MARKTSTUDIE DIGITALE LANGZEITARCHIVIERUNG

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1 FRAUNHOFER-INSTITUT FÜR arbeitswirtschaft und organisation iao Dieter Spath, Anette Weisbecker (Hrsg.), Christoph H. Ferle MARKTSTUDIE DIGITALE LANGZEITARCHIVIERUNG Im Spannungsfeld zwischen Digital Preservation und Enterprise Information Archiving fotolia.com/imageteam Fraunhofer Verlag 3

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3 Herausgeber Dieter Spath, Anette Weisbecker Autor Christoph H. Ferle MARKTSTUDIE DIGITALE LANGZEITARCHIVIERUNG IM SPANNUNGSFELD ZWISCHEN DIGITAL PRESERVATION UND ENTERPRISE INFORMATION ARCHIVING 3

4 inhalt 1 Vorwort 2 2 Einleitung 4 3 Aufbau der Archivlandschaft Enterprise Information Archiving und elektronische Archive Einschub: ediscovery Digital Preservation und Digitale Archive Archivspeicher Fazit 11 4 Zielgruppen von Langzeitarchiven 12 5 Auswahl eines Systems Bewertung von Systemen 14 6 Aufbau der Markstudie Das OAIS-Modell Methodik Teilnehmer der Marktstudie 19 7 Ingest Schnittstellen Erstellen des AIPs Komplexe Objekte 27 8 Data Management Löschen im Archiv 30 9 Archival Storage Desaster- und Verschlüsselungsmechanismen Systemumfeld 35 4

5 10 Administration Access Control System Management Preservation Planning Planning Action Exit-Strategie Access Access-Client Integration Fazit Literatur Die Fraunhofer-Gesellschaft Verwendeter Fragebogen Übersicht über die Anbieter 65 5

6 1 Vorwort Daten sind im 21. Jahrhundert die Grundlage unseres täglichen Lebens. Zwischenzeitlich wer den jedes Jahr mehr Daten neu produziert, als die Menschheit bis zu diesem Zeitpunkt zur Ver fügung hatte. Die analog gehaltenen Informationen machen dabei längst nur noch einen ver schwindend geringen Teil aus (Hilbert & López 2011). Während der Mensch sehr früh Methoden fand, analoge Daten für lange Zeiträume zu bewahren, ist diese Aufgabe für die Informationstechnik (IT) auch im Jahr 2012 noch mit großen Herausforderungen verbunden. Zu schnell ändern sich Datenformat und Hardwaregenerationen, so dass in der digitalen Welt wenige Jahre bereits ein Problem darstellen können. In den letzten Jahren ist das Thema Digitale Langzeitarchivierung dabei verstärkt auf der Forschungsagenda erschienen. Gleichzeitig verschärften sich die Compliance-Anforderungen, so dass Unternehmen gezwungen werden, immer komplexere digitale Daten auch für einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Am Markt findet sich eine Reihe von Produkten und Lösun gen, die aus sehr unterschiedlichen Blickwinkeln und mit un terschied lichen Ansätzen versprechen, das Problem der»digitalen Langzeitarchivierung«zu lösen. Während die Jahrtausende alte Keilschrift (oben rechts) noch menschenlesbar ist, sind alte Disketten bereits ein Problem. madarakis / Fotolia.com 2

7 kmiragaya Fotolia.com Das Fraunhofer IAO hat daher beschlossen, die aktuelle Mark tsituation mittels einer Marktstudie zu analysieren und so zur Strukturierung beizutragen. Es wurden dabei bewusst Anbieter für unterschiedliche Bereiche repräsentativ ausgewählt. So finden sich in der Studie ein breites Spektrum: Von der umfassenden Individuallösung bis zu einzelnen Komponenten, die für einen Einsatz erst mit anderen kombiniert werden müssen. Die ser Ansatz wurde gewählt, um dem Leser einen umfassenden Überblick des Marktes zu er möglichen wie im Folgenden ausgeführt werden wird, sind Anwendungsfälle und Anforder - un gen an»ein Archiv«genau so breit gefächert wie der Markt. Diese Studie soll daher als ein möglicher Wegweiser durch den Archivierungsdschungel verstanden werden. Ein solches Projekt lässt sich nicht ohne die Mitarbeit der Anbieter realisieren, für deren Einsatz und die teilweise sehr offenen Antworten ich mich an dieser Stelle bedanke. Ohne diese Unterstützung wäre es nicht möglich gewesen, die Studie in dieser Form zu erstellen. Ein besonderer Dank gilt zudem den mit der Studie befassten Kollegen am Fraunhofer IAO für ihr kritisches Feedback sowie die Unterstützung beim Erstellen der Studie, insbesondere Herrn Erik Philipps. 3

