Dokumentation. Sortiment

Transkript

1 Dokumentation LiBraS Sortiment software - engineering

2 Sortiment Inhaltsverzeichnis Sortiment... 2 Die Sortimentsmaske... 4 Bearbeiten / Ansehen... 4 Speichern... 5 Anlegen... 5 Löschen... 5 Feldbeschreibung... 6 Verschiedene Reiter im Sortiment... 9 Im Sortiment suchen Allgemeine Suche Detailsuche Bücher reservieren / bestellen Reservierungsvorgang Bestellvorgang Bestellen über Funktionstaste F Funktionstasten im Sortimentsbildschirm F F F F F6 / F F F F F Weitere Funktionsaufrufe Buchkarte drucken Etikett drucken Etikett sofort drucken Gesamtumsatz Rechnungsumsatz Listenausdrucke Barcode Setup Maße anzeigen... 24

3 Staffelrabatte Abo-/Fortsetzungspreise History (Verkauf) Könemann Lieferbarkeitsabfrage In Druckstapel Button OK Button S Lieferbarkeitsabfrage von Könemann und Libri Menü Aufrufe Basisdaten -> Sortiment -> Sortiment bearbeiten Basisdaten -> Sortiment -> Warengruppen Basisdaten -> Sortiment -> Bestellungen Basisdaten -> Sortiment -> Filialbestellung Basisdaten -> Sortiment -> Sonderdienste Basisdaten -> Sortiment -> Listen Basisdaten -> Sortiment -> Remission Basisdaten -> Sortiment -> Reservierungen Basisdaten -> Sortiment -> Utility Fragen zum Sortiment Wie kann ich einen Artikel löschen? Wie reserviere ich einen oder mehrere Artikel für einen Kunden? Wie erfahre ich den aktuellen Wert meines Lagerbestandes? Wo kann ich sehen, welche Artikel zuletzt importiert wurden? Wie kann ich einen Artikel fürs Lager bestellen? Wie kann ich alle reservierten Artikel eines Kunden in das Lager buchen? Mein Scanner kann die gedruckten Barcodes nicht lesen

4 Die Sortimentsmaske In LiBraS umfasst das Sortiment hauptsächlich Bücher. Es können jedoch auch alle sonstigen Artikel wie CDs, Stifte, usw. in LiBraS verwaltet werden. Die Sortimentsmaske öffnen Sie entweder im Hauptmenü über den Button oder über Basisdaten / Sortiment / Sortiment bearbeiten. Standardmäßig befindet sich die Sortimentsmaske im Betrachtungsmodus, das heißt, dass die Eingabefelder vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt sind. Im folgenden Abschnitt folgt eine Erläuterung der angezeigten Datenfelder und Aktionsschalter. Bearbeiten / Ansehen Um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln, betätigen Sie den Schalter Bearbeiten. Sobald die Eingabefelder weiß unterlegt sind, können Sie diese Daten ändern. Um wieder zurück in Seite 4 von 66

5 den Betrachtungsmodus zu wechseln, müssen Sie auf Ansehen klicken. Jetzt ist der Artikel wieder gesperrt. Es können also keine weiteren Änderungen vorgenommen werden. Hinweis: Die Aktion Bearbeiten / Ansehen kann mit der F7 Taste aufgerufen werden. Speichern Beim Anklicken des Buttons Speichern werden vorgenommene Änderungen gespeichert. Hinweis: Die Aktion Speichern kann mit der Taste F2 aufgerufen werden. Anlegen Um einen neuen Artikel anzulegen, klicken Sie in der Sortimentsmaske auf den Button. Es erscheint die Dialogfläche: Klicken Sie hier auf Ja, wenn Sie die Daten eines bereits vorhandenen Artikels in den neuen Artikel übernehmen wollen. Es wird das Standard Artikel-Suchfenster eingeblendet, in dem Sie Ihren gewünschten Artikel heraussuchen können. Nein öffnet eine leere Artikelmaske, in der Sie die Daten des Artikels eintragen können. Beachten Sie dabei, dass der Matchcode wichtig für die Suche ist und immer angegeben werden muss. Hinweis 1: Die Aktion Anlegen kann mit der Taste F2 aufgerufen werden. Hinweis 2: Wichtig beim Anlegen von neuen Artikeln ist, dass Sie auf jeden Fall einen sinnvollen, für jeden leicht ersichtlichen Matchcode anlegen, was auch die spätere Suche an der Kasse sehr erleichtert. Außerdem sollten das Einkaufsdatum und Min-/ Max-Bestand unbedingt eingetragen werden. Beispiele: Gutscheinbuch, Postkarte, Ramsch Löschen Mit dem Button können Artikel gelöscht werden. Ist der Betrachtungsmodus gewählt, kommt die Meldung Sie befinden sich im Betrachtungsmodus und können keine Artikel löschen!. In diesem Fall wechseln Sie mit dem Button Bearbeiten in den Bearbeitungsmodus und betätigen erneut den Button Löschen. Hinweis 1: Die Aktion Löschen kann mit der Taste F5 aufgerufen werden. Seite 5 von 66

6 Hinweis 2: Existiert eine Bestellung, Reservierung oder ein Inventurdatensatz kann der Artikel nicht gelöscht werden. Wenn der Artikel trotzdem gelöscht werden soll, müssen die Löschoptionen aktiviert werden. Feldbeschreibung Warengruppenindex (WrGr.Index) KNO und Libri übertragen dieses Feld und ermöglichen so eine weitere Untergliederung des Artikelsortiments. Hier wird vermerkt, ob es sich um ein Taschenbuch, Hardcover, Kalender etc. handelt. In der Regel brauchen Sie dieses Feld nicht zu bearbeiten. Warengruppen Hier wird die Warengruppe des Artikels angezeigt. Diese Warengruppe wird bei Auswertungen verwendet. Bei dem Aufbau Ihrer Warengruppensystematik haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie entscheiden, ob Sie eigene Warengruppen erstellen möchten. Dies macht z.b. Sinn, wenn Sie für Ihre Umsatzstatistik nicht jede Untergruppe von Reiseführern einzeln auswerten möchten, sondern allgemein den Umsatz erfahren möchten, den Sie mit Ihrer Reiseabteilung erzielen. Daher bietet sich dieses Variante besonders für kleinere Buchhandlungen an. Die andere Möglichkeit ist, die bestehende Warengruppensystematik eines Barsortimentes zu übernehmen. Ihre Warengruppen einsehen können Sie unter Basisdaten / Sortiment / Warengruppen. Dort sehen Sie eine Tabelle, die all ihre Warengruppen enthält und der Sie beliebig neue hinzufügen können. Weitere Informationen wie Sie Ihr eigenes Warengruppen-System anlegen können, erhalten Sie in der Rubrik Menü Aufrufe des Handbuchs. Eigene Artikelnummer Hier können Sie für jeden Ihrer Artikel eine eigene Artikelnummer vergeben. Beachten Sie hierbei, dass diese immer eindeutig sein müssen. Unter Basisdaten Vorgabewerte Artikel erweitert können Sie die Option eigene Artikelnummer eindeutig aktivieren. In diesem Fall prüft das Programm nach der Eingabe der eigenen Artikelnummer ob diese bereits vergeben wurde. Sollte die eigene Artikelnummer nicht angezeigt werden, muss die Anzeige über die Vorgabewerte aktiviert werden. In der Standard Sortimentssuche von LiBraS wird auch nach der eigenen Artikelnummer gesucht. Geben Sie z.b. dem Artikel Postkarte die 1 in dem Feld eigen. ArtNr., können Sie in der Kasse den Artikel durch Eingabe der 1 aufrufen und verkaufen. Interne Artikelnummer Die interne Artikelnummer wird vom System vergeben und kann vom Anwender nicht verändert werden. Diese Artikelnummer wird auf allen artikelbezogenen Ausdrucken mit Barcode ausgedruckt und ermöglicht so die einfache Erfassung der Artikel mit einem Barcodescanner. ISBN / EAN / ISSN In diesem Feld wird die Barcode Nummer angezeigt. Handelt es sich um eine ISBN, wird diese mit Bindestrichen angezeigt. Ist das nicht der Fall, ist in den Vorgabewerten unter Artikel die Option ISBN nie formatieren angehakt. Verwenden Seite 6 von 66

7 Sie noch nicht den SQL Server ist es nicht möglich die ISBN mit Bindestrichen auszugeben. In das Feld kann jede Art von Strichcode eingescannt werden. Handelt es sich bei der Nummer um eine ISSN (Zeitschriften), ist der Preis des Artikels in der Nummer enthalten. Somit ist es möglich, an der Kasse ohne Eingabe des Preises die Zeitschriften zu kassieren. Um einen kompletten Artikelstamm von Zeitschriften in dem Sortiment anzulegen, setzten Sie sich bitte mit dem LiBraS Support in Verbindung. Matchcode Hier geben Sie die Kurzbezeichnung des Artikels ein. Über dieses Feld kann später die Suche nach bestimmten Artikeln erfolgen. Beachten Sie, dass bei der Suche nach einem Matchcode die gesuchte Zeichenfolge (von links gesehen) exakt übereinstimmen muss. Der Matchcode nach CD-Übernahme setzt sich aus Nachname Autor; Titel zusammen. So sollten auch von Hand angelegte Titel gelistet werden. Beispiel: King; Atlantis Beispiel: Der gesuchte Artikel besitzt den Matchcode: Farbstifte Geben Sie als gesuchten Matchcode Farb ein, findet das Programm den gesuchten Artikel. Bei der Eingabe von stifte hingegen wird keine Übereinstimmung gefunden. Lagerbestand Zeigt den aktuellen Lagerbestand des Artikels an. Er kann auch im Bearbeitungsmodus verändert werden. Bestellt Zeigt an, wie viele Exemplare des ausgewählten Artikels bestellt sind. Gezählt werden alle Bestellmengen, die in den Bestellvorgängen mit Status AO bzw. BE enthalten sind. Mit F9 kann man sich alle Bestellvorgänge zu diesem Artikel anzeigen lassen. Mehr Informationen zu offene Bestellvorgänge anzeigen finden Sie bei Funktionstasten im Sortimentsbildschirm Verplant Anzeige der vorhandenen Kundenreservierungen des aktuell ausgewählten Artikels. Über F6 erhalten Sie die Namen der Kunden, für die der Artikel reserviert wurde. Hinweis 1: Wenn Sie bei den bestellten Exemplaren z.b. eine 2 sehen, bei den verplanten aber eine 1, bedeutet dies, dass Sie ein Exemplar für einen Kunden und ein Exemplar fürs Lager bestellt haben. Hinweis 2: Wenn Sie bei den bestellten Exemplaren eine 1 sehen, bei den verplanten aber eine 2, haben Sie vermutlich einen abgebrochenen Bestellvorgang im System. Das heißt, Sie haben eine Kundenreservierung eingegeben, haben aber das Buch nicht bestellt. Eine zweite Möglichkeit ist, dass Sie eine Reservierung für einen Kunden eingegeben haben, weil das Buch nach telefonischer Bestellung beim Verlag in einigen Tagen eintreffen wird. In diesem Fall wird sofort ein Abholfachzettel für den Kunden gedruckt, sobald der Wareneingang der Verlagslieferung abgeschlossen ist. Disponibel Der Wert ergibt sich aus der Summe von Lagerbestand und Bestellt, abzüglich Verplant. Seite 7 von 66

8 Abholfach Hier ist ersichtlich, wie viele Titel im Abholfach stehen. Mit F6 können Sie sich die Artikel anzeigen lassen. Die grün markierten Artikel werden in diesem Feld gezählt. Mehr Informationen zum Reservierungspflegedialog finden Sie bei Funktionstasten im Sortimentsbildschirm. MwSt Zeigt den Mehrwertsteuersatz des Artikels an. Die MwSt kann nur im Bearbeitungsmodus verändert werden. Wird Ihnen z.b. 16% statt 19% angezeigt, müssen Sie in den Vorgabewerten die Mehrwertsteuer auf 19% setzen. Netto EK In diesem Feld wird der durchschnittliche Netto EK angezeigt. Dieser wird automatisch anhand des gewährten Rabattes beim Wareneingang berechnet. Hinweis: Wird das Feld nicht angezeigt, ist es in den Vorgabewerten (lokale Einstellungen / an diesem Rechner EK anzeigen ) deaktiviert. Kunden sollten keinen Zugang zu den EK Preisen haben. Deswegen sollten an Kunden PCs die Einkaufspreise nicht angezeigt werden. Spanne Die Spanne ist ein Prozentwert, der sich aus dem VK und dem Netto EK errechnet. Hinweis: Das Feld Spanne wird nur in Kombination mit dem Netto EK Feld angezeigt. Es muss also der Vorgabewert an diesem Rechner EK anzeigen aktiviert werden. Grünes Ausrufezeichen Gibt es für den Artikel keine Preisbindung, wird das grüne Ausrufezeichen angezeigt. Manuell verändern können Sie die Option unter dem Reiter Verarb. - Preisbindung für den VK. Schloss Wird hier das Schloss angezeigt ist der Artikel für den Import blockiert. Was das genau bedeutet oder wie es wieder entfernt werden kann, können Sie bei Verschiedene Reiter im Sortiment - Reiter Verarb. nachlesen. VK Zeigt den im System für diesen Artikel hinterlegten VK an. Wird dieser verändert, kommt eine Frage, ob der VK für den Import blockiert werden soll. Wird die Frage mit Ja beantwortet, wird der Preis nicht mehr durch die Bibliografie verändert. Möchten Sie, dass der VK nicht mehr blockiert wird, dann wechseln Sie im Sortiment zum Reiter Verarb. und entfernen Sie den Haken bei VK für Import blockieren. Seite 8 von 66

