Informationen zum Coachingzentrum der BAköV

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1 Informationen zum Coachingzentrum der BAköV 1. Einleitung 2. Coaching 2.1. Eine fortbildungsorientierte Definition für die öffentliche Verwaltung 2.2. Abgrenzung zu anderen Maßnahmen 2.3. Arten von Coaching 2.4. Anlässe und Ziele 2.5. Grundvoraussetzungen 3. Ablauf einer Maßnahme / Aufgaben des Coachingzentrums 3.1. Das Coachingzentrum 3.2. Adressatenkreis / Teilnahmeberechtigte 3.3. Bedarfsermittlung 3.4. Beratung der Behörden 3.5. Auswahl eines geeigneten Coachs 3.6. Durchführung und Abschluss eines Coachings 3.7. Vertraulichkeit 3.8. Kosten

2 Informationen zum Coachingzentrum der BAköV 1. Einleitung Im Zuge der tief greifenden Veränderungen des Arbeitsalltages mit ständig zunehmendem Arbeits- und Zeitdruck und der fortschreitenden Entwicklung zu einer Informations- und Wissensgesellschaft sind die Anforderungen insbesondere an Führungskräfte erheblich gestiegen. Gerade in der öffentlichen Verwaltung kommt ihnen eine besondere Verantwortung zu: meist ohne die Möglichkeiten klassischer Motivationsmittel (u.a. monetäre Anreize, Aufstiegschancen) ausgestattet, müssen sie die Leistungsfähigkeit, das Engagement und die Kreativität ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten und fördern und dabei Impulsgeber für notwendige Innovationsprozesse sein. Um dem Grundsatz des lebenslangen Lernens einerseits und den unterschiedlichen Wissens- und Erfahrungshintergründen der Führungskräfte andererseits Rechnung zu tragen, muss eine dienstliche Fortbildung zunehmend maßgeschneiderte Angebote machen. Dabei spielt auch die knapper werdende Zeit eine Rolle: nicht alle Führungskräfte sind mit klassischen, mehrtägigen Seminarangeboten zu erreichen. Vor diesem Hintergrund hat Coaching 1 als individuellste Form der Fortbildung einen erheblichen Bedeutungszuwachs erfahren. Ist dies in der Wirtschaft schon seit einer Reihe von Jahren so, hat nun auch die öffentliche Verwaltung die Wichtigkeit und Effizienz von Coaching erkannt. Coaching setzt unmittelbar vor Ort an, ist zeitökonomisch, bedarfs- und adressatenorientiert. Es kann helfen, kurzfristig maßgeschneiderte Lösungsansätze für konkrete und individuelle Fragestellungen zu finden. Neben Einzelcoachings gibt es besondere Angebote für ganze Teams. Hier stehen die Verbesserung der Arbeits- und Leistungsfähigkeit, die Arbeit an der Teamchemie und oft auch die Vorbereitung auf anstehende Veränderungsprozesse im Vordergrund. 1 Eine gültige Übersetzung für Coaching gibt es nicht. Daher werden auch die eingeführten englischen Begriffe Coach und Coachee (für denjenigen, der ein Coaching in Anspruch nimmt) auch im Deutschen beibehalten, und zwar einheitlich in der männlichen Form sowohl für weibliche als auch männliche Coachs oder Coachees

