Unternehmensberatung. be number one consulting

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1 Unternehmensberatung be number one consulting

2 Unsere Grundsätze Unabhängige und neutrale Managementberatung Hohe Qualifikation und soziale Kompetenz Praxisorientierte Berater mit mehr als 15 Jahren Berufserfahrung Aufgaben- und Zielgerichtete Kundenlösungen Hohe Kompetenz in Konzeption und Umsetzung Einsatz von praxiserprobten und effizienten Methoden und Werkzeugen

3 Referenzen und Leistungen GSW AG, FACILITA, Gegenbauer, B&O Gebäudetechnik, Cura AG, DeTeImmobilien, Prelios Immobilien Management, BI-Management Einkauf eprocurement Einführung und Nutzung für Ausschreibungen, Kataloge elektronische Bestellungen Verhandlungsmanagement Durchführungen von Vertrags- und Preisverhandlungen, Vertragsmanagement, Dokumentation Lieferantenmanagement Lieferantenbeurteilung, Kreditorenmanagement Controlling Aufbau eines Berichtwesens mit Kennzahlen, Qualitätsmanagements, SLA/KPI Ausschreibungen Dienst- und Bauleistungen, Material Standardisierung Einheitspreiskatalog Standardisierter Leistungsund Kostenkatalog für die Instandhaltung nach Gewerken Leerwohnungssanierung nach Modulen und Einheitsprodukten Infrastrukturleistung Zusammenfassung der Reinigung, Gärtnerdienste, Winterdienst und Hausmeister Standardisierung von technischen Dienstleistungen Wartung, Inspektion Material Erfassung, Konsolidierung, Strukturierung, Verträge mit Grossisten, Preisoptimierung, Verfügbarkeit Allgemeine Beratung Projektmanagement Ist-Aufnahme, Analyse, Konzeption, Umsetzung Prozesse und Organisation Ist-Aufnahme, Analyse, Konzeption, Umsetzung Coaching Projektcoaching für alle Projektbeteiligten, Begleitung bei Veränderungsprozessen, Bewältigung von Projektkrisen Personalmanagement Unternehmensgründung Interim Management Fuhrparkmanagement Benchmarking

4 Projektmanagement bis zur Umsetzung Projektstart/ Ist-Aufnahme Analyse Konzeption Implementierung Inhalte Zieldefinition, Projektorganisation, Termine Bereichsdefinition, kritische Erfolgsfaktoren Anforderungen ermitteln Prozessanalyse Soll/Ist Organisation Strategie Offene Punkte Maßnahmen Prozesse Lastenhefte Maßnahmen Vorgehen Kickoff, Informationen sammeln Interviews, Workshops, Abstimmungen Workshops Abstimmungen Aufbereitung Inhalte Ausschreibung Lieferantengespräche Schulung MA KPI und SLA installieren Controlling IT Ergebnisse Konsens für Vorgehen, abgestimmte Pläne/Termine Ist-Zustand, Sofortmaßnahmen Gewerke Analyse LV und Vertrag eprocurement Abstimmung GF Verträge vereinbart Rahmenverträge übernommen IT; Organisation und Prozesse angepasst

5 Projektbeispiel (große Wohnungsbaugesellschaft in Berlin) Durchgeführte Aufgaben Ergebnisse Planung, Vorbereitung und Moderation von Workshops Offene Punkte, Maßnahmen und Risiken überwacht Erfolgssicherung und Ergebnisorientierung aller Projektbeteiligten Multi-Projektplanung koordiniert und konsolidiert Ziele und Produktportfolio beschrieben Teilprojekte strukturiert, Projektleiter gecoacht Phasen und Hauptaktivitäten definiert Entscheidungen und Eskalationen vorbereitet Projektfortschritt und Zielerreichung überwacht Effektive Ressourcenplanung unter Ausnutzung von Synergieeffekten durchgeführt Strategische Aspekte in alle Projekte eingebunden Wechselwirkung zwischen Gesamtstrategie und Projektportfolio identifiziert und kommuniziert Projektaktivitäten synchronisiert und abgestimmt Maßnahmen zur pragmatischen Standardisierung der relevanten Teilprojekte entwickelt Projektübergreifendes Fortschritts-Reporting implementiert Sollprozesse sind beschrieben und durch die Fachbereiche implementiert Eine einheitlichen Systematik zur Erstellung eines Lastenheftes durch die Fachbereiche ist erstellt Produktportfolio Großreparaturen/Modernisierung erweitert und Projektleitung ist implementiert Leistungsumfang Unit Turn ist erweitert und Steuerung übernommen Qualitative Absicherung des Leistungsangebots des Auftragsmanagements (Schadensbearbeitung) ist durchgeführt Die Einkaufsaktivitäten (vom Mutterkonzern) mit Erstellung von Rahmenverträgen sind übernommen Aufbauorganisation auf Basis Geschäftsmodell und Organisationsentscheidungen als Funktionsebene ist entwickelt Eine mit GF abgestimmten Controlling Philosophie ist entwickelt Das Leistungsangebot bei den Hausmeisterleistungen ist erweitert und die Qualität und der Deckungsbeitrag ist gesteigert

