NEOPOST E-INVOICING E-INVOICING AUF DIE DEUTSCHE ART

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1 NEOPOST E-INVOICING E-INVOICING AUF DIE DEUTSCHE ART

2 WEIL NICHT NUR UNSER SERVICE, SONDERN AUCH UNSER HANDELN AUF EINEM GANZ BESTIMMTEN GRUNDSATZ BASIERT: MADE IN GERMANY. Neopost E-Invoicing ist unser neuer Service zur elektronischen Rechnungsübermittlung. Ein Service, der sich durch besondere Eigenschaften auszeichnet: Sicherheit, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Sparsamkeit und höchste Rechtskonformität. Diese Eigenschaften ermöglichen es uns, Ihnen eine Rechnungsübermittlung anzubieten, die anders ist: schnell, effizient und vor allem sicher! Wir betreiben unseren Server ausschließlich in Deutschland und achten penibel auf die nationalen und internationalen gesetzlichen Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung. Dabei bieten wir Ihnen Leistungen, welche die Kundenakzeptanz Ihrer Rechnungen erhöhen, Ihre Prozesskosten um bis zu 80% senken und auf die Sie sich zu 100% verlassen können. Eben Leistungen mit einem Prädikat, das weltweit Vertrauen genießt: Made in Germany.

3 NEOPOST E-INVOICING WIR KÜMMERN UNS NICHT NUR UM IHRE RECHNUNGEN, SONDERN UM ALLE TRANSAKTIONSDOKUMENTE! Neopost E-Invoicing ist unser neuer Service zur elektronischen Rechnungsübermittlung. Wir kümmern uns um das Verschicken, Empfangen, Archivieren, Scannen, Drucken und Signieren ihrer elektronischen Rechnungen. Einsparungen von bis zu 80% im Vergleich zu Abläufen mit Papierdokumenten sind dabei realistisch, denn die elektronische und automatisierte Rechnungsverarbeitung verringert Fehlerquellen erheblich. Vorgänge müssen nur noch einmal in die Hand genommen werden, die Transaktionsdaten lädt man schnell und einfach direkt in das firmeninterne System. Das alles geht mit»einfach PDF per versenden«nicht! Und bei Neopost fällt lediglich eine Gebühr zur Einrichtung des Netzwerks an abgerechnet wird auf Transaktionsbasis, der Investitionsaufwand für Hard- und Software liegt bei null. SICHER Weil wir gern mit Zahlen arbeiten und dabei vor allem auf eine setzen: Nummer sicher. Ihre Kunden wollen Sicherheit. Neopost E-Invoicing ist sicher. SPARSAM Weil Sparen für uns nicht nur mit Geld, sondern auch mit Zeit und Nerven zu tun hat. Ihre Kunden wollen Ordnung und Sparsamkeit. Neopost E-Invoicing ist ordentlich und sparsam. SCHNELL Weil für uns auch auf dem Rechnungsweg keine Tempolimits gelten. Ihre Kunden wollen Schnelligkeit. Neopost E-Invoicing ist schnell. PÜNKTLICH Weil wir mit Pünktlichkeit»ein paar Tage früher«meinen. Ihre Kunden wollen Pünktlichkeit. Neopost E-Invoicing ist pünktlich.

