Versandvorbereitung Info.Post Collect Info.Post Gemeinde

Transkript

1 Versandvorbereitung Info.Post Collect Info.Post Gemeinde WENN s WIRKLICH WICHTIG IST, DANN LIEBER MIT DER POST. 1

2 1. Versandvorbereitung Registrieren und Anmelden Einstieg in die Versandvorbereitungen Auftragsplanung am Beispiel einer unadressierten Sendung (Info.Post Classic) Auftragsplanung mit Info.Post Planer Auftragsdaten Ergebnisseite Auftragsplanung mit lokal gespeichertem Streuplan Auftragsplanung am Beispiel einer adressierten Sendung (Info.Mail) Sonderfall maschinell les- und bearbeitbare Sendungen Unterschiede in der Auftragsplanung bei Medienpostprodukten Neues Produkt Info.Post Collect Anlegen eines neuen Info.Post Collect Auftrages mittels Geomarketing-Nummer Anlegen eines neuen Info.Post Collect Auftrages mittels Ad-hoc Abfrage Allgemeine Auftrags-Daten Kundendaten Ergebnisseite Info.Post Collect Neues Produkt Info.Post Gemeinde Anlegen eines neuen Info.Post Gemeinde Auftrages mittels AD-hoc Auftrag Anlegen eines neuen Info.Post Gemeinde Auftrages mittels Geomarketing-Nummer

3 Der kostenlose Versandmanager unterstützt Sie bei der Versendung Ihrer Post bei nachstehend erforderlichen Arbeiten. Dazu gehören Erstellung von Aufgabepapieren (alle Produkte) Erstellung von Streuplänen nach den Vorgaben (AGB) der Österreichischen Post AG (Info.Mail, Info.Post Classic, Info.Post Collect, alle Medienpostprodukte) Bundbildung inklusive Bundzettel nach den Vorgaben (AGB) der Österreichischen Post AG (Info.Mail, Info.Post Classic, Info.Post Collect, alle Medienpostprodukte) Palettenbildung inklusive Palettenzettel nach den Vorgaben (AGB u. Palettierungsplan) der Österreichischen Post AG (Info.Mail, Info.Post Classic, Info.Post Collect alle Medienpostprodukte) Avisierung der Aufgabe der Sendungen mit Datum, Ort, Stückanzahl, Streuplan Der dazugehörige Menüpunkt im Versandmanger lautet Versandvorbereitungen. 3

4 1.1 Registrieren und Anmelden Wenn Sie bereits registrierter Kunde/Anwender bei der Post sind, melden Sie sich an und profitieren Sie von den zusätzlichen Funktionen des Versandmanagers. Sind Sie noch kein Kunde, so registrieren Sie sich kostenlos entweder auf der Post Startseite oder auf der Versandmanager website um exklusive, nützliche und personalisierte Vorteile zu erhalten: Kundendatenverwaltung Speichern Sie Ihre am häufigsten verwendeten Kundendaten, um die Versendung Ihrer Post schneller zu machen. Auftragsverwaltung und Historie Bearbeiten Sie Ihren Auftrag bis zu 3 Tage nach Erstellung nach, um zusätzliche Dokumente zu erzeugen oder den Auftrag zu stornieren. Sehen Sie sich ihre Aufgabelisten der letzten abgeschlossenen Aufträge an. Adressanalyse Damit der Versand perfekt durchgeführt werden kann, ist die Kontrolle der Zieladressen dringend anzuraten. Wir bieten hier einen kostenlosen Check der Adressen. Verwendung von weiteren Onlinediensten der Österreichischen Post AG. 4

5 Es gibt zwei Möglichkeiten, den Versandmanager zu nutzen: Wenn Sie noch nicht wissen, welches Produkt Sie versenden wollen, steigen Sie auf die Seite ein. Über den Hauptmenüpunkt Geschäftlich gelangen Sie zu unseren Tools und darin zum Produktfinder. Dieser hilft Ihnen bei der Produktauswahl. Wenn Sie wissen, welches Produkt Sie versenden wollen, können Sie den Versandmanager direkt über die Seite versandmanager.post.at oder auf über den Hauptmenüpunkt Geschäftlich im Bereich Tools aufrufen. Der direkte Aufruf des Versandmanagers über im Bereich Geschäftlich ist im unten angeführten Bild dargestellt. 5