8 2 Einleitung Der Begriff Langzeitarchivierung hat sich im deutschen Sprachgebrauch in den letzten Jahren fest etabliert. Die Welt der Archivare weist zwar zu Recht darauf hin, dass dort schon immer für unbegrenzte Zeit archiviert wurde, der Begriff also dort dem sprichwörtlichen weißen Schimmel entspricht. Dennoch hat sich der Begriff etabliert für das große Problemfeld, digitale Daten für»längere«zeiträume aufzubewahren. Lösungsanbieter versammeln sich gemeinsam unter diesem Schirm, wobei bei Nachfragen der Begriff durchaus kritisch betrachtet wird. So formuliert einer der Teilnehmer der Studie explizit:»diesen Begriff verwenden wir nur wenn gewünscht und aus Marketingzwecken notwendig«. Inhaltlich wird der Begriff entsprechend von vielen Disziplinen und Herstellern stark unterschied - lich belegt. Unter Langzeitarchivierung (LZA) wird in der Branche also eher ein Kommunikations - begriff nach außen verstanden, während intern je nach Anwendungsfall durchaus differenziert kommuniziert wird und Begriffe wie»digitale Bestandserhaltung«in den Vorder grund treten. Es ist sicherlich kein Zufall, dass Nestor, das deutsche Kompetenznetzwerk zur digitalen Langzeitarchivierung, unter langzeitarchivierung.de im Internet zu finden ist. Die Außenwirkung des Begriffes erklärt auch die Vielzahl der Anbieter und Projekte, welche sich unter dem Dach der Langzeitarchivierung in den letzten Jahren eingeordnet haben. Die starke Etablierung des Begriffes durch das Marketing erleichtert es zumindest Kunden, ihr Problem mit einem vorläufigen Name zu beschreiben und eine erste Anfrage zu formulieren. Gleichzeitig erschwert es dem Kunden die Auswahl, da ja»alle«anbieter eine Lösung für das Problem der Langzeitarchivierung liefern. Diese Studie will daher etwas Licht in die Begriffsvielfalt bringen und exemplarisch Produkte und ihre jeweiligen Charakteristika vorstellen. Um die Situation zu verstehen, hilft es, sich systematisch vor Augen zu führen, in welchen unterschiedlichen Kontexten man heute vor der Herausforderung LZA steht und woher die heute ver wendeten Systeme ursprünglich kommen. Dies wird im folgenden Kapitel besprochen. An schließend wird ein einheitliches Modell für die Betrachtung von Archiven vorgeschlagen (Kapitel 4), ehe der Aufbau der Marktstudie beschrieben wird. Darauf folgt dann die detaillierte Betrachtung der einzelnen Funktionen der Systeme. 4

9 3 Aufbau der Archivlandschaft In Deutschland gibt es drei wesentliche Felder für das Thema Langzeitarchivierung, die im Fol gen den vorgestellt werden sollen: Dies ist zum einen das Thema Enterprise Information Archiving (EIA), unter welchem insbesondere Archivierung im Kontext des Enterprise Content Management eingeordnet wird. Zum anderen gibt es insbesondere in der Forschung den Bereich der Digitalen Archive, sowie die Klasse der Archivspeichersysteme. 3.1 Enterprise Information Archiving und elektronische Archive Unternehmen und Institutionen stehen seit der Einführung der Informationstechnologie vor der Herausforderung, die produzierten digitalen Informationen zu verwalten. Der verwendete Überbegriff über die zugehörigen Strategien, Prozesse und Werkzeuge (frei nach (AIIM 2012)) ist Enterprise Content Management (ECM). Enterprise Content Management Beziehung zwischen ECM, EIA und elektronischem Archiv Enterprise Information Archiving Elektronisches Archiv Als ein Beispiel sei hier die Klasse der Dokumentenmanagementsysteme (DMS) genannt: Die Digitalisierung von Schriftgut durch Scanner seit den 1970er Jahren führte zum Umbruch in vielen Branchen. Das Arbeit jetzt unabhängig vom physikalischen Ort der Anträge und Formulare über den Computer durchgeführt werden konnte, ermöglichte große Einsparungen und neue Konzepte bis hin zur Telearbeit, bei der der Mitarbeiter von zu Hause in Echtzeit auf alle relevanten Unterlagen des Unternehmens zugreifen kann. Im Rahmen des Umbruchs wurden die Registraturen der Unternehmen (oftmals eigentlich 5

