Microsoft Office SharePoint 2007

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1 Microsoft Office SharePoint 2007 Roland Klein Senior-Consultant IPI GmbH

2 Microsoft SharePoint Server 2007 Die Vision Partner Kunden Internet Presence Mitarbeiter Enterprise Portal HR, Finance, etc. XML Web Services Team Collaboration Personal Business Applications (SAP, data warehouse, custom...) Enable organizations to easily access and share information, gain better control and insight over content, as well as streamline business processes.

3 Vom Desktop zur Collaboration-Plattform Heute: Die Mitarbeiter organisieren und erledigen ihre Arbeit von ihrem Pult aus. Sie koordinieren sich via . Zukunft: Die Mitarbeiter benutzen die gleiche, zentrale Arbeitsplattform. Sie koordinieren sich via Workflow und gemeinsame Task-Listen. Projects CRM Projects CRM Document Finance Finance Task and Time Task and Time Document 3

4 Was ist Microsoft SharePoint? Aufgaben und Funktionen von Sharepoint Intranet Öffentliche Ordner Unternehmensportal Unterstützung von Teamwork Projektarbeitsräume Internetauftritt Beispiele-Inhalte: Dokument- und Bildbibliotheken Webseiten Aufgabenlisten Teamkalender Diskussionsforen Adresslisten News Was ist SharePoint NICHT? Archivsystem Fileserver-Ersatz -Ersatz Relationale Datenbank Desktop Ersatz Wofür eignet sich SharePoint besonders gut? Lebende Dokumente Zusammenarbeit Aktuelle Informationen Unterstützung von Prozessen Wissensmanagement Web Content Search

5 Mehrwert durch SharePoint im Vergleich zu Öffentliche Ordner / Fileablage Webbasierte, flexibel gestaltbare grafische Oberfläche einfach und schnell anpassbar Übersichtliche Navigation Dokumentenmanagement-Funktionen (Versionierung, Genehmigung, Check-in/-out, Strukturierung über Sichten, Vorlagenverwaltung) Eigenverantwortliche Gestaltung durch den Nutzer (Zugriffsberechtigungen, Erzeugen und Konfigurieren von Listen und Bibliotheken) Volltextsuche Strukturierung mit Metadaten ( Spalten ) Mail-Benachrichtigung / Abonnement Formulare Workflows / Genehmigungen Personalisierung / Indivdulisierung Einfaches publizieren von Webinhalten (Web Content-) Zugriff und Darstellung von externen Daten (Controlling, BI, Web-Excel )

6 Grundfunktionen MOSS 2007 Server-basierte Excel Arbeitsmappen und Daten Visualisierung, Report Center, BI Web Parts, KPIs/Dashboards Business Intelligence Collaboration Dokumente/Aufgaben/Kalender, Blogs, Wikis, Integration, Project lite, Outlook Integration, Offline Dokumente/Listen Rich - und Web Formulare, LOB Actions, SSO Business Processes Platform Services Workspaces, Mgmt, Security, Storage, Topology, Site Model Portal Enterprise Portal Template, Site Directory, My Sites Content Search Integriertes Dokumenten, Records und Web Content mit Policies und Workflows Enterprise Search, Context Relevant, People Search und Business Data Search

7 2007 Microsoft Office Servers Search Data Integration E-Forms Data Mgmt & Reporting Enterprise Business data Business data catalog Web part integration Mgmt, publishing, process creation & completion Spreadsheet publishing & calculation Report Center Standard Workflow 5 out of box workflows reporting for ECM Document & Web Content Policy Auditing Records management Site Model, Security and Personalization Deployment Site Manager Extensible and customizable search of enterprise content and people Project Mgmt Issue tracking applications Project workspaces Team Collab Workspaces and tools Blogs Windows Workflow Foundation Admin and deployment Status and history Framework: repository, versioning, metadata Basic document management Site and role management infrastructure Text search of team sites Windows SharePoint Services* *Included with Windows Server and CAL licenses

8 SharePoint verlangt ein integriertes Projekt-Design Menschen SharePoint Prozesse Beschleunigung Informatik Entscheidend für den Erfolg ist die zielgerichtete Vernetzung von IT-Unterstützung, Gestaltung der Zusammenarbeitsprozesse sowie Organisations- und Personalentwicklung.

9 Informations Lifecycle Portal / Intranet Collaboration Web Content Published Content Search Integrate Publishing Access Communication Teamwork Workspace Process Mgmt...

10 Modell für die Strukturierung der Informationen Synonyme Public Area Intranet Published Content Info-Bereich Workspaces, Teamraum / -sites Projektraum Abteilungs-Sites Personal-Site, My Site Anzahl Ein Unternehmensportal Viele Workspaces / Teamräume Zugriffsrechte Jeder: Lesend; Wenige MA: Schreibend Alle Teammitglieder: Lesend / Schreibend Inhalte Herkunft des Contents Änderungshäufigkeit Struktur / Aufbau Beispiele SharePoint Publishing (Portal / Intranet) Approved Published Content (Enterprise) Verzeichnis und Verweise Redaktionsprozess Langlebig statisch News: häufig, aktuell Intuitive / user-orientierte Bedienerführung (Navigation) Themenorientiert Richtlinien und Anweisungen Serviceleistungen für MA QM-Verfahrensvorgaben Unternehmens-News, Aktuelles Präsentation von Kennzahlen Beschreibung von Abteilungen, Teams Websiteverzeichnis Gelbe Seiten Collaboration + Publishing Funktionen Web Content Enterprise Templates Variations Team-/Abteilungsinterner Informationsaustausch Von jedemteammitglied Collaboration Sehr häufig Ad hoc und kurzlebige Info Analog zum Organisationsaufbau Team- / Prozessorientiert Projekt-Kalender Gemeinsame Dokumentbearbeitung Besprechungsmanagement Projektspezifische Dokumente Aufgabenliste mit Bearbeitungshistorie Diskussionsforum Fachspezifische Knowledge-Base Blog Collaboration Funktionen Collaboration Templates

11 Governance Model Portal / Intranet Sites für OrgEinheiten Project Sites Communitys My Site

12 Planung und Umsetzung Portal / Intranet Collaboration Planung Unter Einbeziehung des gesamten Unternehmens Zu verstehen als gemeinsame Aufgabe (kooperative, strategische und operative Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche) Planung Identifizierung Use-Cases bzw. Collaboration-Types Governance Plan Weiterbildung der Mitarbeiter Collaboration Topologie Konzepte Inhalts- und Struktur-Konzept Styleguide Redakteurskonzept Kommunikationskonzept Berechtigungskonzept Marketingkonzept Konzepte (pro Use Case) Provisioning LifeCycle Site Template Roles / Permissions Training / Support Portal Integration Administration / Wartung Umsetzung Grafischer Prototyp Detailplanung Technischer Prototyp Realisierung Beta Realisierung Final Umsetzung (pro Use Case) Erfassung fachliche Anforderungen Konzeption Erstellen Entwurf als Prototyp Testphase Erstellen des Templates Ausrollen des Templates und Bereitstellung gem. Governance Plan 12

13 Information Worker Portalwebsite(s) Portal Inhalts- & Personensuche, Meine Sites / Standort / Aufgaben,... A B C D Web Content Mgmt. + Publishing Selbstorganisation (Templates) Applikationen (Vordefinierte Prozesse & Workflows) Customizing SharePoint Standard / OOB Customizing + SharePoint Designer, InfoPath,... MySite Persönlicher Bereich Development Visual Studio Profil Collaboration MySites

14 Typical structure for Office SharePoint Server 2007 intranet governance.

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