6 Wenn Sie eine Übersicht über die Produkte anhand gewisser Produkt merkmale wollen, verwenden Sie bitte den Produktfinder. Sie können den Produktfinder direkt oder nach Eingabe des Einzelgewichtes aufrufen. Wenn Sie den Produktfinder verwenden, können Sie Ihre Produktmerkmale (national, international, Gewicht, Inhalt der Versendung, optional Format und Höhe des Produktes etc.) eingeben und durch Betätigung der Schaltfläche Produkt suchen das passende Produkt finden. 6

7 Wählen Sie aus der Ergebnisliste Ihr gewünschtes Produkt und betätigen Sie, sofern das Produkt dies unterstützt, die Schaltfläche Versandmanager. Sollten Sie auf eingeloggt sein bleiben Sie auch im Versandmanager eingeloggt und können alle Vorteile nutzen. Für gewisse Produkte wird lediglich die Schaltfläche Aufgabeliste angezeigt. Für diese Produkte reicht der Ausdruck der Aufgabeliste um die rasche Abwicklung der Versendung in der Filiale zu gewährleisten. Sollten Sie sich nicht im Versandmanager anmelden, steht Ihnen eine Basisversion des Versandmanagers zur Verfügung, die alle grundlegend nötigen Schritte enthält, um die Versandabwicklung von Großsendungen zu gewährleisten. Wir empfehlen die Registrierung und die Anmeldung im Versandmanager, um von der personalisierten Funktionalität voll zu profitieren. 7

8 Vorteile für eingeloggte Benutzer Meine Kundendaten Meine Aufträge Adressanalyse Meine Kundendaten Erzeugen, bearbeiten und löschen Sie Ihre Daten als Kunde. Im Prozessschritt Auftrag bearbeiten können Sie die zuvor unter Meine Kundendaten abgespeicherten Daten auswählen, um Ihre Eingabe zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden. 8

9 Meine Aufträge Unter Aktuelle Aufträge haben Sie die Möglichkeit, für Aufträge, die nicht älter als 3 Tage sind, die Auftragsdaten zu ändern, zusätzliche Dokumente zu erzeugen oder das Auftragsaviso zu stornieren. Unter Archivierte Aufträge können Sie die zuletzt erzeugten Auftragslisten nachträglich einsehen und herunterladen. Adressanalyse Unter Adressanalyse können Sie eine Liste (CSV) von Adressen hochladen, die auf Korrektheit überprüft wird. 9

10 1.2 Einstieg in die Versandvorbereitungen Klicken Sie dafür im Menü auf der linken Seite den Link Versandvorbereitung an und Sie gelangen direkt zu den Versandvorbereitungen. Hier können Sie Ihr Produkt auswählen und mit der Auftragsplanung beginnen. 1.3 Auftragsplanung am Beispiel einer unadressierten Sendung (Info.Post Classic) Wählen Sie hierzu das Produkt Info.Post Classic aus den zur Auswahl stehenden Produkten aus und betätigen Sie die Schaltfläche Weiter. Sie gelangen auf die Einstiegsmaske des gewählten Produktes. Hier können Sie auswählen, ob Sie einen bereits auf Ihrem Computer gespeicherten Streuplan im Format Excel (*.XLS) oder CSV (*.CSV) in den Versandmanager importieren möchten, oder mit dem integrierten Streuplantool einen neuen Streuplan erstellen wollen. 10

11 1.3.1 Auftragsplanung mit Info.Post Planer Um mit Hilfe des Streuplantools einen neuen Streuplan (Werbegebiete) zu erstellen, wählen Sie die Option Neuen Streuplan erstellen und gehen Sie auf Weiter. Sie gelangen dadurch auf die Seite des integrierten Streuplantools, mit dessen Hilfe Sie durch Auswahl Ihres Werbegebietes und der Angabe der Zielgruppe einen neuen Streuplan erstellen können. Dabei können Sie zwischen ZW (Zustellung werblich) und ZA (Zustellung amtlich) auswählen. Sie erhalten dann eine Aufstellung Ihrer Auswahl. 11

