Allgemeine Bedienungstechniken für Fenster und Datensätze 8

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1 Allgemeine Bedienungstechniken für Fenster und Datensätze 8 Einträge aus Listen löschen Bei manchen Feldern werden kleine lokale Listen der zuvor erfassten Daten gezeigt (die sog. Memoryfelder). Wenn dort falsche Einträge stehen, können sie so gelöscht werden: den Eintrag in das Feld holen, ohne dass eine Markierung bleibt, und dann mit der Tastenkombination Strg+Entf. löschen. Das Löschen mit der Frage bestätigen. Dann das Feld mit der Maus kurz verlassen, damit die Feldliste aufgefrischt wird. Folgeänderungen: den Cursor in Feldern fixieren Sie haben sich sicher manchmal bei Eingaben, bei denen Sie mehrere Datensätze im gleichen Feld geändert haben, gewünscht, dass sich das Programm das Eingabefeld merken könnte. Das war z.b. eine Funktion, die die Anwender des Vorgängerprogramms IBM Hausverwaltung/DOS unter Folgesätze kannten. Beispiel: Sie wollen z.b. das Feld Art der Einheit prüfen und ggfs. anpassen. Öffnen Sie die erste Einheit und stellen den Positionsanzeiger in das Feld. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche Pfeil nach rechts. Nun wird die Funktion Fixieren gezeigt, die Sie anklicken. rechte Maustaste Wenn Sie nun mit der Schaltfläche Pfeil nach rechts die nächste Einheit aufrufen, bleibt der Positionsanzeiger im Feld. Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I Seite 37

2 8 Allgemeine Bedienungstechniken für Fenster und Datensätze Mit der rechten Maustaste können Sie die Fixierung wieder ausschalten, sie verliert sich aber automatisch auch beim Schließen des Fensters. Hinweis: Diese Fixierung ist nicht erforderlich im Register Abrechnungsmengen (2. Register im Objekt, bzw. 4. Register im Mieter/Eigentümer). Dort wird das Eingabefeld mit einem Kasten markiert gezeigt und die Eingabe kann sofort erfolgen. Das Feld muss hier auch nicht blau zum Überschreiben markiert werde, sondern die Zahlen werden einfach ins Feld getippt. Die bisherigen Werte werden automatisch überschrieben. Einstellungen zu Übersichtsanzeigen und zu Feldern ändern In einigen Bereichen, z.b. auf den Übersichtsanzeigen der Datenbereiche oder wenn in Feldern auf solche Listen zugegriffen werden kann, kann mit der rechten Maustaste Einfluß auf die Spaltenbreite, die gezeigten Spalten und teilweise auch auf Sortierungen getroffen werden. (Beispiele: siehe die Beschreibung der Übersichtsanzeige der Adressen oder auch in der Buchhaltung der Bildschirm Bewegungen bearbeiten, Feld Konto.) Näheres dazu finden Sie im Kap. Andere Ansichten: Adressen und: Bedienungstechnik bei Übersichten. Fenster vergrößern /verkleinern Fast alle Eingabefenster können vergrößert und bis zu einer bestimmten Minimalgröße auch wieder verkleinert werden. Ziehen Sie mit der Maus die Ecken des Fensters (in der Regel die rechte untere) oder einen Seitenrand, und das Fenster vergrößert oder verkleinert sich. Sie können dies z.b. in der Anzeige der Sachkonten (3. Register des Objekts) ausprobieren. Gerade bei solchen Übersichtsanzeigen lassen sich erheblich mehr Daten darstellen. Näheres dazu ebenfalls im Kap. Andere Ansichten: Adressen und: Bedienungstechnik bei Übersichten. PowerTipp: Bitte die Vollbildanzeige meiden, sie reduziert PowerHaus auf nur ein Fenster und Sie verlieren die Übersicht, weil der Orientierungsbalken fast nicht mehr lesbar oberhalb der Menüleist steht. Seite 38 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I

