windream 6.0 What s New? windream GmbH, Bochum

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1 windream 6.0 What s New? windream GmbH, Bochum

2 windream GmbH Wasserstr Bochum Stand: 12/ Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne Genehmigung der windream GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wichtige Hinweise Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden von den Autoren mit größter Sorgfalt zusammengetragen. Sie können jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Wir weisen darauf hin, dass die in dieser Beschreibung verwendeten Softund Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen einem Warenzeichen-, Marken- oder Patentrechtschutz unterliegen.

3 Inhalt i Inhalt windream 6.0 What s New? 1 Einführung 1 Unicode 1 Neue Features in windream DocView 2 Vorschau in der Versionshistorie 2 Annotationen in Echtzeit und als Sidebar 2 Coverflow 2 Separate Registerkarten für geöffnete Dokumente 2 windream Ribbon-Tab 3 windream Recherche-Anwendung mit Navigator 3 Neue Suchfunktion mit Navigator 3 Dokumentvorschau vollständig in die Suche integriert 4 Suchoptionen in der Multifunktionsleiste 4 Suchprofile und Favoriten in der Multifunktionsleiste 4 Neuer Vollbildmodus zur Darstellung der Suchergebnisse 4 Neue Kontextmenü-Befehle des windream-6-clients 5 windream Management Console 6 Überblick über verwendete Lizenzen 6 Speicherung der Annotationen in Containern 6 Bearbeitungsfunktionen für Annotationen konfigurieren 7 Neue Funktionen im windream SDK Unicode-Unterstützung 8 64-Bit IDs 8 Elemente mit Dokumenten verknüpfen 8 Bulk-Import für schnelle Datei-Migration 9 Technische Neuerungen 9 Entwicklungsumgebungen 9 System-Optimierungen 9 Systemvoraussetzungen und -anforderungen für windream 6 10

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5 windream 6.0 What s New? 1 windream 6.0 What s New? Einführung Das vorliegende Dokument beschreibt die Neuerungen der windream- Version 6. Das neue Major Release des ECM-Systems windream unterscheidet sich sowohl in technischer als auch in funktionaler Hinsicht deutlich von der Vorgängerversion 5.5. windream 6 bietet Administratoren und Anwendern gleichermaßen ein nochmals verbessertes Handling bei gleichzeitiger Erweiterung des Funktionsumfangs. Unicode Das neue windream Major Release unterstützt die vom Unicode Consortium spezifizierten Codepages zur Darstellung sprachlicher Zeichen in unterschiedlichen Schriftcodes. Dadurch wird insbesondere die Kommunikation international agierender Unternehmen und Niederlassungen erleichtert, die die spezifischen Zeichensätze ihrer jeweiligen Landessprache nutzen. Durch die Unicode-Fähigkeit lassen sich ECM-Inhalte wie zum Beispiel Index- oder Objekttyp-Namen in allen fremden Schriftsystemen darstellen, die in den Codepages des Unicode Consortiums erfasst und dort definiert sind. Auf der Basis der Unicode-Fähigkeit können Anwender zum Beispiel Dokumente oder auch s mit russischen, chinesischen oder beliebigen anderen fremdsprachigen Zeichen in windream ablegen. Nach der Ablage lassen sich diese Dokumente in den entsprechenden Sprachen indexieren oder über eine Volltextsuche wiederfinden. (Siehe auch: Neue Funktionen im windream SDK 6.0)

6 2 windream 6.0 What s New? Neue Features in windream DocView Das windream DocView-Modul zur Dokumentvorschau wurde um weitere Leistungsmerkmale erweitert. Vorschau in der Versionshistorie Eine Vorschau der Dokumente kann mit windream 6 nun auch im Kontext der Registerkarte Versionen dargestellt werden. Der Befehl DocView zur Ansicht einer Vorschau wird aus dem Kontextmenü eines markierten Versionseintrags ausgeführt. Annotationen in Echtzeit und als Sidebar Annotationen zu Dokumenten können verfasst und anderen Anwendern in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden, um zum Beispiel live über Inhalte von Dokumenten zu diskutieren. Dazu wurden die Annotationen in eine neue Sidebar integriert. Anmerkungen lassen sich in chronologischer Reihenfolge darstellen. Coverflow Dokument-Übersichten lassen sich als Coverflows darstellen. Dazu werden Miniaturansichten (Thumbnails) der Dokumente auf dem windream-server generiert. Diese Thumbnails nutzt windream DocView zur Darstellung der Coverflows. Die Darstellung beschränkt sich in windream 6 nicht mehr wie in früheren Versionen auf TIFF-Dateien, sondern wurde auf alle gängigen Dateiformate ausgeweitet, von denen der windream-server Miniaturen generiert. Separate Registerkarten für geöffnete Dokumente Mehrere Dokumente, die in windream DocView simultan zur Ansicht geöffnet wurden (zum Beispiel nach Multiselektion im Windows Explorer), werden auf separaten Registerkarten angezeigt. Dadurch ist es möglich, ein bereits geladenes Dokument direkt durch einen Mausklick auf die entsprechende Registerkarte in den Bildschirm- Vordergrund zu holen. Der Dateiname des jeweiligen Dokuments wird auf der assoziierten Registerkarte angezeigt. Die Eigenschaften des Dokuments werden über der Registerkartenüberschrift angezeigt, wenn der Mauszeiger über die Überschrift der Registerkarte geführt wird.

