Neueste Entwicklungen in den DRG-gerechten FM- Kosten. Arbeitsbericht des GEFMA-Arbeitkreises Facility Management im Krankenhaus

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1 Neueste Entwicklungen in den DRG-gerechten FM- Kosten. Arbeitsbericht des GEFMA-Arbeitkreises Facility Management im Krankenhaus von Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke, MBA Hospital Build & Infrastrukture Europe am :30 bis 11:00 Uhr Congress Center Hamburg, Hamburg

2 Inhaltsverzeichnis Hintergrund und Zielsetzung des Arbeitskreises Krankenhaus im GEFMA Anforderungen an das Kunden-Lieferanten-Modell für den Raum-Lieferanten

3 DRG Fallpauschalen als Steuerungshebel für Infrastrukturkosten Bereits 2004 wurde in Deutschland ein leistungsorientiertes Fallpauschalensystem eingeführt, heute bekannt als G-DRG (German Diagnosis Related Groups oder auch diagnosebezogene Fallgruppen). Damit werden Leistung aufgrund ihrer ökonomischen Ähnlichkeit Gruppen zugeordnet. Daraus abgeleitete Fallpauschalen dienen die Vergütung von medizinischen Leistungen pro Behandlungsfall. Das Fallpauschalensystem hat das Kerngeschäft, die medizinische Versorgung der Patienten und die damit verbundene Entgelt-Regelung, zum Inhalt. Die medizinischen und nichtmedizinischen Infrastrukturkosten sind darin EINE kalkulatorischen Größe. Letztere enthalten die Verwaltungs- und Bewirtschaftungskosten für die Immobilien, - diese sind aber nicht ausreichend transparent getrennt und somit nicht steuerbar. Die FM-Kosten schlagen mit rund 30% an den Gesamtkosten eine Krankenhauses zu Buche (KMA Juni 2013, 18 Jg, Seite 70) Personalkosten Sachkosten Pers.- und Sachkosten I47B Ärztl. Dienst Pflegedienst med./techn. Dienst Arzneimittel Implantate/ Transplant. Übriger med. Bedarf med. Infrastruktur Nicht-med. Infrastruktur Kostenbereich a 4b 5 6a 6b 7 8 Summe 01. Normalstation 5,4% 14,6% 0,9% 1,3% 0,1% 0,0% 1,1% 0,1% 2,6% 13,8% 39,9% 02. Intensivstation 0,6% 1,7% 0,2% 0,2% 0,0% 0,0% 0,3% 0,0% 0,1% 0,8% 4,0% 04. OP-Bereich 5,5% 0,0% 3,5% 0,2% 0,1% 21,8% 2,7% 0,9% 1,8% 3,3% 39,9% 05. Anästhesie 3,1% 0,0% 2,0% 0,3% 0,0% 0,0% 0,7% 0,0% 0,3% 1,0% 7,6% 07. Kardiologische Diagnostik / Therapie 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 08. Endoskopische Diagnostik / Therapie 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 09. Radiologie 0,2% 0,0% 0,5% 0,0% 0,0% 0,0% 0,1% 0,2% 0,1% 0,4% 1,6% 10. Laboratorien 0,1% 0,0% 0,8% 0,1% 0,7% 0,0% 0,5% 0,2% 0,1% 0,4% 2,8% 11. Übrige diagnostische/ 0,2% 0,0% 2,5% 0,0% 0,0% 0,0% 0,2% 0,1% 0,1% 1,1% 4,2% therapeutische Bereiche Summe 15,2% 16,3% 10,4% 2,1% 0,9% 21,8% 5,7% 1,6% 5,2% 20,8% 100% Bsph. Kostenverteilung für den Fall I47B: Revision oder Ersatz des Hüftgelenkes ohne komplizierende Diagnose,.. GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 3

