Nintex-Workflows in SharePoint 2010 umsetzen. Christian Heindel

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1 Nintex-Workflows in SharePoint 2010 umsetzen Christian Heindel

2 Communardo. Ihr Lösungspartner. Communardo Software GmbH Beratung und Softwarelösungen zur Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen. Gegründet 2001 mit Hauptsitz in Dresden und Standort in Stuttgart. Insgesamt über 250 feste Mitarbeiter, davon 65 feste Mitarbeiter in der Beratung und Lösungsentwicklung. 2

3 Communardo. Ihr Lösungspartner. Christian Heindel Projektleitung / Softwareentwicklung Team: Microsoft Enterprise Solutions Schwerpunkt: HTML5, SharePoint 2010, mobile Anwendung, Zusammenarbeit, SharePoint 2013, Office 365, SharePoint Online 3

4 Agenda Nintex Workflow 2010 Überblick über Funktionen und Anwendungsbeispiele Nintex Live Workflows in der Cloud Editionsvergleich Vorteile der Nintex Software Assurance Schnellstart mit der kostenlosen Testversion DEMO von null auf Workflow in 15 Minuten Ausblick auf SharePoint

5 Einleitung Was ist ein Workflow? Was liefert SharePoint von Haus aus? Genehmigung, Feedback sammeln, Signaturen sammeln, Dispositionsgenehmigung, Drei Status, Gruppengenehmigung, Übersetzungverwaltung (Link) Aufgabenliste, Workflowhistorie, Windows Workflow Foundation (WWF), Events, grafische Darstellung via Visio Service Tools: Visio (Erstellen, Importieren und Exportieren von SharePoint- Workflows in Visio) SharePoint-Designer (Einführung in das Entwerfen und Anpassen von Workflows) Visual Studio (Nur Code, Codetrennung, Kein Code) Schwächen: Im Standard nur sequentielle Abarbeitung von Prozessen, keine optimierte Abarbeitung Kein übergreifendes Arbeiten mit Fremdsystemen Eigenentwicklung / Kosten Extra Clients / Entwickler 5

6 Funktionen und Anwendungsbeispiele Zeichnen, nicht programmieren: Intuitiver einfach zu bedienender, Browser basierter Drag & Drop Workflow Designer Damit können alle SharePoint Benutzer innerhalb von Minuten ihre Prozesse automatisieren Messen und verwalten: Statusinformation über die Workflows in Echtzeit Business Performance messen Einmal entwerfen, mehrfach wiederverwenden: Wiederverwendbare Vorlagen und Module Können zwischen Teams ausgetauscht und angepasst / angeglichen werden Mit und für SharePoint entwickelt: Einfache Installation und Verwaltung, keine Client-Software benötigt Keine zusätzlichen Infrastrukturkosten Schneller ROI: Effizienzsteigerung und reduzierte Prozesskosten Reduzierte Last für die IT Abteilung 6

7 In SharePoint 2010 integriert Fluent ribbon interface Business Connectivity Services Excel Services InfoPath forms Wiederverwendbare workflows Site workflows Content Type workflows Document sets 7

8 Mit anderen Systemen verbinden Benutzerkonten im Active Directory, Exchange Server und Office Communications Server anlegen Lesen und Schreiben von Daten in Microsoft CRM Kalendereinträge und Aufgaben in Exchange Server erstellen Einfacher Zugriff auf Daten und Prozesse von externen Systemen via Web Services, SQL, LDAP, XML, BizTalk und andere Middleware und offene Schnittstellen 8

9 Erweitern und anpassen User Defined Actions im Drag & Drop Workflow Designer anlegen Custom actions mit Visual Studio programmieren Workflows nach Visual Studio 2010 exportieren Große Anzahl an Third-Party Add-Ons, Erweiterungen und Konnektoren sind über das Nintex Partner Netzwerk verfügbar 9

10 Zusätzliche Features Das exklusive LazyApproval System, in natürlicher Sprache auf Anfragen antworten, sogar von unterwegs und ohne Zugriff auf SharePoint Weitergabe von Aufgaben (auch auf bestimmte Zeiträume begrenzt) Geplante und terminierte Workflows für sich wiederholende Prozesse Workflow-Benachrichtigungen via , Instant Messenger und SMS Berechtigungsmodell um nur bestimmten Nutzern bestimmte Aktionen freizugeben Prozessdiagram mit Kommantren und Druckansicht Bereits veröffentlichte Workflows anpassen Anpassbare Toolbox, Designer Ansicht mit Zoom- Optionen, 10