12 1.3.2 Auftragsdaten Mit Weiter gelangen Sie dann zur Auswahlseite zur Vervollständigung Ihrer Produktdaten. Je nach ausgewähltem Postprodukt können beziehungsweise müssen Sie hier Angaben zum Produkt, zu den Kundendaten, zum Auftraggeber, zu eventuellen Partnern (Druckerei, Frächter, Absender, etc.) und zum Medieninhaber (nur bei Medienpostprodukten) machen. Manche Angaben sind für die korrekte Abwicklung eines Auftrages notwendig (diese sind mit einem roten Stern gekennzeichnet), andere wiederum sind freiwillige Angaben. Zuerst müssen Sie die Details zur Sendung eingeben. Haben Sie die notwendigen Angaben eingegeben, geben Sie die Kundendaten ein. 12

13 Kundendaten Optional: Ist der Auftraggeber unterschiedlich zum Kunden, dann geben Sie einen anderen Auftraggeber ein. Anderer Auftraggeber? Optional: Gibt es einen weiteren Partner/Absender wie beispielsweise eine Druckerei, so füllen Sie folgende Daten aus: Weiterer Partner / Absender? Haben Sie alle notwendigen oder optionalen Angaben gemacht, klicken Sie auf Weiter. 13

14 1.3.3 Ergebnisseite Nach einer Wartezeit (je nach Umfang Ihres Auftrages), in welcher die benötigten Parameter errechnet werden, gelangen Sie zur Ergebnisseite. Sie sehen hier die Details Ihres Auftrages mit der Übersicht, wie viele Bunde und wie viele Paletten sich ergeben haben. WICHTIG: Wenn der Auftrag entsprechend Ihrer Erwartung berechnet wurde, Sie den Auftrag produzieren und bei der Post aufliefern möchten, führen Sie mit Aviso senden die Vorankündigung des Auftrags durch. Dies hat den Vorteil, dass Ihre Sendungen beim richtigen Aufgabepostamt (Verteil zentrum) bereits angekündigt sind und damit effizienter bearbeitet werden können. 14

15 Durch diese Avisierung werden Ihre Auftragsdaten an die Österreichische Post elektronisch übermittelt. Ihre Daten werden selbstverständlich nicht an Dritte weitergegeben. Wir bitten Sie, uns bei einer allfälligen Änderung dieser Daten (wie Aufgabedatum, Auflieferort, Stückzahlen und dergleichen) unter Bezugnahme auf die Aviso-Nummer umgehend an zu verständigen. Um für Sie die Eingaben zu erleichtern, wurden die Dokumententypen Aufgabeliste, Palettenzettel und Bundzettel bereits voreingestellt. Eine Änderung des Papierformates bei Bundzettel ist möglich. Nun können Sie die Auflieferdokumente (Bundzettel, Palettenzettel, Aufgabeliste ) Ihres Auftrages generieren. Wenn Sie alle für Sie notwendigen Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie auf Erzeugen. Je nach Größe und Umfang des Auftrages und je nach Belastung des Servers kann die Erstellung der Dokumente einige Zeit benötigen. Sind die Dokumente erzeugt, speichern Sie sie lokal ab und drucken Sie sie aus. Der Download der Dokumente kann je nach Umfang des Auftrages, vor allem je nach Anzahl der Bundzettel und abhängig von Ihrer Internetanbindung etwas länger dauern. 15

16 1.3.4 Auftragsplanung mit lokal gespeichertem Streuplan Sind Sie bereits im Besitz eines Streuplanes, aus einem früheren Auftrag, oder in Form eines von der Österreichischen Post AG zur Verfügung gestellten Geomarketingstreuplanes Format Excel (*.XLS) oder CSV (*.CSV) haben Sie zu Beginn der Auftragsplanung die Möglichkeit, diesen in den Versandmanger zu importieren. Wählen Sie Bestehenden Streuplan hochladen und gehen Sie auf Weiter. Haben Sie diesen Streuplan mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen importiert, versucht der Versandmanager anhand der Bezeichnung der Spalten, Spalte für Postleitzahl, Spalte für Stückzahl und für die optionale Spalte Rayone zuzuordnen. Wenn die benötigten Spalten (PLZ, Stück) nicht automatisch richtig erkannt wurden, müssen Sie die Zuordnung aus dem Drop-Down Feld selbst durchführen. Nach erfolgreicher Zuordnung betätigen Sie bitte die Schaltfläche Weiter. Jetzt wird der Streuplan in den Versandmanager importiert. 16

