EVENT- VERMARKTUNGS- STUDIE 2017

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1 EVENT- VERMARKTUNGS- STUDIE 2017 Welche Vermarktungsmaßnahmen setzt die Branche wirklich ein? % % % 1

2 Inhaltsangabe 1. Einleitung S Die Personen hinter den Ergebnissen: Wer hat an unserer Umfrage teilgenommen? S Umfrage-Ergebnisse S Wie vermarktet die Business-Event-Branche? Das sind die Antworten der Veranstalter. S. 5 Was wollen und erwarten Ihre Teilnehmer wirklich? Uns haben sie es verraten. S Ergebnis-Analyse: Inwieweit differenzieren sich die Veranstalter- und die Teilnehmerperspektive? S Besonderheiten bei Konferenz-, Seminarund Messeveranstaltern S Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick S Tipps, wie Sie die Ergebnisse unserer Studie für Ihre Eventvermarktung nutzen können! S Fazit S. 22 2

3 Welchen Effekt eine ausgefeilte Eventvermarktung haben kann, zeigt die Online Marketing Rockstars Konferenz von der Ramp102 GmbH. Seit der Premiere in 2013 konnten die Veranstalter ihre Teilnehmerzahl innerhalb von vier Jahren von auf in 2017 steigern also mehr als 20-mal so viel! Was aber haben die Rockstars in so kurzer Zeit so richtig gemacht? Die Antwort ist angesichts des enormen Erfolges erstaunlich simpel. Sie haben einen intelligenten Mix aus klassischen und digitalen Vermarktungslösungen wie , Social Media und Content-Marketing eingesetzt! Spiegelt diese Art der Vermarktung den generellen Trend in der Eventindustrie wider oder handelt es sich eher um eine Ausnahme? Die Vermarktungsoptionen entwickeln sich immer weiter und ein Trend folgt dem nächsten. Aber nicht immer passen neue Lösungen zu den Vermarktungszielen, der Zielgruppe oder zum Budget. Welche Vermarktungsmaßnahmen funktionieren für Veranstalter am besten und über welche Maßnahmen werden Teilnehmer besonders auf Events aufmerksam? Mithilfe unserer Online-Umfrage unter Veranstaltern und Teilnehmern haben wir Antworten auf diese Fragen gefunden. In dieser Studie erfahren Sie, welche Vermarktungsmaßnahmen den größten Erfolg bringen und worauf Ihre Teilnehmer den größten Wert legen. Da keine Eventart wie die andere ist, haben wir speziell für Konferenz-, Seminar- und Messeveranstalter besondere Auffälligkeiten bei den Antworten hervorgehoben. Basierend auf den Umfrage-Ergebnissen geben wir Ihnen zum Schluss 6 Tipps, wie Sie Ihre Eventvermarktung in Zukunft optimieren können. 3

4 Die Personen hinter den Ergebnissen: Wer hat an unserer Umfrage teilgenommen? Insgesamt nationale und internationale Veranstalter sowie nationale und internationale Teilnehmer haben sich an unserer Online-Umfrage beteiligt. 63 % der Veranstalter organisieren Seminare und 39 % veranstalten Konferenzen & Kongresse. 34 % sind Messeveranstalter. 31 % gaben an, auch andere Arten von Events zu veranstalten, z. B. Networkingund Corporate-Events.* Die Umfrage wurde von 86 % der Veranstalter abgeschlossen. Bei den Teilnehmern lässt sich auch ein Fokus auf Business-Events erkennen: 61 % von ihnen besuchen überwiegend Seminare, während 54 % Konferenzteilnehmer sind. 42 % der Teilnehmer besuchen eher Messen und 10 % verteilen sich auf andere Eventarten. Auch hier war eine Mehrfachnennung möglich. Die Umfrage wurde von 94 % der Teilnehmer abgeschlossen. *Bei dieser Frage war eine Mehrfachnennung möglich, da einige Veranstalter verschiedene Eventarten organisieren. 4