11 Workflow Formulare Nintex Forms mit Nintex Workflow 2010 kombinieren um Workflows in Rich Business Applications zu verwandeln. Nintex Forms generiert automatisch die benötigten Elemente für Nintex Workflow Formulare und erlaubt die Verwendung von Workflow Variablen als Formulardaten. Weiterführende Information: 11

12 Nintex Live Workflows in der Cloud Verbindung zu Office 365, Twitter, Bing, Hybride on-premise und Cloud-Lösungen verbinden Nintex als Cloud Service Broker (CSB) für Sicherheit und Stabilität in einer sich schnell verändernden Umgebung Katalogisierte und verwaltete Cloud- Ressourcen, Download und Installation bei Bedarf (und auf Wunsch auch erst nach Freigabe durch die interne IT) Communardo Techblog: g/2011/10/28/workflows-in-der-cloud/ 12

13 Nintex Live 13

14 Mobile Anwendungen 14

15 Enterprise Features Bereitstellung von Active Directory-Konten Workflowaktionen zur Unterstützung automatisierter Bereitstellungsaufgaben wie: Benutzer zu/aus Active Directory-gruppen(AD) hinzufügen/entfernen; Active Directory- Konten erstellen, aktualisieren und stilllegen. Bereitstellung von Exchange Server-Postfächern Exchange Server (2003, 2007 und 2010) Postfachrechte für Active Directory-Konten erstellen und entfernen. Bereitstellung von Office Communication Server-Rechten Aktivierung/Deaktivierung von Office Communication Server (2007 und 2010 sowie Live Communication Server 2005) (ocs / lcs) Rechten für Active Directory-Konten. Benutzerprofile und Zielgruppen Workflowaktionen unterstützen die Vorgänge hinzufügen/ Aktualisieren/löschen im Benutzerprofilspeicher des SharePoint-Servers, einschließlich Eigenschaften, Gruppe und Mitgliedschaften. Zielgruppen können erstellt, gelöscht, geändert und neu berechnet werden. Universal-Workflowpostfach/ Workflowpostfach/-Status Die zwei einsatzbereiten Webparts meine Workflowaufgaben und von mir gestartete Workflows können auf Farmebene konfiguriert werden und ermöglichen es den Benutzern, auf einen Ort zurückzugreifen, um zugehörige Workflows zu verfolgen. 15

16 Enterprise Features Workflow-Berichterstattung Für jeden Workflow sind Workflow-Statistiken erhältlich. Dies ermöglicht eine Gesamtübersicht über die Workflowleistung, einschließlich detaillierter Informationen zu durschnittlicher Laufzeit, Gesamtzahl der Durchläufe, Anzahl der aktuellen Workflows sowie Benutzerleistung. Diese Funktion ist darum eine entscheidende Hilfe bei der Ermittlung von Engpässen in Geschäftsprozessen. Berichterstellungsfunktionen wurden durch datengesteuerte und grafische Webparts nochmals erweitert, darunter Berichte wie durchschnittliche Workflowabwicklungszeit, standardvarianten, minimale und maximale Abwicklungszeiten und Benutzer- Antwortzeiten. Exchange Server-Integration Workflowaktionen zum erstellen von outlook-aufgaben und -terminen und Abrufen von Terminzeitvorschlägen. ein Workflow zur Urlaubsgenehmigung könnte den genehmigten Urlaub beispielsweise im Kalender des Antragstellenden und seines vorgesetzten vermerken. Aufgrund der Verwendung von Exchange Server-Webdienst-APIs eignet sich diese Methode auch für verschiedene Architekturen: vor Ort, gehostet und hybrid. Suche Führen sie Abfragen für die Enterprise-Suchmaschine des SharePoint Servers aus und übernehmen sie die Ergebnisse in Workflows. Dies ist sowohl für volltext- als auch für eigenschaftsbasierte Abfragen möglich. Business DATA Connectivity Nintex Workflow 2007 kann über den Geschäftsdatenkatalog (BDC) von SharePoint 2007 Daten aus Unternehmenssoftware und externen Datenbanken abrufen. Nnintex Workflow 2010 kann eine Verbindung zu SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS) herstellen, um Daten von/in externe(n) Datenquellen zu lesen und zu schreiben. 16