10 3 Aufbau der Archivlandschaft falsch als Archive bezeichnet) in der Regel abgeschafft und durch elektronische Archive, eigentlich elektronische Registraturen ersetzt. Im Laufe der Zeit wurden diese Archive erweitert oder ergänzt durch eine Reihe von Funktionen, welche dann in dem Begriff des Dokumentenmanagementsystems mündeten. Während die DMS-Systeme (zunächst) vorwiegend die eingehende Post verarbeiteten, entstand auch in anderen Bereichen der Bedarf nach Archiven: So wurde im Bereich der Drucksachen der COLD-Standard entwickelt, Datenbankinhalte und s mussten archiviert werden, und so weiter. In den letzten Jahren kam dabei das»universale Archiv«, also ein Archiv für alle Datenquellen, wieder verstärkt in den Fokus. Um die Archivierungsstrategien, Prozesse und Werkzeuge eines Unternehmens zusammenzufassen, etabliert sich aktuell der Begriff Enterprise Information Archiving (EIA). Die zugrundeliegende Technologie wird in Deutschland seit den 1980er Jahren als elektronisches Archiv bezeichnet. Es gab (und gibt) bei den elektronischen Archiven vornehmlich zwei treibende Kräfte: Zum einen Performancebedenken, wenn Produktivsysteme den Ballast der Vergangenheit verwalten müssen. Zum anderen Compliance-Anforderungen: um die Papierdokumente nach dem einscannen vernich ten zu können, muss die digitale Version den Anforderungen des Gesetzgebers, insbe son dere etwa der Steuerprüfung genügen. Hierzu gehört in Deutschland eine Abnahme des (installierten) Gesamtsystems inklusive der zugehörigen Abläufe auf seine sogenannte Revisionssicherheit durch Dritte, üblicherweise etwa einen Wirtschaftsprüfer. Kernpunkte dieser revisionssicheren Archivierung sind, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher archiviert sind. Auch wenn es für einige Branchen spezielle fachliche Ausprägungen gibt (man denke etwa an die PACS-Systeme 1 in Krankenhäusern), so handelt es sich bei den elektronischen Archiven üblicherweise um COTS2-Produkte 2, welche in einer Vielzahl von Branchen installiert sind. Teilnehmer der Marktstudie berichten darüber hinaus von deutlichen Vorteilen für Unternehmen, wenn es der IT gelingt, das zentrale Unternehmensarchiv über die reinen Compliance-Anforderungen hinaus zu einer zentralen Informationsplattform zu entwickeln. 1 Picture Archiving and Communication System 2 Commercial Off-The-Shelf 6