3 Allgemeine Bedienungstechniken für Fenster und Datensätze 8 Kontextmenüs Hier noch ein Hinweis auf eine allgemeine Windows-Technik: An vielen Stellen der Anwendung können Sie per Klick auf die rechte Maustaste ein Steuerungsmenü, das sog. Kontextmenü aufrufen. (Im Windows-Explorer z.b. eine absolute Grundlagenfunktion.) Woran erkennen Sie in PowerHaus, dass es ein Kontextmenü gibt? Es gibt keine feste Regel. Aber: Kontextmenüs gibt es häufig bei Feldern, bei denen Listen (die sog. Comboboxen) geöffnet werden können. Die Programmierer nutzen diese Möglichkeit mit Vorliebe, weil sie denken, dass spezielle Steuerungen lokal am besten aufgehoben sind. Also einfach probieren. Arbeiten mit der Windows-Zwischenablage PowerHaus kann die Windows-Zwischenablage ansprechen. Diese ist eine allgemeine Funktion in Windows-Programmen, die zum Kopieren von Dateninhalten eingesetzt werden kann. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wann immer es sinnvoll ist! Oft hat man hierbei gewisse Bedenken hinsichtlich des Kopierens. Wenn Sie ruhig und überlegt vorgehen, kann dabei nichts passieren, außer dass Sie eine Arbeitserleichterung haben. Führen Sie folgende Schritte durch: Markieren Sie den zu kopierenden Text mit der Maus von rechts nach links oder links nach rechts. Holen Sie den Text mit der Tastenkombination Strg+C bzw. auch mit Strg+Einfg * in die Zwischenablage. Bewegen Sie den Positionsanzeiger in das Ziel-Feld. Fügen Sie den Text mit Strg+V oder mit Strg+Einfg * ein. (* die ältere Variante aus Word, Excel) Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufrufen und dort die genannten Funktionen ausführen. Kinderleicht! Ein Beispiel finden Sie im Kap. Objekte. Hardcopies Wollen Sie Bildschirm-Hardcopies drucken, gibt es diese einfache Vorgehensweise: Betätigen Sie die Taste Druck auf Ihrer Tastatur (Sie finden diese auf jeder Tastatur, meist irgendwo in der obersten Reihe). Damit ist die aktuelle Anzeige ihres Rechners in der Windows Zwischendatei gespeichert. Öffnen Sie nun Word mit dem Word-Symbol in der PowerHaus-Symbolleiste. Ein leeres Dokument wird geöffnet Fügen Sie den Text mit Strg+V oder mit Strg+Einfg * ein. (* die ältere Variante aus Word, Excel). Bei Word 2010 folgendes Symbol verwenden. Drucken Sie nun die Anzeige über Word (Menü Datei, Drucken, oder Druckersymbol) Schließen Sie Word ohne das aktuelle (und unbenannte) Dokument zu speichert. Sie sind wieder zurück in PowerHaus. Ergänzend: Mit der gerade beschriebenen Methode drucken Sie den gesamten Bildschirm, daher braucht ihr Druck eine gute Menge Druckertoner. Wenn Sie hier Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I Seite 39

4 8 Allgemeine Bedienungstechniken für Fenster und Datensätze etwas ökonomischer arbeiten wollen, dann gibt es diverse Software, die auch nur einzelne Fenster kopieren kann (z.b. SnagIt, zu beziehen über Tipp: Word 2010 hat im Menü Bildtools ein Zuschneidewerkzeug für Bilder. Wenn die Registerkarten Bildtools / Format nicht angezeigt werden, stellen Sie sicher, dass Sie ein Bild ausgewählt haben. Sie müssen ggf. auf das Bild doppelklicken, um es auszuwählen und um damit die Registerkarte Format zu öffnen. Ab Word 2017 zeigt sich das Schneidewerkzeug separt oberhalb des Kontexmenüs: Zugeschnitten wird so: Schieben Sie die in der Mitte der Fensterseite sichtbaren schwarzen Balken entsprechend nach innen, bis der Restbereich, den Sie behalten wollen, gut sichtbar ist. Von rechts nach links anfangen geht in der Regel besser. Klicken Sie dann mit der Maus auf die Fläche außerhalb der grauen Markierung. Dadurch wird der ausgeschnittene Bereich entfernt. Nun können Sie ihre Abbildung z.b. mit der rechten unteren Ecke größer ziehen. Seite 40 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I

