Die 6 Erfolgstreiber im Einkauf

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1 Die 6 Erfolgstreiber im Einkauf Pragmatische Umsetzung im Mittelstand Coburg, den 27. Februar 2014

2 Agenda 1. Vorstellung Kloepfel Consulting GmbH 2. Entwicklung des Einkaufs 3. Einkaufsstruktur und die Erfolgssäulen 4. Performance-Messung Einkaufsstrukturoptimierung Seite 2

3 Zur Person Name: Position: Abschluss: Schwerpunkt: Jörg Lemmermann Partner Dipl. Wirtschaftsingenieur (FH) Maschinen- & Anlagenbau, Einkaufsstrukturprojekte Leitung Einkaufsstrukturoptimierung & Fit4Purchasing Einkaufserfahrung seit über 20 Jahren Projekterfahrung: EK-Qualifizierungsprojekte: Kompetenzprofile, Qualifizierung, Coaching Management zahlreicher Beschaffungskostenoptimierungsprojekte Optimierung der Einkaufs- und SCM-Struktur auf Basis der 6 Erfolgstreiber (Strategie, Prozesse, Organisation, Personal, Methoden/Tools und Controlling). Beispielhafte Referenzen: Grimme: Schmitz Cargobull: Goldhofer: Vogel & Noot: RePower: W.A.S.: CWS-boco: Lely Gruppe: Landmaschinen für Kartoffel-,Rüben-, und Gemüseernte Führender Hersteller von Cargo-Aufladern Schwerlasttransporte und Flughafen-Pushbacks Österreichischer Hersteller von Bodenbearbeitungsgeräten Hersteller von Windenergieanlagen Herstellung von Ambulanz- und Sonderfahrzeugen Anbieter von Waschraumhygienelösungen Hersteller von Landmaschinen und Melkrobotern Einkaufsstrukturoptimierung Seite 3

4 Kloepfel Consulting GmbH Sitz Mitarbeiter Büros Dienstleistung Zielkunden Beraterhonorar Ansatz Reputation Düsseldorf 150 (~ 130 DACH) Österreich, Schweiz, Polen, Slowakei, Russland, China Supply Chain Management (Einkauf, Logistik, Entwicklung) Unternehmen ab 10 Mio. EUR Umsatz Zeit-/Erfolgshonorare Umsetzungsorientiert Zahlreiche Auszeichnungen für Beratungsqualität Unsere Erwartungen wurden deutlich übertroffen. In Summe wurde Einsparungen von über 3,5 Mio. erzielt, ohne qualitative Einbußen. Christian Kallis, Leiter Materialwirtschaft, AEBI-Schmidt Gruppe Es ist Ihnen gemeinsam mit unseren Einkäufern und unserer Technik gelungen, erhebliche Einsparpotenziale aufzuzeigen und vor allem auch umzusetzen. Besonders überzeug war ich von Ihrer Schnelligkeit! Klemens Kalverkamp, Geschäftsführer, Grimme Landmaschinen GmbH Was uns auszeichnet: wir reden nicht, wir setzen um! o o o o o Partnerschaftliche und transparente Arbeitsweise Expertise aus über 300 Optimierungsprojekten, primär bei produzierenden Unternehmen Langjährige globale Expertise (erfahrene eigene Mitarbeiter) Hohe Umsetzungsorientierung In unseren Optimierungsprojekten konnten wir nachhaltig die Kosten im Schnitt um 7,2% reduzieren. Einkaufsstrukturoptimierung Seite 4

6 Der Einkauf gewinnt mehr an Bedeutung und Komplexität Traditionelle Einkaufs- Abwicklung Strategisches Einkaufs- Management Supply Management Global Sourcing Operativer Einkauf Industrialisierung Schwellenländer Beschaffungsportfolio Preisfokus Globalisierte Wirtschaft Supply Chain Management Wertschöpfungsfokus Versorgungswirtschaft Einkaufsstrukturoptimierung Seite 6

7 Noch keine klare Definition des Begriffs Einkauf Strategie gewinnt mehr Relevanz Der Begriff Einkauf bezog sich im Kontext der Betriebswirtschaftslehre ursprünglich auf die operativen Tätigkeiten zur Versorgung eines Unternehmens mit Gütern und Dienstleistungen, die zur Durchführung des Produktionsprozesses benötigt und von diesem Unternehmen nicht selbst hergestellt werden. Mit zunehmender Bedeutung der Unternehmensfunktion Einkauf wurden vermehrt auch strategische Aufgaben unter diesem Begriff zusammengefasst. Bedingt durch die erst recht spät eingesetzte Auseinandersetzung der betriebswirtschaftlichen Forschung mit der Unternehmensfunktion Einkauf herrscht noch keine endgültige Einigkeit über die genaue Abgrenzung der Begriffe - Supply Chain Management, - Materialwirtschaft, - Einkauf und - Beschaffung. Einkaufsstrukturoptimierung Seite 7