11 Um diese Anforderungen erfüllen zu können, bietet es sich an, ein zentrales Unternehmensar chiv für digitale Daten aufzubauen. Durch eine übergreifende Suchtechnologie (»Meta- Crawler«) lassen sich dann die sehr inhomogenen Daten durchsuchen und auswertbar machen. Die Beziehung zum aktuellen Trend Big Data sind dabei offensichtlich Einschub: ediscovery Eine wichtige Entwicklung zum Thema EIA kam dabei aus den USA3 3 : Im Rahmen eines Rechtsstreits kann hier der Kläger vom Beklagten vor Beginn der eigentlichen Verhandlung verlangen, alle Informationen übermittelt zu bekommen, die vor Gericht als Beweismittel verwendet werden können. Als»Electronic Discovery«oder auch ediscovery versteht man die Anwendung dieses Grundsatzes auf elektronisch gespeicherte Informationen, etwa: Alle s, Dokumente und ihre jeweilige Entstehungsgeschichte, Datenbankeinträge, Chatprotokolle, Voic dateien, SMS und Homepageeinträge mit Bezug zu Firma X von Mitarbeiter Y in den letzten 12 Monaten. Die Sanktionen beim Verletzen dieser Anforderungen können äußert kritisch sein (T-Systems 2009). Auf der anderen Seite ist es sicherlich nicht vorteilhaft, dem Kläger (welcher oftmals ein direkter Konkurrent ist) ungefiltert einfach alle Dokumente zuzusenden man überlege sich etwa die Auswirkungen bei Vorstands s. Erschwerend kommt hinzu, dass ggf. noch lokale Datenschutzbestimmungen berücksichtigt werden müssen. Und schließlich stellt sich für die IT von Unternehmen, welche inzwischen oftmals Datenmengen im Petabyte-Bereich verwalten, auch eine rein technische Machbarkeitsfrage. Durch das Thema ediscovery ergaben sich also in den letzten Jahren neue Anforderungen und Anwendungen für die elektronischen Archive. 3 Diese Anforderungen gelten natürlich auch für deutsche Firmen, welche eine Niederlassung in den USA haben. 7

12 3 Aufbau der Archivlandschaft 3.2 Digital Preservation und Digitale Archive Digitale Archive Archive Bibliotheken Digitales Archiv Repositorien Museen Als zweiten großen Bereich in der deutschen Langzeitarchivierungslandschaft finden sich seit den 1990er Jahren die Digitalen Archive. Unter dem Begriff werden die Aktivitäten der unter - schiedlichen Gedächtnisorganisationen, wie etwa Bibliotheken und Museen, zu sam men gefasst. Im Vordergrund steht dabei die grundsätzlich die Aufbewahrung der Objekte»für immer«, also prinzipiell unbegrenzt. Dies führt insbesondere zu einem sehr starken Fokus auf die dauerhafte Erhaltung der Informationen, also das Planen und Durchführen von Erhaltungsstrategien (etwa regelmäßige Migration der Datenträger und Formate oder die versuchte Emulation der ur sprüng lichen Umgebung). Häufig wird hier auch der englische Begriff Digital Preservation (DP) verwendet, um den Erhaltungscharakter zu betonen. Je nach Kontext wird dabei als Digitales Archiv (zur besseren Unterscheidbarkeit oft mit großem D) die Organisation inklusive der Mitarbeiter und Infrastruktur, die jeweilige Softwarelösung oder auch die eigentliche Sammlung bezeichnet. Im Wesentlichen lassen sich in diesem Feld vier Akteure identifizieren: Zunächst seien hier die Institutionen der Archive im ursprünglichen Sinne genannt: Etwa Bundes-, Landes-, oder Kirchenarchive, aber auch die historischen Archive großer Unternehmen wie etwa der Volkswagen AG. Aufgrund der jeweiligen Gesetze und Vorgaben müssen diese auch digitale Daten üblicherweise für immer aufbewahren. Neben der Aufbewahrung von digitalem Schriftgut müssen hier zudem vermehrt»digital Born Objects«, etwa elektronische Akten oder Daten aus Fachsystemen aufbewahrt werden. Die Disziplin der Archive im ursprünglichen Sinne 8