3 2. Coaching 2.1. Eine fortbildungsorientierte Definition für die öffentliche Verwaltung Coaching ist eine personen-, prozess- und organisationsbezogene, interaktive Beratung, Unterstützung und Begleitung im jeweiligen beruflichen Kontext mit dem Ziel der effektiven und ökonomischen Aufgabenerfüllung. Coaching kombiniert individuelle Beratung mit persönlichem Feedback und praxisorientiertem Training. Es unterstützt dabei die arbeitsbezogene Selbstreflexion, Entscheidungsfindung und Lösungssuche auf Augenhöhe und außerhalb der Hierarchie. Coaching ist eine neue Form individuellen, spezifischen Lernens und Erfahrens anhand konkreter Ziele und Arbeitssituationen. Mit dem Fokus auf die jeweilige Persönlichkeit stärkt Coaching in beruflichen Entwicklungs- und Lernprozessen die Fähigkeit zur Selbststeuerung hin zur Selbstoptimierung. Dabei sollen auch verdeckte Ressourcen und Potentiale identifiziert, benannt und damit nutzbar gemacht werden. Coaching als Individualtraining ist damit die intensivste Form der beruflichen Fortbildung Abgrenzung zu anderen Maßnahmen Coaching ist in der Regel kein Ersatz für herkömmliche Fortbildungsmaßnahmen (z.b. Führungsseminare). Es soll vielmehr eine ergänzende, individuelle Form der professionellen Beratung und Begleitung bieten und helfen, Lösungsansätze für konkrete Frage- und Problemstellungen zu erarbeiten. Coaching ersetzt weder eine psychologische noch eine therapeutische Beratung und sollte auch nicht mit Seelsorge verwechselt werden. Coaching setzt immer die Selbststeuerungsfähigkeit der Person voraus und appelliert an deren Eigenverantwortlichkeit. Ein Coach steht außerhalb der Dienststelle und dessen Hierarchie. Eine Einbeziehung Dritter (Vorgesetzte, Personalabteilung, etc.) in den Coachingpro

4 zess oder dessen Vor- und Nachbereitung kann nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Coachees erfolgen, da das Vertrauensverhältnis zwischen Coach und Coachee absolute Priorität hat Arten von Coaching Das Einzelcoaching ist die am häufigsten angefragte Form. Hierbei geht es um die gezielte Begleitung und Unterstützung einzelner Personen, insbesondere Führungskräfte. In der Regel wird dabei ein Gesamtaufwand von 15 Stunden zu Grunde gelegt, die zwischen Coach und Coachee frei längstens über die Dauer von 6 Monaten vereinbart und terminiert werden. Ein Teamcoaching hat eine ganze Arbeitseinheit (Projektgruppe, Referat, etc.) als Adressaten und beinhaltet die Begleitung eines Entwicklungsprozesses im Team, um dessen Leistungsfähigkeit zu erhalten und zu steigern. Es geht damit über die Ziele einer Konfliktlösung oder einer Mediation im Team hinaus, schließt diese ggf. aber explizit mit ein. In besonders schwierigen Fällen kann dem eigentlichen Teamcoaching eine sogenannte Situationsanalyse voraus- gehen, bei der in Einzelgesprächen die Ausgangslage aufgenommen wird. Basierend auf den daraus gewonnenen Erkenntnissen können dann geeignete Coachingmaßnahmen vorgeschlagen werden. Über das klassische Coaching hinaus gibt es Fachcoachings, bei denen zu- sätzliche theoretische Inhalte vermittelt werden und eher Beratungsaspekte im Vordergrund stehen. Hierunter fällt auch das Angebot des sogenannten Redecoachings zur Vorbereitung auf besondere Redesituationen oder Medi- enauftritte. Fachcoaching kommt ebenfalls bei der Übernahme bestimmter herausgehobener fachlicher Aufgaben in Betracht, die spezielles Einzeltrai- ning und Begleitung in der Praxis erfordern. Diese Angebote werden in en- ger Zusammenarbeit mit den übrigen Lehrgruppen der Bundesakademie schrittweise bedarfsgerecht entwickelt Anlässe und Ziele Ein Coaching kann dienen als: - 4 -