4 Netzwerke GEFMA-Arbeitskreis aufbauen Wissen schaffen Facility Standards Management setzen Markt entwickeln im Krankenhaus 1989 gegründet, versteht sich der Verband GEFMA als das deutsche Netzwerk der Entscheider im Facility Management (FM). Über 850 Mitglieder haben sich im Verband organisiert, um sich gemeinsam für Bekanntheit und Weiterentwicklung des FM einzusetzen. Der GEFMA engagiert sich in der Normungsarbeit für das Facility Management. Das erarbeitete Richtlinienwerk ist Basis für qualitäts-orientierte FM-Dienstleistungen und Branchenkonsens in Deutschland. FM ist eine Managementdisziplin, die die notwendigen Unterstützungsprozesse des Kerngeschäfts vereint. Dabei ist die Sicherung des Kerngeschäftes der Gegenstand, auf den sich alle FM-Leistungen beziehen. Die Fach-Arbeit wird in spezialisierten Arbeitskreisen (AK) durchgeführt. Der AK Facility Management im Krankenhaus (FM im KHS) arbeitet seit 2005 mit ca. 25 technischen und kaufmännischen Führungskräften von Krankenhäusern an speziellen Krankenhaus-Themen im Sachgebiet FM. Ein wichtiges Ergebnis des AK ist die GEFMA-Richtlinie 812 "Gliederungsstruktur für FM-Kosten im Gesundheitswesen" (Ausgabe 3/2011). GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 4

5 Netzwerke GEFMA-Arbeitskreis aufbauen Wissen schaffen Facility Standards Management setzen Markt entwickeln im Krankenhaus Das GEFMA-Richtlinien-Werk (Kostenarten, Betreiberpflichten etc.) bildet die Besonderheiten des Klinikbetriebs nicht ausreichend genug ab. Der AK FM im KHS trägt durch die Entwicklung von auf Krankenhäuser bezogenen Richtlinien dazu bei, im FM- Markt das Bewusstsein für eine erforderliche Spezialisierung zu vermitteln und fachlich zu untersetzen. Die GEFMA-Richtlinie 812 Gliederungsstruktur für FM- Kosten im Gesundheitswesen definiert die FM- Kostenarten in Kliniken in Würdigung der KHBV (Krankenhaus-Buchführungsverordnung). Herausforderung: FM-Verantwortliche im Krankenhaus verlangen nach Benchmarks in den Betriebskosten ohne in die Komplexität im Vergleich abzurutschen Zielsetzung des AK FM im KHS : Bereitstellung von DRG-gerechten, d. h. dem Fall verursachungsgerecht zuordenbaren, FM-Kosten Arbeitsthemen des AK KHS Zur Verfügungstellung von Raum- Vollkosten als Navigator in eine auskömmliche Zukunft für das Krankenhaus Erarbeitung von Raum-Clusterbezogenen Kennzahlen zum Vergleich für und zwischen mitwirkenden Krankenhäusern Definition der Beziehung DIN 277, DIN 13080, und GEFMA 812 Integration medizinischer Prozessdaten und von Gebäudedaten Aufzeigen von Auslastungspotential mit Belegdauer in Raum-Cluster in den Kliniken GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 5

6 Inhaltsverzeichnis Hintergrund und Zielsetzung des Arbeitskreises Krankenhaus im GEFMA Anforderungen an das Kunden-Lieferanten-Modell für den Raum-Lieferanten

7 Netzwerke Raum-Vollkosten aufbauen Wissen können schaffen Standards dem setzen Fall zugeordnet Markt entwickeln werden Raum-Vollkosten können sehr pragmatisch nach GEFMA Richtlinie 812 ermittelt werden. Mittels zur Verfügung gestellten Raum- Vollkosten können diese jedem Behandlungsfall über die Nutzungszeit zugeordnet werden. Raum-Vollkosten sind FM-Kosten und bilden die nicht-medizinischen Infrastruktur-Kosten im Fall ab: Raum-Vollkosten sind so vergleichbar wie Fallerlöse. Fallerlöse sind bundesweit gleich, egal, in welchem Baukörper sie umgesetzt werden oder ob von einer kleinen oder großen Klinik erwirtschaftet werden. Die DRG-Kalkulation ließe grundsätzlich eine verursachungs-gerechte Zuordnung der FM- Kosten zu, denn die medizinischen Aufwendungen finden in einem jeweiligen Raum statt. Die Zuordnung von Raum-Nutzungszeiten zu den Fallkalkulationen löst Spareffekte in den Funktions-bereichen aus. Diagnosis Related Room costs (DRR) für Diagnosis Related Groups (DRG) GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 7