7 windream 6.0 What s New? 3 windream Ribbon-Tab windream ECM-Funktionen und -Befehle (zum Beispiel Aus- und Einchecken, Import / Export, In Bearbeitung nehmen, Neue Version erstellen, Archivieren) werden als Ribbon-Registerkarte unter dem Namen windream angezeigt. windream Recherche-Anwendung mit Navigator In windream 6.0 wurde in der windream-suche mit der Integration neuer Funktionen auch die Benutzeroberfläche überarbeitet. Neue Suchfunktion mit Navigator Die Recherche-Anwendung verfügt jetzt über eine weitere Suchmöglichkeit, die Anwender zum schnellen Wiederfinden von Dokumenten durch gezielte Vorschläge bzw. mittels eines Navigators unterstützt. Die neue Suchfunktion mit dem Namen Navigator ermöglicht Suchen sowohl mit strukturierten Merkmalen als auch mit freien Suchbegriffen sowie mit Indexmerkmalen und in den Volltexten der Dokumente. Sie unterstützt den Anwender bei der Eingabe der Suchbegriffe und der Erstellung komplexer Suchterme mittels Auswahllisten und kontextbezogener Vorschlagslisten. Der Navigator bietet dem Anwender kontextbezogene Recherche-Vorschläge unter anderem auf Basis des Inhalts der im ECM gespeicherten Dokumente sowie auf Basis der Verschlagwortung an. Die vom Navigator zur Auswahl bereitgestellten Vorschläge werden per Autovervollständigung in einer Pop-Up- Liste ab dem dritten Zeichen mit jedem weiteren eingetippten Buchstaben aktualisiert. Diese Unterstützung erfolgt ebenfalls bei der Eingabe von Dokument-Attributen wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Stichwörter, Kundenname usw. Die Klappliste referenziert zum Beispiel die im windream- Volltextkatalog gespeicherten Begriffe. Bereits ausgeführte Suchabfragen werden vom Navigator zur Wiederverwendung in einer Favoritenliste vorgehalten. Die windream-suche kann mehrfach aufgerufen werden und unterstützt die Verwendung mehrerer Suchvorgänge parallel in einem Fenster über Registerkarten.

8 4 windream 6.0 What s New? Dokumentvorschau vollständig in die Suche integriert Ab windream 6.0 ist das Modul windream DocView für die Dokumentvorschau vollständig in die windream-suche integriert. Die Funktionen zur DocView-Konfiguration sind über die Menüleiste im Vorschau-Fenster erreichbar. Auch die Annotationen zum ausgewählten Dokument einer Ergebnisliste können in der Annotations-Sidebar des Vorschau- Fensters dargestellt und bearbeitet werden. Suchoptionen in der Multifunktionsleiste Die Suchoptionen sind ab windream 6.0 auch über eine eigene Registerkarte der Multifunktionsleiste erreichbar (zusätzlich zum bereits in früheren Versionen bestehenden Toolbereich auf der linken Seite im Fenster der Suchanwendung). Suchprofile und Favoriten in der Multifunktionsleiste Suchprofile und Favoriten können jetzt auch über die Multifunktionsleiste der Registerkarte Suche ausgewählt, geladen und ausgeführt werden. Neuer Vollbildmodus zur Darstellung der Suchergebnisse Mit dem neuen Lesemodus kann die neue Vollbildansicht zur Darstellung der Suchergebnisse gewechselt werden. Vollbildanzeige der Ergebnisliste aktivieren Lesemodus Mit der Taste F11, über das Symbol Lesemodus aus der Statuszeile des Suchfensters oder über die Funktion Lesemodus der Registerkarte Ansicht ist es möglich, vom Normalmodus in den Lesemodus zu schalten. In diesem Modus wird die Ergebnisliste in der maximalen Größe innerhalb der Suchapplikation im Fenster windream Suche [Ergebnislisten- Lesemodus] angezeigt. Bearbeitungsfunktionen im Vollbild-Lesemodus Über das Menü Extras erreichen Sie die verfügbaren Funktionen zur Bearbeitung der Dokumente und Ordner der Ergebnisliste (Funktionen der kontextabhängigen Registerkarten windream und Datei).