17 Enterprise Features Integration der SharePoint-Datensatzverwaltung Workflows können Dokumente an SharePoint Server Datenarchivwebsites versenden. Somit können Workflows während ihrer gesamten Lebensdauer die Verwaltung der Inhaltsentwicklung unterstützen, und das mit einer leicht verständlichen Benutzeroberfläche und einem Minimum an Komplexität für den Benutzer. Excel Services Excel-Arbeitsblattmodelle können von Workflows ausgeführt und benutzt werden. Excel Services für SharePoint Server kann über einen SOAP-Webdienst Rechenmodelle und Arbeitsblattdaten verfügbar machen. Diese Workflowaktion erleichtert Benutzern die Eingabe und das Ablesen von Ergebnissen von Arbeitsblättern. Word Services Workflowaktionen zum Bearbeiten von Worddokumenten über Word Services. ermöglicht die serverbasierte Dokumentenerstellung, Aktualisierungen von Formularfeldern und die Konvertierung von Dokumenten in das PDF- und andere Formate. Integration von BizTalk Server Ermöglicht eine Interaktion mit BizTalk Server. mit dieser Aktion können Nachrichten an eine BizTalk-Orchestrierung gesendet und/oder kann auf Nachrichten von BizTalk Server gewartet werden. Diese Aktion ermöglicht dem Workflow Interaktionen mit jedem beliebigen externen System, das mit BizTalk Server interoperabel ist. Integration von Microsoft Dynamics CRM Workflowaktionen zum erstellen, löschen und Aktualisieren von Daten in Microsoft Dynamics CRM-Software. 17

18 Editionsvergleich Workgroup / Standard / Enterprise 18

19 Nintex Software Assurance und Premium Support Options Neue Releases der Software Helpdesk Eine kostenlose Entwickler / Testlizenz pro Produktionslizenz + Unbegrenzte kostenlose Entwickler-Lizenzen Live Support (LiveMeeting und Telefonsupport) Priority / Service Level Agreement Dedizierter Support Consultant Zugriff auf rabattieres Custom Support Consulting 19

20 Schnellstart mit der kostenlosen Testversion 2 Varianten (Link) Download (30-Tage-Testversion) Gehostete DEMO-Umgebung bei NINTEX Nicht auf Produktivumgebung verwenden! Nintex Connect Dokumentation: Hilfe im Forum: 20

21 Empfohlenes Vorgehen Konzepterstellung Ggfs. Schnittstellenimplementierung Pilot Umsetzung Schulung Initialbegeleitung 21

22 Schulungsthemen Grundlagen Windows Workflow Foundation Grundlagen Nintex Workflows 2010 Positionierung SharePoint Designer, Visual Studio Workflow Verwaltung, Status, Aufgaben Bedingungen Workflow Data, List Item Data, Konstanten Timer Jobs Action Set, Template, Snippet Freigabe, Request Data Delegation und Eskalation, Reminder, Report Webparts Hands-On: Workflow Prozessbeispiel State Machine Travel Management mit State Machine InfoPath 2010 mit Nintex Nintex Action Items Workflows Design Pattern 22

23 Communardo unterstützt Sie Um effizientere Zusammenarbeit zu erreichen Bei der Bereitstellung der Basis-Plattform Beim Aufbau von Piloten und Leuchttürmen Bei der Befähigung der Mitarbeiter zur eigenverantwortlichen Nutzung mit fachlichen und technischen Support Ausbau der 2.0 Dienste und Moderation 23

24 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Fragen Verwenden Sie bereits Workflows in Ihrem Unternehmen? (Wenn ja, wie?) Planen Sie, Workflows demnächst in Ihrem Unternehmen zu verwenden? 24

25 Weiterführende Links / Quellen Fallstudienarbeit inkl. wirtschaftlicher Betrachtung von Marc Sundermann, Sabine Urban, Christian Zimon von der Hochschule für Oekonomie & Management, Hamburg, Juni point_2010_systems (Empfehlenswert Empfehlenswert!) VIDEO: Nintex Workflow Workflows for SharePoint made easy Communardo Techblog-Artikel zu Nintex Live 25

26 Weiterführende Links / Quellen Einführung in Workflows Visio: Erstellen, Importieren und Exportieren von SharePoint-Workflows in Visio SharePoint Designer: Einführung in das Entwerfen und Anpassen von Workflows Visual Studio: Nur Code, Codetrennung, Kein Code Nintex Software Assurance und Premium Support Options US/Support/Documents/Nintex%20Support%20Options%20Flyer.pdf 26

27 Kontakt Communardo Software GmbH Kleiststraße 10 a Dresden Telefon: +49 (351) Standort Stuttgart Leinfelder Straße Leinfelden-Echterdingen Telefon: +49 (711) Christian Heindel Telefon: +49 (351)

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