17 Ist dies erfolgreich geschehen, erscheint auf der nächsten Seite nebenstehende Darstellung mit Informationen über den erfolgten Import. Neben der Anzahl der Postleitzahlen und der Stückzahl wird auch dargestellt, wie viele PLZs nicht gültig sind und auf wie viel sich dadurch die Stückzahl reduziert. Sind Sie mit dem Import nicht zufrieden oder erscheint hier eine Fehlermeldung, betätigen Sie bitte die Schaltfläche Datenimport/-erstellung erneut versuchen und importieren Sie bitte den korrigierten Streuplan noch einmal. Eine Unterschreitung der Mindeststückanzahl wird ebenfalls auf dieser Seite angezeigt. Bei Info.Post Classic und Info.Mail erscheint hier die Meldung, dass eine Aufzahlung auf die Mindeststückanzahl erfolgt. Diese Vorgehensweise entspricht auch jener bei Info.Mail Sendungen (hier wird statt des Streuplanes eine Adressliste verwendet). 17

18 1.3.5 Auftragsplanung am Beispiel einer adressierten Sendung (Info.Mail) Wählen Sie hierzu das Produkt Info.Mail aus den zur Auswahl stehenden Produkten aus, und betätigen Sie die Schaltfläche Weiter. Sie gelangen auf die Einstiegsmaske des gewählten Produktes. Um die zur Postaufgabe notwendigen Versandvorbereitungen zu treffen, wird eine Adressliste benötigt. Mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen können Sie hier eine lokal auf Ihrem Computer abgespeicherte Adressliste importieren. Diese muss im Format *.CSV oder *.XLS (Microsoft Excel) vorliegen. Beim Importieren der Adressliste versucht der Versandmanager, die Tabellenspalte mit den Postleitzahlen anhand deren Bezeichnungen selbstständig zu erkennen. Bei speziellen Bezeichnungen der Tabellenspalte für die Postleitzahl müssen Sie die jeweilige Spalte manuell auswählen. Nach erfolgreicher Zuordnung betätigen Sie bitte die Schaltfläche Weiter. 18

19 Der Ablauf der Auftragsplanung gleicht ab hier der in Punkt beschriebener Vorgehensweise. Lediglich auf der letzten Seite der Auftragsplanung haben Sie bei adressierten Sendungen (Info.Mail, Medienpostprodukte) die Möglichkeit, die vom Versandmanager konvertierte und importierte Adressliste (versehen mit Steuerzeichen für den Bundwechsel) als CSV Datei zu speichern Sonderfall maschinell les- und bearbeitbare Sendungen Bei den Produkten Info.Mail, Sponsoring.Post und Monatszeitung kann es unter bestimmten Voraussetzungen zu einer ungebündelten Auflieferung kommen. Bei einer ungebündelten Auflieferung müssen Ihre Sendungen maschinell les- und bearbeitbar sein und dürfen bei den Produkten Info.Mail, Sponsoring.Post und Monatszeitung ein Einzelgewicht von 50 Gramm nicht überschreiten. Eine Prüfung Ihrer Sendungen ist in jedem Verteilzentrum möglich. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an Ihren Kundenbetreuer. Sollten Sie kein Prüfprotokoll der Österreichischen Post AG über diese Sendungen haben und die offen aufgelieferten Sendungen sind nicht maschinenfähig, so kann die Auflieferung seitens der Österreichischen Post AG abgelehnt werden. Um bei einem solchen Auftrag die Bundbildung in der Auftragsplanung des Versandmangers zu unterbinden, müssen Sie im Untermenü Maschinenfähig die Option maschinenfähige Kleinbriefe bis 50 Gramm bzw. maschinenfähige/getestete Sendungen auswählen. 19