9 Button S Erläuterung unter Weitere Funktionsaufrufe. Button Detail Suche Erläuterung unter Im Sortiment suchen. Button Reservieren Erläuterung unter Bücher reservieren / bestellen. Button Bestellen Erläuterung unter Bücher reservieren / bestellen. Verschiedene Reiter im Sortiment Details Hinweis: Alle nicht aufgeführten Felder dienen nur zur weiteren Anzeige von Informationen der Artikel und haben keine zusätzliche Funktion. Letzt. EK /VK Die beiden Felder werden automatisch vom System gefüllt, wenn für den Artikel ein Wareneingang gebucht oder der Artikel in der Kasse/auf Rechnung verkauft wurde. Verlag Das Verlagsfeld wird beim Import gefüllt. Durch einen Doppelklick kann man sich die angelegten Verlage anzeigen lassen. Die Problematik des Verlagsfeldes ist, dass auf den verschiedenen Barsortiment CDs die Verlage mit kleinen Unterschieden gespeichert sind. Zum Beispiel ist auf einer CD der Verlag für einen Artikel als Bock, H., auf einer anderen wiederrum als Bock + Herchen angelegt. Das bringt das Problem mit sich, dass eine vernünftige Auswertung über die Seite 9 von 66

10 Verlagsbezeichnung nicht möglich ist. Um dies zu ermöglichen, lesen Sie sich bitte die Rubrik Basisdaten -> Sortiment -> Utility - Verlagszusammenschlüsse verwalten durch. Verp. Einh. Im Feld Verpackungseinheit kann die Anzahl der Verkaufseinheiten erfasst werden. In der Kasse wird der VK durch die Verpackungseinheit geteilt. Ist der VK 10,00 und die Verpackungseinheit ist 10 wird der Artikel in der Kasse für 1,00 verkauft. Min. Bestand / Max. Bestand Hier bestimmen Sie die Menge eines Artikels, die mindestens bzw. höchstens am Lager sein soll. Diese Felder sollten Sie auf jeden Fall ausfüllen, wenn Sie Nachbestellungen über Mindestbestellmengen erzeugen wollen. Über diese Felder können Sie den automatischen Bestellvorschlag des Systems steuern und so Ihre Lagerhaltung kontrollieren. Sind Sie nicht sicher, wie Sie Ihre Nachbestellungen später handhaben wollen, empfiehlt es sich, sicherheitshalber jeweils einen Min- und Max-Bestand von 1 einzugeben. Letzt bearb. Zeigt das Datum an, an dem der Artikel das letzte Mal bearbeitet wurde. Bestell-Nr. Anzeige der möglichen Lieferanten mit Titelnummer, Meldenummer, Datum der letzten Pflege und remittierbarer Menge mit dazugehöriger Datumsgrenze. Wenn Sie hier Daten bzgl. einer Remission eintragen, wird der Titel bei einem späteren Remissionsvorschlag automatisch aufgenommen (sofern er noch remittierbar ist). Schlagworte Seite 10 von 66

11 Unter diesem Punkt können Sie Schlagworte zum aktuellen Artikel anlegen, löschen und bearbeiten. Schlagworte von den Barsortiment-CDs werden übernommen. Lieferant Anzeige aller Lieferanten, über die der aktuelle Artikel bereits bezogen wurde. Durch Betätigen des Buttons Lieferscheine werden alle Bestellvorgänge angezeigt, bei denen der Artikel bestellt wurde. Sonstige Währung Wird in der Bibliografie eine Fremdwährung geführt und mit exportiert wird, wird diese hier angezeigt. Verarb. Hier können Sie verschiedene Einstellungen für die Artikelverarbeitung beim Import festlegen. VK für Import blockieren Diese Funktion benötigen Sie, wenn Sie den VK des Artikels ändern und dieser beim Bibliografieren nicht wieder überschrieben werden soll. Dieser Haken wird auch gesetzt wenn Sie im Sortimentsfeld VK den Preis ändern und die Frage Soll der VK für den Import blockiert werden? mit Ja beantworten. Artikel blockieren Hier können Sie den Artikel blockieren. Er wird auf der Bestellvorschlagsliste nicht mehr berücksichtigt und auch die Suche des Artikels an der Kasse bzw. im Rechnungsprogramm ist nicht mehr möglich. Ist der Haken gesetzt, erscheint links über dem VK ein kleines Schloss. Seite 11 von 66

12 Skontoabzugfähig Um in einer Rechnung Skonto auszuweisen, muss bei den jeweiligen Artikeln dieser Haken gesetzt sein. Derzeit besitzt das Feld reinen Infocharakter wird aber in Zukunft bei der Rechnungserstellung berücksichtigt. Preisbindung für VK Zeigt an, ob für den Artikel eine Preisbindung vorliegt. Unterliegt der Artikel der Preisbindung wird im Sortiment ein grünes Ausrufezeichen rechts über dem VK angezeigt. Alter VK Hier kann der VK vor der Aufhebung der Preisbindung gespeichert werden. Die Eingabe muss manuell erfolgen. Warengr. für Import blockieren Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Möglichkeit, die Warengruppe für den Import zu blockieren. Das bedeutet, dass das System die Warengruppen beibehält, die Sie eventuell manuell eingetragen haben und nicht die von der Barsortiments CD übernimmt. Matchcode, Titel, Untertitel für Import blockieren Dieser Punkt ist für Schulbücher besonders interessant. Die Eigenschaften Matchcode, Titel und Untertitel können von Ihnen blockiert werden. Diese bleiben meist über mehrere Schuljahre unverändert. Die Preise aber verändern sich meist von Schuljahr zu Schuljahr. Somit wird nur der Preis beim Import übernommen und die selbst erstellten Daten unter Matchcode, Titel und Untertitel bleiben unverändert. Filialbestände Dieser Reiter wird nur angezeigt, wenn Sie unser Filialmodul erworben haben. Wird der Artikel in einer Filiale geführt, wird ihr Name angezeigt. Dahinter befinden sich Informationen darüber, ob der Artikel in der Filiale Lagerbestand hat, bestellt oder verplant ist. Im Sortiment suchen Allgemeine Suche Über dieses Feld können Sie nach Artikeln suchen. Geben Sie Ihren gewünschten Suchbegriff ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe durch ENTER. Das System versucht anhand der Eingabe automatisch zu entscheiden, um welche Art von Schlüssel es sich handelt, und durchsucht das gesamte Sortiment nach dem Suchbegriff. Ist eine Bestimmung des Schlüssels nicht möglich, wird der in den Vorgabewerten eingestellte Schlüssel verwendet. Kann der Seite 12 von 66

13 eingegebene Suchbegriff genau einem Artikel zugeordnet werden, wird der entsprechende Artikel angezeigt. Findet das System mehrere Artikel auf die der Suchbegriff zutrifft, öffnet sich ein neues Formular, in dem Sie den richtigen Artikel auswählen können. Besonderheiten Wollen Sie einen reservierten Artikel ins Lager buchen, geben Sie als Suchbegriff die Reservierungsnummer (Bsp.: R ) ein, bzw. scannen Sie den Abholschein. Ist für die Reservierung eine Anzahlung gebucht, wird die Lagerbuchung verweigert. Sie müssen die Anzahlung in der Kasse löschen. Wie Sie eine Anzahlung löschen, können Sie im Handbuch im Kassenabschnitt nachlesen. Detailsuche Geöffnet wird die Detailsuche über den Button Detail-Suche unten rechts im Formular. Sortierte Ausgabe Ist der Haken gesetzt, wird das Suchergebnis nach den Suchkriterien sortiert. Wird bei der Eingrenzung Matchcode, ISBN, Eigene Artikelnummer oder Autor verwendet wird keine Sortierung trotz des gesetzten Hakens vorgenommen. Hinweis: Das Setzen des Hakens wird lokal gespeichert, d.h. wenn Sie den Haken gesetzt haben, ist er beim nächsten Öffnen der Detailsuche immer noch gesetzt. Möchten Sie eine sortierte Ausgabe des Suchergebnisses an jedem PC, müssen Sie den Haken auch an jedem PC setzten. Button Schlagwort << Öffnet ein Formular, auf dem alle im System hinterlegten Schlagworte aufgeführt sind. Die Schlagworte werden automatisch bei dem Import des Artikels aus der Bibliografie in das LiBraS Sortiment übernommen. Seite 13 von 66

14 Button Suche starten Mit dem Button wird die Suche gestartet. Das Ergebnis Ihrer Suche wird in einer Liste im gleichen Formular aufgeführt. Bleibt die Liste leer, konnte entweder kein Artikel mit Ihrer Eingrenzung gefunden werden (in diesem Fall Eingrenzung verändern) oder der Artikel ist noch nicht angelegt. Button Artikel Details Möchten Sie weitere Informationen zu diesem Artikel einsehen, klicken Sie bitte auf den Button Artikel Details. Es erscheint folgendes Formular: Button OK Den Button OK betätigen Sie wenn der gesuchte Artikel gefunden wurde. Sie gelangen auf das gewohnte Sortimentsformular. Auf diesem wird nun der zuvor selektierte Artikel angezeigt. Klicken Sie auf OK ohne einen Artikel ausgewählt zu haben passiert nichts. Button Zurück Über den Button Zurück können Sie die Detailsuche beenden. Es wird kein Suchergebnis übernommen. Listenfeld In diesem Feld wird das Suchergebnis angezeigt. Klicken Sie einen Artikel an, wird dieser schwarz hinterlegt und gleichzeitig im Sortiment angezeigt. Hinweis: Zeigt die Detailsuche zwei auf den ersten Blick gleiche Datensätze an, weil z.b. der eine Artikel das Buch ist und der andere Artikel die CD zu dem Buch und es nicht ersichtlich ist, welcher Artikel benötigt wird, verschiebt man das Formular der Detailsuche z.b. nach rechts, bis die Sortimentsmaske im Hintergrund zu sehen ist. Markiert man jetzt einen betroffenen Datensatz, wird dieser in der Sortimentsmaske angezeigt. Somit sind mehr Daten zu dem Artikel ersichtlich und die Auswahl ist eindeutiger. Seite 14 von 66

15 Wenn nur ein Artikel gefunden wird Fenster mit Auswahl schließen Wird mit Ihrer Eingrenzung nur ein Artikel gefunden, wird automatisch die Detailsuche geschlossen und der Artikel in der Sortimentsmaske angezeigt. Hinweis: Das Setzen des Hakens wird lokal gespeichert, d.h. wenn Sie den Haken gesetzt haben, ist er beim nächsten Öffnen der Detailsuche wieder gesetzt. Möchten Sie diese Funktion an jedem PC nutzen, müssen Sie den Haken auch an jedem PC setzten. Bücher reservieren / bestellen Reservierungsvorgang Um ein Buch für einen Kunden zu reservieren, klicken Sie auf den Schalter Reservieren. Dadurch öffnet sich automatisch die Suchmaske, über die Sie den entsprechenden Kunden auswählen können. Sollte der Kunde noch nicht angelegt sein, können Sie dies an dieser Stelle tun, indem Sie auf Anlegen klicken (es öffnet sich die Kundenmaske) und die entsprechenden Daten eingeben. Nachdem Sie einen Kunden gewählt haben öffnet sich die Reservierungsmaske. Um den Reservierungsvorgang abzuschließen klicken Sie auf den Button mit Abholschein oder ohne Abholschein. Bei mit Abholschein wird ein Zettel ausgedruckt, den der Kunde Seite 15 von 66

16 ausgehändigt bekommt. Ist die Reservierung abgeschlossen, wird der Bestellvorgang gestartet. Was bei dem Bestellvorgang zu beachten ist, können Sie unter Bestellvorgang im nächsten Abschnitt nachlesen. Die folgenden Änderungen der Reservierung sind optional und nicht zwingend nötig um einen Reservierungsvorgang abzuschließen. Adressdaten Der ausgewählte Kunde wird auf dem Formular angezeigt. Sollten sich Adressdaten geändert haben, können Sie diese auch an dieser Stelle ändern. Die Änderungen werden in die Kundendatenbank geschrieben, so dass beim nächsten Aufruf des Kunden die geänderten Daten angezeigt werden. Menge In diesem Feld können Sie die Reservierungsmenge eintragen, die der Kunde gerne hätte. Bemerkungstext Der Bemerkungstext wird auf dem Abholzettel mit ausgedruckt (Bsp.: Abholer/Anruf; Lieferung, per Boten etc.). Hinweis 1: Der Abholzettel wird beim Wareneingang erstellt und ausgedruckt. Dieser wird in das Buch gelegt und in das Abholfach gestellt. Der Abholschein muss bei Verkauf dieses Buches an der Kasse eingescannt werden. Er enthält die Information für wenn das Buch ist oder ob eine Anzahlung getätigt wurde. Hinweis 2: Legen Sie bei den Bemerkungstexten nur solche an, die Sie häufig benötigen. Jede angelegte Bemerkung wird gespeichert. Die angelegten Bemerkungstexte können Sie unter Vorgabewerten -> Artikel-> Reservierungen-> Bemerkungen aber auch wieder löschen Unser Zeichen Unser Zeichen wird wie der Bemerkungstext auf dem Abholschein mit ausgegeben. In der Regel werden Initialen der Mitarbeiter eingetragen. Sollten Fragen zu einem Reservierungsvorgang auftauchen, kann der Mitarbeiter schnell gefunden werden und vielleicht weiterhelfen. Unter Vorgabewerte -> Artikel -> können Sie das Programm so einstellen, dass zu jeder Reservierung ein Mitarbeiterkürzel eingetragen werden muss. Verarb. hinweis Individuelle Angaben, die sich nur auf diese Bestellung beziehen, können Sie im Feld Verarbeitungshinweise hinterlegen (z.b. als Geschenk verpacken, holt in 3 Wochen ab, etc.). Auch diese werden auf dem Abholzettel mit ausgegeben. Benachrichtigung Des Weiteren können Sie bestimmen, wie (per oder SMS) und wann (Bestelleingang / Wareneingang oder Fehlmeldung) der Kunde benachrichtigt werden soll. Ist eine Benachrichtigungsart ausgewählt, wird die Benachrichtigung erstellt, sobald das Ereignis eintritt. Hinweis Um diese Benachrichtigungsart verwenden zu können, müssen Sie ein MAPI fähiges - Seite 16 von 66