8 Einkaufsstrukturen Effektivität der Einkaufsorganisation Effizienz der Einkaufsprozesse Methoden/Tools Die regelmäßig und methodisch korrekt im Einkaufsprozess entsprechend der Einkaufsstrategie angewendet werden. Einkaufsstruktur Einkaufs- Controlling Die richtigen Kennzahlen für die wichtigen Einkaufsfragestellungen Risikomanagement Kompetenzen/Qualifikationen Der Einkaufsmitarbeiter bzw. mit Einkaufstätigkeiten betraute Mitarbeiter Einkaufsstrukturoptimierung Seite 8

10 Die 6 Erfolgssäulen einer optimalen Einkaufsstruktur Ziele/Strategien Prozesse Organisation Personal Methoden/Tools Einkauf Controlling Einkaufsstrukturoptimierung Seite 10

11 Säule 1: Ziele und Strategie Betrachtung der Einkaufsstrategie Übergeordnete Einkaufsziele Methoden zur Zielerreichung Methoden zur Strategiegestaltung Betrachtung der Materialgruppenstrategie Ableitung der Strategie Normstrategien Strategiekriterien Dokumentation Betrachtung der Lieferantenstrategie Ableitung der Strategie Strategieunterscheidung Strategien der Zusammenarbeit Lieferantenklassifizierung Dokumentation Betrachtung der Make-or-Buy Strategie Kriterien Dokumentation Ziele / Strategien Einkaufsstrategie Materialgruppenstrategie Lieferantenstrategie Make-or-Buy Strategie Einkaufsstrukturoptimierung Seite 11

12 Säule 2: Prozesse Betrachtung der Einkaufsprozesse Prozessabläufe Aufbauorganisation und Leitlinien Einkaufszuständigkeiten Vorbereitung und Vergabe von Bestellungen Rahmenverträge Schnittstellenfunktionen Betrachtung Maverick-Buying Involvierte Abteilungen Charakterisierung der Bedarfsfelder Hintergründe Betrachtung Reklamationsmanagement Angewendete Methoden Verantwortlichkeiten Reklamations-Management-System Betrachtung der Compliance-Prozesse Verhaltensgrundsätze Risikoanalyse Prozesse Einkaufsprozess Maverick-Buying Reklamationsprozess Compliance Einkaufsstrukturoptimierung Seite 12

13 Säule 3: Organisation Betrachtung der Einkaufsorganisation Unterscheidung Operativ/ Strategisch Zentral vs. Dezentral Aufgabengebiete Leadbuyer Konzepte Betrachtung E-Procurement Verwendung im allgemeinen Analysen der Einkaufs-Performance Unterstützung Beschaffungsmanagement Unterstützung Bestellprozesse Lieferanten-Beziehungsmanagement Betrachtung Crossfunktionaler Teams Wann, in welcher Zusammensetzung Betrachtung ERP-Nutzung ERP-System Einkaufsanforderungen abgedeckt Nutzung Parallelwelten Organisation Einkaufsorganigramm E-Procurement Crossfunktionale Teams ERP-System-Nutzung Einkaufsstrukturoptimierung Seite 13

14 Säule 4: Personal Betrachtung der Einkaufsabteilung Mitarbeiter Fachlicher Hintergrund Rollen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten Qualifizierungsmaßnahmen Betrachtung Leistungsanreize Beteiligung an Einkaufserfolgen Leistungsanreize Transparenz Betrachtung Faktor Entlohnung Entlohnung auf verschiedenen Stufen Tarifentlohnungsgruppen Prämien Selbsteinschätzung Führung Personalverantwortung Führungsstil Ausführung der Tätigkeit Personal Mitarbeiter Entwicklung Leistungsanreize Entlohnung Führung Einkaufsstrukturoptimierung Seite 14