9 windream 6.0 What s New? 5 Neue Kontextmenü-Befehle des windream-6-clients Das Kontextmenü in windream 6 wurde um weitere Befehle bzw. Kontextmenü-Einträge erweitert, die auf der Basis von Skripten ausgeführt werden. Es wird unterschieden zwischen Befehlen, die standardmäßig für Anwender zur Verfügung stehen können, und Befehlen, die sich nur von Administratoren nach entsprechender System-Konfiguration ausführen lassen (standardmäßig nicht aktiv). Folgende Kontextmenü- Funktionen sind verfügbar: Kopie eines Dokuments mit Dokumenttyp und Indexwerten; Import einer neuen Dokument-Version aus dem Dateisystem; Übernahme der Rechte eines übergeordneten Verzeichnisses; Übernahme der Rechte eines Verzeichnisses; Verlängerung des Bearbeitungszeitraums; Verlängerung des Archivierungszeitraums (nicht aktiv); Öffnen des übergeordneten Verzeichnisses; Öffnen des übergeordneten Verzeichnisses im VFS-Laufwerk; Administratives Entsperren von Objekten (nicht aktiv); Weiterleiten als Suchprofil; Weiterleiten als Anhang; Weiterleiten als Verknüpfung; Aufgabe mit Anhang erstellen; Aufgabe mit Verknüpfung erstellen.

10 6 windream 6.0 What s New? windream Management Console Die windream Management Console (WMC) verfügt ebenfalls über neue Funktionen. Überblick über verwendete Lizenzen Administratoren erhalten in der windream Management Console einen genauen Überblick über die aktuell verwendete Anzahl an Lizenzen aller im Unternehmen eingesetzten windream-produkte. Im Ordner Lizenzen der WMC werden statistische Angaben zu der Anzahl vorhandener und verwendeter windream-lizenzen dargestellt. Eine Liste führt für jedes lizensierte windream-modul die Modulbezeichnung, die Modul-ID, die Anzahl der aktuell verwendeten Lizenzen, die maximale Anzahl der verfügbaren Lizenzen und den Höchstwert ( Peak ) der in einem bestimmten Zeitraum verbrauchten Lizenzen auf. Der Höchstwert kann manuell zurückgesetzt werden. Eine genaue Auflistung der aktuell verwendeten Lizenzen pro Modul kann über die Eigenschaften eines Eintrags eingesehen werden. Dort wird für jede verbrauchte Lizenz des gewählten Moduls ein Eintrag mit den Angaben zum Client, zum Benutzer und zu den Anmeldedaten angezeigt, so dass erkennbar ist, an welcher Stelle und von wem eine Lizenz aktuell verwendet wird. Speicherung der Annotationen in Containern Annotationen werden ab windream 6 in Containern gespeichert. Es stehen die neuen windream-objekte "Container" (Node) und "Element" (Leaf) zur Verfügung. Damit bietet windream parallel zu den windream-dokumenten und -Ordnern eine weitere hierarchische Ablage, die zur Erstellung verschiedener hierarchischer Strukturen genutzt werden kann. Dies können beispielsweise Stichwortkataloge oder auch Adresslisten sein. Die Objekte sind ausschließlich für System- bzw. Fachadministratoren sichtbar und werden über die windream Management Console in der Objekttypverwaltung administriert. Dort können für beide Objektarten analog zu den Ordner- und Dokumenttypen Container- und Elementtypen angelegt und Typindexe zugewiesen werden. Dies ermöglicht es Anwendern, eigene Applikationen zu entwickeln und einzubinden, die diese Objekttypen verwenden können, beispielsweise für die Erstellung weiterer hierarchischer Strukturen.

11 windream 6.0 What s New? 7 Hinweis: Detaillierte Informationen zu Containern und Elementen sind dem windream 6.0 Administrationshandbuch zu entnehmen (siehe Kapitel windream Container und Elemente, S ). Die Konfiguration der Container erfolgt in den Einstellungen des windream-servers. Die Annotationen werden in einem Container im windream- Laufwerk abgelegt. windream speichert erstellte Annotationen in einem festgelegten Basiscontainer unter einem automatisch generierten Namen. Alle Annotationen werden dort in Unterverzeichnissen abgelegt. Die generierten Anmerkungen werden standardmäßig mit denjenigen Rechten versehen, die auch für die Originaldokumente gelten. Autorisierte Anwender können die Rechte über die Eigenschaften der Annotationen ändern. Änderungen an den Rechten werden auf die Annotationen übertragen. Bearbeitungsfunktionen für Annotationen konfigurieren Über Flags können die Funktionen, die Anwendern zur Bearbeitung der Annotationen in der Sidebar-Ansicht zur Verfügung stehen, in der Windows Registry auf dem windream-server global eingestellt werden. Der Eintrag wird mit Standardvoreinstellungen vom Setup bei der Installation angelegt. Bearbeitungsfunktionen der Anmerkungen in der Sidebar In dem Menü einer Anmerkung werden die verfügbaren Bearbeitungsfunktionen angeboten. Sie können eine Anmerkung kopieren, editieren, löschen oder auch die Rechte bearbeiten. Welche Funktionen angeboten werden, kann global für alle windream-benutzer in der Windows Registry über den Registry-Eintrag AnnotationFlags konfiguriert werden.

