COMPLIANCE UND GOVERNANCE MIT SHAREPOINT

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1 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen COMPLIANCE UND GOVERNANCE MIT SHAREPOINT Bechtle IT-Forum Nord Emporio Tower, DE Hamburg

2 Vorstellung Christoph Hannappel Consultant Seit 2009 bei der HanseVision GmbH Schwerpunkte Beratung, Planung, Umsetzung Microsoft Infrastruktur SharePoint Infrastruktur Michael Denzler Innovation Manager Seit 2010 bei der AvePoint Deutschland GmbH Schwerpunkte Daten Migration Replikation Backup & Desaster Recovery 2 Hamburg Christoph Hannappel,

3 Agenda Überblick Governance/Compliance AvePoint Governance Automation Live-Demo: DocAve Governance Automation 3 Hamburg Christoph Hannappel,

4 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen ÜBERBLICK GOVERNANCE/COMPLIANCE Christoph Hannappel, Consultant HanseVision GmbH HanseVision GmbH, ein Unternehmen der Bechtle Gruppe

5 Wozu Governance? Governance gibt die Richtung bei der Umsetzung von Unternehmenszielen vor und hilft diese einzuhalten. Rollen Verantwortlichkeiten Governance Richtlinien Prozesse 5 Hamburg Christoph Hannappel,

6 Vorteile durch Governance Verhindert Datenwildwuchs Qualität von Daten während ihrer Lebensdauer Konsistente Benutzererfahrung Etabliert klare Entscheidungsträger und Eskalationsprozesse Sichert die Implementierung im Einklang mit Unternehmenszielen Sichere Speicherung von Daten unter Einhaltung von rechtlichen Anforderungen 6 Hamburg Christoph Hannappel,

7 Was muss alles verwaltet werden? Metadaten? Workflow? Server? Profile? Code? Inhalte? Domäne? Infrastruktur? Benutzer? Richtlinien? 7 Hamburg Christoph Hannappel,

8 Kerninhalte des Governance Plans Vision Leitbilder Beispiele Rollen Verantwortung Richtlinien Standards Training 8 Hamburg Christoph Hannappel,

9 Vision Beispiel für eine Vision SharePoint 2010 bietet eine umfassende Übersicht auf Unternehmens Daten und vereinfacht die Benutzung unserer Datensysteme. Weiterhin verbessert es die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie mit unseren Partnern und Kunden. Dadurch wird die Produktivität gesteigert und die Zufriedenheit der Angestellten und Kunden verbessert. Mehrwerte für das Unternehmen Ziele Mehrwerte für Benutzer Vision 9 Hamburg Christoph Hannappel,

10 Rollen & Verantwortung Besitzer Verantwortet die Inhalte einer Website Überprüft, genehmigt und entfernt Inhalte Betreuer Übernimmt Routine aufgaben Prüft Inhalte auf Genauigkeit, Relevanz und Aktualität. Designer Erstellt und pflegt das Website Design/Layout Benutzer Konsumiert und erstellt Inhalte Zugriffsrechte können unterschiedlich sein 10 Hamburg Christoph Hannappel,

11 Leitbilder & Beispiele Kontrolliert Umfassende Vorgaben Besitzer der Site ist verantwortlich Enterprise Sites Business Area Sites Permanent Wissensverwaltung Anwendungen Permanent Knowledge management Ad hoc Geringe Vorgaben Geteilte Verantwortung Department and Team Sites Project Team, Meeting, and Document Workspace Sites Personal My Sites One Size Does Not Fit All Teilen von Informationen Temporär Zusammenarbeit Permanent Persönliche Informationen Öffentliche und Private Ansichten 11 Hamburg Christoph Hannappel,

12 Richtlinien & Standards Inhalt Design Hinzufügen von Inhalten zu bestehenden Seiten oder Websites Hinzufügen von Inhalten auf die Homepage Überwachung und Prüfung von Inhalten Erstellen neuer Websites Seitenlayout und Organisation Inhaltstypen und Metadaten Benutzerschlagwörter und Bewertungen Inhaltsspezifische Leitpfäden und Richtlinien Sicherheit Retention von Inhalten Branding 12 Hamburg Christoph Hannappel,

13 Training Website Administratoren Website Designer Website Entwickler Website und Seiten design Website und Websitesammlungsadministration Verwaltung von Dokumenten, Records und Mediendateien Website Support Help desk Autoren Genehmiger von Workflows Endbenutzer 13 Hamburg Christoph Hannappel,

14 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen AVEPOINT GOVERNANCE AUTOMATION Michael Denzler, Innovation Manager AvePoint Deutschland GmbH

15 What is Governance Automation? Service Catalog Approval process Auditing Alerting of requests Business Users Reporting Adoption and return on investment (ROI) Accountability, classification, and chargeback Business Owners Configuration Dynamic forms Customizable workflow IT Admins 15 Hamburg Christoph Hannappel,

16 AvePoint Product Set DocAve Governance Automation APIs Migrate Integrate Manage Optimize Protect Report Policies and Rules DocAve Software Platform Version 6 16 Hamburg Christoph Hannappel,

17 Service Catalog Offerings Site Collection Request Site Request Transfer/Clone User Permissions Request Grant/Revoke Permissions Solution Package Deployment Request Gallery Artifact Deployment Request Recover Content Request Content Move Request 17 Hamburg Christoph Hannappel,

18 End-to-End Policy Interface Example Service Offering or SLA DocAve Gold Silver Bronze Backup 1 hour 1 day 1 week Storage Manager Tier 1 SAN Tier 2 NAS Tier 3 Azure Archiver 7 years 3 years 1 year Auditor Full View + edits Views SharePoint SharePoint Designer Enabled Disabled Disabled Content Database Isolated DB Shared Shared Quota 100Gb 50Gb 10Gb 18 Hamburg Christoph Hannappel,

19 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Christoph Hannappel, Consultant HanseVision GmbH +49 (40) blogs.myfirstsharepoint.de Michael Denzler, Innovation Manager AvePoint Deutschland GmbH +49 (89) sharepoint.denzman.com

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