5 Stammdaten 9 9. Stammdaten Schließen Sie die Adressen. Gehen Sie nun auf das Objektfenster, entweder über Markieren des Balkens oder mit den Menüpunkten Fenster, Objekte. Die Übersichtsliste der Objekt der Beispieldaten zeigt sechs Objekte: Diese Objekte eignen sich, um sich eine Vorstellung über den Leistungsumfang der Anwendung zu machen. Die Art zeigt Ihnen, welche Art der Verwaltung mit dem Objekt dargestellt ist. Um die Programme kennenzulernen, wollen wir ein neues Objekt anlegen. Betätigen Sie die Schaltfläche ein neues Objekt Übersicht der Arbeitsgebiete in den Stammdaten Die folgende Tabelle stellt alle wichtigen Arbeitsgebiete und Schritte im Überblick zusammen. Zur besseren Orientierung wird die Tabelle eingangs bei den einzelnen Arbeitsgebieten jeweils wiederholt. Lesen Sie die Tabelle jeweils vertikal je Arbeit. Sie erhalten eine Kurzbeschreibung, welchem Ziel die Arbeit dient, wo die Programme abgerufen werden und wo Alternativaufrufe zur Verfügung stehen. Ziel Eingabe Objekt anlegen und bearbeiten: WEG- Objekte oder Mietobjekte Stammdaten, Objekte Verzweigung Banken, Firma, Adresse in der Firma Alternativzugriff über Eigt./Mieter Einheiten anlegen und bearbeiten Stammdaten, Objekte, Einheiten Abrechnungsmengen Personenkonten zu Eigentümer (WEG) oder Mieter (Mietobj.) anlegen und bearbeiten Stammdaten, Objekte, Einheiten, Eigt./ Mieter Adresse und Bankverbindung, Abrechnungsmengen Personenkonten, Adressen Sachkonten anlegen und bearbeiten Stammdaten, Objekte Girokonto: Bankverbindung des Objekts Was sind Objekte? Objekte sind einzelne oder Gruppen von Verwaltungseinheiten, die gemeinsam abgerechnet werden. Ein Objekt kann also z.b. im kleinsten Fall ein Einfamilienhaus sein, Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I Seite 41

6 9 Stammdaten oder z.b. ein Mietswohnhaus mit Gewerbenutzung, ein Gewerbepark, Lagerhallen, Parkhäuser, Feriensiedlungen, Eigentümergemeinschaften nach dem WEG (Wohnungseigentumsgesetz), kurz jede denkbare Gruppe von zu verwaltenden Einheiten, deren Betriebskosten gemeinsam abgerechnet werden. Objekte haben in vielen Fällen ein separates Bankkonto und sind daher buchhalterisch in sich geschlossen. Im Bereich der Mietverwaltung können auch Sammel-Bankkonten, die für mehrere Objekte verwendet werden, verarbeitet werden. Schritte beim Anlegen Wird ein Objekt neu angelegt, wird folgendes Fenster gezeigt: Nummer: Ordnungsbegriff. Die Objektnummer kann nur einmal vorhanden sein. Sie kann bei Bedarf später geändert werden. Bezeichnung: Info-Feld zur Beschreibung des Objekts. Der Text wird an vielen Stellen (u.a. auch auf der Abrechnung) verwendet. Es ist die offizielle Objektbezeichnung. Daher muss auf eine eindeutige Bezeichnung geachtet werden. Ergänzen Sie den Text zu "WEG Schillerstr. 36/38, Stuttgart". Der Text muss innerhalb der Objekte einmalig sein: Es wird überprüft, ob diese Bezeichnung bei einem anderen Objekt bereits verwendet wurde. Nun muss man den Typ WEG-Objekt oder Mietobjekt festlegen. Achtung: Diese Klassifizierung ist nur hier definierbar, sie ist später nicht wieder änderbar. Die Klassifizierung ist sehr wichtig, da sie sich auf alle Bereiche des Objekts auswirkt (z.b. welche Begriffe und Gestaltungsteile auf der Abrechnung eingesetzt werden). Objektart: Rechts neben dem Feld: ein Wahlzeichen. Es zeigt, dass zum Feld eine kleine Datenbank mit Objektarten vorhanden ist. Eine der Objektarten kann aus der Liste übernommen werden. Bei Bedarf: Rechte Maustaste und Neuen Satz anlegen wählen für neue Objektarten. Seite 42 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I