17 Programm auf dem Rechner eingerichtet haben. MAPI-fähige -Programme sind z.b. Outlook, OutlookExpress oder Mozilla Thunderbird. Eine -Adresse muss unter Kunden hinterlegt sein. Sollte keine hinterlegt sein, können Sie diese an der Stelle (Feld ) auch eintragen. Die Kundenadresse wird mit der - Adresse ergänzt. Sollte eine alternative -Adresse für diese Reservierung benötigen werden, können Sie diese in dem Feld Abw. eintragen. Hinweis SMS: Um SMS mit LiBraS zu verschicken, benötigen Sie zwei Dinge. Erstens: Sie benötigen den Microsoft SQL Server 2005(bekommen Sie von uns). Zweitens: Das SMS Modul, welches Sie für 129,00 netto bei uns erwerben können. Eine Handynummer muss bei dem Kunden hinterlegt sein. Sollte keine hinterlegt sein, können Sie diese an der Stelle(Feld mobil ) auch eintragen und die Kundenadresse wird mit der Nummer ergänzt. Sollte eine alternative Handynummer für diese Reservierung benötigen werden, können Sie diese in dem Feld SMS Abw. eintragen. Hinweis Allgemein: Den Standardtext der Benachrichtigungsarten können Sie unter Basisdaten-> Vorgabewerte-> Artikel-> Reservierungen-> ********* eintragen. Reservierungsinformationen offen zeigt an, wie viele Kundenreservierungen im Bestellbuch noch offen sind. im Abholfach zeigt an, wie viele Artikel im Abholfach stehen. Button Details Öffnet ein Formular, welches alle offenen und zugewiesenen Reservierungen anzeigt. Rotmarkierte Datensätze sind offene Reservierungen und grüne Datensätze sind bereits zugewiesene Reservierungen. Button Zurück Sollten Sie aus versehen auf den Button Reservieren in der Sortimentsmaske gekommen sein, brechen Sie nach der Kundenauswahl die Reservierung ab. Button weitere reservieren Möchte der Kunde noch weitere Artikel reservieren wechseln Sie mit dem Button weitere reservieren in die Sortimentsmaske. Bei erneutem Anklicken des Reservierung Buttons kommt kein Kunden Suchen Dialog, der Artikel wird für denselben Kunden reserviert. Spezialfunktion keinen Kunden auswählen Wollte der Kunde doch mehrere Artikel reservieren und Sie haben vergessen den Button weitere reservieren zu verwenden, ist das kein Problem. Nachdem Sie den weiteren Artikel auf der Sortimentsmaske angezeigt bekommen, klicken Sie auf Reservieren und klicken das Suchfenster weg. Dann wird der zuletzt ausgewählte Kunde für die Reservierung verwendet. Anzahlung Wenn Sie es wünschen, können Sie Anzahlungen vermerken. Aktivieren Sie hierzu unter Vorgabewerte -> Artikel -> Reservierungen das Feld Anzahlung. Dadurch erscheint bei jeder Seite 17 von 66

18 Reservierung die Frage: Möchten Sie eine Anzahlung buchen? Dies ist nur sinnvoll, wenn Sie diese Frage verhältnismäßig oft bejahen möchten. Ansonsten ist es eher ein Störfaktor. Bestellvorgang Der Unterschied zur Reservierung eines Buches besteht darin, dass Sie hier ein Buch fürs Lager bestellen, d.h. Sie hinterlegen keinen Kundennamen und die gelieferten Artikel gehen nicht ins Abholfach, sondern werden direkt ins Lager gebucht. Durch Anklicken des Buttons Bestellen wird die Bestellung des aktuellen Artikels bei einem beliebigen Lieferanten gestartet. Nach dem Anklicken folgt ein Dialog zur Eingabe der relevanten Bestellinformationen. Sie können Lieferant, Adressat, Versandweg und Bedingung auswählen. Lieferant Der ausgewählte Artikel wird bei dem Lieferanten der in diesem Feld angezeigt wird bestellt. Über das Dropdownfeld können Sie einen andern Lieferanten auswählen. Wird der Lieferant nicht angezeigt bei dem Sie den Artikel bestellen wollen, müssen Sie auf den Button alle(f5) klicken oder die die Taste F5 drücken. Dadurch werden entweder alle Lieferanten angezeigt oder nur die, bei denen Sie den Artikel schon einmal bestellt haben. Haben Sie das Feld so eingestellt, dass alle Lieferanten angezeigt werden, können Sie auch durch Tastatureingabe den Lieferanten auswählen. Hinweis 1: In den Vorgabewerten können Sie auch bevorzugte Lieferanten einstellen. Wenn Sie diese Option nutzen, ist eine schnellere Auswahl des Lieferanten möglich. Hinweis 2: Wird der Lieferant gewechselt, werden die Felder Adressat, Versandweg, Bedingung, Verlagsauslieferung, Rabatt und Vormerken mit den Werten des neuen Lieferanten gefüllt. Seite 18 von 66

19 Bestellmenge Die eingetragene Menge wird bei dem ausgewählten Lieferanten bestellt. Hinweis 1: Ist vorher eine Kundenreservierung getätigt worden und der Kunde wollte mehr als ein Stück von dem Artikel, wird die Reservierungsmenge gleich als Bestellmenge vorgeschlagen. Diese können Sie aber noch verändern. Hinweis 2: Stellen Sie bei der Kundenreservierung fest, dass es sinnvoll wäre sich diesen Artikel auch auf Lager zu legen, erhöhen Sie einfach die vorgeschlagene Bestellmenge um die Stückzahl die Sie für das Lager bestellen möchten. Bsp.: Reservierungsmenge: 2 Stück Vorgeschlagene Menge: 2 Stück Menge die ins Lager soll: 3 Stück Eingetragene Bestellmenge: 5 Stück Partie Legt die Partiemenge für die Bestellposition fest. Hinweis: Bestellmenge: Partie: gelieferte Menge: 10 Stück 1 Stück 11 Stück Adressat Diese Option wird nicht von jedem Lieferanten ausgewertet. Für Bestellungen bei dem Barsortiment Libri ist diese Option wichtig. Anhand dieser Option wird festgelegt, ob die Bestellposition zum Verlag(H1; H2; H3) weitergeleitet wird oder nicht. Versandweg Legt fest, über welchen Weg die Ware zu Ihnen geliefert wird. Verlagsauslieferung Diese Option wird nicht von jedem Lieferanten ausgewertet. Anhand dieser Option entscheidet das Barsortiment KNV (Bestellanstalt), ob die Bestellung zu dem Verlag weitergeleitet wird. Rabatt Ist bei dem Lieferanten ein Standartrabatt hinterlegt, werden die Positionen gleich rabattiert. Hinweis: Einen Standartrabatt beim Lieferanten zu hinterlegen macht bei Nonbook-Lieferanten Sinn. Dadurch sparen Sie sich beim Wareneingang die Rabatteingabe und im Sortiment wird der richtige EK gepflegt. Auch bei Lieferanten die über einen ELS verfügen lohnt es sich, wenn Sie diese Eingabe speichern, weil der ELS den Rabatt einträgt. Seite 19 von 66

20 Einzelpreis Zeigt den im Sortiment hinterlegten VK des Artikels an. Remittierbar Remittierbare Menge des Artikels. Wird für die automatische Remission benötigt. Bis zum Eingabefeld für das Datum, bis zu welchem der Artikel remittierbar ist. Vormerken Diese Option wird nicht von jedem Lieferanten ausgewertet. Für Lieferanten, die diese Option auswerten, bedeutet das, dass der Artikel sobald er lieferbar ist, Ihnen zugestellt wird. Abholername Ist der Bestellvorgang über eine Kundenreservierung ausgelöst worden, wird dieses Feld mit dem Suchnamen des Kunden ausgefüllt. Der Abholername wird bei manchen Lieferanten auch auf dem Papierlieferschein mit ausgeben. Hinweis: Wenn Sie nicht möchten, dass der Name des Kunden an den Lieferanten übermittelt wird, können Sie die Übermittlung auch in den Modem Best unter Vorgabewerte zu dem jeweiligen Lieferanten abschalten. Bemerkung Hier besteht die Möglichkeit Zusatzinformationen zu speichern. Für die Bestellung ist dieses Feld nicht wichtig. Bestellt Zeigt an, mit welcher Menge der Artikel schon bestellt ist. Reserviert Zeigt an, mit welcher Menge der Artikel schon reserviert ist. Lagerbestand vorhanden Ist Artikel auf Lager, erscheint neben der Bestellmenge ein gelber Hinweis. F10 Schließt den Bestellvorgang ab. Gleiche Funktion wie der Button OK. Button Artikel Details Möchten Sie mehr Informationen zu dem Artikel einsehen, klicken Sie auf diesen Button und es öffnet sich das Formular ArtikelInfos. Das Formular liefert Ihnen Informationen wie die Meldeschlüssel der Lieferanten, Umsatzzahlen, Lagerbestand, etc. Einen Screenshot des Formulars haben Sie schon bei den Kundenreservierungen gesehen. Seite 20 von 66

21 Button Zurück Sind Sie ausversehen auf den Button Bestellen gekommen, können Sie die Bestellung mit Zurück abbrechen. Hinweis : Ist der Bestellvorgang durch einen Reservierungsvorgang ausgelöst worden und Sie klicken auf Zurück, ist der Artikel für den Kunden reserviert, aber nicht bestellt. Ansicht in der Sortimentsmaske nach dem Abbruch: Lagerbestand Bestellt verplant vorher nachher Diese Vorgehensweise macht Sinn, wenn für Neuerscheinungen eine Kundenbestellungen erfasst werden soll, aber der Artikel noch nicht bei dem Verlag oder Barsortiment bestellt oder vorgemerkt werden kann. Sobald eine Bestellung des Artikels dann möglich ist, bestellen Sie den Artikel aus der Sortimentsmaske einfach über den Button Bestellen mit der verplanten Menge. Die verplante Menge sehen Sie in dem Feld reserviert. Button OK Schließt den Bestellvorgang ab. Der Artikel wird noch nicht bestellt, sondern wird im Bestellbuch gespeichert. Die Bestellung des Artikels wird im Bestellbuch ausgeführt. Wie die Übermittlung des Bestellvorgangs an den Lieferanten funktioniert lesen Sie bitte in der Rubrik Bestellungen nach. Bestellen über Funktionstaste F11 Wenn Sie mehrere Artikel für einen Kunden bibliographieren und bestellen müssen, können Sie, nachdem Sie die Titel importiert haben, alle über F11 anzeigen lassen. Es erscheint eine Liste, bei der die zuletzt importierten Titel ganz oben stehen. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und markieren Sie mit der linken Maustaste alle Titel, die Sie gerne bestellen möchten. Lassen Sie dann die Tasten los und drücken Sie ENTER. Es erscheint die unten abgebildete Frage. Danach öffnet sich die Suchmaske für den Kunden und Sie können die Titel wie gewohnt bestellen. Seite 21 von 66

22 Funktionstasten im Sortimentsbildschirm Im unteren Rand von LiBraS werden Ihnen die F Tasten angezeigt, die mit Funktionen belegt sind. F2 Speichert die Änderungen des Artikels F3 Legt einen neuen Artikel an. Wie ein Artikel angelegt wird, steht am Anfang des Handbuchs. F4 Öffnet das Formular der allgemeinen Suche. F5 Löscht den angezeigten Artikel, wenn Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden. Was bei dem Löschen zu beachten ist, können Sie am Anfang des Handbuchs nachlesen. F6 / F10 Öffnet den Reservierungspflegedialog. Mit dem Reservierungspflegedialog können Sie Kundenreservierungen bearbeiten, pflegen, löschen oder in das Lager buchen. Welche nützlichen Funktionen der Reservierungspflegedialog noch hat, lesen Sie bitte in diesem Teil des Handbuchs unter Menü Aufrufe -> Basisdaten / Sortiment / Reservierungen nach. F7 Wechselt zwischen dem Bearbeitungs- und Ansichtsmodus hin und her. Im Ansichtsmodus ist der Artikel für jegliche Änderungen gesperrt. F9 Öffnet ein Formular, in dem alle Bestellvorgänge des Artikels anzeigt werden. Seite 22 von 66

23 Wenn das Formular geöffnet wird, werden die Bestellvorgänge des Artikels angezeigt, die den Status AO, BE, LL, LR, LT haben. Durch aktivieren oder deaktivieren der verschiedenen Checkboxen, können Sie die Bestellvorgänge ein- oder ausblenden. Um die Anzeige zu aktualisieren, drücken Sie den Button Anzeige aktualisieren F11 Öffnet eine Liste der zuletzt importierten Artikel. Wie Sie mit dieser Liste arbeiten, haben Sie bei Bestellen über Funktionstaste F11 gelesen. F12 Führt die Funktion aus, die bei weitere Funktionsaufrufe ausgewählt ist. Welche Funktionsaufrufe zur Verfügung stehen und was diese bewirken, lesen Sie im nächsten Abschnitt nach. Hinweis: Sehr hilfreich ist diese Funktion, wenn Sie mit dem Druckstapel arbeiten möchten oder wenn Sie Etiketten drucken möchten. Weitere Funktionsaufrufe Diese können in der Sortimentsmaske unter: ausgewählt werden. Nach der Auswahl der Funktion aus dem Dropdownmenü wird die Funktion gleich aufgerufen. Wenn Sie die Funktion erneut aufrufen möchten, klicken Sie mit der Maus auf OK oder benutzen Sie die Taste F12. Buchkarte drucken Druck einer Einlegekarte mit den wichtigsten Artikeldaten. Etikett drucken Ausgabe eines kleinen Klebeetiketts mit den wichtigsten Artikeldaten. Hier haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Anzahl und Position anzugeben. Wenn Sie diese Funktion noch nicht genutzt haben, muss gegebenenfalls das Etikett durch den LiBraS-Support eingerichtet werden. Seite 23 von 66