5 Navigationshilfe bei der Lösungssuche, Entscheidungsfindung oder im Rahmen der Begleitung von persönlichen oder organisatorischen Veränderungsprozessen, Inspiration und Lernkatalysator für einzelne Verantwortungsträger, die an der Optimierung ihrer Wirksamkeit als Führungspersönlichkeit arbeiten möchten (z. B. durch Rollenreflexion, Abgleich Selbstbild/Fremdbild, Klärung von Stärken und Schwächen), Stärkung der eigenen Professionalität durch Einsicht in Mechanismen, Handlungszusammenhänge, Kommunikations- und Bewertungsmuster sowie verbesserte Steuerung von Einstellungen und Verhaltensweisen, Standortbestimmung in Phasen organisatorischer oder persönlicher Neuorientierung (Realtitäts-Check, Klärung eigener und fremder Erwartungen, persönlicher Kompetenzen und Ressourcen, Identifizierung von notwendigen Veränderungsansätzen), Konfliktbegleitung in akuten oder schweren Krisensituationen im beruflichen Bezugsrahmen (Auswege aus einer Negativspirale, Re-Stabilisierungshilfe), Unterstützung von Teamprozessen in neuen oder bestehenden Arbeitseinheiten / Projektgruppen (Entwicklung gemeinsamer Ziele und Umsetzungspläne, kritischer Dialog, Kooperationsförderungs- und Konfliktmanagementstrategien u. a.), gezieltes Individualtraining zum Erwerb bestimmter Wissensinhalte oder Kompetenzen (z.b. individuelles Rhetorik- und Medientraining) Grundvoraussetzungen Coaching ist ein Prozess, der ein konkretes Ziel voraussetzt. Bevor ein Coach helfen kann, Frage- und Problemstellungen zielgerichtet und lösungsorientiert anzugehen, muss daher geklärt werden, wie das Soll aussieht und wie das Ist. Das bedeutet für den Coachee, dass er eine Vorstellung davon hat, was nach Beendigung des Coachings anders sein soll als zum gegenwärtigen Zeitpunkt. Eine oft nur allgemeine Unzufriedenheit mit der Situation wird so konkretisiert

6 Dieser erste, in einem Vorgespräch zu klärende Schritt ist unabdingbar, weil nur so die Voraussetzungen für sinnvolle Maßnahmen geschaffen werden können. Für den nachfolgenden Coachingprozess gilt selbstverständlich, dass zwischen den Beteiligten nur solche Vereinbarungen getroffen werden, die im gemeinsamen Interesse auch eingehalten werden können. Oberstes Gebot für ein Coaching ist die Freiwilligkeit. Darüber hinaus sollte der Coachee ein grundlegendes Interesse an konstruktiver Zusammenarbeit mit dem Coach zeigen und Lern-, Reflexions- und Veränderungsbereitschaft mitbringen. 3. Ablauf einer Coachingmaßnahme / Aufgaben des Coachingzentrums 3.1. Das Coachingzentrum Die Umsetzung der Coachingersuchen soll zeitnah, zuverlässig, unbürokratisch und unter Wahrung der gebotenen Vertraulichkeit erfolgen. Daher werden diese Maßnahmen im Coachingzentrum der BAköV (Lehrgruppe 6, coachingzentrum@bakoev.bund.de ) gebündelt. Das Coachingzentrum berät und unterstützt die Ministerien und Behörden dabei, geeignete Coachingmaßnahmen für Führungskräfte, Teams und Gruppen zu finden oder zu konzipieren, die sich nicht in der Form von Seminaren oder Workshops durchführen lassen, sondern die die spezielle Methode des Coachings erfordern oder zumindest als wesentlichen Bestandteil beinhalten Adressatenkreis / Teilnahmeberechtigte Das Coachingangebot richtet sich grundsätzlich an alle Entscheidungsträger eines Ministeriums oder einer Behörde, d. h. maßgeblich an erfahrene Führungskräfte, die idealer Weise bereits eine Führungskräftefortbildung durchlaufen haben. Coachings können jedoch auch für sonstige Führungskräfte, Beschäftigte in besonderen oder herausgehobenen Funktionen, Teams und Gruppen durchgeführt werden, soweit die Dienststelle dies für notwendig erachtet