7 Stammdaten 9 Die Objektart dient einzig zur internen Übersicht und hat keine Auswirkung auf die folgenden Verarbeitungen. Es ist für einige übergreifende Arbeiten aber nützlich, hier genaue Benennungen zu wählen. Übergehen Sie kurz den Bereich für die Wirtschaftsjahre, denn er wird bei einer Wahl des Vorlagenobjekts mit dem aktuellen Jahr dieses Objekts wieder neu belegt. Sachkonten und Unterkonten übernehmen aus: Eine Angabe ist sinnvoll, da bestimmte Daten und Verbindungen im Bereich Sachkonten und Unterkonten bereits vorbelegt sind. Das Muster kann ein geeignetes anderes Objekt sein oder ein Musterobjekt: Die Musterobjekte enthalten einen geeigneten Sachkontenrahmen sowie fertig konfigurierte Unterkonten zu den Personenkonten. Die Musterobjekte entahlten im Unterscheid zu früheren Jahren keine Voreinstellung für die Buchung von Steuern. Im Kap. über das Beispielmietobjekt erfahren Sie, wie Sie hierzu vorgehen. [Musterobjekt Miete- Es handelt sich um Vorlagen für ein frei finanziertes Mietobjekt. ] [Musterobjekt WEG] - Es handelt sich um Vorlagen für die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft nach WEG (Wohnungseigentumsgesetz). [Musterobjekt SEV] - Vorlage für die Kontenpläne im Erweiterungsmodul Sondereigentumsverwaltung. Wirtschaftsjahr Wählen Sie das erste Jahr, das Sie bearbeiten wollen. Das aktuelle Jahr aus dem Vorlagenobjekt wird angeboten: Ändern Sie den ggfs. Text im Feld Bezeichnung, gehen Sie dann mit der Tab- Taste in das Feld von. Das Feld ist farbig markiert. Ändern Sie entweder mit Methode 1, in dem Sie neu überschreiben: wir starten bewusst mit oder mit Methode 2, die Pfeiltaste nach links einmal betätigen. Freigabe des Bildschirms mit der Schaltfläche OK. Weiter mit OK. Das erste Register des Objekts wird gezeigt. Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I Seite 43

8 9 Stammdaten Das Hauptregister des Objekts Das Hauptregister ist der eigentliche Arbeitsbereich, in dem die wichtigsten Arbeiten im Stammdatenbereich erledigt werden. Nr./Objekt: Die Nummer und Bezeichnung des Objekts wird aus der Eingabe im vorigen Fenster angezeigt, die Straße gibt man nun ein. Spezialtipp: Dazu kann eine Windows-Funktion eingesetzt werden, die Zwischenablage: Markieren Sie mit der Maus die Straßenbezeichnung: Holen Sie den Text mit der Tastenkombination Strg+C in die Zwischenablage. Bewegen Sie den Positionsanzeiger in das Feld Straße. Fügen Sie den Text dort mit Strg+V ein. (alternativ mit Strg+Einfg und Shift+Einfg). Sie haben damit die Windows-Zwischenablage zum Kopieren eines Textes eingesetzt. Diese Technik gibt es in fast allen Standard-Windows-Anwendungen wie Word, Excel usw. Hinweis für Windows-Profis: Die Möglichkeit mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufzurufen und dann zu kopieren, funktioniert in PowerHaus leider nicht immer (z.b. nicht in den Memory-Feldern), daher wird sie hier nicht als immer verwendbare Möglichkeit erwähnt. Strg+C und Strg+V sind Windows-Basisbefehle und funktionieren immer. PLZ/Ort: Die Eingabe im Feld PLZ Ort wird automatisch ergänzt, sobald die ersten Zeichen der PLZ getippt werden. Passt der Vorschlag nicht, kann mit der Liste nachgesehen werden, welche Ortsnamen bereits bekannt sind. Neue werden einfach durch Eintrag angelegt. Objektart: Die im vorigen Fenster angegebene Objektart wird wieder angezeigt. Sie kann ggf. nochmals geändert werden. Aktives Wirtschaftsjahr: Das im vorigen Fenster angegebene Jahr 2017 wird gezeigt. Es handelt sich um das Vorjahr zu aktuellen Jahr 2018, aber das soll Seite 44 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I

