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1 E-Supplier Information für Lieferanten der Siemens AG zum Austausch von Nachrichten via EDI https://webedi.siemens.de/web4bis

2 Inhaltsverzeichnis EDI mit Siemens... 3 Unterstützte Nachrichtenarten und Prozesse... 4 Nutzen von EDI für den Lieferanten... 5 EDI mit Siemens zwei Anbindungskonzepte... 6 Web4BIS - Überblick... 7 Web4BIS - Funktionen... 8 Classic EDI - Überblick...10 Prozessschritte der Web4BIS Anbindung Prozessschritte der Classic EDI-Anbindung Kontakt Siemens AG All rights reserved. 2

3 EDI mit Siemens Was ist EDI? Electronic Data Interchange bezeichnet den elektronischen Austausch von strukturierten Geschäftsdaten mit Hilfe vereinbarter Standards zwischen unterschiedlichen EDV-Systemen. Welche EDI-Standards gibt es? Industriestandards (z.b. xcbl, Rosettanet) Branchenabhängige Standards (z.b. Odette in der Automobilindustrie) Brachenunabhängige Standards (z.b. ANSI X12, UN/EDIFACT) Welche EDI-Standards verwendet Siemens? Siemens hat aufgrund der internationalen Präsenz und der branchen-übergreifenden Geschäftsfelder als EDI Konzernstandard UN/EDIFACT (Siemens EDIFACT Standard genannt) definiert. Zusätzlich werden ein Siemens ANSI Standard (SAS) und eine XML-Standard (DIN5XML) im elektronischen Datenaustausch verwendet Siemens AG All rights reserved. 3

4 Unterstützte Nachrichtenarten und Prozesse Der Nachrichtenumfang für die Lieferanten umfasst das Set der Handelsnachrichten: ORDERS (Bestellung) ORDCHG (Bestelländerung) ORDRSP (Bestellbestätigung) INVOIC (Rechnung, Gutschrift), SBI (Gutschriftsanzeige) DELFOR (Lieferplan, Lieferabruf, Lieferabrufantwort) DESADV (Lieferschein, Versandbereitschaftsmeldung) INVRPT (Lagerbestandsbericht) Damit können die Prozesse wie Bestellprozess, Lieferplan-, und Konsignationslagerabwicklung abgebildet werden. Die Nachrichten sind kompatibel zum aktuellen Siemens Edifact Standard. Siemens AG All rights reserved. 4

5 Nutzen von EDI für den Lieferanten Für Lieferanten sprechen mehrere Gründe mit der Siemens AG den elektronischen Datenaustausch zu vereinbaren. Diese sind wie folgt: Einsparpotential Prozesskosten: Durch die Einführung der elektronischen Abwicklung von Geschäftsprozessen werden bei vollständiger Integration Prozesskosten eingespart sowie nicht-wertschöpfende Tätigkeiten reduziert Die Anbindung ist für die Lieferanten an den Siemens Corporate Service EDI kostenlos, das heißt es fallen für die Lieferanten keine Kosten von Seiten Siemens an. Falls die Lieferanten für die Integration Unterstützung bei Dienstleistern einholen, kann die Siemens AG nicht für die entstehenden Kosten aufkommen. Die EDI-Geschäftsprozesse sind compliant, d.h. es werden gesetzliche Vorgaben wie z.b. Zollvorschriften automatisch eingehalten, anderenfalls wird die EDI-Nachricht abgewiesen Die strategische Bedeutung des Lieferanten gegenüber Siemens wird durch EDI gestärkt Prozesstransparenz Reduzierung von Durchlaufzeiten und schnellere Reaktionszeiten Reduzierung von Fehlerquellen Siemens AG All rights reserved. 5

6 EDI mit Siemens zwei Anbindungskonzepte Die Siemens AG verfolgt bei der Anbindung ihrer Lieferanten zwei Anbindungskonzepte: Web4BIS und Classic EDI Web4BIS ist ein internetbasiertes Tool zum EDI-Nachrichtenaustausch. Die Lieferanten loggen sich mit ihren Zugangsdaten unter Verwendung eines gängigen Browsers in der Anwendung Web4BIS ein und können dort die EDI-Nachrichten von Siemens einsehen, sowie eigene EDI-Nachrichten erstellen. Zusätzlich können die Nachrichten im PDF-Format ausgedruckt und im DIN5XML-Format heruntergeladen werden. Classic EDI bezeichnet die vollständige elektronische Integration. Die EDI-Nachrichten werden im SES/DIN5XML/ANSI X12-Format über definierte Kommunikationswege direkt an die Lieferanten übertragen. Es ist keine manuelle Eingabe oder Bearbeitung der Daten beim Empfänger mehr nötig, die Kommunikation erfolgt automatisiert. Siemens AG All rights reserved. 6