24 Etikett sofort drucken Ausgabe eines kleinen Klebeetiketts mit den wichtigsten Artikeldaten des ausgewählten Artikels. Mit dieser Funktion ist es nicht möglich die Startposition des Etiketts festzulegen. Hinweis: Wenn Sie Zweckform Etiketten verwenden, sollten Sie die Funktion Etiketten drucken verwenden, weil Sie dort die Startposition des Etiketts festlegen können. Diese Funktion ist speziell für Etikettendrucker entwickelt worden, um schnell und kostengünstig Etiketten aus dem Sortiment zu drucken. Gesamtumsatz Umsatz aus Kassen- und Rechungsverkäufen über einen selbst zu bestimmenden Zeitraum. Zu sehen ist bei dem Formular eine Quartalsauswertung nach Stück und Umsatz in EUR. Rechnungsumsatz Tabelle mit dem Rechnungsumsatz dieses Titels, nach Kunden sortiert. Listenausdrucke Hier finden Sie ein Modul zum Erzeugen vieler Listen. Dabei können Sie ganz individuell Listen für Vertreterbesuche, Nachbestellungen, etc. erstellen. Wenn Sie die Listen nicht gleich ausdrucken wollen, können Sie sich das Ergebnis in einer Vorschau anzeigen lassen. Diverse Eingrenzungsmöglichkeiten erlauben sehr differenzierte Auswertungen. Bitte probieren Sie, welche Eingrenzungen für Ihren Zweck am sinnvollsten sind. Ruft das gleiche Formular auf wie Basisdaten / Sortiment / Listen /Diverse Listen. Was welche Liste ausgibt und Tipps, wie Sie am besten Eingrenzen, erhalten Sie unter in dem Abschnitt Artikel Listen. Barcode Setup Hier können Einstellungen für den Barcode-Ausdruck vorgenommen werden. Maße anzeigen Anzeige der Abmessungen des aktuellen Artikels (Gewicht, Höhe, Breite, Länge, Tiefe). Staffelrabatte Hier können Sie eintragen, ab welcher Stückzahl und in welcher Höhe ein Staffelrabatt gewährt werden kann. Abo-/Fortsetzungspreise Damit verwandeln Sie einen Titel in einen Abo-Artikel. Dies ist wichtig für die Verwaltung der Fortsetzungsabteilung. Einzelheiten lesen Sie bitte im Handbuch für Abo / Fortsetzungen nach. History (Verkauf) Um alle Kassen und Rechnungsverkäufe des angezeigten Artikels zu bekommen, wählen Sie diese Funktion aus. Seite 24 von 66

25 Könemann Lieferbarkeitsabfrage Dieser Punkt ruft die Lieferbarkeitsabfrage von Könemann auf. Sollte bei Ihnen auch die Lieferbarkeitsabfrage von Libri eingerichtet sein, kann diese nicht über die weitere Funktionsaufrufe gestartet werden. Wie die Lieferbarkeitsabfrage funktioniert, lesen die bitte bei Button S nach. In Druckstapel Möchten Sie eine Liste erstellen oder Etiketten drucken, die Sie mit einer Eingrenzung von bis nicht erstellen können, fügen Sie einfach die Wunschartikel in den Druckstapel ein. Wenn Sie alle Artikel ausgewählt haben, können Sie bei den Listenausdrucken über den Haken über Druckstapel eingrenzen Ihre Liste oder Etiketten mit den ausgewählten Artikeln ausgeben. Button OK Ruft die ausgewählte Funktion erneut auf. Sie können aber auch die Taste F12 verwenden. Button S Lieferbarkeitsabfrage von Könemann und Libri Mit der Lieferbarkeitsabfrage können Sie die Verfügbarkeit bei Könemann oder Libri testen. Sind bei Ihnen beide Abfragen eingerichtet, erscheint ein Auswahlfenster bei dem Sie entscheiden müssen, bei welchem Lieferant Sie den Artikel anfragen möchten. Beim Öffnen der Sofortanfrage wird standardmäßig der Anfragemodus Verfügbarkeitsanfrage genutzt. Wenn Sie einen Titel gleich bestellen möchten, stellen Sie auf Sofortbestellung um. Meldenummer wenn vorhanden Status Anfrage oder Bestellung Starten Anfrage oder Bestellung Abrechen Hinweis: Wenn Sie möchten, dass die Sofortanfrage sich gleich mit der Sofortbestellung öffnet, müssen Sie unter Vorgabewerte -> Modembest -> Könemann / Libri die Einstellung Sofortanfrage starten mit auf Bestellung umstellen. Seite 25 von 66

26 Menü Aufrufe Basisdaten -> Sortiment -> Sortiment bearbeiten Ruft die Sortimentsmaske auf. Basisdaten -> Sortiment -> Warengruppen Zeigt die im System angelegten Warengruppen an. Die angezeigten Warengruppen entsprechen der Warengruppen-Systematik vom für den Buchhandel, ausgegeben von dem Börsenverein des Deutschen Buchhandels. In dem Formular können Sie Ihre eigenen Warengruppen anlegen oder aber auch vorhandene Warengruppen löschen. Felderbeschreibung Warengruppe Ist die Warengruppennummer die im Sortiment angezeigt wird Bezeichnung Ist die Bezeichnung die der Warengruppennummer zugewiesen ist. Regalmeter Wird für die Statistik benötigt. Wie die Regalmeterstatistik funktioniert, lesen Sie bitte in der Rubrik Statistik nach. KST Wird für die Statistik benötigt. Wie die Kostenstellen ausgewertet werden, lesen Sie bitte in der Rubrik Statistik nach. Vorschau / Drucken Mit den zwei Buttons können Sie sich eine Liste mit den im System angelegten Warengruppen ausdrucken. Eigenes Warengruppensystem Seite 26 von 66

27 Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Erster Schritt zum einen Warengruppensystem ist das Ausdenken und Aufschreiben eigener Warengruppen. Ein kleiner Denkanstoß befindet sich im Anhang. 2. Ist dies getan, klicken Sie bitte auf : Basisdaten Sortiment Warengruppen und löschen alle darin enthaltenen Warengruppen. 3. Klicken Sie anschließend auf: Basisdaten Vorgabewerte Artikel Erweitert. 4. Wählen Sie beim War.gr.System bitte 3-stellig KNO,K&V,Libri aus und klicken auf OK. 5. Jetzt gehen Sie erneut auf Basisdaten Sortiment Warengruppen und drucken diese Liste aus. Anschließend löschen Sie wieder die Warengruppen. 6. Übertragen Sie Ihre eigenen Warengruppen auf die eben ausgedruckte Liste und geben Sie diese auch unter Basisdaten Sortiment Warengruppen ein. 7. Klicken Sie auf Basisdaten Vorgabewerte Artikel Erweitert und wählen bei War.gr.System bitte 3-stellig zugeordnet aus und betätigen Sie die OK Taste. 8. Hier müssen Sie jetzt Ihre eigenen Warengruppen zuordnen. 9. Fertig! Hinweis: Einen Vorschlag für Ihre eigene Warengruppensystematik kann Ihnen der LiBraS Support gerne per zukommen lassen. Basisdaten -> Sortiment -> Bestellungen Die Funktionen dieser Menüaufrufe werden in der Rubrik Bestellungen erklärt. Basisdaten -> Sortiment -> Filialbestellung Dieser Menüpunkt wird nur eingeblendet, wenn Sie von 4BIT das Filialmodul erworben haben. Zu dem Filialmodul gibt es ein extra Handbuch. Haben Sie mehrere Buchhandlungen und möchten Sie diese miteinander verknüpfen, um die jeweiligen Lagerbestände, Bestellungen und Reservierungen sehen zu können, dann ist das Filialmodul das Richtige für Sie. Basisdaten -> Sortiment -> Sonderdienste ISBN Stapel erzeugen Seite 27 von 66

28 Der ISBN - Stapel dient der schnellen Eingabe von ISBN-Nummern. Gleichzeitig können Sie für jeden Artikel gewisse Vorgaben festlegen, die dann beim Anlegen des entsprechenden Artikels eingesetzt werden. Stapelanfrage an Für welche CD soll der Export erfolgen? Wählen Sie aus der Drop-Down Liste eine CD und erzeugen Sie die Datei durch Betätigen des OK - Schalters. ISBN-Nummer vor Export prüfen Ist das Feld markiert, prüft LiBraS vor der Erzeugung der Stapeldatei die Gültigkeit der ISBN- Nummern. Kommt es zu einem Fehler, wird der entsprechende Datensatz angesprungen und Sie können die ISBN-Nummer korrigieren. Wenn Sie die falsche ISBN löschen, erscheint die Meldung Vor nächsten Export ungültige ISBN Nummer automatisch löschen? Beantworten Sie die Frage mit JA werden alle ungültigen Nummern vor dem nächsten Export ohne nochmal nachzufragen gelöscht. Das bedeutet, dass Sie keine Kontrolle haben, wie viele falsche Nummern gelöscht werden. Wenn Sie mit dem ISBN-Stapel einen Wareneingang machen, ist das eine schlechte Lösung, weil für diese Positionen der Bestand nicht gebucht wird. Bei NEIN wird jede Nummer angesprungen, die eine falsche Prüfziffer hat, die Sie dann manuell löschen müssen. Bei einem größeren Stapel mit einer Menge von falschen ISBNs kann es sich eine Weile hinziehen, bis alle falschen ISBNs gelöscht sind. Hier wäre es weniger zeitintensiv, wenn Sie die Frage mit JA beantworten. Min / Max Bestand, Warengruppe Der Artikel wird beim Anlegen um die eingetragenen Werte ergänzt. Welche Funktion die Felder haben und wo und wie diese in LiBraS genutzt werden, lesen Sie bitte bei der Feldbeschreibung nach. Seite 28 von 66

29 Hinweis: Werden diese Werte bei dem Artikel nicht eingetragen, so sehen Sie bitte unter Basisdaten -> Vorgabewerte -> Artikel -> erweitert nach, ob immer Warengr. aus ISBN-Stapel eingetragen aktiviert ist. EK Datum Der Artikel wird beim Anlegen um den eingetragenen Wert ergänzt. Welche Funktion das Feld hat und wo und wie diese in LiBraS genutzt werden, lesen Sie bitte bei der Feldbeschreibung nach. Warengruppe Möchten Sie, dass der Artikel einer bestimmten Warengruppe zugeordnet wird, tragen Sie diese hier ein. Menge Mit dem ISBN Stapel besteht die Möglichkeit, Lagerbuchungen durchzuführen. Die in diesem Feld eingetragene Menge wird bei dem Artikel gebucht. Über den ISBN-Stapel besteht die Möglichkeit eine Bestandserfassung vorzunehmen. Es wird jedoch empfohlen, zum Zweck der Erstbestandsaufnahme das Inventurmodul einzusetzen! ISBN / EAN Hier werden die ISBN-Nummern eingescannt. Korrekt erkannte Nummern werden in der Tabelle eingetragen und können später ausgegeben werden. Zum Erfassen der ISBN-Nummern setzen Sie den Cursor in das Feld ISBN/EAN. Scannen Sie (alternativ manuelle Eingabe) die ISBN-Nummer der einzelnen Bücher ein. Jedes erfasste Buch erscheint in der Tabelle. Die Tabelle zeigt alle bisher eingescannten ISBN-Nummern an. In dieser Tabelle sollten Sie keine ISBN-Nummern direkt eintragen! Nachdem Sie die ISBN-Nummern erfasst haben, erfolgt die Erzeugung einer Stapeldatei, die dann durch die Software der Barsortimente weiter verarbeitet werden kann. Wählen Sie hierzu unter Stapelanfrage an... das gewünschte Barsortiment. Anschließend klicken Sie auf den Schalter. Wurde die Stapeldatei erfolgreich geschrieben, erfolgt die Verarbeitung durch die Software der Barsortimente. Ist die Stapeldatei durch die Software der Barsortimente verarbeitet worden, erscheint eine Reihe von Fragen. Seite 29 von 66

30 Ablauf der Fragen: Stapel Datei eingespielt Verarbeitung wird gestartet Stapelanfrage ausführen? JA /NEIN NEIN N E I N Abbruch keine weitere Aktion Start Verarbeitung Barsortimentssoftware wird gestartet Frage 1 JA /NEIN NEIN Frage 2 JA /NEIN NEIN LiBraS verarbeite die Ergebnisdatei nicht. Eingetragene Bestände aus dem Feld Bestand des ISBN Stapel werden eingetragen. Eingetragene Bestände aus dem Feld Bestand des ISBN Stapel werden nicht ausgeführt. Es findet keine Lagerbuchung statt. Frage 3 JA /NEIN NEIN Bestand aus Stapel wird zu Lagerbestand Lagerbestand wird um die Menge erhöht Frage 4 JA /NEIN NEIN Es werden alle ISBNs gelöscht die im Sortiment schon angelegt sind. ISBNs die noch im Stapel stehen sind nicht im Sortiment angelegt Der Stapel bleibt wie er war Frage 1: Es wurde eine Stapeldatei eingespielt. Wollen Sie die Eintragungen aus dem ISBN Stapel übernehmen? (Min.-Max. Mengen, etc. werden in den Stammdaten eingetragen) Frage 2: Im Stapel eingetragene Bestände übernehmen. Fertig Frage 3: Soll bei den Artikeln im Artikelstamm der Bestand 0 eintragen werden? Frage 4: Im Artikelstamm vorhandene Artikel aus ISBN-Stapel löschen Seite 30 von 66