9 Stammdaten 9 zunächst ausreichen. Später können weitere Jahre über die Schaltfläche Bearbeiten angelegt oder angewählt werden. Nun setzen wir mit der Registerkarte Bankv. des Objekts fort: Bankverbindung Hier wird in den ersten drei Feldern die Bankverbindung des Objekts eingetragen. Wir beginnen mit dem Einreicher. Er ist zur Bankverbindung zwingend erforderlich und regelt die Gruppierung der Austauschdateien beim Zahlungsverkehr mit SEPA. Die objektübergreifende Zusammenfassung von XML-Auftragsdateien wird über dieses Feld gesteuert. So gehen Sie vor, nachdem Sie mit der rechten Maustaste Neu angeklickt haben: Die DE Hausverwaltung ist unsere Verwaltungsfirma, die wir gleich anlegen werden. Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I Seite 45

10 9 Stammdaten Eingabevariante 1: die IBAN eingeben und das Feld mit der Tab-Taste verlassen: die Bank wird automatisch aktiviert. Aktuell: DE Eingabevariante 2: Kontonummer + Bank wählen/anlegen und Schaltfläche IBAN berechnen betätigen. Die Banken werden als Stammdatensätze aktiviert, wenn sie über die Eingabe der IBAN zum ersten Mal angesprochen werden. Voraussetzung: die Bankenliste ist im Programm Einstellungen. Register SEPA aktuell abgefragt worden. Erstmals zu verwendende Banken werden per Rückfrage angelegt. Es ist ausreichend, die Bezeichnung und die BIC einzugeben. Der Verweis auf die Adressendatei kann zur Information hinzugefügt werden, ist aber nicht zwingend erforderlich. Die BLZ ist nicht mehr erforderlich. Sie kann aber dazu dienen, eine BIC zu ermitteln. Sie kann mit der Schaltfläche Berechnen aktualisiert werden (Voraussetzung im PowerHaus-Hauptverzeichnis ist das Programm DDBAC installiert worden. Wenn nicht erfolgt, im Internet nach ddbac.exe suchen und downloaden.). Die weiteren SEPA- Steuerungen finden Sie im Kapitel Lastschrifteinzug. Aus älteren Datenbeständen kann eine Bank mit derselben BIC unter zwei Bezeichnungen vorliegen. Hierzu wird bei Bedarf eine Rückfrage gestellt. Entscheiden Sie sich für einen der Banksätze. Die Bankenvarianten können mit der Schaltfläche Ersetzen zusammengeführt werden. (Für diese Funktion sind die BLZs erforderlich.) Konfigurieren führt in das Programm Einstellungen, Konfiguration, in der die Sortierung der Banken auf der Wahlliste gesteuert werden kann. Mit OK wird das Anlegen abgeschlossen. Der angelegte Datensatz wird im Feld gezeigt. Die angegebene Bankverbindung ist automatisch als Bankverbindung für den Datenträgeraustausch zu Lastschriften und Überweisungen markiert. Bei Bedarf können weitere Bankverbindungen angelegt werden. Nur eine davon darf als Konto für Lastschriften gekennzeichnet sein. Seite 46 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I

11 Stammdaten 9 Zuordnung einer Firma Im nächsten Schritt wird das Objekt einer Firma zugeordnet. Sie soll hier neu angelegt werden. In der Firma wird die Bezeichnung eingetragen, dann wird eine Absenderangabe für die Abrechnung angelegt: Die Textbezeichnung der Firma sollte inhaltlich richtig eingetragen werden. Grund: Dieser Text wird als Überschriftszeile bei Listen und auch bei der Abrechnung verwendet. Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I Seite 47

12 9 Stammdaten Im Feld Absenderadresse für Abrechnungen wird die Adresse der Hausverwaltung notiert. Daten aus dieser Adresse ergänzen die Firmenangabe oben im Kopf auf der Abrechnung. Es handelt sich um die Felder Telefon geschäftlich, Telefax, Straße und Ort. Vorgehensweise: Adresse ABC Hausverwaltung wählen Im Feld Bearbeiten aufrufen, dann Kopieren wählen Die erforderlichen Daten ändern (nur soweit erforderlich überschreiben!) Tipp für Firmeneingaben: Wählen Sie die Anrede Firma, dann bereitet das Programm den Kurznamen nicht so wie z.b. bei Personenadressen. auf. Weitere Angaben: Adressart: Hausverwaltung (Info-Feld) Seite 48 Praxisbuch Haufe PowerHaus 2018 I