13 unterscheidet sich von den anderen Akteuren insbesondere durch den Vorgang der Bewertung: Eine Fachkraft sichtet die Unterlagen und bewertet Sie im Hinblick auf Ihren»Ewigkeitswert«. Eine verwandte Disziplin sind die Bibliotheken. Vermehrt schaffen diese elektronische Publikationen an, welche wie Ihre analogen Geschwister dauerhaft aufbewahrt werden müssen. Hierbei kommt erschwerend hinzu, dass die Verlage häufig nicht den Zugang zu einfachen Dokumen ten gewähren, sondern eine Reihe von DRM 1 -Mechanismen berücksichtigt werden müssen. Als Sonderfall muss zudem die Verwaltung der Pflichtpublikationen berücksichtigt werden. In wissenschaftlichen Institutionen wird zudem oftmals die Rolle des Repositoriums von den Bibliotheken übernommen, in dem die (digitalen) Publikationen verzeichnet und aufbewahrt werden müssen. Auch diese Daten werden üblicherweise für die Ewigkeit aufbewahrt, wobei in den letzten Jahren das Thema des Forschungsdaten-repositorium wieder in der Vordergrund rückt: Insbesondere in der Physik erzeugen Versuche oftmals Rohdaten im Terrabyte-Bereich. Die Archivierung dieser hochspeziellen Datenformate für einen langen Zeitraum stellt weiterhin eine große Herausforderung dar. Als vierte große Kategorie sind die Museen zu nennen. Insbesondere hier kommt es zudem auch zur Aufbewahrung sogenannter»komplexer Objekte«, etwa Computerspiele oder Medien kunst, welche oftmals auf hochspezialisierte Hardware und die Nutzerinteraktion angewiesen sind. Zusätzlich zu den oben genannten gibt es noch eine Reihe von kleineren Gruppierungen, welche vermehrt digitale Daten aufbewahren, etwa Dokumentationsstellen oder Wissensdatenbanken. Auch wenn die Lösungen aus den einzelnen Bereichen üblicherweise eine sehr starke fachliche Tiefe aufweisen, so eint sie doch der Anspruch, Daten für die Ewigkeit aufzubewahren, was sich in einer sehr starken Ausprägung von Metadaten und Sicherungsmechanismen manifestiert. Jedoch müsste der Einsatz etwa einer Software für Forschungsrepositorien als Software für ein Museum äußerst vorsichtig geprüft werden. 1 Digital Rights Management 9

14 3 Aufbau der Archivlandschaft 3.3 Archivspeicher Als dritte große Kategorie schließlich sind die Archivspeicher zu nennen: Die Hardware, in der die zu archivierenden Daten schließlich gespeichert werden. Als Trägermedien kamen dabei im Laufe der Jahre eine Vielzahl von Systemen zum Einsatz: vom Mikrofiche /Mikrofilm über Optische Datenträger hin zu den noch immer aktuellen Magnetbändern. Auch wenn in den letzten Jahren ein verstärkter Trend hin zu klassischen Fest platten zu beobachten ist, so hat doch jede Technologie ihre Vor- und Nachteile, die genau abgewogen werden müssen: Neben offensichtlichen Kriterien wie etwa der Energieverbrauch und die produzierte Wärme, die Anschaffungskosten für Lesegerät und einzelne Medien oder der Durchsatz, muss auch die Marktsituation kritisch betrachtet werden: Ein Vendor Lock-in kann zu einer nur schwer zu prognostizierenden Kostensteigerung führen. Neben der reinen Medienwahl ist auch die Verwaltungsebene darüber eine kritische Entscheidung: Welche Funktionen werden von den Archivspeichern benötigt, welche sind in anderen Ebenen des Systems besser realisierbar. Drei Technologiebeispiele sollen dies verdeutlichen: Hierarchisches Speichermanagement (HSM) ermöglicht die transparente Verteilung von Infor mationen über unterschiedliche Speichersysteme hinweg. So könnte ein Objekt zunächst etwa auf einer Festplatte gespeichert werden. Wenn es ein gewisses Alter erreicht hat, wird es automatisch auf ein Bandlaufwerk verschoben. Wenn die Anwendung zu einem späteren Zeitpunkt das Objekt anfordert, wird das Objekt ohne Eingriff des Nutzers wieder auf die Festplatte verschoben. Content Addressed Storage (CAS): CAS-Speicher ermöglicht es, jedes Objekt genau einmal zu speichern. Während klassische Systeme etwa eine gleiche Word-Datei in fünf unterschiedlichen Verzeichnissen auch fünfmal speichern müssen, speichert ein CAS-System diese Datei nur einmal und verwaltet 5 Verweise. Dies kann zu einer dramatischen Reduzierung des be nötigten Speichers führen und ermöglicht zudem eine Reihe von zusätzlichen Effekten. Write Once Read Many-Funktion (WORM): Im Archivierungsbereich ist es oftmals gefordert, die Manipulation oder das Löschen von Objekten sicher zu verhindern. Viele Archivspeicher besitzen eine solche Funktion und können dies auch rechtssicher garantieren, während es nahezu unmöglich ist, dies in der eigentlichen Anwendung zu realisieren. Gerade die Klasse der Archivspeicher bietet dabei gegenüber klassischen»dummen«festplatten eine Vielzahl von Funktionen, so dass sich bei der Systemkonzeption ein Blick in diesen Bereich besonders lohnt. 10