7 3.3. Bedarfsanmeldung Die Freiwilligkeit der Teilnahme ist die zentrale Voraussetzung für ein erfolgreiches Coaching. Daher beginnt der Prozess in der Regel bei dem/den Coachee/s selbst, die den Wunsch/Bedarf nach einem Coaching an die zentrale Fortbildungsstelle der Ministerien/Behörden herantragen. Das Ministerium oder die Behörde, die für eine/einen oder mehrere ihrer Beschäftigten ein Coaching für angezeigt hält, meldet diesen Bedarf dann beim Coachingzentrum an Beratung der Behörden und der Coachees Das Coachingzentrum steht den Ministerien und Behörden als zentrale Ansprechstelle für eine umfassende Beratung über das individuelle Fortbildungsangebot, das sich im Wege eines Coachings realisieren lässt, zur Verfügung. Im Einzelfall klärt das Coachingzentrum, ob und welche Coachingmaßnahme für einen konkreten Anlass geeignet ist und ob es diese anbieten kann. Dafür führen die Mitarbeiter des Coachingzentrums mit den Coachees ein Anlassund Zielklärungsgespräch, in dem alle für das Coaching relevanten Informationen ausgetauscht und der spezifische Coachingbedarf konkretisiert wird (sog. Auftragsvorklärung) Auswahl eines geeigneten Coaches Das Coachingzentrum verfügt über einen Pool von derzeit rund 150 erfahrenen Coachs (auch mit unterschiedlichen Spezialisierungen und Feldkompetenzen), die bundesweit zum Einsatz kommen. Auf Grund des spezifischen Coachingbedarfs (Themen, Inhalte, Ziele, Ort, berufliche Rahmenbedingungen und Persönlichkeit des Coachees, etc.) wählen die Mitarbeiter des Coachinzentrums unter Beachtung des Vergaberechts (i.d.r. freihändige Vergabe unter drei Angeboten) einen geeigneten Coach für die Maßnahme aus. Ein erstes Gespräch zwischen Coach und Coachee dient dem Kennenlernen. Im Anschluss daran wird das Coachingzentrum darüber informiert, ob man sich gegensei

8 tig eine Zusammenarbeit vorstellen kann. Erst danach wird der konkrete Vertrag zwischen Coachingzentrum und Coach ausgefertigt Durchführung und Abschluss des Coachings Den eigentlichen Coachingprozess führen Coachee und Coach nach Maßgabe ihrer individuellen Absprachen durch. Ort, Zeit und Dauer der einzelnen Sitzungen sind nicht vorgegeben. Insgesamt sollte ein Coaching jedoch in einem Zeitraum von sechs Monaten abgeschlossen sein. Auf der Grundlage des Vertrages werden die nachgewiesenen Stunden dem Coachingzentrum in Rechnung gestellt Vertraulichkeit Die im Vorfeld oder während eines konkreten Coachings bekannt gewordenen Sachverhalte werden sowohl von den Mitarbeitern des Coachingzentrums als auch von den Coachs selbstverständlich vertraulich behandelt Kostentragung Die Frage der Kostentragung ist für jede Coachingmaßnahme gesondert jeweils im Rahmen des ersten Gespräches mit der anfragenden Behörde zu klären. Nach den gültigen Bestimmungen der Bundesakademie ist eine Coachingmaßnahme für Bedienstete des Bundesministeriums der Verteidigung, Vollzugsbeamte der Bundespolizei oder für Angehörige der mittelbaren Bundesverwaltung in jedem Fall kostenpflichtig. Ob eine Coachingmaßnahme für Beschäftigte der unmittelbaren Bundesverwaltung im Einzelfall kostenfrei gestellt werden kann, entscheidet das Coachingzentrum unter Berücksichtigung seiner jeweils verfügbaren Haushaltsmittel. Andernfalls sind die Kosten durch die Behörde zu erstatten. Vergütet werden jeweils nur die tatsächlich geleisteten Stunden, die durch einen Bestätigungsvermerk der Coachees nachzuweisen sind