6 Strategiepyramide Einkauf Normativ Strategisch Operativ Strategie Hebung Skaleneffekte, Ausschreibung und Verhandlung, Verträge Warengruppenstrategie Lieferantenmanagement Organisation IGM, TGM, KGM, Bau, Material Vision Qualität Profitabilität Tools und Systeme Der Einkauf schafft Profitabilität und Qualität als zuverlässiger interner Dienstleister im Unternehmen Personalstrategie Balanced Scorecard (BSC) Kunde/Markt Marktpreise Finanzen Unternehmensziele Innovation Marktbeobachtung Prozesse/Qualität eprocurement Das Puzzle der Einkaufskomponenten hat das Ziel die Effizienz und Professionalität zusammen zu fügen. Basisaktivitäten Status Maßnahme Meilenstein EK-Richtlinie, Formblätter, Aufbau Standardverträge, AGB, Intranet, Prozess, Genehmigung (Budget), Verantwortung, Kommunikation April 2009

7 Aufgabenfelder im Einkauf Einkaufs - Ansätze Warengruppen Strategische Hebel Maßnahmen 1 Allgemeiner Einkauf Preissoptimierung Benchmark Material Kommunikation (Festnetz, Datenleitungen und Mobilfunk) Dienstleistungen (Personal, Beratung, Energie, Leasing) Allg. Material (Bürobedarf, IT, Büroausstattung, Fuhrpark) Material: Standardisierung, Bündelung, Rahmen- und Indutrieverträge, Innovationen 2 IFM Skaleneffekte Qualität Bündelung Verbrauchsmaterial (ABC-Analyse) Aufbau und Strukturierung von Nachunternehmern Aufbau Rahmenverträge (AGB, Entsendegesetzt, Verfügbarkeit) 3 TFM Rahmenverträge Skaleneffekte Material: Rahmenverträge für Haustechnik und Elektro (ABC- Analyse) Nachunternehmerstruktur (gewerkespezifische Rahmenverträge) Make or Buy 4 BAU Optimierung Materialeinkauf Qualitätssteigerung Material: Rahmenverträge für Baumaterial (ABC-Analyse) Professionelle Verhandlung bei Einzelvergaben Lohndienstleister 5 QM Dokumentation der Qualität Prozesse Aufbau von Service Level und Key Performance Indicator Berichtwesen Prozess Kleininstandsetzung (Einheitspreiskatalog) Priorisierung der Themen nach Volumen (Ergebnis) und Wichtigkeit (Qualität / Verfügbarkeit).

8 Beispiel Projekt Struktur bei Material - Ausschreibungen Analyse und Konzeptphase Ausschreibungsstrategie Kommunikation und Implementierung Festlegung der Ziele Analyse des IST-Zustandes Ausschreibung Verhandlungen Plausibilität Vergabe Gespräche Vertrage bereitstellen Dienstleisterwechsel Was soll erreicht werden? (Kostenreduzierung, Verfügbarkeit, Logistik,..) Welche Produkte werden verwendet (Material und Volumen) Wie wird das Material eingekauft? Prozess (IT) und Verantwortung (Genehmigung) Vorhandene Verträge? Materialkonsolidierung (Mengen, ABC - Analyse) Materialfixierung (Produkte und Hersteller) Sonderthema: Industrievergütungen Priorisierung TOP Produkte Festlegung des Ausschreibungsverfahrens Leistungsverzeichnis und -beschreibung Rahmenvertrag und AGB Verhandlungsvorbereitung Bietergespräche Preisspiegel Vertragserstellung Implementierung Kommunikation Umsetzung April 2009

9 Prozessschritte mit eprocurement Dauer : ca. 30 min. Prozessschritte ohne Rahmenvertrag und ohne eprocurement Dauer: > 90 min je Bedarf Prozesskostenanalyse / - optimierung für Material und Dienstleistungen 1 Bedarf feststellen 2 3 Material- /Firmen auswahl 4 Vorab- Marktsondierung Bedarfsanforderung anlegen 5 Kontierungs- Kontrolle 6 Freigabe Bedarfsanforderung Ablage/- Durchschlag Abstimmung Einkauf Vollständigkeitsprüfung Ggf. Rückfragen Angebotseinholung Angebotsanalyse 13 Verhandlung + Nachverhandlung 14 Bestell- Auslösung und Ablage 15 Bestell-/ Ausführungs- Überwachung 16 Warenlieferung an Annahme 17 Logistik und Rechnungsprüfung 18 Wareneingangsbuchung User Login Produktauswahl Genehmigungs - Verfahren Lieferant Wareneingang Basis von Prozess- und damit von Kostenreduzierungen sind Rahmenverträge mit strategischen Partnern. (Vertrag, AGB, Leistungsverzeichnis, Leistungsbeschreibung, Zahlungsbedingungen (und Boni), Stundenlöhne, etc.)

10 Nichts auf der Welt ist so mächtig wie eine Idee, deren Zeit gekommen ist. Victor Hugo, franz. Dichter b#1 Consulting Am Knick Kronshagen