5 Umfrage-Ergebnisse Wie vermarktet die Business-Event-Branche? Das sind die Antworten der Veranstalter. Welche Maßnahmen nutzen Veranstalter für Ihre Events? Eigene Website: 89 % -Marketing: Social-Media-Marketing: 76 % 73 % Klassische Printwerbung: Public Relations: Suchmaschinen-Optimierung (SEO): Influencer- bzw. Multiplikatoren-Marketing: Eigener Blog: Display Advertising / Bannerwerbung: Suchmaschinen-Werbung (SEA): Virales Marketing: Klassische Radiowerbung: Andere: 47 % 40 % 28 % 23 % 22 % 21 % 18 % 13 % 11 % 10 % Drei von vier Veranstaltern setzen auf - und Social-Media-Marketing bei der Eventvermarktung. Eine eigene Website zu haben, ist der Standard. Das sehen auch 9 von 10 befragten Veranstaltern so (89 %). Logisch, denn hierauf verlinken auch alle Vermarktungsmaßnahmen. Sie haben eine neue Nachricht! Das wird vielen Teilnehmern bekannt vorkommen, denn drei Viertel der Veranstalter (76 %) verschicken ihre Einladungen und Neuigkeiten gerne per . Dem Goliath der Eventvermarktung ist aber ein Jungstar dicht auf den Fersen: das Social-Media-Marketing. Mit 74 % nutzen Veranstalter die sozialen Medien fast so gerne für Ihre Eventvermarktung wie -Marketing. International sind es sogar 83 % der Veranstalter, die auf Social-Media-Marketing setzen, während 79 % von ihnen -Marketing bevorzugen. Nach diesem Dreigestirn kommt erst einmal lange nichts. Platz 4 mit 47 % belegt dann das Urgestein der Marketing-Branche die klassische Printwerbung (international sind es sogar nur 28 %). Auch über PR-Maßnahmen erhoffen sich Veranstalter weiterhin Aufmerksamkeit. Fast die Hälfte (40 %) von ihnen setzt sie für die Eventvermarktung ein. 5

6 Wie sieht es aber neben Social-Media-Marketing mit innovativen Marketing-Maßnahmen aus? Hier besteht eindeutig Nachholbedarf. Weder Blogs (22 %) und Influencer-Marketing (23 %) noch virales Marketing (13 %) gehören bisher zur ersten Wahl. International sieht es da schon etwas anders aus: Blogs werden beispielsweise von 29 % der befragten Veranstalter eingesetzt. Welche Marketing-Ziele verfolgen Veranstalter? Für zwei Drittel der Veranstalter heißt es: Der Kunde muss gehalten werden! Mehr Teilnehmer gewinnen Bekanntheit der Veranstaltung steigern Kundenbindung stärken Informationskanal für Teilnehmer Image der Veranstaltung steigern Marketing-Ausgaben reduzieren Mehr Teilnehmer zu gewinnen, ist das höchste Ziel für Veranstalter (84 %). Nicht nur, wer in der Event-Branche arbeitet, dürfte jetzt nicht vor Überraschung vom Bürostuhl fallen. Ohne Teilnehmer gibt es schließlich auch keine Veranstaltung. Was an den Umfrage-Ergebnissen aber auch abzulesen ist: Bei der Konkurrenz heutzutage ist es den befragten Veranstaltern umso wichtiger (72 %), die Bekanntheit der Veranstaltung zu steigern und die Kundenbindung zu stärken (60 %). Beziehungsaufbauende Maßnahmen scheinen also an Wert zu gewinnen. 6

7 Bei welchen Zielen konnten Veranstalter eine Verbesserung durch digitale Marketing-Maßnahmen feststellen? Mehr als zwei Drittel der Veranstalter konnten ihre Marketing-Ziele mit digitalen Marketing-Maßnahmen erreichen. Bekanntheit der Veranstaltung steigern Mehr Teilnehmer gewinnen Kundenbindung stärken Informationskanal für Teilnehmer Image der Veranstaltung verbessern Marketing-Ausgaben reduzieren Verglichen mit den gesetzten Marketingzielen konnten fast alle Veranstalter die Bekanntheit ihrer Veranstaltung steigern und somit ihr zweitwichtigstes Ziel erreichen. Einen kleinen Wermutstropfen gibt es allerdings bei der Zielerreichung trotzdem: Das wichtigste Ziel, nämlich mehr Teilnehmer zu gewinnen, liegt nur auf Platz 2. Dennoch konnten sich mehr als zwei Drittel der Veranstalter über eine größere Anzahl an Teilnehmern freuen. Auch bei der Kundenbindung konnte über die Hälfte der Veranstalter ihre Ziele erreichen. Digitale Maßnahmen zahlen also nicht nur auf die Gewinnung von neuen Teilnehmern ein, sondern sind auch für die Bindung ehemaliger Teilnehmer relevant. 7

8 Welche Marketing-Maßnahmen möchten Veranstalter zukünftig noch stärker nutzen? Social-Media- Marketing 65 % Social-Media-Marketing ist weiter hoch im Kurs: Über die Hälfte der Veranstalter will die sozialen Medien in Zukunft sogar stärker nutzen. -Marketing Suchmaschinen- Optimierung (SEO) 48 % 41 % 33 % 29 % Eigene Website Influencer- bzw. Multiplikatoren-Marketing Social Media gibt weiter Vollgas. Der Zukunfts- 24 % Eigener Blog trend der Veranstalter zeigt, dass hier noch lange kein Stillstand erreicht ist. Über die Hälfte der Veranstalter (65 %) will ihre Werbemaßnahmen auf Social Media ausweiten. Auch bei der eigenen Website sehen Veranstalter weiter Optimierungsbedarf. Knapp die Hälfte von ihnen (48 %) will die eigene Website in Zukunft stärker nutzen. Public Relations Suchmaschinen- Werbung (SEA) Klassische Printwerbung 23 % 22 % 20 % 11 % 10 % Virales Marketing Display Advertising / Bannerwerbung versenden! wollen 40 % der befragten Veranstalter häufiger klicken. Als erfolgreich- 4 % Andere ste Distributionsmaßnahme soll auch zukünftig stärker genutzt werden. Klassische Radiowerbung 3 % Die Tendenz zeigt also, dass auch für die Zukunft keine Änderung auf dem Marketingthron zu erwarten ist. und Social-Media-Marketing sowie die eigene Website regieren weiter das Feld. 8