31 Hinweis 1: Beabsichtigen Sie, über den ISBN-Stapel Ihren Anfangsbestand zu bestimmen, geben Sie für jeden Artikel die vorhandene Menge an. Hinweis 2: In der Tabelle werden alle eingescannten Artikel angezeigt, werden an anderen Arbeitsstationen auch Titel gescannt oder eingebenden, werden diese nach erneutem Öffnen des ISBN Stapels auch an diesem PC angezeigt. Hinweis 3: Wenn nach dem Verarbeiten der Titel noch ISBNs in der Liste verblieben sind, konnte das Programm die Daten nicht auf der CD des Barsortiments finden. In diesem Fall probieren Sie es bitte bei einem anderen Barsortiment oder legen Sie die Titel manuell an. Scanner auslesen Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, einen mobilen Scanner in eine Textdatei auszulesen und von dem ISBN Stapel verarbeiten zu lassen. Scanner Datei einlesen Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Textdateien von dem ISBN Stapel verarbeiten zu lassen. Inventurdaten erfassen Öffnet das Inventurmodul von LiBraS Inventurleitfaden: Den aktuellen Inventurleitfaden können Sie sich von unserer Homepage downloaden oder über den Hilfe Link im Inventurmodul. LiBraS Inventurleitfaden Diese Zusammenfassung soll Ihnen die Vorgehensweise bei der Inventur nahe bringen. Vorab sollten Sie die Entscheidung treffen, ob Sie mit Ihren stationären Scannern alleine oder ob Sie die Inventur mit Hilfe von tragbaren Leih-Scannern durchführen wollen. Die Vorteile der mobilen Scanner liegen auf der Hand: 1. schnelleres Arbeiten 2. weniger Aufwand, da die Bücher nicht zum Scanner gebracht werden müssen 3. aufspüren der Artikel die nicht im Bestand sind (Ihr Lager kann auf den Scanner geladen werden, dieser piept dann, wenn ein Titel gescannt wird, der nicht im Sortiment ist. Somit haben Sie auch mit dem mobilen Scanner den gleichen Vorteil, wie bei der Aufnahme mit den stationären Scannern) Seite 31 von 66

32 Informationen über das Ausleihen und die Anwendung dieser Scanner bekommen Sie bei: Inventurservice Lauer, Herr Dude, Telefon (0)911 / Wichtig: Bevor Sie mit der Inventur beginnen, bitte eine Datensicherung durchführen! Inhaltsverzeichnis 1. Vorgehensweise mit dem stationären Scanner oder per Hand 1.6 Vorgehensweise mit dem tragbaren Lauer Scanner 1.7 Vorgehensweise mit dem Bluetooth Scanner 2. Abschluss der Inventur 3. Inventur Abholfach 4. Inventurfehler beheben 1. Vorgehensweise mit dem stationären Scanner oder per Hand 1.1 Klicken Sie auf Basisdaten-> Sortiment-> Sonderdienste-> Inventurdaten erfassen 1.2 Zu BEGINN einer Inventur müssen unbedingt die Inventurdaten zurückgesetzt werden. Dadurch werden die Mengenangaben einer vorherigen Inventur gelöscht. Hierzu klicken Sie bitte auf Inventur zurücksetzen. Seite 32 von 66

33 1.3 Klicken Sie in das Feld ISBN / EAN (unter dem Mengenfeld) 1.4 Erfassen Sie jetzt Ihre Bücher durch Scannen der ISBN-Nummer. Sollte ein Titel keinen Strichcode haben, so geben Sie die ISBN-Nummer bitte per Hand ein. Nonbook-Artikel können Sie entweder über das Feld Matchcode oder über Detailsuche suchen und somit werden auch diese Artikel hier erfasst. Über das Feld Erfassung für Lagerort können Sie festlegen, ob die Artikel für den Laden, das Abholfach oder das Lager erfasst werden sollen. 1.5 Sollten Sie ohne einen tragbaren Scanner Ihre Inventur erfasst haben, können Sie jetzt, nachdem alle Artikel erfasst worden sind, Ihre Inventur abschließen. Wenn Sie einen tragbaren Lauer Scanner und/oder einen Bluetooth Scanner benutzen, folgen Sie bitte Punkt 1.6/ Vorgehensweise mit dem tragbaren Lauer Scanner Vorbereitung Artikelstamm auf Scanner spielen: Artikel mit Matchcode Inventur: nicht gefundener Artikel löschen - Basisdaten-> Sortiment-> Listen-> diverse Listen In den Feldern Von und Bis Matchcode Inventur: nicht gefundener Artikel eintragen Listenauswahl Stapellöschen aussuchen Auf den Button Start klicken Verzeichnis anlegen: C:\UGS Datei erzeugen: Basisdaten-> Sortiment-> Utility-> Sonderfunktionen-> ISBN für Lauer Scanner exportieren Datei in den Scanner einlesen. Ablauf Nehmen Sie nun bitte die Bücher mit dem tragbaren Scanner auf. Eine detaillierte Anweisung liegt dem Lauer Scanner bei Lesen Sie den Scanner wie in der Anleitung der Firma Lauer beschrieben aus. Verwenden Sie den tragbaren Scanner bereits zum 2. Mal, sollten Sie das Verzeichnis C:\UGS sicherheitshalber löschen. Durch diesen Auslesevorgang, wird auf Ihrer Festplatte im Verzeichnis C:\ UGS eine Datei angelegt mit der Endung.UGS Übernahme der Scanner-Daten in das Inventurprogramm: Klicken Sie auf Basisdaten->Artikel->Sonderdienste->Inventurdaten erfassen. Klicken Sie jetzt auf den Schalter UGS Einlesen. Bei diesem Programmteil ist es sehr wichtig, dass Sie mit großer Sorgfalt agieren, da es ansonsten passieren kann, dass Sie Bestände doppelt einlesen. Seite 33 von 66

34 Klicken Sie auf den Schalter mit den drei Punkten. Wählen Sie dann das Verzeichnis UGS auf der Lokalen Festplatte C:\. Jetzt bitte die UGS Datei auswählen und auf Öffnen klicken. Das Fenster schließt sich wieder und die Datei wird bei UGS Dateiname eingetragen. Haken Sie jetzt noch gescannte Mengen verarbeiten an. Auch nur gültige ISBN/EAN einlesen sollte angehakt werden. Jetzt bitte einmal auf OK klicken. Sollte die Frage kommen, ob Sie die Fehlerdatei löschen wollen, bitte mit JA bestätigen. Ist das Einlesen beendet, fragt Sie LiBraS, ob die UGS Datei jetzt gelöscht werden soll, diese Frage mit NEIN beantworten. Haben Sie den Lauer Scanner mehrmals ausgelesen, sind auch mehrere UGS Dateien vorhanden. Beginnen Sie wieder mit der Dateiauswahl, indem Sie auf den Schalter mit den drei Punkten klicken und den oben beschriebenen Vorgang wiederholen. Sind alle UGS Dateien eingelesen, klicken Sie auf Zurück. In der Inventurmaske erscheinen jetzt alle gescannten Artikel. 1.7 Vorgehensweise mit dem Bluetooth-Scanner Suchen Sie sich bitte zuerst die Reference Card heraus. Sie wird benötigt, um Ihre Inventur mit dem Bluetooth-Scanner erfolgreich durchzuführen. Die Reference Card sieht wie folgt aus: Nehmen Sie Ihren Scanner zur Hand und scannen auf der Reference Card den Strichcode Enable Inventory Mode ein. Ihr Scanner befindet sich nun Im Inventurmodus. Seite 34 von 66

35 1.7.3 Als Nächstes scannen Sie das Feld Clear all Records ein. Hiermit werden alle im Scanner vorhandenen Datensätze gelöscht. Jetzt können Sie mit dem Einscannen der Artikel beginnen Wurden alle Artikel eingescannt, gehen Sie an Ihren PC und öffnen den Arbeitsplatz. Klicken Sie nun auf lokaler Datenträger C:\. Überprüfen Sie, ob ein Ordner namens UGS vorhanden ist. Ist dieser nicht vorhanden klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Arbeitsplatz und gehen auf Neu -> Ordner. Nennen Sie diesen UGS. Klicken Sie nun doppelt auf den Ordner UGS und drücken Sie wieder die rechte Maustaste und gehen auf Neu -> Textdokument. Vergeben Sie bitte den Namen btinventur für das Textdokument. Anschließend öffnen Sie diese Datei, nehmen Ihre Reference Card zur Hand und scannen den Strichcode Transmit All Records ein. Nun werden alle gescannten Artikel in das Textdokument übertragen Übernahme der Scanner-Daten in das Inventurprogramm: Klicken Sie auf Basisdaten-Artikel-Sonderdienste-Inventurdaten erfassen. Klicken Sie jetzt auf den Schalter UGS Einlesen. Bei diesem Programmteil ist es sehr wichtig, dass Sie mit großer Sorgfalt agieren, da es ansonsten passieren kann, dass Sie Bestände doppelt einlesen. Klicken Sie auf den Schalter mit den drei Punkten. Wählen Sie dann das Verzeichnis UGS auf der Lokalen Festplatte C:/. Jetzt bitte die Datei btinventur anklicken und auf Öffnen klicken. Das Fenster schließt sich wieder und die Datei wird bei UGS Dateiname eingetragen. Haken Sie jetzt noch gescannte Mengen verarbeiten an. Auch nur gültige ISBN/EAN einlesen sollte angehakt werden. Jetzt bitte einmal auf OK klicken. Sollte die Frage kommen, ob Sie die Fehlerdatei löschen wollen, mit JA bestätigen. Anschließend klicken Sie auf Zurück. In der Inventurmaske erscheinen nun alle gescannten Artikel. 2. Abschluss der Inventur 2.1 Inventurdifferenz!!!ACHTUNG!!!! die Inventurdifferenzliste funktioniert nur zu diesem Zeitpunkt, später ist sie nicht mehr verfügbar! Möchten Sie eine Inventurdifferenzliste drucken? Wenn ja, wechseln Sie bitte jetzt auf Diverse Listen (Basisdaten-> Sortiment-> Listen-> diverse Listen). Hier wählen Sie bitte bei Listenauswahl die Inventurdifferenzliste. 2.2 Bestand auf 0 (alle Artikel) Gehen Sie wieder zurück auf das Formular Artikel Inventurbestand erfassen (Basisdaten-> Sortiment-> Sonderdienste-> Inventurdaten erfassen). Seite 35 von 66

36 Setzen als nächstes den Bestand aller Artikel auf 0. Dazu bitte den Schalter Bestand auf 0(alle Artikel) anklicken. 2.3 Inventur übernehmen Um die Inventurdaten zu übernehmen, klicken Sie bitte auf Inv. Übernehmen. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, sind Ihre Bestände auf dem neusten Stand. Alle weiteren Fragen mit JA beantworten. 2.4 Inventurliste drucken Als letzten Schritt müssen Sie jetzt noch die Inventurbestandsliste drucken. Hierzu gehen Sie bitte zum Formular Diverse Listen (Basisdaten-> Sortiment-> Listen-> diverse Listen). Wählen Sie bei Listenauswahl die Inventurbestandsliste. Sie können nun zunächst nur eine Summenseite drucken, indem Sie bei der Frage Mit Artikeldetails Nein wählen. Kontrollieren Sie nun, ob die Summen passen oder ob Sie vielleicht einmal die ISBN in die Menge gescannt haben. Sollte dies der Fall sein, lesen Sie bitte bei Inventurfehler beheben am Ende dieses Dokumentes nach. Sind die Summen in Ordnung, können Sie jetzt die Inventur ausdrucken. Beachten Sie hier aber bitte, dass Sie genügend Papier vorrätig haben, da das schon mal 200 und mehr Seiten werden können. 2.5 FERTIG! Gratulation die Inventur ist vollbracht TIPP: Fragen Sie bei Ihrem Finanzamt nach der permanenten Inventur bei Einsatz einer Warenwirtschaft nach. Sie müssen dann zwar das ganze Jahr immer wieder die Bestände kontrollieren, können dann aber die Schnellinventur durchführen. 3. Inventur Abholfach Bitte gehen Sie wie unter 1. Vorgehensweise mit dem stationären Scanner oder per Hand vor. Wählen Sie im Feld - Erfassung für Lagerort Abholfach aus! Sind Sie mit der Inventur für das Abholfach fertig, muss dieses noch bereinigt werden. Um dies zu tun, befolgen Sie bitte die folgenden Punkte: - Liste der Artikel im Abholfach ausdrucken Basisdaten-> Sortiment-> Listen-> Artikel im Abholfach - Gedruckte Liste durchgehen - Die Reservierung für die Artikel die nicht mehr im Abholfach sind löschen Basisdaten-> Sortiment-> Reservierungen-> Reservierungspflegedialog - Artikel aufrufen und zugewiesene Menge auf 0 setzen - Abholfach ist jetzt bereinigt, Liste nochmals ausdrucken Basisdaten-> Sortiment-> Listen-> Artikel im Abholfach Liste der Inventur beilegen! 4. Inventurfehler beheben Sind alle Punkte der Inventur abgearbeitet und die Inventurbestandsliste zeigt immens hohe Beträge auf, dann finden Sie den Fehler so am einfachsten: Gehen Sie nach Basisdaten->Sortiment->Listen->diverse Listen. Wählen Sie unten rechts bei Bestand > und 1000 aus. Wählen Sie bei Listenauswahl die Artikel Kurzliste und lassen Sie sich diese drucken. Gehen Sie jetzt in die Sortiments Maske und rufen die Artikel, die auf der Liste stehen, über das gelbe Suchen auf. Korrigieren Sie jetzt den Bestand. Wiederholen Sie diesen Vorgang bis alle Artikel auf der Liste korrigiert sind. Gehen Sie jetzt auf Basisdaten->Artikel->Sonderdienste->Inventurdaten erfassen. Klicken Sie auf Inventur zurücksetzen. Schließen Sie das Fenster wieder. Seite 36 von 66