7 Web4BIS - Überblick Kommunikation zwischen dem Siemens Corporate Service EDI und Lieferanten über internetbasierte Formulare Keine direkte Kommunikation nötig Anzeige von Nachrichten + Verschicken von Nachrichten Internet als Kommunikationsplattform Nur Computer, gängiger Browser und Internetverbindung sind erforderlich. Vorteil: auch kleine Lieferanten oder Lieferanten ohne eigene EDI Infrastruktur und/oder eigenes ERP-System können am EDI-Prozess mit Siemens teilnehmen Siemens AG All rights reserved. 7

8 Web4BIS - Funktionen Web4BIS bietet den Lieferanten folgenden Funktionsumfang: Darstellung von EDI Nachrichten mithilfe von internetbasierten Formularen, PDF- Download (für Archivierung und Druck) und XML-Download der Nachrichten. Einfache Erstellung von EDI-Nachrichten im Tool. (Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung); nur wenige Daten müssen noch ergänzt werden, da alle Informationen aus der Bestellung automatisch übernommen und vorgeblendet werden. Übersicht des aktuellen Status der Bestellung durch automatisches Zusammenführen aller Bestell- und Bestelländerungsinformationen sowie Einbinden der Information über bereits bestätigte, gelieferte und berechnete Mengen, Preise und Datumsangaben Selbstadministration des eigenen Accounts durch die Lieferanten (Anlegen, Löschen und Aktualisierung von Personen, die beim Lieferanten mit dem Account arbeiten) Übertragung von technischen Dokumenten oder Attachments mit der Bestellung (derzeit nur für Lieferanten von Siemens Energy) Ordnerverwaltung: es stehen vier Ordner zum Organisieren der Auftragsabwicklung beim Lieferanten zur Verfügung, welche beliebig benannt werden können. Bestellvorgänge können innerhalb dieser Ordner verschoben/abgelegt werden Im Bestellprozess können die Nachrichtenarten ORDERS, ORDCHG, ORDRSP, DESADV und INVOIC abgebildet werden Siemens AG All rights reserved. 8

9 Nachrichtendefaultwerte: bestimmte Eingaben, die häufig in Rechnung und Lieferschein vorkommen, können durch den Lieferanten vorbelegt werden und bei Nachrichtenerstellung komfortabel ausgewählt werden Im Rahmenbestellprozess können die Nachrichtenarten ORDERS, ORDCHG, DELFOR (sowie in der Ausprägung DELRSP), DESADV und INVOIC abgebildet werden Supervisor-Zugang für die Einkäufer bei Siemens: lesende Sicht auf die Bestellungen im Account des Lieferanten für Rückfragen und Klärungen; Einwilligung des Lieferanten notwendig Ein Umstieg von Web4BIS auf Classic EDI ist jederzeit möglich. Einen vorherigen Überblick über den Aufbau und Funktionsweise von Web4BIS können Sie in dem dazugehörigen Web-based Training und Benutzerhandbuch erhalten: Webbased Training: https://webedi.siemens.de/wbt/w4b/webbase_training.html Web4BIS Handbuch: https://webedi.siemens.de/web4bis/public/doc/de/user-guide.jsp Siemens AG All rights reserved. 9

10 Classic EDI - Überblick Kommunikationsprotokolle: Zur technischen Übertragung der Classic EDI Nachrichten bietet die Siemens AG eine breite Auswahl an Kommunikationsprotokollen an, aus welcher die Lieferanten die für sich passende Methode wählen können. Die Protokolle sind im Folgenden: SMTP OpenFT OFTP AS2 HTTPs FTPs Siemens AG All rights reserved. 10

11 Nachrichtenformate: Als Formate der Classic EDI Nachrichten bietet die Siemens AG drei Möglichkeiten aus welchen die Lieferanten das für sich geeignete Format wählen können. Die derzeit verwendeten Formate für den Nachrichtenaustausch sind: SES (Siemens EDIFACT Standard, Directory D.10A) SAS (Siemens ANSI Standard) DIN5XML (proprietäres XML Format, orientiert sich an Segmentnamen von EDIFACT). Siemens AG All rights reserved. 11