20 Unterschiede in der Auftragsplanung bei Medienpostprodukten Für Medienpostprodukte benötigen Sie einen gültigen Medienpostvertrag mit der Österreichischen Post AG. Genaue Informationen bekommen Sie unter Im Gegensatz zu den Produkten Info.Mail und Info.Post Classic haben Sie bei Medienpostprodukten bei Unterschreitung der Mindeststückanzahl nicht die Möglichkeit, auf die Mindeststückanzahl aufzuzahlen. Eine Auflieferung ist nur im Falle einer Nachlieferung erlaubt. Im Hauptmenü Auftragsdaten existiert bei Medienpostaufträgen die Registerkarte Medieninhaber. Hier werden die Daten des Medieninhabers eingetragen. Im Untermenü Details zur Sendung muss neben dem Titel und der Ausgabenummer der Zeitung die Vertrags-/Zulassungsnummer angegeben werden. Diese Zulassungsnummer wird beim Abschluss eines Medienpostvertrages mit der Österreichischen Post AG vergeben und ist eine verpflichtende Angabe. 20

21 Neues Produkt Info.Post Wählen Sie das Produkt Info.Post Collect. Dadurch gelangen Sie zur Eingabemaske des Produktes Info.Post Collect. Hier vergeben Sie die Auftragsbezeichnung, wählen zwischen Auftrag mittels Geomarketing-Nummer, Ad-hoc Auftrag oder CSV Import und bestimmen den gewünschten Lieferzyklus. 21

22 2.1 Anlegen eines neuen Info.Post Collect Auftrages mittels Geomarketing-Nummer Wenn im Geomarketing-Tool der Österreichischen Post AG bereits ein entsprechender Geomarketing-Auftrag angelegt wurde, erhalten Sie die dazugehörige Geomarketing- Nummer (32-stelliger, eindeutiger alphanumerischer Schlüssel). WICHTIG: Diese Nummer kann gegebenfalls mehrmals verwendet werden, jedoch nur EINMAL pro Lieferzyklus. Dazu wählen Sie bei Streuplanquelle die Option Webservice. Anschließend tragen Sie diese Nummer in das Feld Geomarketing-Nummer ein und wählen im Drop-Down Lieferzyklus den gewünschten Zyklus aus. Haben Sie alle Angaben getätigt und den gewünschten Zyklus ausgewählt, klicken Sie auf den Button Weiter. Nach einer kurzen Wartezeit (die Daten des Auftrages werden vom Webservice der Österreichischen Post AG abgefragt) gelangen Sie zur Seite Auftrag bearbeiten. 22

23 2.2. Anlegen eines neuen Info.Post Collect Auftrages mittels Ad-hoc Abfrage Falls Sie keinen entsprechenden Geomarketing Auftrag bei der Österreichischen Post AG angemeldet haben, gibt es auch die Möglichkeit, einen Info.Post Collect Auftrag durch Übermittlung der entsprechenden Postleitzahlen an das Webservice der Österreichischen Post AG zu erstellen. Wählen Sie dazu in der Einstiegsmaske die Option Neuen PLZ- Streuplan erstellen und wählen den gewünschten Lieferzyklus. Mit dem Button Weiter gelangen Sie zum integrierten Info Post Planer. Nach Auswahl Ihrer gewünschten Werbegebiete betätigen Sie den Button Weiter. Nach einer kurzen Wartezeit (die Daten des Auftrages werden vom Webservice der Österreichischen Post AG abgefragt) gelangen Sie zur Seite Auftrag bearbeiten. 23