37 Gehen Sie auf Basisdaten-> Artikel-Utility > Sonderfunktionen. Klicken Sie auf den Schalter Lagerbestand als Inventurbestand übernehmen. Jetzt gehen Sie wieder in Basisdaten->Sortiment->Listen->diverse Listen und drucken die Inventurbestandsliste ohne Details erneut aus. Fertig!!!!!! Aktionspreise festlegen Mit dieser Funktion können Sie Sonder- oder Aktionspreise für einen gewissen Zeitraum festlegen. Die Aktionspreise werden in der Kasse und in der Rechnung angezeigt. Im Sortiment werden die Aktionspreise nicht angezeigt. Feld von legt das Startdatum der Aktion fest. Feld bis legt das Ablaufdatum der Aktion fest. Ist das Datum überschritten, wird der im Sortiment eingetragene Preis wieder verwendet. Feld Aktionspreis legt den Preis fest, der für den Zeitraum verwendet werden soll. Autoimport aktivieren Im Regelfall werden Sie die Artikel Ihres Sortiments durch die automatische Übernahme in LiBraS erstellen lassen. Das heißt, Sie legen nicht jedes Buch manuell an, sondern übernehmen die Daten, die in Ihrer Bibliographie gespeichert sind. Dazu importieren Sie die gewünschten Datensätze durch eine Tastenkombination oder per Mausklick aus Ihrer Bibliografie in Ihre Warenwirtschaft. Dazu muss der automatische Datei-Import aktiviert sein. Setzen Sie unter Basisdaten -> Vorgabewerte -> lokale Einstellungen ein Häkchen bei automatischen Datei-Import beim Programmstart aktivieren, dann startet dieser immer gleichzeitig mit dem Programm. Hinweis 1: Sollte der Artikel nicht in LiBraS übertragen werden, kontrollieren Sie als Erstes, ob Sie unten links im Bild das minimierte Fenster vom automatischen Datei-Import sehen. Wenn nicht, ist das Fenster versehentlich geschlossen worden. Sie können es ganz schnell über Basisdaten -> Sortiment-> Sonderdienste -> Auto-Import aktivieren wieder öffnen. Danach importiert das Programm die letzten Daten automatisch. Seite 37 von 66

38 Hinweis 2: Auf diese Art und Weise erhalten Sie schnell und ohne größeren Eingabeaufwand Ihre Artikeldatenbank. Lediglich wenige Angaben, wie Mengen, eigene Warengruppe, Einkaufsdatum und Bestand müssen dann noch ergänzt werden. Titel, die nicht auf einer Daten-CD zu finden sind, wie Nonbooks etc. müssen dann von Hand angelegt werden (siehe dazu: Neue Artikel im Sortiment anlegen, S.20). Kundenreservierungen pflegen Ruft die Frage Abgeschlossene Reservierungen löschen? auf. Wird diese Frage mit Ja beantwortet, werden alle Reservierungen gelöscht, die Reservierung = 0 und Zugewiesen = 0 sind. Hinweis 1: Eine Umsatzermittlung für die Kunden ist nicht mehr möglich. Hinweis 2: Eine Ausführung ist grundsätzlich nicht nötig. Bitte sprechen Sie diese Aktion mit dem LiBraS Support ab. Abholscheine Druckauswahl Über dieses Tool können Sie Abholscheine nachträglich ausdrucken, weil sie beispielsweise verlorengegangen sind, nicht lesbar sind oder Sie Probleme beim Drucken hatten. In diesem Fall können Sie die Abholscheine hier auswählen und nachträglich erneut ausdrucken. Button letzte Abholscheine Mit dem Button können Sie den Druckstapel der Abholscheine erneut ausdrucken, wenn Sie beim Wareneingang die Frage Druckstapel löschen mit Nein beantwortet haben. Button Drucken Druckt alle Reservierungen erneut auf einen Abholschein, bei dem der Haken drucken gesetzt ist. Button Zurück Schließt das Formular. Hinweis: In dem Formular werden alle zugewiesenen Reservierungen angezeigt, also alle Titel, die im Abholfach noch stehen sollen. Die Sortierung des Formulars ist so ausgerichtet, dass die ältesten Reservierungen oben stehen. Gelbe Seiten lesen Gelbe Seiten lesen hat nichts mit dem Branchenverzeichnis zu tun. Die Gelbe Seiten im Buchhandel enthalten Informationen bezüglich Preisaufhebungen und Preisaktualisierungen für die Titel in Ihrem Sortiment. Die Gelbe Seiten werden von der IBU oder von dem Börsenverein zu Verfügung gestellt. Gelbe Seite Verarbeiten Schritt 1: Wenn Sie die Gelben Seiten per bekommen haben, navigieren Sie zu dem Verzeichnis, wo Sie die Gelbe Seiten abgespeichert haben, wählen diese aus und schließen das Fenster mit OK. Seite 38 von 66

39 Wenn Ihnen die Gelben Seiten von der IBU bereitgestellt werden, schließen Sie das Fenster mit Abbrechen. Schritt 2: IBU Kunden klicken auf den Button Gelbe Seiten laden. Sollte ein Formular FTP Config für Gelbe Seiten aufgehen, ist der Zugang zu der IBU noch nicht konfiguriert und Sie müssen die Zugangsdaten eingeben. Der LiBraS Support hilft Ihnen dabei gerne weiter. Nach dem Abrufen der Gelben Seiten wird das Dateiauswahl Fenster angezeigt. Die Gelben Seiten werden auf C:\LiBraS\GelbeSeiten gespeichert. Die neu geladenen Gelben Seiten markieren und das Fenster mit OK schließen. Schritt 3: Gelbe Seiten werden verarbeitet. In dem Formular werden Ihnen nur die Titel angezeigt, die Sie auch bei Ihnen im Sortiment angelegt sind. Schritt 4: Gelbe Seiten verarbeiten. Angezeigte Titel eingrenzen: Mit dem Drop-Down-Menü können Sie sich Alle Ihre Artikel anzeigen lassen, die von den Änderungen der Gelben Seiten betroffen sind oder nur die Artikel die bis Heute geändert werden sollen. Eine freie Eingabe des Datums( bis Datum ) ist auch möglich! Schritt 5: Datensatz für Datensatz durchgehen. Checkbox OK -> Handelt es sich bei der Änderung um eine Preisaktualisierung, wird automatisch der Haken hinterlegt. Möchten Sie, dass der VK auf 0,00 bei einer Aufhebung gesetzt wird, setzen Sie auch bei diesen Positionen den Haken bei OK. Schritt 6: Änderungen ins Sortiment übernehmen. Den Button Start drücken. Nach der Verarbeitung können Sie eine Liste mit den geänderten Artikeln ausdrucken. Schritt 7: Button Zurück : Mit dem Button wird das Formular geschlossen. Beim Schließen des Formulars können Sie alle Änderungen löschen bei denen der Haken gesetzt ist. Hinweis: Sie sollten bei den Titeln, für die Sie die Preisaktualisierung durch geführt haben, den Haken bei Löschen setzen, damit beim Schließen des Formulars die bearbeiteten Titel gelöscht Seite 39 von 66

40 werden. Ansonsten stehen Sie trotz Änderung beim nächsten Öffnen des Formulars noch in der Liste. Drucken Druckt eine Liste mit allen Artikeln, die von einer Änderung betroffen sind, aus. Löschen Löscht die angezeigten Änderungen. Makros Makros sind vorgefertigte Bestellkombinationen. Wenn Sie z.b. häufig das Workbook und das passende Schulbuch zusammen verkaufen, können Sie dies als Makro hinterlegen und damit zusätzliche Arbeit einsparen. Die angelegten Makrolisten können Sie aus den Modulen Kasse, Rechnung und Schulbuchmodul ausgerufen werden. Wie die Makrolisten in den jeweiligen Modulen verwendet werden, lesen Sie bitte in dem jeweiligen Abschnitt des Handbuchs nach. Button Anlegen Legt eine neue Makroliste an. Mit dem Klick auf Anlegen wird eine neue Nummer für die Liste vergeben. Danach springt der Cursor in das Feld Bezeichnung. Hier geben Sie die Bezeichnung der Makroliste ein. Der Name sollte eindeutig und aussagekräftig sein, um eine schnelles wiederfinden zu ermöglichen. Button Löschen Löscht die komplette Makroliste. Die in der Liste enthaltenen Artikel werden NICHT im Sortiment gelöscht. Feld Bezeichnung Zeigt den Makronamen der Liste an. Sie können den Namen des Makros in diesem Feld auch verändern. Drop-Down-Menü Makro In diesem Feld werden alle Makrolisten angezeigt. Angezeigt werden Ihnen die Makronummer und die Bezeichnung des Makros. Durch Anklicken der Listeneinträge können Sie sich das gewünschte Makro anzeigen lassen. Die im Makro enthaltenen Artikel werden im unteren Teil des Formulars aufgerufen. Seite 40 von 66

41 Grauer Button Anlegen Fügt einen Artikel an das Ende der Liste an. Grauer Button Einfügen Fügt einen Artikel zwischen zwei Datensätzen ein. Grauer Button Löschen Löscht den Datensatz, der gerade ausgewählt ist. Grauer Button Artikel aktualisieren Die Makrolisten speichern sich den VK des Artikels, welchen er zu dem Zeitpunkt im Sortiment hatte. Benutzen Sie die Makrolisten z.b. nur für das Schulbuchgeschäft, wäre es sinnvoll die Preise der Liste bei erneuter Verwendung mit diesem Button zu aktualisieren. Button OK Wenn das Formular von einem Modul wie z.b. der Kasse geöffnet wurde, werden die Artikel an den Kassenvorgang angehängt. Button Zurück Schließt das Formular. Es wird keine Aktion ausgeführt. Artikel Budgetplanung Die Artikel Budgetplanung hilft Ihnen dabei Ihre Ausgaben für Lagerbestellungen im Griff zu behalten. Die Voraussetzung dafür, dass Sie die Budgetplanung vernünftig verwenden können, ist ein eigenes und gepflegtes Warengruppensystem. Wie Sie Ihr eigenes Warengruppensystem einrichten, lesen Sie bitte bei Basisdaten -> Sortiment -> Warengruppen -> Eigenes Warengruppensystem in dieser Rubrik des Handbuchs nach. Beim ersten Öffnen werden die Warengruppenbudgets erzeugt, dies kann eine Weile dauern. Haben Sie an dieser Stelle noch nicht Ihr eigenes Warengruppensystem angelegt, müssen die erstellten Warengruppenbudgets wieder gelöscht werden. Seite 41 von 66

42 Erstellen der Budgets Die Planung der Budgets sollte im Voraus erfolgen. Für Auswertungen der Budgets ist es notwendig, dass das Feld Geplant ausgefüllt wird. Hier wird dann gegenüber gestellt, wie viel Umsatz Sie mit der Warengruppe machen wollten und wie viel Sie tatsächlich an Umsatz gemacht haben. In das Feld Budget tragen Sie Ihr Limit ein, welches Sie maximal für die ausgewählte Warengruppe in diesen Monat ausgeben möchten. Lösen Sie im Sortiment eine Lagerbestellung (Button Bestellen - nicht Reservieren ) aus, wird überprüft ob Ihr Budgetlimit für die Warengruppe erreicht ist. Wenn Sie Ihr Limit überschritten haben, kommt eine Meldung darüber. Sie können die Titel natürlich trotzdem bestellen. Wenn Sie den Artikel dann nicht bestellen möchten, schließen Sie die Bestellmaske mit Zurück. Bei Reservierungen für Kunden wird das Budgetlimit nicht geprüft. Basisdaten -> Sortiment -> Listen Über diesen Menüpunkt haben Sie verschiedene Möglichkeiten sich Listen zu generieren. Aktueller Lagerwert Die Liste zeigt den aktuellen Lagerwert aufgeschlüsselt in Mehrwertsteuersätzen in der jeweiligen Landeswährung an. Seite 42 von 66

43 Hinweis1: Negative Lagerbestände werden nicht berücksichtigt. Hinweis2: Rückwirkend für ein bestimmtes Datum den Ausdruck zu generieren ist nicht möglich. Artikel im Abholfach Generiert Ihnen eine Liste mit allen Artikeln, die im Abholfach stehen sollen. Angezeigt in dieser Liste werden ISBN, Matchcode, Menge, Gesamtpreis, KundenNr, Kundenname, Kundentelefon und Reservierungsdatum. Hinweis: Sollte die Liste von dem tatsächlichen Bestand des Abholfachs abweichen, gehen Sie bitte in den Reservierungspflegedialog und bearbeiten Sie die Reservierungen. Seite 43 von 66

44 Diverse Listen Den Programmpunkt zum Erzeugen von Artikellisten sowie zur Löschung mehrerer Artikel finden Sie unter Basisdaten -> Sortiment -> Listen -> diverse Listen oder in der Sortimentsmaske unter weitere Funktionsaufrufe. Nachdem Sie den entsprechenden Programmpunkt aufgerufen haben, erscheint die folgende Maske zur Eingrenzung der Druckdaten. Geben Sie in der Selektionsmaske die Bedingungen zur Auswahl der Artikel ein. Bei der Angabe mehrerer Bedingungen werden nur die Artikel gedruckt, die alle angegebenen Bedingungen erfüllen (UND-Verknüpfung). Anschließend wählen Sie eine Sortierung, sowie eine Listenart und betätigen den Schalter zur Ausgabe der Daten. Folgende Listen stehen derzeit zur Auswahl: Buchkarte Ausgabe einer Einlegekarte für Bücher. Hier ist keine Druckvorschau verfügbar. Seite 44 von 66

45 Bsp.: Hinweis: Bevor Sie auf Drucken klicken, wählen Sie eine Liste aus, bei der eine Vorschau möglich ist, um das Druckergebnis zu überprüfen. Lageretikett Ausgabe eines oder mehrerer Etiketten auf Endlospapier. Hier ist keine Druckvorschau verfügbar. Bsp.: Hinweis: Bevor Sie auf Drucken klicken, wählen Sie eine Liste aus, bei der eine Vorschau möglich ist, um das Druckergebnis zu überprüfen. Laseretikett Wie Lageretikett, jedoch für Laser- bzw. Tintenstrahldrucker geeignet. Nachdem Sie den Schalter zur Druckausgabe betätigt haben, erscheint ein weiterer Dialog, in dem Sie die Art Seite 45 von 66