9 Setzen Veranstalter zukünftig stärker auf digitale Marketing-Maßnahmen anstatt auf klassiche Werbemaßnahmen wie Printanzeigen? Für 9 von 10 Veranstaltern ist eine zielgruppenspezifische Ansprache der Hauptvorteil digitaler Marketing-Maßnahmen. Über die Hälfte der Veranstalter (64 %) hat vor, zukünftig stärker auf digitale Marketing-Maßnahmen zu setzen. Damit laufen sie klassischen Werbemaßnahmen wie Printanzeigen den Rang ab. Die Digitalisierung zahlt sich also auch bei der Eventvermarktung aus. Welche Vorteile digitaler Marketing-Maßnahmen sehen die 64 % der Veranstalter, welche die Maßnahmen stärker nutzen wollen? Effektivere Niedrigere Bessere Mess- und Interaktivität mit Multimediale Zielgruppenansprache Kosten Kontrollierbarkeit den Teilnehmern Möglichkeiten Die Zielgruppenansprache ist auch bei der Eventvermarktung das A & O. Die Qualität der Zielgruppenselektion ist mittlerweile ein zentrales Kriterium beim Schalten von Werbebannern. In der effektiven Zielgruppenansprache sehen mit 86 % die Veranstalter den größten Vorteil. Von allen befragten Veranstaltern bestätigt dieselbe Anzahl (86 %), dass ihr eine zielgruppenspezifische Ansprache mehr Erfolge bringt als eine Massenansprache. Für alle Sparfüchse gibt es auch gute Nachrichten: Zwei Drittel der Veranstalter konnten mit digitalen Marketing-Maßnahmen ihre Vermarktungskosten senken, während die wichtigsten Vermarktungsziele erreicht wurden. In puncto Effizienz liegen digitale Marketing-Maßnahmen definitiv ganz vorne. Zudem bieten die Werbebanner online auch bessere Mess- und Kontrollierbarkeit. Für mehr als die Hälfte der Veranstalter (62 %) sind also die Statistiken, die aus den Maßnahmen online gezogen werden, ein relevanter Vorteil. 9

10 The Voice of the Organizer: Die Top 5 Aussagen der Veranstalter Mehr als die Hälfte der Veranstalter (65 %) plant, ihre Aktivitäten zur Bewerbung ihrer Veranstaltungen in Zukunft zu verstärken. Veranstalter sehen also auch weiterhin Bedarf, mehr für die Bewerbung ihrer Veranstaltung zu tun. Liegt es am Konkurrenzdruck? 27 % der befragten Veranstalter sagen zumindest, dass sie allein aus diesem Grund neue Marketing-Maßnahmen ausprobieren. Werbebanner reichen nicht mehr aus. Darin sind sich 62 % der Veranstalter einig. Es werde immer wichtiger, eine Beziehung zu den Teilnehmern aufzubauen, z. B. über Social-Media-Gruppen. Dies unterstützt die These, dass der Beziehungsaufbau zu den Teilnehmern auf lange Sicht ein wichtiger Faktor für die Teilnehmergewinnung ist. Massenansprache hat ausgedient: Über die Hälfte der Veranstalter (60 %) ist der Meinung, dass sich ein zu starker Einsatz von Marketing-Maßnahmen eher negativ auf das Kaufverhalten der Teilnehmer auswirkt. Um so eine Massenansprache zu vermeiden, setzen Veranstalter also auf die gefilterte (statt spamige) Teilnehmeransprache. Trends zu folgen ist das eine, aber up to-date will nur ein Drittel der Veranstalter (35 %) sein. Neue Vermarktungs-Maßnahmen werden also (noch) nicht als wichtig genug eingeschätzt, um sie in den Marketing-Mix für das Event zu berücksichtigen. Es wird stärker auf bereits bekannte Teilnehmerbedürfnisse geachtet. 10