4 SO WIE SIE ES SICH WÜNSCHEN! Bei uns werden ihre Rechnungen und Geschäftsdokumente nicht nur als mit PDF-Anhang übermittelt, sondern in allen Datenformaten und über jeden Kanal. Der Empfänger entscheidet selbst, wie er das Dokument empfangen möchte auf Papier oder digital. Sie und Ihr Kunden haben die freie Wahl! Papier CSV TIFF XML PDF idoc Edifact... EIN HÖCHSTMASS AN FLEXIBILITÄT: SENDEN UND EMPFANGEN Formate Dokumentenart Papierdokumente Angebote PDF Aufträge TIFF Lieferschein CSV Rechnung XML Gutschrift idoc Mahnungen Edifact VERKAUF / EINKAUF / K Neopost E-Invoicing unterstützt viele Übermittlungsarten bei Versand und Empfang. ACCOUNTS PAYABLE / LIEFERANTEN PROFITIEREN SIE VON EINEM BENUTZERFREUNDLICHEN SYSTEM MIT VIELFÄLTIGEN SERVICEFUNKTIONEN: Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen und anderen Transaktionsdokumenten nicht nur als bildhafte Darstellung (PDF, PDF/A, TIFF) und in Form von Transaktionsdaten in den vom Empfänger gewünschten Formaten (EDI, XML, CSV, idocs etc.) Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen über nahezu jeden gewünschten Kanal ( , Virtual Private Network, Download, D , FTP, S-FTP, gedruckt auf Papier etc.) Automatische, unkomplizierte Handhabung von elektronischen Signaturen und Signaturüberprüfung Möglichkeit der gesetzeskonformen elektronischen Rechnungsarchivierung Regelbasierte Überprüfung der Rechnungen vor Versand (Null- Rechnungen, Einhaltung von 14 d. Umsatzsteuergesetzes etc.) Möglichkeit einer einfachen Eingangsrechnungsbearbeitung EIN DRUCKERTREIBER IST DAS HERZSTÜCK VON NEOPOST E-INVOICING Der Viper Connector bietet Ihnen die Einsparpotenziale der Neopost-E-Invoicing-Services, ohne in die bestehenden Systeme, Abläufe und Strukturen einzugreifen. Sie können sofort an jeden Kunden/Lieferanten elektronische Dokumente versenden und automatisch einen Datensatz erzeugen oder unseren Briefpostservice nutzen, in dem Sie Ihre Dokumente über den Viper Connector drucken. Papier VIPER E-Doc VIPER Data VIPER IHR UNTERNEHMEN VIPER Papier VIPER E-Doc VIPER Data idoc/data VIPER VIPER idoc/data

5 DIREKTE KOSTENEINSPARUNG OHNE INVESTITION PROZESSKOSTENREDUKTION UM BIS ZU 80% TRANSAKTIONEN IN ALLEN FORMATEN UND ZUSTELLARTEN EINFACHE INSTALLATION UND BEDIENUNG MITGLIED BEI EINEM STARKEN NETZWERK DEBITOREN REDITOREN INDIVIDUELLE BEREITSTELLUNG: EXAKT NACH KUNDENWUNSCH Zustellart Dokumentenart Post Angebote Fax Aufträge Lieferschein Download Rechnung FTP/S-FTP Gutschrift Webservice Mahnungen X AS2 PDF CSV... Edifact idoc... Papier TIFF Oben stehend nur Beispiele, weitere individuelle Lösungen problemlos möglich. ACCOUNTS RECEIVABLE / KUNDEN NEOPOST E-INVOICING-PORTAL EIN WEITERES HIGHLIGHT! Im Neopost-E-Invoicing-Portal werden alle vom Viper Connector gesendeten Dokumente empfängerspezifisch aufbereitet und versandt. Der Empfänger von elektronischen Dokumenten registriert einfach seine Daten- und/oder Dokumentenformate sowie die Übertragungsart. Für alle, die noch Papier empfangen wollen, bieten wir Ihnen optional auch den Postversand an. Die vielfältigen Servicefunktionen auf einen Blick: Senderregeln Setzen Sie Limits oder eliminieren Sie Null-Rechnungen Empfängerregeln Verhindern Sie Rückläufer, weil Daten fehlen Gesetzliche Regeln Neopost prüft gesetzliche Vorgaben wie z.b. 14 UStG User-Management Definieren Sie individuelle Kontroll- und Freigaberechte Transparenz Dokumente über die integrierte Suche schnell finden Clustern Bündeln Sie unterschiedliche Dokumente für einen Empfänger Anhänge Leistungsnachweise wie Anlagen einfach mitversenden Geschäftspartnermanagement Wer bekommt was über welchen Zustellkanal? Einladungsfunktion Begeistern Sie Ihre Kunden mit elektronischen Dokumenten Signiertes PDF/TIFF VIPER Connector Druckertreiber Neopost E-Invoicing Businessportal Ausgabemöglichkeit Prüfprotokoll Datensatz Postversand