46 der Etiketten (Anzahl) und die Position des ersten Etiketts angeben müssen. Hier ist keine Druckvorschau verfügbar. Wählen Sie aus dem Dialog 3 Spaltig oder 4 Spaltig haben Sie die Möglichkeit die Startposition festzulegen. Bei endlos wird das Lageretikett gedruckt. Bei Druckengine wird das individuell angepasste Etikett gedruckt. Bei diesem Etikett kann die Startpostion nicht festgelegt werden. Sie haben aber mehr Anpassungsmöglichkeiten. Lagerbestand Ausgabe einer Lagerbestandsliste. Felder auf der Lagerbestandsliste : Bsp.: ISBN /EAN Eigene Art. Nr. Warengruppe Bestand VK Bezeichnung / Autor Lagerwert (VK x Bestand) EK / VK Datum Gesamtwert ausgegebene Artikel Ausgabeformat Hochformat Kurzliste Erstellt eine Kurzliste der Titel. Felder auf der Kurzliste : ISBN /EAN Bezeichnung Lagerbestand Letzt. EK / VK Datum VK Preis Ausgabeformat Querformat Seite 46 von 66

47 Bsp.: EK Liste Auf dieser Liste werden Ihnen die Artikel mit dem im System gespeicherten durchschnittlichen EK angezeigt. Felder auf der EK Liste : Bezeichnung ISBN / EAN Artikelnummer Lagerbestand Ø EK Lagerwert in Ø EK Ausgabeformat Hochformat Bsp.: Inventurerfassungsliste Falls Sie eine herkömmliche Inventur mittels Liste machen wollen, können Sie diese hier ausdrucken. Es hat sich bewährt, nach WGR und alphabetisch zu sortieren. Seite 47 von 66

48 Bsp.: Inventurbestand Ausgabe einer Inventurbestandsliste. Die Inventurbestandsliste kann auch nach der Übernahme der Inventurdaten gedruckt werden, da die Inventurdaten solange erhalten bleiben, bis die Inventur zurückgesetzt wird. Bei der Erstellung der Liste wird Ihnen die Frage gestellt, ob sie die Artikeldetails sehen möchten. Wenn Sie nur das Endergebnis sehen möchten, beantworten Sie die Frage mit NEIN. Benötigen Sie die Liste für die Steuer müssen Sie die Frage mit JA beantworten. Auf der Liste sind alle Artikel mit Bestand im Lager aufgeführt. Am Ende der Liste wird der Inventurbestandswert angezeigt. Sollte der Wert nicht stimmen, lesen Sie bitte die Anleitung zur Inventur durch. Die Inventur kann gruppiert nach Einkaufsjahr ausgedruckt werden. Wenn Sie diese Gruppierung wünschen, müssen Sie dies bei den Vorgabewerten einstellen. Felder auf der Inventurbestandsliste : ISBN /EAN Bezeichnung Artikelnummer Letzt. EK Datum Inventurbestand Einzelpreis Inventurwert Ausgabeformat Hochformat Seite 48 von 66

49 Bsp.: Inventurdifferenz Ausgabe einer Inventurdifferenzliste. Ermittelt den Unterschied zwischen den Daten vor der Inventur und den tatsächlich vorgefundenen. Die Inventurdifferenzliste kann nur an einem bestimmten Punkt der Inventur ausgedruckt werden. Dieser Punkt ist in dem Leitfaden der Inventur erläutert. Felder auf der Inventurdifferenzliste : ISBN /EAN Bezeichnung / Titel Artikelnummer Buchbestand (Lagerbestand vor der Inventur) Letzt. EK Datum Inventurbestand Einzelpreis Inventurwert Diff. Bestand Diff. Wert Ausgabeformat Hochformat Seite 49 von 66

50 Bsp.: Kassenliste Diese Liste verwenden Sie für Artikel, die keinen Barcode besitzen. Sie enthält scannbare Barcodes, was eine Weiterverarbeitung der betroffenen Artikel vereinfacht. Hier ist keine Druckvorschau verfügbar. Wenn auf der Kassenliste nur bestimmte Artikel stehen sollen, die Sie nicht mit einer Eingrenzung auswählen können, müssen Sie mit dem Druckstapel arbeiten. Bsp. : Seite 50 von 66

51 Hinweis: Den Druckstapel füllen Sie über die Sortimentsmaske weitere Funktionsaufrufe -> in Druckstapel In ISBN Stapel Kopiert die ISBNs/EANs in den ISBN Stapel. Diese Funktion nutzen Sie wenn Sie Artikel aktualisieren möchten. Bestellvorschlagsliste Für Titel, bei denen Sie Min/Max-Bestände hinterlegt haben, können Sie sich hier einen Bestellvorschlag generieren lassen, entweder direkt für einen Lieferanten, oder als Bestellstapel, sodass Sie die einzelnen Positionen noch verteilen können. Felder auf der Bestellvorschlagsliste : Bsp.: Artikelnummer ISBN /EAN Beschreibung Bestellvorschlag Ausgabeformat Hochformat Stapel löschen Vorsicht: Löscht alle Artikel, welche die angegebenen Bedingungen erfüllen. Kundenreservierungen Ausdruck einer Liste mit den aktiven Kundenreservierungen. Eingrenzungen werden bei dieser Liste nicht beachtet! Felder auf der Bestellvorschlagsliste : Kundennummer Kundenname Reservierungsdatum ISBN / EAN Matchcode bestellte Menge zugewiesen Menge Ausgabeformat Hochformat Seite 51 von 66

52 Bsp.: Top-Artikel oder Flop-Artikel Erstellt eine Top-Liste oder eine Flop-Liste. Sie können diese auf Ihren gesamten Umsatz, auf einen bestimmten Verlag oder eine bestimmte Warengruppe eingrenzen. Felder auf der Top-/ Flopliste: Bsp.: ISBN / EAN Matchcode Bestand Anzahl verkauft Letzt. EK Datum Letzt. VK Datum VK Ausgabeformat Querformat Hinweis1: ist die Flop-Liste ausgewählt, stehen die am wenigsten verkauften Artikel oben. Ist die Top- Liste ausgewählt, stehen die meistverkauften Artikel an erster Stelle. Hinweis2: Möchten Sie mehr oder weniger als 100 Artikel auf der Top- oder Flop-Liste stehen haben, gehen Sie bitte in die Vorgaben Basisdaten-> Ausdrucke-> Artikel-Flop oder Artikel-Top und passen Sie den Wert an Ihre Bedürfnisse an. Seite 52 von 66

53 Textschnittstelle Legt eine CSV Datei an, die als Datenquelle z.b. für einen Serienbrief genutzt werden kann. Hinweis: Die Datei ist eine durch Semikolons getrennte Datei und kann somit mit vielen Programmen verarbeitet werden. EK Netto nach Warengr. Liste mit der Summe des durchschnittlichen EK netto aller Artikel der Eingrenzung und jeder Warengruppe. Die Sortierung der Liste kann nur nach Warengruppe erfolgen. Bei dem Erstellen der Liste haben Sie die Möglichkeit das Ergebnis nach Warengruppen zusammengefasst anzeigen zu lassen. Wählen Sie diese Option, werden die Werte zu der Hauptwarengruppe zusammengefasst. Felder auf der EK Netto nach Warengr.-Liste Warengruppe Bezeichnung Wert Ausgabeformat Hochformat Bsp. EK Netto nach Warengr. -> nicht zusammengefasst nach Warengruppe: Seite 53 von 66

54 Bsp. EK Netto nach Warengr. -> zusammengefasst nach Warengruppe: Hinweis: Ist wie hier keine Bezeichnung angegeben, ist keine in der Hauptwarengruppe angelegt. Anzahl und Bestand der Titel WarGr Erstellt eine Liste mit den Titel auf Lager und deren Lagerbestand pro Warengruppe oder pro Hauptwarengruppe Felder auf der Anzahl und Bestand der Titel WarGr Liste Warengruppe Bezeichnung Anzahl der Tietel auf Lager Lagerbestand Ausgabeformat Hochformat Bsp. Anzahl und Bestand der Titel WarGr. -> nicht zusammengefasst nach Warengruppe: Seite 54 von 66

55 Bsp. Anzahl und Bestand der Titel WarGr. -> zusammengefasst nach Warengruppe: in Druckstapel Fügt die durch die Eingrenzung ausgewählten Artikel in den Druckstapel. Diese Funktion benötigen Sie, wenn der Druckstapel nicht mit einzelnen Artikeln über das Sortiment gefüllt werden soll, sondern Sie z.b. eine Liste generieren möchten, die nur zwei Warengruppen anzeigt. Dann müssen Sie die Eingrenzung zweimal verändern und die Funktion zweimal ausführen. Druckstapel anschauen Zeigt Ihnen die Artikel an, die Sie mit dem Funktionsaufruf in Druckstapel aus der Sortimentsmaske dem Druckstapel beigefügt haben. Die Artikel, die hier angezeigt werden, werden für die Eingrenzung bei diversen Listen verwendet. Druckstapel leeren Leert den gesamten Druckstapel. Wenn Sie vereinzelt Artikel aus dem Druckstapel löschen wollen, Druckstapel anschauen aufrufen und die Positionen mit der Entf Taste löschen. Den Druckstapel löschen Sie, wenn Sie den erstellten Stapel nicht mehr benötigen und die gewünschte Liste ausgedruckt ist. Basisdaten -> Sortiment -> Remission Remissionsvorschlagliste Erstellt Ihnen eine Liste mit allen Artikeln die vom System aus remittierbar sind. Für das System remittierbare Artikel sind: Artikel hat Lagerbestand Remissionsmenge ist im Bestellbuch eingetragen Das eingetragene Remissionsdatum im Bestellbuch darf noch nicht überschritten sein. Seite 55 von 66

56 Felder auf der Remissionsvorschlagliste Bsp.: ISBN / EAN Bezeichnung /Titel Lieferant Buchbestand VK Remittierbar Vorgänge erzeugen Erzeugt einen Remissionsvorgang (RO) zu dem ausgewählten Lieferanten. Vorgehensweise: 1. Lieferanten für Remission auswählen. 2. Den Button Start drücken. 3. Wenn Sie sich den erzeugten Vorgang anzeigen lassen wollen, beantworten Sie die Frage mit JA. 4. Auf den erzeugten Vorgang klicken, wenn schon ein RO (Remission offen) vorhanden war, ist kein neuer Vorgang erzeugt werden. Die Titel sind an dem bestehenden Vorgang angehängt worden. 5. Wenn noch manuell Titel dem Vorgang angefügt werden sollen, dann kann das über Bestell Nr. - Titel anfügen durchgeführt werden. 6. Mit dem Button Drucken werden die Titel aus dem Lager gebucht und eine Liste gedruckt. Vorgänge anzeigen Öffnet die Remissionsvorgänge der Lieferanten. Wenn die automatische Erzeugung nicht funktioniert, können hier auch manuell Remissionsvorgänge angelegt werden. Basisdaten -> Sortiment -> Reservierungen Reservierungen Pflegedialog In dem Reservierungspflegedialog finden Sie alle Funktionen rund um die Reservierungen. Seite 56 von 66

57 Funktionen des Pflegedialogs: Reservierungen zu einem Kunden anzeigen lassen Reservierungen zu einem Artikel anzeigen lassen Reservierungen löschen Zuweisung ändern Anzahlung nachbuchen Bestellhistorie zu den jeweiligen Reservierungen Abholscheine drucken Druckstapel der Abholscheine erneut ausdrucken Alle gedruckten Abholscheine anzeigen lassen und gegebenenfalls erneut ausdrucken Reservierte Menge ins Lager buchen Angezeigten Artikel im Sortiment aufrufen Reservierung aus Lager buchen Fehllieferung rückgängig machen Was bedeutet die rotmarkierte Zeile? Rotmarkierte Reservierungen sind noch nicht geliefert und der Kunde wartet noch auf seine Bestellung/Reservierung. Was bedeutet die grünmarkierte Zeile? Der Reservierte Artikel ist geliefert worden und steht im Abholfach zu Abholung bereit. Was bedeutet die gelbmarkierte Zeile? Der Reservierte Artikel ist nur teilweise geliefert worden. Eine Teilmenge der Bestellung / Reservierung ist noch nicht geliefert worden. Was bedeutet eine nicht markierte Zeile? Die Reservierung ist abgeschlossen. Das heißt es ist ein Artikel reserviert, geliefert und abgeholt worden. Seite 57 von 66

58 Wie sehe ich, dass eine Anzahlung für die Reservierung erfasst wurde? Wenn am Ende der Zeile ein AZ steht, ist eine Anzahlung für die Reservierung erfasst worden. Hinweis: Wenn die Reservierung abgeschlossen ist, sehen Sie nicht mehr, ob eine Anzahlung vorhanden war, weil der Vorgang dann schon in der Kasse verrechnet worden ist. Wie buche ich eine Anzahlung auf eine Reservierung nach? Sie haben vergessen eine Anzahlung für eine Reservierung zu tätigen. Wählen Sie die Reservierung aus und wechseln in das Feld Anzahlung. Tragen Sie dann bitte die Höhe der Anzahlung ein. Nach bestätigen des Betrages, wird ein Kassenvorgang für die Anzahlung erzeugt. Wie lasse ich mir nur Reservierungen von einem Kunden anzeigen? Über den Button mit den drei Punkten in der ersten Zeile den gewünschten Kunden aussuchen. Durch Drücken des Buttons Suchen wird die Anzeige aktualisiert. Wie lasse ich mir Reservierungen von einem bestimmten Artikel anzeigen? Über den Button mit den drei Punkten in der zweiten Zeile den gewünschten Artikel aussuchen. Durch Drücken des Buttons Suchen wird die Anzeige aktualisiert. Was zeigt die Zeile MeldeNr an? In dieser Zeile wird, falls vorhanden, die Meldenummer der Reservierung angezeigt. Abholscheine Druckauswahl Zeigt alle zugewiesenen Reservierungen an. Mit dem Formular können Sie die Abholscheine erneut ausdrucken. Der Button letzte Abholscheine druckt den Druckstapel der Abholscheine aus. Seite 58 von 66