24 2.3 Allgemeine Auftrags-Daten Hier sehen Sie im Überblick Ihren Geomarketing-Auftrag, gegliedert nach Collatorstandort. Danach geben Sie hier die gewünschten Informationen ein. Bei der Auswahl des Formates werden die Felder Breite in mm und Länge in mm automatisch befüllt, das Feld Dicke in mm muss manuell befüllt werden TIPP: Falls Ihr verwendetes Format im Feld Sendungsformat nicht angeführt ist, verwenden Sie Benutzerdefiniert, und ändern die Angaben in den Feldern Breite in mm und Länge in mm auf die korrekten Maße. Überlieferung Da es bei der maschinellen Verarbeitung der Info.Post Collect Sendungen zu Ausfällen eines kleinen Teils der Sendungen kommen kann, wird von der Österreichischen Post AG empfohlen, pro CT (bzw. pro Mutation) 1,5 Prozent der aufgelieferten Menge (Stückzahl) als Überlieferung beizulegen. Diese Menge (gerundet) tragen Sie im Feld Überlieferung pro Collatorterminal (CT) ein. Diese Sendungen werden zwar auf der Aufgabeliste ( Stück Überlieferung ) und auf den Palettenzettel angeführt, werden aber NICHT zur Verrechnung herangezogen. Dies dient lediglich zur korrekten Ermittlung des Gesamtgewichtes bei der Einlieferung (Einnahmensicherung). 24

25 2.4 Kundendaten Tragen Sie hier in gewohnter Weise Ihre Kundendaten ein. Dadurch gelangen Sie zur Eingabemaske des Produktes Info.Post Gemeinde. 25

26 2.5 Ergebnisseite Info.Post Collect Aviso Bitte beachten Sie, dass bei Über-, oder Unterschreiten der in den AGB Info.Post Collect vorgeschriebenen Sendungsmaße, Sendungsgewicht oder erforderlichen Stückzahlen kein gültiges Aviso möglich ist. Versanddokumente erstellen Bitte beachten Sie, dass ohne gültiges Aviso keine Versanddokumente erstellt werden können. 26

27 Neues Produkt Info.Post Wählen Sie das Produkt Info.Post Gemeinde. Dadurch gelangen Sie zur Eingabemaske des Produktes Info.Post Gemeinde. Hier vergeben Sie die Auftragsbezeichnung, bestimmen das Aufgabedatum und wählen zwischen Auftrag mittels Geomarketing- Nummer oder Ad-hoc Auftrag. 27

28 3.1 Anlegen eines neuen Info.Post Gemeinde Auftrages mittels AD-hoc Auftrag Falls Sie keinen entsprechenden Gemeinde Auftrag bei der Österreichischen Post AG angemeldet haben, gibt es die Möglichkeit, einen Info.Post Gemeinde Auftrag durch Übermittlung der entsprechenden Gemeinden an das Webservice der Österreichischen Post AG zu erstellen. Wählen Sie dazu in der Einstiegsmaske die Option Ad-hoc und wählen das gewünschte Aufgabedatum und Zielgruppe. Mit dem Button Weiter gelangen Sie zum integrierten Gemeinde Planer. Nach Auswahl Ihrer gewünschten Gemeinden betätigen Sie den Button Weiter. Nach einer kurzen Wartezeit (die Daten des Auftrages werden vom Webservice der Österreichischen Post AG abgefragt) gelangen Sie zur Seite Auftrag bearbeiten. 28

29 3.2 Anlegen eines neuen Info.Post Gemeinde Auftrages mittels geomarketing-nummer Wenn im Geomarketing-Tool der Österreichischen Post AG bereits ein entsprechender Gemeinde-Auftrag angelegt wurde, erhalten Sie die dazugehörige Geomarketing-Nummer (32-stelliger, eindeutiger alphanumerischer Schlüssel). Dazu wählen Sie bei Streuplanquelle die Option Geomarketing. Anschließend tragen Sie diese Nummer in das Feld Geomarketing-Nummer ein und wählen das gewünschte Aufgabedatum aus. Haben Sie alle Angaben getätigt und das gewünschte Aufgabedatum ausgewählt, klicken Sie auf den Button Weiter. Nach einer kurzen Wartezeit (die Daten des Auftrages werden vom Webservice der Österreichischen Post AG abgefragt) gelangen Sie zur Seite Auftrag bearbeiten. 29

30 Österreichische Post AG Unternehmenszentrale Haidingergasse Wien brief.pvm.support@post.at Stand Dezember Satz- und Druckfehler vorbehalten. Es gelten die AGB der Österreichischen Post AG in der jeweils gültigen Fassung.