12 Umfangreiche Schnittstellenbeschreibungen der entsprechenden Formate können vom Siemens Corporate Service EDI gegen Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung zur Verfügung gestellt werden. Falls Sie bereits ein Trading Partner Agreement (TPA) der Version Oktober 2010 unterzeichnet haben, kann Ihnen die Beschreibungen sofort zugesandt werden. Anfragen hierzu können Sie an richten. Aufwand/Kosten: Die Anbindung über Classic EDI ist für die Lieferanten kostenlos, das heißt es fallen für die Lieferanten keine Kosten von Seiten Siemens an, solange die angebotenen Formate verwendet werden. Die von Siemens angebotenen Formate setzten die Lieferanten bei sich um. Oftmals werden für die Implementation von den Lieferanten externe Dienstleister beauftragt. Die Kosten müssen in diesen Fällen von den Lieferanten getragen werden. Kann das Format mit eigenen Mitarbeitern der Lieferanten umgesetzt werden, fällt für den Lieferanten nur der zeitliche Aufwand der Implementation an. Siemens AG All rights reserved. 12

13 Prozessschritte der Web4BIS Anbindung 1. Schritt: Die Vereinbarung den Bestell- und Invoice Prozess elektronisch abzuwickeln wird zwischen Siemens AG und Lieferanten geschlossen Trading Partner Agreement ist unterzeichnet Verantwortlich: Siemens Einkauf & Lieferant 2. Schritt: Siemens Corporate Service EDI legt einen Web4BIS-Account für den Lieferanten an Verantwortlich: Siemens Corporate Service EDI 3. Schritt: Lieferant wird informiert, dass die Web4BIS-Anbindung realisiert wurde Login-Daten, Passwort und weiterführende Informationen sind zugestellt Verantwortlich: Siemens Corporate Service EDI 4. Schritt: Terminabsprache, ab wann produktive Nachrichten ausgetauscht werden Verantwortlich: Siemens Einkauf & Lieferant Siemens AG All rights reserved. 13

14 Prozessschritte der Classic EDI-Anbindung 1. Schritt: Die Vereinbarung den Bestell- und Invoice Prozess elektronisch abzuwickeln wird zwischen Siemens AG und Lieferanten geschlossen; Trading Partner Agreement ist unterzeichnet: Verantwortlich: Siemens Einkauf & Lieferant 2. Schritt: Zusammen mit dem Siemens Corporate Service EDI und Lieferanten wird eine Kommunikationsstrecke aufgebaut Verantwortlich: Siemens Corporate Service EDI & Lieferant 3. Schritt: Austausch von Testbestellungen Verantwortlich: Siemens Einkauf stellt Testnachrichten zur Verfügung; Siemens Corporate Service EDI leitet die Nachrichten an Lieferant weiter 4. Schritt: Lieferant baut Mapping für die gewünschten Nachrichtenarten auf Verantwortlich: Lieferant oder Dienstleister des Lieferanten 5. Schritt: Lieferant antwortet auf Testbestellung mit den vereinbarten Nachrichtenarten (Möglichkeiten: Order Response; Invoice; DESADV) Verantwortlich: Lieferant 6. Schritt: Prüfung der Nachrichten des Lieferanten auf syntaktische Korrektheit Verantwortlich: Siemens Corporate Service EDI 7. Schritt: Prüfung der Nachrichten des Lieferanten auf inhaltliche Korrektheit Verantwortlich : Siemens Einkauf/ Siemens Buchhaltung 8. Schritt: Terminabsprache, ab wann produktive Nachrichten ausgetauscht werden Verantwortlich: Siemens Corporate Service EDI; Siemens Einkauf; Lieferant Siemens AG All rights reserved. 14

15 Kontakt Telefonnummer: +49 (0) Ansprechpartner Corporate Service EDI: Stefanie Enders Siemens AG Corporate Information Technology Corporate Automation Supplier Integration EDI CIT CA CS Otto-Hahn-Ring München, Deutschland Tel.: +49 (89) Stefan Brückner Siemens AG Corporate Information Technology Corporate Automation Supplier Integration EDI CIT CA CS Otto-Hahn-Ring München, Deutschland Tel.: +49 (89) All rights reserved. All trademarks used are owned by Siemens or their respective owners. Siemens AG 2011 Siemens AG CIT Corporate Information Technology Otto-Hahn-Ring München Siemens AG All rights reserved. 15

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