15 Säule 5: Methoden und Tools Betrachtung des Lieferantenmanagements Lieferantenbewertung Aktives Management Lieferantenaudits Lieferantendossiers Lieferantenrollen Lieferantenklassifizierung Lieferantenentwicklung/ -integration Betrachtung Materialgruppenmanagement Materialgruppenzuordnungsprozess Materialgruppendossiers Kriterien für Technik, Konstruktion, Entwicklung Dokumentation Betrachtung von Analysen Kostenstrukturanalyse Gesamtbetriebskosten (TCO) Lebenszykluskosten (LCC) ABC/ XYZ Analysen Methoden/ Tools Lieferantenmanagement Materialgruppenmanagement Kostenstrukturanalyse TCO/LCC/ABC Analysen Einkaufsstrukturoptimierung Seite 15

16 Säule 6: Controlling Betrachtung Einkaufscontrolling Verwendung eines Einkaufscontrollings Verwendete Kennzahlen Abgeleitete Maßnahmen Dokumentation Betrachtung der Kennzahlensysteme nach Reporting Controlling Benchmarks/Vergleichszahlen Betrachtung der Marktpreisentwicklung Indizes Quellen Betrachtung Risikomanagement Abfrage Risiken: Finanziell, Marktpreise, Recht, Allgemeine Beschaffungsrisiken, Länderrisiken Umgang Risiken Risikoparameter Controlling Einkaufscontrolling Kennzahlensystem Materialpreisentwicklung Risikomanagement Einkaufsstrukturoptimierung Seite 16

18 Vorgehensweise der EkSO-Analyse Fokus Datenermittlung Workshop Analyse ò ò ò ò ò Neben der reinen Einkaufskostenoptimierung ist für die Nachhaltigkeit des Erreichten eine ganzheitliche Einkaufs-Struktur- Analyse durchzuführen und Optimierungspotenzial zu entwickeln Kreditorendaten & Unternehmenszahlen aus der FIBU Einkaufsspezifische Daten aus dem ERP- System bzw. aus dem Einkauf Fragebogengeführter 1-Tagesworkshop mit dem Einkaufsverantwortlichen Schwerpunkte: - Ziele/Strategie - Organisation - Prozesse - Personal - Methoden/Tools Darstellung des Status Quo Ableitung von konkreten Optimierungsmassnahmen - Controlling Einkaufsstrukturoptimierung Seite 18

19 Einkaufsperformance Messung und Optimierung Pro Säule werden weitere 3-4 Untergruppen mit ca. 100 Einzelpunkte bewertet und fließen in die 3-stufige Ergebnisdarstellung ein. Bewertungsergebnisse erfolgen dabei in folgenden Hierarchien: 1) Der Gesamteinkauf (Als arithmetisches Mittel der 6 Säulen) 2) Die 6 Erfolgssäulen (Als gewichteter Durchschnitt der Untergruppen) 3) Die 3-4 Untergruppen (Erwartungserfüllung an eine Einkaufsstruktur) Ziele/ Strategie Prozesse Organisation Einkaufsstrukturoptimierung Seite 19

20 Systematik und Auswertungslogik Die Ergebnisdarstellung erfolgt in einer Ampelbalken-Systematik, deren Skala in logarithmischen Grenzwertbetrachtungen aufgebaut ist. Der rote Bereich beschreibt dabei eine nicht ausreichende Performance, der gelbe Bereich ein befriedigendes Ergebnis und der grüne Bereich schließlich eine gute bis sehr gute Erwartungserfüllung. 0% 100% Die Ergebnisse werde in Prozent angegeben und zeigen somit den Erfüllungsgrad des analysierten Einkaufs mit dem Kloepfel Consulting Anspruch an eine moderne und leistungsfähige Einkaufsstruktur auf. Einkaufsstrukturoptimierung Seite 20

21 Ergebnisse: Übersicht Die Bewertung erfolgt gegen einen Benchmark, den wir aus unserer vergangenen Projekterfahrung aus über 300 Projekten generiert haben. Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 ACHTUNG! Die Balkenbewertung erfolgt in einem logarithmischen Maßstab. 68%=Mitte Einkaufsstrukturoptimierung Seite 21

22 Studien-Ergebnis Einkaufsstruktur-Optimierung Eine von Kloepfel Consulting im Jahr 2013 durchgeführte Studie belegt: Einkaufsstrukturoptimierung Seite 22

23 Fragen? Einkaufsstrukturoptimierung Seite 23

24 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! Jörg Lemmermann Partner / / j.lemmermann@kloepfel-consulting.com Einkaufsstrukturoptimierung Seite 24