15 Manuela Heins Fotolia.com 3.4 Fazit Das oben skizzierte Nebeneinander der (wissenschaftlich geprägten) Digital Preservation- Community sowie das (insbesondere in der Wirtschaft) aktuelle Thema Enterprise Information Archiving soll im Rahmen dieser Arbeit besonders berücksichtigt werden. Die Gespräche und Projekte im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung leiden dabei unter den unscharfen Begrifflichkeiten. Dies ist untere anderem darauf zurückzuführen, dass bereits der ursprüngliche Begriff»Archiv«im Deutschen niemals die nötige Trennschärfe gegenüber den verwandten Begriffen wie Registratur erworben hat. Auch die Institution des Archives im kulturellen Sinne konnte sich im Sprachgebrauch nie eindeutig abgrenzen. Der Wikipedia- Artikel zum Thema Archiv beschreibt dieses Dilemma sehr passend:»archiv ist zum Bedauern der Facharchivare kein geschützter Begriff. Ganz unterschiedliche Einrichtungen, die Schrift-, Bild-, Ton- oder Datenträger sowie Sachobjekte dokumentieren, nennen sich Archiv, obwohl es vielfach näher läge, sie als Bibliotheken, Museen oder Dokumentationsstellen zu bezeichnen.«(wikipedia 2011) Zudem wurde im ECM-Bereich der Begriff des elektronischen Archives 10 bis 20 Jahre vor den ersten großen Aktivitäten zum Digital Preservation etabliert. Dies geht so weit, dass sogar einige der ECM-Hersteller das»archiv«im Namen tragen. Auch wenn es wünschenswert wäre, so erscheint es daher aus Sicht des Autors unwahrscheinlich bis unmöglich, den Begriff Archiv nun im Kontext der Langzeitarchivierung im allgemeinen Sprachgebrauch erfolgreich zu trennen von etwa der Registratur in Unternehmen. Im Folgenden soll daher zwischen digitalen Archiven und elektronischen Archiven unterschieden werden: Digitales Archiv: Insbesondere die Einrichtung oder Institution, welche sich dem Erhalt kulturell bedeutender Informationen verschrieben hat. Elektronisches Archiv: Insbesondere die Technologie (Software, Hardware), welche verwendet wird, um Daten zu verwalten. Oftmals benötigt dabei ein Digitales Archiv ein elektronisches Archiv mit einem besonderen Fokus auf die Erhaltungsfunktionalitäten als technologische Basis. 11

16 4 Zielgruppen von Langzeitarchiven Eines der Kernthemen der Forschung ist die Erkenntnis, dass sich ein Archiv wesentlich durch die Zielgruppe (»Designated Community«) definiert. In aktuellen Publikationen wurde dieses Konzept auch dankbar aufgenommen, jedoch bisher nur durch Beispiele oder»exemplarische Aufzählungen«illustriert. (Kleiner et al. 2012) Da erfahrungsgemäß ähnliche Zielgruppen auch ähnliche Anforderungen haben, bietet sich jedoch eine Clusterung der Zielgruppen an (Gurzki & Özcan 2003). Dies erleichtert insbesondere die Kommunikation bei der Planung des Systems. Eine verbreitete Clusterung solcher Zielgruppen ist die Business-to-X-Unterteilung (Nemat 2011): Bezeichnung Abkürzung Erläuterung Business-to-Consumer B2C Tätigkeiten, die von einer Organisation für»endkunden«, also insbesondere Personen außerhalb der Organisation durchgeführt werden. Business-to-Employee B2E Dienste, die von einer Organisation für die eigenen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Business-to-Business B2B Tätigkeiten, die von einer Organisation für eine andere Organisation durchgeführt werden. Business-to-Goverment B2G Tätigkeiten, die von einer Organisation für den Staat bzw. seine Institutionen erbracht werden. Einige Beispiele verdeutlichen diese Einteilung: B2C B2E B2B B2G Beispiel Das Archiv verwaltet Güter, auf die interessierte Nutzer, insbesondere von außerhalb der Organisation, zugreifen können. Diese Nutzer könnten etwa die Bürger bei einem Digitalen Archiv sein. Ein elektronisches Archiv, in welchem die Mitarbeiter des Unternehmens ihre tägliche Arbeit verwalten können. Organisation A stellt Organisation B ein System als Dienstleistung zur Verfügung. A garantiert B, dass die Daten sicher bewahrt werden und ermöglicht B jederzeit den Zugriff auf»seine«daten. Organisation A verwaltet digitale Objekte, welche für den Fall einer Steuerprüfung benötigt werden, in einem revisionssicheren Archiv. 12