8 Netzwerke FM-Kosten aufbauen über Wissen Fall-Erlöse schaffen Standards des setzen Krankenhauses Markt entwickeln steuern Über die Fall-Mix-Planung eines Krankenhauses können genaue Raum-Bedarfe und die damit verbundenen Kosten geplant werden. Gleichzeitig können ggf. erforderliche Deckungslücken der Business Planung des Klinikums über eine gezielte Flächen-Optimierung geschlossen werden. Die Optimierungs-Aufgabe für den FM-Bereich eines Klinikums kann so über Energiesparen und Personalkosten reduzieren hinaus deutlich umfangreichere Effekte generieren (z. B. temporäres Schließen von Bereichen). Das erfordert allerdings eine deutliche Veränderung der Steuerungshebel für das Facility Management im Krankenhaus und den strukturierten Aufbau einer Kunden-Lieferanten-Beziehung zwischen den Leistungsbereichen Beispielhafte Raumauslastung Anästhesie Präsenz in Minuten pro Jahr = Anästhesie Zeit + Vor und Nachbereitungszeit in den Sälen 60 Minuten pro Stunde Anzahl Stunden 10 Anzahl OP-Räume Durchnittliche OP-Raum-Nutzung in Stunden pro Jahr Mögliche OP-Auslastung Ansatz: 10 h/tag 5 Tage/Woche 250 Tage im Jahr Stunden/Jahr GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 8

9 GRUNDSATZ-Modell der Kunden-Lieferanten-Beziehungen im KHS Anforderung an die Kunden-Lieferanten-Struktur Über die Bedarfssteuerung aus dem medizinischen Kerngeschäft müssen sich unmittelbare Ziele für den FM-Bereich ergeben. Der FM-Aufwand muss verursachungsgerecht zugeordnet werden können (Kunden-Lieferanten-Verhältnisse bis hin zum Patienten definieren). Krankenhaus-spezifische kaufmännische Anforderungen sind zu berücksichtigen. Langfristig sollte sich eine interne Weiterverrechnung der FM-Kosten aus Kundensicht entwickeln bzw. anpassen lassen (mit vertretbarem administrativen Aufwand es sind operative Raumangebote und Gemeinkosten -Flächen zu unterscheiden). FM-Kostenerfassung anpassen und Produkt- und Preisbeziehungen entwickeln Patient Erlösbringer + Kostenträger Chirurgie Radiologie OP-M Labor Verpflegung Facilitäre Bereitstellung Management / Verwaltung / Soziale Dienste GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 9

10 Bedarfssteuerung vom Arzt/Patienten über Organisationseinheiten Netzwerke aufbauen Wissen schaffen Standards setzen Markt entwickeln Der Immobilienbetrieb liefert den vollfunktionsfähigen Raum, der auf Anforderung des Kunden mit Unterstützungs- Produkten aufgewertet wird Immobilienbetrieb/Support Räume Supportleistungen beheizt, beleuchtet Sterilgutversorgung klimatisiert, betreut Bettenaufbereitung Fkt.-fähige IT/TK Die Bedarfsanforderung der verschiedenen Organisationseinheiten lautet: Bereitstellung eines voll funktionsfähigen Raums inkl. z.b. Medizintechnik oder STE KHS-spez. Organisationseinheiten Radiologe Normalstation Intensivstation OP-Bereich FM-Aufwand verursachungsgerecht zuordnen, u.a. den Nutzer auf medizinischer Seite (Patient, Arzt, Klinik) mit für ihn greifbaren Produkten zu bedienen. Die Bedarfsanforderung lautet hier: Voll funktionsfähige Organisationseinheit inkl. z.b. pflegerische Leistung Kliniken/Abteilungen / Fachärzte Chirurgie HNO Innere Medizin GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 10

11 Der FM-Aufwand muss verursachungsgerecht zugeordnet werden Lieferung von Räumen (FM- Aufwand) direkt an die Kliniken Labor (-arbeiten)* Mitarbeiter / PK angeschaffte Stoffe Kosten der Geräte Herstellzeit Raumvollkosten z.b. Klinik der Inneren Medizin mit Nutzung spez. Organisationseinheiten wie Normalstation Mitarbeiter/ PK Med. Bedarf. Raumvollkosten Raumvollkosten Die (med.) indizierten Nutzungszeit definiert die entstandenen Kosten. funktionsfähiger Raum für / Zeiteinheit Die interne Weiterverrechnung erfolgt in Abhängigkeit der Raumnutzungszeiten. OP-Bereich Fachkräfte / PK Transplantate Raumvollkosten Speisenversorgung*.. Wareneinsatz Klein-Inventar HACCP Transport Raumvollkosten Kalkulations- Bestandteil der Unterstützungsprodukte Fkt-fähige Medizintechnik/Geräte*.. Raumvollkosten Raum-Vollkosten (Flächen-Bewirtschaftung) Reinigung IH Tech. Anlagen IH Baukonstruktion Wärmeversorgung Pflege Außenanlagen Fkt-fähige IT/TK*... Lizenzgebühren Raumvollkosten *Kalkulationsansatz für eine veredeltes Raum-Produkt GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 11