6 UND SO FUNKTIONIERT NEOPOST E-INVOICING Werden Sie Mitglied in unserem Neopost-E-Invoicing-Netzwerk und profitieren von höchster Sicherheit, Zuverlässigkeit, Gründlichkeit und Effizienz. 1.) REGISTRIERUNG Sie registrieren Ihre Firma unter oder setzen sich mit uns unter +49 (0) in Verbindung 4.) INSTALLATION VON VIPER CONNECTOR Installieren Sie einfach den VIPER Connector wie einen Standarddruckertreiber auf Ihrem System. Ab sofort»drucken«sie alle Ihre Dokumente elektronisch, direkt und sicher zum Neopost-E-Invoicing-Portal. Das Neopost-E-Invoicing-Portal stellt die weitere Verarbeitung und den Versand sicher und ist gleichzeitig Ihr Monitor für Ihre Dokumente. 2.) BESTÄTIGUNG IHRER KOSTENLOSEN MITGLIEDSCHAFT Nach wenigen Anmeldeschritten erhalten Sie von uns eine kostenlose Mitgliedschaft im Neopost-E-Invoicing-Netzwerk und Zugang zu einem Portal mit umfangreichen Funktionen, um Ihre Sendungen zu verwalten. 5.) IHR INDIVIDUELLES NEOPOST-E-INVOICING-PORTAL Das Neopost-E-Invoicing-Portal bietet dem Nutzer die volle Transparenz und Steuerbarkeit bei Versand und Empfang seiner Dokumente und Daten. Darüber hinaus ermöglicht es ein regelbasiertes Eingreifen im Portal. Und für alle, die noch Papier empfangen wollen, bieten wir optional auch den Postversand an. 3.) IHR ACCOUNT WIRD EINGERICHTET Wir richten für Sie Ihren persönlichen Neopost-E-Invoicing-Account ein und stellen Ihnen den VIPER-Connector-Druckertreiber zur Verfügung. Dieser ermöglicht Ihnen, Ihre Rechnungen von nun an auf dem elektronischen Wege zu senden und zu empfangen. 6.) BEZAHLUNG Die Bezahlung erfolgt transparent auf Transaktionsbasis. Ausführliche Informationen zu unserem Netzwerk, zu Leistungen und unseren Zahlungsmodalitäten finden Sie unter Wir freuen uns über Ihr Interesse und beraten Sie auch gern persönlich am Telefon: +49 (0)