12 8 windream 6.0 What s New? Neue Funktionen im windream SDK 6.0 Unicode-Unterstützung Ab der Version 6.0 unterstützt windream Unicode-Zeichen in sämtlichen String-Feldern, z.b. Dateiname, Indexname, Objekttypname, objekttypspezifische String-Felder, Volltext, etc. Für diese Unterstützung mussten im SDK keinerlei Änderungen vorgenommen werden, da in den Schnittstellen von vornherein entsprechende Datentypen (BSTR, VARIANT) verwendet wurden. Es sind keine weiteren Schritte zur Nutzung von Unicode- Zeichen in windream erforderlich. Nichtsdestotrotz muss darauf geachtet werden, dass eigene Anwendungen auch Unicode-Zeichen unterstützen, z.b. beim Schreiben von Log- Dateien, etc. 64-Bit IDs Mit der windream Version 6.0 werden alle Schlüsselfelder (ID-Werte) in der Datenbank auf 64-Bit Integer-Werte umgestellt. Diese Umstellung ermöglicht die Verwaltung und Speicherung noch größerer Dokumentvolumen im windream ECM-System bis zu einer theoretisch erreichbaren Anzahl von Dokumenten. Der windream DMS-Service sowie alle anderen windream- Module verwenden damit auch intern 64-Bit Integer, wenn ID- Werte genutzt werden. Elemente mit Dokumenten verknüpfen Der windream-server 6.0 ermöglicht die Verwendung (benutzerspezifischer) Elemente, die als Objekte dauerhaft mit Dokumenten verknüpft sind. Die Gültigkeit dieser Verknüpfungen wird durch den windream-server gewährleistet. Darüber hinaus werden Änderungen der Berechtigungen an Dokumenten auf die Elemente übertragen. Wenn neue Versionen von Dokumenten erstellt werden, werden auch von den verknüpften Elementen neue Versionen generiert, und mit dem Löschen von Dokumenten werden auch die zugehörigen Elemente gelöscht. Ebenso können Annotationen als Elemente mit Dokumenten verknüpft werden.

13 windream 6.0 What s New? 9 Hinweis: Detaillierte Informationen zu Containern und Elementen sind dem windream 6.0 Administrationshandbuch zu entnehmen (siehe Kapitel windream Container und Elemente, S ). Bulk-Import für schnelle Datei-Migration Der windream Server 6.0 stellt eine Funktion für den schnellen Import lokal gespeicherter Dateien in das windream ECM-System zur Verfügung. Hinweis: Detaillierte Informationen zu den neuen Funktionen im SDK 6.0 können der SDK-Dokumentation entnommen werden. Das SDK kann bei der windream GmbH oder bei den windream-partnern erworben werden. Technische Neuerungen Entwicklungsumgebungen Nutzung des Microsoft Visual Studio 2013 (statt 2005); Nutzung des neuen.net Frameworks 4.5 (statt 2.0). System-Optimierungen Datenbank-Index auf Temporär-Tabelle für Subtree- Suche: Hierbei handelt es sich um ein technisches Detail, das die System-Performance bei einer Suche in Verzeichnisbäumen des windream ECM-Systems verbessert. Proxy-Sperre bei erstem Schreiben: Dieses Feature verlegt den Zeitpunkt einer Proxy-Sperre vom Schließen einer Datei auf den ersten Schreibvorgang, da dieser Zeitpunkt rein technisch gesehen korrekt ist. Dadurch wird erreicht, dass der Status eines Dokuments auf dem Proxy-Server immer aktuell und zuverlässig ist. Korrekter Sperr-Typ bei Bereichssperren: Über die Windows Dateisystem-API können Bereiche in einer Datei gesperrt werden. Dabei können die Sperr-Typen Shared und Exclusive genutzt werden. Dieser Sperr-Typ wurde bisher ignoriert, in windream 6 wird er jedoch korrekt durchgereicht. Die Funktion hat hauptsächlich Auswirkungen auf Anwendungen, die eine Datei von mehreren Clients parallel öffnen, z.b. OneNote.

14 10 windream 6.0 What s New? Systemvoraussetzungen und -anforderungen für windream 6 Ab windream 6.0 wird Windows XP als Betriebssystem nicht mehr unterstützt. Ebenso wird Microsofts Windows Server 2003 nicht mehr unterstützt. windream 6.0 benötigt die.net-versionen 2.0 und 4.5.