11 Aber was sind die Teilnehmerbedürfnisse? Wer könnte diese Frage besser beantworten als die Teilnehmer selbst? Niemand. Aus diesem Grund haben wir über eine Online-Umfrage wertvolle Insights von den Teilnehmern gesammelt Was wollen und erwarten Ihre Teilnehmer wirklich? Uns haben sie es verraten. Wie werden Teilnehmer auf Events aufmerksam? Ich folge Empfehlungen meiner Bekannten und Freunde. Ich folge Empfehlungen über / Event-Newsletter. Ich recherchiere gezielt nach bestimmten und mir bekannten Events. Ich suche auf dem XING Eventmarkt nach Events. Teilnehmer reagieren vor allem auf persönliche Empfehlungen. Andere. Ich recherchiere mithilfe bestimmter Stichworte in Suchmaschinen nach passenden Events. Ich lasse mich von Werbebannern im Internet und in Fachzeitschriften inspirieren. Ich suche auf Social- Media nach Events. Virales Marketing ist ein Muss für Veranstalter. Warum? Die meisten Teilnehmer (66 %) werden durch Empfehlungen von Bekannten und Freunden auf Veranstaltungen aufmerksam gemacht. Der virale Charakter bei der Eventvermarktung ist also nicht zu unterschätzen. Dies wird auch durch die Angaben im Freitextfeld bestätigt. 38 % der Teilnehmer gaben an, dass sie vom Veranstalter selbst oder Bekannten zum Event eingeladen werden. Auf das Empfehlungsmarketing folgt sogleich King % der befragten Teilnehmer bestätigen, dass das beliebte -Marketing der Veranstalter auch Früchte trägt. Hier treffen Veranstalter also voll ins Schwarze! Selbst ist der Teilnehmer! Knapp die Hälfte von ihnen (49 %) recherchiert gezielt und auf eigene Faust nach ihnen bekannten Events. Hierfür ist es also wichtig, auf den großen Event-Marktplätzen präsent und sichtbar zu sein. Ein weiterer Besuch eines Teilnehmers im Folgejahr ist der größte Ritterschlag für einen Veranstalter. Ein gutes Event ist also die beste Werbung für sich selbst. 11

12 Über welche Quellen informieren sich Teilnehmer am häufigsten über Events? Website des Veranstalters bzw. Events: /Event-Newsletter: 52 % 68 % XING Eventmarkt: Suchmaschinen: Social-Media-Seite des Events: Blog des Veranstalters bzw. Events: Social-Media-Gruppe des Events: Andere: Alle Wege führen Stopp! Nicht nach Rom, sondern zur Website des Veranstalters bzw. des Events. Die Event-Website ist erste Anlaufstelle für Teilnehmer (68 %), wenn es darum geht, sich über das Event zu informieren. 29 % 25 % 23% 12 % 9 % 4 % Event-Website und Event-Newsletter sind Hauptinformationsquellen für Teilnehmer. Gut die Hälfte von ihnen (52 %) setzt weiter auf s und Event-Newsletter. Die regelmäßigen Updates zum Event werden also sehr von den Teilnehmern geschätzt. Das bestätigt mehr als die Hälfte der Teilnehmer (66 %) durch die Angabe, regelmäßig Neuigkeiten zur Veranstaltung zu verfolgen. Mit 29 % ist der Eventbereich auf XING die drittliebste Quelle für Teilnehmer, um sich über Events zu informieren. Hier stehen den Teilnehmern alle relevanten Business-Events auf nur einer Plattform zur Verfügung und können durch eine einfache (Stichwort-)Suche leicht gefunden werden. Die kompakten Informationen über das Event auf XING geben den Teilnehmern letztendlich einen guten ersten Überblick darüber, was sie bei dem Event erwartet. 12

13 Welche Vorteile sehen Sie im Angebot neuer Informations- Plattformen wie Blogs und Social-Media-Gruppen? Ich bekomme mehr und detailliertere Informationen zum Event, z. B. Agenda und Redner. Die Kommunikation mit dem Veranstalter gestaltet sich leichter, z.b. bei Event-Updates. Über die Hälfte der Teilnehmer sieht mehr Informationen und die verbesserte Kommunikation mit dem Veranstalter als die größten Vorteile digitaler Plattformen an. Ich kann mich besser mit anderen Teilnehmern im Vorfeld vernetzen. Der themenspezifische Austausch mit anderen Teilnehmern hilft mir auch fachlich, obwohl ich nicht beim Event dabei sein kann. Andere. Teilnehmer schätzen am meisten die umfangreichen Informationsmöglichkeiten. Über die Hälfte von ihnen (58 %) gab an, mehr und detailliertere Informationen zum Event zu erhalten. Außerdem hat sich für sie durch digitale Informationsplattformen auch die Kommunikation mit dem Veranstalter gebessert. Das sieht knapp die Hälfte der befragten Teilnehmer so (46 %). In der Gesamtbetrachtung sagen 9 von 10 Teilnehmern, dass sie sich im Vorfeld des Events genügend über die Eventinhalte informiert fühlen. Über die Hälfte von ihnen (55 %) sagt sogar, dass dies an digitalen Lösungen liegt. Das Thema Netzwerken ist neben der verbesserten Kommunikation der zweite große Vorteil für Teilnehmer. Mehr als ein Drittel (37 %) der Teilnehmer sieht es als besonders großen Vorteil, dass sich das Netzwerken mit anderen Teilnehmern durch digitale Lösungen verbessert hat. Auch der fachliche Austausch mit anderen Teilnehmern über Online-Plattformen bringt die befragten Teilnehmer (25 %) beruflich weiter, selbst wenn sie letztendlich nicht am Event teilnehmen können. 13