12 Berücksichtigung zusätzlicher kaufmännischer Anforderungen Finanzierungs-Quellen Kunde KHS FM-Lieferant KHS-Ausgabenplanung FM-Angebotsplanung FM-Leistungsbestandteile FM-Prozesse / Kalkulation KHS-Bedarfe FM-Produkte FM-Aufwand verursachungsgerecht zuordnen, heißt auch die KHS- Finanzierung und KHS- Ausgabenplanung des Kunden zu berücksichtigen und die Preisdarstellung, Rechnungslegung und Kostenzuordnung der angebotenen Produkte entsprechend zu gestalten. GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 12

13 FM-Angebotsplanung im Einklang mit der KHS-Ausgabenplanung KHS-Finanzierungs-Quellen Maßna-gebundene Eigenmittel -- --??? --? Maßna-gebundene Fördertitel (Bau)? --?? -- --? Maßna-gebundene Drittmittel ? Zweckgebundene Titel (IS) ? Spenden / Dritte --?????? Mittel KV / Fallerlöse?????? -- Mittel für F&L KHS-Ausgabenplanung Med.PK Med.SK lfd. MI lfd.nmi (FM) lfd.nmi (Verw.) Zusatzleistung FM-Angebotsplanung (FM-Produkt) vollfunktionsfähiger Raum ausgewiesene Med.SK Die Strukturierungsvorgaben aus der KHS-Ausgabenplanung sind ggf. zu verfeinern sowie Trenn- bzw. Verteilkriterien zu berücksichtigen, so dass eine leistungserbringenden Einheit DRG-relevante und nicht DRG-relevante Aufgaben strukturiert zuordnen kann Bettenzimmer Intensivtherapeutische Räume Operationsräume Kreißsaal Therapeutische Räume Bäder/physikalische Therapie Büroräume und einfache therapeutische Räume Einzelleistungen Invest-Vorhaben Projektaufgaben (Einzelplg) Anforderungen aus Sicht der Organisationseinheit konzentrieren sich i.d.r. auf voll funktionsfähige medizinisch notwendige Räume. In der Folge sind dabei alle notwendige Leistungen und Kosten auch aus Gemeinkosten-Flächen einzubinden. Die KHS-Finanzierungs-Quellen und die InEK-Vorgaben lassen Anforderungen aus kaufmännischer Sicht erkennen, die bei der Produktgestaltung und FM-Angebotsplanung für eine glückende Kunden- Lieferanten-Beziehung zu beachten sind GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 13

14 Interne Weiterverrechnung als Produktkaskade Endabnehmer Behandlungsfälle pro Fall Patienten Personal F&L/Professur Dritte pro Menge Klinik als Nutzer von veredelten Raum- Nicht raumgebundene Unterstützungsprodukte mit Produkten: Normalstation eigenständiger Kalkulation Intensivstation Funktionsfähige medizintechnische Geräte* Dialyseabteilung OP-Bereich Sterilgutversorgung* Anästhesie Bettenaufbereitung* Kreißsaal Krankentransporte* Kardiologie Diagnostik/ Hygieneberatung* Therapie medizinische Verwaltung* Endoskopie Diagnostik/Therapie Apothekendienste* Laborarbeiten* Radiologie Funktionsfähige IT/TK Laboratorien Patienten-/Personalwäsche Ergotherapie Speisenversorgung Physikalische Therapie Fuhrparkmanagement Parkraumdienste Allgemeine Verwaltung Büro- und Kopierdienste Innerbetrieblicher Transport * lt. InEK der medizinischen Infrastruktur (Spalte 7) zu zuordnen pro Zeiteinheit Raum-Produkte Bettenzimmer Intensivtherapeutische Räume Operationsräume Kreißsaal Therapeutische Räume Bäder/physikalische Therapie Büroräume und einfache therapeutische Räume Nicht medizinische Räume mit hohem technischen Anspruch Laboratorien Räume Küche/Wäscherei, Apotheke, Sterilisation Bibliotheksräume Bettenaufbereitung Mit dem Raum als Produkt ist eine unmittelbare Verbindung zwischen Kerngeschäft und Unterstützungsleistungen geschaffen. Umlage gemäß GEFMA 812 und nachgelagert Umlage der Gemeinkosten Räume (z.b. Verkehrsflächen) FM-Kostenbestandteile für Raum- Produkt Objektmanagement Flächenmanagement/Raumkommission Soziale Dienste* Gewährleistungsverfolgung IS-Maßnahmen TGA/DUF Bedienung, Inspektion, Wartung, Reparatur TGA/DUF Verkehrssicherungsaufgaben Immobilienverwaltung Reinigung & Pflege Außenanlagen Reinigung von Gebäuden Werkschutz/Sicherheitsdienste Abgaben, Beiträge, Gebühren Ver- und Entsorgung GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 14