59 Alte Reservierungen löschen Öffnet ein Formular, in dem alle Daten angezeigt werden, an denen eine Reservierung getätigt wurde. Mit dem ausgewählten Datum werden alle Reservierungen gelöscht, die vor diesem Datum stattgefunden haben. Hinweis: Das Ausführen der Funktion um Speicherplatz zu schaffen ist nicht nötig. Das Nutzen der Funktion ist nur dann sinnvoll, wenn Sie nicht möchten, dass Kundeninformationen in Ihrem System gespeichert werden. Achtung: Bei dem Löschvorgang wird nicht unterschieden, ob die Reservierung schon abgeschlossen oder noch offen ist. Es werden alle Reservierungen gelöscht, die vor dem ausgewählten Datum getätigt wurden. Kundenreservierungen pflegen Löscht alle abgeschlossen Reservierungen. Abgeschlossene Reservierungen sind solche, die offen und zugewiesen sind. Basisdaten -> Sortiment -> Utility Sonderfunktionen Eine Sammlung von Funktionen, die bei Unstimmigkeiten mit dem Artikelstamm helfen können. Seite 59 von 66

60 Was machen die Buttons? Alle Artikel aus Sortiment in ISBN-Stapel eintragen Wenn Sie Ihren kompletten Artikelstamm aktualisieren möchten und ihn mit einer Barsortiments CD abgleichen möchten, müssen Sie den ISBN-Stapel füllen. Den ISBN- Stapel können Sie mit diesem Aufruf füllen. Pflege der Warengruppen Es werden alle Artikel die keine Warengruppe besitzen in den ISBN-Stapel eingetragen. Sind alle betroffen Artikel im ISBN-Stapel eingetragen, wird er gleich geöffnet. Inv.: Datensätze als nicht übernommen markieren Sind bei der Inventur Fehler aufgetreten, kann es unter Umständen nötig sein, dass Sie diesen Aufruf nutzen. In dem Inventurleitfaden können Sie nachlesen, wann das der Fall ist. Lagerbestand als Inventurbestand übernehmen Machen Sie keine Stichtagsinventur, sondern eine permanente Inventur und müssen Sie sich eine Inventurbestandliste erstellen, können Sie mit diesem Aufruf einen Inventurbestand erstellen. Der Lagerbestand sollte dazu aber korrekt sein. Diesen Aufruf benötigen Sie auch, wenn bei der Inventur Fehler aufgetretenen sind. Auch hier werden Sie im Inventurleitfaden darauf hingewiesen, wann Sie diese Funktion benötigen. Seite 60 von 66

61 Reservierungen eines Kunden in Lager buchen Die Funktion wird nur von dem LiBraS Support ausgeführt. Sie können diese Funktion einfacher und komfortabler im Reservierungspflegedialog erledigen. Letztes EK Datum in Artikel eintragen Sollte beim Wareneingang ein Fehler aufgetreten sein und beim Artikel das letzte EK Datum nicht eingetragen worden sein, kann dieser Aufruf den Fehler beheben. Es ist eine Eingabe des Datums notwendig, ab wann die Lieferscheine beachtet worden sind. ISBN für Lauer Scanner exportieren Verwenden Sie für die Inventur einen Scanner vom Inventurbüro Lauer, haben Sie hier die Möglichkeit sich eine Textdatei erzeugen zu lassen, die von dem Scanner eingelesen werden kann. Lassen Sie den Scanner die Datei einlesen, dann piepst dieser, wenn er das Buch nicht kennt. Das bedeutet für Sie, dass Buch ist in Ihrem Sortiment nicht angelegt und muss manuell angelegt werden. Interne Artikelnummer prüfen Prüft die interne Artikelnummer. Sollte ein Fehler während der Prüfung festgestellt werden, wird dieser korrigiert. Die Funktion wird nur von dem LiBraS Support ausgeführt. Warengr. Zuordnung reparieren Stellt der LiBraS Support einen Fehler bei der Warengruppenzuordnung fest, benötigt dieser diese Funktion um den Fehler zu beheben. Alle Artikel aus Inventur in ISBN- Stapel eintragen Kopiert alle erfasste ISBNs aus der Inventur in den ISBN Stapel. Inventurmengen für nicht gefundene Artikel löschen Löscht alle Artikel aus der Inventurerfassung mit Matchcode Inventur: nicht gefundener Artikel Nach der Löschung wird ein Dialog mit der Anzahl gelöschter Datensätze angezeigt. ISBN-Nummern formatieren Prüft Ihren Artikelstamm auf ISBNs die nicht der ISBN13 Norm entsprechen. Werden welche gefunden, werden diese korrigiert. Hinweis1: Ist in den Vorgaben bei Artikel -> Erweitert der Haken bei ISBN nie formatieren gesetzt, werden die ISBNs ohne Bindestriche dargestellt. Hinweis 2: Verwenden Sie noch nicht die LiBraS SQL Version, ist es Ihnen nicht möglich, die ISBNs mit Bindestrichen darzustellen. UGS Datei In Artikel Warengruppe eintragen Artikel Check Manchmal kommt es vor, dass die VK Zahlen bei den Artikeln mehrere Stellen nach dem Komma haben. Wenn das der Fall ist, kann es vorkommen, dass auf der Seite 61 von 66

62 Rechnung falsche Endsummen errechnet werden. Sollte diese Situation bei Ihnen eintreten, melden Sie sich bitte beim LiBraS Support. Dieser wird die Problematik prüfen und gegebenenfalls die Funktion aufrufen. Prüfen ob alle Artikel eigene Artikelnummern haben Wie der Aufruf schon sagt, wird hier geprüft, ob alle Artikel eine eigene Artikelnummer haben. Sollte das der Fall sein, wird eine neue Nummer vergeben. Stapelanlage Legt Artikel stapelweise an. In dem Formular können Parameter eingegeben werden, die dann automatisch hochgezählt werden. Für die weitere Verwendung, setzen Sie sich bitte mit dem LiBraS Support in Verbindung. Von Bis Eintragungen Auf dem Formular Artikel Von-Bis eintragen können Sie bestimmte Werte von Artikeln ändern. Im Feld Ändere Feld wählen Sie das Attribut aus, welches einen neuen Wert zugeteilt bekommen soll. Im Bereich in tragen Sie die Änderung des Feldes ein. Über die einzelnen Von und Bis Felder können Sie eingrenzen, welche Artikel verändert werden sollen. Beispiel: Wird unter Ändere Feld Verlag ausgewählt und unter in der Wert Klett eingetragen, wird bei allen Artikeln im Sortiment der Verlag auf Klett gesetzt. Um diese Änderung nur für bestimmte Artikel zu übernehmen müssen Sie zusätzlich Eingrenzungen vornehmen. Seite 62 von 66

63 Warengruppen ersetzen Erneuert alle Artikel, die von der Auswahl aus dem Feld alte Warengruppe betroffen sind, mit der Auswahl des Feldes neue Warengruppe. Hinweis: Die alte und neue Warengruppe muss angelegt sein. Warengruppen -> Interessen Automatische Zuordnung der Warengruppen zu den Interessengebieten beim Artikelimport. Anlegen der Zuordnung: 1. Warengruppe auswählen 2. Interessensgebiet auswählen 3. In nächste Zeile wechseln Verlagszusammenschlüsse verwalten Auf Grund der verschiedenen Bezeichnungen der Verlage auf den Bibliografie CDs und der Verlagssummenschlüsse, ist dieses Tool entstanden. Sind die Zusammenschlüsse angelegt, werden diese bei dem Import der Artikel aus der Bibliografie auch berücksichtigt und das Verlagsfeld mit der Bezeichnung gefüllt. Haben Sie die Zusammenschlüsse erst neu eingegeben, können Sie mit dem Button Zuweisen die Artikel aktualisieren. Wie lege ich einen Zusammenschluss an? 1. Anlegen klicken. 2. Namen des Verlagszusammenschluss in die Zeile eingeben. 3. In das Feld ISBN Präfix den Präfix des Verlages eintragen. 4. Optionale Eingabe -> Bevorzugter Lieferant. Aus dem Drop-Down-Menü den Lieferant auswählen, bei dem Sie den Artikel bestellen möchten (ist dieses Feld ausgefüllt, kann im Bestellstapel mit der rechten Maustaste Lieferant über Verlagszusammenschlüsse ermitteln eine automatische Zuweisung starten). 5. Mit dem Nächsten fortfahren. Seite 63 von 66

64 Reservierungen zurücksetzen Löscht alle Reservierungen. Achtung: Es wird keine Eingrenzung vorgenommen. Es werden alle Reservierungen gelöscht, eine Wiederherstellung ist nicht möglich. Fragen zum Sortiment Wie kann ich einen Artikel löschen? Für das Löschen von Artikeln stehen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Zur Löschung einzelner Artikel empfiehlt es sich, über die Sortimentsmaske zu gehen. Bei mehreren Artikeln, z.b. alle Artikel eines Verlags, bietet sich die Löschfunktion innerhalb der Listenausdrucke nach entsprechender Eingrenzung durch Basisdaten -> Sortiment -> Listen -> diverse Listen durch Listenauswahl: Stapellöschen an. Hinweis: Artikel, für die Vorgänge (z.b. Bestellungen oder Rechnungen) abgelegt sind, können nicht gelöscht werden, da sonst statistische Auswertungen u.u. nicht mehr korrekt erzeugt werden. Sollten sie dennoch Titel löschen wollen, können Sie bei den Vorgabewerten unter Artikel / Löschoptionen festlegen, ob Titel mit vorhandenen Bestellungen oder vorhandenen Reservierungen gelöscht werden dürfen. Seite 64 von 66

65 Wie reserviere ich einen oder mehrere Artikel für einen Kunden? 1. Laden Sie die Sortimentsmaske. 2. Suchen Sie den gewünschten Artikel. 3. Betätigen Sie den Schalter zur Auslösung einer Reservierung, wählen Sie einen Kunden bzw. legen diesen neu an. 4. Beabsichtigt der Kunde die Reservierung weiterer Artikel, betätigen Sie den Schalter weitere reservieren. Schließen Sie den offenen Reservierungsvorgang nicht ab. 5. Wenn keine weiteren Bücher reserviert werden sollen, schließen Sie die Reservierung ab, indem Sie je nach Wunsch mit Abholschein bzw. ohne Abholschein wählen. Hinweis: Über die Taste F11 können Sie mehrere Artikel, die Sie aus einer Bibliographie übernommen haben, gleichzeitig reservieren: Markieren Sie alle gewünschten Titel mit STRG und der linken Maustaste und bestätigen Sie mit ENTER, dann können Sie einen Kunden auswählen und bestellen. Dazu müssen Sie bei den Vorgabewerten Artikel / erweitert den Punkt Bestellung über F11 anhaken. Wie erfahre ich den aktuellen Wert meines Lagerbestandes? Unter Basisdaten -> Sortiment -> Listen -> aktueller Lagerwert wird eine Übersicht erstellt, die Ihren Lagerbestand unterteilt in Titel mit 7% und 19% Mehrwertsteuer. Wo kann ich sehen, welche Artikel zuletzt importiert wurden? Eine Liste der zuletzt importierten Artikel erhalten Sie, wenn Sie in der Sortimentsmaske die Taste F11 betätigen. In dieser Liste können Sie mehrere Artikel markieren und anschließend reservieren bzw. bestellen. Zum Markieren können Sie die STRG-Taste gedrückt halten und alle gewünschten Artikel mit der Maus markieren. Nachdem Sie die Liste verarbeitet haben, können Sie diese durch Drücken der ENTF - Taste löschen. Zum Verlassen der Liste ohne Verarbeitung betätigen Sie die ESC - Taste. Die F11 Liste wird beim Einarbeiten eines Updates gelöscht, bitte daher vor einem Update fertig bearbeiten. Wie kann ich einen Artikel fürs Lager bestellen? Zum Bestellen von Artikeln können Sie die Sortimentsmaske laden, die gewünschten Artikel suchen und über den Schalter Bestellen bei einem Lieferanten fürs Lager bestellen. Sind die gewünschten Artikel noch nicht nach LiBraS importiert worden, können Sie diese in Ihrer externen Bibliographiesoftware suchen und von dort aus exportieren. Bei geöffneter Sortimentsmaske wird direkt der importierte Titel angezeigt. Bei mehreren Titeln finden Sie die von LiBraS importierten Artikel in der Sortimentsmaske, indem Sie die Taste F11 betätigen. Markieren Sie die gewünschten Artikel und bestellen Sie diese. Wie kann ich alle reservierten Artikel eines Kunden in das Lager buchen? Wollen Sie alle für einen Kunden reservierten Artikel in ihr Lager buchen, wählen Sie den Menüpunkt Basisdaten -> Sortiment -> Utility -> Sonderfunktionen. Dort finden Sie den Aufruf Reservierungen eines Kunden in Lager buchen. Wählen Sie im Dialog den gewünschten Kunden aus und betätigen Sie den Start - Knopf. Alle vorhandenen und zugewiesenen Artikel des gewählten Kunden werden in den Lagerbestand übernommen. Seite 65 von 66

66 Mein Scanner kann die gedruckten Barcodes nicht lesen... Zum einen können Sie das Barcode-Setup überprüfen (Basisdaten -> Einstelllungen -> Setup Barcode). Sollte Ihr Barcodescanner die gedruckten Barcodes trotz Änderung der Strichbreite im Barcodemodul nicht korrekt verarbeiten, können Sie folgendes testen: - Werden die auf den meisten Artikeln abgedruckten EAN-Nummern korrekt gescannt? Wenn ja, liegt der Fehler wohl daran, dass dieser bestimmte Barcode nicht gelesen werden kann (Beschädigung?). Wenn nein, ist Ihr Scanner höchstwahrscheinlich defekt. Eine weitere Fehlerquelle kann die Sprachwahl sein, dies ist dann der Fall, wenn y und z vertauscht sind (amerikanische Tastatureinstellung). Seite 66 von 66