14 4. Ergebnis-Analyse: Inwieweit differenzieren sich die Veranstalter- und die Teilnehmerperspektive? 14

15 Eventvermarktung muss viral werden! Sie ist kostenfrei und hat einen unglaublichen Effekt auf die Anzahl der Teilnehmer: die Viralität. Die meisten Teilnehmer werden hierüber auf Events aufmerksam. Aber nur 13 % der Veranstalter zählen auf virales Marketing bei der Eventvermarktung. Das volle Potenzial des viralen Marketings nutzen sie demnach nicht aus. Woher stammt die Zurückhaltung seitens der Veranstalter bezüglich dieses Themas? Viralität lässt sich nur schwer beeinflussen und steuern. Somit ist der virale Effekt, also die Reichweite über Empfehlungen von Bekannten, nur schwer abzuschätzen und in Vermarktungskampagnen einzuplanen. Immerhin lässt sich hier ein Aufwärtstrend feststellen. In Zukunft wollen 22 % der Veranstalter virales Marketing stärker in ihre Eventvermarktung integrieren. Auch der nette Nachbar aus dem Empfehlungsmarketing das Influencer-Marketing lässt grüßen. Gut ein Drittel der Veranstalter (33 %) will mithilfe von Influencern, also Meinungsträgern, in Zukunft Teilnehmer erreichen. Hier spielt auch das Thema Social Media eine Rolle. Wird dieser virale Effekt auf den sozialen Medien ausgespielt, vervielfacht sich die Reichweite für das Event enorm, da eine Eventteilnahme automatisch im eigenen Netzwerk geteilt wird. Die Vermarktungsmaßnahmen von Veranstaltern werden immer digitaler. Freud und Leid zugleich: das Social-Media- Marketing Über die Hälfte der Veranstalter (64 %) will ihre Maßnahmen zur digitalen Bewerbung ausweiten. Dies ist eine durchaus clevere Entscheidung, denn ganze 84 % der Teilnehmer informieren sich überwiegend im Internet über das Event. Markant ist bei den Ergebnissen, dass fast die Hälfte der Veranstalter (47 %) immer noch auf Printanzeigen setzt. Die Prozentzahl der Teilnehmer, die sich hierüber über Events informiert, ist jedoch überschaubar: Lediglich 2 % suchen aktiv in Zeitschriften und Magazine nach Eventinformationen. Veranstalter setzen zu 83 % auf die sozialen Medien und wollen sie auch in Zukunft zu 65 % stärker ausbauen. Wo liegt der Fehler bei der ganzen Sache? Nur 16 % der Teilnehmer suchen über Social Media nach Events (auf XING sind es etwas mehr mit insgesamt 26 %). Die sozialen Medien sind also nicht die erste Anlaufstelle, wenn es um die explizite Suche nach Events geht. Kein Wunder: Hier sucht man auch nicht, hier wird man vom Veranstalter gefunden. 15

16 Weg von klassichen Bannern Alternativen zu offensichtlichen Werbebotschaften müssen her! Nur ein Fünftel der Teilnehmer (20 %) gibt an, auf Banner mit offensichtlicher Werbung zu reagieren sowohl im Internet als auch in Zeitschriften. Klassische Onlinebanner mit einer werblichen Botschaft haben also keinen nennenswerten Effekt mehr auf Teilnehmer. Veranstalter sollten deswegen stärker zu innovativen Werbeformen greifen, z. B. Content- und Empfehlungsmarketing. Der erste Eindruck zählt! Das gilt auch für Ihr Event. Knapp die Hälfte der Teilnehmer (49 %) gibt an, gezielt nach bestimmten und ihnen bekannten Events zu recherchieren. Worauf lässt das schließen? Der erste Eventbesuch hat überzeugt und das Interesse an einer erneuten Teilnahme ist da. Einmal mehr heißt es also: Der erste Besuch des Events muss überzeugen, damit die Teilnehmer im nächsten Jahr wiederkommen. Teilnehmerbindung muss her mit Social-Media-Gruppen? Laut den Veranstaltern heißt die Antwort Nein. Obwohl über die Hälfte von ihnen (62 %) sagt, dass es heutzutage wichtig ist, eine Beziehung zu den Teilnehmern aufzubauen, sind Social-Media-Gruppen nicht die bevorzugte Maßnahme dafür. Nur 9 % der befragten Veranstalter nutzen die Gruppen momentan. Allerdings sind Social- Media-Gruppen bei den Teilnehmern besonders wegen des Informationsaustauschs mit anderen Teilnehmern und den Veranstaltern beliebt. Hier gehen Angebot und Nachfrage also deutlich auseinander. Beim Thema Updates sind sich Veranstalter und Teilnehmer einig. Mit 57 % bei den Veranstaltern und 58 % bei den Teilnehmern sehen beide Parteien den besseren Informationsfluss untereinander als Vorteil digitaler Eventvermarktung. Teilnehmer sehen darin sogar den größten Vorteil. Bei den Veranstaltern ordnet sich der Punkt auf Rang 4 ein. 16