17 Selbstverständlich kann hierbei das gleiche elektronische Archiv aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden: So kann die gleiche Software sowohl den internen Mitarbeitern die Arbeit erleichtern (B2E) und gleichzeitig als revisionssicheres Archiv rechtlich verwertbare Unterlagen bewahren (B2G). Wenn es gewünscht ist, könnte das System als Service auch anderen Organisationen angeboten werden (B2B), und beispielsweise über ein Webinterface die Handbücher des Konzerns dem Kunden zur Verfügung stellen (B2C). Ziel dieser Klassifizierung ist also nicht die disjunkte Unterteilung von elektronischen Archiven. Jedes dieser Einsatzgebiet hat jedoch ein charakteristisches Set an Anforderungen und Prozessen: So muss etwa bei einem B2C-Archiv darauf geachtet werden, dass Organisationsfremde auf das System zugreifen können, was direkte Auswirkungen auf Systemdesign, Sicherheitsanforder ungen und Benutzungsoberfläche (GUI) hat. Während bei einem B2E-Archiv die Performance ein äußerst kritischer Faktor ist, der sich direkt auf die Leistungsfähigkeit der Organisation auswir ken kann, steht die Gestaltung von Verträgen und Service Level Agreements im B2B-Bereich an vorderster Stelle. Zu den elementaren Anforderungen (Rosenthal et al. 2005), die alle Bereiche eint, gibt es also stets eine Reihe von zielgruppenspezifischen Anforderungen. Die B2X Einteilung soll also lediglich die Kommunikation über das Archiv unterstützen und eine systematische Einteilung bestehender System erleichtern. 13

18 5 Auswahl eines Systems Die fundierte Auswahl eines Anbieters ist für Kunden aktuell nicht einfach. Die einschlägigen wissenschaftlichen Publikationen liefern bislang wenig bis keine Grundlagen für eine solche Auswahl wohl auch, weil die Zahl der Veröffentlichungen aus der Wirtschaftsinformatik oder den Ingenieurswissenschaften in diesem Bereich momentan noch überschaubar ist. Dies ist für andere Systemgattungen deutlich anders, hier werden seit Jahren etablierte Vorgehensmodelle erfolgreich eingesetzt (Nissen 2010). Vertiefende Forschung in diesem Bereich könnte daher zukünftig das Investitionsrisiko bei der Auswahl eines Systems reduzieren. Bekannte Vorgehensmodelle aus anderen Bereichen orientieren sich dabei insbesondere an den folgenden sechs Phasen: (Filß et al. 2005) Strategie Strategie Organisation Phasen eines Vorgehensmodells Projektierung Projektplanung Projektorganisation Analyse & Konzeption Ist-Analyse Anforderungen Grobkonzept Umsetzung Entwurf Umsetzung Einführung Betrieb Produktionseinsatz Abbau Exit Demontage Wenn im Rahmen einer Make-or-Buy Entscheidung die Wahl auf externe Anbieter gefallen ist, so muss im Laufe des Projektes eine Anbieter- oder Systemauswahl durchgeführt werden. Dieser Aspekt soll im folgenden Abschnitt näher beleuchtet werden. 5.1 Bewertung von Systemen Die Bewertung eines Systems für einen konkreten Einsatzzweck hängt direkt am geplanten Einsatz: Welche B2X-Zielgruppe soll primär angesprochen werden? Welche Drittsysteme sollen an gebunden werden? Welche Metadatenformate sind relevant? Benötigt man beispielsweise ein Backup im laufenden Betrieb, oder kann das System dafür etwa nachts heruntergefahren werden? 14