15 Zuordnung nicht raumgebundener Unterstützungsprodukte Klinik als Nutzer von veredelten Raum-Produkten: Behandlungsfall z.b. I45 InEK 7 InEK 8a InEK 8b Normalstation Intensivstation Dialyseabteilung OP Bereich Anästhesie Kreißsaal Kardiologie Diagnostik/Therapie Endoskopie Diagnostik/Therapie Radiologie Laboratorien Ergotherapie Physikalische Therapie 1. Schritt: Zuordnung der nicht raumgebundenen Unterstützungsprodukte 2. Schritt: Erfassung der Mengen der einzelnen Unterstützungsprodukte je veredeltem Raum-Produkt in den einzelnen Kostenstellen Auch die interne Weiterverrechnung für die Unterstützungsprodukte hat unter Berücksichtigung der kerngeschäftstypischen Aufwandsplanung zu erfolgen Nicht raumgebundene Unterstützungsprodukte mit eigenständiger Kalkulation 1 Funktionsfähige medizintechnische Geräte* pro WB / Gerät 2 Sterilgutversorgung* pro STE 3 Bettenaufbereitung* pro geliefertes Bett 4 Patiententransporte* pro Transport 5 Hygieneberatung* pro Untersuchung 6 medizinische Verwaltung* pro Patient 7 Laborarbeiten* pro Auftrag 8 Apothekendienste* pro Auftrag 9 Funktionsfähige IT/TK pro Endgerät 10 Patienten-/Personalwäsche pro kg 11 Speisenversorgung pro Essen 12 Fuhrparkmanagement pro Kfz 13 Parkraumdienste pro Zeiteinheit 14 Allgemeine Verwaltung pro -Volumen 15 Büro- und Kopierdienste pro Auftrag 16 Innerbetrieblicher Transport pro Transport GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 15

16 FM-Kostenerfassung anpassen, Produkt-/ Preisbeziehung entwickeln Für die Steuerung der verursachungsgerechten Weiterverrechnung ist nicht nur eine Kostenplanung und Nachverfolgung, sondern auch eine differenzierte Kostenerfassung unerlässlich. Bei der Preisbildung sind die Anforderung des Kunden an das Raum-Produkt und Unterstützungsprodukt sowie ab die Verrechnung/ Kostenzuordnung konsequent zu beachten. Die Kalkulation bildet eine wichtige Grundlage für eine FM-Business-Planung aus der u.a. notwendige Ressourcen, Kapazitäten und Qualifikationen abgeleitet werden können GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 16

17 Ausblick i.s. der Entwicklungen in den DRG-gerechten FM-Kosten Der GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus wird eine Richtlinie als Empfehlung gemeinsam mit dem Controlling der Häuser erarbeiten. Folgende Inhalte sind vorgesehen: FM-Bereich als Lieferant von Räumen Empfehlung eines Modells der Kunden-Lieferanten-Beziehung für die verursachungsgerechte Zuordnung von Raum-Vollkosten im Klinik-Betrieb Vorschläge zur Differenzierung der Spalte 8 der DRG-Kalkulation auf dieser Grundlage (mindestens Trennung Raum-Vollkosten von Verwaltungskosten, ggf. weitere Unter- Spalten ) Empfehlung für machbare Steuerungsmodelle in der Budget-Planung der Kliniken Vorschläge zum praktikablen Umgang mit Flächenrückgaben Schlussfolgerungen für eine weitere Differenzierung oder empfohlene Verdichtung der bisher in der Richtlinie 812 definierten Raum-Cluster Krankenhaus-Immobilien sind ein Produkt an das medizinische Kerngeschäft und sollten dort nach Erfordernis eingekauft werden können. GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 17

18 Vielen Dank. Herr Andreas Göcke GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus Dr. Odin GmbH Waldweg 30, Hamburg, D sigrid.odin@dr-odin.de

19 Back-up

20 Netzwerke Grundlagen aufbauen für Wissen konkrete schaffen Standards Anwendungen setzen Markt entwickeln GEFMA-Arbeitskreis FM im Krankenhaus, , Dipl.-Ing. (FH) Andreas Göcke MBA Seite 20