17 5. Besonderheiten bei Seminaranbietern/ Konferenzveranstaltern/ Messeveranstaltern Durchschnittswerte sagen zwar auch viel aus, aber ein Blick mit der Lupe auf die drei großen Business-Event-Typen gibt noch mehr Aufschluss darüber, welche Merkmale für die jeweilige Event-Variante am wichtigsten sind. Konferenzen Seminare Messen: Konferenzen setzen mit 35 % am stärksten auf SEO (Suchmaschinen-Optimierung). (Messen: 32 %; Seminare: 28 %) Mit 39 % ist Influencer-Marketing vor allem bei Konferenzen hoch im Kurs. (Messen: 36 %; Seminare: 31 %). Für Konferenzveranstalter zählt vor allem das Ziel, die Bekanntheit der Veranstaltung zu steigern (73 %), sogar noch vor mehr Teilnehmer gewinnen (69 %). Seminare sind Blog-Champion mit 26 % und werden bei dieser Eventart am häufigsten eingesetzt. (Konferenzen: 23 %; Messen: 18 %) Fast die Hälfte der Seminarveranstalter (45 %) nutzt -Marketing. (Messen: 43 %; Konferenzen: 39 %) Vor allem Seminarveranstalter (68 %) versprechen sich geringere Kosten durch den Einsatz digitaler Marketing-Maßnahmen. (Messen: 62 %; Konferenzen: 60 %) Speziell Messen setzen mit 79 % am meisten auf Kundenbindung, was nach der Aussage Mehr Teilnehmer die meist-genannte Antwort ist. Mit je 58 % nutzen Messeveranstalter PR und klassische Printwerbung am häufigsten. (Konferenzen: 50 %; Seminaren: 36 %) Messen schalten mit 33 % die meisten Display-Ads. (Konferenzen: 27 %; Seminaren: 18 %) Vor allem Messen wollen zu 52 % einen größeren Informationskanal für Besucher schaffen. (Konferenzen: 45 %; Seminare: 40 %) 17

18 6. Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick 18

19 Digitale Eventvermarktung löst klassische Werbemaßnahmen ab. Veranstalter und Teilnehmer bevorzugen gleichermaßen den digitalen Weg, wenn es um die Vermarktung auf der einen Seite und Informationsplattformen auf der anderen Seite geht. Die Argumente dafür sind unschlagbar: effektivere Selektionsmöglichkeiten sowie übersichtliches Tracking, schnellere Handlungsmöglichkeiten und leichterer Zugriff auf Informationen auf Seiten der Teilnehmer. Zwei Drittel der Veranstalter konnten ihre Ziele mit digitalen Lösungen erreichen. Mehr Teilnehmer zu erreichen und die Bekanntheit der Veranstaltung zu steigern waren die größten Ziele, die Veranstalter mit digitalen Marketing-Maßnahmen erreichen wollten. Zwei Drittel (68 %) haben dies auch geschafft kein Wunder also, dass über die Hälfte der Veranstalter (64 %) auch in Zukunft auf digitale Vermarktungsmaßnahmen setzt. Innovative Marketing-Maßnahmen haben die Eventbranche aber noch nicht erreicht. Blog? Influencer? Virales Marketing? Nicht für mein Event! Veranstalter trauen sich noch nicht an den jüngsten Nachwuchs der Marketing-Familie heran. Zu groß ist die Sorge, dass diese Maßnahmen nicht von der eigenen Zielgruppe akzeptiert werden bzw. überflüssig sind. Dabei sind zum Beispiel Blogs eine informative Quelle für Event-Updates für Teilnehmer. Veranstalter haben in puncto Viralität noch Nachholbedarf. Teilnehmer reagieren am häufigsten auf Empfehlungen von Bekannten. Unterschätzen Sie daher den viralen Effekt nicht. Dieser kann über Mundpropaganda erzeugt werden, aber auch über Online- Plattformen. Social Media eignet sich hierfür besonders gut. Es geht schneller, die Empfehlungen zu teilen, und im Optimalfall erreichen die Posts direkt mehrere Personen im eigenen Netzwerk. - und Social-Media-Marketing sind von der Eventvermarktung nicht wegzudenken. -Marketing behauptet sein festes Standbein in der Eventvermarktung. Ein nicht allzu unwichtiger Grund hierfür ist der große Erfolg, den der Kanal mit sich bringt. Ein -Konto hat nahezu jeder und nutzt es auch. Da es üblich ist, bei der Anmeldung seine -Daten anzugeben, haben Veranstalter direkt alle Kontaktdaten im System und können beispielsweise ehemalige Teilnehmer über diesen Weg zur nächsten Veranstaltung einladen. 19