19 Insbesondere die Frage der zu nutzenden Infrastruktur kann entscheidend sein. Während ins besondere Forschungsprojekte oftmals auf der sprichwörtlichen»grünen Wiese«konzipiert werden und auf den Standard-PCs der Wissenschaftler laufen müssen, bietet sich bei Unternehmen die Verwendung von Standard-Archivspeichern als hochperformanter und sicherer Unter bau für eine Lösung an. Oftmals sind solche Systeme auch bereits vorhanden, so dass etwa die Realisierung einer Integritätsprüfung in Software schlicht keinen Sinn macht. Als erster Anhaltspunkt für Anforderungen und eine mögliche Strukturierung kann der in dieser Studie verwendete Fragebogen verwendet werden (Siehe Kapitel 16), welcher um die individuellen Anforderungen ergänzt werden muss. Um eine belastbare und fundierte Investitionsentscheidung fällen zu können, bietet es sich an, die Kriterien numerisch zu bewerten um so einen Vergleich über mehrere Kriterien hinweg zu ermöglichen. Ingest Beispielhafter Vergleich zweier Produkte (Rot und Grau) Access Data Management Preservation Planning and Action Archival Storage Administration Entscheidend ist dabei stets eine Gewichtung der einzelnen Fragen für den geplanten Einsatzzweck. Die Abbildung oben verdeutlicht das Problem: Beispielhaft werden anhand eines Kivat-Graphen zwei Produkte miteinander verglichen. Nur durch eine genaue Gewichtung der einzelnen Kriterien lässt sich hier entscheiden, ob die Entscheidung für Produkt Lila oder Blau gefällt wird. Dies bekommt eine besondere Bedeutung im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen und den damit verbundenen strengen Regularien. 15

20 6 Aufbau der Markstudie Um einen so heterogenen Markt wie diesen analysieren zu können, ist es hilfreich, ein etabliertes Modell zu verwenden. Dieses soll im Folgenden kurz skizziert werden, ehe die Methodik der Studie erläutert wird. 6.1 Das OAIS- Modell Um die Produkte und Lösungen vergleichbar zu halten, wurde als Grundlage der ISO Standard 14721:2002:Open Archival Information System (Consultative Committee For Space Data Systems 1997) verwendet, welcher den grundsätzlichen Aufbau und die Prozesse eines Digitalen Archivs beschreibt. Eine umfassende Erläuterung des Standards würde den Rahmen dieses Dokuments sprengen, daher soll im Folgenden eine kurze Zusammenfassung genügen. OAIS beschreibt grundsätzlich nur die Prozesse innerhalb eines Archivs und ermöglicht dadurch eine gemeinsame Terminologie. OAIS ist keine Vorgabe für Architekturen oder Techniken. OAIS ist daher insbesondere keine Spezifikation. Grundlegendes Umfeld nach OAIS SIP DIP Producer Archiv AIP Consumer Management OAIS stellt ein Archiv zwischen den Produzent von Objekten und den Konsumenten derselben. Objekte werden dem Archiv als sogenannte Storage Information Package (SIP) übergeben. Innerhalb des Archives werden Archival Information Packages (AIP) gespeichert. 16

21 Dem Konsu menten schließlich übergeben wird ein Dissemination Information Package (DIP): digitale Objekte, die für definierte Nutzergruppe je nach rechtlichen Rahmenbedingungen zur Verfügung gestellt werden können. Grundlegende Struktur Preservation Planning nach OAIS Producer Ingest Data Management Archival Storage Access Consumer Administration Management Neben der Unterscheidung zwischen SIP, AIP und DIP liefert OAIS zudem eine Einteilung in die sechs grundlegenden Aufgabenbereichen eines Archivs: Ingest: Die Übernahme von Objekten in das Archiv (Kapitel 7) Archival Storage: Die Aufbewahrung der Objekte (Kapitel 8) Data Management: Das Handling der Metadaten (Kapitel 9) Administration: Der (technische und kaufmännische) Betrieb des Systems (Kapitel 10) Preservation Planning: Die (vorausschauende) digitale Bestandserhaltung (Kapitel 11) Access: Zugriff für den Konsumenten (Kapitel 12) OAIS ist dabei ursprünglich keine Architekturvorgabe, sondern beschreibt die Prozesse eines Digitalen Archives. Im Sprachgebrauch wird trotzdem häufig von etwa Ingest-Komponenten gesprochen, auch die in der Studie vertretenen Lösungen haben teilweise OAIS als Grobentwurf für den Komponentenzuschnitt verwendet. 17

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