus, und auch große Veranstalter suchen sich die Agentur nach Können und Qualifikation des Inhabers aus. Damit im Alltagsstress einer Neugründung nichts vergessen wird, kann ein Leitfaden hilfreich sein. Leitfaden Schritt für Schritt in die Selbstständigkeit Geschäftsplan Unternehmenskonzept Geschäftsplan Planung des Geschäftsbetriebes Planung der Finanzen Planung der Finanzierung Beschaffung Anmeldeformalitäten Betriebsaufnahme Betriebsnotwendige Versicherungen Soziale Absicherung des Gründers Abb. 2 Schritt für Schritt in die Selbstständigkeit (in Anlehnung an touristik management 3/2000)

10 24 2. Der Betrieb eines Reisebüros Mit dem Leitfaden als Basis können die Neugründerinnen dann Schritt für Schritt vorgehen. Zuerst einmal sind Führungsqualitäten gefragt: Kaufmännisches Verständnis, Durchsetzungsvermögen, Marktkenntnisse, Mitarbeiterführung, Fähigkeit zur Teamarbeit, Sprachkenntnisse und vieles mehr. Die Rechtsform muss gewählt werden, sinnvolle Kooperationen sind nötig, eine Veranstalterauswahl muss getroffen werden, das Sortiment bestimmt werden, das Marketing konzipiert und durchgeführt werden, gut ausgebildete Mitarbeiter müssen ausgesucht werden und auch die technische Ausstattung und die Zusammenarbeit mit CRS/GDS-Systemen gründlich bedacht werden. Anhaltspunkte dazu finden Sie in allen Kapiteln. Mit einigen wichtigen Punkten sollen Sie an dieser Stelle näher vertraut gemacht werden: Der Standort Standort Oft werden bei Miete und Pacht und der Investition in Immobilien Fehler gemacht. Alle relevanten Aspekte müssen ausreichend analysiert und bewertet werden. Sie sollten auf jeden Fall Berater frühzeitig zur Unterstützung hinzuziehen, um vertragsrechtliche, steuerrechtliche und nutzungsrelevante Fragen zu klären. Besonders entscheidend ist die Standortwahl. Auch hier ist eine umfassende Analyse aller Faktoren wichtig.

11 2. Der Betrieb eines Reisebüros 25 Öffentliche Parkplätze Bahnhöfe/Haltestellen Schulen/Universitäten Arbeitgeber/Firmen Gastronomie Kultur- und Veranstaltungszentren Soziale und staatliche Einrichtungen Sonstiges: Abb. 3 Vor- und Nachteile des Reisebürostandortes (GERKE/VOLKERT 2006)