20 7. 6 Tipps, wie Sie die Ergebnisse unserer Studie für Ihre Eventvermarktung nutzen können! 1. Virales Marketing sollten alle Veranstalter auf dem Radar haben. Ein Kanal zur Steuerung und zum Initiieren dieser Viralität sind Influencer. Als Meinungsträger beeinflussen sie ihre Follower und animieren Ihre Teilnehmer auf diese Weise zum Ticketkauf. Oder Sie lassen einfach Ihre Teilnehmer das Event boosten. Wie Ihnen das in 4 Schritten gelingt, können Sie in dieser Checkliste nachlesen. 2. Im Rahmen digitaler Vermarktungskanäle profitieren Teilnehmer am meisten vom Informationsaustausch. Setzen Sie also Maßnahmen ein und bieten sie Plattformen an, die dies zusätzlich fördern, z. B. Social-Media-Gruppen, wie es sie auf XING oder Facebook gibt Marketing wird nicht nur von Veranstaltern häufig eingesetzt, sondern auch von Teilnehmern gerne genutzt. Investieren Sie in ein gutes -Marketing-Tool, um Ihre -Kampagnen automatisiert zu versenden und individuell zu gestalten. 20

21 4. Nutzen Sie die Vorteile von Social-Media-Ads. Obwohl die Bewerbung Ihrer Veranstaltung hierüber sinnvoll ist, sollten Sie bei den Inhalten weniger werbliche Botschaften einsetzen und eher mit redaktionellem Content potenzielle Teilnehmer auf Ihre Seite locken. Dies können beispielsweise Videos oder Behind-the-Scenes-Artikel sein. 5. Viele Veranstalter leben leider immer noch nach dem Motto Viel hilft viel!. Dabei sollten Sie die Selektionsmöglichkeiten, v. a. der digitalen Marketingkanäle, voll ausschöpfen, damit Ihre Botschaften ohne Streuverluste die richtige Zielgruppe erreichen. So vermeiden Sie den Eindruck, irrelevante Inhalte zu verbreiten vor allem bei Personen, für die das Event evtl. inhaltlich nicht interessant ist. 6. Keine Fragen offen lassen! Wenn Ihre Teilnehmer einmal auf Ihrer Website gelandet sind, sollten Sie sie spätestens dort von einer Teilnahme überzeugen. Neben sämtlichen Basisinfos zum Event bietet sich auch ein Rückblick auf die vorhergehende erfolgreiche Veranstaltung an! Integrieren Sie Teilnehmerstimmen und (unter)halten Sie die Besucher mit Bildmaterial auf Ihrer Seite. 21

22 Fazit Die Digitalisierung manifestiert sich auch in der Eventvermarktung. Hier heißt es allerdings: Digital soll es sein, aber (noch) nicht modern. Während Standardlösungen wie - und Social-Media-Marketing hoch im Kurs liegen, haben es innovative Kanäle und Maßnahmen noch nicht geschafft, in der Breite in das Bewusstsein der Veranstalter zu dringen. Hier gilt es eindeutig, die bestehende Zurückhaltung abzulegen. Die größte Diskrepanz zwischen den eingesetzten Mitteln der Veranstalter und den wirkungsvollsten Werbemitteln bei den Teilnehmern ist das virale Marketing. Nur eine Handvoll der Veranstalter nutzt es momentan, während die meisten Teilnehmer darüber auf Events aufmerksam werden. Hier besteht also definitiv Nachholbedarf bei den Veranstaltern. Aber auch bereits jetzt sind die positiven Ergebnisse digitaler Vermarktungsmittel sichtbar. Zwei Drittel der Veranstalter konnten dadurch ihre Ziele, mehr Teilnehmer zu gewinnen und die Veranstaltung bekannter zu machen, erreichen. Digitale Vermarktungsmaßnahmen werden also auch in Zukunft nicht mehr aus der Eventvermarktung wegzudenken sein. Autorin: Marina Buller Content Marketing Managerin XING Events GmbH Telefon: Layout: Miriam Bauknecht 22