7 WAS HEISST EIGENTLICH...? B2B Business-to-Business steht für elektronische Beziehungen zwischen Unternehmen. B2C Business-to-Customer steht für elektronische Beziehungen zwischen Unternehmen und Privaten. B2G Business-to-Government steht für elektronische Beziehungen zwischen Unternehmen und Organisationen der öffentlichen Hand. E-BILLING Unter E-Billing wird der Massenversand von elektronischen Rechnungsdateien, überwiegend an Privatpersonen verstanden. EBPP Electronic Bill Presentment & Payment ist eine papierlose Rechnungs- und Zahlungsabwicklung allgemein. Presentment versteht sich dabei als Anzeige der Rechnung im Internetportal des Leistungserbringers oder eines Dienstleisters mit der Möglichkeit, diese als Datei herunterzuladen. Unter Payment wird eine medienbruchfreie Verwendung der Rechnungsdaten zur Ausführung eines Zahlungsauftrages verstanden. Der Zahlungsauftrag wird hierbei of über die E-Banking-Plattform des Kunden abgewickelt. EDI EDI steht für Electronic Data Interchange und somit für unternehmensübergreifenden Transfer standardisierter Geschäftsdaten. EDI wird vorrangig im Bereich Automotive und Großhandel eingesetzt und realisiert einen komplett elektronischen Daten- und Rechnungsaustausch. Es existieren je nach Anforderung unterschiedliche Erweiterungen oder Anpassungen des EDI-Formats. Deshalb ist die Abstimmung zwischen Sender und Empfänger auf EDI-Basis bei der Implementierung sehr aufwändig und die Einstandskosten vergleichsweise hoch. Wir unterstützen EDI sowohl eingangs- als auch ausgangsseitig und bieten dadurch in Kombination mit allen anderen Formaten und Kanälen universelle Möglichkeiten. EDI-Konverter übernehmen nur die Transformierung zwischen unterschiedlichen EDI-Varianten und Unternehmen. EDIFACT EDIFACT steht für Electronic Interchange For Administration, Commerce and Transport. EDIFACT ist ein von den Vereinten Nationen definierter branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. E-INVOICING Electronic Invoicing ist der Austausch von gesetzeskonformen elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen und Organisationen. E-Invoicing wird in der Regel nicht im Kontext mit privaten Rechnungsempfängern verwendet. IDOC idoc steht für Intermediate Document und ist ein SAP-Format zur Übermittlung von Daten einer Geschäftstransaktion. PDF Das Portable Document Format ist ein plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente. PDF/A PDF/A ist eine Normreihe der International Organization for Standardization (ISO) zur Verwendung des Portable Document Formats (PDF) für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. ROAMING Der Begriff Roaming (engl. herumwandern, streunen, herumstreifen) stammt ursprünglich aus dem Bereich des GSM- Funknetzes. Roaming ist die Fähigkeit eines Netzteilnehmers, über die Grenzen seines Netzwerkes hinaus Daten mit anderen Netzwerken austauschen zu können. Im Zusammenhang mit E-Rechnungen soll das Roaming der verschiedenen Serviceprovider gefördert werden. Das Neopost-E-Invoicing-Netzwerk bietet Ihnen durch unsere Vertragsmitgliedschaft Roamingmöglichkeiten zu allen relevanten Serviceprovidern. XML Die Extensible Markup Language steht für»erweiterbare Auszeichnungssprache«. Sie dient zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Form von Textdaten.

8 NEOPOST E-INVOICING DIE SICHERE ART DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSÜBERMITTLUNG Neopost E-Invoicing basiert auf dem Mehrwertnetz b4value.net und setzt vollständig auf deutsche Sicherheitsstandards. Das deutschstämmige Netzwerk zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zählt renommierte Unternehmen zu seinen Mitgliedern. Alle Zusatzfunktionen wie Archivieren und Signieren erfolgen strikt gemäß nationalen/internationalen gesetzlichen Vorgaben. KONTAKT Allgemeine Informationen Hotline: +49 (0) Offizielles Mitglied des»mit rund 6,5 Milliarden Rechnungen im Jahr sind unsere und auch Ihre Kunden bereit für die elektronische Rechnungsübermittlung vorausgesetzt, die Transaktionen sind absolut sicher. Deshalb setzen wir durchgängig auf deutsche Standards in Datenschutz und Rechtskonformität.«Gerhard Stegmeier, Finance Director von Neopost Deutschland und Österreich WARUM NEOPOST? Neopost ist ein weltweit führender Lösungsanbieter für Postbearbeitung und Logistik und in Europa die Nummer 1. Mit innovativen Produkten und kundenorientierten Beratungs-, Finanzierungs- und Serviceleistungen verbinden wir Postbearbeitung und IT bis hin zur Analyse, Planung und Einrichtung kompletter Poststellen. Damit vereinfachen wir Prozesse, steigern die Effizienz und schaffen Mehrwert für alle Kunden in Wirtschaft und Verwaltung WE VALUE YOUR MAIL. NEOPOST GMBH & CO. KG Landsberger Straße 154 D München Tel Fax NEOPOST GMBH & CO. KG Schönbrunner Str. 131-Top 1/03 A-1050 Wien Tel Fax ISO 9001 Qualitätsmanagement ISO Umweltmanagement OHAS Arbeitssicherheitsmanagement 2013 Neopost. NPSW _ Alle Rechte und technische Änderungen vorbehalten. Neopost und das Neopost-Logo sind eingetragene Marken von Neopost S.A. Alle anderen Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber und als solche zu beachten.