23 Unsere Medienpartner CIM - Conference & Incentive Management erscheint im EuBuCo Verlag. CIM ist ein führendes, europäisches Magazin. Die Leser sind Anbieter sowie Planer von Veranstaltungen, wie Meetings, Incentives, Kongressen und Event in Unternehmen, Verbänden und Agenturen. Der EuBuCo Verlag, gegründet 1995 in Hochheim am Main, verlegt Fachzeitschriften für die verschiedensten Branchen, allen voran für die Touristik und Meeting-Branche. Neben CIM und intergerma erscheint seit knapp 50 Jahren touristik aktuell, das führende wöchentliche Fachblatt der Touristik und Reisebüros. Tagesaktuelle News und elearnings mit expiprofi.de runden das Angebot ab. Der degefest e.v. ist der einzige Expertenverband im deutschsprachigen Raum, der allen Akteuren der Kongress- und Seminarwirtschaft gleichberechtigt eine Plattform bietet, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen: Förderung der Zufriedenheit bei den Teilnehmern von Bildungsveranstaltungen Qualitätsoptimierung in der deutschen Kongress-, Tagungs- und Seminarwirtschaft Ressourcenschonung durch die Etablierung optimaler Prozesse bei der Durchführung von Kongressen, Tagungen und Seminaren Sicherung und Steigerung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit des Tagungsstandortes Deutschland Der degefest e.v. konzentriert sich ausschließlich auf Veranstaltungen, welche der professionellen Fortbildung und der persönlichen Weiterentwicklung dienen. Alle Veranstaltungen mit anderen thematischen Schwerpunkten, wie z.b. kommerzielle Events zur Vermittlung von Marken-oder Produktbotschaften, Public Events, RoadShows, Messestandkommunikation, Kick-Off-Meetings, Jubiläen etc. sind nicht Gegenstand der Verbandsarbeit. ESB Marketing Netzwerk Die ESB ist DIE Networking-Plattform für Entscheider aus den Bereichen Sport, Entertainment & Marketing. Mitglieder der ESB profitieren dabei von umfangreichem Know-how & Kontakten. Kongresse, Seminare und branchenrelevante Kommunikationsmöglichkeiten sowie individuell abgestimmter Support sind die Plattformen zur Entwicklung Ihres Business. Die ESB öffnet Ihnen Türen und schafft Mehrwerte für Ihr Business. 23

24 EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.v. - Starke Stimme der Veranstaltungsbranche Der EVVC repräsentiert rund 750 Veranstaltungszentren, Kongresshäuser, Arenen und Special Event Locations in Deutschland, Österreich, der Schweiz und dem angrenzenden europäischen Ausland. Veranstaltungsplaner und Zulieferbetriebe ergänzen das Spektrum und machen den EVVC so zum vielseitigsten Netzwerk der Branche. Als Branchenverband ist es die wichtigste Aufgabe des EVVC, Trends sowie Markt- und politische Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu analysieren. Mit dem EVVC- Hauptstadtbüro betreibt der EVVC bereits seit 2007 aktives Lobbying in Berlin und Brüssel. Verband der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) Der Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.v. (VDVO) existiert bereits seit 2004 und ist in dieser langen Zeit zu einem zuverlässigen Netzwerk für Veranstaltungs planer zusammengewachsen. Als wertvoller Impulsgeber unterstützt der MICE Branchenverband die Veranstaltungsplaner mit der Vermittlung von innovativem, fundiertem Fachwissen und inspirierenden Visionen. Im Fokus liegt dabei die Verknüpfung von Expertenwissen mit Marktentwicklungen. Meeting Design Institute Die mitgliederbasierte Organisation verfolgt eine Mission: die Entwicklung eines Meeting-Designs im Zusammenspiel mit Logistik und dem Hospitality-Bereich. In diesem Rahmen werden die Bereiche Ausbildung, Tools und Dienstleistungen mit einem gemeinsamen Ziel verbunden, um bessere Meetings zu konzipieren. Das MDI ist die zentrale Anlaufstelle, um Kreativ-, Technik- und Technologie-Tools zur Verbesserung von Schulungen und Networkingchancen sowie zur Motivationssteigerung bei Meetings und Veranstaltungen zu entdecken und kennenzulernen. Seit 2016 werden Veranstaltungsplaner geschult, um effizientere Meetings konzipieren zu können. 24

25 Gemeinsam machen wir Ihr Event erfolgreich. Über XING Events XING Events ist der einzige Anbieter, der Eventmanagement-Software und Business-Netzwerk vereint. Mit Hilfe von XING Events haben Veranstalter weltweit bereits über 8 Millionen Tickets für mehr als professionelle Veranstaltungen verkauft und abgerechnet. Der Anspruch von XING Events ist es, Veranstalter bei jeder Phase eines Business-Events mit der richtigen Lösung zu unterstützen. Vor dem Event erreichen Veranstalter ihre Zielgruppe auf XING und stellen ihren gewonnenen Teilnehmern einen professionellen Ticketshop zur Verfügung. Während des Events werden Veranstalter mit individuellen Lösungen für alle erdenklichen Einlassszenarien unterstützt. Nach dem Event bieten die XING Gruppen exklusive Möglichkeiten zum Kundenbeziehungs- und Community-Management. Als Teil der XING AG, dem sozialen Netzwerk für berufliche Kontakte, verbindet XING Events über 12 Millionen Mitglieder im deutschsprachigen Raum mit den passenden Veranstaltungen. Der Experte für Veranstaltungen mit professionellem Anspruch schafft damit eine Brücke zwischen der Online- und Offline-Welt und bringt Menschen auf Events zusammen. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir beraten Sie gern persönlich. Telefon: offers@xing-events.com Erfahren Sie mehr unter Ihnen hat unsere Studie gefallen? Dann teilen Sie sie gerne! 25